MINISTERSTWO ROZWOJU REGIONALNEGO DEPARTAMENT ZARZĄDZANIA PROGRAMAMI KONKURENCYJNOŚCI I INNOWACYJNOŚCI Instrukcja wypełniania wniosku beneficjenta o płatność w ramach Priorytetu IX Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka (obowiązuje dla Planów Działań składanych na 2010 r.) Warszawa, październik 2009 r.
Niniejsza Instrukcja wypełniania wniosku beneficjenta o płatność w ramach Priorytetu IX PO IG obowiązuje dla wydatków ponoszonych w ramach Planów Działań składanych na 2010 r. Ogólne zasady składania wniosków o płatność 1. Wnioski o płatność IZ, IP, POT przedkładane są do IZ w celu weryfikacji, zatwierdzenia i poświadczenia wydatków oraz przekazania do certyfikacji 2. Wnioski o płatność IW przedkładane są IP w celu weryfikacji, zatwierdzenia i poświadczenia wydatków oraz przekazania do certyfikacji POT pełniący funkcję Instytucji Wdrażającej (IW), ze względu na umowę na wdrażanie działania 6.4 PO IG zawartą z Instytucją Zarządzającą (IZ) PO IG w systemie wdrażania PT PO IG jest rozliczany na zasadach obowiązujących IP i składa wniosek o płatność bezpośrednio do IZ. IZ w uzasadnionych przypadkach może uzupełnić lub wprowadzić zmianę zapisów niniejszego dokumentu. W takim przypadku o dokonanej zmianie IZ informuje pisemnie wszystkie IP a IP informują wszystkie IW. Wszelkie zmiany dokonane w tym trybie będą uwzględniane w Instrukcji wypełniania wniosku beneficjenta o płatność w ramach Priorytetu IX PO IG przy jej najbliższej aktualizacji. Wniosek beneficjenta o płatność przedkładany może być w celu: 1) rozliczenia wydatków poniesionych ze środków budżetowych; 2) przekazania informacji o postępie rzeczowym projektu (funkcja sprawozdawcza beneficjent wypełnia: dane beneficjenta, informację o osobach wyznaczonych do kontaktu, a także osi priorytetowej, działaniu, poddziałaniu, nazwie projektu, numerze projektu, numerze umowy/decyzji o dofinansowanie poz. 1-7, a także część sprawozdawczą wniosku o płatność, tj. poz. 13-21); 3) rozliczenia środków przekazanych w ramach wcześniejszych transz zaliczkowych z ewentualnym wnioskowaniem o kolejne transze środków (beneficjent wypełnia poz. 1-21); 4) wnioskowania o refundację części lub całości wydatków sfinansowanych ze środków beneficjenta (beneficjent wypełnia poz. 1-21). Rozliczenie wydatków dokonywane jest na podstawie wniosku beneficjenta o płatność złożonego przez IP lub IW, sporządzonego w aktualnej wersji Generatora Wniosków o Płatność udostępnionej na stronie internetowej www.poig.gov.pl. Wniosek beneficjenta o płatność powinien uwzględniać wydatki poniesione przez upoważnioną Instytucję Dokument musi być złożony w wersji papierowej: w 2 egzemplarzach w tym jeden egzemplarz wraz z załącznikami oraz na nośniku elektronicznym (obligatoryjnie). Wersja elektroniczna musi być tożsama z wersją papierową. Tożsamość obu wersji wniosku o płatność potwierdza suma kontrolna. 2
Wniosek należy czytelnie podpisać z podaniem miejscowości i daty oraz opatrzyć imienną pieczątką. Wniosek podpisuje osoba upoważniona do reprezentowania beneficjenta i zaciągania w jego imieniu zobowiązań finansowych. W przypadku zmiany osoby upoważnionej beneficjent zobowiązany jest załączyć aktualne upoważnienie. Wydatki wykazane we wniosku muszą być wydatkami: a) niezbędnymi do prawidłowej realizacji Projektu, b) wskazanymi w Harmonogramie rzeczowo-finansowym, c) faktycznie poniesionymi w okresie kwalifikowalności wydatków, d) zweryfikowanymi i zatwierdzonymi, e) prawidłowo udokumentowanymi. Wydatki wykazane we wniosku muszą być wydatkami związanymi z realizowanym projektem (tylko wydatki kwalifikowane).. W przypadku nieponiesienia przez beneficjenta wydatków w okresie sprawozdawczym, w terminie wskazanym w umowie o dofinansowanie projektu, beneficjent musi złożyć wniosek, w którym pkt. 8-12 pozostają niewypełnione wniosek stanowi wówczas narzędzie umożliwiające monitorowanie postępu rzeczowego finansowego realizacji projektu i pozyskanie danych niezbędnych do sporządzenia sprawozdania z realizacji Priorytetu. W przypadku, gdy wniosek zawiera tylko część sprawozdawczą należy w zakładce nr 3 Projekt zaznaczyć pole Sprawozdanie. Pola zaznaczone na szaro nie są wypełniane przez beneficjenta. Pola te wypełnia pracownik instytucji dokonującej weryfikacji złożonego wniosku. INSTRUKCJA WYPEŁNIANIA POSZCZEGÓLNYCH POZYCJI WNIOSKU Kiedy beneficjent powinien złożyć wniosek o płatność decydując się na system kwartalny. Czy beneficjent wykazał poniesione koszty i odpowiadające im wydatki (wydatki poniesione najpóźniej przed terminem złożenia wniosku? Czy beneficjent musi złożyć kwartalny wniosek o płatność? Czy beneficjent musi złożyć półroczny wniosek o płatność? TAK TAK NIE DOTYCZY I kwartał NIE NIE NIE DOTYCZY TAK TAK TAK II kwartał NIE NIE TAK TAK TAK NIE DOTYCZY III kwartał NIE NIE NIE DOTYCZY TAK TAK TAK IV kwartał NIE NIE TAK 3
Uwaga! Wydatki RIF za IV kwartał muszą być ujęte we wniosku o płatność końcową IP. 1.W komórce do (format: rrrr - mm dd) należy wpisać datę ostatniego dnia danego miesiąca/kwartału lub inną datę wynikającą ze wskazania przez IZ. W sytuacji, gdy składany jest wniosek z wypełnioną jedynie częścią sprawozdawczą, datą końcową jest koniec półrocza kalendarzowego. Okres, za jaki sporządza się wniosek o płatność, powinien odpowiadać okresowi, w jakim zostały zapłacone zobowiązania wynikające z faktur dokumentów o równoważnej wartości dowodowej, poświadczających poniesienie wydatków. We wniosku za dany okres, należy wykazywać wszystkie wydatki poniesione przez beneficjenta w tym okresie. Wnioski o płatność mogą być składane za pełne miesiące, nie częściej niż raz na miesiąc i nie rzadziej niż raz na kwartał. W przypadku wniosku o płatność końcową data do jest datą zakończenia realizacji projektu określone w umowie/decyzji o dofinansowanie. Przykład: 1) W przypadku wniosku o płatność pośrednią datą końcową jest: - data zakończenia miesiąca (np. 2010.01.31, 2010.02.28, 2010.04.30 2010.05.31, 2010.07.31, 2010.08.31, 2010.10.31, 2010.11.30) jeśli wniosek jest składany w okresach miesięcznych. Termin złożenia wniosku o płatność upływa 35 dni po dniu zakończeniu miesiąca, - data zakończenia kwartału kalendarzowego (np. 2010.03.31, 2010.09.30) jeśli wniosek jest składany w okresach kwartalnych. Termin złożenia wniosku o płatność upływa 35 dni po dniu zakończeniu kwartału, - data zakończenia półrocza kalendarzowego (np. 2010.06.30) jeśli we wniosku nie wykazano poniesienia kosztów w I kwartale i odpowiadających im wydatków. Termin złożenia wniosku o płatność upływa 35 dni po dniu zakończeniu półrocza. 2) W przypadku wniosku o płatność końcową datą końcową jest: - data zakończenia realizacji projektu - faktura/rachunek/inny dokument księgowy na podstawie, której/którego powstało zobowiązanie musi być wystawiony i zapłacony przed terminem złożenia wniosku o płatność końcową. Termin złożenia wniosku o płatność końcową upływa 50 dni po dniu zakończenia realizacji projektu. 2. W pierwszym wierszu należy podać dane beneficjenta zgodne z umową/decyzją o dofinansowanie projektu. Nazwa beneficjenta musi być zgodna z nazwą występującą w zarejestrowanej w KSI umowie/decyzji o dofinansowanie projektu. Następnie należy wskazać osoby do kontaktu, właściwe do udzielenia informacji w zakresie odpowiednich części wniosku. Nie ma obowiązku podawania danych dwóch osób w przypadku, gdy jedna osoba jest w stanie udzielić odpowiedzi na pytania dotyczące zarówno postępu finansowego jak i rzeczowego. W miejscu przeznaczonym na wpisanie numeru rachunku bankowego oraz polu Prowadzony w: IP wpisuje nie dotyczy. W przypadku wniosku składanego przez IW w celu otrzymania refundacji lub zaliczki, należy wpisać numer rachunku bankowego, zgodnie z przepisami umowy o dofinansowanie projektu. 4
3. Należy podać numer i nazwę osi priorytetowej, w ramach której realizowany jest projekt, czyli 9. Pomoc techniczna. 4. Należy podać numer i nazwę działania, w ramach którego realizowany jest projekt, czyli: lub lub lub 9.1 Wsparcie zarządzania 9.2 Wyposażenie instytucji 9.3 Informacja i promocja 9.4 Ewaluacja 4a. W miejscu dotyczącym Poddziałania beneficjent zostawia puste miejsce. 5. Należy podać nazwę/tytuł projektu określony w umowie/decyzji o dofinansowanie projektu. 6. Należy podać numer projektu/wniosku o dofinansowanie określony w umowie/decyzji o dofinansowanie projektu (numer musi być zgodny z numerem dokumentu zarejestrowanego w KSI (SIMIK 2007-2013)) 7. Należy podać numer umowy/decyzji (numer musi być zgodny z numerem dokumentu zarejestrowanego w KSI (SIMIK 2007-2013). W przypadku jeżeli umowy/decyzje były aneksowane beneficjent w tym polu musi wpisać numer ostatniego aneksu/ostatniej decyzji obowiązującego/obowiązującej w dniu składania wniosku. Uwaga! Pkt. 8-12 wypełniane są tylko wtedy, gdy we wniosku beneficjent wykazuje poniesienie kosztów i odpowiadających im wydatków. W przypadku, gdy wniosek pełni tylko funkcję sprawozdawczą, należy zaznaczyć pole Sprawozdanie 8. Należy rozwinąć zakładkę i wybrać rodzaj płatności: płatność zaliczkowa wnioskuje IW; płatność pośrednia służy rozliczeniu poniesionych wydatków w danym okresie; płatność końcowa beneficjent zaznacza zawsze przy ostatnim wniosku o płatność dotyczącym danego projektu. 8a. Należy podać kwotę poniesionych przez beneficjenta wydatków objętych wnioskiem o płatność i związanych z realizowanym projektem (zarówno kwalifikowanych jak i niekwalifikowanych), również tych nie wykazanych w pkt 11. 5
9. Należy podać kwotę poniesionych przez beneficjenta wydatków kwalifikowanych objętych wnioskiem. Kwota ta jest równa sumie wartości wykazanych w tabeli z pkt. 11, w kolumnie 8. Kwota wydatków kwalifikowanych może zostać pomniejszona w wyniku weryfikacji wniosku o płatność przez pracownika instytucji weryfikującej wniosek: o wydatki uznane za niekwalifikowane, oraz inne korekty finansowe. W przypadku gdy IZ/IP stwierdzi wystąpienie we wniosku lub zestawieniu wydatków IP/IW błędów formalnych i/lub rachunkowych i/lub merytorycznych, IZ/IP jako instytucja dokonująca weryfikacji dokumentów przedkładanych przez IP/IW, może dokonać korekty wydatków. Dokonanie korekty potwierdzane jest wypełnieniem zestawienia (jak niżej). O dokonaniu korekty IZ/IP niezwłocznie informuje IP/IW Wzór zestawienia do wypełniania przy korekcie wydatków IP/IW dokonywanych przez IZ/IP. nazwa Instytucji Zarządzającej/Pośredniczącej KOREKTA do wniosku o płatność nr L.p. nazwa IP/IW poz. z wniosku o płatność poz. z zestawieni a nieprawidłowa kwota/data/nume r/nazwa towaru lub usługi prawidłowa kwota/data/numer/n azwa towaru lub usługi w tym VAT kwota EFRR w wydatkach kwalifikowanych uzasadnienie * RAZEM: Miejscowość: Data: Pieczęć i podpis: * należy wyjaśnić dlaczego wydatek został uznany za niekwalifikowany, np. (1) wydatek nie dotyczy okresu za jaki składany jest wniosek beneficjenta o płatność, (2) wydatek nie ujęty w Planie Działań, (3) wydatek niekwalifikowany w ramach Pomocy technicznej PO IG 10. Kwota wnioskowana: a) dla wniosków przedkładanych przez IP/IW, które mają zabezpieczone środki w swoim budżecie - należy wpisać 0,00. b) dla wniosków przedkładanych przez IW, który ma środki zabezpieczone w budżecie IZ/IP: - stanowi kwotę wnioskowanej refundacji wydatków poniesionych ze środków IW, w przypadku gdy IW wnioskuje tylko o refundację wydatków - stanowi sumę kwot refundacji wydatków poniesionych ze środków IW oraz kolejnej transzy zaliczki, w przypadku gdy IW rozlicza wydatki poniesione ze 6
środków własnych, wnioskuje o ich zwrot i jednocześnie wnioskuje o środki z kolejnej transzy zaliczki - stanowi kwotę zaliczki, jeśli IW wnioskuje o jej wypłatę i jednocześnie rozlicza wydatki poniesione z przekazanej wcześniej transzy zaliczki - stanowi 0,00 w przypadku, gdy IW poświadcza i rozlicza wydatki poniesione z przekazanych wcześniej transz zaliczek. INFORMACJA FINANSOWA dotycząca wniosku 11. Tabela: Zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem. W tabeli powinny być wykazane wydatki związane z projektem (tylko wydatki kwalifikowane). W zestawieniu należy wpisać dane z dokumentów księgowych - faktur lub dokumentów o równoważnej wartości dowodowej dotyczące całości kwoty brutto/netto na jakie opiewają wyszczególnione dokumenty. Dokumenty o równoważnej wartości dowodowej to m. in.: Rachunki, Noty księgowe, Listy płac, Polecenia wyjazdu służbowego wraz z dokumentami potwierdzającymi poniesione wydatki. Dokumentów o równoważnej wartości dowodowej nie stanowią m. in.: Dokumenty KP, KW stanowiące dowody rozliczenia gotówkowego wyjazdu służbowego, Wewnętrzne polecenie księgowania, Faktura proforma Faktura proforma wraz z potwierdzeniem przekazania środków nie stanowi dowodu poniesienia wydatku kwalifikowanego, gdyż istotą faktury proforma jest funkcja informacyjna, faktura proforma nie dokumentuje dokonania żadnej czynności. Powinna ona być dołączona do wniosku razem z fakturą ostateczną. Do wydatków kwalifikowanych nie zalicza się zobowiązań zaciągniętych i wydatków poniesionych przed dniem rozpoczęcia realizacji projektu. Wydatki umieszczone w tabeli pkt_11 wniosku muszą odnosić się do konkretnej kategorii kosztów z Harmonogramu Rzeczowo-Finansowego Realizacji Projektu do Planu Działań Pomocy Technicznej, będącego załącznikiem do Umowy o dofinansowanie projektu. Faktury i dokumenty o równoważnej wartości dowodowej zamieszczone we wniosku o płatność muszą być zapłacone w kwocie brutto. Do wniosku o płatność muszą być dołączone potwierdzenia zapłaty tylko części dotyczącej danego Projektu. 7
Przykład: Jeśli po zrealizowaniu procedury przetargowej i podpisaniu umowy zakupu sprzętu komputerowego, Ministerstwu wystawiono fakturę na kwotę 122 000,00 PLN, ale tylko 50% wartości zakupionego sprzętu będzie zapłacone ze środków pomocy technicznej PO IG, beneficjent przedstawia we wniosku o płatność kwotę 122 000 PLN (podawana jest ona w punkcie 11 w pozycji kwota brutto), kwota netto to 100 000 PLN, kwota wydatków kwalifikowanych równa się 61 000 PLN, a VAT w kwocie wydatków kwalifikowanych wynosi 11 000 PLN. Do wniosku o płatność beneficjenci, zgodnie z Umową o dofinansowanie, dołączają zestawienie wydatków stanowiący załącznik do wniosku. W zestawieniu dokumentów potwierdzających poniesione wydatki należy podać: 1. numer dokumentu - należy wpisać numer faktury/dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej potwierdzającego wydatkowanie środków (nie więcej niż 240 znaków); 2. numer księgowy lub ewidencyjny - należy podać numer dokumentu nadany przez osobę prowadzącą ewidencję księgową lub księgi rachunkowe; 3. data wystawienia dokumentu - należy wpisać w kolejności rok miesiąc dzień (format rrrr-mm-dd); 4. data zapłaty - należy podać datę dokonania zapłaty w kolejności rok miesiąc - dzień ((format rrrr-mm-dd);wynikającej z przedstawionego dokumentu księgowego dowodu płatności. Jeżeli występuje więcej dat zapłaty należy kolejno wpisać wszystkie w danym wierszu (np. w przypadku wynagrodzeń muszą to być daty uregulowania zobowiązań publiczno-prawnych oraz data przelewu na rachunek pracownika/wykonawcy); 5. nazwa towaru lub usługi - należy wpisać nazwę towaru lub usługi wykazaną w odpowiedniej pozycji w przedstawianym dokumencie księgowym. Jeżeli wydatki dotyczą jednego rodzaju asortymentu, stanowią wydatki kwalifikowane i wszystkie pozycje z faktury objęte są identyczną stawką VAT, możliwe jest podanie zbiorczej nazwy bez przepisywania wszystkich pozycji z faktury. W przypadku wystąpienia różnych stawek w ramach jednego dokumentu księgowego pozycje z dokumentu należy pogrupować według stawek VAT i wpisać każdą z grup w odrębnym wierszu, z tym że dane wprowadzone w pozycji Nr dokumentu, Data wystawienia dokumentu oraz Data/daty zapłaty będą zawierały te same informacje we wszystkich wierszach dotyczących danego dokumentu księgowego; 6. kwota dokumentu brutto - należy wpisać kwotę brutto faktury lub innego dokumentu księgowego; 7. kwota dokumentu netto - należy wpisać kwotę netto faktury lub innego dokumentu księgowego (różnica pomiędzy wartościami w ust. 6 i 7 wynikać może wyłącznie z podatku VAT); 8. kwota wydatków kwalifikowanych - należy wpisać kwotę poniesionych wydatków w ramach danego projektu, stanowiącą całą lub część kwoty wykazanej w kolumnie 6 (w przypadku, gdy VAT jest kwalifikowany) lub w kolumnie 7 (w przypadku, gdy VAT jest niekwalifikowany); 9. w tym VAT - należy wpisać kwotę podatku VAT stanowiącą część wydatku kwalifikowanego ujętego w kolumnie 8, tylko wtedy gdy VAT jest kosztem kwalifikowanym 8
Przykład jak wypełnić tabelę_11 Lp nr dokumentu numer księgowy lub ewidencyjny data wystawienia dokumentu data zapłaty nazwa towaru lub usługi kwota dokumentu brutto kwota dokumentu netto kwota wydatków kwalifikowanych w tym VAT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 Fa VAT 2/2010 2 Fa VAT 1/2010 3 Fa VAT 15/2010 4 Fa VAT 17/2010 5 Fa VAT 26/01/2010 15/fa 2010-01-05 2010-01-12 Opłata za wynajem pomieszczeń biurowych za miesiąc styczeń 2010 r. (umowa nr 15/2000 z dnia 10 lutego 2000r.) 17/fa 2010-01-10 2010-01-20 Wykonanie ekspertyzy Analiza kryteriów wyboru projektów,zgodnie z umową nr z dnia. 20/fa 2010-01-20 2010-01-30 Opłata za szkolenie p.a.kowalskiej w dniu 20.01.2010, temat: Audyt wewnętrzny 22/fa 2010-01-20 2010-01-25 Zakup usługi cateringowej na posiedzenie w dniu 20 stycznia 2010 r. 30/fa 2010-03-22 2010-04-02 Zakup sprzętu komputerowego na potrzeby IP (zgodnie z umową. z dnia ) 60 000,00 46 800,00 30 000,00 6 600,00 48 678,00 39 900,00 16 226,00 2 926,00 2 000,00 2 000,00 2 000,00 0,00 3 000,00 2 803,72 750,00 49,07 37 643,10 30 855,00 25 095,00 1 500,00 6 LP-1 LP-1 2010-01-31 2010-01-31, 2010-02-15, 2010-02-20 wynagrodzenie za m-c styczeń 2010 50 000,00 50 000,00 50 000,00 0,00 suma ogółem w PLN 124 071,00 11 075,07 Szare pole pod tabelą wypełnia pracownik instytucji weryfikującej wniosek o płatność należy potwierdzić liczbę załączonych kopii dokumentów i dowodów zapłaty z niniejszego zestawienia. 12.Uzyskany dochód jeśli beneficjent nie generował dochodu wpisuje w kolumnie rodzaj dochodu nie dotyczy a w kolumnie kwota 0,00. Jeśli dochód nie został zrealizowany zawsze należy wpisać kwotę 0,00 PRZEBIEG REALIZACJI PROJEKTU (część sprawozdawcza) 13. Część wniosku o płatność dotycząca postępu rzeczowo-finansowego projektu pełni funkcję sprawozdania z postępów realizacji Planu Działań PT PO IG. Wniosek łączy informacje na temat wydatków poniesionych w ramach Planu Działań (PD) z opisem rodzaju działań, w związku z którymi wydatki te zostały poniesione. Ta część wniosku zawiera informacje dotyczące: postępu rzeczowo-finansowego realizacji PD, problemów i trudności we wdrażaniu PD (oraz podjętych środków zaradczych), prognozy realizacji PD w kolejnym okresie sprawozdawczym, w tym płatności na kolejne okresy rozliczeniowe. W części sprawozdawczej wniosku o płatność należy uwzględnić informacje, które bezpośrednio odnoszą się do wydatków w nim przedstawionych w ramach postępu finansowego. W kolumnie 2 tabeli w pkt. 13 beneficjent powinien zamieścić krótki opis prezentujący stan realizacji poszczególnych zadań/etapów projektu, zgodnych z umową o dofinansowanie/decyzją. W przypadku zadań, które nie zostały rozliczone w danym okresie sprawozdawczym, informacje ich dotyczące zostaną szczegółowo przedstawione w kolejnym 9
wniosku o płatność, w których nastąpi ich rozliczenie, zaś w bieżącym wniosku beneficjent przedstawia informację, iż realizowane zadanie jest w toku. Jeśli zadanie rozliczane jest etapami, na bieżąco należy przedstawić informacje dotyczące postępu finansowego i rzeczowego w odniesieniu do zapłaconych faktur. W celu rzetelnego monitorowania PD wskazane jest, by w obydwu przypadkach beneficjent dodatkowo zawarł informację o planowanym terminie rozliczenia kosztów związanych z realizacją całego zadania oraz zadania, którego rozliczenie opóźnia się. W kolumnach 3 i 4 należy przedstawić odpowiednio dane o planowanych wydatkach ogółem i wydatkach kwalifikowanych, jakie zgodnie z aktualnym harmonogramem rzeczowo-finansowym (umową/decyzją) powinny być poniesione w ramach poszczególnych zadań/etapów. W kolumnach 5 i 6 należy wpisać wydatki ogółem oraz wydatki kwalifikowane poniesione od początku realizacji projektu. W kolumnach 7 i 8 należy wpisać wydatki z bieżącego wniosku o płatność w części ogółem oraz części wydatków kwalifikowanych. Kolumna 9 powinna przedstawiać procentową relację wartości z kolumny 6 do wartości z kolumny 4. Wiersz Razem przedstawia zbiorczą informację o stanie realizacji wszystkich zadań/etapów projektu. Przykład jak wypełnić Tabele 13 dla Działania 9.1 Zadania/cele założone w umowie/decyzji o dofinansowanie Stan realizacji Wydatki przypisane zadaniom/celom określonym w harmonogramie rzeczowofinansowym stanowiącym załącznik do umowy/decyzji o dofinansowanie Wydatki od początku realizacji projektu Wydatki objęte bieżącym wnioskiem ogółem kwalifikowane ogółem kwalifikowane ogółem kwalifikowane 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1. Zatrudnienie Opisana sytuacja musi być zgodna z ewentualnymi zmianami, tj. przesunięciami środków w ramach danej kategorii pomiędzy kwartałami i załączonym zmienionym harmonogramie rzeczowofinansowym (jeśli to nie wymaga akceptacji IZ) 2. Umowy cywilnoprawne. Razem Planowana kwota wydatków IP /IWz aktualnego harmonogram u rzeczowofinansowego Suma IP/IW z aktualnego harmonogram u rzeczowofinansowego Planowana kwota wydatków IP/IW z aktualnego harmonogramu rzeczowofinansowego Suma IP/IW z aktualnego harmonogramu rzeczowofinansowego Suma wydatków z wszystkich wniosków o płatność Suma wydatków z powyższych pozycji Suma wydatków z wszystkich wniosków o płatność Suma wydatków z powyższych pozycji. Kwota nie może przekroczyć wartości całego projektu. Suma wydatków bieżącego wniosku IP/IW Suma wydatków bieżącego wniosku IP/IW Suma wydatków bieżącego wniosku IP/IW Suma wydatków bieżącego wniosku IPIW % realizacji =(6/4)*100 14. Beneficjent powinien opisać w sposób wyczerpujący zadania/etapy/działania, jakie planuje podjąć w ramach realizowanego projektu do czasu złożenia kolejnego wniosku o płatność. 10
15. Należy wpisać wskaźniki zawarte w PD. Tabela dotyczy katalogu wskaźników realizacji projektu, do których osiągnięcia zobowiązał się beneficjent na podstawie umowy o dofinansowanie. Wskaźniki produktu określają materialne efekty (np. zrealizowane usługi, zakupiony sprzęt), jakie powstały w wyniku wydatkowania pieniędzy publicznych w okresie realizacji projektu. Tabela dotycząca wskaźników produktu powinna być wypełniana dla każdego wniosku o płatność zawierającego część sprawozdawczą. W przypadku pierwszego wniosku z częścią sprawozdawczą wartości w kolumnach 5 i 6 są takie same, podobnie w przypadku działań, w których występuje jedynie wniosek o płatność końcową. Wartość bazowa wskaźnika dla każdego projektu wynosi 0. Wartość docelowa oznacza wartość, jaką beneficjent zobowiązał się osiągnąć w wyniku wdrożenia projektu na podstawie PD oraz umowy/decyzji. Osiągnięta wartość wskaźnika określa rzeczywiście osiągnięte materialne efekty w okresie sprawozdawczym lub od początku realizacji projektu. Stopień realizacji wskaźnika obliczany jest na podstawie formuły zawartej w kolumnie 7 tabeli dla wskaźników produktu. Beneficjent wpisuje sumę dla wszystkich wskaźników Instytucji. Wskaźniki te muszą się zgadzać z wskaźnikami zapisanymi w PD (stan aktualny na dzień składania wniosku z uwzględnieniem zmian). Przykład jak wypełnić punkt 15 WSKAŹNIKI REALIZACJI PROJEKTU Kol. 1 - należy wpisać nazwę wskaźnika zgodną z Planem Działań. Kol. 2 - należy wpisać jednostkę miary (np. sztukę). Kol. 3 należy wpisać 0. Kol. 4 należy wpisać wartości docelowe wykazane w Planie Działań z uwzględnieniem zmian. Kol. 5 należy wpisać wartość wskaźnika osiągniętą w okresie za jaki składany jest wniosek o płatność Kol. 6 należy wpisać wartość wskaźnika osiągniętą od początku realizacji projektu. Trzeba pamiętać aby wpisać tu sumę wszystkich wskaźników od początku realizacji projektu ( czyli sumę z wszystkich wniosków o płatność dotychczas złożonych). Kol. 7 należy wpisać procent realizacji wskaźnika (6/7)*100. 16. Należy przedstawić w kilku zdaniach informację o ewentualnych problemach napotkanych w trakcie realizacji projektu w okresie objętym wnioskiem o płatność, zadaniach planowanych do realizacji a niezrealizowanych w tymże okresie, wraz z podaniem powodów odstąpienia przez beneficjenta od realizacji określonych zadań bądź wskazaniem przyczyn zewnętrznych, uniemożliwiających realizację konkretnych zadań. Należy wskazać sposób oraz przewidywany czas rozwiązania napotkanych problemów. W przypadku zmiany harmonogramu rzeczowo-finansowego beneficjent razem z wnioskiem o płatność powinien załączyć aktualny harmonogram. W przypadku wniosku o płatność końcową, należy umieścić dodatkowo komentarz odnośnie zrealizowania wskaźników, wraz z podaniem przyczyn ewentualnego nieosiągnięcia założonego w projekcie poziomu wskaźników. 11
17. Należy przedstawić informację o całkowitych wydatkach kwalifikowanych, jakie beneficjent planuje wykazać we wnioskach o płatność składanych w kolejnych czterech kwartałach. Planowana kwota nie może przewyższyć całkowitej wartości realizowanego projektu. Dane przedstawione w poz. 17 powinny umożliwić sporządzenie prognoz dla całego Priorytetu dla czterech kolejnych kwartałów, stąd konieczne jest, aby informacje przedstawione przez beneficjenta obejmowały kwartały kalendarzowe. W sytuacji, gdy beneficjent składa wniosek obejmujący wydatki poniesione wyłącznie w styczniu danego roku, pierwszy wypełniany przez beneficjenta wiersz powinien zawierać dane dla drugiego kwartału danego roku (kwiecień-czerwiec), a nie dla trzech kolejnych miesięcy (luty kwiecień). W przypadku końcowego wniosku o płatność beneficjent nie wypełnia poz.17 wniosku o płatność. 18. Poprzez zaznaczenie pola Tak lub Nie należy wskazać, czy realizowany projekt jest zgodny z zasadami polityk wspólnotowych, do przestrzegania których beneficjent zobowiązał się w umowie/decyzji. W przypadku nieprzestrzegania polityk wspólnotowych (tj. wyboru pola Nie) należy opisać w kilku zdaniach, na czym polegały nieprawidłowości oraz wskazać podjęte działania naprawcze. W opisie należy uwzględnić wyniki kontroli/audytów wskazujących na naruszenie zasad polityk wspólnotowych. 19. Należy zamieścić opis działań podjętych przez beneficjenta w celu informowania o udziale w Programie, a w szczególności o fakcie współfinansowania projektu ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego. Opis powinien dotyczyć okresu od dnia złożenia poprzedniego wniosku beneficjenta zawierającego informacje w tym zakresie lub w przypadku, gdy jest przedstawiany po raz pierwszy od początku realizacji projektu. 20. Należy wskazać miejsce przechowywania dokumentacji związanej z projektem, podając adres i charakter miejsca (np. Ministerstwo, departament finansowy gdzie znajdują się oryginalne dokumenty oraz departament merytoryczny odpowiadający za realizacje projektu). 21. Załącznikami do wniosku są kopie faktur lub dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej wraz z dowodami zapłaty (zgodne z poz. 11 wniosku) potwierdzone za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną, jak również poświadczone za zgodność z oryginałem kopie dokumentów potwierdzających odbiór/wykonanie prac oraz inne dokumenty, o ile są wymagane zgodnie z umową/decyzją o dofinansowanie. IP/IW dołącza załącznik zestawienie wydatków. Przy wniosku o płatność dotyczącym Działania 9.1 IP/IW przekazuje również informacje o rzeczywistym zaangażowaniu etatowym, opisy stanowisk (jeśli nastąpiły zmiany dotyczące zakresu merytorycznego wykonywanych przez pracownika zadań) i inne wymagane dokumenty zgodnie z zapisami Instrukcji Wykonawczej Pomoc Techniczna PO IG 2007 2013. Przykład wypełnienia zestawienia wydatków dla Działania 9.1 przez IP/IW W przypadku rozgrupowania danych pochodzących z jednego dokumentu na kilka wierszy (np. w związku z wystąpieniem różnych kategorii wydatków), wartości wykazane w kolumnach 6 i 7 każdego z wierszy powinny dotyczyć wartości brutto i netto towarów/usług wykazanych w danym wierszu. 12
Lp nr dokumentu numer księgowy lub ewidencyjny data wystawienia dokumentu data zapłaty nazwa towaru lub usługi kwota dokumentu brutto kwota dokumentu netto kwota wydatków kwalifikowalnych w tym VAT EFRR kwoty wydatków kwalifikowalnych 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Zatrudnienie IP/IW 1 2 suma ogółem w PLN Umowy cywilnoprawne IP/IW 1 2 suma ogółem w PLN SUMA WSZYSTKICH KATEGORII WYDATKÓW Kontrole na zakończenie realizacji projektu Zatwierdzenie wniosku o płatność końcową następuje po dokonaniu przez IZ/IP kontroli na zakończenie realizacji projektu zgodnie z pkt 6.6 Wytycznych w zakresie procesu kontroli w ramach obowiązków Instytucji Zarządzającej Programem Operacyjnym. Kontrola na zakończenie realizacji projektu polega na sprawdzeniu na poziomie Instytucji Zarządzającej kompletności i zgodności z przepisami dokumentacji związanej z realizacją projektu, niezbędnej do zapewnienia właściwej ścieżki audytu, ze szczególnym uwzględnieniem dokumentów potwierdzających prawidłowość poniesionych wydatków. W przypadku projektów realizowanych przez IP/IW kontrola na zakończenie realizacji projektu polega na sprawdzeniu przez IZ/IP kompletności posiadanych dokumentów związanych z realizacją projektu tj. umowy o dofinansowanie projektu wraz z załącznikami (Plan Działań), aneksów do umowy z załącznikami, wniosków o płatność wraz z załącznikami, harmonogramów rzeczowo-finansowych oraz stwierdzeniu, które dokumenty powinny być w posiadaniu beneficjenta (np. dokumentacja przetargowa) W przypadku projektów realizowanych przez IZ/IP POIG kontrola na zakończenie realizacji projektu polega na sprawdzeniu przez IZ/IP kompletności posiadanych dokumentów związanych z realizacją projektu oraz dokumentów będących w posiadaniu innych komórek organizacyjnych MRR. Opis faktury lub dokumentu księgowego o równoważnej wartości dowodowej Każdy oryginał dokumentu księgowego (fakturę, rachunek itp.) należy opisać wskazując następujące informacje (dodatkowy opis do dokumentu lub dekret na odwrotnej stronie dokumentu): nazwę (tytuł) projektu wynikający z umowy o dofinansowanie; datę zawarcia i numer umowy o dofinansowanie; 13
opis związku wydatku z umową o dofinansowanie, ze wskazaniem odpowiedniej kategorii z Harmonogramu Rzeczowo-Finansowego Realizacji projektu do Planu Działań pomocy technicznej PO IG, do której odnosi się wydatek dokumentowany fakturą; informację o współfinansowaniu projektu ze środków EFRR tj. Projekt jest współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego; dekretację oraz nr księgowy dokumentu; informację o poprawności formalnej i merytorycznej; adnotację o sposobie zapłaty (jeżeli nie wynika to z dokumentu). W przypadku zakupów i usług w ramach działania 9.2, których wartość wydatków kwalifikowanych obliczana jest na podstawie współczynnika zaangażowania etatowego zgodnie z Instrukcją Wykonawczą Pomocy Technicznej na opisie dokumentu księgowego wymagane jest wpisanie wielkości współczynnika zaangażowania etatowego, według którego została wyliczona wysokość wydatków kwalifikowanych poniesionych na finansowanie usług i zakupów w ramach PO IG kalkulacja musi być uzasadniona i przedstawiona w sposób nie budzący żadnych wątpliwości. Uwaga! Źródłem finansowania wszystkich zobowiązań (dotyczy wydatków kwalifikowanych) powinny być środki zabezpieczone przez dysponentów w paragrafach z końcówkami 8 i 9, czyli środki na finansowanie i współfinansowanie projektów realizowanych w ramach PO IG. Na fakturach wyrażonych w walutach obcych należy dodatkowo podać kurs waluty z dnia dokonania płatności za fakturę. Dla faktur/innych dokumentów księgowych wystawionych w walutach obcych, kwota w PLN powinna zostać obliczona przy zastosowaniu kursu ustalonego przez bank w dniu dokonania zapłaty tzn. iż należy stosować zasadę refundowania wydatków fatycznie poniesionych, według kursu z dnia, w którym beneficjent opłacił fakturę (nie należy stosować kursu z dnia zaksięgowania faktury). 14
Przykład jak opisać dokument księgowy Warszawa, Załącznik do faktury/rachunku nr:. OPIS DOKUMENTU Wydatek zrealizowany w ramach Planu Działań Pomocy Technicznej PO IG nr.:..tytuł:.. Wydatek został obliczony w oparciu o współczynnik zaangażowania etatowego wynoszący. Środki budżetowe: (wpisać kod klasyfikacji). -Wkład EFRR 85% wydatków: Środki budżetowe: (wpisać kod klasyfikacji).. -Współfinansowanie 15% wydatków: KWOTA:.. kwota: kwota:. Wydatek poniesiony zgodnie z umową o dofinansowanie nr..... z dnia Opis dokumenty (rodzaj wydatku):.. Kategoria wydatku (zgodnie z Planem Działań):. Wydatek zgodny z projektem Usługa/dostawa zrealizowana Sprawdzono pod względem formalnym i merytorycznym: Sporządził:. (podpis) Zatwierdził:. (podpis i pieczątka) Dowód zapłaty Do przedstawionych faktur/ dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej należy dołączyć potwierdzenie poniesienia wydatku, czyli zapłaty należności tj. Dowody płatności gotówkowej lub bezgotówkowej. Dowodami zapłaty potwierdzającymi dokonanie płatności bezgotówkowej są wyciągi z rachunku bankowego lub przelewy bankowe. Jako dowody zapłaty gotówkowej będą uznawane: raporty kasowe, KW (kasa wypłaci), rozliczenie zaliczki pobranej, polecenie wyjazdu służbowego. jeśli dotyczy Działania 9.2 15
W/w informacje mogą być umieszczone na drugiej stronie dokumentu księgowego. Kopie dokumentów księgowych dostarczonych do właściwej instytucji muszą zawierać kopie w/w informacji potwierdzone za zgodność z oryginałem przez upoważnioną osobę. Wymogi te mają na celu m.in. wyeliminowanie ryzyka wielokrotnej refundacji tych samych wydatków w różnych programach operacyjnych. Uwaga! Wniosek o płatność wraz z załącznikami musi spełniać następujące wymogi: - dokument powinien być trwale spięty; - każda strona wniosku o płatność musi być opatrzona sumą kontrolną. Dokumenty przekazywane do IZ/IP wraz z wnioskiem o płatność powinny być uporządkowane i przedkładane do weryfikacji w kolejności zgodnej z numerami odpowiadającymi ich pozycji w tabeli_11 wniosku beneficjenta o płatność. W przypadku dokumentów przedstawiających wydatki IP/IW na dokumencie księgowym (fakturze/rachunku/innym dokumencie o tej samej wartości dowodowej), w prawym górnym rogu dokumentu, należy wpisać (ręcznie w kółku) kolejny nr dokumentu nadany w tabeli_11 wniosku. Do każdego tak opisanego dokumentu należy załączyć potwierdzenie dokonania płatności oraz dokumenty uzupełniające (umowy, protokoły odbioru itp.). W przypadku, gdy dokumenty uzupełniające odnoszą się do wielu dokumentów, należy je załączyć do pierwszego dokumentu, którego dotyczą, a do następnych dokumentów należy załączyć oświadczenie, że dokumenty uzupełniające zostały dołączone do dokumentów przedstawionych w pozycji np. 5 wniosku o płatność. Należy pamiętać, że staranne dokumentowanie wydatków kwalifikowanych stwarza warunki do sprawnego i terminowego rozliczenia projektu Wnioski nie spełniające warunków poprawności formalnej nie będą sprawdzane i będą odsyłane do beneficjenta bez szczegółowego wskazywania zastrzeżeń IZ/IP. 16