Rozliczanie projektów w ramach Poddziałania 1.1.1, 1.3.1 i 1.3.2 Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka 2007 2013 Rozliczanie projektów i weryfikacja płatności Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, 31.05.2011
Definicje 1. Płatność przekazanie beneficjentowi środków stanowiących dofinansowanie projektu. 2. Dokumenty potwierdzające wydatki dokumenty potwierdzające zawarcie umów, dokumenty potwierdzające fakt poniesienia wydatków, dokumenty potwierdzające dokonanie zapłaty. 3. Wniosek o płatność wniosek według określonego schematu, zatwierdzonego przez MRR, składany w formie elektronicznej i papierowej w OPI 4. Generator wniosków Generator Wniosków o Płatność, dostępny na stronach MRR, umożliwiający przygotowanie wniosku w formie elektronicznej. Aktualna wersja ma numer 25. 1 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, 31.05.2011
Wniosek o płatność 1. Beneficjent składa wniosek w formie elektronicznej (generator wniosków o płatność) oraz papierowej. 2. Wniosek może dotyczyć zaliczki, refundacji, rozliczenia zaliczki. 3. Do wniosku należy załączyć dodatkowe tabele (Tabela nr 1 zestawienie kumulatywne wydatków w podziale na kategorie w ramach poszczególnych wniosków o płatność służąca do analizowania poprawności realizacji umowy o dofinansowanie), oświadczenie Beneficjenta wg przesłanego wzoru. W przypadku wniosku o płatność rozliczającego zaliczkę należy dołączyć wyciąg bankowy dotyczący rachunku bankowego służącego obsłudze zaliczek na dzień dokonania ostatniego wydatku (ostatniej refundacji z konta zaliczkowego na konto ogólne). 2 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, 31.05.2011
Rozliczenie kosztów wniosku WNP_POIG. poniesionych do dnia Kategorie wydatków Kwota kategorii kosztów (w PLN) zgodnie z umową suma wydatków z 2009 suma wydatków z 2010 Wydatki okresów rozliczeniowych WNP nr do..2011 WNP nr do..2011 WNP nr do..2011 0 suma wydatków narastająco od początku realizacji projektu Pozostałe środki do końca realizacji projektu Procentowe rozliczenie kategorii Sprawdzenie Wynagrodzenia z pochodnymi 500 000,00 500,00 10 000,00 10 500,00 489 500,00 2,10% OK Amortyzacja 100,00 20,00 60,00 80,00 20,00 80,00% OK Wkład niepieniężny 300,00 200,00 0,00 200,00 100,00 66,67% OK Zakup wyposażenia laboratoryjnego (do 20 % wydatków kwalifikowanych projektu, włączając podatek VAT) Materiały i surowce, oprogramowanie i licencje Usługi badawcze, ekspertyzy, analizy i raporty 20 000,00 200,00 3 000,00 3 200,00 16 800,00 16,00% OK 15 000,00 100,00 400,00 500,00 14 500,00 3,33% OK 50 000,00 0,00 50 000,00 0,00% OK Delegacje krajowe i zagraniczne 30 000,00 15 000,00 0,00 15 000,00 15 000,00 50,00% OK Wydatki na certyfikację rezultatów projektu Wydatki na ochronę patentową wraz z doradztwem Wydatki na promocję projektu (w tym rezultatów) 0,00 0,00 0,00 nd OK 8 000,00 500,00 0,00 500,00 7 500,00 6,25% OK 10 000,00 6 000,00 2 000,00 8 000,00 2 000,00 80,00% OK Koszty ogólne (w tym wynagrodzenie personelu zarządzającego, administracyjnego oraz finansowego do 91 000,00 648,06 1 000,00 1 648,06 89 351,94 1,81% OK 20% kosztów kwalifikowanych projektu, włączając podatek VAT) Wydatki na obsługę instrumentów zabezpieczających realizację umowy 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 nd OK Wydatki na usługi w zakresie audytu zewnętrznego 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 nd OK SUMA całkowitych kosztów kwalifikowanych projektu 724 400,00 23 168,06 16 460,00 0,00 0,00 0,00 39 628,06 684 771,94 5,47% Procent rozliczenia danego wniosku w stosunku do całkowitych kosztów projektu 3,20% 2,27% 0,00% 0,00% 0,00% 5,47% 3 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, 31.05.2011
Wniosek o płatność 4. Beneficjent zobowiązany jest do składania wniosków o płatność raz na kwartał: * w terminie 10 dni od dnia zakończenia kwartału kalendarzowego (danego okresu) w przypadku Beneficjenta samodzielnie realizującego Projekt, * w terminie 25 dni od dnia zakończenia kwartału kalendarzowego - w przypadku Beneficjenta realizującego Projekt w ramach konsorcjum. 4 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, 31.05.2011
Weryfikacja wniosku 1. Instytucja Wdrażająca weryfikuje wniosek o płatność w terminie 14 dni od dnia otrzymania kompletnego i prawidłowo wypełnionego wniosku o płatność. 2. Instytucja Wdrażająca może zlecić weryfikację wniosku o płatność niezależnemu ekspertowi wtedy termin weryfikacji może ulec wydłużeniu. 5 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, 31.05.2011
Uzupełnienie wniosku 1. W przypadku, gdy wniosek o płatność zawiera braki lub błędy Beneficjent, na wezwanie Instytucji Wdrażającej, jest zobowiązany do poprawienia i uzupełnienia wniosku. 2. Beneficjent ma 7 dni liczonych od dnia doręczenia wezwania na dokonanie korekty. 6 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, 31.05.2011
Ponowna weryfikacja wniosku 1. W przypadku konieczności dokonania korekt termin weryfikacji wniosku zaczyna się liczyć ponownie od momentu złożenia kompletnego wniosku. 2. Oznacza to, że Instytucja Wdrażająca ma ponownie 14 dni na weryfikację wniosku. 3. W razie zaistnienia takiej konieczności, Instytucja Wdrażająca może dokonać ponownego wezwania do uzupełnienia dokumentów. 7 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, 31.05.2011
Wniosek rozliczający transzę zaliczki 1. Wniosek o płatność rozliczający transzę zaliczki w całości, Beneficjent zobowiązany jest złożyć w terminie 120 dni od dnia jej przekazania na rachunek bankowy. Rozliczenie polega na wykazaniu we wniosku o płatność wydatków kwalifikowanych w wysokości zaliczki lub na zwrocie niewykorzystanych środków. W przypadku niezłożenia wniosku o płatność na pełną kwotę transzy zaliczki lub w obowiązującym terminie, od środków pozostałych do rozliczenia w ramach danej transzy nalicza się odsetki jak dla zaległości podatkowych liczone od dnia przekazania środków do dnia złożenia wniosku o płatność rozliczającego dana transzę zaliczki ( 7 u. 7 Umowy o dofinansowanie) 8 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, 31.05.2011
Wniosek o płatność końcową 1. Łącznie dofinansowanie przekazane Beneficjentowi w formie zaliczki i płatności pośrednich nie może przekroczyć 95% kwoty dofinansowania określonej w Umowie. Pozostała kwota dofinansowania będzie przekazana Beneficjentowi po zaakceptowaniu przez Instytucję Wdrażającą wniosku o płatność końcową. 2. Beneficjent jest zobowiązany do złożenia wniosku o płatność końcową nie później niż w dniu zakończenia okresu kwalifikowalności wydatków określonego dla każdego Projektu w Umowie o dofinansowanie. 9 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, 31.05.2011
Wniosek o płatność końcową c.d. 3. Przekazanie płatności końcowej następuje pod warunkiem zrealizowania pełnego zakresu rzeczowego i finansowego Projektu. 4. Do ostatniego wniosku o płatność Beneficjent dołącza pełną dokumentację finansową potwierdzającą przedstawione we wniosku o płatność wydatki. 10 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, 31.05.2011
Wniosek o płatność końcową c.d. 5. W przypadku, gdy z wniosku o płatność końcową wynika, że część przekazanego dofinansowania nie została wydatkowana przez Beneficjenta, Beneficjent bez wezwania, wraz wnioskiem o płatność końcową zwraca na rachunki wskazane przez Instytucję Wdrażającą niewykorzystaną kwotę dofinansowania wraz z odsetkami bankowymi. Kwotę odsetek Benefeicjent dokumentuje wyciągiem bankowym z wyodrębnionego do obsługi zaliczek rachunku bankowego ( XIV u. 7 Umowy o dofinansowanie). W przeciwnym wypadku stosuje się art. 207 ustawy o finansach publicznych ( XIV u. 8 Umowy o dofinansowanie). 11 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, 31.05.2011
Wypłata środków 1. Instytucja Wdrażająca jest zobowiązana do wystawienia zlecenia płatności ze środków EFRR w ciągu 14 dni od dnia zatwierdzenia wniosku o płatność oraz przekazania dotacji celowej na rachunek bankowy Beneficjenta w możliwie najkrótszym terminie zsynchronizowanym z terminem przekazania przez Płatnika (Bank Gospodarstwa Krajowego) środków z EFRR. 12 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, 31.05.2011
Rachunki bankowe 1. Beneficjent zobowiązany jest do otwarcia wyodrębnionego oprocentowanego rachunku bankowego wyłącznie do obsługi płatności zaliczkowych. Beneficjent działający w formie konsorcjum zapewnia, ze konsorcjanci również założą wyodrębnione oprocentowane rachunki bankowe do obsługi zaliczek. 2. Odsetki bankowe narosłe od kwot dofinansowania w formie zaliczki, przekazywanych w ciągu roku kalendarzowego na realizację Projektu (wg stanu na 31 grudnia danego roku), Beneficjent zobowiązany jest zwrócić do 15 stycznia następnego roku oddzielnym przelewem bankowym na rachunek bankowy wskazany przez Instytucję Wdrażającą. 13 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, 31.05.2011
Rachunki bankowe c.d. 1. Wpłaty na wyodrębniony do obsługi zaliczki rachunek bankowy Beneficjenta mogą pochodzić wyłącznie od Instytucji Wdrażającej oraz Płatnika. Wpłaty na konta bankowe konsorcjantów wyodrębnione na potrzeby obsługi zaliczek mogą pochodzić jedynie od Beneficjenta. 2. Wydatki z wyodrębnionych na obsługę zaliczek rachunków bankowych zarówno Beneficjenta jak i jego konsorcjantów mogą być dokonywane wyłącznie na pokrycie wydatków kwalifikowanych, w tym przekazanie przez Beneficjenta zaliczki na rachunki konsorcjantów. 14 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, 31.05.2011
Ewidencja księgowa 1. Beneficjent jest zobowiązany do prowadzenia wyodrębnionej informatycznej ewidencji księgowej środków dotyczących realizowanego Projektu zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i umożliwiającej identyfikację środków wydatkowanych na poszczególne zadania realizacji Projektu jak również kontrolę utrzymania proporcji pomiędzy płatnościami ze środków EFRR i dotacją celową. 2. W przypadku Projektu realizowanego w ramach Konsorcjum, powyższy obowiązek dotyczy również konsorcjantów. 3. Dla potrzeb rozliczania podatku od towarów i usług VAT Beneficjent (odpowiednio konsorcjant) zobowiązany jest do prowadzenia odrębnej ewidencji wydatków, w stosunku do których podatek VAT jest uznany za wydatek kwalifikowany. W przeciwnym wypadku Instytucja Wdrażająca uznaje VAT za niekwalifikowany. 15 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, 31.05.2011
Środki niewykorzystanych w danym roku budżetowym 1. Dofinansowanie udzielone Beneficjentowi w formie zaliczki w zakresie środków pochodzących z dotacji celowej w części niewykorzystanej do końca roku budżetowego podlega zwrotowi na rachunek wskazany przez Instytucję Wdrażającą do dnia 15 stycznia następnego roku. Po upływie ww. terminu od niezwróconych środków nalicza się odsetki określone jak dla zaległości podatkowych, począwszy od dnia 16 stycznia 2. Wszystkie wydatki poniesione w ramach projektu z konta ogólnego muszą być zrefundowane z konta zaliczkowego (projektowego) do dnia 31 grudnia danego roku. 1. Środki finansowe przekazane w ramach dofinansowania w formie zaliczki ze środków EFRR pozostają na rachunku Beneficjenta oraz konsorcjantów i mogą być wydatkowane w terminie określonym w harmonogramie realizacji Projektu. 16 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, 31.05.2011
Weryfikacja dokumentów na podstawie próby losowej 1. OPI losuje próbę dokumentów do weryfikacji każdego zaakceptowanego wniosku o płatność 2. Do Beneficjentów wysyłane jest pismo z prośbą o dostarczenie pełnej dokumentacji dotyczącej wylosowanych pozycji z Tabeli 11 wniosku o płatność. 17 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, 31.05.2011
Weryfikacja dokumentów na podstawie próby losowej 3. Beneficjent zobowiązany jest do przedstawienia dokumentów w sposób czytelny, dokumentacja powinna być uporządkowana zgodnie z pismem (do każdej pozycji wskazanej w piśmie powinien być stworzony kompletny pakiet dokumentów, a kolejne pakiety powinny być ddzielone od siebie) oraz trwale złączona. 4. W razie braków, błędów lub wątpliwości Beneficjent będzie wezwany do uzupełnień lub sporządzenia koniecznych korekt. 18 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, 31.05.2011
Poddziałanie 1.1.1 Wydatki kwalifikowane LP 1 Wynagrodzenia i pochodne 2 Amortyzacja 3 Wkład niepieniężny WYDATEK KWALIFIKOWANY 4 Zakup wyposażenia laboratoryjnego (w tym używanego) 5 Zakup materiałów i surowców, oprogramowania i licencji na oprogramowanie 6 Zakup usług badawczych, analiz, raportów i ekspertyz 7 Zakup dostępu do baz danych, nabycie profesjonalnych opracowań dotyczących rynku 8 Wydatki na delegacje i udział w konferencjach 9 Koszty opracowania analiz i raportów związanych bezpośrednio z celem projektu 10 Koszty organizacji paneli ekspertów 11 Koszty usług IT związanych bezpośrednio z realizacją projektu 12 Wydatki na ochronę patentową 13 Wydatki na promocję 14 Koszty ogólne 15 Obsługa instrumentów zabezpieczających 16 Audyt zewnętrzny 17 Podatek VAT 19 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, 31.05.2011
Działanie 1.3 Wydatki kwalifikowane LP 1 Wynagrodzenia i pochodne 2 Amortyzacja 3 Wkład niepieniężny WYDATEK KWALIFIKOWANY 4 Zakup wyposażenia laboratoryjnego (w tym używanego) 5 Zakup materiałów i surowców, oprogramowania i licencji na oprogramowanie 6 Zakup usług badawczych, analiz, raportów i ekspertyz 7 Wydatki na certyfikację rezultatu projektu 8 Wydatki na ochronę patentową 9 Wydatki na delegacje krajowe i zagraniczne związane ze zgłoszeniami patentowymi 10 Koszty ogólne 11 Obsługa instrumentów zabezpieczających 12 Wydatki na promocję 13 Audyt zewnętrzny 14 Podatek VAT 20 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, 31.05.2011
LP WYDATEK KWALIFIKOWANY Dokumentacja wydatków DOKUMENTACJA DOKUMENTACJA PODSTAWOWA KOSZTÓW DOKUMENTACJA PŁATNOŚCI 1. Wynagrodzenia z tytułu umowy o pracę (wraz z pochodnymi) Należy pamiętać że ZFŚS jest kwalifikowanych tylko dla Beneficjentów którzy rozliczają projekt zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach POIG z dnia 5 czerwca 2008 roku. Umowa o pracę/ oświadczenie o zatrudnieniu, zakres obowiązków, regulamin wynagradzania/uchwała /układ zbiorowy pracy. Powyższe dokumenty należy złożyć jednokrotnie w wersji elektronicznej dokumenty w sposób następujący: dla każdej osoby utworzyć oddzielny plik z dokumentacją, i w dodatkowym pliku dokumenty ogólne (regulamin wynagrodzeń/ układ zbiorowy itp.). W przypadku gdy powstają aktualizacje dokumentów, dochodzą nowi pracownicy itp., należy przysłać aktualizację danych. * Dokumenty delegujące do prac w projekcie (np. polecenie dyrektora), jeżeli powyższe nie wynika z umowy * Indywidualne karty czasu pracy, w przypadku oddelegowania bądź rozliczenia godzinowego muszą wskazywać ile godzin, w jakim zadaniu i jakiej kategorii przepracowała dana osoba. W przypadku rozliczania przy pomocy stałej stawki godzinowej niezbędne jest wskazanie dokumentu, w którym jest ona ujęta (umowa, oddelegowanie, kwota powinna być wskazana w regulaminie wynagrodzeń bądź innym wiążącym i zatwierdzonym przez Instytucje dokumencie) * lista płac * praca maksymalnie 8 godzin dziennie na pełnym etacie, chyba że przepisy stanowią inaczej jeśli pracownik przepracował więcej godzin, to należy dołączyć dokumentację dotyczącą odbioru godzin (podanie pracownika/ zgoda/ rozliczenie następuje w miesiącu zapłaty) * oświadczenia dotyczące zapłaty do ZUS, US oraz innych obciążeń * DRA * kalkulacja, zbiorcza karta czasu pracy, która wprost wskazuje kwoty w Tabeli 11 wniosku o płatność. Wyciągi bankowe lub potwierdzające zapłaty wynagrodzeń netto dla pracowników, zapłaty do ZUS i US oraz pozostałych obciążeń wynagrodzeń (ZFM, KZP itp.) wraz z niezbędnymi oświadczeniami i zestawieniami, że zapłaty wskazane jako kwalifikowane występują w konkretnych potwierdzeniach zapłat 21 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, 31.05.2011
Dokumentacja wydatków LP WYDATEK KWALIFIKOWANY 2 Wynagrodzenie z tytułu umowy zlecenia/ o dzieło z własnym pracownikiem (wraz z pochodnymi) 3 Wynagrodzenie z tytułu umowy zlecenia/ o dzieło z osobą spoza jednostki (wraz z pochodnymi) 4 Usługi obce podmiot prowadzący działalność gospodarczą DOKUMENTACJA PODSTAWOWA Umowa zlecenie/ o dzieło; zakres obowiązków i/lub oświadczenie dotyczące: *rozbieżności zakresu ww. umowy z zakresem obowiązków pracowniczych *faktu, że czynności wynikające z ww. umowy wykonywane są poza godzinami pracy. Artykuł pzp. Umowa zlecenie/ o dzieło. Artykuł pzp. Umowa. Artykuł pzp. DOKUMENTACJA KOSZTÓW * Rachunek * protokół odbioru pracy, * oświadczenia dotyczące zapłaty do ZUS, US, * DRA * Rachunek * protokół odbioru pracy, * oświadczenia dotyczące zapłaty do ZUS, US, * DRA * Faktura, * protokół odbioru pracy/ protokół zdawczoodbiorczy DOKUMENTACJA PŁATNOŚCI Wyciągi bankowe lub potwierdzające zapłaty wynagrodzeń netto dla pracowników; zapłaty do ZUS i US z oświadczeniami (jw.) Wyciągi bankowe lub potwierdzające zapłaty wynagrodzeń netto dla pracowników; zapłaty do ZUS i US z oświadczeniami (jw.) Wyciągi bankowe lub potwierdzające zapłatę. 22 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, 31.05.2011
Dokumentacja wydatków LP WYDATEK KWALIFIKOWANY DOKUMENTACJA PODSTAWOWA DOKUMENTACJA KOSZTÓW DOKUMENTACJA PŁATNOŚCI 5 Amortyzacja Faktura źródłowa z potwierdzeniem zapłaty. OT, dokument przyjęcia środka trwałego na stan, tabela amortyzacyjna. Oświadczenie, że środek trwały nie był finansowany ze środków dotacji krajowej ani wspólnotowej w ciągu ostatnich 7 lat. Jeśli środek trwały był zakupiony jako sprzęt używany dodatkowo oświadczenie o jego wycenie w kontekście cen rynkowych. 6 Wkład niepieniężny 7 Zakup sprzętu / wyposażenia laboratoryjnego (do 20% kosztów kwalifikowanych) Dokumentacja opisowa wkładu niepieniężnego. Wycena wkładu niepieniężnego. Umowa z wykonawcą. Przyjęcie wyposażenia na stan. Artykuł pzp. * Informacja o przekazaniu środka trwałego do projektu z wykazaniem związku z projektem, * dokumentacja księgowa wydzielone konto przypisane do projektu, * kalkulacja z wyjaśnieniem, jeśli sprzęt używany jest jedynie częściowo. * Dokument wnoszący wkład do projektu, * oświadczenia, wyjaśnienia. * Jeśli częściowe rozliczenie to dołączenie kalkulacji z wyjaśnienie, * dokumentacja księgowa. * Faktury, * protokoły przyjęcia, * dokument przyjęcia na stan, * kalkulacja z wyjaśnieniem/ wskazanie pozycji faktury, jeśli kwalifikowana jest część faktury * wyjaśnienie związku z projektem. Wyciągi bankowe lub przelewy bankowe potwierdzające zapłatę. 23 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, 31.05.2011
Dokumentacja wydatków LP WYDATEK KWALIFIKOWANY 8 Zakup materiałów i surowców, oprogramowania i licencji 9 Zakup usług badawczych, analiz, raportów i ekspertyz 10 Zakup dostępu do baz danych, nabycie profesjonalnych opracowań dotyczących rynku DOKUMENTACJA PODSTAWOWA Umowa z wykonawcą. Dokument przyjęcia na stan. Artykuł pzp. Umowa z wykonawcą. Artykuł pzp. Umowa z wykonawcą. Artykuł pzp. DOKUMENTACJA KOSZTÓW * Faktury, * protokoły przyjęcia, * dokument przyjęcia na stan, * kalkulacja z wyjaśnieniem/ wskazanie pozycji faktury, jeśli kwalifikowana jest jedynie część faktury * wyjaśnienie związku z projektem o ile nie jest to oczywiste * Faktury, rachunek, * protokoły odbioru prac. * wyjaśnienie związku z projektem o ile nie jest to oczywiste * Faktury, * protokoły odbioru prac. oświadczenie o spójności wydatku z projektem. * wyjaśnienie związku z projektem o ile nie jest to oczywiste DOKUMENTACJA PŁATNOŚCI Wyciągi bankowe lub potwierdzające zapłatę. Wyciągi bankowe lub potwierdzające zapłatę. Wyciągi bankowe lub potwierdzające zapłatę. 24 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, 31.05.2011
Dokumentacja wydatków LP WYDATEK KWALIFIKOWANY DOKUMENTACJA PODSTAWOWA DOKUMENTACJA KOSZTÓW DOKUMENTACJA PŁATNOŚCI 11 Wydatki na delegacje i udział w konferencjach Dokument delegacji. Dokumenty dodatkowe np.: zaproszenie, agenda, korespondencja, materiały, certyfikaty, listy obecności Oświadczenia: o wyżywieniu, przejazdach i dojazdach (zg. z Rozp. MPiPS z 19.12.02r.). Samochód prywatny - umowa użyczenia (rozliczenie wg. limitu zg. z Rozp..) Samochód służbowy karta przebiegu, faktura za paliwo, potwierdzenie zapłaty. Przy delegacjach zagranicznych dodatkowo należy dołączyć informacje o kursie kosztu i wydatku (bank/data/kurs) * Rozliczenie delegacji (zg. z Rozp. MPiPS z 19.12.02r.); dokumenty źródłowe (faktury za hotel, udział w konferencji, itp.; w przypadku płatności gotówkowych - potwierdzenia zapłaty, adnotacje na fakturach o zapłacie gotówką) * oświadczenie o spójności wydatku z projektem. Wyciągi bankowe lub potwierdzające zapłatę. Zapłata gotówką RK, KW, KP, kopia wyciągu bankowego potwierdzającego pobranie pieniędzy do kasy. 12 Koszty opracowania analiz i raportów związanych bezpośrednio z celem projektu Umowa z wykonawcą. Artykuł pzp. * Faktury, * protokoły odbioru prac. * oświadczenia dotyczące spójności wydatku z projektem. Wyciągi bankowe lub potwierdzające zapłatę. 25 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, 31.05.2011
Dokumentacja wydatków LP WYDATEK KWALIFIKOWANY DOKUMENTACJA PODSTAWOWA DOKUMENTACJA KOSZTÓW DOKUMENTACJA PŁATNOŚCI 13 Koszty organizacji paneli ekspertów Umowa z wykonawcą. Kopie/zdjęcia z przeprowadzonych spotkań, listy obecności (niezbędna). Artykuł pzp. Faktury, * protokół odbioru prac. * oświadczenia dotyczące spójności wydatku z projektem. Wyciągi bankowe lub potwierdzające zapłatę. 14 Wydatki na promocję 1/ materiały promocyjne: Umowa. Artykuł pzp. Kopie/zdjęcia materiałów promocyjnych 1/ Faktura; protokół odbioru pracy. 1/ Wyciągi bankowe lub potwierdzające zapłatę. 2/ konferencje, spotkania: Umowa z wykonawcą (catering, sala itp.). Artykuł pzp. Lista obecności, program, materiały, prezentacje 2/ / Faktura; protokół odbioru pracy. 2/ Wyciągi bankowe lub potwierdzające zapłatę. 3/ publikacje: Umowa. Artykuł pzp. Kopie/zdjęcia 3/ / Faktura; protokół odbioru pracy. 3/ Wyciągi bankowe lub potwierdzające zapłatę 26 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, 31.05.2011
Dokumentacja wydatków LP WYDATEK KWALIFIKOWANY DOKUMENTACJA PODSTAWOWE DOKUMENTACJA KOSZTÓW DOKUMENTACJA PŁATNOŚCI 15 Wydatki na ochronę patentową Świadectwo dokonania zgłoszenia patentowego. Umowa zawarta z Kancelarią/ umowa cywilno-prawna. Artykuł pzp. Wezwanie do zapłaty z Urzędu Patentowego/ rachunek/ faktura. Protokół odbioru prac Wyciągi bankowe lub potwierdzające zapłatę. 16 Koszty usług IT związanych bezpośrednio z realizacją projektu Umowy. Artykuł pzp. * Faktury, * protokoły odbioru prac. * oświadczenia dotyczące spójności wydatku z projektem. Wyciągi bankowe lub potwierdzające zapłatę. 17 Koszty ogólne (do 20% wydatków kwalifikowanych) 1/ wynagrodzenia personelu zarządzającego, administracyjnego itp. tak jak wynagrodzenia, 1/ tak jak wynagrodzenia, jeśli rozliczane przy pomocy metodologii, to należy dosłać dokładne jej wyjaśnienie. Dokumentacja księgowa Wyciągi bankowe lub potwierdzające zapłatę. 2/ koszty powierzchni, media: faktury źródłowe z potwierdzeniami zapłaty (tylko, gdy w danym okresie w projekcie zatrudnieni są pracownicy na umowę o pracę) 2/ oświadczenia o używalności, metodologia z dokładnym wyjaśnieniem. 3/ koszty telefonów: faktury źródłowe z potwierdzeniami zapłaty 3/ oświadczenia o używalności, metodologia z dokładnym wyjaśnieniem. 27 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, 31.05.2011
Dokumentacja wydatków LP WYDATEK KWALIFIKOWANY DOKUMENTACJA PODSTAWOWE DOKUMENTACJA KOSZTÓW DOKUMENTACJA PŁATNOŚCI 18 Obsługa instrumentów zabezpieczających Umowy. Artykuł pzp. * Faktury, * protokoły odbioru prac Wyciągi bankowe lub potwierdzające zapłatę. 19 Audyt zewnętrzny Umowy. Artykuł pzp. 20 Podatek VAT *Oświadczenie o kwalifikowalności VAT. *VAT dotyczący nabycia wewnątrzwspólnotowego, importu usług * Faktury, * protokoły odbioru prac *Faktury potwierdzone dla innych wydatków kwalifikowanych * Faktura źródłowa, faktura wewnętrzna naliczająca VAT, deklaracja VAT-7, ew. VAT-UE Wyciągi bankowe lub potwierdzające zapłatę. Wyciągi bankowe lub potwierdzające zapłatę faktur dotyczących wydatków kwalifikowanych. * Wyciąg bankowy lub potwierdzający zapłatę dla dostawcy, oraz wyciąg potwierdzający wpłatę do US 21 Koszty finansowe otwarcie i prowadzenie rachunku bankowego projektu oraz koszty przelewów bankowych Wyciąg bankowy * Wyciąg bankowy. * dokumentacja księgowa. Wyciąg bankowy. 28 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, 31.05.2011
Dokumentacja wydatków LP WYDATEK KWALIFIKOWANY DOKUMENTACJA PODSTAWOWE DOKUMENTACJA KOSZTÓW DOKUMENTACJA PŁATNOŚCI 22 Leasing (kwalifikowana spłata kapitału) Umowa. Artykuł pzp. * Faktura/faktury, * rozliczenie rat kapitałowych, * jeśli konieczna metodologia to z dokładnym wyjaśnieniem Wyciągi bankowe potwierdzające zapłatę. W przypadku rozliczenia zaliczki należy dołączyć wszystkie kolejne wyciągi bankowe danego okresu rozliczeniowego dotyczące rachunku bankowego otwartego na potrzeby projektu. W uzasadnionych przypadkach dopuszcza się możliwość dokonania płatności gotówkowej przy niektórych wydatkach o wartości nie przekraczającej 2 tysięcy złotych, takich jak koszty zakupu biletów, czy podróży służbowej, z zachowaniem przepisów ustawy o rachunkowości (wytyczne 05.06.2008) 29 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, 31.05.2011
Opis na fakturze Faktury lub inne dokumenty o równoważonej wartości dowodowej powinny zawierać w opisie: 1. numer Umowy/Aneksu o dofinansowanie w ramach PO IG wraz z datą jej/jego zawarcia, 2. nazwę projektu lub/i numer projektu, 3. nazwę Programu, Działanie, Poddziałanie, nazwę Funduszu współfinansującego, 4. szczegółowy opis, nie budzący wątpliwości, dotyczący związku wydatku z projektem, 5. odniesienie do pozycji w Harmonogramie wydatków kwalifikowanych projektu zgodnie z umową o dofinansowanie - nazwa kategorii wydatku, numer zadania (jeśli jest rozbicie na klika kategorii/ zadań, to należy je przedstawić w kilku pozycjach z podaniem konkretnych kwot przyporządkowanych do odpowiednich kategorii/ zadań) 6. potwierdzenie realizacji prac ujętych w dokumencie przez Kierownika Projektu lub Wykonawcę jeżeli załączany dokument dotyczy realizacji prac, 7. informację o poprawności formalnej, merytorycznej i rachunkowej, 8. podstawę prawną zgodnie z Ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2004 r, Nr 19, poz. 177 z późn. zm.) należy pamiętać, że jeśli dany wydatek nie podlega pod ustawę Prawo zamówień publicznych to musi być zgodny z wewnętrznymi procedurami dotyczącymi zamówień publicznych, 9. kwotę kosztu kwalifikowanego (w tym VAT). 10. Podział wydatku na kwotę płatności ze środków EFRR i kwotę dotacji celowej. 30 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, 31.05.2011
Podatek VAT Podatek VAT może być kosztem kwalifikowanym w części lub całości zgodnie z informacjami załączonymi do umowy. Rozliczenie VAT wymaga złożenia oświadczenia, że podlega on kwalifikacji. Analogiczne oświadczenia składają wszyscy konsorcjanci. Najlepszą praktyką byłoby uzyskanie wiążącej interpretacji podatkowej o braku możliwości odliczenia podatku VAT. 31 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, 31.05.2011
Rozliczenia w ramach Konsorcjum Konsorcjum Naukowe, Konsorcjum Naukowo - Przemysłowe Rozliczeń dokonuje Lider / Koordynator Konsorcjum. Lider dokonuje rozliczeń na podstawie umowy konsorcjum ( IP II rekomenduje zawieranie umowy na realizację zadań w ramach projektu z Konsorcjantami). Rozliczenie między Konsorcjantami odbywa się za pomocą faktur lub równoważnych dokumentów księgowych. Do wniosku o płatność należy załączyć pełną dokumentację wydatków (zarówno Lidera jak też konsorcjantów). Lider jest odpowiedzialny za pozyskanie pełnej dokumentacji od Członków Konsorcjum i złożenie jej do IP II w celu rozliczenia. W Poddziałaniach nie przewiduje się przepływów pieniężnych do Przedsiębiorców Członków Konsorcjum. 32 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, 31.05.2011
Dochody w projekcie W każdym wniosku o płatność należy raportować dochody uzyskane w projekcie. Przez dochód rozumiemy różnicę między przychodem uzyskanym w ramach sprzedaży wyników projektu a kosztami operacyjnymi. Przez dochód rozumiemy również uzyskane odsetki od środków przekazywanych na realizację projektu w formie zaliczek i przechowywanych na rachunkach bankowych. 33 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, 31.05.2011
Dziękuję za uwagę! Ośrodek Przetwarzania Informacji Dział Wdrażania PO IG tel. 22 351 70 87 poig@opi.org.pl www.poig.opi.org.pl 34 Ośrodek Przetwarzania Informacji Warszawa, 31.05.2011