pilotażowe staże dla nauczycieli i instruktorów kształcenia zawodowego w przedsiębiorstwach

pilotażowe staże dla nauczycieli i instruktorów kształcenia zawodowego w przedsiębiorstwach

OBIEG DOKUMENTÓW Mgr inż. Monika Urban

Podstawy prawne: - Ustawa o rachunkowości z dnia 29 września 1994 (Dz. U. z 2009r. Nr 152 poz. 1223 z późn. zmianami) - Ustawa o podatku od towarów i usług z dnia 11 marca 2004 (Dz.U. z 2011r. Nr 177 poz. 1054 z późn. zmianami) - Rozporządzenie MF z dnia 28 marca 2011r. W sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011r. nr 68 poz. 360)

Zakres instrukcji: - Określenie warunków, jakim muszą odpowiadać dowody księgowe, - Określenie rodzajów dowodów księgowych, - Określenie rodzajów dowodów stanowiących podstawę zapisów w księgach rachunkowych, - Określenie rodzajów dowodów, które nie podlegają księgowaniu

Instrukcja obiegu dokumentów określa: Sposób i terminy wystawiania dowodów księgowych oraz osoby upoważnione do ich aprobowania i zatwierdzania, rodzaje formularzy dowodów księgowych, które po ich ponumerowaniu traktowane są jako druki ścisłego zarachowania, listę osób uprawnionych do kontroli i zatwierdzania dowodów, komórki organizacyjne upoważnione do przyjmowania dowodów księgowych z zewnątrz oraz zobowiązanych do oznaczania daty ich wpływu i rejestracji, komórki organizacyjne oraz osoby zobowiązane do sprawdzenia dowodów księgowych pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym, sposób oznaczania dowodów księgowych własnych i obcych umożliwiający ustalenie ich kompletności i zabezpieczający przed pominięciem lub powtórnym ich księgowaniem, terminy przekazywania dowodów księgowych do księgowości po ich opracowaniu i skontrolowaniu przez zobowiązane komórki organizacyjne

Rodzaje dowodów księgowych: zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów, urzędów i instytucji (np. faktury zakupu, rachunki, decyzje, noty obciążeniowe) zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom (np. faktury sprzedaży, noty obciążeniowe) wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki (dowody kasowe, dowody obrotu materiałowego)

Podstawowe wymogi dotyczące dowodów księgowych: określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego, określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej, opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe określoną także w jednostkach naturalnych, datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - również datę sporządzenia dowodu, podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki majątkowe, dekretowanie dowodów księgowych - stwierdzenie zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca księgowania oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych wraz z podpisem osoby odpowiedzialnej za te wskazania. Obowiązek wskazania dekretu należy do osoby dokonującej kontroli merytorycznej dowodu,

Kontrola dowodów księgowych: a) merytorycznej polegającej na ustaleniu czy wszystkie dane podane w dokumencie odpowiadają rzeczywistości oraz stwierdzeniu celowości, gospodarności i legalności operacji gospodarczej. Kontrola merytoryczne polega w szczególności na sprawdzeniu: czy dokument został wystawiony przez właściwy podmiot gospodarczy; czy operacji gospodarczej dokonały osoby do tego uprawnione; czy dokonana operacja gospodarcza była celowa, tj. czy była zaplanowana do realizacji w okresie, w którym została dokonana, albo wykonanie jej było niezbędne dla prawidłowego funkcjonowania firmy; czy dane zawarte w dokumencie odpowiadają rzeczywistości, np. czy dane dotyczące wykonania rzeczowego faktycznie zostały wykonane, czy zostały wykonane w sposób rzetelny i zgodnie z obowiązującymi normami; czy na wykonanie operacji gospodarczej została zawarta umowa, czy złożono zamówienie; czy zastosowane ceny lub stawki są zgodne z zawartymi umowami lub innymi przepisami w danym zakresie; czy zdarzenie gospodarcze przebiegało zgodnie z obowiązującym prawem. b) formalno - rachunkowej polegającej na ustaleniu czy dokument jest kompletny i czy zawiera wymogi stawiane danemu rodzajowi dowodu księgowego oraz czy dokument nie zawiera błędów rachunkowych w obliczeniach tj.: czy dowód posiada cechy wymagane ustawą o rachunkowości i ustawami podatkowymi, czy dowód został opatrzony właściwymi pieczęciami i podpisami stron biorących udział w zdarzeniu, czy osoby działające w imieniu podmiotu posiadają stosowne upoważnienia; czy dokonano kontroli pod względem merytorycznym, czy wynik kontroli merytorycznej umożliwia prawidłowe ujęcie zdarzenia gospodarczego w księgach rachunkowych; czy dowód jest wolny od błędów rachunkowych.

Zapisy w księgach Zapis w księgach rachunkowych powinien zawierać co najmniej: datę dokonania operacji gospodarczej, określenie rodzaju i numer identyfikacyjny dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz jego datę, jeżeli różni się od daty dokonania operacji, zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji z tym, że należy posiadać pisemne objaśnienia treści skrótów lub kodów, kwotę i datę zapisu, oznaczenie kont, których dotyczy.

TERMINY PRZECHOWYWANIA DOKUMENTÓW: 1. Zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają trwałemu przechowywaniu. 2. Pozostałe dokumenty przechowuje się co najmniej przez okres: księgi rachunkowe - 5 lat, karty wynagrodzeń pracowników przez okres wymaganego dostępu do tych informacji wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, nie krócej jednak niż 5 lat, dowody księgowe dotyczące kredytów, gwarancji oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym - przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione, dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości przez okres jej ważności i 5 lata po tym okresie, dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji - 1 rok po upływie rękojmi lub rozliczeń reklamacji, dokumenty inwentaryzacyjne - 5 lat, pozostałe dowody księgowe i dokumenty - 5 lat

Lp Nazwa dokumentu DOKUMENT Symbol Wzór dokumentu DOKUMENT SPORZĄDZA I ODPOWIADA ZA PRAWIDŁOWE WYSTAWIENIE termin sporządze nia Stanowisko/K omórka organizacyjna ilość egz. termin przekazani a formalno-merytoryczna komórka/ stanowisk o data sprawdzenia data przekazania KONTROLA formalno-rachunkowa komórka/ stanowisko data sprawdzenia data przekazania DOKUMENT AKCEPTUJE DOKUMENT ZATWIERDZA PRZEZNACZENIE DOWODU 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 komórka nr. egz. UWAGI I/1 Dowód wpłaty I/2 I/3 Faktura VAT z tytułu dostaw materiałów Nota księgowa (obciążeniowa /uznaniowa) dokument własny Kp dowolny, posiadający cechy właściwe dla tego dokumentu dowolny, posiadający cechy właściwe dla tego dokumentu dowolny, posiadający cechy właściwe dla tego dokumentu Dz.K. 2 Dowód obcy 1 Dz.K. 2 wpłaty Zgodnie z ustawą o VAT zlecenia obciążenia K.B./I.K/ Dz.M.Z. w terminie 2 dni od daty W terminie 2 dni od daty Gł. Księgowy Dz.K. Gł. Księgowy Gł. Księgowy Gł. Księgowy Zarząd Zarząd - Dz.K. - wpłacający 1 2 - Dz.K. 1 - adresat - Dz.K. 1-oryg 2 Podstawą przyjęcia faktury jest zamówienie, umowa lub zlecenie (załączone do dokumentu). Faktury dotyczące zakupu materiałów, które składowane zostaną w magazynie, załączone powinny mieć dokumenty PZ służy do rozliczenia z kontrahentami kar umownych, odsetek za zwłokę i innych obciążeń nie polegających VAT I/4 Faktura VAT z tytułu sprzedaży usług dowolny, posiadający cechy właściwe dla tego dokumentu Dz.K. lub I.K. 2 W dniu podpisania protokołu odbioru W dniu I.K/K.B W dniu W następnym dniu roboczym po wystawieniu Dz.K. W dniu W dniu - Dz.K. 1 K.P./I.K. po sprawdzeniu wystawionej faktury jest zobowiązany uzyskać podpis odbiorcy faktury. Faktura jest podstawą rozliczeń z odbiorcą

Określenie czynności Kontrola merytoryczna Stanowisko pracy Kierownik lub upoważniony pracownik komórki organizacyjnej zamawiającej dostawę lub zlecającej usługę. Termin wykonania Bieżąco Podstawowe czynności kontrolne poszczególnych stanowisk Sprawdzenie zgodności faktury z umową, zamówieniem lub zleceniem oraz prawidłowość zastosowanych cen i ilości zafakturowanych. W przypadku stwierdzenia niezgodności ze stanem faktycznym sporządzenie reklamacji i dokonanie adnotacji na fakturze. Nadanie dekretu operacji. Kontrola formalna Dział Finansowy Bieżąco Sprawdzenie czy dowód posiada cechy określone przepisami dla danego dokumentu. Kontrola rachunkowa Dział Finansowy Bieżąco Sprawdzenie prawidłowości obliczeń arytmetycznych. Aprobuje Główny Księgowy Bieżąco Sprawdza prawidłowość, rzetelność i legalność dokumentowanej operacji. Zatwierdza Dyrektor Bieżąco

Nr Op. Instrukcja obiegu dokumentu PZ Opis czynności Dział Kontrola (zakres, osoba odpowiedzialna) 1 Na podstawie zamówienia dostawca dostarcza materiały do magazynu, magazynier dokonuje przyjęcia materiałów do magazynu - Magazynier sprawdza czy materiały, które przyjmuje są zgodne z zamówieniem; dodatkowo sprawdza ich jakość, oraz ilość 2 Przyjęcie towarów jest podstawą do przez magazyniera dowodu PZ - 3 Jedna kopia PZ przekazywana jest dostawcy Mag - Na podstawie PZ dokonywany jest wpis do ewidencji ilościowej prowadzonej w magazynie 4-5 Oryginał dowodu PZ zostaje przekazany do działu zakupów Mag DZ Dział zakupów kontroluje kompletność przekazanych dowodów PZ (ciągłość numeracji) 6 Dokument PZ zostaje poddany właściwej kontroli merytorycznej i formalnej 7 Dokumentu PZ porównywany jest z dokumentem zakupu DZ Porównanie z dokumentem zakupu oraz z zamówieniem 8 Numer FVZ dotyczącą danego dowodu PZ jest umieszczany jest na PZ - 9 Oryginał zostaje przekazany do działu księgowości DZ FK Dział FK kontroluje kompletność przekazanych dowodów PZ (ciągłość numeracji) 10 Dział finansowo-księgowy dokonuje uzupełniającego sprawdzenia dowodu PZ pod względem formalnym oraz właściwego sprawdzenia pod względem rachunkowym - 11 Dział finansowo-księgowy dokonuje dekretacji dowodu - 12 Na podstawie dowodu PZ uzupełniana jest wartościowej ewidencja magazynowa FK - 13 Zgodne z dekretacją dowodu zapisy wprowadzane są do ksiąg rachunkowych - 14 Na dowodzie PZ umieszczany zostaje nr dziennika, pod jakim został on zaksięgowany - 15 Po zamknięciu roku obrachunkowego dokument PZ jest przekazywany do archiwum FK Archiwum Potwierdzenie przyjęcia dokumentacji, sprawdzenie kompletności przekazywanych dokumentów (zachowanie ciągłości numeracji i oznaczeń) 16 Dowody PZ pozostają w archiwum przez okres min. 5 lat Archiwum -