Dyrektor Ewa Łagodzka

Dyrektor Ewa Łagodzka

Perspektywa placówki medycznej. Przygotowanie oraz przeprowadzenie procesu informatyzacji na co zwrócić uwagę i jak szybko zrealizować projekt.

Dokumentacja medyczna Przy prowadzeniu dokumentacji medycznej mają zastosowanie między innymi następujące przepisy prawa: Rozporządzenie Ministra Zdrowia z 21 grudnia 2010 r. w sprawie rodzajów i zakresu dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania Ustawa z 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta Ustawa z 28 kwietnia 2011 r. o systemie informacji w ochronie zdrowia Ustawa z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych Ustawa z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych

Podział dokumentacji medycznej według rozporządzenia Ministra Zdrowia z 21 grudnia 2010 r. w sprawie rodzajów i zakresów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania Podział ze względu na zakres gromadzonej informacji: dokumentacja indywidualna (dotycząca konkretnego pacjenta) dokumentacja zbiorcza (dotycząca grupy lub kategorii pacjentów) Podział ze względu na miejsce przeznaczenia: dokumentacja wewnętrzna (sporządzona na potrzeby własnej jednostki) np.: historia zdrowia i choroby, karta indywidualnej opieki pielęgniarskiej, karta noworodka, itp.. dokumentacja zewnętrzna (dokumenty wychodzące poza własną jednostkę związane z procesem leczenia) np.: skierowanie do szpitala lub innego podmiotu, skierowanie na badania diagnostyczne lub konsultację, zaświadczenie, orzeczenie, itp..

Elektroniczna dokumentacja medyczna Obszerna dokumentacja medyczna lub podobna dokumentacja o przeszłym i bieżącym stanie zdrowia fizycznego i psychicznego danej osoby, w formie elektronicznej, zapewniająca dostępność tych danych w celu leczenia lub do innych ściśle powiązanych celów.

Elektroniczna dokumentacja medyczna Art. 2. p. 6. Elektroniczna dokumentacja medyczna a. Dokument elektroniczny umożliwiający usługobiorcy uzyskanie świadczenia opieki zdrowotnej określonego rodzaju, w przypadku usługodawcy będącego świadczeniodawcą, o którym mowa w art. 5 pkt 41 lit. d ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z 2008 r. Nr 164, poz. 1027, z późn. zm.), apteką ogólnodostępną lub punktem aptecznym b. Dokumentację medyczną, o której mowa w ustawie z dnia 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta (Dz. U. z 2009 r. Nr 52, poz. 417 i Nr 76, poz. 641 oraz z 2010 r. Nr 96, poz. 620), wytworzoną w postaci elektronicznej, zawierającą dane o udzielonych, udzielanych i planowanych świadczeniach opieki zdrowotnej, w tym dokument elektroniczny umożliwiający usługobiorcy uzyskanie świadczenia opieki zdrowotnej określonego rodzaju, w przypadku usługodawcy innego niż wymieniony w lit. a

Dokumentacja medyczna w formie papierowej do 31 lipca 2014 roku art. 56 ust. 1 Do dnia 31 lipca 2014 r. dokumentacja medyczna może być prowadzona w postaci papierowej lub elektronicznej. art. 56 ust. 2 Przepisy art. 11 niniejszej ustawy oraz art. 24 ust. 1a ustawy zmienianej w art. 50, w brzmieniu nadanym niniejszą ustawą, stosuje się do dokumentacji medycznej wytworzonej po dniu 31 lipca 2014 r.

Dokumentacja medyczna w formie papierowej do 31 lipca 2014 roku Prowadzenie dokumentacji medycznej w formie elektronicznej wymaga spełnienia następujących wymagań zawartych w przepisach prawnych: zabezpieczenie dokumentacji przed uszkodzeniem lub utratą, zachowanie integralności i wiarygodności dokumentacji, zapewnienie stałego dostępu do dokumentacji dla osób uprawnionych oraz zabezpieczenie przed dostępem osób nieuprawnionych, umożliwienie jednoznacznej identyfikacji osoby udzielającej świadczeń zdrowotnych i rejestrowanych przez nią zmian, udostępnienie, w tym przez eksport w postaci elektronicznej dokumentacji albo części dokumentacji medycznych w formacie XML oraz PDF, eksport całości danych w formacie XML, w sposób zapewniający możliwość odtworzenia tej dokumentacji w innym systemie teleinformatycznym, wydrukowanie kopii dokumentacji medycznej, Wszystkie wyżej wymienione wymagania musi spełniać system informatyczny, w którym dokumentacja medyczna będzie przetwarzana.

W celu spełnienia wcześniej wymienionych wymagań jakie stawia się elektronicznej dokumentacji medycznej konieczne jest przeprowadzenie procesu informatyzacji placówek służby zdrowia. Strategie procesu informatyzacji: Informatyzacja wdrażana etapami, poszczególne moduły w różnym czasie, np.: rejestracja, gabinet lekarski, gabinet diagnostyczny, gabinet zabiegowy, itp.. Kompleksowe wdrożenie Zintegrowanego Systemu Informatycznego

Dostawa i wdrożenie zintegrowanego systemu informatycznego dla konsorcjum Samodzielnego Zespołu Publicznych Zakładów Lecznictwa Otwartego Praga Południe oraz Warszawa Wawer Współfinansowany z: Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego 2007-2013 Priorytet II - Przyspieszenie e-rozwoju Mazowsza, Działanie 2.2 Rozwój e-usług. Umowa z Mazowiecką Jednostką Wdrażania Programów Unijnych została podpisana w lipcu 2010 roku.

Ogólne wymagania systemu System dostosowany do przepisów prawa Podczas ustalania podstawowych wymagań postawiliśmy nacisk aby system informatyczny bezwzględnie spełniał wymagania obecnie obowiązujących przepisów prawa. Istotne było również rozwiązanie problemu aktualizowania systemu w skutek zmieniających się aktów prawnych. System przygotowany do stosowania podpisu elektronicznego Powstające w systemie informatycznym pliki muszą być podpisane cyfrowo, tylko wówczas uzyskają one status dokumentu w pełnym tego słowa znaczeniu. Możliwość stosowania podpisu elektronicznego była jedną z podstawowych funkcjonalności jakiej oczekiwaliśmy od zamawianego produktu.

Specyfikacja wymagao Przystępując do procesu informatyzacji wiele wysiłku włożyliśmy w jak najbardziej szczegółowe wyspecyfikowanie wymagań jakim musiał sprostać system informatyczny, tak aby docelowo stał się on narzędziem wspomagającym codzienną pracę naszych placówek poprzez automatyzację i przyspieszenie procesów poszczególnych komórek organizacyjnych oraz usprawnienie wymiany informacji między nimi a także usprawnienie obiegu dokumentów. Specyfikację wymagań rozpatrywaliśmy w dwóch płaszczyznach: Technicznej składającej się na przygotowanie infrastruktury budynków, w tym: budowa serwerowni, zaplanowanie sieci logiczn0-elektrycznej, oszacowanie ilości i rodzaju niezbędnego sprzętu (serwery, stacje robocze, drukarki, itp..) Merytorycznej będącej w głównej mierze wytycznymi jakie muszą zostać spełnione przez aplikację oraz funkcjonalności, jakie powinna posiadać aby żadne usługi i procesy nie zostały pominięte.

Specyfikacja wymagao płaszczyzna techniczna Połączenie placówek Zrobiliśmy rozeznanie co do sposobu połączenia placówek w jedną sieć informatyczną. W naszym przypadku zdecydowaliśmy się na użycie dzierżawionych łączy światłowodowych. Tu jednak napotkaliśmy na przeszkody w postaci konieczności dokonywania uzgodnień z właścicielami budynków na terenie których znajdowały się studzienki umożliwiające doprowadzenie łączy transmisyjnych. Należy podkreślić, iż cztery z naszych placówek są zlokalizowane w budynkach wynajmowanych przez ZAN lub spółdzielnie mieszkaniowe, toteż musieliśmy prosić o zgody na udostępnienie nam terenu do instalacji światłowodu. Infrastruktura W celu dobrego przygotowania infrastruktury budynków zidentyfikowaliśmy wszystkie pomieszczenia, w których jest lub w przyszłości może być przetwarzana dokumentacja medyczna. Posłużyło to do wyliczenia ilości stacji roboczych i punktów elektryczno-logicznych jakie zostały uwzględnione w projekcie. Sprzęt Elementy osprzętu informatycznego i jego konfigurację staraliśmy się dobrać w taki sposób aby zapewnić wystarczającą ilość przestrzeni dyskowej, a także bezpieczeństwo i szybkość dostępu do powstającej dokumentacji elektronicznej. Infrastruktura sprzętowa została dobrana tak, aby zapewniła też możliwość archiwizacji danych przez okres nawet do 30 lat. Energia elektryczna Dokonaliśmy oceny przyszłego zużycia energii elektrycznej aby otrzymać odpowiedź, czy dotychczasowy przydział mocy spełni wzrost zapotrzebowania.

Specyfikacja wymagao płaszczyzna merytoryczna Część medyczna Specyfikowanie przez nas wymagań tzw. części białej było przede wszystkim szczegółowym przedstawieniem procesów jakie wykonywane są w trakcie udzielania świadczeń zdrowotnych. Staraliśmy się aby wdrożenie zintegrowanego systemu objęło możliwie jak najszersze spektrum działalności. Uzyskanie 100% zakresu byłoby sytuacją idealną, w praktyce okazało się to niezwykle trudne do zrealizowania, gdyż istnieje wiele systemów i programów już używanych w poradniach. Dlatego ważnym wymaganiem była możliwość integracji systemów poprzez otwarty protokół HL7. Oczywiście pozostaje problem zintegrowania ich z nowym oprogramowaniem. W naszym przypadku jest to Holter, spirometria i EEG. Część administracyjna Określenie szczegółowych wymagań dotyczących zagadnień działalności administracyjnej takich jak księgowość, kadry płace są równie istotne co w przypadku zakresu działalności medycznej. W tym obszarze jednak jest wiele gotowych rozwiązań, które mogą stać się bardzo pomocne w uszczegółowieniu wymagań funkcjonalnych systemu. Sprawozdawczość Istotny element stanowi również sprawozdawczość z zakresu udzielonych świadczeń zdrowotnych, której sprawność działania gwarantuje dopływ środków pieniężnych.

Projekt w SZPZLO Warszawa Praga Południe 12 placówek 490 punktów elektryczno-logicznych 350 stanowisk komputerowych 500 przeszkolonych pracowników

Projekt w SZPZLO Warszawa Praga Południe W Zespole realizowane następujące rodzaje świadczeń zdrowotnych tzn.: podstawowa opieka zdrowotna (w tym nocna i świąteczna opieka zdrowotna), ambulatoryjna opieka specjalistyczna, leczenie psychiatryczne (z oddziałem dziennym psychiatrycznym), rehabilitacja, stomatologia, hospicjum domowe, pielęgniarska opieka długoterminowa.

Projekt w SZPZLO Warszawa Praga Południe System informatyczny został wdrożony poprzez uruchomienie między innymi następujących modułów: rejestracja, gabinet lekarski, gabinet zabiegowy, rehabilitacja, stomatologia, laboratorium, diagnostyka obrazowa, medycyna pracy, rozliczenia, kasa, kadry płace, finanse i księgowość, gospodarka magazynowa, portal pacjenta.

Wdrożenie Wydzielenie zasobów W trakcie prac przedwdrożeniowych wydzieliliśmy odpowiednią grupę pracowników, która zajmowała się poszczególnymi elementami podczas wdrożenia w zakresie merytorycznym. Dzięki temu powstały grupy projektowe stworzone z pracowników własnego przedsiębiorstwa bezpośrednio zaangażowanych w prace wdrożeniowe. W ten sposób wykreowała się grupa liderów będąca obecnie wsparciem dla reszty pracowników. Szkolenia U nas proces szkoleń był podzielony na grupy zawodowe, które w różnym czasie uczestniczyły w szkoleniach, tak aby pozostały personel mógł zabezpieczać udzielanie świadczeń zdrowotnych. Dobrze przeprowadzone kompleksowe szkolenia pracowników mających być głównymi użytkownikami to podstawowy czynnik redukujący problemy podczas produkcyjnego uruchomienia systemu. Proces uruchomienia systemu Uruchomienie systemu odbyło się przy możliwie maksymalnym wsparciu producenta systemu. Zapewniliśmy obecność konsultantów na placówkach w pierwszych tygodniach pracy w systemie. Wsparcie informatyczne Obecnie konieczne jest również zapewnienie odpowiedniego wsparcia informatycznego stanowiącego codzienny helpdesk. Jest to szczególnie istotne wziąwszy pod uwagę fakt utrzymania poziomu wykorzystania systemu w późniejszym okresie pracy, z czym niejednokrotnie wiele podmiotów ma duże problemy.

e - usługi Proces kompleksowej informatyzacji warto wykorzystać do rozszerzenia świadczonych usług o innowacyjne rozwiązania technologiczne.

Dobry klimat Promocja Projektu Nasz Zespół przed uruchomieniem systemu i w trakcie jego wdrażania prowadził akcję promocyjną projektu zgodnie z wymogami Mazowieckiej Jednostki Wdrażania Projektów Unijnych, w trakcie której w placówkach zostały umieszczone: tablice informacyjne, plakaty, foldery, ulotki a w prasie lokalnej i w wydawanej przez nas Gazecie Pacjenta artykuły informujące pacjentów o planowanym wdrożeniu nowego systemu. W ten sposób staraliśmy się przygotować pacjentów i pracowników do wprowadzanych zmian.

Koszty Planując informatyzację placówki ochrony zdrowia należy mieć na uwadze koszty związane z utrzymaniem infrastruktury informatycznej na przestrzeni kolejnych lat.

Kilka uwag System informatyczny w SZPZLO Warszawa Praga Południe był wdrażany w sposób stosunkowo wyważony, pozwoliło to uniknąć większości niepokojów wśród pracowników oraz przyczyniło się do powstania dobrego klimatu panującego w trakcie procesu informatyzacji jak i po jego zakończeniu. Rezygnacja z wersji papierowej i prowadzenie dokumentacji w postaci elektronicznej przeprowadzana jest stopniowo. Dzięki temu pracownicy mają więcej czasu na przyzwyczajenie się do zmian, co pozwala spokojnie dopracować procesy związane z powstawaniem dokumentacji w nowym formacie. Problemem do rozwiązania pozostaje dokumentowanie świadczeń zdrowotnych realizowanych w domu pacjenta.

Kilka uwag Na zakończenie pragnę podkreślić, że jestem pełna uznania dla naszych pracowników, którzy mimo trudności natury technicznej, często braku umiejętności obsługi komputera, nierzadko zawansowanego wieku i własnych barier psychologicznych stanęli na wysokości zadania. W dalszym ciągu poznajemy możliwości systemu, uczymy się, dążymy do eliminacji zaistniałych błędów, korygujemy wcześniej podjęte decyzje i uzupełniamy brakujące elementy. Jest to więc proces ciągły, wymaga stałej czujności i współpracy wszystkich zainteresowanych tzn. Wykonawcy, pracowników medycznych, administracyjnych i informatycznych Zespołu.

Zapraszam do obejrzenia filmu promującego nasz projekt Dziękuję za uwagę Ewa Łagodzka Dyrektor SZPZLO Warszawa Praga Południe Zapraszam na naszą stronę www.szpzlo.praga-pld.pl