Tyczyn,16.08.2016roku ZAPYTANIE OFERTOWE NR 103/RTRP/SC/2016 NA ORGANIZACJĘ KONFERENCJI NAUKOWEJ POD NAZWĄ ROZWÓJ PRZEDSIĘBIORCZOŚCI NA OBSZARACH WIEJSKICH Z UWZGLĘDNIENIEM AGROTURYSTYKI - UKAZANIE WPŁYWU PROGRAMU SZWAJCARSKIEGO NA PRZEDSIĘBIORCZOŚĆ MIKROREGIONU DOLINA STRUGU. 1. Zamawiający. ul. Myśliwska 16, 36-030 Błażowa. Osoba upoważniona przez Zamawiającego do bieżących kontaktów, w tym udzielania odpowiedzi na zapytania oferentów: Przemysław Grzebyk -172305577, e-mail: p.grzebyk@dolinastrugu.pl 2. Tryb udzielenia zamówienia Zamawiający realizując niniejsze postępowanie nie jest zobowiązany stosować przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych. W celu zapewnienia wydatkowania przyznanych środków w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady terminowego uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów oraz zasady uczciwej konkurencji, transparentności i równego traktowania potencjalnych wykonawców niniejsze postępowanie toczy się w oparciu o zasadę konkurencyjności tj. skierowania zapytania ofertowego o identycznej treści do co najmniej 3 oferentów. 3. Tytuł projektu Wieloaspektowy Program Rozwoju Sami Sobie w mikroregionie Dolina Strugu, realizowany przez Regionalne Towarzystwo Rolno Przemysłowe Dolina Strugu, współfinansowany przez Szwajcarię w ramach szwajcarskiego programu współpracy z nowymi krajami członkowskimi Unii Europejskiej. 4. Przedmiot zamówienia Przedmiotem zamówienia jest organizacja jednodniowej konferencji naukowej pn. Rozwój przedsiębiorczości na obszarach wiejskich z uwzględnieniem agroturystyki - ukazanie wpływu Programu Szwajcarskiego na przedsiębiorczość mikroregionu Dolina Strugu. Zamawiana usługa obejmuje następujące zadania : 1. Usługi cateringowe na potrzeby konferencji. Wykonawca w ramach organizacji konferencji ma zapewnić dla 50 uczestników : 1.1 Śniadanie dla uczestników konferencji. Strona 1 z 11
1.2 Przerwę kawową dla osób uczestniczących w konferencji. Poczęstunek podczas przerwy kawowej powinien obejmować: kawę, herbatę, wodę mineralną butelkowaną, śmietankę do kawy, cukier, mix ciasteczek (wszystko jednak w limicie do 25 zł/osobę). 1.3 Poczęstunek w formule obiadu zasiadanego dla wszystkich osób uczestniczących w konferencji składający się z następującego menu: zupa tradycyjna, (np. rosół, zupa krem), 350 ml na osobę ciepłe danie obiadowe, (ziemniaki 250 g na osobę, mięso schab 150 g na osobę) surówki / sałatki: 3 rodzaje, po 150 g każdego rodzaju na osobę; sok/kompot 0,33/na osoba (wszystko jednak w limicie do 60 zł/osobę). 1.4 Kolacje dla uczestników po powrocie z drugiej części konferencji (wizyta w minimum 6 obiektach, ciekawych miejscach związanych z przedsiębiorczością Doliny Strugu) szczegółowe informacje dotyczące miejsc podane będą bezpośrednio Wykonawcy po podpisaniu umowy. Kolacja powinna składać się z następującego menu: minimum trzy rodzaje sałatek do wyboru dwa rodzaje dań głównych na gorąco w tym 1 danie mięsne i 1 danie jarskie, ciepłe dodatki do dań na gorąco (minimum 2 rodzaje np. ziemniaki opiekane, ryż) deser -ciasto porcjowane napoje gorące ( kawa i herbata w termosach) napoje zimne (minimum 2 rodzaje soków owocowych oraz wody mineralnej (gazowanej i niegazowanej) Wykonawca będzie odpowiedzialny w całości za serwis gastronomiczny (tj. przygotowanie, obsługę kelnerską, zapewnienie i nakrycie stołów obrusy, zastawa niejednorazowego użytku oraz sprzątanie). 2. Wynajem sali konferencyjnej, sali na lunch i catering, parkingu. 2.1 Lokalizacja obiektu z salą konferencyjną powinna się znajdować na terenie Doliny Strugu tj. gmin Błażowa, Chmielnik, Hyżne i Tyczyn. Sala konferencyjna, w której będzie się odbywała pierwsza cześć konferencji powinna być odpowiednia dla tego rodzaju imprez (z dostępem w budynku do sanitariatów o wysokim standardzie wyposażenia i utrzymania). Wykonawca zapewni: - nagłośnienie (dwa mikrofony), - sprzęt do prezentacji wykładów (projektor podłączony do komputera, tablica do projekcji), - ilość miejsc siedzących dla uczestników: 50 miejsc. - szatnię z obsługą, obsługę recepcji konferencji, z miejscem (stolikiem) do rejestracji uczestników i dystrybucji materiałów (w recepcji stale powinna znajdować się min. 1 osoba). Wykonawca zapewni (z dostarczonych materiałów przez zamawiającego) i wyłoży w recepcji lub przed salą konferencyjną listę uczestników, na której swoje podpisy składać będą przybyli na konferencję uczestnicy. Strona 2 z 11
- Zapewnienie min. 1 osoby prowadzącej konferencję (konferansjer) od godzin porannych do zakończenia konferencji tj. w godzinach od 8.00 do 20.00. 2.2. Wynajem pomieszczeń na lunch i catering. Osobne pomieszczenie na lunch i catering na 50 miejsc siedzących oraz jednoczesne zapewnienie w tym samym pomieszczeniu stołów na potrzeby poczęstunku podczas przerwy kawowej. 2.3. Zabezpieczenie miejsc parkingowych dla uczestników konferencji. - zabezpieczenie minimum 20 miejsc parkingowych. 3. Produkcja i rozdawnictwo zestawów z upominkami dla uczestników konferencji. 3.1. Dostarczenie długopisów, notesów i pendrive-ów z nadrukiem logo Programu Szwajcarskiego w ilości po 50 szt. 3.2 Rozdanie upominków dla wszystkich uczestników konferencji, składających się z wybranych produktów lokalnych Doliny Strugu, na kwotę 30 złotych na osobę. Zestaw pojedynczego upominku będzie podlegał zatwierdzeniu przez zamawiającego. Do oferty należy dołączyć proponowany zestaw upominków (Załącznik nr 5). Wszelkie opracowania graficzne objęte zamówieniem powinny być sporządzone zgodnie z wytycznymi w zakresie Informacji i promocji dla beneficjentów Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy. 4. Przeprowadzenie serii wykładów. 4.1 Przeprowadzenie serii wykładów o następującej tematyce: a) Program Szwajcarski pn. Wieloaspektowy Program Rozwoju Sami Sobie w mikroregionie Dolina Strugu i jego wpływ na rozwój przedsiębiorczości mikroregionu Doliny Strugu. b) Prowadzenie działalności gospodarczej na obszach wiejskich. c) Agroprzedsiębiorczość ze szczególnym uwzględnieniem ekologii. d) Zakładanie i prowadzenie inicjatyw klastrowych związanych z turystyką, przetwórstwem produktów rolnych. Propozycja konspektu wykładów będzie podlegała zatwierdzeniu na dzień podpisania umowy. 4.2. Wykonawca zapewni min. 2 wykładowców z dorobkiem naukowym. 4.3 Wykonawca zapewni tłumaczenie z języka polskiego na język angielski w trakcie trwania konferencji. Wykładowcy będą zobowiązani do przygotowania prezentacji w programie PowerPoint oraz w formie opisowej na potrzeby publikacji do jej wygłoszenia jak również do jej wygłoszenia w trakcie konferencji. Strona 3 z 11
5. Wykonanie relacji zdjęciowej przez fotografa obejmującej dokumentację zdjęciową z konferencji oraz z wyjazdów po mikroregionie Doliny Strugu obejmującej wizyty w ciekawych miejscach związanych z przedsiębiorczością Doliny Strugu. Dokumentację zdjęciową w postaci minimum 100 zdjęć Wykonawca przekaże Zamawiającemu na nośniku elektronicznym w terminie do 7 dni od zakończenia przeprowadzenia wyjazdów po Dolinie Strugu. Miejsce dostarczenia: biuro projektu szwajcarskiego pod adres: 36-020 Tyczyn, ul. Kościuszki 8. 6. Wizyta na terenie Dolinie Strugu. 6.1 Zapewnienie usługi transportowej na potrzeby wyjazdów po regionie Doliny Strugu z udziałem uczestników konferencji. Docelowy dystans przejazdów po Dolinie Strugu wynosi do 200 km. Na potrzeby wyjazdów Wykonawca zapewni autokary dla 50 osób. 6.2 Wykonawca zapewni wykładowców w tematach związanych z przedsiębiorczością posiadających merytoryczną wiedzę nt. prezentowanych przedsięwzięć. 6.3 Wykonawca zapewni tłumaczenie z języka polskiego na język angielski w trakcie trwania wizyt. 7. Produkcja publikacji zawierającej materiały z konferencji. 7.1 opracowanie i druk publikacji zawierającej materiały z konferencji na podstawie prezentacji przedstawionych w trakcie konferencji. a) Wydrukowanie 120 szt. egzemplarzy publikacji w formie książkowej, Format: B5 Oprawa miękka Druk środka: czarno-biały z wkładkami kolorowymi, gramatura 50-90 g Okładka: full kolor, foliowana, gramatura 250 g b) Opracowanie nie może być mniejsze niż 120 stron Wykonawca w ramach organizacji zapewni (we współdziałaniu z zamawiającym) dystrybucję materiałów konferencyjnych uczestnikom konferencji. 8. Produkcja felietonu z konferencji. 8.1 Produkcja felietonu o czasie trwania 12 minut, będącym relacją z konferencji pn. Rozwój przedsiębiorczości na obszarach wiejskich z uwzględnieniem agroturystyki - ukazanie wpływu Programu Szwajcarskiego na przedsiębiorczość mikroregionu Dolina Strugu. Felieton powinien zawierać wywiad z organizatorem wydarzenia, co najmniej 2 wywiady z uczestnikami wydarzenia, relacje z wizytowanych miejsc w trakcie II części konferencji. 9. Termin realizacji zamówienia dla poszczególnych działań : 9.1. Usługi cateringowe na potrzeby konferencji. Termin realizacji: 29.08.2016 r. w godzinach od 8.00 do 20.00. Strona 4 z 11
9.2. Wynajem sali konferencyjnej, sali na lunch i catering, parkingu. Termin realizacji: 29.08.2016 r. w godzinach od 8.00 do 20.00. 9.3. Produkcja i rozdawnictwo zestawów z upominkami dla uczestników konferencji. Termin realizacji: 29.08.2016 r. 9.4. Przeprowadzenie serii wykładów. Termin realizacji: 29.08.2016 r. w godzinach od 9.00 do 13.00. oraz podczas wyjazdu w teren tj. do godz 20.00. 9.5. Wykonanie relacji zdjęciowej. Termin realizacji zdjęć: 29 sierpnia 2016r. w godzinach od godz. 9.00 do 20.00. Termin dostarczenia zdjęć: 5 września 2016 r. 9.6. Wyjazdy po Dolinie Strugu. Termin realizacji: 29 sierpnia 2016r. w godzinach od godz. 14.00 do 20.00. 9.7. Produkcja publikacji zawierającej materiały z konferencji. Termin realizacji: do 12.09.2016 r. 10. Sposób obliczania ceny: Cena zaproponowana i ustalona w ofercie jest ceną brutto (zawierającą obowiązujący podatek VAT) i musi zawierać wszelkie koszty zleceniobiorcy niezbędne do zrealizowania zamówienia. 11. Forma wynagrodzenia oraz termin płatności Na podstawie faktury VAT wystawianej łącznie na wartość całego zamówienia w terminie 14 dni od dnia podpisania protokołu odbioru przez Zamawiającego, przelewem na rachunek bankowy wskazany w fakturze VAT. Zamawiający bierze pod uwagę możliwość udzielenia zamówień uzupełniających. 12. Kryteria oceny ofert podstawowym kryterium wyboru jest cena. - zamawiający zastrzega sobie prawo do odstąpienia od złożenia Zamówienia, gdy najkorzystniejsza oferta przekracza kwotę zaplanowaną przez Zamawiającego na sfinansowanie niniejszego zamówienia. - niedołączenie do oferty jednego lub więcej załączników wymienionych w formularzu ofertowym (załącznik nr 1 do zapytania ofertowego) będzie skutkować odrzuceniem oferty z przyczyn formalnych. - Wykonawca może powierzyć wykonanie zamówienia lub jego części podwykonawcom. 13. Sposób i termin składania ofert Pisemne oferty prosimy przesyłać lub dostarczyć do biura projektu Programu Szwajcarskiego Regionalnego Towarzystwa Rolno-Przemysłowego Dolina Strugu, ul. Kościuszki 8, 36-020 Tyczyn w terminie: do dnia 23 sierpnia 2016 r. do godz. 10.00. Strona 5 z 11
14. Sposób przygotowania oferty 1. Oferta powinna mieć formę pisemną i być napisana w języku polskim na maszynie do pisania, komputerze lub inną trwałą i czytelną techniką oraz podpisana(własnoręczny podpis). 2. Oferta Wykonawcy zawierać będzie cenę jednostkową oraz całkowitą brutto zawierającą koszty organizacji konferencji oraz działań towarzyszących objętych niniejszym zapytaniem, 3. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych lub wariantowych. 4. Ofertę należy składać w zamkniętej kopercie z następującym napisem Oferta na zapytanie ofertowe nr103/rtrp/sc/2016". 15. Termin wyboru oferty i sposób powiadomienia oferentów Zamawiający ogłosi wybór Wykonawcy na stronie: http:/// w dniu 23 sierpnia 2016 r. 16. Informacje administracyjne Niniejsze zapytanie ofertowe umieszczono na stronie: http:/// Do niniejszego zapytania ofertowego dołączone są następujące dokumenty: 1. Formularz ofertowy (Załącznik nr 1) 2. Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu (Załącznik nr 2) 3. Klauzula antykorupcyjna (Załącznik nr 3) 4. Proponowany zestaw upominków (Załącznik nr 4) Strona 6 z 11
Załącznik nr 1 Formularz ofertowy --------------------------- Miejscowość i data ----------------------------- Pieczęć firmowa OFERTA WYKONAWCY Ja, niżej podpisany działając w imieniu i na rzecz (dane Wykonawcy): Nazwa Adres siedziby NIP W odpowiedzi na zapytanie ofertowe nr. 103/RTRP/SC/2016 dotyczące realizacji zlecenia na organizację konferencji naukowej pn. ROZWÓJ PRZEDSIĘBIORCZOŚCI NA OBSZARACH WIEJSKICH Z UWZGLĘDNIENIEM AGROTURYSTYKI - UKAZANIE WPŁYWU PROGRAMU SZWAJCARSKIEGO NA PRZEDSIĘBIORCZOŚĆ MIKROREGIONU DOLINA STRUGU w ramach projektu pn. Wieloaspektowy Program Rozwoju Sami Sobie w mikroregionie Dolina Strugu współfinansowanego przez Szwajcarię w ramach szwajcarskiego programu współpracy z nowymi krajami członkowskimi Unii Europejskiej. Składam ofertę na wykonanie przedmiotu zapytania ofertowego za poniżej przedstawioną kwotę: Przedmiot zamówienia Cena jednostkowa brutto Ilość Razem brutto 1. Usługi cateringowe na potrzeby konferencji * 2. Wynajem Sali konferencyjnej, sali na lunch i catering oraz parkingu * 3. Produkcja i rozdawnictwo zestawów z upominkami dla uczestników konferencji. * 4. Przeprowadzenie serii wykładów * 5. Wykonanie relacji zdjęciowej*. 6. Wyjazdy po Dolinie Strugu.* 7. Produkcja i kolportaż publikacji zawierającej materiały z konferencji.* 8. Produkcja felietonu z konferencji.* Strona 7 z 11
Łącznie *- zgodnie z przedmiotem zamówienia 1. Kwota brutto.. zł (słownie kwota brutto) w tym podatek zł (słownie) a) Zaproponowana cena uwzględnia wszystkie koszty związane z realizacją Zamówienia tj. przygotowanie i przeprowadzenie konferencji oraz działań towarzyszących objętych przedmiotem zamówienia b) Oświadczam, że zapoznałem się z treścią zapytania ofertowego i załącznikami oraz przyjmuję bez zastrzeżeń wymagania zawarte w jego treści. c) Oświadczam, że termin związania z ofertą wynosi 14 dni kalendarzowych od dnia otwarcia ofert. Do niniejszego formularza są załączone i stanowią integralną część niniejszej oferty, następujące dokumenty : a) Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu (Załącznik nr 2) b) Podpisana klauzula antykorupcyjna (Załącznik nr 3) c) Proponowany zestaw upominków (Załącznik nr 4) Miejscowość, data.. Pieczęć i podpis składającego ofertę Strona 8 z 11
Załącznik nr 2 Wzór oświadczenia Wykonawcy --------------------------- Miejscowość i data ----------------------------- Pieczęć firmowa OŚWIADCZENIE O SPEŁNIANIU WARUNKÓW Oświadczam, że: 1. Posiadam uprawnienia do wykonywania wymaganej przedmiotem zamówienia działalności, czynności zgodnie z wymogami ustawowymi. 2. Znajduję się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. 3. Działam na rynku w branży kulinarnej od dnia. 4. Prowadzę działalność spełniającą wymogi sanepidu. 5. posiadam niezbędną wiedzę i doświadczenie, szczególnie w zakresie wykonywania podobnych usług oraz dysponuję potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. 6. zobowiązują się do świadczenia usług cateringowych wyłącznie z produktów spełniających normy jakości produktów spożywczych, przestrzegania przepisów prawnych w zakresie przechowania i przygotowania artykułów spożywczych (m in. Ustawy z dnia 25 sierpnia 2006r. bezpieczeństwa żywności i żywienia Dz. U. nr 171 poz. 1125 ze zm. miejscowość, data.. czytelny podpis osoby upoważnionej do reprezentowania Wykonawcy Strona 9 z 11
Załącznik nr 3- Klauzula antykorupcyjna --------------------------- Miejscowość i data ----------------------------- Pieczęć firmowa Klauzula antykorupcyjna Oświadczam, że nie oferowałem ani nie dawałem żadnych korzyści majątkowych w celu wpłynięcia na postępowanie/a o udzielenie zamówienia/zamówień publicznego/ych nr 103/RTRP/SC/2016 w ramach Projektu pn. Wieloaspektowy Program rozwoju Sami Sobie w mikroregionie Dolina Strugu w ramach Szwajcarsko-Polskiego Programu Współpracy lub wynik takiego postępowań/nia w sposób sprzeczny z prawem lub dobrymi obyczajami oraz, że nie brałem udziału w jakichkolwiek porozumieniach lub ustaleniach pomiędzy Wykonawcami, które miałyby na celu wpłynięcie na postępowanie/a o udzielenie zamówienia/zamówień publicznego/ych lub wynik takiego postępowań/nia w sposób sprzeczny z prawem lub dobrymi obyczajami.. miejscowość, data. podpis osoby upoważnionej do reprezentowania Wykonawcy Strona 10 z 11
Załącznik nr 4 Miejscowość i data PROPONOWANY ZESTAW UPOMINKÓW 1. Proponowany zestaw upominków. L.p. 1 2 3 4 5 Wyszczególnienie Strona 11 z 11