INSTRUKCJA OBSŁUGI PROGRAMU MaxFaktura2 Oprogramowanie komputerowe do generowania, rejestrowania i rozliczania faktur sprzedaży i zakupu. Dokumenty wielowalutowe i wielojęzykowe Producentem i autorem programu jest.l.o.g.i.s.o.f.t. Ryszard Galas tel: 0-608-01-63-43 fax: 032-241-50-05 e-mail: biuro@galas com p http://www galas com pl/ _ 41-500 Chorzów WPKiW Al.Harcerska 3c Wszelkie prawa zastrzeżone
Wymagania systemowe Komputer zgodny z IBM PC System operacyjny zgodny z Microsoft Windows 32 bit (95, 98, 2000, Me, NT, XP, Vista) Wolna pamięć RAM 256 MB 60MB wolnej przestrzeni na dysku (w chwili instalacji) Karta grafiki zgodna z SVGA Ustawienia ekranu: rozdzielczość 800x600, zalecane co najmniej 256 kolorów Sieć zgodna z Microsoft Windows Krótka informacja o programie MaxFaktura2. Program pozwala tworzyć różne dokumenty o postaci opartej na fakturze, w dowolnym języku, dowolnej walucie o różnorodnej postaci i zawartości. Dzięki zaawansowanej parametryzacji można dostosować program do indywidualnych potrzeb, tak w zakresie wyglądu i zawartości faktur jak i zachowania programu w określonych sytuacjach. Typowym zastosowaniem programu jest wystawianie faktur VAT i faktur unijnych (ze stawkami VAT Nie Podlega, Rozliczy Nabywca lub wewnęrznych) gdzie walutą kalkulacji jest EUR, a kwoty przeliczane są na PLN w oparciu o tabelę kursów walut dostarczaną przez Internet. Ponadto użytkownicy oprócz faktur VAT generują faktury zagraniczne (np. "rechnung" i "invoice") i inne (np. noty obciążeniowe, WZ, itp). Ponadto istnieje możliwość rejestrowania kosztów i analizowanie ich wraz z przychodami w kontekście zleceń transportowych powiązanych w tzw. kółka (używając programu Tabor3). Można stworzyć wzorce, które służą szybszemu wprowadzaniu danych. Dla formalności należy wspomnieć że wiele danych wprowadza się z dołączonych baz (często o rozszerzonej funkcjonalności), np. baza kontrahentów i kontaktów, baza towarów (cennik), lista operatorów, tabele kursów walut, itp. Dzięki programowi użytkownik uzyskuje liczne zestawienia np. należności, przychody, dochody, rejestr VAT, analiza sprzedaży, itp.
Istotną możliwością jest eksportowanie danych sprzedaży do systemu księgowego (np. standardowo do Symfonii prod. Matrix.pl) dzięki czemu program MaxFaktura2 staje się integralną częścią zastanego systemu księgowego. Na szczególną uwagę zasługuje możliwość współpracy z programem AutoSpedMax i Tabor3. Wspólnie mogą być wykorzystywane następujące tabele: 1. Zlecenia spedycyjne w który jest kalkulacja usługi ustalona ze zleceniodawcą przez spedytora 2. Kontrahenci podzieleni na grupy (zleceniodawcy, przewoźnicy, miejsca załadunku i rozładunku, itp) 3. Tabele kursów walut uzupełniana przez internet. Uwaga: Z powodu szybkiego rozwoju oprogramowania producent zastrzega sobie możliwość umieszczenia zmian w programie nie objętych niniejszą instukcją. Szybkie zapoznanie się z programem. Poniższa ilustracja przedstawia główne menu programu, za pomocą którego wykonujemy podstawowe operacje. Szybkiemu poznaniu cech programu najlepiej służy wystawienie pierwszej faktury. Można dokonać tego w następujący sposób (w poniższym przykładzie zakłada się, że program współpracuje z AutoSpedMax): 1. Dopisujemy nową do listy (przycisk "Nowy dokument"). Wybieramy rodzaj dokumentu i serię z wyświetlonych list. Przystosowanie programu do swoich
potrzeb polega, m.in. na zapisaniu własnych ustawień, ale o tym w dalszej części. 2. Program przechodzi do edycji danych dokumentu. Poniższa ilustracja przestawia wyświetlane wtedy pola. Po otwarciu okna z danymi przyciskamy "Wstaw zlecenie" 3. Wyświetlana zostaje lista zadań spedycyjnych, wybieramy jedno z nich i program przepisuje dane ze zlecenia do faktury. uzyskujemy nowe pozycje faktury (odcinek krajowy, zagraniczny i "inne") z opisami i wartościami opisy zawierają numer kontraktu, zamówienia, date załadunku i rozładunku wprowadzana jest waluta kalkulacji i faktury wprowadzany jest symbol kontrahenta 4. Teraz możemy wprowadzić kolejne zlecenia w których płatnikiem jest ten sam kontrahent (zbiorcze fakturowanie wielu zamówień)
5. Dwukrotnie klikając w każdą pozycję faktury otwieramy okno z edycją fakturowanej usługi. 6. Wprowadzamy dane z tabeli kursów walut (jeżeli ma nastapić przeliczenie kwot walutowych na PLN). Należy wprowadzić z bazy pozostałee dane kontrahenta. Tabelę kontrahentów można uzupełniać w trakcie wypisywania dokumentu. 7. Termin płatności 8. Możemy zmienić proponowany układ faktury w zakresie drukowanych kolumn, uwag i języka. 9. Teraz można drukować - przycisk [Drukuj] Powyższa ilustracja przedstawia okno edycji danych pozycji dokumentu.
Przygotowanie programu do pracy Program MaxFaktura2 pozwala na generowanie różnych dokumentów sprzedaży. Użytkownik może wpływać na wygląd wydrukowanego dokumentu oraz styl działania programu. Służą temu funkcje opisane poniżej. Układ dokumentu Wydruk dokumentu składa się z wielu elementów. O ich istnieniu, położeniu, wyglądzie i treści decyduje użytkownik. Można wyróżnić następujące części wydruku: margines górny nagłówek dokumentu nagłówek kolumn pozycje dokumentu podsumowanie informacje dodatkowe stopka margines dolny W dalszej części podane są sposoby w jakie użytkownik może dostosować poszczególne elementy dokumentu do swoich potrzeb. Po zainstalowaniu wszystkie parametry programu posiadają wartości domyślne. Możemy wykonać wydruk przykładowego dokumentu i stopniowo przystosowywać go do swoich potrzeb. Margines górny Nie zadrukowywany pasek na początku papieru. Ustalenie jego szerokości może być ważne przy dopasowaniu wydruku do ustawień drukarki. Dokonuje się tego w oknie parametrów (menu: Program - Parametry - Lista parametrów) przez wybranie parametru Górny margines strony [mm]. Wartość najlepiej ustalić doświadczalnie. Nagłówek dokumentu
W nagłówku dokumentu umieszczone są informacje o wystawiającym dokument (logo, adres, inne informacje). Poniżej są dane dokumentu (numer, daty, miejsca), nabywcy i sprzedawcy. W obszarze nagłówka użytkownik może mieć wpływ na poniższe elementy. Informacja o wystawiającym Nazwa dokumentu Numer dokumentu Oryginał/kopia Ustala się je po wybraniu opcji menu: Firma - Użytkownik. Można wprowadzić nieograniczoną ilość zestawów informacji, co pozwala na zapamiętanie wielu kont bankowych lub tworzenia dokumentu z nagłówkami w różnych językach. Domyślnie program generuje dokumenty o nazwie "Faktura VAT". O tym jakie inne dokumenty mogą być tworzone decyduje użytkownik wybierając opcję menu: Dokument - Rodzaje Dokumentów. Program pozwala na swobodne ustalenie sposobu numerowania dokumentów. Dokumenty można numerować w różnych seriach z ustaleniem niezależnej numeracji w każdej serii lub wspólnej bez względu na serię. Serie i zasady numeracji określa się po wybraniu opcji menu: Dokument - Rodzaje Dokumentów. Kolejność elementów numeru dokumentów (rok, seria, numer) i inne informacje określa się po wybraniu opcji menu: Program - Parametry - Numeracja. Sposób umieszczania tej informacji zależy od parametru Ustawienia wydruku - Drukować:. Sprzedawca W zależności od wybranej edycji możemy nie drukować żadnej informacji (korzystać ze stałych nadruków na papierze) lub ustalić dowolny wariant. Jeżeli dane sprzedawcy są inne niż wcześniej podane dane wystawiającego należy je umieścić na dokumencie. Decyduje o tym parametr Ustawienia wydruku - Czy drukować dane sprzedawcy. Nagłówek kolumn Pozycje dokumentu uporządkowane są w kolumnach. Możliwe do wydrukowania kolumny to: liczba porządkowa indeks opis towaru lub usługi SWW/KWiU ilość
cena jednostkowa wartość netto stawka VAT VAT wartość brutto Możemy przygotować wiele zestawów danych, w których będą pamiętane kolumny do wydruku i ich położenie. Pozwala to na stworzenie faktury VAT spełniającej wszystkie wymagania, a także dokumentu dla kontrahenta zagranicznego (np. "Invoice"), dla którego wiele informacji może nie mieć znaczenia (SWW, stawka VAT). Układ kolumn określa się po wybraniu opcji menu: Dokument - Ustawienia wydruku. Należy pamiętać, że istnieje możliwość umieszczenia dwóch informacji ponad sobą odpowiednio określając wartość parametru Góra (przydatne np. dla Stawka VAT i VAT). Pozycje dokumentu Pozycje dokumentu drukowane są w takim samym układzie jak wcześniej opisane kolumny. W związku z tym, że program MaxFaktura2 może służyć fakturowaniu w oparciu o kalkulację w obcej walucie, przy każdej pozycji może być umieszczone przeliczenie kwoty należności z wypisem z odpowiedniej tabeli kursów średnich NBP. Istnieje możliwość dodatkowego przeliczenia kwoty na EUR. Parametry, które są z tym związane to: Ustawienia wydruku - Czy drukować przy każdej pozycji przeliczenie na PLN na dokumentach w walucie Ustawienia wydruku - Podawać kurs waluty czy przeliczenie pozycji Ustawienia wydruku - Czy drukować przeliczenie netta pozycji na EUR Ustawienia wydruku - Rozmiar czcionki przeliczenia Ustawienia wydruku - Rozmiar czcionki opisu Parametry programu ustawiane przez administratora - Formaty cen i ilości
Podsumowanie W podsumowaniu drukowane są następujące informacje: Sumy kwot w każdej stawce VAT Kwota i waluta faktury Należność słownie Informacja o płatności Uwagi Dodatkowe sumy Krótki opis dokumentu Parametry, którymi możemy wpływać na powyższe elementy wydruku są: Ustawienia ogólne - Metody płatności inne niż Ustawienia ogólne - Tekst dodawany przed opisem Ustawienia wydruku - Czy drukować należność słownie na dokumentach zagranicznych Ustawienia wydruku - Czy dodatkowo drukować sumę netto w EUR Ustawienia wydruku - Czy drukować sumę netto w PLN na dokumentach w walucie Parametry programu ustawiane przez administratora - Etykieta pola "Opis" Parametry programu ustawiane przez administratora - Czy drukować pole "Opis" W polu Uwagi możemy umieścić jedną z wcześniej ustalonych formuł, takich jak zaproszenie, ostrzeżenie, pozdrowienia i inne. Zestawy tych uwag przygotowuje się po wybraniu opcji menu: Dokument - Uwagi na fakturze. W wyświetlonym oknie możemy określić treść, czcionkę i sposób wyrównania drukowanego tekstu. Wybranie określonej uwagi do wydruku następuje na poziomie edycji dokumentu w polu Uwagi. Domyślną wartością jest uwaga podana na etapie definiowania rodzajów dokumentów. Informacje dodatkowe
Informacje dodatkowe mogą zawierać np. dodatkowe dane towaru, opis wykonanej usługi, inne informacje. Do wprowadzania tych danych służą trzy pola wyświetlane po kliknięciu w przycisk [Dodatkowe inf.} podczas edycji dokumentu. Jeżeli odpowiednio ustalimy wartość parametru Ustawienia ogólne - Czy informacje dodatkowe pokazywać podczas edycji to wprowadzanie tych danych może nastąpić wprost z poziomu edycji dokumentu. Zestaw tych informacji może być drukowany ponad pozycjami faktury lub pod nimi. Decyduje o tym parametr: Ustawienia wydruku - Czy informacje dodatkowe na dole. Stopka W stopce jest miejsce na dane osoby wystawiającej i odbierającej dokument. Dane osoby wystawiającej brane są z danych operatora uruchamiającego program. Jeżeli parametr Ustawienia wydruku - Czy przed wydrukiem umożliwić zmianę osoby wystawiającej będzie miał wartość 1, to program pozwoli na zmianę danych osoby wystawiającej tuż przed wydrukiem. Położenie danych wyżej wymienionych osób może być wyrównane do samego dołu strony lub "podcišgnięte" możliwie jak najwyżej. Decyduje o tym parametr Ustawienia wydruku - Czy miejsca na podpisy wyrównać do dołu strony. Margines dolny Wysokość marginesu dolnego w niektórych przypadkach należy skoordynować z parametrem podanym w konfiguracji drukarki (na poziomie systemu Windows). W programie służy do tego parametr Ustawienia wydruku - Dolny margines strony. W obszarze dolnego marginesu drukowana jest jednolinijkowa informacja brana z danych użytkownika (np. numery telefonów), oraz nazwa programu i adres internetowy producenta. Język dokumentu - treść stałych elementów wydruku Znakomitą cechą programu wpływającą na dużą swobodę w dostosowaniu wydruku dokumentu do potrzeb użytkownika jest możliwość stosowania własnych zwrotów w opisach drukowanych informacji. Użytkownik może sam decydować, czy na wydruku znajdzie się zwrot "Data wystawienia faktury", "Data", czy też "Date". W powiązaniu
ze swobodą określania rodzaju tworzonych dokumentów (Faktura VAT, Faktura ProForma, Invoice) uzyskujemy możliwość tworzenia różnych dokumentów, w różnych językach i o różnej treści. Do określenia jaki zestaw sformułowań zostanie użyty w danym dokumencie służy pole Język wyświetlane w czasie edycji dokumentu. W polu możemy wybrać jeden z wcześniej zdefiniowanych Słowników. Słowniki definiujemy korzystając z okna głównego menu Dokument - Słowniki. Program automatycznie generuje dwa słowniki. Pierwszy z nich o nazwie podstawowy stanowi zbiór nominalnych zwrotów do użycia na standardowej fakturze VAT. Zestaw podstawowy nie może być zmieniany przez użytkownika. Drugi ze słowników (polski) nna początku używania programu jest powtórzeniem słownika podstawowego, ale może być modyfikowany przez użytkownika. Jeżeli wykorzystujemy program na potrzeby generowania dokumentów w językach obcych musimy stworzyć nowe słowniki, w których nominalne zwroty zastąpimy odpowiednimi dla dokumentów. Program pozwala na stosowanie nieograniczonej ilości słowników, w tym słowników polskich. Każdy słownik ma swój identyfikator. Wszystkie słowniki, które dotyczą języka polskiego powinnyśmy zarejestrować podając ich identyfikatory w parametrze Parametry programu ustawiane przez administratora - Identyfikatory słowników z jęz. Polskim. Liczby te powinny być oddzielone przecinkami. Tłumaczenie dokumentu Wcześniej opisane słowniki pozwalają na automatyczne tłumaczenie dokumentów pomiędzy dowolnymi zdefiniowanymi słownikami. W dalszej części zostanie podany przykład automatycznego tworzenia dokumentu Rechnung, który będzie miał wartości zgodne z fakturą VAT, a treść i układ odpowiedni dla dokumentu zagranicznego. Zakładamy, że mamy zdefiniowany słownik niemiecki i jest on przypisany do dokumentu o nazwie Rechnung (w opcji Dokument - Rodzaje dokumentów). Tworzymy kopię faktury VAT (przycisk [Kopiuj]) wybierając jako dokument docelowy
Rechnung. Już teraz wydruk będzie zgodny z oczekiwanym dokumentem zagranicznym, gdyż w danych Rodzaje dokumentów określone są: domyślny język domyślny układ kolumn domyślna pieczęć domyślny rodzaj uwag Jeżeli wybrany słownik jest inny niż określony w parametrach jako polski, to program traktuje dokument jako zagraniczny i dodatkowo dostosowuje wydruk biorąc pod uwagę poniży parametr: Ustawienia wydruku - Czy drukować należność słownie na dokumentach zagranicznych Jeżeli waluta dokumentu (pole Waluta faktury) jest inna niż PLN na zawartość wydruku mają wpływ poniższe parametry: Ustawienia wydruku - Czy dodatkowo drukować sumę netto w EUR Ustawienia wydruku - Czy drukować przy każdej pozycji przeliczenie na PLN Ustawienia wydruku - Czy drukować sumę netto w PLN Ustawienia wydruku - Czy drukować przeliczenie netta w pozycji na EUR Przenoszenie danych do programu Symfonia produkcji Matrix.pl Program MaxFaktura2 w wersji zawierającej moduł księgowania do Symfonii*) pozwala na automatyczne przenoszenie danych do systemu finansowo-księgowego. Proces ten nazywamy umownie księgowaniem. Składa się on z dwóch etapów: 1. Dopisnie danych do plików pośredniczących, następujące po kliknięciu w przycisk [Księguj] w głównym oknie MaxFaktura2 2. Wczytanie danych do bufora w programie Symfonia.
*) Program Symfonia nie jest naszym produktem, jego nazwa używana jest tutaj w celu identyfikacji. Producent programu Symfonia udostępnia możliwość automatycznego przenoszenia danych z innych systemów na potrzeby szybkiego ich wprowadzenia do bufora księgowań. Przygotowanie programów do współpracy 1. Utworzyć katalog (o dowolnej nazwie) dostępny obu programom (np. na serwerze). 2. Wybrać opcję menu Program-Parametry-Lista parametrów i rozwinąć grupę "Dane związane z systemem księgowym". 3. Ścieżkę dostępu do katalogu z p.1 podać w parametrze "Katalog na dane eksportowane do księgowości". 4. Ustalić inne paramtry z rozwiniętej grupy zgodnie z konfiguracją programu Symfonia. 5. Wyłączyć MaxFaktura2. Sposób księgowania Dokumenty przeznaczone do "księgowania" muszą być dokumentami przychodu, co definiuje się przy każdym rodzaju dokumentów. 1. należy pamiętać że w plikach pośredniczących w przenoszeniu danych nie ma informacji o walucie dokumentu. Konfigurowanie fakturowania 1. Przykład definiwania numerowania dokumentów w stylu ROK/NUMER (bez użycia serii) Zwykle numerowanie dokumentów opiera się o schemat ROK/SERIA/NUMER. W ogólnym przypadku chcemy mieć możliwość wyboru kolejności elementów i separatorów. Nasz program pozwala na swobodę w tym zakresie. Poniżej
przedstawiono szczególny przykład definiowania numerowania w którym nie wystapi użycie członu SERIA, czyli numer dokumentu będzie miał schemat ROK/NUMER. Na podstawie poniższego przykładu można wywnioskowac sposób postępowania w wielu innych przypadkach. a) Rezygnacja z SERII nie jest możliwe, możemy jedynie ustalić serię której nie widać. W tym celu wybieramy opcję menu Rodzaje dokumentów, w której definiujemy dokumenty i serie ich numerowania. Pokazuje się nam poniższe okno: Jak widać, w dolnej części dopisujemy nową serię (zamiast symbolu wpisujemy spację) i zamykamy okno. b) Teraz przechodzimy do opcji menu Numeracja w której definiujemy sposób wyświetlania numeru. Wyświetla nam się okno jak poniżej: W tym oknie ustalamy wszystkie parametry wpływające na wygląd numeru. W naszym przypadku wszystko jest oczywiste, za wyjątkiem tego, że nasza seria jest pusta, więc numer bedzie składał się z dwóch sąsiadujących separatorów /. Dla uniknięcia takiego przypadku program szczególnie traktuje symbol $ gdy podamy go w polu separatora jest interpretowany jako pusty separator. Tak więc mamy cały format zdefionowany. Zamykamy okno. c) Robimy próbę nowej numeracji. Po dopisaniu nowego dokumentu (przy czym wybieramy serię pustą ), na wydruku zobaczymy: