Staże i praktyki zagraniczne dla osób kształcących się i szkolących zawodowo



Podobne dokumenty
Staże i praktyki zagraniczne dla osób kształcących się i szkolących zawodowo

Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji Staże i praktyki zagraniczne dla osób kształcących się i szkolących zawodowo

Zarządzanie finansami w projektach EFS 03 w ramach PO KL

Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji. Zarządzanie finansami w projektach mobilności LdV oraz projektach staży IVT finansowanych z PO KL

Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji Narodowa Agencja Programu Uczenie się przez całe życie Program Leonardo da Vinci

Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji Narodowa Agencja Programu Uczenie się przez całe życie Program Leonardo da Vinci

Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji Narodowa Agencja Programu Uczenie się przez całe Ŝycie Program Leonardo da Vinci

Kursy Intensywne Erasmusa

Program Erasmus. Spotkanie informacyjne dla pracowników kwestur i działów finansowych uczelni

Kursy Intensywne Erasmusa. Rok akademicki 2013/ 2014

Kursy Intensywne Erasmusa 2012

Wytyczne do raportów końcowych w ramach Programu Uczenie się przez całe życie Kontrakt 2012

Kursy Intensywne Erasmusa IP 2012

Wytyczne do raportów końcowych w ramach Programu Uczenie się przez całe życie Kontrakt 2012

Kursy Intensywne Erasmusa IP 2011

Zarządzanie finansami w projektach

Zarządzanie finansami w projekcie Polsko-Ukraińska Rada Wymiany Młodzieży KONKURS 2016

Zarządzanie finansami w projektach

Wizyty Studyjne. Zasady udziału w wizytach studyjnych w roku szkolnym 2013/2014

Mobilność Erasmusa 2011/ Umowa z NA. 2. Przewodnik dla Beneficjenta Koszty uprawnione:

Wytyczne do raportów końcowych w ramach Programu Uczenie się przez całe życie Kontrakt 2013

Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji

Wytyczne do raportów końcowych w ramach Programu Uczenie się przez całe życie Kontrakt 2013

Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji

Zarządzanie finansami Spotkanie wprowadzające 2019

SPIS TREŚCI. 1. Kategorie budżetowe w projekcie. 2. Przesunięcia pomiędzy kategoriami budżetu. 3. Kwalifikowalność kosztów koszty nieuprawnione

Zarządzanie finansami

Polsko- -Ukraińska Rada Wymiany Młodzieży. Zarządzanie finansami. Spotkanie wprowadzające 2019 r.

Zarządzanie finansami Spotkanie wprowadzające 2017

Zarządzanie finansami w projekcie

Zarządzanie finansami w projekcie

ZARZĄDZANIE FINANSAMI W PROJEKCIE

Zarządzanie finansami w projekcie

Zarządzanie finansami w projekcie

Zarządzanie finansami

Mobilność edukacyjna studentów i pracowników uczelni. Rok akademicki 2014/2015. Kontrole 2014

Zarządzanie finansami w projekcie

Projekty mobilności edukacyjnej w sektorze Edukacji Dorosłych. Zarządzenie finansami w projekcie UMOWY 2016/ 2017

Projekty mobilności osób uczących się i kadry w ramach kształcenia i szkolenia zawodowego. Zarządzenie finansami w projekcie UMOWY 2017

Polsko- -Ukraińska Rada Wymiany Młodzieży. Zarządzanie finansami

Projekty mobilności edukacyjnej w sektorze Kształcenie i szkolenia zawodowe. Zarządzenie finansami w projekcie UMOWY 2018

Polsko- -Ukraińska Rada Wymiany Młodzieży. Finanse w Projekcie. Spotkanie informacyjne 2019 r.

WYJAZDY INDYWIDUALNE UCZNIÓW. Program COMENIUS

Program Leonardo da Vinci

Zarządzanie finansami Spotkanie wprowadzające 2018

Kursy Intensywne Erasmusa IP 2011

Raport końcowy Wizyty Studyjne FUNDUSZ STYPENDIALNY I SZKOLENIOWY Numer dokumentu: XXX

Program Leonardo da Vinci

Projekty mobilności edukacyjnej w sektorze Edukacji Dorosłych. Zarządzenie finansami w projekcie UMOWY 2017

Program Leonardo da Vinci

Program Leonardo da Vinci Raport cząstkowy TOI Zarządzenie finansami w projekcie Warszawa, r.

Załącznik nr II Wytyczne do raportu finansowego dla projektów w ramach Polsko- Litewskiego Funduszu Wymiany Młodzieży Format 2.

OGÓLNE INFORMACJE... 1 FORMY DOFINANSOWANIA... 1 WARUNKI KWALIFIKOWALNOŚCI KOSZTÓW... 2 RAPORT KOŃCOWY WYTYCZNE OGÓLNE... 2

Akcja 2 Kształcenie i szkolenie zawodowe Partnerstwa strategiczne

PROGRAM LEONARDO DA VINCI PROJEKTY MOBILNOŚĆI IVT, PLM & VETPRO

SPOTKANIE DLA KOORDYNATORÓW PROJEKTÓW DOFINANSOWANYCH W 2018 ROKU W RAMACH PURWM. Warszawa

Rozliczanie kosztów podróży służbowych

Wytyczne do raportów końcowych w ramach Programu Uczenie się przez całe Ŝycie

7. Podstawą rozliczenia kosztów przejazdu prywatnym samochodem dla celów podróży krajowej lub zagranicznej są umowa o przejazd samochodem prywatnym

Zarządzanie finansami w projektach

Rozliczanie podróży służbowych

Program Leonardo da Vinci

Wytyczne do raportów końcowych w ramach Programu Uczenie się przez całe Ŝycie dla kontraktu 2011

PRAKTYCZNY PRZEWODNIK DLA WNIOSKODAWCÓW

OGÓLNE INFORMACJE... 2 FORMY DOFINANSOWANIA... 2 WARUNKI KWALIFIKOWALNOŚCI KOSZTÓW... 2 RAPORT KOŃCOWY WYTYCZNE OGÓLNE... 3

Akcja 2 Partnerstwa strategiczne na rzecz edukacji dorosłych

UMOWA FINANSOWA 2017

Program Operacyjny Kapitał Ludzki

4 1. Pracownik ubiegający się o wydanie polecenia wyjazdu służbowego za granicę na wykonanie zadań określonych w 2, składa do Działu Nauki i Współprac

Instrukcja w sprawie określenia zasad delegowania i rozliczania kosztów podróży służbowych pracowników Uniwersytetu Rzeszowskiego

Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji ul. Mokotowska Warszawa

Typy kontroli oraz ich charakter w ramach realizowanych projektów Erasmus+ Szkolnictwo wyższe

Zasady dokumentowania wydatków i opisywania dokumentów dowodowych

Program Leonardo da Vinci

Program Leonardo da Vinci

podstawie wniosku złożonego osobiście, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do zarządzenia;

Zasady dokumentowania wydatków i opisywania dokumentów dowodowych

UMOWA FINANSOWA KONKURS 2018

Zasady dokumentowania wydatków ponoszonych w projektach realizowanych w ramach PO KL

WIZYTY PRZYGOTOWAWCZE. Fundusz Stypendialny i Szkoleniowy. Raport końcowy

OGÓLNE INFORMACJE... 2 FORMY DOFINANSOWANIA... 2 WARUNKI KWALIFIKOWALNOŚCI KOSZTÓW... 2 RAPORT KOŃCOWY WYTYCZNE OGÓLNE... 2

AKCJA 2 ZARZĄDZANIE FINANSAMI RAPORTY KOŃCOWE

ROZLICZENIA KOSZTÓW. w ramach działania. Szkolenia zawodowe dla osób zatrudnionych w rolnictwie i leśnictwie objętego PROW na lata

Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji Narodowa Agencja Programu Uczenie się przez całe życie. Program Erasmus

Program Leonardo da Vinci Raport końcowy TOI Rozliczenie końcowe. Warszawa, r.

mgr Mirosław Przewoźnik

Takie koszty wynikające z realizacji działań uznaje się za kwalifikowalne po przedstawieniu dokumentów potwierdzających, na następujących warunkach:

DOKUMENTY FINANSOWE W RAMACH MECHANIZMU FINANSOWEGO EUROPEJSKIEGO OBSZARU GOSPODARCZEGO ORAZ NORWESKIEGO MECHANIZMU FINANSOWEGO

ZARZĄDZANIE PRZEDSIĘWZIĘCIEM

Program Leonardo da Vinci

ROZLICZENIA KOSZTÓW. w ramach działania. Szkolenia zawodowe dla osób zatrudnionych w rolnictwie i leśnictwie objętego PROW na lata

Tabela zmian z sierpnia 2010 r.

RAPORT KOŃCOWY 2013 PROGRAM UCZENIE SIĘ PRZEZ CAŁE ŻYCIE WIZYTY PRZYGOTOWAWCZE

Podróże służbowe. Zagraniczne, krajowe

REGULAMIN PODRÓŻY SŁUŻBOWYCH ODBYWANYCH POZA GRANICE KRAJU

Wytyczne do Raportu Finansowego. dla projektów programu Młodzież w działaniu 2012 czyli mini przewodnik. 1 S t r o n a

Przykładowa lista dokumentów potwierdzających poniesienie i kwalifikowalność wydatków r.

Zasady dokumentowania wydatków i opisywania dokumentów dowodowych

WYTYCZNE DOTYCZĄCE WYDATKOWANIA ORAZ ROZLICZANIA WSPARCIA POMOSTOWEGO. przyznanego w ramach Projektu: Zmiana na lepsze

Transkrypt:

Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji Staże i praktyki zagraniczne dla osób kształcących się i szkolących zawodowo Pytania i odpowiedzi rozliczenie finansowe projektu Projekt współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Społecznego

Kwalifikowalność kosztów projektu Koszty uprawnione: KATEGORIA ZARZĄDZANIE usługi telekomunikacyjne, pocztowe, kserograficzne zakup materiałów biurowych wynagrodzenia i/lub honoraria osób zarządzających projektem wynagrodzenia ekspertów dokonujących ew. ewaluacji projektu sprzęt niezbędny do realizacji zadań w trakcie trwania projektu odzież ochronna dla stażystów opłaty za przelewy bankowe monitoring i kontrola przed rozpoczęciem staży oraz w ich trakcie (wizyta monitorująca-przygotowawcza)

Kwalifikowalność kosztów projektu KATEGORIA ZARZĄDZANIE Koszty nieuprawnione: koszty prowadzenia konta

Kwalifikowalność kosztów projektu KATEGORIA PRZYGOTOWANIE Koszty uprawnione: wynagrodzenia i/lub honoraria dla osób prowadzących zajęcia zakup materiałów (słowniki, przewodniki, materiały biurowe konieczne do przeprowadzenia przygotowania) koszty wydarzeń kulturalnych związanych z tematyką projektu (bilety do muzeów, teatrów) organizacja spotkań integrujących polskich uczestników w organizacji przyjmującej

Kwalifikowalność kosztów projektu KATEGORIA PRZYGOTOWANIE Koszty nieuprawnione: koszty zajęć turystycznych i rozrywkowych, jeśli nie łączą się z przygotowaniem kulturowym

Kwalifikowalność kosztów projektu KATEGORIA PODRÓŻ Koszty uprawnione: podróż z miejsca zamieszkania uczestnika do miejsca odbywania stażu w kraju docelowym i z powrotem najtańszym, uzasadnionym środkiem transportu każdy uczestnik ma prawo do refundacji tylko jednego przejazdu tam i z powrotem, marża pośrednika / biura podróży koszt przewozu 1 sztuki bagażu na uczestnika (o ile cena biletu nie uwzględnia bagażu głównego)

Kwalifikowalność kosztów projektu KATEGORIA PODRÓŻ Koszty nieuprawnione: koszty bagażu dodatkowego koszty zmiany rezerwacji biletu (daty, nazwiska) o ile nie wynikają one z działania siły wyższej koszty dodatkowe związane z wymianą nauczycieli

Kwalifikowalność kosztów projektu KATEGORIA UTRZYMANIE Koszty uprawnione: zakwaterowanie wyżywienie ubezpieczenie przejazdy lokalne kieszonkowe

OGÓLNE ZASADY FINANSOWE KOSZTY NIEUPRAWNIONE VAT jeśli instytucja Beneficjenta może go odzyskać straty związane z różnicami kursowymi koszty nieudokumentowane koszty poniesione przed rozpoczęciem i po zakończeniu okresu uprawnienia określonym w umowie wydatki nadmierne i nierozważne koszty nie związane z realizowanym projektem

Zastosowanie prawidłowego kursu Euro podczas realizacji projektu

Określenie kwoty dofinansowania Miesięczny obrachunkowy kurs wymiany Komisji Europejskiej aktualny na dzień ogłoszenia naboru do Programu LLP-2012 z dnia 3 sierpnia 2012r. Kurs euro wynosi EUR= 4,1207 PLN. -dla umów podpisanych w 2013 r. -służy do przeliczenia budżetu (oraz poszczególnych kategorii budżetowych) wyrażonego we wniosku w walucie EUR na PLN.

Rozliczenie poniesionych kosztów Miesięczny kurs obrachunkowy wymiany ustalony przez Komisję Europejską i opublikowany na jej stronie internetowej z dnia dokonania płatności zaliczkowej przez FRSE na rzecz beneficjenta: - służy do przeliczenia kosztów rzeczywistych (podróży) poniesionych w projekcie w walucie innej niż PLN; - FRSE poinformuje beneficjenta w formie pisemnej (mailowo) o dacie przekazania płatności po przekazaniu zaliczki; - kurs ten może być różny dla poszczególnych Beneficjentów.

PODSUMOWANIE Przeliczenie wydatków poniesionych w walucie innej niż PLN w celu złożenia raportu w rozbiciu na poszczególne kategorie: kategorie ryczałtowe: zarządzanie, przygotowanie, utrzymanie - w celu zminimalizowania różnic kursowych możliwym jest zastosowanie kursu zgodnego z polityką rachunkowości stosowaną w instytucji beneficjenta; kategoria rzeczywista: podróż - miesięczny kurs obrachunkowy wymiany ustalony przez Komisję Europejską i opublikowany na jej stronie internetowej z dnia dokonania płatności zaliczkowej przez FRSE na rzecz beneficjenta.

Jakie są różnice pomiędzy projektami realizowanymi w ramach Programu LLP LdV,a projektami realizowanymi w ramach ESF01-POKL? waluta umowy - umowy w projektach ESF01-POKL określają kwotę dofinansowania w PLN raport składany jest w PLN wydatki poniesione w PLN nie wymagają przewalutowania ewidencja księgowa (źródła finansowania) opis dokumentów finansowych inne wzory formularzy (m.in. lista dowodów księgowych, brak oświadczenia o kursie) logotypy (wizualizacja projektu)

Jak udokumentować koszty utrzymania opiekunów? Potwierdzeniem kosztów utrzymania opiekuna jest dokument (w formie certyfikatu lub pisma) potwierdzający obecność osoby towarzyszącej na miejscu oraz w okresie odbywania stażu przez uczestników. Dokument musi zostać opatrzony pieczęcią oraz podpisem reprezentanta prawnego organizacji partnerskiej. Jak rozliczyć wizytę monitorującą/przygotowawczą? Koszty wizyty monitorującej lub przygotowawczej należy rozliczyć w kategorii zarządzanie. Kategoria ta jest kategorią ryczałtową. Wydatki należy rozliczyć zgodnie z przepisami prawa krajowego (np. poleceniem wyjazdu zagranicznego, ewidencji przejazdu, itd.), określającymi zasady rozliczania wyjazdu służbowego.

Jak rozliczyć wymieniających się opiekunów? W przypadku wymiany osób towarzyszących podczas trwania stażu, należy podzielić przyznaną w budżecie kwotę na utrzymanie oraz podróż pomiędzy osoby wymieniające się. Kosztami uprawnionymi w kategorii podróż jest koszt biletów na przejazd razem z uczestnikami. Koszty podróży między stażowej należy w uzasadnionych przypadkach rozliczyć w kategorii zarządzanie lub opłacić ze środków własnych. Suma rozliczanych kwot na utrzymanie osób wymieniających się nie może przekroczyć wysokości przyznanej stawki. Jak również poszczególne kwoty nie mogą przekraczać wysokości tygodniowych stawek wynikających z wytycznych Programu.

Jakie koszty stanowią najczęściej koszty niekwalifikowane projektu? Najczęstszą przyczyną wystąpienia kosztów nieuprawnionych w projekcie jest przekroczenie budżetu poszczególnych kategorii budżetowych lub wysokości maksymalnych stawek komisyjnych przyznanych na zarządzanie, przygotowanie lub utrzymanie. Co zrobić gdy kwota faktury nie da się podzielić na uczestników do dwóch miejsc po przecinku? W przypadku gdy kwota faktury jest niepodzielna dopuszczalne jest dodanie groszy do wybranych uczestników. Należy uważać by nie przekroczyć maksymalnej wysokości jednostkowych stawek komisyjnych.

Jak należy dokumentować koszty projektu? 1. Rzeczywiste koszty podróży należy udokumentować w następujący sposób: podróż samolotem wymagane jest przedstawienie biletów lotniczych (tradycyjnych lub internetowych), kart pokładowych oraz ewentualnie faktury VAT jeżeli na biletach nie ma widocznej ceny; podróż autobusem wymagane jest przedstawienie faktury oraz dołączenie informacji na temat trasy podróży, daty podróży, uczestników jeżeli nie wynika to z faktury; podróż koleją - wymagane jest przedstawienie biletów oraz ewentualnie faktury VAT jeżeli na biletach nie ma widocznej ceny; Podróż powinna się odbyć w dniu poprzedzającym rozpoczęcie stażu, a podróż powrotna powinna się odbyć następnego dnia po jego zakończeniu.

Jak należy dokumentować koszty projektu? c.d. podróż samochodem prywatnym lub służbowym w zależności od tego, który wariant jest najtańszy: - przy zastosowaniu stawki za kilometr zgodnie z wewnętrznymi zasadami danej organizacji, przy czym zgodnie z 2 Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. Nr 27, poz. 271 ze zm.) stawka nie może być wyższa niż kwota ustalona w tym rozporządzeniu (kwota ta zmieniana jest w drodze nowelizacji rozporządzenia, stosownie do zmian cen) i nie wyższa niż 0,22 EUR - wg kursu z dnia ogłoszenia naboru do Programu Uczenie się przez całe życie - na podstawie ceny biletu kolejowego w drugiej klasie - na trasie przejazdu samochodu. Zostanie zwrócona równowartość tylko jednego biletu, niezależnie od tego, ile osób podróżuje w tym samym pojeździe (w przypadku braku połączenia kolejowego na danej trasie, na podstawie ceny biletu autokarowego lub lotniczego w zależności, który wariant jest najtańszy) Do dokumentacji beneficjent powinien zachować swoje oświadczenie o odbyciu podroży samochodem osobowym wraz z podaniem liczby przejechanych kilometrów oraz otrzymane z PKP oświadczenie o wysokości ceny ww. biletu, ewentualnie wydruk ze strony internetowej. O wystawienie oświadczenia do PKP występuje sam beneficjent.

Jak należy dokumentować koszty projektu? c.d. 2. W przypadku kosztów utrzymania: potwierdzenie uczestnictwa w działaniu zaświadczenie o uczestnictwie zawierające datę rozpoczęcia i zakończenia działania, podpisane przez przedstawiciela prawnego organizacji przyjmującej i/lub inne odpowiednie dokumenty potwierdzające okres pobytu za granicą. 3. W przypadku kosztów przygotowania pedagogicznego, kulturowego i językowego: kompletną listę uczestników i potwierdzenie realizacji działań (lub uczestnictwa w działaniach) przygotowawczych podpisana przez uczestników. 4. W przypadku kosztów organizacji mobilności: listę i rzeczywistą liczbę uczestników (z wyłączeniem osób towarzyszących).

Jak należy opisywać dokumenty źródłowe? Prawidłowo opisany dokument musi na odwrocie zawierać zapisy: zapis o sprawdzeniu pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym, opis jaka kwota została rozliczona ze środków POKL ESF01 w ramach projektu nr oraz w ramach jakiej linii budżetowej, krótki opis czego dotyczy, oznaczenie, zgodne z listą dowodów księgowych zamieszczoną na stronie internetowej www.pokl.frse.org.pl ułożone zgodnie z listą dowodów księgowych (faktura + wyciąg bankowy/dowód kasowy). Opis wymagany jest dla kosztów rzeczywistych, natomiast zalecany przy pozostałych kosztach.

Jakie dokumenty potwierdzają dokonanie płatności? Do każdego przesłanego dowodu księgowego dotyczącego projektu należy dołączyć dokument potwierdzający dokonanie płatności, zgodnie z poniższą zasadą: w przypadku płatności gotówkowej - dowodem jest faktura lub inny dokument księgowy o równoważnej wartości dowodowej z adnotacją, że zapłacono gotówką lub inny dokument potwierdzający rozchód z kasy beneficjenta; w przypadku płatności przelewem - dokumenty potwierdzające dokonanie przelewu np. wyciąg bankowy.

Wytyczne FRSE, odnoszące się do specyfiki dofinansowania Programu Uczenie się przez całe życie Leonardo da Vinci nie zwalniają z obowiązku stosowania przepisów prawa krajowego, ustawy o finansach publicznych, ustawy o rachunkowości czy przepisów odnoszących się do kontroli podatkowej i skarbowej; zawierają jedynie wskazówki, które mogą być pomocne przy sporządzaniu raportów końcowych w ramach projektów ESF01-POKL realizowanych na zasadach Programu Uczenie się przez całe życie LdV.

Kontakt Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji ul. Mokotowska 43, 00-551 Warszawa tel.: (22) 46-31-000 fax: (22) 463 10 21 Zespół Rozliczeń Finansowych dla POKL ESF01 Małgorzata Lipska tel. (22) 46 31 143 mlipska@frse.org.pl Adam Wierzchowski tel. (22) 46 31 149 awierzchowski@frse.org.pl Koordynator: Małgorzata Sztarbała tel. (22) 46 31 134 msztarbala@frse.org.pl