INSTRUKCJA OBSŁUGI MODUŁU REJESTRACJI ON-LINE ver.1.01 MATERIAŁY WEWNĘTRZNE PTT Gdańsk, dnia 11-03-2009 Opracował : Krzysztof Ślizewski Strona 1/12
WSTĘP W ramach rozbudowy Centralnej Bazy Danych PTT umożliwiono wszystkim organizatorom imprez tanecznych będących członkami wspierającymi dostęp do następujących narzędzi : Tworzenia strony internetowej dla imprezy możliwość umieszczania na niej podstawowych informacji o turnieju możliwość umieszczenia danych o sponsorach możliwość umieszczenia innych informacji Rejestrację zawodników on-line możliwość wprowadzania par przez wszystkich zainteresowanych startem w imprezie tanecznej (uwzględniając przepisy PTT o zgłaszaniu zawodników na turnieje) możliwość przeglądania zgłoszonych par możliwość pobrania list zgłoszeniowych przez sędziów skrutinerów. Jest to bardzo rozbudowane narzędzie (w dwóch wersjach językowych), dzięki któremu każdy organizator (nawet ten nie posiadający wielkich funduszy) będzie miał swoją stronę internetową powiązaną z CBD PTT, zawierającą podstawowe informacje na temat imprezy. Jednocześnie zostanie uporządkowana sprawa rejestracji zawodników, która zajmuje obecnie organizatorom bardzo dużo czasu. Zarówno organizator jaki i wszyscy zainteresowani będą mogli w dowolnym momencie sprawdzić liczbę zawodników zgłoszonych na turniej w poszczególnych kategoriach. Skróci się też czas przygotowania sędziów skrutinerów do turnieju, gdyż będzie możliwe pobranie wstępnie przygotowanych list startowych, a następnie odczytanie ich w programie skrutinerskim używanym na turniejach. Dodanie nowych modułów zwiaząnych z CBD powoduje wprowadzenie dodatkowych funkcji na poszczególnych poziomach dostępności. FORMULARZ IMPREZY Nowy moduł wymusza wykonanie niezbędnych zmiany w istniejącym programie CBD PTT. Pierwszym elementem, który ulegnie rozbudowie jest formularz zgłoszeniowy do kalendarza imprez, który tak jak dotychczas będzie wypełniany przez administratorów okręgowych po zatwierdzeniu imprez przez władze okręgu. Dane wymagane do wypełnienia to: nazwa turnieju data rozgrywania turnieju czy turniej rozgrywany w ramach GPP adres rozgrywania turnieju miejscowość kontakt do organizatora administrator www - ID organizatora (jako członka wspierającego) umożliwia to wskazanie organizatora jako osoby mającej uprawnienia do zarządzania (wprowadzania zmian i ustawień dla strony turnieju) strona www jeżeli organizator ma własną stronę można wpisać adres strony która będzie się wyświetlała przy bezpośrednim kliknięciu na nazwę imprezy w CBD PTT adres e-mail adres na który bedą przychodzić potwierdzenia rejestracji par w ramach danej imprezy. Spełnia to funkcję dodatkowej kontroli rejestracji on-line sędziowie skrutinerzy kategorie taneczne Strona 2/12
Po wypełnieniu całego formularza zgłoszeniowego imprezy należy dokonanić zapisu. Przy ponownym wejściu do na zapisaną imprezę na dole formularza pojawia się dodatkowa funkcja w postaci przycisku nazwanego GENERUJ REJESTRACJĘ ON-LINE. Naciśnięcie tego przycisku spowoduje wygenerowanie podstawowej wersji strony internetowej wraz z rejestracją on-line danej imprezy. Umożliwienie rejestracji on-line będzie uwarunkowane przekazaniem wszystkich niezbędnych danych do zatwierdzenia turnieju. Samo generowanie odrębnej strony internetowej dla każdego turnieju będzie dokonywane przez administrator okręgowy po uzyskaniu potwierdzenia od władz Okręgu. Organizator bierze odpowiedzialność za fakt iż wszystkie dokonywane zmiany są wykonywane przy aprobacie władz Okręgu (chodzi o to aby wszystkie zmiany dotyczące kategorii i zmian w składzie komisji sędziowskiej były potwierdzone przez Okręg.) Oczywiście doraźną kontrolę zgodności organizowanych turniejów z aktualnymi przepisami PTT (kontrola liczby kategorii w ciągu dnia) będzie sprawował administrator okręgowy oraz administrator główny. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości może on dokonać chwilowego wyłączenia strony dla poziomu ogólnodostępnego. Ponadto nie będzie możliwości rejestrowania on-line dla kategorii, które nie będą zgłoszone do CBD PTT. Strona 3/12
STRONA INTERNETOWA IMPREZY TANECZNEJ Wygenerowana podstawowa wersja strony internetowej imprezy tanecznej będzie miała następujący wygląd Podstawowa wersja strony w nagłówku ma informacje o nazwie turnieju przeniesione z formularza imprezy z wiersza nazwa (to co tam zostanie wprowadzone będzie wyświetlało się w nagłówku). Strona ta będzie dostępna i widoczna tylko dla administratora strony (organizatora), administratora danego okręgu oraz administratora głównego. Administrator strony będzie decydował o jej udostępnieniu dla wszystkich użytkowników po wprowadzeniu wszystkich niezbędnych informacji. STRONA GŁÓWNA W przypadku gdy na stronę wchodzi osoba o uprawnieniach umożliwiających zarządzanie stroną wówczas wygląd ekranu jest następujący. Zarządzanie podstroną odbywa się poprzez naciśnięcie ikonki pisaczka. Wówczas na ekranie pojawi się następujący ekran Jak widać na stronie głównej będzie możliwość określenia w jakiej wersji językowej strona będzie się miała pojawiać poprzez wstawienie lub brak znacznika przy określonej funkcji językowej. Po wstawieniu znacznika i zapisaniu w prawym górnym rogu pojawią się flagi które umożliwiają przełączanie wersji językowej. Strona 4/12
Na dzień dzisiejszy strona ma dwie wersje językowe polski (standardowy) oraz angielski. Innym ważnym elementem jest znacznik widoczności strony. Wprowadzenie znacznika spowoduje iż wszyscy będą mieli możliwość dostępu i korzystania ze strony bez konieczności logowania. Jednak jeżeli chodzi o rejestrację on-line w początkowej fazie użytkowania będzie możliwość rejestracji na dwa sposoby (patrz rozdział REJESTRACJA ON-LINE). Ponadto mamy możliwość wstawienia grafiki dotyczącej nagłówka (grafika nad elementami menu) oraz grafiki części dolnej strony głównej (poniżej menu) możemy podłączyć zarówno wersję polsko jak i angielską. Oczywiście wstawienie nagłówka w formie graficznej spowoduje zastąpienie nagłówka wygenerowanego w wersji podstawowej. Załączać można pliki graficzne z rozszerzeniem jpg szerokość grafiki należy przyjąć około 740 pixeli wysokość może być różna. Trzeba maksymalnie ograniczać wielkość załączanego pliku. Ma to znaczące znaczenie na szybkość wyświetlania się grafiki na stronie. Załączenie grafiki odbywa się poprzez naciśnięcie przycisku przeglądaj a następnie wskazaniu wcześniej przygotowanego pliku graficznego a następnie potwierdzenie załączenia. W tym momencie na ekran zostanie przywołana załączona grafika. Nagłówek będzie wyświetlany dla każdego z elementów menu. Przykładowy ekran strony głównej z załączoną grafiką. Strona 5/12
INFORMACJE Zarządzanie podstroną jest bardzo zbliżone do strony głównej. Aby wejść w opcje zarządzania należy nacisnąć ikonką z pisaczkiem co spowoduje iż napis INFORMACJE będzie podkreślony. Następnie klikamy w napis co spowoduje wywołanie następującego ekranu umożliwiającego uzupełnianie danych. Większość danych jest przenoszona bezpośrednio z formularza kalendarza wprowadzanego przez administratora okręgu. W tym miejscu można uzupełnić lub wpisać wszystkie niezbędne dane informacyjne dotyczące turnieju. Można również załączyć plik z mapką dojazdową na miejsce imprezy. Załączenie pliku podobnie jak na stronie głównej. Istnieje również możliwość zastąpienia danych informacyjnych wypełnianych w ramach formularza plikiem graficznym. Czyli wstawiając plik graficzny wszystkie dotychczasowe informacje znikną z ekranu. Plik powinnien mieć rozszerzenie.jpg szerokość max 740 pixseli. We wszystkich miejscach gdzie można załączać pliki graficzne trzeba dążyć aby ich objętość była jak najmniejsza. Załączenie pliku podobnie jak w innych wcześniejszych przypadkach. PROGRAM Na tej zakładce jest możliwość stworzenia ramowego programu turnieju. Jest to bardzo ważny element całości gdyż wprowadzone i zdefiniowana ramowa struktura turnieju jest wykorzystywana bezpośrednio w rejestracji on-line oraz listach startowych. Strona 6/12
Standardowo wszystkie dane związane z rodzajem tańca oraz kategoriami są przeniesione z formularza imprezy definiowanej przez administratora okręgowego. Każdy z elementów programu należy uporządkować i uszczegółowić. Zarządzanie programem na podstronie wykonujemy poprzez naciśnięcia ikonki pisaczka. Wówczas przy każdym z punktów turnieju pojawią się dwie możliwości: edycja (pisaczek) albo usunięcie (krzyżyk). Dokonanie edycji spowoduje wywołanie na ekran następującej formatki. W dwóch górnych wierszach mamy możliwość ustawienia daty oraz dodania informacji tekstowych. Informacje wprowadzone w tych wierszach są po dokonaniu zapisu są widoczne na ekranie. Dalej mamy możliwość definiowania lub zmiany już zdefiniowanego rodzaju tańca i kategorii, stylu. W tym celu należy z listy rozwijalnej wybrać interesujący nas kategorię wiekową, Strona 7/12
klasę, styl w dalszym etapie kolejne elementy. Następną informacją jaką możemy wprowadzić jest data po przekroczeniu której opłata startowa będzie większa oraz same opłaty za element programu imprezy (czyli za poszczególny punkt programu) pierwsza podstawowa oraz druga zwiększona ze względu na przekroczenie terminu granicznego. W przypadku zdefiniowania daty i kwot ma to wpływ na informacje wyświetlane podczas dokonywania samej rejestracji. Po zaznaczeniu poszczególnych elementów turnieju program naliczy opłaty w zależności ilosci od wybranych elementów turnieju. W przypadku gdy opłaty nie są zdefiniowane wówczas podczas rejestracji pojawi się komunikat iż opłaty będą naliczone zgodne z regulaminem turnieju. Ostatnim elementem definiowanym przez zarządzającym stroną jest data rozgrywania imprezy oraz ustalenie godz. rozpoczęcia poszczególnych elementów programu turnieju. Umożliwi to prawidłową sortację poszczególnych elementów turnieju oraz kontrolę podczas rejestracji par czy w danym terminie para nie jest zarejestrowana na inny turniej. Układ i informacje definiowane w ramach podstrony PROGRAM są bardzo istotne ze względu na wykorzystywanie go przy rejestracji on-line oraz listach startowych. SĘDZIOWIE Komisja sędziowska zdefiniowana przez administratora okręgowego w formularzu imprezy jest przenoszona do tej podstrony. Klikając na pisaczek możemy edytować dotychczas wpisanych sędziów natomiast klikając na napis SĘDZIOWIE można dodać dodatkowego sędziego. Polskich sędziów można wybierać z listy rozwijalnej poprzez nazwisko natomiast sędziów zagranicznych należy wpisać bezpośrednio z klawiatury. Strona 8/12
REJESTRACJA ON-LINE Formatka umożliwi bezpośrednie rejestrowanie się zawodników na wybrany turniej. W związku z faktem iż przepisy PTT ograniczają możliwości samodzielnego rejestrowania się par na turnieje tańca opcja rejestracji będzie w różny sposób reagowała na wprowadzanie par polskich i zagranicznych. Rejestracja par polskich przez CBD PTT Rejestracji par polskich może dokonać wyłącznie członek wspierający (klub znajdujący się w CBD PTT posiadający swoje ID oraz hasło). Aby dokonać rejestracji należy być zalogowanym do CBD i dokonać wyboru imprezy z kalendarza imprez lub nie logując się do bazy najpierw wybrać interesującą nas imprezę a dopiero tam dokonać logowania do CBD. Logowanie danemu członkowi wspierającemu umożliwi dostęp do swoich zawodników znajdujących się w CBD. Chcąc zarejestrować zawodnika czy parę na imprezę należy wybrać interesującą nas osobę z listy rozwijalnej. Wybór spowoduje wczytanie się danych całej pary z CBD niezależnie od tego czy wybierzemy nazwisko partnera czy partnerki. Następnie należy zaznaczyć znacznikiem obok nazwy kategorii do których chcemy zgłosić wybraną wcześniej parę. Po wykonani tej operacji należy wykonać potwierdzenie rejestracji naciskając przycisk DALEJ. Spowoduje to przejście do następnego okienka weryfikacji danych na którym będą dane pary, kategorie do jakich mają być zarejestrowani oraz informacja o płatnościach. Strona 9/12
Następnie należy zatwierdzić dane klikając przycisk DODAJ ZŁOSZENIE. Spowoduje to zarejestrowanie pary oraz wysłanie potwierdzenia zgłoszenia na adres podany przez organizatora (patrz nowe funkcje w formularzu imprezy). Podczas dokonywania rejestracji pary będzie dokonana kontrola czy para w danym terminie nie jest już zarejestrowana na inny turniej. Jeżeli taka sytuacja ma miejsce wówczas otrzymamy informację o tym fakcie na ekranie a rejestracja nie zostanie dokonana. Para nie będzie mogła być zarejestrowana na dwa turnieje w tym samym dniu. W takim przypadku należy najpierw wycofać parę z imprezy (patrz LISTA ZŁOSZEŃ) na którą jest już zarejestrowana i dokonać ponownej rejestracji na imprezę docelową. Fakt wycofania jest odnotowany na liście zgłoszeń. Rejestracja par zagranicznych Wybór kraju z listy rozwijalnej różnego od Polski umożliwi rejestrację pary bez wpisywania ID, ale z wpisywaniem wszystkich danych pary takich jak imiona, nazwiska, kategoria wiekowa, itd. Każda para zagraniczna będzie miała możliwość samodzielnej rejestracji wpisując swoje podstawowe dane osobowe. Pozostała część rejestracji jest identyczna jak dla polskich par. W przypadku gdy polska para będzie chciała się zarejestrować samodzielnie wykorzystując ten mechanizm nie będzie mogła wybrać poprawnie kraju czyli Polski ponieważ nie ma jej na liście. Rejestrację par organizator ma możliwość zamknięcia w każdej chwili poprzez wcisnięcie przycisku ZAMKNIĘCIA REJESTRACJI. Uniemożliwia to rejestrację wszystkim członkom wspierającym. Strona 10/12
Rejestracja bez bazy Na dzień dzisiejszy istnieje możliwość włączenia rejestracji on-line pomijającą korzystanie z bazy. W dolnej części ekranu zakładki PROGRAM jest możliwość zaznaczenia iż rejestracja ma się odbywać z pominięciem bazy. Zaznaczenie tej opcji spowoduje iż na turniej rejestrować mogą się wszyscy indywidualnie bez potrzeby logowania czyli podobnie jak dla par zagranicznych. LISTA ZGŁOSZEŃ Lista zgłoszeń wygląda następująco: Jak można zauważyć układ listy zgłoszeń jest identyczny z układem rejestracji a bezpośredni wpływ na jego układ ma osoba zarządzająca stroną (członek wspierający) który tworząc program tworzy ramowy plan imprezy. Listy można rozwinąć i podglądnąć jakie pary zostały zgłoszone na turniej. W tym właśnie miejscu każdy z członków wspierających przy zalogowaniu ma możliwość Strona 11/12
wycofania wcześniej zgłoszonych zawodników. W tym celu w kolumnie akcja jest dostępna funkcja WYCOFANIA. Oczywiście każdy członek wspierający ma możliwość wycofania swoich zawodników. Organizator jako członek wspierający ma oprócz możliwości wycofania również możliwość USUWANIA par. Ponadto poprzez kliknięcie na ikonę pisaczka istnieje możliwość ręcznego nadania numerów startowych oraz funkcji edycyjnych przy danych zawodników. Funkcji nadawania numerów startowych używamy po zamknięciu rejestracji. SPONSORZY W ramach tej zakładki możemy wstawiać elementy graficzne z rozszerzeniem jpg oraz dodawać opisy i ewentualnie wpisywać linki LOGOWANIE Umożliwi uwierzytelnienie członka wspierającego do używania funkcji tworzenia strony internetowej imprezy tanecznej oraz rejestracji par. Innym rozszerzeniem działania bazy jest możliwość pobierania przez skrutinerów list startowych w formacie umożliwiającym wczytanie ich do programu skrutinerskiego. Ściągając listy startowe na dany turniej będą one zawierały aktualne dane zawodników znajdujące się w bazie na dzień ściągania list. Zmniejszy to czas pracy przygotowania do turnieju. Strona 12/12