Wymagania techniczne System działa z wykorzystaniem serwera bazy danych MS SQL lub równoważnym Serwer bazodanowy działający pod kontrolą Windows 2003 Serwer lub nowszym System posiada zintegrowane środowisko Visual Basic Script (VBS) umożliwiające rozwój i rozbudowę aplikacji we własnym zakresie. System posiada graficzny interfejs dla wszystkich modułów oferowanego systemu oraz będzie pracował w środowisku graficznym na wszystkich stanowiskach użytkowników (preferowane środowisko MS Windows XP/VISTA/Wimdows 7 należy zaznaczyć środowisko i jego wersję w uwagach). System pozwala na przekazywanie wyników sprawozdań i analiz w postaci elektronicznej do modułów pakietu MS Office, system przygotowuje wyniki sprawozdań i analiz w postaci plików MS Office 2000/2003/2007 (np. MS Excel) oraz automatycznie (mechanizm OLE) uruchamia wybrany moduł pakietu MS Office 2000/2003 i 2007 prezentuje w nim przygotowane wyniki w dowolnie opracowanej przez użytkownika formie (tabela, wykres, pismo itp.) System komunikuje się z użytkownikiem w języku polskim, udostępniając możliwość korzystania z pomocy kontekstowej System jest wykonany w technologii klient-serwer, dane są przechowywane w modelu relacyjnym baz danych z wykorzystaniem serwera baz danych MS SQL lub równoważnym System jest wyposażony w zabezpieczenia przed nieautoryzowanym dostępem zabezpieczenia muszą funkcjonować na poziomie klienta (aplikacja) i serwera (serwer baz danych) Wymagania związane z administrowaniem aplikacjami administracyjno-zarządczymi systemu Wbudowane mechanizmy do administrowania prawami użytkowników. Osobne predefiniowanie użytkowników Administracyjnych dla poszczególnych modułów. Prawa dostępu wg opisu stanowisk w danej grupie odzwierciedlające aktualną w danym momencie strukturę zarządzania. Wykorzystanie słowników zewnętrznych (Klasyfikacja Środków Trwałych) oraz wewnętrznych (np. słownik ośrodków powstawania kosztów) porządkujących powtarzalne dane w ramach systemu. Prowadzenie dziennika operacji związanych z obsługą aplikacji. Swobodne definiowanie własnych szablonów dokumentów oraz wykorzystywanie ich w Zarządzie. Baza musi zapewniać: pełną archiwizację danych w trybie online odtworzenie danych do dowolnego punktu w czasie Wymagania części płacowej Miesięczny cykl pracy programu praca na przełomie miesiąca, roku Gromadzenie danych podatkowych dotyczących pracownika:
informacje o przynależności do urzędu skarbowego informacje o stopie podatku Możliwość ręcznej zmiany progów podatkowych informacje o przysługujących pracownikowi kosztach uzyskania przychodu informacje o przysługujących pracownikowi ulgach podatkowych Gromadzenie zbiorczych informacji o naliczonych podstawach składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne dla pracownika na podstawie jego stosunków pracy w układzie rocznym Zapewnienie możliwości przygotowania i emisji przelewów dla naliczonych wynagrodzeń: wydruk przelewów w formie papierowej wydruk przelewów zbiorczych emisji przelewów w formie elektronicznej z wykorzystaniem systemu bankowości elektronicznej Wydruk podstawowych zestawień na podstawie szablonów dostępnych w programie : wydruk listy płac wydruk pasków wynagrodzeń dla pracowników wydruk karty wynagrodzeń dla pracownika wydruk karty zasiłkowej dla pracownika wydruk formularzy rozliczeniowych PIT możliwość tworzenia dowolnych szablonów i ich rejestrowania Wysyłka PIT elektronicznie Emisja dokumentów płacowych (pism, zaświadczeń) na podstawie danych o naliczonych wynagrodzeniach: Rozliczanie i przenoszenie do list płac potrąceń z tyt. PKZP, FMR, PZU, komorniczych i innych Prowadzenie rejestru dochodów: przegląd danych o dochodach pracownika naliczonych na listach płac w układzie miesięcznym automatyczne uzupełnianie rejestru dochodów podczas generacji list płac Wymagana operacja zamykania poszczególnych list płac powiązana z poniżej wymienioną kontrolą: rozliczenia na listach płacowych wszystkich przygotowanych składników wypłat przekroczenia przez pracowników progów podatkowych przekroczenia podstawy wymiaru składek na ub. emerytalne i rentowe zakończenia stosunków pracy rozliczanych na listach płacowych Korzystanie w trakcie wypełniania informacji o pracownikach i listach płac ze słowników uzupełnianych przez użytkownika, pozwalających na systematyczne grupowanie wprowadzanych danych Wymiana danych w ramach systemu: pełna integracja z modułem kadrowym
zapis informacji wartościowych o wynagrodzeniach pracowników na kontach księgi głównej i ksiąg pomocniczych modułu FK przygotowanie i eksport danych dla dokumentów rozliczeniowych ZUS dla pracowników i ich stosunków do programu ZUS-Płatnik współpraca z systemami bankowości elektronicznej Przygotowanie zestawień do deklaracji GUS, PFRON Wymagania części kadrowej oraz częściowo płacowej ( w zakresie połączenia z częścią kadrową) Zgodność z prawem obowiązującym (funkcjonalnie i technicznie): Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U.2014r., poz. 1182 j.t.) USTAWA z dnia 26 czerwca 1974r. Kodeks pracy Dz. U. z 2014 r., poz. 1502 j.t. z późn. zm.). Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2012r.,poz.361 j.t. z późn. zm.). Ustawa z dnia 25 czerwca 1999r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz.U. nr 60, poz.636 z późn. zm.). Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2015 r., poz. 121 j.t.). Ustawa z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2014 r., poz. 1202 j.t.) Rozporządzenie Rady Ministrów zd nia 18 marca 2009r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. z 2014r., poz. 1786 j.t.) Kartoteka osobowa pracownika gromadzenie danych personalnych o pracownikach: 1) Dane osobowe (nazwisko, imiona, imiona rodziców, data i miejsce urodzenia, nazwisko rodowe, obywatelstwo, NIP, PESEL), 2) Dane identyfikacyjne - numer legitymacji pracowniczej, nr akt osobowych, 3) Adresy miejsca zameldowania, zamieszkania i do korespondencji, 4) Informacje o posiadanych dokumentach (dowód osobisty, paszport), 5) Data bieżącego zatrudnienia/ rozwiązania umowy o pracę, 6) Informacje dotyczące statusu pracownika, w tym czy pracownik jest emerytem, rencistą, rodzaj stanowiska urzędnicze, pomocnicze, robotnicze) 7) Informacje dotyczące Urzędu skarbowego, ZUS, kasy chorych 8) Informacje dotyczące tytułu i zakresu ubezpieczenia
społecznego i zdrowotnego (zakres danych wymaganych do sporządzenia dokumentów na potrzeby ZUS) 9) Informacje dotyczące służby wojskowej pracownika, 10) Posiadane kwalifikacje, w tym: - Wykształcenie: poziom, kierunek, specjalizacja, nazwa szkoły i rok ukończenia, tytuł zawodowy - znajomość języków obcych, - ukończone kursy, szkolenia - uprawnienia zawodowe, - Możliwość określania własnych kwalifikacji 11) Informacja o badaniach lekarskich i szkoleniach bhp, 12) Stan rodzinny (imiona, nazwiska, daty urodzenia, stopień pokrewieństwa), 13) Historia zatrudnienia poza aktualnym zakładem, w tym: - Informacja o zatrudnieniu w poprzednich przedsiębiorstwach (okres i tryb rozwiązania, wymiar etatu, informacja o urlopach, zwolnieniach lekarskich, itp.) - zaliczanie/niezaliczanie danej pozycji historii do stażu pracy, wysługi, nagrody jubileuszowej, uprawnień urlopowych itp. - odliczenia od stażu pracy dla danej historii zatrudnienia wynikające z urlopów bezpłatnych lub innych przyczyn określonych przez zakład, 13) Przebieg pracy zawodowej w bieżącym zakładzie - ewidencja informacji o zatrudnieniu pracownika na podstawie różnych umów (umowa o pracę, zlecenia itp.). W przypadku umów dodatkowych musi uwzględniać czy umowa z własnym czy obcym pracodawcą, - możliwość grupowania umów - przechowywanie informacji o historii każdego stosunku pracy, - przechowywanie informacji o szczegółach zatrudnienia pracownika w ramach stosunku pracy z dokładnością do miejsca wykonywania pracy ( ośrodka powstawania kosztów), stanowiska 14) Wysługa lat i jubileusze - automatyczne wyliczanie stażu pracy z podziałem na: ogółem, w firmie, pozostały w tym obliczane lata, miesiące, dni - Przechowywanie informacji na temat stażu pracy na dzień rozpoczęcia stosunku, - automatyczna aktualizacja obliczeń stażu pracy po wprowadzeniu zmian, - ręczne uzupełnianie stażu na dzień rozpoczęcia stosunku pracy, - automatyczna aktualizacja procentu dodatku stażowego wraz z terminarzem zmiany wysokości procentu 15) Informacja o przyznanych pracownikom świadczeń socjalnych
Czas pracy obejmujący: 1) Kartoteka nieobecności (ewidencja wszelkich nieobecności: zwolnienia lekarskie, opieka, urlop bezpłatny, macierzyński, wychowawczy, ojcowski itp.) - dla zwolnień chorobowych przechowywanie informacji określonych w przepisach o świadczeniach z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, 2) Harmonogram czasu pracy (indywidualne kalendarze dla pracowników), w układzie rocznym i miesięcznym 3) Urlopy (ilości podawane w dniach i godzinach): - automatyczne wyliczanie daty nabycia praw do urlopu (związane z pierwszą pracą), - automatyczne doliczanie lat nauki w celu ustalenia wymiaru urlopu, - automatyczne wyliczanie uprawnień urlopowych: a) przysługujący urlop (wymiar), b) możliwość wprowadzania urlopów o zwiększonym wymiarze automatyczne wyliczenie urlopu dodatkowego c) urlop zaległy, d) ilości dni (godzin) pozostałych do wykorzystania, e) urlop na żądanie, - urlop z tytułu opieki nad dzieckiem, - urlop szkoleniowy Rozliczanie urlopów wypoczynkowych według podziału na udzielane osobom po raz pierwszy podejmującym pracę oraz udzielane proporcjonalnie do czasu trwania umowy 4) ewidencja nadgodzin wraz z ich rozliczaniem (płatne, czas wolny) 5) ewidencja pracy w dni wolne od pracy wraz z ich rozliczaniem 6) ewidencja i rozliczanie wyjść prywatnych w godzinach pracy, 7) Kontrola kolizji wprowadzanych nieobecności: wykrywanie próby wprowadzenia nieobecności z dwóch różnych przyczyn w tym samym okresie czasu (np. jednoczesny urlop wypoczynkowy i zwolnienie lekarskie). Angaże, wraz z listą umów dla każdego pracownika: 1) Wprowadzanie danych dotyczących angaży:
- data przyznania angażu, - stanowisko służbowe, - wydział, - etat wymiar etatu, - wynagrodzenie wprowadzane kwotowo lub procentowo: zasadnicze, dodatek funkcyjny dodatek specjalny, premia, dodatek stażowy (wyliczany przez program) - kategoria zaszeregowania 2) Przeszeregowania indywidualne i grupowe z możliwością wydruku Dane dotyczące : 1) umów cywilnoprawnych - Umowa zlecenie, o dzieło i inne cywilno - prawne, 2) Kar i nagród, 3) Przynależności związkowej 4) Wypadek dane osoby, którą należy zawiadomić w razie wypadku 5) Dokształcanie zgodnie z zawartą umową: - urlop szkoleniowy, - finansowanie - zobowiązanie do odpracowania 6) nr rachunku bankowego, dyspozycja przelewu, 7) Ubezpieczenia: firma, kwota Wydruki: 1) Pisma kadrowe z możliwością zmiany formy (dokumenty): a) Umowa o prace na czas nieokreślony i określony b) Przeszeregowania aneksy do umów o pracę c) Zmiany warunków pracy lub płacy, d) Rozwiązywanie umowy o pracę, e) Świadectwo pracy, f) Zaświadczenie o zatrudnieniu, g) Zaświadczenia o wynagrodzeniu, h) Zaświadczenia o zatrudnieniu i zarobkach, i) Definiowanie i modyfikowanie własnych dokumentów, 2) Raporty kadrowe z możliwością wyboru grup pracowniczych, a) Roczna, miesięczna karta nieobecności pracowników, b) Wykaz nieobecności pracowników, c) Zestawienie absencji chorobowych z poddziałem na
rodzaje, typy d) Lista pracowników zatrudnionych w wybranym okresie, e) Lista pracowników zwolnionych w wybranym okresie, f) Zestawienie wykorzystanych urlopów wypoczynkowych, g) Zestawienie stanu zatrudnienia z podziałem na wydziały, h) Lista pracowników według wieku, i) Lista pracowników na wybranych stanowiskach pracy, j) Wykazy dotyczące kwalifikacji pracowników, k) Przebieg pracy zawodowej pracownika, l) Wykaz osób do przyznania nagrody jubileuszowej, ł) Wykaz osób uprawnionych do dodatkowego wynagrodzenia rocznego m) Wykaz przysługującej wysługi pracownikom, n) Zestawienie stażu i przebiegu zatrudnienia dla każdego pracownika o) Zestawienie pracowników uprawnionych do przejścia na emeryturę p) Wykaz aktualnych stawek, q) Wykaz godzin nadliczbowych w wybranym okresie, r) Wykaz kar/nagród przyznanych pracownikom w wybranym okresie, s) Lista dzieci w wybranym przedziale wiekowym, 3) Możliwość sporządzania raportów kadrowych lub zestawień z ustalaniem własnych kryteriów oraz z możliwością określonego zakresu dat (daty), na które ma być zrobione, 4) Możliwość eksportu danych do arkusza kalkulacyjnego lub edytora tekstu, Moduł STATYSTYKA moduł służący do generowania sprawozdań dla potrzeb GUS oraz tworzenie sprawozdań na własne potrzeby firmy: 1) wsparcie sprawozdawczości dla potrzeb GUS (Z 03, Z 05, Z -06 i inne), 2) zestawienia statystyczne wewnętrzne typu: - przeciętne zatrudnienie w okresie.. - średnie wynagrodzenie według stanowisk, wydziałów lub innych kryteriów Moduł ZUS - generowanie i przesyłania dokumentów ZUS do Programu Płatnika: Przygotowanie i eksport danych do dokumentów zgłoszeniowych ZUS dla pracownika i ich stosunków pracy, w tym dotyczących: - zgłoszenia płatnika, zmiany danych - zgłoszenia pracownika i jego rodziny oraz zgłaszania
zmiany (ZUS, ZIUA, ZCNA) Moduł SŁOWNIKI: Słowniki ułatwiające wprowadzanie danych z możliwością modyfikacji dotyczące: 1) Poziom wykształcenia, 2) Kierunek wykształcenia 3) Tytuły naukowe 4) Stanowiska 5) Rodzaje umów o pracę 6) sposoby zwolnienia 7) Etaty, rozkłady czasu pracy 8) Typy nieobecności 9) Kwalifikacja zawodów 10) Urzędy skarbowe, itp. Możliwość tworzenia własnych słowników Filtry umożliwiające wyszukiwanie danych według różnych kryteriów Terminarz przypominacz w okresie od.. do.. o: 1) Kończących się umowach 2) Badaniach okresowych 3) Szkoleniach bhp, 4) Nagrodach jubileuszowych w miesiącu 5) Ciągłych absencjach trwających powyżej 30 dni 6) Składnikach wynagrodzenia kończących się w miesiącu Wymagania części księgowej Zgodność modułu Finanse i Księgowość z aktualnymi aktami prawnymi regulującymi organizację i działalność sektora usług medycznych i opieki zdrowotnej w kraju w zakresie prowadzenia rachunkowości Wymóg prowadzenia księgi głównej (konta syntetyczne), ksiąg pomocniczych (konta analityczne) i ewidencji pozabilansowej (konta pozabilansowe) Elastyczne tworzenie planu kont: określenie sposobu budowy kont analitycznych (budowy segmentów kont) dla poszczególnych kont syntetycznych określenie liczby i długości segmentów kont analitycznych ręczne tworzenie segmentów kont analitycznych automatyczne tworzenie segmentów kont analitycznych na podstawie zdefiniowanego zestawu grup analitycznych m.in.: katalogu kontrahentów, katalogu pracowników, katalogu ośrodków powstawania kosztów, stawek VAT mechanizm pozwalający na prowadzenia budżetów kosztów i planów przychodów Mechanizmy ułatwiające wprowadzanie dokumentów, m.in.: tworzenie pozycji nowego dokumentu na podstawie wcześniej wprowadzonego, tworzenie zapisów księgowych na podstawie zaewidencjonowanych
rozrachunków (rozliczenie rozrachunków) automatyczne przeksięgowanie obrotów wybranych kont kontrola kompletności wprowadzonych dokumentów zgodnie z zasadą podwójnego zapisu Uproszczona obsługa kasy (wyodrębnienie obsługi kasowej, ewidencja operacji kasowych, wydruk raportu kasowego). Gromadzenie informacji o stanie rozrachunków z kontrahentami i pracownikami: mechanizm transakcji (pomocniczej identyfikacji rozrachunków) gromadzenie informacji identyfikacyjnych (kartoteki kontrahentów i pracowników) syntetycznej i analitycznej informacji o stanie rozrachunków z kontrahentem stan rozrachunków na podstawie wprowadzonych dokumentów lub zdefiniowanych transakcji wydruk dokumentu potwierdzenia sald naliczenie odsetek i wydruku dokumentu noty odsetkowej wydruk dokumentu wezwania do zapłaty Ewidencja informacji kosztowych dla potrzeb rachunku kosztów: gromadzenie informacji o schemacie organizacyjnym zakładu miejscach powstawania kosztów (katalog ośrodków powstawania kosztów - OPK) ewidencja kosztów na kontach księgi głównej i ksiąg pomocniczych w układzie rodzajowym ewidencja kosztów na kontach księgi głównej i ksiąg pomocniczych w układzie kalkulacyjnym bieżąca i okresowa informacja o poziomie kosztów poszczególnych OPK bieżąca i okresowa informacja o poziomie kosztów dowolnej grupy ośrodków powstawania kosztów ( definiowania grup OPK) Emisja zestawień i sprawozdań określonych w ustawie o rachunkowości oraz zestawień i sprawozdań dla potrzeb jednostki w tym: wydruk dziennika obrotów wydruk księgi głównej (zestawienie stanu kont) wydruk zestawienia obrotów i sald księgi głównej oraz ksiąg pomocniczych definiowanie zestawień i sprawozdań dla potrzeb użytkownika na podstawie zapisów na kontach księgi głównej i ksiąg pomocniczych (z możliwością uwzględnienia obrotów nie zaksięgowanych) Wydruk sprawozdań rocznych: bilansu sprawozdania z przepływu środków pieniężnych rachunku zysków i strat (metodą kalkulacyjną lub metodą porównawczą) zapis zestawień do zbioru tekstowego lub w formacie arkusza MS Excel Obsługa sprzedaży towarów: prowadzenie katalogów (cenników) sprzedawanych składników: usług, materiałów, środków trwałych prowadzenie dziennika dokumentów sprzedaży
grupowanie dokumentów sprzedaży i powiązanie grup dokumentów sprzedaży z grupami dokumentów oprogramowania finansowo-księgowego określenia sposobu numeracji dokumentów sprzedaży (określenie postaci symbolu dokumentu sprzedaży) wprowadzanie dokumentów sprzedaży z możliwością obsługi VAT określenie formy płatności, typu wystawianego dokumentu oraz nabywcy wykorzystanie katalogu kontrahentów i pracowników zintegrowanego z modułem FK obsługa jednorazowego nabywcy gotówkowego określenie rozdziału stosunku wpływów ze sprzedaży na ośrodki powstawania kosztów wydruk dokumentu sprzedaży zgodnie z określonym typem wystawianego dokumentu współpracy z drukarkami fiskalnymi eksportu dokumentów sprzedaży do modułu finansowo-księgowego wydruk wymaganych zestawień na podstawie dokumentów sprzedaży rejestru sprzedaży zestawienia dokumentów sprzedaży Wspieranie obsługi bankowej działu finansowo-księgowego (moduł obsługi bankowej) emisja (wydruku) pojedynczych przelewów w formie papierowej, z wyborem konta bankowego zleceniodawcy ( obsługi wielu kont zakładu) emisji (eksportu) przelewów w formie elektronicznej poprzez system bankowości elektronicznej elastycznego definiowania elektronicznego formatu przelewu ręcznego wprowadzania dokumentów wyciągów bankowych do dziennika modułu FK importu wyciągów bankowych w formie elektronicznej poprzez system bankowości elektronicznej ręcznego lub automatycznego (poprzez import wyciągów w formie elektronicznej) potwierdzania przelewów tworzenia zestawień wykonanych przelewów dla kontrahentów i pracowników Moduł wspomagania decyzji dla zarządu: budowa i emisja sprawozdań opartych na informacjach zawartych w księdze głównej i księgach pomocniczych modułu FK tworzenie i zapisu szablonów sprawozdań w formacie MS Excel swobodne budowanie postaci szablonu sprawozdania korzystanie z formuł operujących na stanach i obrotach kont, stanach i obrotach grup kont oraz stanach i obrotach rozrachunków budowanie sprawozdań w oparciu o wybrane okresy sprawozdawcze wydruk sprawozdań analiza w oparciu o wskaźniki ekonomiczne: Import danych rozrachunków z podziałem identyfikacyjnym do arkusza kalkulacyjnego Exel, Naliczanie odsetek również dla zobowiązań Wykonanie rozrachunków do zestawienia dokumentów
przeterminowanych zapłat tworzenie i zapis formuł wyliczania wskaźników ekonomicznych swobodne korzystania z już zdefiniowanych formuł wskaźników budowanie wskaźników w oparciu o wybrane okresy sprawozdawcze wydruk dowolnej strony dziennika księgi głównej oraz ksiąg pomocniczych wydruk wskaźników Wymiana danych w ramach systemu: wspomagania dekretacji dokumentów z innych modułów poprzez schematy księgowania integracja z pozostałymi modułami systemu na poziomie np: słownika kontrahentów, ośrodków powstawania kosztów, słownika placówek itp. Zgodność modułu Ewidencji Środków Trwałych z aktualnymi aktami prawnymi regulującymi organizację i działalność w zakresie ewidencji i obsługi środków trwałych Prowadzenie kartotek składników majątku trwałego (ilościowo-wartościowych), z uwzględnieniem następujących cech: przynależności klasyfikacyjnej GUS (KŚT) informacji dotyczących przyjęcia środka trwałego stawki i metody amortyzacji. Automatyczne naliczanie amortyzacji z określeniem metody: jednorazowa, liniowa, liniowa przyspieszona i spowolniona, degresywna). Wyznaczenie amortyzacji na wszystkie lata użytkowania bieżący stopień zużycia (umorzenia) miejsce użytkowania powiązania składnika majątku trwałego z ośrodkami powstawania kosztów, na rzecz których środki trwałe są użytkowane Ewidencja części składowych poszczególnych składników majątku trwałego (komponentów) Ewidencjonowania wielu źródeł finansowania środka trwałego i naliczania amortyzacji ze względu na te źródła Zapewnienie bieżącej informacji o stanie składników majątku trwałego Dowolne budowanie planu amortyzacji. Prowadzenie amortyzacji dwubiegunowo: bilansowo i podatkowo oraz możliwość definiowania przez użytkownika innych systemów naliczania amortyzacji Ewidencja wartości niematerialnych i prawnych. Prowadzenie ksiąg inwentarzowych ( grupowania danych składników majątku trwałego według ksiąg inwentarzowych) Przygotowanie i prowadzenie tabel amortyzacyjnych dla każdego składnika majątku trwałego, zawierających: informacje nt. planowanych w danym roku odpisów umorzeniowych (plany amortyzacji) informacje o realizacji planu amortyzacji faktycznie dokonanych odpisach umorzeniowych (tabele amortyzacji) Wprowadzenie bilansu otwarcia ilościowo-wartościowego stanu składników majątku trwałego na dzień rozpoczęcia pracy systemu Ewidencja zmian w kartotekach składników majątku trwałego na podstawie dokumentów pierwotnych: przyjęcia składnika majątku trwałego (środka trwałego)
ulepszenia, zmiany wartości składnika majątku trwałego wycofania składnika majątku trwałego z ewidencji bilansowej z uwzględnieniem sposobu wycofania: likwidacja środka trwałego, nieodpłatne przekazania środka trwałego, sprzedaż środka trwałego zmian informacji ewidencyjnych w kartotece składnika majątku trwałego naliczenia odpisów umorzeniowych składników majątku trwałego aktualizacji wartości składników majątku trwałego (na podstawie rozporządzenia Ministerstwa Finansów) zmiany miejsca użytkowania: składników majątku trwałego, części składowych składników majątku trwałego Prowadzenie i wydruk dziennika dokumentów w układzie miesięcznym (wprowadzanie, księgowanie dokumentów z aktualizacja kartotek składników majątku trwałego) Wykonanie miesięcznego wydruku naliczonej amortyzacji z możliwością podziału na ośrodki powstawania kosztów Wspieranie obsługi inwentaryzacji składników majątku trwałego: przygotowanie i wydruk arkuszy spisu z natury wprowadzenie rzeczywistych ilości składników majątku trwałego na podstawie spisu z natury i ich porównanie z wartościami księgowymi rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych protokół różnic inwentaryzacyjnych Wymiana danych w ramach systemu: wartościowy, syntetyczny zapis zmian w majątku trwałym na kontach księgi głównej modułu FK poprzez mechanizm eksportu danych do modułu FK elastyczne tworzenie wzorców eksportu do modułu FK Nadanie własnego numeru inwentarzowego. Przegląd zdarzeń historycznych od momentu przyjęcia do momentu wycofania (zmiany miejsc użytkowania, osób odpowiedzialnych, kolejnych odpisów, zwiększeń i zmniejszeń). Likwidacja i sprzedaż (całkowita i częściowa) majątku z automatyczną zmianą wartości i planu, ze zmniejszeniem liczby sztuk z odpowiednich miejsc użytkowania. Ewidencja dokumentacji związanej z środkami trwałym w budowie (ewidencja wszystkich faktur, automatyczne wyznaczenie wartości środka trwałego na podstawie zebranej dokumentacji). Dowolna możliwość budowania struktury miejsc użytkowania (np. budynek1 budynek2-magazyn-podstacja). Dowolne metody wyszukiwania i przeglądania majątku trwałego (wg miejsc użytkowania, osób odpowiedzialnych, klasyfikacji rodzajowej, ośrodków kosztów, kont ewidencji rodzaju umorzeń ). Ewidencjonowanie oprócz podstawowych informacji również: atestu, typu produktu, roku produkcji, dodatkowej charakterystyki. Wyróżnianie majątku dzierżawionego i będącego w dzierżawie, lub użyczeniu. Tworzenie dowolnych typów dokumentów i ich wydruku dokumenty (OT, LT, Sprzedaży, Inwentaryzacji, Zmiany miejsca i osób odpowiedzialnych, Dokumenty zakupu i wytworzenia). Podział majątku na bilansowy i pozabilansowy. Wydruk pełnej aktualnej kartoteki majątku trwałego. Wykonywanie zestawień majątku trwałego dla danego miejsca użytkowania oraz na wskazany okres czasu (np. 1 styczeń 2004). Ewidencja osób odpowiedzialnych. Przeglądanie sprzętu wg. określonego rodzaju.
Przygotowywanie zestawień kosztów w różnych układach, np. według zużycia poszczególnych rodzajów materiałów, miejsc powstania kosztów. Zestawianie przychodów według grup, miejsc ich powstania itp. Możliwość zdefiniowania wzorców wspomagających rozliczanie. Rozliczanie kosztów ogólnych firmy, np. według zatrudnienia, powierzchni. Wyliczanie danych do deklaracji VAT-7 oraz VAT-7K, z procentowym rozliczeniem VAT z uwzględnieniem rozliczanie podatku VAT naliczonego zgodnie ze strukturą sprzedaży Wyliczanie danych do kwartalnej informacji podsumowującej. Naliczanie i drukowanie deklaracji CIT-2. Możliwość tworzenia budżetu oraz analizowania jego realizacji. Bezpośredni wybór kont z planu kont oraz pozycji bilansu i rachunku zysków i strat. ZESTAWIENIA I RAPORTY Dane do sprawozdania F01 zgodnie z wymaganiami GUS. Gotowe wzory deklaracji podatkowych VAT-7, VAT-UE, CIT-2, w układzie zgodnym z wymaganiami Urzędów Skarbowych. Wzorcowe arkusze obrotów kont i sald. Arkusze bilansu, rachunku zysków i strat w dowolnych przedziałach czasu. Arkusz do przygotowania sprawozdania przepływów środków pieniężnych metodą pośrednią. Arkusz do przygotowania sprawozdania ze zmian w kapitale własnym. Planowanie i kontrola stanu realizacji budżetu. Równoczesny dostęp do wszystkich lat obrachunkowych, porównywanie danych z różnych lat. Modyfikowanie wzorcowych szablonów i dostosowywanie ich do własnych potrzeb. Automatyczne wczytywanie danych do zdefiniowanych raportów i zestawień. Dwupoziomowa ochrona przechowywanych danych - poprzez wprowadzenie hasła użytkownika oraz zabezpieczenie przed przeglądaniem bądź modyfikowaniem danych za pomocą innych programów. Wymagania części Budżetowanie Rodzaje budżetów /paragrafu Statyczny budżet elastyczny okresy analityczne: Miesiąc Kwartał Rok definicja słownika MPK hierarchia MPK struktura organizacyjna przedsiębiorstwa Możliwość przygotowania szablonu budżetu / paragrafu kosztów,przychodów
wstępne kalkulowanie budżetów szczegółowych dla poszczególnych kategorii kilka wersji roboczych planu ustalenie obowiązującej wersji planu finansowego Modyfikacja rocznego planu wykonania budżetu / paragrafu i rocznego raportu z wykonania budżetu / paragrafu oraz budżetu / paragrafu projektu budżetowanie top-down i bottom-up w przypadku top-down możliwość narzucania budżetów (limitów) w oparciu o: dane z poprzedniego roku z możliwością skorygowania o wskaźniki procentowe automatyczny rozkład danych w czasie i w strukturze organizacyjnej możliwość przydzielania terminów wykonywania zadań wprowadzania danych budżetowych i powiadamiania o zbliżającym się terminie końca zadania możliwość szybkiego porównania ze sobą archiwalnych bużetów do obecnego możliwość zarządzania modelem budżetu / paragrafu i jego częściami poprzez dowolnie zdefiniowane grupy lub użytkowników możliwość wprowadzania danych planistycznych poprzez arkusz kalkulacyjny, na wcześniej zdefiniowanym arkuszu, pobierającym dane z bazy w zależności od uprawnień użytkownika możliwość wprowadzania danych przez interfejs webowy (obsługa procesów rezerwacji środków budżetowych) dane wprowadzane przez poszczególnych uczestników procesu trafiają do jednej bazy danych możliwość tworzenia wielu wersji budżetu / paragrafu i korekt automatyczna konsolidacja budżetów poszczególnych projektów, cząstkowych jednostek do główego budżetu / paragrafu definiowanie obiegu danych i zadań w budżecie związanych z procesem rezerwacji środków budżetowych Automatyczne nanoszenie wykonania (realizacji) budżetów na podstawie dokumentów zaewidencjonowanych w systemie (zarówno już zaksięgowanych jak i zaksięgowanych wstępnie) możliwość dodawania komentarzy do poszczególnych pozycji planów możliwość statusowania etapów planowania (roboczy, zatwierdzony, sprawdzony) KONSTRUOWANIE budżetu / paragrafu Możliwość definiowania własnej struktury budżetu / paragrafu niezależnej od układu wynikającego z Planu Kont Budżet Zarządczy Możliwość tworzenia budżetów krótkoterminowych (rocznych) i wieloletnich Możliwość tworzenia budżetów na dowolnym poziomie struktury organizacyjnej tworzenie indywidualnych budżetów komórkowych, jak i zbiorczego budżetu / paragrafu skonsolidowanego Automatyczne nanoszenie wykonania (realizacji) budżetów na podstawie dokumentów zaewidencjonowanych w systemie (zarówno już zaksięgowanych, jak i zaksięgowanych wstępnie).
Mechanizm parametryzowanych raportów, w tym z elementami graficznymi, przedstawiających stan ich realizacji i odchylenia. Mechanizmy umożliwiające alokację wybranych wartości ekonomicznych do wskazanych komórek organizacyjnych i kategorii budżetowych. (np. alokacja kosztów ogólnych na wybrane komórki organizacyjne, czy projekty/paragrafy Mechanizmy ułatwiające tworzenie kolejnych wersji budżetu / paragrafu w oparciu o automatyczne procesy sterowane wskazanymi parametrami np. tworzenie budżetu / paragrafu w oparciu o proporcje wynikające z wykonania roku poprzedniego Możliwość załączania dokumentów zewnętrznych (Word., Excel ) i ich dystrybucja do użytkowników systemu Możliwość eksportowania szablonów i zestawień budżetowych do formatów xls. i pdf. Tworzenie budżetu / paragrafu na podstawie historycznego budżetu / paragrafu oraz rzeczywistych i procentowych danych o wzrostach i zmniejszeniach Możliwość definiowania źródeł finansowania dla planowanych wydatków Automatyczna kontrola kwot budżetu / paragrafu (blokady systemu przy przekroczeniach) Rejestrowanie wniosków o zmianę budżetu / paragrafu przekazywanych przez jednostki (dysponentów): zadanie/paragraf budżetowe, źródło finansowania, uzasadnienie Plan Zamówień Publicznych - możliwość planowania oraz realizacji zakupów w ramach przyjętych kategorii budżetowych Wprowadzanie do budżetu / paragrafu projektu/paragrafu wartości poszczególnych kosztów Sporządzenie zagregowanego budżetu / paragrafu Sporządzenie budżetu / paragrafu zadaniowego Alokowanie zabudżetowanych przychodów i kosztów do poszczególnych zadań (plan) Obliczanie kosztów i przychodów związanych z realizacją poszczególnych zadań (wykonanie) WYKONANIE budżetu / paragrafu Analiza wykonania miesiąc/kwartał narastająco Wygenerowanie zestawienia umożliwiającego sporządzenie RB28 S, RB,27S RB N Raportowanie porównawcze planu i wykonania Raportowanie porównawcze planu i wykonania/ rok do roku raporty na MPK plan/wykonanie/%odchylenia Raporty kosztowe wg struktury zarządzania Raporty dotyczące planów zadaniowych Prognozowanie wykonania planu na koniec okresu analitycznego Określenie daty granicznej budżetu / paragrafu (data obowiązywania budżetu / paragrafu) Automatyczne zablokowanie środków w budżecie na pokrycie przyszłych zobowiązań wynikających z zaewidencjonowanego zamówienia (wniosku) Automatyczne zwolnienie zablokowanych środków budżetowych po
zaksięgowaniu faktury lub innego dokumentu księgowego Generowanie raportów kontrolnych, które pokazują bieżący stopień wykorzystania budżetu / paragrafu i informują o ewentualnych przekroczeniach w ramach poszczególnych pozycji budżetowych Przeglądanie i edycja bieżąca wykonania planu przez jednostki, wykorzystanie środków budżetowych za dany rok - wynik finansowy Możliwość modyfikacji budżetu / paragrafu w momencie przyznania dodatkowych środków Możliwość tworzenia dowolnych szablonów budżetowania Możliwość tworzenia raportów i zestawień w oparciu o formularze budżetowania Generowanie raportów według wytycznych zdefiniowanych przez użytkownika np. wg kategorii przychodów dla danej jednostki organizacyjnej za wybrany okres Automatyczne wyliczanie odchylenia w relacji planowanych przychodów/kosztów od przychodów uzyskanych/poniesionych kosztów Rejestrowanie historii wprowadzonych przez użytkowników zmian w planach kosztów i przychodów