Regionalna Izba Obrachunkowa w Warszawie

Regionalna Izba Obrachunkowa w Warszawie (22) 628-28-62, 628-78-42, Fax. RIO 628-31-16 Adres, ul. Koszykowa 6a, 00-564 Warszawa Wydz. Kontroli (22) 625-38-59, 625-21-55, Fax. RIO 629-43-29 WK. 0913.327.2011 Warszawa, dn. 18. 10. 2011 r. Burmistrz Gminy i Miasta Żuromin Pl. Piłsudskiego 3 09-300 Żuromin Dotyczy: protokołu z kontroli kompleksowej podpisanego dnia 03.10.2011r. Wystąpienie pokontrolne Działając na podstawie ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych izbach obrachunkowych (j. t. Dz. U. z 2001r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) i rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 lipca 2004 r. w sprawie siedzib i zasięgu terytorialnego regionalnych izb obrachunkowych oraz szczegółowej organizacji izb i trybu postępowania (Dz. U. z 2004r. Nr 167, poz. 1747) przeprowadzona została w dniach od 11.07.2011r. do 30.09.2011r. kontrola kompleksowa gospodarki finansowej. Kontrolą objęto okres od dnia 01.01.2010r do dnia 31.12.2010r. zgodnie z programem kontroli. Przeprowadzona kontrola wykazała nieprawidłowości. W celu ich usunięcia i usprawnienia badanej działalności na podstawie art. 9 ust. 2 ww. ustawy kieruję następujące wystąpienie pokontrolne: I W ZAKRESIE USTALEŃ OGÓLNOORGANIZACYJNYCH 1. Stwierdzono: dla Zakładu Usług Remontowych i Konserwacyjnych w Żurominie funkcjonującego jako samorządowy zakład budżetowy nie został określony sposób postępowania w zakresie nadwyżki środków obrotowych str. 81, 82 protokołu kontroli. przygotować i przedstawić Radzie Miejskiej projekt uchwały określający terminy i sposób ustalania zaliczkowych wpłat nadwyżki środków obrotowych dokonywanych przez zakład do budżetu jednostki samorządu terytorialnego oraz sposób i terminy rocznych rozliczeń i dokonywania wpłat do budżetu stosownie do art. 30 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jednolity Dz. U. z 2001r., Nr 142, poz. 1591 z późn. zm.) oraz art. 16 ust. 2 pkt 5 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2009r., Nr 157 poz.1240 z późn. zm.). 1

II. W ZAKRESIE KSIĘGOWOŚCI I SPRAOWOZDAWCZOŚCI 2.Stwierdzono: występuje niezgodność obrotów pomiędzy ewidencją księgową banku (wyciągami bankowymi) a ewidencją księgową budżetu (konto 133 Rachunek bieżący budżetu ) str. 9 protokołu kontroli. zapisy na koncie 133 Rachunek bieżący budżetu dokonywać w pełnej zgodności obrotów i sald z wyciągami bankowymi zgodnie z zasadami funkcjonowania tego konta określonymi w części II pkt 1 ppkt 1 załącznika nr 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. z 2010r. Nr 128, poz. 861) oraz przyjętym Zakładowym Planem Kont. 3. Stwierdzono: niezgodność ewidencji syntetycznej z ewidencją analityczną Urzędu Gminy i Miasta w zakresie konta 221 Należności z tyt. dochodów budżetowych str. 11, 12 protokołu kontroli. ewidencję analityczną prowadzić w uzgodnieniu z saldami i zapisami na kontach syntetycznych stosownie do art. 16ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2009r. Nr 152, poz 1223 z późn. zm.). 4. Stwierdzono: bilans otwarcia ksiąg rachunkowych roku 2010 jest niezgodny z bilansem zamknięcia ksiąg roku 2009; bilans otwarcia ksiąg rachunkowych roku 2011 jest niezgodny z bilansem zamknięcia roku 2010, niezgodność dotyczy kont 133, 134, 224 dla budżetu Gminy i konta 201, 221, 800 dla Urzędu jednostki budżetowej. Nie zachowano ciągłości bilansowej str. 13, 14 protokołu kontroli. stany aktywów i pasywów (BZ) występujące w bilansie zamknięcia ksiąg rachunkowych wprowadzać w tej samej wysokości w bilansie otwarcia (BO) do ksiąg rachunkowych następnego roku obrotowego stosownie art. 5 ust.1 ustawy z dnia 29 września 1994r o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2009r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.). 5. Stwierdzono: - brak wskazania sposobu ujęcia dowodów księgowych na kontach syntetycznych str. 15 protokołu kontroli. - dowody księgowe PK ( polecenie księgowania) sporządzano bez nadawania numeru str. 66 protokołu kontroli. na dowodach księgowych zamieszczać wszystkie elementy wymienione w art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2009r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.). 2

6. Stwierdzono: wystąpiły przypadki księgowania zakupu materiałów i usług dotyczących realizacji zadań zleconych (w dziale 010 rozdział 01095 i dziale 751 rozdział 75109) na podstawie dokumentów PK (polecenia księgowania) na koniec kwartału. W dokumencie PK wskazywano zmniejszenie kosztów i wydatków w klasyfikacji zadań własnych oraz zwiększenie kosztów i wydatków w klasyfikacji zadań zleconych bez wskazania dowodów źródłowych, których przeksięgowanie dotyczy - str. 64-66 protokołu kontroli. zapisy w księgach rachunkowych dokonywać na podstawie właściwych dowodów źródłowych tj. zgodnych z rzeczywistym przebiegiem operacji, które dokumentują, zapisów dokonywać w okresie sprawozdawczym, w którym zdarzenie wystąpiło stosownie do art. 20 ust. 1 i 2 oraz 22 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994r o rachunkowości (tekst jednolity z 2009 r. - Dz. U. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.). 7. Stwierdzono: w księgach Urzędu na dzień 31.12.2010r (w ramach konta 130) występuje konto 130-01 Rachunek środków niewygasających z saldem Wn w kwocie 267.297,00zł. Stan dotyczy przelewu środków z dnia 30.12.2010r. z rachunku bieżącego budżetu Gminy (konto 133) na wydzielony rachunek budżetu Gminy środków niewygasających (konto 133-02), który ujęto w księgach budżetu Gminy oraz dodatkowo w księgach Urzędujednostki. Urząd Gminy i Miasta nie posiada rachunku bankowego do realizacji dochodów i wydatków budżetowych str. 18 protokołu kontroli. na koncie 130 - "Rachunek bieżący jednostki" ewidencjonować stan środków pieniężnych oraz obroty na rachunku bankowym z tytułu wydatków i dochodów (wpływów) budżetowych zgodnie z zasadami funkcjonowania tego konta określonymi w części II Opis kont pkt 1 Konta bilansowe ppkt 17 załącznika nr 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. z 2010r. Nr 128, poz. 861). Przelew środków z rachunku budżetu Gminy na wydzielony rachunek środków niewygasających (w ramach konta 133) nie stanowi operacji pieniężnej Urzędu jednostki. 8. Stwierdzono: - zakup materiałów (kostka, krawężniki, obrzeża) przeznaczonych do remontu chodników ujęto w klasyfikacji 4270 Zakup usług remontowych str. 43 protokołu kontroli, - wydatki dotyczące Straży Miejskiej w Żurominie ujmowano w dz. 750 Administracja publiczna rozdz. 75023 Urzędy gmin (miast i miast na prawach powiatu) str. 45, 46 protokołu kontroli, - wpływy z tytułu sprzedaży nieruchomości zaklasyfikowano w 0840 str. 71, 72 protokołu kontroli. wydatki i dochody klasyfikować zgodnie z zasadami określonymi w przepisach zawartych w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie 3

szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. z 2010r., Nr 38 poz. 207 z późn. zm.), tj. zakup materiałów w 421 Zakup materiałów i wyposażenia ; wydatki Straży Miejskiej w dziale 754 Bezpieczeństwo publiczne i ochrona przeciwpożarowa rozdział 75416 Straż gminna (miejska) ; wpływy z tytułu sprzedanych nieruchomości klasyfikować w 0770 Wpłaty z tytułu odpłatnego nabycia prawa własności oraz prawa użytkowania wieczystego nieruchomości. 9. Stwierdzono: - zakup inwestycyjny sprzętu do monitoringu wizyjnego (wartości 5.429,00zł) zaklasyfikowano w dz. 754 rozdz. 75495 6060 i przyjęto na stan środków trwałych konta 011, natomiast wartość przesyłki kurierskiej związanej z dostawą tego sprzętu zaklasyfikowano w dz. 750 rozdz. 75023 4300 i zaksięgowano w ciężar kosztów (Wn) konta 400 - str. 59 protokołu kontroli. - nabyte nieruchomości w drodze umów cywilno-prawnych (aktami notarialnymi) zostały przyjęte na stan środków trwałych (konto 011) w kwotach zapłaconych sprzedającym, ujęto w klasyfikacji dz. 600 rozdz. 60016 605. Koszty dodatkowe związane z nabyciem nieruchomości wskazanych w aktach notarialnych (opłata sądowa, taksa notarialna i niepodlegający odliczeniu podatek VAT) zaklasyfikowano w dz. 710 rozdz. 71014 4300 i zaksięgowano w ciężar kosztów (Wn) konta 400 str. 70 protokołu kontroli. - zakupione środki trwałe wprowadzać na stan konta 011 w wartości ceny zakupu obejmującą kwotę należną sprzedającemu (bez podlegających odliczeniu podatku od towarów i usług) powiększoną o koszty bezpośrednio związane z zakupem stosownie do art. art. 28 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 29 września 1994r o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2009r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.); - w związku z powyższym wydatki dotycząc kosztów bezpośrednio związanych z nabyciem środków trwałych zaliczać do wydatków majątkowych w klasyfikacji zgodnej z wydatkiem sfinansowania zakupu tegoż środka trwałego. 10. Stwierdzono: - zakupione i przekazane do użytkowania środki trwałe (motopompy- 2szt.; wąż ssawny z oprzyrządowaniem; drukarka Brother dcp-j315; telefony Siemens C385 3szt.; laptop MSI CR620-048PL), w ramach planu wydatków w paragrafie 4210 Zakup materiałów i wyposażenia, nie zostały przyjęte na stan pozostałych środków trwałych (konto 013) oraz nie wprowadzono na stan do ksiąg inwentarzowych - str. 45, 46, 52, 65, 66 protokołu kontroli. - dokonać analizy wydatków w 4210 Zakup materiałów i wyposażenia oraz przeprowadzić inwentaryzację pozostałych środków trwałych celem ustalenia stanu rzeczywistego stosownie do art. 26 ust. 1 oraz art. 27 ust. 1 i 2 ustawy z dnia ustawy z dnia 29 września 1994r o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2009r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.); - zakupione i przekazane do użytkowania środki trwałe (wyposażenie) przyjąć na stan konta 013 Pozostałe środki trwałe oraz wprowadzić do księgach inwentarzowych Urzędu stosownie do art. 4 ust 1 i 2 oraz art. 24 ust. 1 i 2 cyt. ustawy o rachunkowości. 4

11.Stwierdzono: należność zabezpieczona hipotecznie w kwocie 87.995,18 zł - za sprzedaną w dniu 12.03.2010r. nieruchomość nr 869/2 o pow. 6798m² położonej w m. Żuromin przy ul. Lidzbarskiej ( akt notarialny - Repertorium A Nr 1311/2010) na rzecz użytkownika wieczystego - Spółdzielni Inwalidów Współpraca w Mławie - nie została ujęta w księgach rachunkowych 2010r. Należność jest płatna w 5 równych ratach rocznych do dnia 31.03.2015r, po 17.599,04 zł bez wezwania do 31 marca każdego roku str. 71, 72 protokołu kontroli. należność za sprzedaną nieruchomość wprowadzić do ksiąg rachunkowych Urzędu na stan konta 221 "Należności z tytułu dochodów budżetowych" i konta 226 - "Długoterminowe należności budżetowe" uwzględniając termin płatności tej należności, stosownie do zasad funkcjonowania tych kont określonych w części II Opis kont pkt 1 Konta bilansowe ppkt 30, 35 załącznika nr 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. z 2010r. Nr 128, poz. 861), celem zapewnienia rzetelności ksiąg rachunkowych wynikającego z art. 4 ust 1 i 2 oraz art. 24 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 29 września 1994r o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2009r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.). 12.Stwierdzono: zadania inwestycyjne: Budowa drogi Dębsk Sadłowo zakończone w miesiącu sierpień 2010r oraz Przebudowa drogi gminnej nr 460625 relacji Poniatowo- Franciszkowo wraz z budową ścieżki pieszo-rowerowej i Przebudowa dachu Blok B i Termomodernizacja budynku Zespołu Szkół Nr 2 w Żurominie zakończone w miesiącu wrzesień 2010r. zostały przyjęte na stan konta 011 pod datą 31.12.2010r. str. 54-57 protokołu kontroli. do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego w postaci zapisu wprowadzać, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie stosownie do przepisu wynikającego z art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2009r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.). 13.Stwierdzono: zestaw komputerowy o wartości w kwocie 29.040,22zł otrzymany w użyczenie - na podstawie umowy Nr 1905/500/1437/063/07 z dnia 27.12.2007r zawartej pomiędzy Centrum Personalizacji Dokumentów Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji z siedzibą w Warszawie - wprowadzono na majątek Gminy na stan konta 011 Środki trwałe oraz na stan konta 030 Długoterminowe aktywa finansowe" (wartość programów komputerowych). Zgodnie z umową Gmina zobowiązała się do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji przedmiotu użyczenia w ujęciu ilościowym str. 79, 80 protokołu kontroli. wyksięgować z kont bilansowych Urzędu otrzymany w użyczenie zestaw komputerowy (wraz z oprogramowaniem) celem zapewnienia rzetelności ksiąg rachunkowych stosownie z art. 4 ust 1 i 2 oraz art. 24 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 29 września 1994r o 5

rachunkowości (tekst jednolity Dz. U. z 2009r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.) i zaprowadzić wyodrębnioną ewidencję (pozabilansową) zgodnie z zawartą umową. III.2. W ZAKRESIE DOCHODÓW BUDŻETOWYCH 14. Stwierdzono: wypłaty wynagrodzenia dla inkasentów opłaty targowej dokonano niezgodnie z ustaleniami Rady Miejskiej str. 30 protokołu kontroli. wypłaty wynagrodzenia dla inkasentów opłaty targowej dokonywać zgodnie z Uchwałą Rady Miejskiej Nr 35/VII/07 z dnia 27 marca 2007 r. zmienionej uchwałą Nr 326/XLIV/10 z dnia 17 września 2010r w sprawie zarządzenia opłaty targowej w drodze inkasa. III.3. W ZAKRESIE WYDATKÓW BUDŻETOWYCH 15. Stwierdzono: dokonywanie wydatków w kwotach przekraczających plan finansowy Urzędu Gminy i Miasta str. 35 protokołu kontroli. bezwzględnie przestrzegać zapisów art. 254 pkt. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009r. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.), zgodnie z którym dokonywanie wydatków następuje w granicach kwot określonych w planie finansowym, z uwzględnieniem prawidłowo dokonanych przeniesień i zgodnie z planowanym przeznaczeniem, w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów. 16. Stwierdzono: w miesiącu maju i wrześniu 2010r na rachunek bankowy Zakładowego Fundusz Świadczeń Socjalnych przekazano (odpowiednio 75% i 25% ) odpis na Fundusz, który został ustalony w oparciu o wynagrodzenie obowiązujące do naliczeń zfśs w 2009roku tj. kwotę 2.666,77zł (odpis podstawy 1.000,04zł), winno być 2.794,25zł (odpis podstawowy 1.047,84zł). Pod datą 28.12.2010r dokonano korekty naliczenia odpisu na Fundusz, skorygowano ilość zatrudnionych do faktycznej przeciętnej ilości zatrudnionych oraz zastosowano kwotę wynagrodzenia obowiązującą do naliczeń Funduszu w 2010r, wynikającą z rozliczenia kwotę przekazano na rachunek ZFŚS str. 41, 42 protokołu kontroli. wysokość odpisu na Fundusz na dany rok ustalać w oparciu o wynagrodzenie wskazanie w art. 5 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych ( tekst jednolity Dz.U. z 1996r. Nr 70, poz. 335 z późn. zm.); równowartość dokonanych odpisów zgodnie z art. 5 na dany rok kalendarzowy przekazywać na rachunek bankowy Funduszu w terminie do dnia 30 września tego roku, z tym, że w terminie do dnia 31 maja tego roku przekazywać kwotę stanowiącą co najmniej 75% równowartości odpisów stosownie do art. 6 ust. 2 cyt. ustawy. 6

17. Stwierdzono: jednorazowy dodatek uzupełniający w grupie awansu zawodowego nauczycieli w Zespole Szkół Nr 2 w Żurominie został wypłacony po terminie wypłata nastąpiła w dniu 18.02.2011r., odpowiedzialnym za realizację był Dyrektor tej jednostki str. 39 protokołu kontroli. ustalony jednorazowy dodatek uzupełniający dla nauczycieli wypłacać w terminie do dnia 31 stycznia roku kalendarzowego następującego po roku, dla którego został wyliczony stosownie do art. 30a ust. 1, 2 i 3 ustawy z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela ( tekst jednolity Dz.U. z 2006r. Nr 97, poz. 674 z późn. zm.). Zobowiązać Dyrektora do przestrzegania wyznaczonego ustawowo terminu wypłaty dodatków. 18. Stwierdzono: w miesiącu październik i listopad 2010r wypłacono z opóźnieniem zarządcom domów kwoty przyznanego dodatku mieszkaniowego. Zadanie realizuje Miejsko-Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Żurominie str. 49 protokołu kontroli. zobowiązać Kierownika jednostki do terminowego przekazywania przyznanych dodatków mieszkaniowych tj. do 10 dnia każdego miesiąca z góry stosownie do art. 8 ust. 1 ustawy z dnia 21 czerwca 2001r. o dodatkach mieszkaniowych (Dz. U. z 2001r. Nr 71, poz. 734 z późn. zm.). IV. W ZAKRESIE GOSPODARKI MIENIEM 19. Stwierdzono: Rada Miejska nie uchwaliła wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy str. 76 protokołu kontroli. przygotować i przedstawić Radzie Miejskiej wieloletni program gospodarowania mieszkaniowym zasobem gminy, stosownie do art. 30 ust. 2 pkt 1 ustawy z dnia 08 marca 1990 r. o samorządzie gminnym ( tekst jednolity Dz.U. z 2001r., Nr 142., poz. 1591 z późn. zm.) oraz art. 21 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (tekst jednolity Dz.U. z 2005r., Nr 31, poz. 266 z późn. zm.). Za nieprawidłowości wykazane w wystąpieniu pokontrolnym odpowiedzialnym jest: - Burmistrz Gminy i Miasta (Kierownik Urzędu, Organ Podatkowy), - Skarbnik Gminy (Główny Księgowy Budżetu). Stosownie do postanowień art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 7 października 1992r. o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. z 2001r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) - Regionalna Izba Obrachunkowa w Warszawie oczekuje (w 2 egz.) zawiadomienia o wykonaniu wniosków z wystąpienia pokontrolnego lub o przyczynach ich niewykonania w terminie 30 dni od daty jego doręczenia. Przekazując powyższe, proszę jednocześnie o zapoznanie z treścią wystąpienia pokontrolnego Radnych na najbliższej sesji Rady Miejskiej. 7

Na podstawie art. 9 ust. 4 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje Burmistrzowi Gminy i Miasta prawo zgłoszenia zastrzeżenia do Kolegium Izby w terminie 14 dni od daty otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię lub jego niewłaściwe zastosowanie. Przekazanie informacji niezgodnej z prawdą o wykonaniu wniosków pokontrolnych podlega karze określonej w art. 27 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Prezes /-/ mgr Wojciech Balcerzak Do wiadomości: Rada Miejska w Żurominie 8