1
Impuls BI Controlling 3 OLAP 4 Hurtownia danych 4 Korzyści płynące z wdrożenia Impuls BI Controlling 5 Cechy Impuls BI Controlling 6 Główne obszary wspomagania zarządzania 7 2
Impuls BI Controlling Impuls BI Controlling wspomaga zarządzanie w głównych obszarach działalności przedsiębiorstwa, takich jak : controlling finansowy, analiza sprzedaży, problematyka zarządzania zapasami oraz elementy zarządzania zasobami ludzkimi. Impuls BI Controlling funkcjonuje jako aplikacja analityczna oparta na technologiach hurtowni danych, wielowymiarowych baz OLAP oraz sztucznej inteligencji. Umożliwia ona odwzorowanie środowiska oraz procesów biznesowych, których wejścia, przebieg oraz wyniki działania są przedmiotem analiz oraz symulacji. Określając kryteria opisujące negatywne tendencje system automatycznie monitoruje napływające dane, wychwytując odchylenia od zadanych, prawidłowych wzorców. Zaimplementowany zestaw ponad 10.000 reguł logicznych, dotyczących analiz i symulacji ekonomiczno - finansowych, diagnozuje poziom ryzyka prowadzonej działalności gospodarczej w poszczególnych obszarach. Impuls BI Controlling dedykowany jest dla trzech grup odbiorców: zarządu (raporty automatyzowane), analityków (przeglądarka kostek OLAP oraz nawigator aplikacji), informatyków (osób samodzielnie rozbudowujących strukturę aplikacji). 3
Efektem wdrożenia jest system informowania kierownictwa integrujący całokształt danych dotyczących wybranej sfery działalności przedsiębiorstwa. Dzięki warstwie analitycznej aplikacji dane te przekształcone zostają w użyteczną informację wspierającą proces decyzyjny, w pełni dostosowaną do potrzeb końcowego użytkownika. O sile proponowanych przez nas rozwiązań stanowi: OLAP integracja powiązanych ze sobą logicznie danych pochodzących z wielu różnych źródeł, możliwość przeglądania i analizy danych w dowolnych zestawieniach i na dowolnym poziomie szczegółowości bez konieczności długiego oczekiwania na wyniki, możliwość samodzielnego kształtowania aplikacji przez użytkownika. OLAP (On-Line Analytical Processing) to technologia przetwarzania danych ukierunkowana na szybkie realizowanie skomplikowanych zapytań analitycznych, najczęściej w oparciu o wielowymiarową bazę danych (kostki OLAP). Wielowymiarowy układ danych Układ danych sklasyfikowanych przy pomocy wymiarów jest już widoczny w hurtowni danych. Pozwala on na opisanie każdej wartości liczbowej przy pomocy koordynat przypisujących wartość do obiektów biznesowych istniejących w przedsiębiorstwie (komórek organizacyjnych, MPK, kont analitycznych itd.) Układ taki łatwo jest adaptowany do zmian w strukturach przedsiębiorstwa (np. pojawienia się nowego działu czy dostawcy) nie powodując przy tym konieczności przebudowywania istniejących już aplikacji analitycznych. Podstawowym obiektem w wielowymiarowej bazie danych jest kostka co najmniej dwuwymiarowa przestrzeń danych, której osie (wymiary) definiują układ klasyfikacji wartości znajdujących się w kostce. Hurtownia danych Hurtownia danych to trwała, analityczna baza danych przechowująca duże ilości danych, pochodzących z wielu źródeł. Trwała. Hurtownia danych nie umożliwia modyfikacji raz zapisanych do niej danych. Sytuacją wyjątkową jest konieczność korygowania wcześniejszych błędów w danych wejściowych. Analityczna. Głównym celem istnienia hurtowni danych jest dostarczanie informacji analitycznej. To determinuje strukturę logiczną oraz układ danych w hurtowni. Duże ilości danych. System obsługujący fizyczną stronę hurtowni danych jest specjalnie przystosowany do zarządzania ogromnymi bazami danych. Wiele źródeł danych. Podsystemy transportu danych do hurtowni mogą łączyć się ze źródłami o różnych formatach poprzez wiele standardowych protokołów transmisji (OLE DB, ODBC, pliki MS Office, tekst itd.) 4
Korzyści płynące z wdrożenia Impuls BI Controlling Zebranie wszystkich informacji stanowiących podstawę analiz w jednym miejscu Mnogość stosowanych systemów ewidencyjnych i form przechowywania danych powoduje, że tworzenie zestawień i raportów zbiorczych o szerokich przekrojach jest utrudnione. Impuls BI Controlling gromadzi dane z wielu źródeł w jednym miejscu, co znakomicie ułatwia dostęp do nich oraz pozwala na wygodną administrację. Ujednolicenie formy informacji Podczas transportu danych do systemu następuje ich oczyszczenie z wartości błędnych, przetworzenie w celu otrzymania wstępnych podsumowań i agregacji oraz, co najważniejsze, ujednolicenie kluczy i kodów identyfikujących poszczególne obiekty biznesowe występujące w przedsiębiorstwie. Ma to szczególne znaczenie w przypadku, gdy istnieje konieczność integracji danych z systemów różnych producentów. Wstępne przetworzenie, wychwycenie błędów, walidacja danych Proces transportu danych do systemu jest dobrą okazją, aby poprawić nieprawidłowe zapisy z systemów ewidencyjnych. Chodzi tu w szczególności o różnego rodzaju korekty popełnionych błędów, gdzie zapis systemu ewidencyjnego może powodować pewne przekłamania w zestawieniach zbiorczych. Zmniejszenie obciążenia systemów ewidencyjnych poprzez zwolnienie ich z zadań agregacji danych i raportowania Pomimo daleko posuniętej optymalizacji moduły generowania raportów w systemach ewidencyjnych mogą stanowić źródło dużego obciążenia tych systemów. Natura ewidencji bieżących transakcji gospodarczych powoduje, że nie jest konieczne tworzenie wstępnych agregacji, czy też sumowania i grupowania danych. Trudno też przewidzieć kryteria służące do tworzenia raportów. Impuls BI Controlling jest odrębnym źródłem danych. Korzystanie z niego w żaden sposób nie obciąża mocy przetwarzania serwerów ewidencyjnych. Dodatkowo technologia OLAP wstępnie wylicza wiele agregacji i podsumowań, toteż czas odpowiedzi na zapytanie użytkownika ulega maksymalnemu skróceniu. Skalowalność Stosowane technologie przechowywania i obsługi danych w systemie pozwalają na rozbudowywanie infrastruktury dostępu do danych. System zapewnia prawidłowe funkcjonowanie zarówno sieci kilkustanowiskowej, jak i mocno rozbudowanego intranetu o tysiącach końcówek klienckich. Zapewnienie wysokiego poziomu zabezpieczeń dostępu do danych Obecność w systemie informacji zbiorczych z wielu obszarów funkcjonalnych przedsiębiorstwa powoduje, iż określenie praw dostępu do danych nabiera szczególnego znaczenia. Impuls BI Controlling 5
pozwala na zdefiniowanie szczegółowych praw dostępu na poziomie każdego wycinka przechowywanych danych analitycznych. Możliwość przechowywania zarówno danych historycznych, bieżących, jak i wielu wariantów planów i symulacji Systemy ewidencyjne, nastawione na bieżące rejestrowanie transakcji gospodarczych, mniejszą uwagę przykładają do danych archiwalnych. Zazwyczaj są one przechowywane na innym poziomie szczegółowości, niż dane bieżące. Odtworzenie stanu historycznego na poziomie szczegółowości danych aktualnych jest możliwe po czaso i zasobochłonnych obliczeniach. Impuls BI Controlling traktuje dane historyczne tak samo jak bieżące, przechowując dokładnie ten sam zakres informacji. Dodatkowo użytkownicy mogą budować własne zestawy danych nie pochodzące z ewidencji, a służące jako plany czy warianty symulacyjne. Cechy Impuls BI Controlling Bardzo krótki czas reakcji na zapytanie, niezależnie od stopnia skomplikowania raportu Podstawową cechą rozwiązania jest szybkość realizowanych zapytań analitycznych. Układ danych w bazie OLAP jest specjalnie przygotowany pod kątem wykonywania agregacji i innych operacji na danych. Istnieje możliwość optymalizacji działania serwera analitycznego, tak by najczęściej żądane podsumowania zostały obliczone już podczas zasilania kostek OLAP danymi z hurtowni. Możliwość szybkiej zmiany szczegółowości raportu, drill down, drill up itd. Szybkie przemieszczanie się pomiędzy różnymi poziomami i obszarami danych Impuls BI Controlling zawiera ogromne zbiory danych, pojedyncze tabele zawierają niewielkie ich wycinki. Jednak w każdej chwili użytkownik ma możliwość poruszania się po kostkach OLAP wzdłuż osi wymiarów. Dodatkowo dostępne są opcje zagłębiania się w dane drill-down, czyli zwiększanie poziomu szczegółowości oraz generalizacji drill-up. W systemie zaimplementowane jest narzędzie służące do budowy własnych raportów metodą przeciągnij i upuść. W prosty sposób użytkownik może stworzyć złożoną publikację zawierającą efekty działania aplikacji analitycznej (tabele, wykresy, grafika itp.) uzupełnione o własne komentarze. Gotowy raport może zostać zapisany jako dokument MS Word lub strona HTML gotowa do publikacji w sieci WEB, intranecie, portalu korporacyjnym lub na urządzeniu mobilnym (np. Pocket PC). Duże możliwości konfigurowania raportu pozwalają na elastyczną zmianę jego zawartości. Dzięki obecności nowych narzędzi raportowania oraz wbudowanego języka skryptowego system może być wykorzystany jako generator raportów zlokalizowany na serwerze analitycznym. Publikacja informacji 6
Impuls BI Controlling oferuje trzy główne środki publikacji wyników na zewnątrz dla odbiorców nie używających systemu wydruki, dokumenty Office oraz strony HTML (Web). W raportach automatyzowanych dokumenty Office (Word oraz Excel) są szablonami, które system wypełnia danymi pobieranymi z zasobów aplikacji analitycznej. Nowością w systemie jest możliwość automatyzacji arkuszy MS Excel. Stanowi to dodatkową drogę integracji obecnych już rozwiązań z systemem Impuls BI Controlling istniejące szablony raportów lub formularze danych mogą być wypełniane informacją przez system i natychmiast publikowane lub przesyłane odbiorcom. Możliwość wykorzystania MS Office do publikacji wyników analiz Do końcowego publikowania wyników analiz mogą służyć aplikacje pakietu MS Office, w szczególności edytor Word. Impuls BI Controlling jest w stanie wypełniać danymi formularze zdefiniowane przy pomocy narzędzi formatujących dostępnych w edytorze tekstów. Znakomicie upraszcza to przygotowanie standardowych sprawozdań i zestawień dla różnych odbiorców. Możliwość interpretowania wyników i sterowania przebiegiem analiz Inteligentna technologia analizy danych może służyć jako dodatkowe narzędzie sterujące przebiegiem analiz, np.: automatycznie wybierając te wycinki danych, które wymagają uwagi użytkownika. Bazy wiedzy zawierają wiele możliwych wzorców potencjalnych sytuacji wraz z dopasowanymi do nich ścieżkami analizy. Dodatkowo wbudowana wiedza o metadanych, czyli o strukturze hurtowni i systemu analitycznego, może wspomagać użytkownika w jego podróży po zasobach systemu. System wczesnego ostrzegania o zarysowujących się negatywnych tendencjach w danych Określając kryteria opisujące negatywne tendencje system może automatycznie monitorować napływające dane wychwytując odchylenia od zadanych, prawidłowych wzorców. Wykorzystywany system ekspertowy umożliwia częściowe, samodzielne rozpoznanie przyczyn sygnału ostrzegawczego. Tworzenie modeli symulacyjnych, analiz typu co jeśli. Data Mining Wbudowany w system arkusz kalkulacyjny umożliwia definiowanie modeli symulacyjnych służących do opracowywania nowych wariantów danych oraz analiz typu co-jeśli. Dane wejściowe modeli mogą być pobierane z hurtowni danych lub z kostek analitycznych OLAP. Analogicznie uzyskane wyniki są zapisywane w hurtowni i kostkach OLAP lub używane przez inne moduły systemu do diagnozowania sytuacji. Technologia Data Mining umożliwia tworzenie modeli decyzyjnych pozwalających na przewidywanie i prognozowanie wartości przyszłych na podstawie wzorców opartych na danych z systemu. Główne obszary wspomagania zarządzania Finanse 7
Sprzedaż Koszty Zapasy Kadry-Płace Analizy oparte na systemach wskaźników ekonomiczno finansowych dla obszarów: płynność finansowa, zdolność dochodowa, długoterminowa struktura kapitałowo majątkowa Analizy w układzie budżet wykonanie odchylenia z przyczynową analizą odchyleń Analizy korekt budżetu (estymacji) Automatyzowane raporty zarządcze Analiza struktury sprzedaży wg: struktury produktów, struktury odbiorców Analiza wielostopniowa marży pokrycia kosztów Analiza zmienności Analizy krzyżowe dystrybucji Analizy portfelowe Analiza realizacji planu w układzie pokrycia planu oraz przyczynowej analizy odchyleń Analiza kredytu kupieckiego (analiza pozycji finansowej kontrahenta, analiza historii współpracy, analiza porównawcza) zobowiązania bieżące - odchylenia Analiza kosztów w układzie rodzajowym Analiza kosztów w układzie jednostek organizacyjnych i/lub MPK Analiza kosztów według projektów i/lub zleceń Analiza stanów zapasów wg magazynów i asortymentu Analiza rotacji zapasów w układach: czasowym, wg magazynów, wg asortymentu Analiza kadrowo-płacowa Analiza sprzedaży Analiza kosztów 8
BPSC SA ul. Gałeczki 61, 41-506 Chorzów Tel. +48 32 349 35 00, fax +48 32 349 36 01 www.bpsc.com.pl, bpsc@bpsc.com.pl NIP: 634-013-43-46... Sąd Rejonowy Katowice - Wschód w Katowicach Wydział VIII Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego KRS 0000066832, Kapitał zakładowy 566 447,80 zł. Opłacony w całości