Przewodnik dla Beneficjentów konkursu dotacji Fundusze strukturalne na poziomie NSS Wzór wizualizacji 1. Zakres stosowania wzoru wizualizacji w projekcie Zgodnie z 1 ust. 3 Umowy Wnioskodawca realizujący projekt w ramach konkursu dotacji Fundusze strukturalne na poziomie NSS zobowiązany jest do oznakowania wszystkich działań wykonywanych w ramach realizowanego Zadania według wzoru wizualizacji. Szczegółowe zasady oznaczania wszelkich materiałów informacyjnych, promocyjnych i szkoleniowych prowadzonych w ramach Narodowej Strategii Spójności są określone w Strategii Komunikacji Funduszy Europejskich w Polsce w ramach Narodowej Strategii Spójności na lata 2007-2013, zwanej dalej Strategią komunikacji oraz Rozporządzeniu Komisji (WE) nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006 r. ustanawiającym szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności oraz rozporządzenia (WE) nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego. 2. Warianty wizualizacji Zgodnie ze Strategią komunikacji istnieją dwa warianty oznakowania działań informacyjnych, promocyjnych i szkoleniowych, według których muszą zostać oznakowane wszystkie materiały przygotowywane w ramach realizowanego przez Wnioskodawcę Zadania. Są to: 1. Wariant podstawowy - dla duŝych materiałów (materiały duŝe, multimedialne, wybrane drukowane) 2. Wariant minimalny - dla małych materiałów (materiały małe, wybrane drukowane) Wybór zastosowanego wariantu zaleŝy od wielkości materiału, rodzaju i techniki wykonania, przy czym rekomenduje się stosowanie wariantu podstawowego w kaŝdym przypadku, gdy warunki techniczne to umoŝliwiają. 2.1. Wariant podstawowy: Wariant podstawowy zakłada, Ŝe wszelkie duŝe materiały promocyjne, materiały multimedialne oraz wybrane materiały drukowane będą zawierały, zgodnie z rozporządzeniem nr 1828/2006 oraz Księgą identyfikacji wizualnej NSS, co najmniej obowiązkowo: logo NSS wraz z hasłem promocyjnym NSS; emblemat UE, odwołanie słowne do UE, odwołanie słowne do Europejskiego Fundusz Rozwoju Regionalnego, a opcjonalnie: logo/herb instytucji. Ponadto w przypadku działań w ramach Konkursu naleŝy zamieszczać informację o współfinansowaniu projektu. 1
PRZYKŁADY WIZUALIZACJI: a) Rekomendowany zakres informacji o współfinansowaniu projektu: Projekt realizowany w ramach konkursu dotacji organizowanego przez Ministerstwo Rozwoju Regionalnego, współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna. b) Minimalny zakres informacji o współfinansowaniu projektu:. Uwagi: w zaleŝności od charakteru prowadzonych działań Wnioskodawca moŝe modyfikować pierwszy człon informacji o współfinansowaniu projektu, według schematu: Projekt /Badanie, Ekspertyza,/Publikacja, Broszura / itp. realizowany w ramach.. 2.2. Wariant minimalny: Wariant minimalny zakłada, Ŝe małe materiały promocyjne oraz wybrane materiały drukowane będą zawierały, zgodnie z rozporządzeniem wykonawczym oraz Księgą identyfikacji wizualnej NSS, co najmniej obowiązkowo: emblemat UE, odwołanie słowne do UE, logo NSS, a opcjonalnie jeśli to moŝliwe: logo lub herb instytucji. PRZYKŁADY WIZUALIZACJI: a) Rekomendowany zakres elementów wizualizacji projektu: b) Minimalny zakres elementów wizualizacji projektu: 2
2.3. Znaki monochromatyczne: Warianty monochromatyczne znaków moŝna zastosować tam, gdzie wykorzystanie wersji pełnobarwnej jest niemoŝliwe ze względów technologicznych (na przykład tłoczenie, grawerunek itp.). 3. Uwagi dodatkowe W przypadku logo NSS oraz flagi UE nie wolno: stosować innych kolorów i czcionek niŝ te wskazane w Księdze identyfikacji wizualnej NSS umieszczać znaków na agresywnym, wielobarwnym tle zniekształcać proporcji znaków przez ściąganie i rozciąganie zmieniać proporcji elementów oznakowania uŝywać skrótu Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego o treści EFRR NaleŜy pamiętać, Ŝe: w zestawieniach z innymi znakami znak NSS znajduje się zawsze z lewej strony, znak UE z prawej strony, w przestrzeni pomiędzy tymi znakami umieszcza się logo Ministerstwa Rozwoju Regionalnego zamieszczane na materiałach znaki graficzne muszą mieć te same wersje kolorystyczne: pełnobarwne bądź monochromatyczne Znaki graficzne niezbędne do oznakowania Zadania są dostępne na stronie internetowej: www.funduszeeuropejskie.gov.pl 4. Przestrzeganie przepisów dotyczących oznakowania projektu Nadzór nad przestrzeganiem przez Wnioskodawcę wzoru wizualizacji będzie realizowany na podstawie zapisów Umowy, w szczególności w trakcie prowadzenia kontroli prawidłowości wykonywania Zadania przez Wnioskodawcę, o której mowa w 7 Umowy oraz podczas weryfikacji części rzeczowej sprawozdań z wykonania Zadania, o których mowa w 8 Umowy. UWAGA: Niedopełnienie przez Wnioskodawcę obowiązków w zakresie oznakowania projektu moŝe skutkować wstrzymaniem wypłaty środków lub koniecznością zwrotu dotacji. 3
Wskazówki dla beneficjentów w zakresie dokumentacji załączanej do sprawozdań z realizacji zadania publicznego 1. Wszyscy beneficjenci składający po raz pierwszy sprawozdanie powinni dołączyć oświadczenie, Ŝe dla operacji związanych z projektem załoŝyli wyodrębnioną ewidencję księgową. Alternatywnie moŝna dołączyć wyciąg z polityki rachunkowości beneficjenta (w tym wyciąg z zakładowego planu kont), z którego będzie wynikał sposób wyodrębnienia ewidencji księgowej 2. Wszyscy beneficjenci rozliczający podatek VAT, jako koszt kwalifikowany w projekcie składając pierwsze sprawozdanie zobowiązani są do złoŝenia oświadczenia o braku moŝliwości odzyskania podatku VAT 3. Do kaŝdego sprawozdania naleŝy załączyć wersję elektroniczną przesłanego sprawozdania 4. Wykaz dokumentów, które naleŝy dołączyć do sprawozdania: a) Faktury, rachunki lub inne dokumenty o równowaŝnej wartości dowodowej (np. listy płac, deklaracje ZUS, rozliczenie kosztów podróŝy słuŝbowej itp.) - kopie potwierdzone dwustronnie za zgodność z oryginałem przez osobę upowaŝnioną do reprezentowania beneficjenta b) dowody zapłaty - kopie potwierdzone za zgodność z oryginałem przez osobę upowaŝnioną do reprezentowania beneficjenta (wyciągi bankowe, raporty kasowe); jeŝeli dowody zapłaty dotyczą zbiorczych płatności (np. podatek dochodowy lub składki ZUS) naleŝy dodatkowo sporządzić zestawienie z wyszczególnieniem kwot dotyczących kosztów kwalifikowanych w projekcie c) zawarte umowy na podstawie, których ponoszono wydatki w projekcie kopie potwierdzone za zgodność z oryginałem na kaŝdej stronie umowy d) kopie innych dokumentów potwierdzających prawidłową realizację Projektu, zgodnie z harmonogramem rzeczowo-finansowym realizacji Projektu e) do kaŝdej umowy powinny być dołączone wszelkiego rodzaju prace, dokumenty, programy, gadŝety reklamowe itp. powstałe w skutek realizacji ww. umowy 5. Wszystkie dokumenty księgowe muszą być odpowiednio opisane zgodnie z wymaganiami nałoŝonymi przez ustawę o rachunkowości, tj. powinna być na nich adnotacja dotycząca: a) ewidencyjnego numeru księgowego b) sprawdzenia dokumentu pod względem merytorycznym oraz formalnorachunkowym c) dekretacji dokumentu 6. Dokumenty muszą posiadać opisy wymagane dodatkowo dla projektów finansowanych ze środków unijnych, tj.: 4
a) informacja o współfinansowaniu wydatku z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz budŝetu Państwa b) numer i nazwa projektu c) numer umowy o dofinansowanie d) wyszczególnienie kategorii wydatku zgodnie z budŝetem określonym we wniosku o dofinansowanie e) opis związku wydatku z projektem f) informacje o zastosowaniu (lub braku obowiązku stosowania) przepisów ustawy Prawo Zamówień Publicznych 7. W przypadku, gdy w projekcie rozliczane jest częściowe wynagrodzenie pracownika zatrudnionego na podstawie umowy o pracę beneficjent ma obowiązek prowadzić dla tych pracowników karty czasu pracy. Karty czasu pracy powinny być prowadzone przez beneficjenta/partnera w sytuacji, gdy pracownik na podstawie umowy o pracę w danej jednostce jest zaangaŝowany w ramach projektu w mniejszym wymiarze czasu pracy niŝ wynika to z jego umowy. Karty czasu pracy nie muszą być prowadzone przez beneficjenta/partnera w sytuacji, gdy: - pracownik na podstawie umowy o pracę zostaje zatrudniony w ramach projektu w wymiarze 100% czasu (niezaleŝnie od tego czy to 100% stanowi cały etat, czy część etatu), - pracownik został zatrudniony w ramach projektu na podstawie umowy zlecenie/o dzieło Przykładowa karta czasu pracy: Miesięczna karta czasu pracy pracownika zatrudnionego w projekcie 1. Za okres od: do: 2. Dołączona do wniosku beneficjenta o płatność za okres od: do: 3. Instytucja: 4. Tytuł projektu: 5. Numer projektu: 6. Imię i nazwisko: 7. Stanowisko: 8. Zadania wykonywane przez pracownika: Dzień miesiąca Opis zadań wykonywanych na rzecz lub w ramach projektu Liczba godzin 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 5
14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 OGÓŁEM godzin w miesiącu 9. Całkowita ilość godzin przepracowanych u Beneficjenta w danym okresie: 10. Stosunek godzin przepracowanych w ramach projektu do całkowitego wymiaru czasu pracy (w procentach): 11. Zakres obowiązków związanych z udziałem w realizacji projektu wynikający z podpisanej z pracodawcą umowy %.. Podpis przełoŝonego 12. Kwota wynagrodzenia wypłacona za całkowity wymiar czasu pracy w miesiącu: 13. Wynagrodzenie przypadające za czas pracy przepracowany w ramach projektu:. Podpis pracownika zł. zł. Imię, nazwisko oraz podpis osoby upowaŝnionej do rozliczeń. Pieczęć instytucji 8. Wszelkie zmiany dotyczące harmonogramu realizacji projektu (powyŝej 5% wartości dotacji) muszą być uzgadniane z Ministerstwem Rozwoju Regionalnego, a informacja musi być dostarczona w wersji papierowej oficjalne pismo, jak i elektronicznej na adres: pytania.konkursdotacji@mrr.gov.pl. 9. Beneficjent musi przestrzegać terminów składania sprawozdań z realizacji zadania publicznego zapisanych w umowie dotacji, oraz terminowego rozliczania środków w ramach przyznanej dotacji. 10. Beneficjent musi przechowywać dokumentację projektową (faktury, rachunki, umowy, inne dokumenty związane z realizacją projektu, dokumenty potwierdzające realizację zadania np. zdjęcia z konferencji, spotkań, listy obecności uczestników 6
I II III IV spotkań, ekspertyzy, tłumaczenia, bilety itp.) zgodnie z zapisami umowy. Dokumentacja powinna być uporządkowana w następującej kolejności: Informacja dla beneficjenta o zamknięciu projektu Sprawozdania okresowe/końcowe (w kolejności od najnowszego do najstarszego), przy czym dokumentacja do nich (faktury, rachunki, umowy, inne dokumenty związane z realizacją danego etapu projektu, dokumenty potwierdzające realizację zadania np. zdjęcia z konferencji, spotkań, listy obecności uczestników spotkań, ekspertyzy, tłumaczenia, bilety itp.) powinna być umieszczona zaraz za sprawozdaniem okresowym, którego dotyczy w kolejności odpowiadającej pozycjom w sprawozdaniu) Informacja dla beneficjenta o wyniku oceny poszczególnych sprawozdań Umowa o dofinansowaniu Zmiany do umowy (aneksy) Korespondencja ogólna do MRR i z MRR (nie da się jej przyporządkować do wniosków, decyzji, sprawozdań itp., dotyczy całego projektu) 7