JAK W SYSTEMIE MS WINDOWS PRZYGOTOWAĆ PRACĘ DYPLOMOWĄ W WERSJI PDF? Podczas przygotowywania wersji elektronicznej pracy dyplomowej (lub innego dokumentu, który ma być rozpowszechniany w wersji elektronicznej dostępnej niezaleŝnie od platformy systemowej) moŝna posłuŝyć się kilkoma aplikacjami przeznaczonymi do tworzenia plików w formacie PDF (Portable Document Format). Podstawową aplikacją słuŝącą temu celowi jest Adobe Acrobat, który niestety jest programem komercyjnym i wymaga zakupienia kosztownej licencji. Eksportowanie dokumentów do formatu PDF zawarte jest w bezpłatnym pakiecie biurowym OpenOffice, jednak podczas tworzenia pliku PDF uŝytkownik nie ma moŝliwości zabezpieczenia utworzonej publikacji przed edycją lub (i) kopiowaniem jej fragmentów lub całości z wykorzystaniem systemowego schowka. Z tych powodów do osiągnięcia zamierzonego celu wskazane jest uŝycie rozpowszechnianego na zasadzie licencji GPL programu PDFCreator (w wersji 0.9. PL). Program ten moŝna uzyskać z wielu sieciowych zbiornic oprogramowania w celu ułatwienia dostępu z serwera o duŝej przepustowości łącza, Wydział Biologii umieścił plik instalacyjny w swoim serwisie internetowym. przygotował: dr Przemysław Rachowiak (PDBiP) strona: z 7
TWORZENIE PLIKU PDF KROK PO KROKU Po skopiowaniu pliku instalacyjnego na twardy dysk komputera naleŝy uruchomić procedurę instalacyjną. W jej wyniku w systemowym menu Start (w folderze Wszystkie programy ) utworzony zostanie podfolder PDFCreator zawierający skrót do aplikacji. Taki sam skrót utworzony zostanie na Pulpicie. Dodatkowym rezultatem procesu instalacji będzie zainstalowanie w systemie wirtualnej drukarki PDFCreator. Aplikacja instalowana jest w systemie w wersji anglojęzycznej, jednak istnieje moŝliwość zmiany konfiguracji programu i zmiany powłoki na polską. W tym celu po uruchomieniu PDFCreatora naleŝy wskazać Language i z rozwijalnej listy wybrać Polski. Od tej chwili program będzie się komunikować z uŝytkownikiem w języku polskim. Konfiguracja programu PDFCreator (a w zasadzie drukarki) nie jest kłopotliwa, niemniej mało doświadczonym uŝytkownikom moŝe nastręczać trudności. Do opcji konfiguracyjnych dostęp uzyskuje się przez menu Drukarka/Opcje, jednak nie ma potrzeby dokonywania konfiguracji na zapas w określonym momencie podczas tworzenia pliku PDF uŝytkownik uzyskuje bieŝący dostęp do wszystkich opcji konfiguracyjnych. Przed przystąpieniem do tworzenia pliku PDF naleŝy przygotować i wydrukować papierową wersję dokumentu. Od tej chwili źródłowy plik tekstowy (z grafiką) przygotowany przy pomocy edytora tekstu staje się kopią archiwalną, a dalsze etapy pracy powinny odbywać się z wykorzystaniem kopii tego pliku. NaleŜy go otworzyć w edytorze tekstu i z menu Plik/Drukuj otworzyć okno dialogowe drukowania. przygotował: dr Przemysław Rachowiak (PDBiP) strona: z 7
W oknie tym uŝytkownik z listy dostępnych drukarek wybrać musi uprzednio zainstalowaną drukarkę PDFCreator. W przypadku korzystania z edytora MS Word, gdy następuje zmiana wybranej drukarki, nale- Ŝy w tym momencie nacisnąć przycisk Zamknij, co spowoduje przypisanie do dokumentu sterownika drukarki PDFCreator. PoniewaŜ zmiana sterownika moŝe mieć wpływ na formatowanie i układ dokumentu, zaleca się sprawdzenie, czy w dal- szym ciągu tak formatowanie, jak i układ są identyczne z wykonanym wcześniej wydrukiem. Po sprawdzeniu całości i ewentualnych korektach moŝna dokument zapisać na twardym dysku (lub innym nośniku) oraz przystąpić do dalszych etapów tworzenia pliku PDF. W tym celu w edytorze tekstu naleŝy ponownie wskazać menu Plik/Drukuj i po sprawdzeniu, iŝ aktywną (wybraną) drukarką jest PDFCreator (), nacisnąć klawisz OK (). Rozpoczyna się właściwy proces tworzenia pliku PDF. Otwarte zostanie nowe okno dialogowe. przygotował: dr Przemysław Rachowiak (PDBiP) strona: 3 z 7
NaleŜy w nim kolejno: zaznaczyć pole Po zapisaniu otwórz dokument domyślnym programem () oraz wybrać przycisk Opcje (). Wybranie pola Po zapisaniu... spowoduje, Ŝe po utworzeniu dokumentu PDF zostanie otwarta domyślna przeglądarka plików PDF (będzie to Adobe AcrobatReader o ile program został wcześniej zainstalowany w systemie), w której sprawdzić będzie moŝna poprawność utworzonego pliku. Naciśnięcie przycisku Opcje daje uŝytkownikowi dostęp do opcji konfiguracyjnych programu i tworzenia pliku PDF. PDFCreator moŝe pracować w dwóch trybach zapisu pliku PDF: automatycznym lub w pełni konfigurowalnym. W trybie automatycznym uŝytkownik moŝe nie 3 mieć kontroli nad miejscem zapisu oraz nad nazwą pliku jest on zapisywany z nazwą, która w rzeczywistości jest podaną w postaci 4 cyfr datą i dokładnym czasem zapisu. Wymogi stawiane autorom prac dyplomowych narzucają określony wzorzec nazwy pliku PDF, w związku z czym konieczne staje się dokonanie prostych czynności konfiguracyjnych. W pierwszej kolejności po wybraniu opcji Dokument () naleŝy wybrać opcję UŜywaj aktualnej daty/czasu jako daty utworzenia (), po czym w lewej części okna dialogowego wskazać Autozapis (3). W zmienionej prawej części okna dialogowego Opcje uŝytkownik powinien pozostawić nie zaznaczoną opcję UŜywaj funkcji autozapisu, dzięki czemu podczas dalszych etapów przygotowywania pliku PDF zachowa pełną kontrolę nad miejscem zapisu pliku i jego nazwą. przygotował: dr Przemysław Rachowiak (PDBiP) strona: 4 z 7
W następnej kolejności w lewym panelu okna dialogowego Opcje w dolnej części ( Formaty ) naleŝy wskazać format pliku PDF, dzięki czemu uŝytkownikowi udostępnione zostaną właściwe opcje konfiguracyjne dotyczące tworzonego pliku PDF, m.in. dotyczące zgodności pliku ze standardem, kompresją tekstu i grafiki oraz zabezpieczaniem przed kopiowaniem i modyfikacjami. W prawej części okna dialogowego otwarty zostanie panel zawierający 5 zakładek, spośród których mało zaawansowanym uŝytkownikom zaleca się korzystanie wyłącznie z zatytułowanych Ogólne, Kompresja, Fonty i Zabezpieczenia. Na zakładce Ogólne moŝna nie dokonywać Ŝadnych zmian, gdyŝ podstawową opcją konfiguracyjną jest w tym przypadku wybór wersji przeglądarki Adobe AcrobatReader, z którą zachowana będzie największa zgodność pliku. Inaczej jest w przypadku zakładki Kompresja. Obiekty graficzne znajdujące się w pliku wyjściowym (źródłowym) powodują znaczny wzrost wielkości pliku wynikowego PDF. Z tego powodu zaleca się włączenie opcji zaznaczonych na rysunku, bez dokonywania jakichkolwiek innych zmian. W dokumentach tworzonych powszechnie uŝywanymi edytorami tekstu często stosuje się specyficzne fonty, które nie zawsze są zainstalowane w innych systemach, na których odczytywane są pliki PDF. Z tego powodu na zakładce Fonty naleŝy włączyć obie wskazane opcje. przygotował: dr Przemysław Rachowiak (PDBiP) strona: 5 z 7
Na ostatniej zakładce Zabezpieczenia znajdują się opcje pozwalające zabezpieczyć tworzony plik PDF przed niepowołanym kopiowaniem części dokumentu, przed jego modyfikacją, przed modyfikacją komentarzy oraz przed zmianą uprawnień uŝytkownika. W celu uzyskania ochrony zawartości pliku trzeba włączyć opcje zaznaczone na widniejącym obok rysunku kółkami. BieŜące konfigurowanie wirtualnej drukarki PDFCreator kończy naciśnięcie przycisku Zapisz. Następuje powrót do okna dialogowego PDFCreator 0.9.. Naciśnięcie przycisku Zapisz rozpoczyna finalny etap tworzenia pliku PDF. przygotował: dr Przemysław Rachowiak (PDBiP) strona: 6 z 7
Otwarte zostaje systemowe okno dialogowe Zapisz jako, w którym naleŝy podać lokalizację pliku wynikowego () oraz jego nazwę (), zgodną ze wskazówkami zawartymi w instrukcji zamieszczonej w internetowym serwisie Wydziału Biologii. 3 Okno dialogowe zamyka się przyciskiem Zapisz (3). Przed właściwym zapisaniem pliku PDF na nośniku uŝytkownik zostanie poproszony o podanie hasła zabezpieczającego plik przed zmianą właściwości (ograniczeń i uprawnień nałoŝonych przez autora). W tym celu w nowo otwartym oknie dialogowym trzeba podać, po czym powtórzyć, hasło właściciela () oraz wskazać opcję stosowania hasła wyłącznie czasowo, dla bieŝącej sesji (). Po wykonaniu tych czynności i naciśnięciu przycisku OK nastąpi właściwy zapis pliku PDF na nośniku. 3 przygotował: dr Przemysław Rachowiak (PDBiP) strona: 7 z 7