Szczegółowa instrukcja dotyczca formy i struktury Wniosków o dofinansowanie realizacji projektu ze rodków EFRR w ramach Priorytetu 3 Rozwój lokalny Działania 3.4 Mikroprzedsibiorstwa ZPORR 2004-2006 składanych w Urzdzie Marszałkowskim Województwa Mazowieckiego FORMA ZŁOENIA WNIOSKU Dla Działania 3.4 Mikroprzedsibiorstwa naley wypełni Wniosek o dofinansowanie realizacji projektu ze rodków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Priorytetu 3 Rozwój lokalny Działania 3.4 Mikroprzedsibiorstwa Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego 2004 2006. Kady wniosek powinien zosta wypełniony przy uyciu aplikacji Generator Wniosków ( do pobrania na www.zporr.gov.pl lub www.mf.gov.pl). Wnioskodawca powinien cile stosowa si do formatu wniosku aplikacyjnego, załczonej do niego instrukcji oraz przestrzega właciwej kolejnoci stron. Do Urzdu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego naley składa wniosków, których realizacja bdzie odbywa si na terenie Województwa Mazowieckiego. KOMPLETNO WNIOSKU 1. Wniosek jest sporzdzony w jzyku polskim. 2. Wniosek wraz z wymaganymi załcznikami przygotowany jest w formie papierowej, w trzech jednobrzmicych egzemplarzach (oryginał i dwie kopie) oraz w formie elektronicznej (formularz wniosku oraz biznes plan na dyskietce lub płycie CD, dołczone do oryginału dokumentów). Opracowano: Wydział Wdraania Departament Funduszy Strukturalnych i Pomocowych Urzd Marszałkowski Województwa Mazowieckiego Kwiecie 2005 r.
wnioski, które nie przeszły walidacji (posiadajce w nagłówku wydruk próbny ) nie bd podlegały ocenie formalnej. 3. Wszystkie trzy egzemplarze wniosku wraz załcznikami (oryginał i dwie kopie) s przygotowane w jednolity sposób, według podanych poniej zasad. a. Pismo przewodnie, wypełniony formularz wniosku i wszystkie załczniki (a w przypadku egzemplarza oryginału take dyskietka lub płyta CD) s wpite do segregatora. b. Segregator powinien by opisany na grzbiecie w nastpujcy sposób: Pełna nazwa Beneficjenta Tytuł projektu ZPORR Nr Działania Typ Projektu Oryginał lub kopia Przykład: Agencja Reklamowo Wydawnicza ISKRA 05-870 Warszawa, ul. Grzybowa 3 ZPORR, Działanie 3.4., projekt inwestycyjny, oryginał c. Za pismem przewodnim naley umieci kart Zestawienie dokumentów. W karcie tej naley wypełni wszystkie dokumenty umieszczone w segregatorze. Karta musi by podpisana przez uprawnion osob. d. Formularz wniosku i załczniki musz by umieszczone w taki sposób, aby wyjcie ich z segregatora było łatwe i nie powodowało zniszczenia dokumentów. e. Załczniki do wniosku (równie załczniki dodatkowe dla projektów infrastrukturalnych oraz załczniki dodatkowe wymagane przez Instytucj Wdraajc) naley umieci za formularzem wniosku, cile według podanej w nim kolejnoci i numeracji (lista załczników powinna by zgodna z niniejsz instrukcj). W przypadku dołczenia dodatkowych dokumentów (załczników nie przewidzianych w niniejszej instrukcji), naley wymieni je równie w wykazie - 2 -
oraz nada im kolejne numery załczników. Dokumenty te naley wpi na kocu tak jak pozostałe, dołczajc kart informacyjn. f. Kady załcznik jest oddzielony kart informacyjn, zawierajc nazw i numer załcznika oraz ilo stron załcznika. W miejsce załczników, które nie dotycz danego wniosku, naley zamieci kart informacyjn z nazw i numerem załcznika oraz adnotacj nie dotyczy. Kada karta informacyjna powinna by podpisana przez wnioskodawc. g. W przypadku załczników bdcych Owiadczeniem Beneficjenta naley, tam gdzie to moliwe dopi właciwy dokument (lub jego cz), potwierdzajcy prawdziwo Owiadczenia z wyranie zaznaczonym odpowiednim fragmentem. Na karcie informacyjnej naley poinformowa w punktach, e załcznik składa si z Owiadczenia i dokumentu potwierdzajcego. h. Wszystkie strony załcznika powinny zosta ponumerowane (moe by odrcznie). i. Jeeli niemoliwe bdzie wpicie formularza i wszystkich załczników w ramach pojedynczego składanego egzemplarza do jednego segregatora, naley przygotowa drugi segregator (ewentualnie nastpne), przestrzegajc ustalonej kolejnoci i zasad. Kady segregator musi zawiera kart z wykazem jego zawartoci (numer i nazwa załcznika) oraz numer segregatora według kolejnoci. 4. Wniosek wraz z załcznikami zostaje złoony w wyznaczonym terminie (konkursu). 5. Wniosek moe by: przesłany poczt, dostarczony kurierem, dostarczony osobicie lub przez posłaca (osoba dostarczajca otrzyma dowód wpłynicia przesyłki). W kadym z wymienionych przypadków decyduje termin wpłynicia wniosku do Urzdu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego. Wnioski złoone po wyznaczonym terminie nie bd rozpatrywane. 6. Wniosek musi posiada wypełnione wszystkie obligatoryjne pola we wniosku, tak aby mógł zosta zwalidowany przez program Generator Wniosków. 7. Kady wniosek powinien by własnorcznie podpisany na kadej stronie przez wnioskodawc lub upowanion osob i opatrzony piecztk podmiotu. Jeeli na kadej stronie wniosek jest opatrzony równie imienn piecztk osoby uprawnionej do podpisania, wówczas wystarczy parafowanie, bez koniecznoci czytelnego podpisu. - 3 -
Wniosek na ostatniej stronie jest podpisany w sposób czytelny imieniem i nazwiskiem osoby/ osób upowanionych. W przypadku upowanienia do podpisania umowy oraz wniosku, dołczone zostało pełnomocnictwo powiadczone notarialnie 8. Wersje papierowe formularza wniosku musz by zgodne z jego wersj elektroniczn tzn. suma kontrolna na kadej stronie wydruku musi by jednakowa oraz zgodna z sum kontroln wersji elektronicznej. 9. Termin rozpoczcia realizacji projektu powinien by okrelony na nie póniej ni 6 miesicy od daty podpisania umowy o dofinansowanie projektu, a termin zakoczenia realizacji projektu nie póniejszy ni 31 sierpnia 2007 roku. ZAŁCZNIKI Powinny zosta złoone w trzech egzemplarzach: oryginały dokumentów parafowane przez wnioskodawc wraz z imienn piecztk lub upowanion przez ni osob ( dołczone pisemne upowanienie), w przypadku kopii dołczonych do oryginału wniosku, powiadczenie za zgodno z oryginałem wystawia organ uprawniony do wydania powyszego dokumentu lub notariusz, kopie załczników musz by powiadczone za zgodno z oryginałem, opatrzone podpisem, imienn pieczci oraz dat na kadej stronie lub deklaracj potwierdzam za zgodno z oryginałem strony od... do...) z wzorów dokumentów, bdcych załcznikami do niniejszej instrukcji naley usun nagłówek wzór oraz stopk dokumentu, a w wykropkowane miejsca naley wpisa odpowiednie dane. Załcznik 1. Biznes plan Biznes plan, składany jako załcznik do wniosku, potwierdzony jest przez głównego ksigowego lub inn osob odpowiedzialn za ksigowo w przedsibiorstwie. W przypadku, gdy właciciel samodzielnie prowadzi ksigowo załcza odpowiednie owiadczenie. Jeeli sprawy finansowe przedsibiorstwa zostały zlecone na zewntrz biznes plan podpisuje osoba sporzdzajca dokumenty finansowe oraz dołczona jest umowa z firm outsourcingow. - 4 -
Biznes plan w projektach doradczych powinien zawiera: opis przedsibiorstwa aplikujcego, główny przedmiot działalnoci przedsibiorstwa, wielko i uzasadnienie wydatków. Które beneficjent zamierza przeznaczy na usługi doradcze, informacja o głównych konkurentach (otoczenie firmy), informacje o: majtku trwałym w podziale na rzeczowy, finansowy oraz wartoci niematerialne i prawne, majtku obrotowym z podziałem na zapasy, nalenoci, papiery wartociowe, rodkach pieninych, kosztach działalnoci w podziale na rodzaje, przychodach w podziale na ródła, nalenociach i zobowizaniach. Cało nie powinna by wiksza ni dwa arkusze formatu A4. Wersj elektroniczn biznes planu naley dołczy wraz z wersj elektroniczn wniosku do oryginału dokumentów. Wzór Biznes planu stanowi załcznik nr 1 do niniejszej instrukcji. Załcznik 2. Powiadczenie oceny finansowej odbiorcy. Bilans odbiorcy pomocy za dwa ostatnie lata poprzedzajce rok składania wniosku. Jeeli działa krócej, to za okres działalnoci. Dla firm nie sporzdzajcych bilansu, kopia odpowiednio PIT/CIT, w zalenoci od rodzaju opodatkowania. Deklaracja ta powinna by złoona analogicznie do składanego bilansu, za dwa ostatnie lata obrotowe. Przedsibiorstwa rozpoczynajce działalno gospodarcz mog załczy bilans otwarcia. Dokument powinien by powiadczony przez osob odpowiedzialn za finanse firmy. Załcznik 3. Zawiadczenie o nadaniu Numeru Identyfikacji Podatkowej (NIP) Załcznik 4. Powiadczenie o współfinansowaniu Projektu od instytucji partycypujcych w kosztach Projektu W przypadku finansowania Projektu przez kilka instytucji, naley załczy owiadczenia zawierajce nazw instytucji współfinansujcej i kwot, która zamierza ona przeznaczy na współfinansowanie projektu. Jeeli s to rodki przyznane warunkowo, informacja na temat warunków musi znale si w owiadczeniu. Wzór owiadczenia stanowi załcznik nr 2 do niniejszej instrukcji. - 5 -
Załcznik 5. Kopia wpisu do Ewidencji Działalnoci Gospodarczej/ wycig z Krajowego Rejestru Sdowego Równie inny dokument okrelajcy status prawny przedsibiorcy w przypadku podmiotów nie figurujcych w Rejestrze. Załczony dokument powinien pochodzi z okresu nie dłuszego ni 3 miesice przed dniem złoenia wniosku. Przedstawiony dokument informuje o dacie zarejestrowania podmiotu. Zawiadczenie o wpisie do EDG, oprócz danych dotyczcych dat wydania dokumentu oraz rozpoczcia działalnoci gospodarczej, musi posiada równie dat zarejestrowania podmiotu. W przypadku dostarczenia wycigu z KRS, gdy podmiot był wczeniej zarejestrowany w Rejestrze Handlowym, w dokumencie musi znale si adnotacja na temat wczeniejszego wpisu. W przypadku spółki cywilnej naley dołczy umowy spółki cywilnej oraz zawiadczenia o wpisie do Ewidencji Działalnoci Gospodarczej wszystkich wspólników. Załcznik 6. Kopia dowodu osobistego Dotyczy osób fizycznych oraz osób uprawnionych do zawarcia umowy. Moe by równie inny dokument potwierdzajcy tosamo wnioskodawcy. W przypadku starych druków dowodu osobistego dołczy naley kopie stron 1-3. Załcznik 7. Zawiadczenia REGON Załczony dokument powinien pochodzi z okresu nie dłuszego ni 3 miesice przed dniem złoenia wniosku. Załcznik 8. Zawiadczenia z Urzdu Skarbowego i ZUS o nie zaleganiu z nalenociami wobec Skarbu Pa stwa Załczony dokument powinien pochodzi z okresu nie dłuszego ni 1 miesic przed dniem złoenia wniosku. - 6 -
Załcznik 9. Pełnomocnictwo W przypadku wystpowania pełnomocnictwa kopia pełnomocnictwa potwierdzona notarialnie. Załcznik 10. W przypadku wystpowania prokury wypis z Krajowego Rejestru Sdowego Załcznik 11. Owiadczenie o zachowaniu celów Projektu Składane przez instytucj odpowiedzialn za funkcjonowanie projektu. Zobowizanie do zachowania celów Projektu zgodnych z wnioskiem aplikacyjnym w cigu 5 lat od dnia wydania decyzji w sprawie dofinansowania ze rodków EFRR. Wzór owiadczenia stanowi załcznik nr 3 do niniejszej instrukcji. Załcznik 12. Informacja o udzielonej pomocy publicznej Sporzdzona na podstawie Rozporzdzenia Rady Ministrów z dnia 11 sierpnia 2004 roku w sprawie informacji o otrzymanej pomocy publicznej innej ni pomoc de minimis(dz. U. z 2004 r. Nr191 poz. 1960). Jest to załcznik obligatoryjny i powinien by wypełniony według wzoru. Jeeli Beneficjent nie otrzymał pomocy publicznej na realizacj tego projektu, wówczas wpisuje w odpowiednie rubryki dane przedsibiorstwa i składa podpis na kocu dokumentu. Wzór owiadczenia stanowi załcznik nr 4 do niniejszej instrukcji. DODATKOWE ZAŁCZNIKI (dla Projektów infrastrukturalnych w ramach Działania 3.4) Załcznik 13. Powiadczenie prawa do dysponowania gruntami lub obiektami Owiadczenie o prawie dysponowania nieruchomoci na cele budowlane albo ostateczne pozwolenie na budow. Załcznik 14. Owiadczenie o prawie do dysponowania nieruchomoci w celu realizacji projektu - 7 -
Załcznik 15. Mapy i szkice lokalizujce Projekt Mapa szczegółowo lokalizujca Projekt w najbliszym otoczeniu (miecie, gminie, powiecie). Załcznik 16. Raport o oddziaływaniu przedsiwzicia na rodowisko Sporzdzone zgodnie z Rozporzdzeniem Rady Ministrów z dnia 24 wrzenia 2002 r. w sprawie okrelenia rodzajów przedsiwzi mogcych znaczco oddziaływa na rodowisko oraz szczegółowych kryteriów zwizanych z kwalifikowaniem przedsiwzi do sporzdzenia raportu o oddziaływaniu na rodowisko (Dz. U. 179, poz. 1490). Jeeli dla szczególnych projektów przepisy te nie wymagaj oceny oddziaływania na rodowisko, naley zaznaczy Nie dotyczy. Załcznik 17. Powiadczenie z Urzdu Gminy o zgodnoci z planem zagospodarowania przestrzennego Wypis i wyrys z miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego. DODATKOWE ZAŁCZNIKI (wymagane przez Instytucj Wdraajc) Od Wnioskodawcy wymagane s nastpujce załczniki dodatkowe: Załcznik 18. Owiadczenie Beneficjenta o aktualizacji załczników Z uwagi na fakt, i załczniki 5 i 7 dotycz sytuacji Beneficjenta z okresu nie dłuszego ni 3 miesice przed dniem złoenia wniosku, a załcznik 8 z okresu nie dłuszego ni 1 miesic oraz w zwizku z terminem jaki wymagany jest dla pełnej procedury weryfikacji i oceny wniosku (60 dni roboczych od daty zakoczenia konkursu) moe zaistnie konieczno dostarczenia przez Beneficjenta aktualnych wersji w/w załczników. Wzór owiadczenia stanowi załcznik nr 5 do niniejszej instrukcji. - 8 -
Załcznik 19. Owiadczenie o aktualizacji wniosku o dofinansowanie projektu w ramach ZPORR Załcznik ten jest wymagany z uwagi na fakt udostpniania nowych wersji Generatora Wniosków. Wzór owiadczenia stanowi załcznik nr 6 do niniejszej instrukcji. Załcznik 20. Owiadczenie o kwalifikowalnoci VAT Załcznik jest niezbdny, w przypadku, gdy Beneficjent jest podatnikiem podatku VAT i realizujc powyszy projekt nie bdzie mógł w aden sposób odzyska poniesionego ostatecznie kosztu podatku VAT. Załcznik powinien by podpisany przez osob odpowiedzialn za finanse przedsibiorstwa. W przypadku, gdy dla Beneficjenta podatek VAT jest wydatkiem niekwalifikowalnym, na karcie informacyjnej naley napisa nie dotyczy (nie naley zmienia treci owiadczenia) Wzór owiadczenia stanowi załcznik nr 7 do niniejszej instrukcji. Załcznik 21. Owiadczenie o zabezpieczeniu rodków na realizacj projektu Z uwagi na fakt, i do realizacji Projektu jest niezbdny wkład własny Projektodawcy, a rozliczenia Projektu odbywaj si na zasadzie refundacji, Beneficjent musi złoy owiadczenie o posiadanych rodkach na realizacj projektu. Beneficjent moe dopi do owiadczenia dokument lub jego cz, potwierdzajcy prawdziwo owiadczenia z wyranie zaznaczonym odpowiednim fragmentem. W przypadku finansowania realizacji projektu kredytu, naley dołczy promes udzielenia kredytu (załcznik 22). Wzór owiadczenia stanowi załcznik nr 8 do niniejszej instrukcji. Załcznik 22. Promesa kredytowa W przypadku, kiedy realizacja planowanych działa bdzie finansowana kredytem lub poyczk, niezbdne jest dołczenie promesy udzielenia kredytu. Wzór Promesy kredytowej stanowi załcznik nr 9 do niniejszej instrukcji. - 9 -
Załcznik 23. Owiadczenie o uywaniu pojazdów zgodnie z celami projektu Zakup pojazdów jest kosztem kwalifikowalnym pod warunkiem łcznego spełnienia nastpujcych warunków: * zagwarantowanie, e pojazdy bd uywane wyłcznie w granicach strefy zakwalifikowanej do objcia pomoc * zagwarantowanie, e pojazdy bd uywane jedynie dla celów okrelonych w chwili zakupu * pisemne zapewnienie Beneficjenta o przestrzeganiu wymienionych wyej warunków, pod kontrol instytucji odpowiedzialnych za wdraanie programu. Wzór owiadczenia stanowi załcznik nr 10 do niniejszej instrukcji. Załcznik 24. Owiadczenie dotyczce monitorowania wskaników Zgodnie z procedur wprowadzania nowych wskaników monitoringowych, Beneficjent jest zobowizany do załczenia owiadczenia wraz z potwierdzeniem przyjcia wskanika przez Instytucj Zarzdzajc. Owiadczenie jest tymczasow deklaracj Beneficjenta do monitorowania i pomiaru nowego wskanika do czasu wprowadzenia wskanika na list standardowych wskaników w Generatorze Wniosków. Owiadczenie to wypełnia wyłcznie ten Beneficjent, który wprowadza nowe wskaniki, niezawarte w Generatorze Wniosków. Wzór owiadczenia stanowi załcznik nr 11 do niniejszej instrukcji. Załcznik 25. Owiadczenie o zgodnoci projektu z prawem zamówie publicznych Na podstawie art. 3 ust. 1 pkt. 5 Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówie publicznych (Dz. U. z 2004 r. Nr 19, poz. 177), przedsibiorca realizujcy projekt, którego 50% wartoci jest finansowane ze rodków publicznych, wydatkujc rodki na realizacj tego projektu zobowizuje si do stosowania przepisów o zamówieniach publicznych. Jeeli udział rodków publicznych w Projekcie wynosi nie wicej ni 50%, Beneficjent zobowizany jest stosowa Procedur uproszczon wydatkowania - 10 -
rodków w ramach Działania 3.4 Mikroprzedsibiorstwa, ustalon przez Instytucj Zarzdzajc. redni kurs złotego w stosunku do euro stanowicy podstaw przeliczania wartoci zamówie publicznych wynosi 4,0468. W zalenoci od metody przeprowadzenia zamówie, Beneficjent wypełnia i składa stosowne owiadczenie ze wzorem nr 1 lub 2. Wzór owiadczenia stanowi załcznik nr 12 do niniejszej instrukcji. Załcznik 26. Owiadczenie o prawie do dysponowania nieruchomoci, w której bdzie realizowany Projekt Beneficjent zobowizuje si do zachowania celów realizacji Projektu przez 5 lat od dnia wydania decyzji w sprawie dofinansowania ze rodków EFRR. Zapewnienie tego jest moliwe, jeeli Beneficjent posiada prawo do dysponowania nieruchomoci. Do owiadczenia naley dołczy akt własnoci, bd umow dzierawy lub najmu na okres co najmniej 5 lat. Wzór owiadczenia stanowi załcznik nr 13 do niniejszej instrukcji. OCENA WNIOSKÓW Ocena formalna wniosku o dofinansowanie dokonywana jest przez pracowników Urzdu Marszałkowskiego Województwa Mazowieckiego. W zalenoci od wyników dokonanej oceny formalnej, podejmowana jest decyzja: a) o przekazaniu projektu do oceny przez Komisj Oceny Projektów (w przypadku gdy projekt spełnia wszystkie kryteria formalne) b) o nie zakwalifikowaniu projektu do dalszego etapu procedury wyboru ze wzgldu na powane błdy lub braki formalne wniosku o dofinansowanie, w przypadku których nie ma moliwoci poprawy lub uzupełnienia ( niezgodno sum kontrolnych, wydruk próbny z Generatora Wniosków, wniosek sporzdzony w innej formie ni GW, kategoria beneficjenta, typ projektu, niespełnienie kryterium geograficznego lub wartociowego okrelonego dla Działania 3.4 oraz błdy stojce ewidentnie w sprzecznoci z dokumentami programowymi ZPORR, i których w aden sposób nie mona poprawi). W tym przypadku ubiegajcemu si o wsparcie podane zostaj przyczyny odrzucenia wniosku o dofinansowanie projektu. - 11 -
c) o moliwoci przekazania projektu do oceny przez Komisj Oceny Projektów po jednorazowym uzupełnieniu lub poprawie danego braku lub błdu we wniosku o dofinansowanie (w przypadku stwierdzenia braków lub błdów formalnych wniosku, które mog zosta poprawione lub uzupełnione przez ubiegajcego si o wsparcie). Moliwo uzupełnienia nie jest uzaleniona od terminu wpłynicia wniosku, pod warunkiem, e aplikacja została złoona w odpowiedzi na konkurs. Na uzupełnienie lub popraw wniosku o dofinansowanie Urzd Marszałkowski Województwa Mazowieckiego wyznacza ubiegajcemu si o wsparcie stosowny termin. W przypadku uzupełniania lub poprawy wniosku o dofinansowanie, wniosek powtórnie powinien by złoony w całoci (nie dopuszcza si wymiany pojedynczych stron wniosku). Uzupełnieniu lub poprawie mog podlega wyłcznie elementy wskazane do poprawy lub uzupełnienia przez Instytucj Wdraajc (chyba, e wprowadzane zgodnie z uwagami Instytucji Wdraajcej zmiany implikuj kolejne zmiany, np. w przypadku tabel finansowych naley wówczas wprowadzi te dodatkowe zmiany do wniosku o dofinansowanie projektu i przekaza na pimie informacj o wprowadzeniu dodatkowych zmian do Instytucji Wdraajcej). W przypadku, gdy w projekcie wprowadzone zostan dodatkowe zmiany, wniosek o dofinansowanie projektu nie podlega dalszej ocenie. - 12 -