Powiatowy Urząd Pracy w Kartuzach Ul. Mściwoja II 4, 83-300 Kartuzy www.pup.kartuzy.pl KRYTERIA WYBORU INSTYTUCJI SZKOLENIOWYCH DO PRZEPROWADZANIA SZKOLEŃ BEZROBOTNYCH (załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 23/2009 Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy w Kartuzach z dnia 03 czerwca 2009 r.) Kartuzy, czerwiec 2009 r.
KRYTERIA WYBORU INSTYTUCJI SZKOLENIEOWYCH DO PRZEPROWADZANIA SZOLEŃ BEZROBOTNYCH Postanowienia ogólne 1 Wybór instytucji szkoleniowych przez Powiatowy Urząd Pracy w Kartuzach do przeprowadzania szkoleń bezrobotnych odbywa się na podstawie: 1. Ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (tj. Dz.U. z 2008 r. Nr 69 poz.415 z późń.zm.) 2. ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tj. Dz.U. z 2007 r. Nr 223 poz.1655 z późń.zm.) 3. rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 2 marca 2007 r. w sprawie szczegółowych warunków prowadzenia przez publiczne służby zatrudnienia usług rynku pracy (Dz.U. Nr 47 poz. 315) 4. rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 2 marca 2007 r. w sprawie standardów usług rynku pracy (Dz.U. nr 47 poz.314) 5. Regulaminu udzielania zamówień publicznych do 14 000 euro w Powiatowym Urzędzie Pracy w Kartuzach stanowiącego załącznik nr 1 do zarządzenia nr 4/2009 Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy w Kartuzach z dnia 19 stycznia 2009 r. 6. ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. kodeks cywilny (Dz.U. z 1964 r. Nr 16 poz. 93 z późń.zm.) 7. niniejszego dokumentu Ogólne kryteria wyboru instytucji szkoleniowych 2 Wybór instytucji szkoleniowych w każdym przypadku oparty jest o przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych, rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 2 marca 2007 r. w sprawie standardów usług rynku pracy oraz na zasadach zawartych w wewnętrznym Regulaminie udzielania zamówień publicznych do 14000 euro w Powiatowym Urzędzie Pracy w Kartuzach stanowiącym załącznik nr 1 do zarządzenia nr 4/2009 Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy w Kartuzach z dnia 19 stycznia 2009 r.
3 1. Niniejsze kryteria wyboru instytucji szkoleniowych, którym zostanie zlecone przeprowadzenie szkoleń dla osób bezrobotnych, regulują współpracę między Powiatowym Urzędem Pracy w Kartuzach (Zamawiający) a instytucjami szkoleniowymi (Wykonawcy) oraz określają kryteria wyboru Wykonawców do przeprowadzania szkoleń w taki sposób, aby zapewnić najwyższą jakość szkolenia przy najbardziej konkurencyjnej cenie. 2. Niniejsze kryteria wyboru instytucji szkoleniowych do przeprowadzania szkoleń bezrobotnych mają zastosowania przy wyborze instytucji szkoleniowych w przypadku szkoleń grupowych i indywidualnych realizowanych zgodnie z planem szkoleń na dany rok kalendarzowy. 3. Niniejsze kryteria wyboru instytucji szkoleniowych do przeprowadzania szkoleń bezrobotnych regulują organizację szkoleń w Powiatowym Urzędzie Pracy w Kartuzach. 4. Roczny plan szkoleń sporządzony przez pracownika ds. rozwoju zawodowego umieszczany jest na stronie internetowej oraz w siedzibie Powiatowego Urzędu Pracy w Kartuzach na tablicy ogłoszeń w miejscu publicznie dostępnym. Tryb wyboru instytucji szkoleniowych, którym zostanie zlecone przeprowadzenie szkoleń grupowych w trybie zamówienia z wolnej ręki 4 1. Pracownik ds. rozwoju zawodowego, przystępując do organizacji szkolenia grupowego, zobowiązany jest do sporządzenia notatki, w której określa w sposób wyczerpujący: a) Przedmiot zamówienia - nazwa szkolenia - cel i zakres szkolenia b) Przewidywany termin rozpoczęcia szkolenia c) Ilość osób mających odbyć szkolenie d) Proponowana ilość godzin szkolenia e) Inne informacje uznane za celowe do umieszczenia w ogłoszeniu o zamiarze zorganizowania szkolenia f) Szacunkowa wartość zamówienia 2. Notatka, o której mowa w punkcie 1 przekazywana jest do pracownika ds. organizacyjno-administracyjnych urzędu w ciągu 3 dni od daty jej sporządzenia w celu przeprowadzenia zamówienia.
3. W celu dokonania rozeznania ofertowego pracownik ds. organizacyjnoadministracyjnych urzędu zamieszcza na stronie internetowej w zakładce szkolenia oraz na tablicy ogłoszeń w siedzibie Powiatowego Urzędu Pracy w Kartuzach lub rozsyła do firm szkoleniowych w formie elektronicznej lub pisemnej informację o zamiarze zorganizowania szkolenia wraz z formularzem oferty szkoleniowej, co najmniej na 3 dni przed rozpoczęciem procedury wyboru instytucji szkoleniowej. Informacja o zamiarze zorganizowania szkolenia powinna zawierać m.in. następujące dane: a) Termin rozpoczęcia procedury wyboru instytucji szkoleniowej (data wystosowania zaproszenia), b) Nazwa szkolenia, c) Cel i zakres szkolenia, d) Przewidywany termin rozpoczęcia szkolenia, e) Ilość osób mających odbyć szkolenie, f) Proponowana ilość godzin szkolenia, g) Inne informacje uznane za celowe do umieszczenia przez pracownika ds. organizacyjno-administracyjnych urzędu. 4. Instytucja szkoleniowa za pomocą formularza oferty szkoleniowej składa ofertę szkoleniową, podając jednocześnie okres jej ważności. 5 1. Podczas procedury wyłania instytucji szkoleniowej, której zostanie zlecone szkolenie, brane będą pod uwagę następujące kryteria: a) Zakres i jakość oferowanych programów szkoleń, w tym wykorzystywanie standardów kwalifikacji zawodowych i modułowych programów szkoleń zawodowych, dostępnych w bazach danych prowadzonych przez ministra; b) Kwalifikacje kadry dydaktycznej (w tym w szczególności: poziom wykształcenia, posiadane kwalifikacje, doświadczenie zawodowe); c) Dostosowanie ilości i jakości pomieszczeń oraz wyposażenia w sprzęt i pomoce dydaktyczne do potrzeb określonego szkolenia, z uwzględnieniem bezpiecznych i higienicznych warunków pracy i nauki; d) Nadzór wewnętrzny służący podnoszeniu jakości prowadzonego szkolenia; e) Posiadanie przez instytucję szkoleniową certyfikatu jakości usług; f) Sposób sprawdzania efektów szkolenia; g) Rodzaj dokumentów potwierdzających ukończenie szkolenia i uzyskanie kwalifikacji; h) Koszty szkolenia;
i) Zaangażowanie instytucji szkoleniowej w pozyskiwanie miejsc pracy dla przeszkolonych osób; 2. Indywidualna ocenia oferty szkoleniowej prowadzona będzie na podstawie złożonych dokumentów: m.in. oferty szkoleniowej wraz z programem szkolenia, przedstawionych referencji, wykazów stwierdzających posiadane doświadczenie w prowadzeniu danego typu szkoleń, dokumentów potwierdzających efektywność dotychczasowych szkoleń z uwzględnieniem pozyskanych miejsc pracy a także z uwzględnieniem dotychczasowej współpracy z Powiatowym Urzędem Pracy w Kartuzach 6 1. Wyboru instytucji szkoleniowej, do której skierowane zostanie zaproszenie do negocjacji, dokonuje stała komisja powołana zarządzeniem przez Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy w Kartuzach spośród wszystkich ofert nadesłanych przez instytucje szkoleniowe w związku z informacją o zamiarze zorganizowania szkolenia, o której mowa w 4. 2. W sytuacji, gdy żadna instytucja szkoleniowa nie złożyła oferty szkoleniowej w związku z informacją o zamiarze zorganizowania szkolenia, o której mowa w 4 stała komisja dokonuje wyboru instytucji szkoleniowej, do której zostanie skierowane zaproszenie do negocjacji spośród wszystkich ważnych ofert będących w dyspozycji pracownika ds. rozwoju zawodowego w dniu rozpoczęcia procedury wyboru instytucji szkoleniowej. 3. W sytuacji, gdy pracownik ds. rozwoju zawodowego nie posiada w dniu rozpoczęcia procedury wyboru instytucji szkoleniowej ważnych ofert szkoleniowych pracownik ds. organizacyjno-administracyjnych urzędu może dokonać analizy rynku drogą elektroniczną lub pisemną zbierając oferty od minimum dwóch wykonawców. 4. Wybór instytucji szkoleniowej dokonywany jest na zasadach jawności, równego traktowania instytucji szkoleniowych ubiegających się o przeprowadzenie szkoleń, bezstronności i zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz posiadaną wiedzą i doświadczeniem. 5. Komisja dokonuje wyboru instytucji szkoleniowej w oparciu o wnikliwą analizę przedłożonych w ofercie szkoleniowej dokumentów oraz w oparciu o niniejsze kryteria. 6. W przypadku zaistnienia konieczności zorganizowania szkolenia o podobnym zakresie tematycznym, w okresie miesiąca od dnia dokonania rozeznania ofertowego, możliwe będzie wykorzystanie ważnych ofert szkoleniowych złożonych przez jednostki szkoleniowe w celu wyboru instytucji szkoleniowej, do której skierowane zostanie zaproszenie do
negocjacji. Przy wyborze jednostki szkoleniowej brana będzie pod uwagę ilość punktów uzyskana w trakcie oceny oferty szkoleniowej. Do udziału w postępowaniu zaproszona zostanie jednostka szkoleniowa, która uzyskała kolejną najwyższą liczbę punktów podczas oceny oferty szkoleniowej. 7 1. Całościową ocenę oferty szkoleniowej stanowi iloraz sumy punktów przyznanych przez członków komisji według indywidualnej karty oceny instytucji szkoleniowych oraz liczby członków komisji. 2. Ocena poszczególnych kryteriów, mających wpływ na wybór instytucji szkoleniowej, jest dokonywana indywidualnie przez każdego z członków komisji w oparciu o skalę punktową ustaloną w załączniku nr 2 do zarządzenia. 8 Informację o wyborze instytucji szkoleniowej, do której wystosowane zostanie zaproszenie do negocjacji pracownik ds. organizacyjnoadministracyjnych urzędu umieszcza na swojej stronie internetowej oraz w siedzibie Powiatowego Urzędu Pracy w Kartuzach na tablicy ogłoszeń w miejscu ogólnie dostępnym. 9 1. Dokumentację z przeprowadzonego postępowania w trybie zamówienia z wolnej ręki prowadzi pracownik ds. organizacyjnoadministracyjnych urzędu. 2. Po przeprowadzonych negocjacjach dokumentacja z przeprowadzonego postępowania przekazywana jest pracownikowi ds. rozwoju zawodowego w celu przygotowania i zawarcia umowy szkoleniowej. 3. Niezwłocznie po zawarciu umowy jednakże nie później niż w ciągu dwóch dni od jej podpisania pracownik ds. rozwoju zawodowego przekazuje pracownikowi ds. organizacyjno-administracyjnych urzędu dokumentację z przeprowadzonego postępowania w celu umieszczenia ogłoszenia o udzieleniu zamówienia w Biuletynie Zamówień Publicznych. 4. Niezwłocznie po umieszczeniu ogłoszenia o udzieleniu zamówienia w Biuletynie Zamówień Publicznych pracownik ds. organizacyjno-
administracyjnych przekazuje dokumentację z przeprowadzonego postępowania pracownikowi ds. rozwoju zawodowego. 5. Nad realizacją zawartej umowy szkoleniowej czuwa pracownik ds. rozwoju zawodowego. 6. Cała dokumentacja z postępowania o udzieleniu zamówienia publicznego przechowywana jest u pracownika ds. rozwoju zawodowego, który odpowiada za jej archiwizację zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych. Tryb wyboru instytucji szkoleniowych, którym zostanie zlecone przeprowadzenie szkoleń indywidualnych 10 1. W celu wyłonienia instytucji szkoleniowej do przeprowadzenia szkolenia indywidualnego pracownik ds. rozwoju zawodowego: a) Dokonuje analizy rynku w celu wybrania takiego wykonawcy, który zapewni odpowiednią jakość i korzystną cenę przedmiotu zamówienia przy uwzględnieniu wszystkich potrzeb zamawiającego polegającą na zebraniu ofert drogą elektroniczną lub pisemną od minimum dwóch potencjalnych wykonawców, b) Jeżeli w wyniku wysłania zapytania ofertowego otrzymano tylko jedną ofertę uznaje się analizę rynku za spełnioną, c) Każdorazowo sporządza notatkę służbową, w której udokumentowany zostanie fakt dokonania analizy rynku; notatka powinna zawierać również informację dotyczącą wartości szacunkowej zamówienia ze wskazaniem kursu euro, d) Oceny zebranych ofert dokonuje się z uwzględnieniem kryteriów wyboru instytucji szkoleniowych do przeprowadzania szkoleń bezrobotnych, o których mowa w 5 punkt 1. e) Przygotowuje i zawiera umowę szkoleniową, f) Czuwa nad prawidłową realizacja zawartej umowy szkoleniowej. 2. Pracownik ds. rozwoju zawodowego może nie przeprowadzać analizy rynku, o której mowa w punkcie 1a, jeżeli posiada ważne, adekwatne oferty zgromadzone w wyniku wcześniej realizowanych zamówień. 3. Cała dokumentacja z postępowania o udzieleniu zamówienia publicznego przechowywana jest u pracownika ds. rozwoju zawodowego, który odpowiada za jej archiwizację zgodnie z przepisami rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów powiatu oraz zgodnie z wewnętrznymi zarządzeniami Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy w Kartuzach.
Postanowienia końcowe 11 1. W sprawach nieuregulowanych w niniejszych kryteriach zastosowanie mają przepisy aktów prawnych, o których mowa w 1. 2. Niniejsze kryteria zostaną umieszczone na stronie internetowej Powiatowego Urzędu Pracy w Kartuzach oraz na tablicy ogłoszeń w jego siedzibie.