Informacje ogólne dr Michał Pachowski Obowiązek zależy przede wszystkim od wyboru formy opodatkowania: wg skali progresywnej, podatek liniowy Zakaz stosowania: przychody ewidencjonowane karta podatkowa 1 O ile przychód netto z poprzedniego roku obrotowego nie przekroczył 1.200.000Euro w walucie polskiej Kto musi prowadzić osoby fizyczne spółki cywilne osób fizycznych spółki jawne osób fizycznych spółki partnerskie Zakaz prowadzenia ksiąg: spółki cywilne osób prawnych spółki jawne osób prawnych Kto ponadto musi prowadzić - obowiązek osoby wykonujące działalność na podstawie umów agencyjnych osoby prowadzące działalność rolną o ile zgłosiły zamiar prowadzenia ksiąg rolnicy prowadzący działalność gospodarczą jeżeli ich przychód roczny nie przekracza 10.000zł prowadzą księgi uproszczone duchowni, którzy zrzekli się ryczałtu Prowadzenie księgi przychodów i kosztów nie wyklucza prowadzenia ksiąg rachunkowych. Można je tworzyć jednocześnie. 1
Kto nie musi prowadzić opłacający podatek w formie ryczałtu wykonujący wyłącznie przewóz osób i towaru taborem konnym wykonujący zawód adwokata wyłącznie w zespole adwokackim dokonujący sprzedaży środków trwałych po likwidacji działalności inne osoby które otrzymają zwolnienie Naczelnika Urzędu Skarbowego ze względu na stan zdrowia, wiek oraz rodzaj działalności gosp. Należy zgłosić ten fakt do 30 dni przed rozpoczęciem miesiąca od którego ma zostać zastosowane zwolnienie Założenie księgi Zgodnie z 10 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów księgi zakłada się na dzień 1 stycznia roku podatkowego lub na dzień założenia działalności gospodarczej. Należy powiadomić pisemnie o fakcie założenia księgi, odpowiedni Urząd Skarbowy w ciągu 20 dni od jej założenia. wypełnić poprawnie wniosek CEiDG Każdy wspólnik spółki cywilnej, jawnej, partnerskiej w swoim Urzędzie Skarbowym indywidualnie Zawiadomienie - dawniej Powinno zawierać wszystkie dane identyfikujące podatnika (m.in. imię i nazwisko, nazwę firmy, adres, NIP) oraz treść, np.: "Niniejszym oświadczam, że z dniem 1 stycznia 2011 r. rozpocząłem prowadzenie podatkowej księgi przychodów i rozchodów" podpis podatnika. Prowadzenie program komp.rowy Księgi prowadzone w komputerze zostaną uznane za prawidłowe jeżeli program będzie posiadał: pisemną instrukcję do obsługi bezzwłoczny dostęp do treści dokonanych zapisów oraz ich wydruk w układzie chronologicznym zgodnie ze wzorem możliwość przechowywania na nośnikach elektronicznych danych do czasu wydruku w sposób chroniący je przed zatarciem i zniszczeniem oraz naruszeniem zasad przetwarzania. Jeżeli program nie zapewni wydruku księgi wg wzoru należy założyć księgi papierowe. Raz w miesiącu sporządza się wydruk zestawienia przychodów i kosztów. 2
Prowadzenie biuro rachunkowe Prowadzenie ksiąg można zlecić zewnętrznym jednostkom które posiadają odpowiednie certyfikaty państwowe: uprawnienia do prowadzenia ksiąg rachunkowych wydawane przez MF zgodnie z rozporządzeniem z dnia 18 lipca 2002r. osoby wpisane do rejestru biegłych rewidentów osoby wpisane na listę doradców podatkowych Wybór biura rachunkowego 5 kroków 1. Sprawdzenie uprawnienia biura 2. Podpisanie umowy o świadczenie usług 3. Zawiadomienie o zawartej umowie naczelnika US 4. Wypełnienie formularzu aktualizującego CEIDG-1 5. Rozpoczęcie prowadzenia ksiąg. Wszelkie zmiany w prowadzeniu ksiąg wybór formy podatkowej, zmiana biura księgowego muszą być zgłaszane do US na formularzu aktualizującym brak jednolitego dokumentu W przypadku spółek cywilnej, jawnej, partnerskiej księga prowadzona jest dla spółki, ale obowiązek rejestracyjny ciąży na wszystkich właścicielach w US odpowiednim dla miejscu zamieszkania danego właściciela. Przechowywanie Księgi muszą być trzymane na stałe w miejscu wykonywania działalności lub miejscu siedziby. Jeżeli księgowość prowadzi zewnętrzna jednostka to wszelkie dowody rachunkowe są trzymane w miejscu wskazanym w deklaracji (CEIDG-1) Obowiązek przechowywania ksiąg i dokumentów dotyczy czasu do momentu przedawnienia tj. 5 lat kalendarzowych Księgi z 2016 roku trzymamy do końca 2022r. Dodatkowa ewidencja Oprócz normalnej ewidencji przychodów i kosztów należy prowadzić ewidencję: środków trwałych i wartości niematerialnej i prawnej o wartości powyżej 3500zł ewidencja na dzień przekazania środka do używania wyposażenia - o wartości początkowej wyższej niż 1500zł sprzedaży o ile wymagane jest to od podatnika zazwyczaj w formie wydruku z kasy rejestrowej. przebiegu pojazdu z zapisem przebytych km z danymi szczegółowymi celu, pojazdu, imienia i nazwiska pracownika itp. karty przychodów pracownika wynikające z stosunku pracy. sprzedaży VAT dla podatników zwolnionych z VAT sprzedaży i zakupu VAT dla czynnych podatników VAT. 3
Rzetelność Rzetelność poprawianie zapisów Zapisy w księgach powinny być trwałe i czytelne, sporządzone w języku polskim i walucie polskiej Podstawowe wady stwierdzające brak rzetelności: brak dat niechronologiczność zapisanych zdarzeń zaklejanie zapisów brak wszystkich danych kontrahenta. Aby US uznał księgę za nierzetelną wady te muszą być istotne błędne wpisy przekraczają 0,5% przychodów rocznych błędy nie powstały w wyniku nieszczęśliwego zdarzenia błędy spowodowały obniżenie kwoty podatku podatnik nie uzupełnił braków przed kontrolą błędy nie są wynikiem oczywistej pomyłki Błędy poprawia się po przez: skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej wprowadzenie do księgi niewpisanych dowodów transakcji zapisy zmniejszające przychodu lub koszty mogą być dokonywane ze znakiem minus lub kolorem czerwonym Nie można: ścierać gumką, kilkakrotnie przekreślać, zamazywać korektorem lub taśmą korygującą. Księga z powyższymi zmianami uznana będzie za nierzetelną. Dowody księgowe Wszelkie transakcje powinny być udokumentowane dowodami księgowymi: stwierdzające fakt powstania transakcji zawierające: określenie wystawcy dowodu i stron transakcji datę wystawienia dowodu przedmiot transakcji podpis nie jest już konieczny. oznaczone numerem wiążącym transakcji z danymi w księgach numer porządkowy. Dowody księgowe - przykłady Podstawowe dowody księgowe: faktura VAT dokumenty celne rachunki faktury korygujące noty korygujące Pozostałe dowody księgowe: dzienne zestawienie dowodów zbiorczy zapis noty księgowe wystawione korygujące dowody opłat pocztowych i bankowych inne dowody opłat na podstawie książeczek opłat 4
Ewidencja nie VAT-owska Rachunek jest to cywilne pokwitowanie wykonania obowiązku zapłaty należności. Może być wystawiany: Ręcznie na kartce Ręcznie na formularzu kupionym w sklepie Drukować za pomocą prostego lub profesjonalnego oprogramowania Ewidencja nie VAT-owska Rachunek potwierdzający dokonaną sprzedaż powinien zawierać następujące elementy: nazwę i adres strony sprzedającej i kupującej, datę wystawienia rachunku, następny numer dowodu, charakterystykę towarów/usług będących przedmiotem sprzedaży, tj.: rodzaj, ilość, jednostka miary i cena jednostkowa tych produktów, ogólną kwotę należności sformułowaną słownie i liczbowo. Ewidencja nie VAT-owska Co zrobić w przypadku zniszczenia lub zaginięciu rachunku? Podatnik ma możliwość ponownego wystawienia dokumentu, który powinien dodatkowo zawierać wyraz DUPLIKAT wraz z datą jego ponownego sporządzenia. Ewidencja VAT-owska UWAGA!!! UWAGA!!! UWAGA!!! UWAGA!!! Gdy firma staje się czynnym płatnikiem VAT (rejestracja VAT-R) wszelkie zapisywane zdarzenia muszą być ewidencjonowane w wartościach netto Gdy firma nie jest płatnikiem VAT, wszelkie zdarzenie należy zapisywać w wartościach brutto 5
Ewidencja VAT-owska Faktury VAT można wypisywać na wszelkie możliwe sposoby. Ręcznie na kartce Ręcznie na formularzu kupionym w sklepie Drukować za pomocą prostego lub profesjonalnego oprogramowania Ewidencja VAT-owska i nie VATowska Jaka jest podstawowa różnica między fakturą VAT a rachunkiem? na fakturze widnieje wartość brutto i netto, na rachunku widnieje tylko wartość brutto, Ewidencja VAT-owska Faktura nie musi być już podpisywana przez obie strony Oryginał zawsze otrzymuje odbiorca Nie można wystawiać dwóch oryginałów. Jeżeli odbiorca zgubi fakturę należy wystawić duplikat Faktury kosztowe Każda faktura kosztowa musi być jednoznacznie opisana dlaczego zakup był niezbędny dla firmy: Zakup materiałów biurowych na potrzeby firmy - (podpis) Zakup paliwa do samochodu firmowego - (podpis) Zakup karty telefonicznej na potrzeby firmy - (podpis) Zakup aparatu telefonicznego na potrzeby firmy - (podpis) Przychód W myśl ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych: przychód jest to kwota należna, choćby nie została faktycznie otrzymana pomniejszona o podatek VAT Za datę powstania przychodu związanego z działalnością gospodarczą uznaje się dzień wydania rzeczy, zbycia prawa majątkowego lub wykonania usługi, albo częściowego wykonania usługi, nie później niż dzień wystawienia faktury albo uregulowania należności Do przychodów nie zalicza się pobranych wpłat lub zarachowanych należności na poczet dostaw towarów i usług, które zostaną wykonane w następnych okresach sprawozdawczych 6
Przychód a podatek VAT Za datę powstania przychodu uważa się dzień wystawienia faktury. Jeżeli faktura nie została wystawiona w terminie określonym przepisami ustawy o VAT, za datę powstania przychodu uważa się dzień, w którym faktura powinna być wystawiona. Przychód a kasy rejestrowe Podatnicy ewidencjonujący obrót przy zastosowaniu kasy fiskalnej dokonują zapisów w księdze na podstawie danych wynikających z raportów dobowych skorygowanych o wartości dotyczące zwrotów towarów wynikające z odrębnych ewidencji. Ewidencja zakupów kolumna 10 towary - towarami handlowymi są wyroby przeznaczone do sprzedaży w stanie nieprzerobionym, materiały - materiałami (surowcami) podstawowymi są materiały, które w procesie produkcji lub przy świadczeniu usług są zużywane materiały - materiałami pomocniczymi są materiały niebędące materiałami podstawowymi, które są zużywane w związku z działalnością gospodarczą i bezpośrednio oddają wyrobowi swoje właściwości, Wyceniane wg ceny zakupu Ewidencja zakupów kolumna 10 Księgowanie Zakup materiałów oraz towarów powinien zostać wprowadzony do ksiąg niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży. Jeżeli zakup nie zostanie zaksięgowany w powyższym terminie, a w firmie będzie kontrola, to księga może zostać uznana za nierzetelną. 7
Ewidencja zakupów kolumna 10 Księgowanie Jeżeli otrzymamy materiał lub towar wraz z fakturą, to w pierwszej kolejności dołączamy do niej opis, a następnie zapisujemy w księdze zdarzenie na podstawie otrzymanej faktury. Opis nie jest wymagany gdy zakupiony towar lub materiał jest odpowiednio udokumentowany specyfikacją dostawcy. Konieczne jest, aby specyfikacja zawierała te same dane co opis. Ewidencja kosztów ubocznych kolumna 11 Koszty uboczne to przede wszystkim koszty transportu, załadunku i wyładunku, ubezpieczenia w drodze. Księgowanie Na podstawie: polis ubezpieczeniowych faktur wystawionych przez przewoźnika faktur za zakup paliwa, części zamiennych i eksploatacyjnych gdy używany firmowy środek transportu ewidencji przebiegu pojazdu, ryczałtu, delegacji służbowych gdy używany zewnętrzny środek transportu Gdy nie da się wyodrębnić kosztów transportu z transakcji kupna materiałów i towarów wówczas całe wydatki zapisujemy jako pozostałe - kolumna 13. Ewidencja kosztów pozostałych kolumna 13 W skład kosztów pozostałych wchodzą np.: Opłata skarbowa Pieczątka Kserokopie dokumentów Czynsz za wynajmowany lokal Część czynszu za lokal mieszkalny Amortyzacja lokalu mieszkalnego Część opłaty za telefon domowy Opłaty za telefon firmowy Składka na Fundusz Pracy Koszt firmowego konta bankowego Zakup formularzy Zakup wyposażenia Amortyzacja środków trwałych Diety za delegację Koszty w przedsiębiorstwie Kosztami w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych są wszystkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów. Moment księgowania wydatku, zależy od przyjętej przez podatnika metody rozliczania kosztów. metoda kasowa faktyczne pojawienie się kosztu metoda memoriałowa po uzyskaniu przychodu Wydatki niebędące kosztami uzyskania przychodów wymienione są w art. 23 u.p.d.o.f. 8
Koszty w przedsiębiorstwie Kosztami uzyskania przychodu nie są np.: nabycie gruntów nabycie lub wytworzenie we własnym zakresie środków trwałych ulepszenie (przebudowę, rozbudowę, rekonstrukcję, adaptację lub modernizację) środków trwałych odpisów z tytułu zużycia samochodu osobowego lub innego samochodu o dopuszczalnej ładowności nie przekraczającej 500 kilogramów, przewyższającej wartość 10.000 euro. straty w środkach trwałych i obrotowych straty powstałych w wyniku likwidacji nie w pełni umorzonych środków trwałych wydatki na spłatę pożyczek (kredytów) z wyjątkiem skapitalizowanych odsetek, darowizn i ofiar wszelkiego rodzaju podatek dochodowy, udzielone pożyczki, podatek od spadków i darowizn grzywien i kar pieniężnych orzeczonych w postępowaniu karnym Koszty w przedsiębiorstwie Metoda kasowa: Koszty uzyskania przychodów, z zastrzeżeniem ust. 5 i 6, są potrącane tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione. Wyjątki problem przełomu roku. koszty poniesione w danym roku i związane z przychodami tego roku, którego dotyczą koszty, koszty poniesione w latach poprzedzających rok podatkowy, lecz dotyczące przychodów roku podatkowego, określone co do rodzaju i kwoty koszty uzyskania, które zostały zarachowane, chociaż ich jeszcze nie poniesiono, jeżeli odnoszą się do przychodów danego roku podatkowego, chyba że zarachowanie ich nie było możliwe; w tym wypadku są one potrącalne w roku, w którym zostały poniesione. Księgowanie kosztów - przykład Jak ma zaksięgować przedsiębiorca fakturę wystawioną przez firmę telekomunikacyjną dnia 20 stycznia, dotyczącą usług w okresie rozliczeniowym od 15 grudnia do 15 stycznia? Metoda kasowa? w dniu faktycznej zapłaty Metoda memoriałowa? z podziałem na okres 15.XII-31.XII i 1.I do 15.I Koszty działalności firmy w mieszkaniu Nie wszystkie wydatki prowadzenia firmy w mieszkaniu mogą być traktowane jako koszt działalności przedsiębiorstwa np.: czynsz za mieszkanie, opłaty za energię elektryczną, ogrzewanie itp. opłaty za telefon. Wydatki za korzystanie z mieszkania podatnik może zaliczyć do kosztów według ustalonej przez siebie proporcji. 9
Spis natury - remanent Sporządzenie spisu z natury, jest wymagane do obliczenia rocznego dochodu z działalności gospodarczej przedsiębiorstwa które rozlicza się przy wykorzystaniu podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Dochód = Przychód Koszt ± Remanent Obowiązek remanentu ciąży na przedsiębiorcy: na 1 stycznia, na koniec każdego roku podatkowego, na dzień rozpoczęcia działalności w ciągu roku podatkowego, w momencie zmiany wspólnika, w momencie zmiany proporcji udziałów wspólników, na dzień likwidacji działalności. Spis natury - remanent Remanent obejmuje spis: towarów materiałów (surowców) podstawowych i pomocniczych, półproduktów, produkcji w toku, wyrobów gotowych, braków odpadów. Może być również sporządzany raz w miesiącu lub na specjalne zarządzenie naczelnika urzędu skarbowego. Spis natury - remanent Spis natury - wycena Remanent powinien być sporządzony w sposób staranny i trwały oraz zakończony i zaopatrzony w podpisy osób uczestniczących w spisie. W przypadku zmiany daty sporządzania spisu natury, należy o tym fakcie powiadomić Urząd Skarbowy na 7 dni przed planowanym remanentem Nie podlegają wycenie: towary obce, dla których wystarczające jest ilościowe ich ujęcie w spisie towarów z podaniem, czyją stanowią własność. Towary wyceniamy nie później niż na 14 dni od daty zakończenia remanentu. Ponadto wyceniane są: materiały i towary wg ceny zakupu półprodukty, wyroby gotowe i braki wg kosztu wytworzenia odpady wg oszacowanej wartości ich dalszej przydatności niesprzedane wartości dewizowe wg ceny zakupu z dnia sporządzania spisu wartość rzeczy zastawionych wg ceny rynkowej produkcję niezakończoną przy usługach i budownictwie wg kosztów wytworzenia 10
Zamknięcie księgi Na koniec każdego miesiąca należy dokonać podsumowanie tak by ustalić dochód niezbędne do zaliczki na podatek PIT Procedura należy ustalić wartość osiągniętego przychodu kolumna 9 należy ustalić wysokość poniesionych kosztów uzyskania przychodu: do wartości spisu z natury na początek roku podatkowego doliczyć wartość zakupu towarów handlowych (materiałów) z kolumn 10 i 11, a następnie pomniejszyć o wartość spisu z natury sporządzonego na koniec roku podatkowego, powyższą wartość należy powiększyć o kwotę wydatków z kolumny 13 oraz pomniejszyć o wartość wynagrodzeń w naturze w tej części, w której wydatki (koszty) związane z wynagrodzeniami w naturze zostały zaksięgowane w innych kolumnach księgi przychodów i rozchodów (np. w gastronomii koszty zakupu materiałów i towarów handlowych zużytych do przygotowania posiłków dla pracowników zostały wpisane w kolumnie 10); Przychód Koszt = Dochód Zamknięcie księgi - przykład Przychód (kolumna 9) 455.600,75 Wysokość kosztów uzyskania przychodów poniesionych w roku podatkowym: wartość spisu z natury na początek roku podatkowego 58.678,28 plus wydatki na zakup towarów handlowych i materiałów (kolumna 10) 289.288,56 plus wydatki na koszty uboczne zakupu (kolumna 11) 10.320,40 minus wartość spisu z natury na koniec roku podatkowego 46.524,32 plus kwota pozostałych wydatków (kolumna 14) 78.328,09 minus wartość wynagrodzeń w naturze ujętych w innych kolumnach księgi 4.826,00 --------------- Razem koszty uzyskania przychodu 385.265,01 Ustalenie dochodu osiągniętego w roku podatkowym: przychód (pkt 1) 455.600,75 minus koszty uzyskania przychodów (pkt 2) 385.265,01 --------------- Dochód (a-b) 70.335,74 Bibliografia Poradnik Gazety Prawnej Nr 042/2005 z dnia 2005-11-15 Portal Mały Biznes.pl 43 11