Zarządzanie procesowe w Urzędzie Miasta Lublin wykorzystanie nowoczesnych technologii Krzysztof Łątka Poznań 28.02.2008
Agenda Lublin w liczbach Projekty IT UM Lublin Sieć i jej funkcjonalność Usługi w sieci Wykorzystanie narzędzi Jak skutecznie zarządzać Urzędem Nowe projekty
Lublin (Urząd) w liczbach: 340 tys. mieszkańców Struktura: 1000 pracowników, 7 departamentów, 17 lokalizacji urzędu, 200 jednostek Kontakt z mieszkańcami: 3 biura obsługi mieszkańców, 2 systemy kolejkowe, monitoring systemu Infrastruktura i sieć 600 komputerów w sieci, kilkanaście km własnych światłowodów, 1000 abonentów telefonii stacjonarnej oraz IP, 200 000 minut ruchu telefonicznego miesięcznie do sieci publicznej, 3 operatorów telefonii stacjonarnej, dostęp do internetu z obsługą BGP, 2 sektory systemu dostępowego Marconi MDMS 28GHz (16 terminali), radiolinie STM1 w paśmie 38GHz
Projekty 2005 2008 Wprowadzenie elektronicznego Systemu Obiegu Dokumentów i informatyzacja Biura Obsługi Mieszkańców 2006-2008 Integracja systemów teleinformatycznych w Urzędzie Miasta Lublin i jednostkach organizacyjnych 2007 Budowa Biura Obsługi Mieszkańców 2007 2013 Miejska szerokopasmowa sieć szkieletowa 2008 2013 System informacji przestrzennej Miasta
Sieć informatyczna Urzędu: Jednolita sprzętowo (jeden dostawca technologii sieciowych, jeden kontrakt SLA) Wielousługowa (transmisja, danych, głosu i obrazu) Zarządzalna (wszystkie elementy sieci zarządzane z jednego punktu) Hybrydowa w zakresie mediów transmisyjnych (wykorzystanie światłowodów, systemów radiodostępu, własnych I dzierżawionych torów miedzianych) Skalowalna (zarządzanie pasmem oraz realizacja Quality of Service) Bezpieczna (wykrywanie nadużyć, ataków, ochrona antywirusowa)
Usługi realizowane w sieci IP Urzędu dostęp do internetu dostęp do zasobów sieci (intranet, serwery usługowe, bazy chronione) telefonia IP (h.323, SIP, komunikacja półek HiPath) monitoring wizyjny miasta serwery usługowe VoIP dla mieszkańców publiczne punkty dostępu do Internetu służbowe telefony SIP kolokacja zewnętrznych serwerów internetowych
Co każdy urząd ma: Telefon Internet (sieć) BIP i strona www Klientów
Telefonia w UM Lublin Sieć 7 cyfrowych central telefonicznych IP System Hipath 4000, hybrydowa technologia łacząca klasyczną telefonię z technologią VoIP, usługi wspólne dla całej sieci, fax serwer, serwer billingowy, zintegrowana komunikacja, jeden punkt wymiany ruchu, usługi dla mieszkańców, 1000 abonentów, kilkadziesiąt bram SIP
Topologia sieci IP w UM Lublin
Publiczne serwery w UM Lublin Serwery BIP oraz Internetowe System CMS Mportal uniwersalne narzędzie umożliwiające budowe zintegrowanych serwisów informacyjnych, elastyczność systemu współpraca z bazą Oracle, możliwość zwiekszania funkcjonalnosci poprzez mechanizm wtyczek, umożliwia pracę grupową oraz dowolne dzielenie uprawnień
Komunikacja zewnętrzna ułatwienia dla mieszkańców serwisy www proste i czytelne
Komunikacja zewnętrzna ułatwienia dla mieszkańców elektroniczna skrzynka podawcza
Komunikacja zewnętrzna ułatwienia dla mieszkańców połaczenia głosowe VoIP Webphone, Skype
Komunikacja zewnętrzna ułatwienia dla mieszkańców Biuro Obsługi Mieszkańców rezerwacja kolejki przez telefon i internet
Komunikacja wewnętrzna Narzędzia: ESOD, intranet (serwis prawny, plany i rejestry, system billingowy, zgłaszanie awarii, kamery w Biurach Obsługi Mieszkańców),intuicyjna numeracja telefoniczna w komórkach organizacyjnych,aplikacje startujemy z systemem zintegrowanym, prezentacja rozmówcy Procedury I procesy: Zmiana struktury Urzędu, ISO, zarządzanie wiedzą, podnoszenie kwalifikacji pracowników, zespoły zadaniowe,regulaminy, polityki (np. bezpieczeństwa)
To czego nie widać: technika technologia: routery, firewalle, system zarządzania siecią, ochrona antyspamowa, antywirusowa IDS,mechanizmy QoS, dane i pakiety: ilośc danych "dodatkowych" np monitoring wizyjny miasta ok. 100 Mbps, logi z firewala to ponad 1GB na dobę,ilość minut w sieci 200 tysięcy miesięcznie na brzegu systemu oczywiście wszystko zamieniane na pakiety IP.
Korzyści: - organizacyjne (czytelne procesy, prostsze zarządzanie Urzędem, prosta numeracja, uproszczenie procedur) - techniczne (centralne zarządzanie siecią, łatwość w administracji systemem) - wizerunkowe (swoboda w dostepie do Urzędu, łatwość kontaktu z urzędem, SIP, WEB Phone, IVR) - finansowe (ograniczenie ilości umów, niższe stawki, drastycze ograniczenie kosztów funkcjonowania urzędu) - zwiększenie zakresu korzyści (jednostki miasta, realizacja koncepcji sieci ponadregionalnej, inne instytucje publiczne)
Wyzwanie: Projekt głównej siedziby Urzędu- inteligentny budynek pozwoli lepiej wykorzystać nowoczesne technologie - wydzielone strefy dostępne dla mieszkańców - kontrola dostępu - rejestracja czasu pracy - systemy monitoringu (wizyjnego, jakości pracy)
Podsumowanie: Technologia sprzyja zarządzaniu procesowemu o ile jest transparentna dla użytkowników Praca grupowa (zespoły zadaniowe), baza procedur ISO oraz zarządzanie wiedzą to jedne z podstawowych podstawowych narzedzi dla kierownictwa urzędu wspomagane przez technologię
Dziękuję za uwagę Krzysztof Łątka krzysztof.latka@lublin.eu