Załącznik nr 1 do Zarządzenia Nr 2/2007. z dnia 4.01.2007 r. Dyrektora Domu Pomocy Społecznej dla Osób Przewlekle Somatycznie Chorych w Tarnowie ul. Szpitalna 53 INSTRUKCJA ARCHIWALNA w sprawie organizacji i zakresu działania składnicy akt oraz zasad postępowania z dokumentacją w Domu Pomocy Społecznej dla Osób Przewlekle Somatycznie Chorych w Tarnowie ul. Szpitalna 53 Tarnów 2006 rok
Część I Postanowienia Ogólne 1 1. Instrukcja archiwalna, zwana dalej instrukcją, która reguluje tryb przejmowania dokumentacji z komórek organizacyjnych, sposób ich przechowywania, ewidencjonowania i zabezpieczania w składnicy akt, ustalająca zasady udostępniania akt, przekazywania dokumentacji niearchiwalnej do zniszczenia lub na makulaturę oraz działania składnicy akt w Domu Pomocy Społecznej. 2. Za prawidłową organizację i funkcjonowanie składnicy akt w Domu Pomocy Społecznej odpowiadają pracownicy zgodnie z indywidualnym zakresem czynności i postanowieniami Regulaminu Organizacyjnego Domu Pomocy Społecznej (Zarządzenie Nr 15/2006 Dyrektora DPS w sprawie ustalenia Regulaminu Organizacyjnego Domu Pomocy Społecznej dla Osób Przewlekle Somatycznie Chorych w Tarnowie ul. Szpitalna 53 z dnia 29.11.2006 r.), zwani w dalszej części Kierownikiem Działu Administracyjno Gospodarczo Technicznego (Kierownik DAGT) i archiwistą. 2 1. Dokumentacja powstająca, nadsyłana i składana w Domu Pomocy Społecznej to dokumentacja nie stanowiąca materiałów archiwalnych, zwana dalej dokumentacją niearchiwalną. 2. Oznaczenia Kategorii dokumentacji występującej w Domu Pomocy Społecznej: a) symbolem B z dodaniem cyfr arabskich oznacz się dokumentację niearchiwalną o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu, za zezwoleniem właściwego terytorialnie archiwum państwowego. Okres przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od 1 stycznia roku następnego po zakończeniu sprawy, b) symbolem Bc oznacza się dokumentację niearchiwalną posiadającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne, która po pełnym jej wykorzystaniu jest przekazywana na makulaturę, za zgodą i wiedzą składnicy akt i zezwoleniem archiwum państwowego, c) symbolem BE oznacz się dokumentację, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega ekspertyzie ze względu na jej charakter, treść i znaczenie. Ekspertyzę przeprowadza właściwe miejscowo archiwum państwowe. 3. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, właściwe archiwum państwowe może dokonać zmiany kategorii dokumentacji o której mowa w pkt. 2 a, uznając ją za materiały archiwalne. 3 Dokumentację niearchiwalną oznaczoną symbolem B przechowuje się w składnicy akt przez okresy ustalone dla tej dokumentacji w jednolitym rzeczowym wykazie akt. Część II Lokal składnicy akt i jej wyposażenie 4 1. Składnica akt usytuowana jest na terenie Domu Pomocy Społecznej. 2. Lokal składnicy akt magazyn służący do przechowywania dokumentacji niearchiwalnej jak również do składowania dokumentacji wydzielonej na makulaturę.
3. Lokal składnicy akt powinien posiadać co najmniej jeden magazyn o powierzchni gwarantującej właściwe przechowywanie akt i odpowiednią rezerwę wolnego miejsca. Prace biurowe związane z archiwizowaniem dokumentów mogą być wykonywane przez pracownika obsługującego składnicę akt w miejscu pracy. 4. Lokal składnicy akt powinien być suchy, dostatecznie oświetlony. 5. Lokal należy zabezpieczyć w mocne drzwi i zamki, okratowane okna, oraz instalację elektryczną i dobrą wentylację. Temperatura powietrza powinna mieścić się w granicach 16 20 0 C a wilgotność od 50 55 %. 6. Lokal składnicy akt należy w odpowiedni sposób zabezpieczyć przed pożarem i włamaniem, a także przed innymi niebezpieczeństwami, mogącymi spowodować ubytek lub zniszczenie dokumentacji. 7. Ze względu na bezpieczeństwo przeciwpożarowe lokal składnicy akt musi być wyposażony w niezbędny sprzęt i materiały ratunkowe. 8. Lokal składnicy akt należy wyposażyć w odpowiednie regały, szafy, stoły i krzesła. Wskazane są regały metalowe. Półki w magazynie powinny być dostosowane do wymiarów dokumentacji. 9. Regały w składnicy akt ustawić wzdłuż ścian prostopadle do okien. Odstępy miedzy regałami nie powinny być mniejsze niż 70 cm. Regały nie mogą sięgać sufitów, ani przylegać bezpośrednio do ścian, kaloryferów, okien i drzwi wejściowych, jak również do lamp elektrycznych. Pierwszą od dołu półkę umieszcza się co najmniej 12 cm nad podłoga. Odległość między ustawiona na ostatniej górnej półce dokumentacja a sufitem powinna wynosić co najmniej 15 cm (wymaga tego konieczność przepływu powietrza). Wysokość półek regatowych nie może być mniejsza niż 40 cm. Szerokość regału jednostronnego powinna wynosić 40 cm, a dwustronnego 80 cm. 10.W pomieszczeniach składnicy akt obowiązuje absolutny zakaz palenia tytoniu oraz używania różnego rodzaju grzejników. Instalacja elektryczna znajdująca się w składnicy akt ma być zabezpieczona. Punkty świetlne muszą być zamknięte w kloszach i rozmieszczone w przerwach miedzy regałami. 11.Przechowywane akta muszą być zabezpieczone również przed szkodliwym wpływem owadów, gryzoni, drobnoustrojów i pleśni. Część III Zakres działania składnicy akt 5 1. Do zakresu działania składnicy akt należy: a) przyjmowanie dokumentacji niearchiwalnej od poszczególnych komórek organizacyjnych b) opracowywanie przyjętej dokumentacji, prowadzenie jej ewidencji oraz przechowywanie i zabezpieczanie c) udostępnianie dokumentacji niearchiwalnej d) inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej, udział w komisyjnym brakowaniu oraz przekazywanie wybrakowanej dokumentacji na makulaturę po uprzednim uzyskaniu zgody właściwego archiwum państwowego. 2. Przechowywanie akt spraw ostatecznie załatwionych, które ze względu na swój przedmiot będą nadal potrzebne po dokonaniu formalności przekazania do składnicy akt i zarejestrowaniu ich w ewidencji tej składnicy, można wypożyczyć na tak długo jak będą one potrzebne.
Część IV Obowiązki pracownika składnicy akt 6 1. Za całokształt pracy w składnicy akt odpowiada Kierownik DAGT i archiwista, jak również za dochowanie tajemnicy i ochronę danych osobowych. 2. W razie zmiany na stanowisku Kierownika DAGT lub archiwisty przekazanie składnicy akt nowemu Kierownikowi DAGT lub archiwiście odbywa się protokolarnie. 3. Szczegółowe obowiązki archiwisty: a) współpraca z komórkami organizacyjnymi w zakresie opieki nad dokumentami i właściwego nią zarządzaniem oraz w zakresie odpowiedniego przygotowania do przekazania do składnicy akt b) przyjmowanie właściwie opracowanej dokumentacji z komórek organizacyjnych do składnicy akt na podstawie spisów zdawczo odbiorczych c) przechowywanie i zabezpieczanie przejętej dokumentacji oraz prowadzenie pełnej jej ewidencji d) wycofywanie akt z ewidencji składnicy akt w przypadku wznowienia sprawy w komórce organizacyjnej e) udostępnianie dokumentacji f) inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej, udział w jej komisyjnym brakowaniu oraz przekazywanie wybrakowanej dokumentacji na makulaturę po uzyskaniu zgody g) sporządzenie sprawozdania z rocznej działalności składnicy akt uwzględniając między innymi ilości dokumentacji przyjętej z poszczególnych działów organizacyjnych dokumentacji niearchiwalnej, ilość dokumentacji wybrakowanej h) znajomość struktury organizacyjnej własnej jednostki i) znajomość stosowanego systemu kancelaryjnego oraz znajomość przepisów kancelaryjno-archiwlnych j) stałe pogłębianie kwalifikacji zawodowej Część V Przyjmowanie dokumentacji przez składnicę akt 7 1. Składnica akt gromadzi akta z wszystkich komórek organizacyjnych Domu Pomocy Społecznej 2. Archiwista przyjmuje akta spraw ostatecznie załatwionych kompletnymi rocznikami po upływie 1 roku od ostatecznego załatwienia sprawy w stanie uporządkowanym. 3. Przez uporządkowanie należy rozumieć: a) ułożenie chronologiczne spraw (zgodnie z kolejnością zapisu w spisie spraw)począwszy od najstarszej (numer 1) a skończywszy na sprawie najmłodszej b) w ramach poszczególnych spraw ułożenie pism i dokumentów chronologicznie według dat powstania lub wpływu c) usunięcie wtórników oraz części metalowych (spinaczy, zszywek) oraz plastikowych (koszulek, skoroszytów), rozdzielenie akt spraw papierowymi zakładkami d) umieszczenie dokumentacji w teczkach z tektury bezkwasowej o grubości nie przekraczającej 5 cm e) paginacja (ponumerowanie stron zapisanych i niezapisanych) dokumentacji w teczce miękkim ołówkiem w prawym górnym rogu. Liczbę stron w danej teczce podaje się długopisem na wewnętrznej części tylnej okładki w formie
zapisu: teczka zawiera... stron, miejscowość, data, czytelny podpis paginującego f) opisanie teczek aktowych wg załącznika nr 1 do niniejszej instrukcji g) ułożenie opisanych teczek według kolejności symboli klasyfikacyjnych wykazu akt. 4. Kierownik DAGT w porozumieniu z Kierownikami Działów ustala corocznie termin przekazywania akt do składnicy akt 5. Poszczególne Działy przekazują uporządkowaną dokumentację do składnicy akt zgodnie z ustalonym w pkt. 4 terminie na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego załącznik nr 2 do niniejszej instrukcji. 6. Spis zdawczo - odbiorczy sporządza się w trzech egzemplarzach, z których jeden pozostaje u referenta przekazującego akta, jako dowód przekazania akt, a pozostałe egzemplarze otrzymuje archiwista. 7. Dla każdego rodzaju dokumentów sporządza się osobne spisy zdawczo odbiorcze. 8. Przyjmowanie akt osobowych: a) akta przekazuje się do składnicy akt po odejściu pracownika b) akta każdego pracownika przepakowywuje się do koperty lub do teczki tekturowej, usuwa się części metalowe (nie porządkuje się) c) opis koperty z aktami osobowymi jak przy teczce aktowej z tym, że w tytule teczki umieszcza się następujące dane: imię i nazwisko, data urodzenia, imię ojca, wykształcenie, zawód, ostatnie stanowisko, daty skrajne zatrudnienia d) spis zdawczo-odbiorczy akt osobowych sporządza się odrębnie dla każdego roku zwolnienia pracowników. Akta na spisie ujmowane są w kolejności alfabetycznej nazwisk pracowników załącznik nr 3 do niniejszej instrukcji. 9. Przyjmowanie dokumentacji technicznej załącznik nr 4 do niniejszej instrukcji. 8 1. Czynności archiwisty w trakcie przyjmowania dokumentacji: a) ustalenie terminarza przyjmowania dokumentacji do składnicy akt b) pomoc referentom w zakresie prawidłowego przygotowania dokumentacji do przekazania c) sprawdzenie prawidłowości sporządzenia spisów zdawczo-odbiorczych i sposobu uporządkowania dokumentacji d) sprawdzenie kompletności przekazywanej dokumentacji e) potwierdzenie na spisie zdawczo-odbiorczym faktu przyjęcia dokumentacji podpisem i datą przyjęcia akt f) pozostawienie referentowi po jednym egzemplarzu spisu zdawczo-odbiorczego akt 2. Archiwista może odmówić przyjęcia dokumentacji do składnicy akt: a) gdy dokumentacja nie została uporządkowana w sposób uregulowany przepisami instrukcji kancelaryjnej i archiwalnej b) gdy spisy zdawczo-odbiorcze sporządzone są w sposób nieprawidłowy lub posiadają błędy c) gdy przekazywana dokumentacja nie odpowiada załączonym spisom zdawczoodbiorczym 3. O powodach odmowy przyjęcia dokumentacji archiwista powiadamia swojego przełożonego. 4. Czynności archiwisty po przejęciu dokumentacji do składnicy akt: a) zarejestrowanie spisów zdawczo odbiorczych w wykazie tych spisów b) naniesienie numeru z wykazu na wszystkie egzemplarze spisu zdawczoodbiorczego c) osygnowanie d) odłożenie zarejestrowanych egzemplarzy
Część VI Ewidencja dokumentacji w składnicy akt 9 1. Spisy zdawczo-odbiorcze akt rejestruje się w wykazie spisów zdawco-odbiorczych według numeracji ciągłej. 2. Składnica akt oznacza przyjętą dokumentację swoją sygnaturą archiwalną (osygnować) składającą się z numeru spisu zdawczo-odbiorczego, łamanym przez numer pozycji danego spisu (np.dokumentację wymienioną w spisie Nr 4 poz. 2 oznacza się sygnaturą 4/2). 3. Jeden egzemplarz spisów zdawczo-odbiorczych wpina się w kolejności numerów spisów zdawczo-odbiorczych do teczki, stanowiącej podstawową ewidencję dokumentacji znajdującej się w składnicy akt. Drugi egzemplarz spisów, służący do pracy bieżącej, przechowuje się w osobnych teczkach dla poszczególnych Działów. 4. Ewidencję w składnicy akt stanowię: a) spisy zdawczo-odbiorcze b) wykaz spisów zdawczo-odbiorczych, stanowiący załącznik nr. 5 do niniejszej instrukcji, do którego wpisuje się poszczególne spisy zdawczo-odbiorcze w kolejności ich wpływu i nadaje się im kolejną numerację c) karty udostępniania dokumentacji na miejscu w składnicy akt lub wypożyczenia jej poza jego obręb, stanowiące załącznik nr 6 do niniejszej instrukcji d) księga udostępniania dokumentacji, stanowiący załącznik nr 7 do niniejszej instrukcji e) protokoły w sprawie zaginięcia lub uszkodzenia udostępnianej dokumentacji, stanowiący załącznik nr 8 do niniejszej instrukcji f) protokoły oceny dokumentacji niearchiwalnej wraz ze spisami dokumentacji niearchiwalnej (aktowej) przeznaczonej do zniszczenia lub na makulaturę, stanowiące załącznik nr 9 i 10 do niniejszej instrukcji, wraz z odpowiednimi zezwoleniami archiwum państwowego. Część VII Sposób przechowywania dokumentacji w składnicy akt 10 1. Jeżeli wielkość magazynu na to pozwala, na dokumentację każdego Działu przeznacza się oddzielne miejsce w składnicy akt. W przypadku braku miejsca, dokumentację należy układać w kolejności napływu z różnych Działów w nieprzerwanej kolejności numerów spisów zdawczo-odbiorczych. 2. Dokumentację układa się na półkach, pionowo systemem bibliotecznym, bądź poziomo jedną na drugą, od dołu ku górze i od lewej strony ku prawej w kolejności sygnatur. 3. W obrębie dokumentacji niearchiwalnej oddzielnie przechowuje się akta osobowe i dokumentacje płacową. 4. Regały i półki oznacza się odpowiednią numeracją. Regały numerowane są cyframi rzymskimi, a półki cyframi arabskimi w obrębie każdego regału. Część VIII Udostępnianie dokumentacji w składnicy akt 11 1. Składnica akt udostępnia dokumentację dla celów służbowych i naukowobadawczych.
2. Udostępnianie dokumentacji dla celów służbowych odbywa się za zgodą Kierownika Działu, z którego dokumentacja pochodzi, na podstawie kart udostępnienia (załącznik nr 6). 3. Udostępnianie dokumentacji odbywa się w pomieszczeniach składnicy akt pod nadzorem Kierownika DAGT lub archiwisty. 4. W uzasadnionych wypadkach dokumentacja może być wypożyczona poza lokal składnicy akt na teren pomieszczeń biurowych Domu Pomocy Społecznej. 5. Poza Dom Pomocy Społecznej nie wolno wypożyczyć żadnej dokumentacji. W wyjątkowych przypadkach można wypożyczyć dokumentację poza Dom Pomocy Społecznej wyłącznie za zgodą Dyrektora Domu. 6. Poza lokal składnicy akt nie wolno wypożyczać: a) dokumentacji zastrzeżonej przez Kierowników Działów, które ją przekazały b) dokumentacji uszkodzonej c) środków ewidencji składnicy akt. 7. Poszukiwania dokumentacji w składnicy akt przeprowadzają wyłącznie Kierownik DAGT i archiwista. 8. W miejsce wyjętej dokumentacji wkłada się kartę zastępczą stanowiącą załącznik nr 11 do niniejszej instrukcji. Część IX Odpowiedzialność korzystających za udostępnianą dokumentację 12 1. Korzystający z dokumentacji składnicy akt ponoszą pełną odpowiedzialność za całość udostępnianej im dokumentacji i zwrot w wyznaczonym terminie. 2. Archiwista potwierdza odbiór udostępnianej dokumentacji na karcie wypożyczenia w obecności osoby zwracającej. 3. W razie stwierdzenia braków lub uszkodzeń w zwracanej dokumentacji, archiwista sporządza protokół, który podpisują: a) Kierownik DAGT, bądź archiwista b) osoba, która wypożyczyła dokumentacje c) Kierownik Działu, którego pracownikiem jest wypożyczający dokumentację d) Kierownik Działu, który wydał zezwolenie na wypożyczenie dokumentacji. 4. Protokół sporządza się w trzech egzemplarzach, z których jeden wkłada się w miejsce zagubionych materiałów, lub dołącza do uszkodzonych materiałów, drugi przechowuje się w składnicy akt w specjalnej teczce, a trzeci przekazuje się Kierownikowi Działu, który wydał zezwolenie na wypożyczenie dokumentacji. 5. Kierownik Działu, który wydał zezwolenie na wypożyczenie dokumentacji, przeprowadza postępowanie wyjaśniające w celu pociągnięcia winnego do odpowiedzialności służbowej. Część X Wydzielenie dokumentacji 13 1. Co dwa lata, w terminie do 30 kwietnia, Komisja w składzie: a) Kierownik DAGT jako przewodniczący komisji b) archiwista c) Kierownik działu lub wyznaczony przedstawiciel Działu, z którego dokumentacja pochodzi dokonują przeglądu i wydzielenia dokumentacji. 2. Przez wydzielenie należy rozumieć: a) wyłączenie dokumentacji kategorii B na makulaturę, lub do zniszczenia
b) wyłączenie dokumentacji oznaczonej symbolem BE, przeznaczonej do ekspertyzy. 3. Termin przystąpienia do wydzielania dokumentacji ustala DAGT, w porozumieniu z Kierownikiem zainteresowanego Działu. 4. Wydzielanie dokumentacji Działów odbywa się na podstawie spisów zdawczoodbiorczych (załącznik nr 2,3,4) akt oraz jednolitego rzeczowego wykazu akt. Przy wydzielaniu dokumentacji komisja dokonuje konfrontacji zgodności opisu teczki z ich zawartością. 5. Komisja nie może zmienić kwalifikacji dokumentacji, przedłużyć lub skrócić terminu przechowywania dokumentacji kategorii B. 6. Z czynności związanych z wydzieleniem dokumentacji do brakowania komisja sporządza protokół oceny (załącznik nr 9) do którego dołącza się spisy dokumentacji niearchiwalnej (załącznik nr 10). 7. Protokoły oceny dokumentacji i spisy dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia sporządza się w dwóch egzemplarzach, z których jeden przesyła się do właściwego terytorialnie archiwum państwowego, celem uzyskania zgody na zniszczenie. 8. Po uzyskaniu zgody archiwum państwowego dokumentacja przeznaczona na makulaturę powinna być doprowadzona do stanu uniemożliwiającego odtworzenie jej treści i przekazania do zbiornicy surowców wtórnych. Część XI Nadzór nad składnicą akt 14 1. Nadzór nad składnicą akt sprawuje Dyrektor Domu Pomocy Społecznej. 2. Prawo kontroli składnicy akt mają osoby upoważnione przez Dyrektora Domu Pomocy Społecznej. 3. Prawo kontroli składnicy akt mają również przedstawiciele Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych i właściwego terytorialnie Archiwum Państwowego. Część XII Postanowienia końcowe 15 Wszelkie zmiany i uzupełnienia Instrukcji mogą odbywać się jedynie w trybie przewidzianym dla jego uchwalenia.
Wykaz obowiązujących aktów prawnych w zakresie spraw archiwalnych 1. Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach ( Dz.U. z 1983 Nr 38 poz. 173). 2. Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16.09.2002 r w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych ( Dz.U. z 2002 r Nr 167.poz.1375). 3. Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 15.02 2005 r w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców(dz.u z 2005 r Nr 32 poz. 284). Opracował: Janina Najdała Listopad 2006 Zatwierdził: