Grant Application form Part II: Budget Wniosek Aplikacyjny - Część II: BudŜet 1
General Principles: (Guidelines for Grant Applicants 1.3; 2.1.4) Grant amounts: min 100 000 EUR max 4 000 000 EUR Grant size may not exceed 90% of the total eligible costs of the Action (= of the total project budget) 2
Zasady ogólne: (Wytyczne dla Wnioskodawców 1.3; 2.1.4) Wysokość dofinansowania: min 100 000 EUR max 4 000 000 EUR Wielkość dofinansowania nie moŝe przekroczyć 90% całkowitych kosztów kwalifikowalnych projektu 3
General Principles Budget calculation is to be made after the activities have been planned The budget must be realistic and cost-effective The budget is cost-estimate and ceiling for eligible costs Budget = eligible costs of the Action = = grant + partners co-financing 4
Zasady ogólne Szacunkowy budŝet naleŝy sporządzać po zaplanowaniu wszystkich działań w projekcie. BudŜet projektu musi być realistyczny i efektywny kosztowo. BudŜet jest zarówno szacunkiem kosztów jak i górną granicą dla kosztów kwalifikowalnych ; BudŜet = koszty kwalifikowalne projektu = dofinansowanie (wkład UE) + współfinansowanie (Wnioskodawca+partnerzy) 5
General Principles Eligible : (Guidelines 2.1.4, Annex 2 to GC General Conditions, Article 14) Criteria: -incurred during implementation of the Action, -must be indicated in the overall budget of the Action, -be necessary for the implementation of the Action, -must be identifiable and verifiable in accordance with accounting standards in a Beneficiary/other partners country, -must be reasonable, justified and comply with the requirements of sound financial management 6
Kwalifikowalność kosztów: (Wytyczne dla Wnioskodawców 2.1.4, Annex 2 Umowy o dofinansowanie Warunki ogólne, Artykuł 14) Kryteria kwalifikowalności kosztów - są ponoszone podczas realizacji projektu (wyjątek: koszty związane zane z raportami końcowymi, weryfikacją wydatków i ewaluacją projektu); - muszą zostać ujęte w szacunkowym, całkowitym budŝecie projektu; - muszą być niezbędne do realizacji projektu, dla którego przyznane jest dofinansowanie; - muszą być moŝliwe do zidentyfikowania i zweryfikowania; - muszą być rozsądne, uzasadnione i zgodne z wymaganiami zarządzania finansowego; 7
General Principles Eligible Direct Indirect cost of staff: salaries, overheads travel& per diems; /administrative purchase & rent; costs (BH 11) supply, services, works; contingency reserve (BH 1-10) 8
Zasady ogólne y kwalifikowalne Bezpośrednie Pośrednie y personelu: wynagrodzenia, koszty ogólne podróŝe & diety; /koszty administracyjne zakupy & wynajem; (BH 11) dostawy, usługi, prace budowlane; rezerwa na nieprzewidziane wydatki (BH 1-10) 9
General Principles: Ineligible costs: debts and provisions for losses; interest owed; Items financed in another framework; purchase of land or buildings; currency exchange losses; contribution in kind; taxes including VAT, unless the Beneficiary (or other partners) can not reclaim them and the applicable regulations do not forbid coverage of taxes; credit to third parties; fines. 10
Zasady ogólne y niekwalifikowalne: długi i opłaty związane ze stratami i długami; naleŝne odsetki; elementy juŝ finansowane w ramach innych programów; nabycie ziemi lub budynków; straty kursowe; wkład rzeczowy; podatki, w tym VAT, za wyjątkiem gdy Beneficjent (lub jego partnerzy) nie mogą odzyskać VAT i odpowiednie przepisy nie zabraniają pokrycia tych kosztów; poŝyczki na rzecz osób trzecich; grzywny. 11
General Principles Contribution in kind > is not actual expenditure > can be considered by applicant but will not be treated as eligible costs; > cost of staff assigned for the Action paid by Beneficiary/ partners can be considered as co-financing 12
Zasady ogólne Wkład rzeczowy > To nie są rzeczywiste wydatki > MoŜe zostać wniesiony przez Wnioskodawcę, lecz nie będzie to traktowane jako koszt kwalifikowalny; > y personelu projektu wypłacane przez Beneficjenta lub partnerów, mogą być uznane za współfinansowanie. 13
Filling in the Budget tables (Annex B)/ Wypełnianie tabeli budŝetowej Budget for the Action (calculation of all eligible costs) BudŜet projektu (koszty kwalifikowalne) Justification of costs (brief explanation of relevance of expences); Uzasadnienie kosztów Sources of funding (distribition of financial contribution); Źródła finansowania 14
Budget to be calculated in EURO monthly exchange rate available at http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm?language=en It is suggested to use the exchange rate of June 2010 BudŜet BudŜet naleŝy sporządzić w EURO Kurs miesięczny dostępny na ww. stronie www. Sugerowany kurs z czerwca 2010r. 15
Budget Heading (BH)1. Human Resources Annex B. Budget for the Action All Years Year 1 2 Unit # of units Unit rate (in EUR) (in EUR) Unit # of units Unit rate (in EUR) (in EUR) 1. Human Resources 1.1 Salaries (gross salaries including social security charges and other related costs, local staff) 4 1.1.1 Technical Per month Per month 1.1.2 Administrative/ support staff Per month Per month 1.2 Salaries (gross salaries including social security charges and other related costs, expat/int. staff) Per month Per month 1.3 Per diems for missions/travel 1.3.1 Abroad (staff assigned to the Action) Per diem Per diem 1.3.2 Local (staff assigned to the Action) Per diem Per diem 1.3.3 Seminar/conference participants Per diem Per diem Subtotal Human Resources 16
Budget Heading (BH)1. y osobowe Załącznik B. BudŜet projektu Wszystkie lata Rok 1 2 y Jednostka Liczba jednostek jendostkowy całkowity Jedno-stka Liczba jednostek jendostkowy całko-wity 1. y osobowe 1.1 Wynagrodzenia (płaca brutto zawierająca składki społeczne i inne potrącenia, pracownicy zatrudnieni prze beneficjenta i partnerów) 4 1.1.1 Personel merytoryczny Miesięcznie Miesięcznie 1.1.2 Personel administracyjny Miesięcznie Miesięcznie 1.2 Wynagrodzenia (płaca brutto zawierająca składki społeczne i inne potrącenia, eksperci zewnętrzni zatrudnieni przez beneficjenta i partnerów) Miesięcznie Miesięcznie 1.3 Diety 1.3.1 Diety w ramach podróŝy zagranicznych (personel zaangaŝowany w realizację projektu) Wysokość diety Wysokość diety 1.3.2 Diety w ramach podróŝy krajowych (personel zaangaŝowany w realizację projektu) Wysokość diety Wysokość diety 1.3.3 y pobytu uczestników na spotkaniach, konferencjach, szkoleniach Razem y osobowe Wysokość diety Wysokość diety 17
BH 2. Travel Annex B. Budget for the Action All Years Year 1 2 Cost s No of Unit rate No of Unit rate (in Unit units (in EUR) (in EUR) Unit units (in EUR) EUR) 2. Travel 6 2.1. International travel Per flight Per flight 2.2 Local transportation Per month Per month Subtotal Travel 18
BH 2. PodróŜe Załącznik B. BudŜet Projektu Wszystkie lata Rok 1 2 y Jednostk a całkowity całkowity Liczba jednostek Jednostka Liczba jednostek jendostkowy jendostkowy 2. PodróŜe 6 2.1.PodróŜe zagraniczne Za bilet Za bilet 2.2 PodróŜe krajowe Razem podróŝe Miesięczni e Miesięczni e 19
BH 3. Equipment and Supply Annex B. Budget for the Action All Years Year 1 2 Unit No of units Unit rate (in EUR) (in EUR) Unit No of units Unit rate (in EUR) (in EUR) 3. Equipment and supplies 7 3.1 Purchase or rent of vehicles 3.2 Furniture, computer equipment 3.3 Machines, tools 3.4 Spare parts/equipment for machines, tools 3.5 Other (please specify) Subtotal Equipment and supplies Per vehicle Per vehicle 20
BH 3. Sprzęt i dostawy Załącznik B. BudŜet projektu Wszystkie lata Rok 1 2 y 3. Sprzęt i dostawy 7 Jednostka Liczba jedno- stek jendostkowy całkowity Jedno- stka Liczba jedno- stek jendostkowy całkowity 3.1 Zakup lub wynajem pojazdów Za pojazd Za pojazd 3.2 Meble, sprzęt komputerowy 3.3 Maszyny i narzędzia 3.4 Zasobniki i części zamienne 3.5 Inne (proszę określić) Razem Sprzęt i dostawy 21
BH 4. Local Office Annex B. Budget for the Action All Years Year 1 2 Unit # of units Unit rate (in EUR) (in EUR) Unit # of units Unit rate (in EUR) (in EUR) 4. Local office* 4.1 Vehicle costs Per month Per month 4.2 Office rent Per month Per month 4.3 Consumables - office supplies Per month Per month 4.4 Other services (tel/fax, electricity/heating, maintenance) Per month Per month Subtotal Local office 22
BH 4. Biuro projektu Załącznik B. BudŜet projektu Wszystkie lata Rok 1 2 y Jednostka Liczba jedno- stek jendostkowy całko-wity Jedno- stka Liczba jedno- stek jendostkowy całkowity 4. Biuro* 4.1 y eksploatacji pojazdów Miesięcznie 4.2 Wynajem biura Miesięcznie 4.3 y materiałów biurowych Miesięcznie 4.4 Inne usługi (telefon, faks, energia/ogrzewanie, koszty utrzymania) Miesięcznie Razem Biuro Miesięczni e Miesięczni e Miesięczni e Miesięczni e 23
BH 5. Other, services Annex B. Budget for the Action All Years Year 1 2 Unit # of units Unit rate (in EUR) (in EUR) Unit # of units Unit rate (in EUR) (in EUR) 5. Other costs, services 8 5.1 Publications 9 5.2 Studies, research 9 5.3 Expenditure verification 5.4 Evaluation costs 5.5 Translation, interpreters 5.6 Financial services (bank guarantee costs etc.) 5.7 of conferences/seminars 9 5.8. Visibility actions 10 Subtotal Other costs, services 24
BH 5. Inne koszty, usługi Załącznik B. BudŜet projektu Wszystkie lata Rok 1 2 y Jednostka Liczba jednostek jendostkowy całko-wity Jednostka Liczba jednostek jendostkowy całkowity 5. Inne koszty, usługi 8 5.1 Publikacje 9 5.2 Dokumenty studialne, analizy, badania 9 5.3 Audyt (weryfikacja wydatków) 5.4 Ewaluacja 5.5 Tłumaczenia 5.6 Usługi finansowe (koszty gwarancji bankowych itp.) 5.7 Organizacja szkoleń, konferencji, spotkań, seminariów 9 5.8. Działania i materiały promocyjne 10 Razem inne koszty, usługi 25
BH 6. Works. BH 7. Other Annex B. Budget for the Action All Years Year 1 2 # of Unit rate (in # of Unit rate (in Unit units (in EUR) EUR) Unit units (in EUR) EUR) 6. Works Subtotal Works 7. Other Subtotal Other 8. Subtotal direct eligible costs of the Action (1-7) 26
BH 6. Roboty BH 7. Inne Załącznik B. BudŜet projektu Wszystkie lata Rok 1 2 6. Roboty y Jednostka Liczba jedno- stek jendostkowy całko-wity Jedno- stka Liczba jedno- stek jendostkowy całkowity Razem Roboty 7. Inne Razem Inne 8. Razem bezpośrednie koszty kwalifikowalne Projektu (1-7) 27
BH 9. Contingency. BH 11. Administrative Annex B. Budget for the Action All Years Year 1 2 9. Provision for contingency reserve (maximum 5% of 8, subtotal of direct eligible costs of the Action) 10. Total direct eligible costs of the Action (8+9) 11. Administrative costs (maximum 7% of 10, total direct eligible costs of the Action) 12. Total eligible costs (10+11) Unit # of Unit rate units (in EUR) (in # of Unit rate EUR) Unit units (in EUR) (in EUR) 28
BH 9. Rezerwa na nieprzewidziane wydatki BH 11. y administracyjne Załącznik B. BudŜet projektu Wszystkie lata Rok 1 2 y 9. Rezerwa na nieprzewidziane wydatki (maks. 5% bezpośrednich kosztów kwalifikowalnych projektu) 10. Razem koszty bezpośrednie Projektu (8+9) 11. y administracyjne (maks. 7% kosztów bezpośrednich Projektu) 12. Razem koszty kwalifikowalne (10+11) Jednostka Liczba jedno- stek jendostkowy całkowity Jedno- stka Liczba jedno- stek jendostkowy całkowity 29
b2. Justification of expenditure item Justification of costs - all budget lines -Max 5 lines justification -Explanation of relevance of activities to project events 30
Sources of funding/ Źródła finansowania Amount and percentage of total/ Łącznie (w %): Applicant/ partners contribution not less than 10% Wkład Wnioskodawcy/ partnerów (współfinansowanie) nie mniej niŝ 10% EU contribution not more than 90% Wkład wspólnotowy max. 90% Other financial sources/ Inne źródła finansowania: -EU institutions/ Instytucje UE -other organizations/ inne organizacje 31
Payment schemes: 1. First instalment of pre-financing of 30% of grant, further instalment of 40%, final payment of 30% by Contracting Authority (CA) or 2. First instalment of pre-financing of 30% of grant, Second instalment of 30%, Third instalment of 30% Final payment of 10% by CA or 3. full pre-financing by the beneficiary/partners, reimbursment of costs by CA 32
Schematy płatności: 1. Prefinansowanie: Pierwsza transza - 30% dofinansowania, Następna transza - 40%, Płatność końcowa - 30% (CA) lub 2. Prefinansowanie: Pierwsza transza - 30% dofinansowania, Druga transza - 30%, Trzecia transza - 30%, Płatność końcowa - 10% (CA) lub 3. Całkowite prefinansowanie przez Beneficjenta/ Partnerów, refundacja kosztów przez CA 33
JOINT TECHNICAL SECRETARIAT/ WSPÓLNY SEKRETARIAT TECHNICZNY - KONTAKT E-mail: lpr@cpe.gov.pl Phones: PL: 0-22 378 31 80/ 81/ 85 LT: 0-22 378 31 83/ 84 RU: 0-22 378 31 82/ 86 WWW: www.lt-pl-ru.eu Address: JOINT TECHNICAL SECRETARIAT CROSS-BORDER CO-OPERATION PROGRAMME LITHUANIA-POLAND-RUSSIA 2007-2013 Center of European Projects Domaniewska 39a Str. 02-672 Warsaw 34
Thank you for attention! Joint Technical Secretariat Cross-border Cooperation Programme Lithuania Poland Russia 2007-2013 www.lt-pl-ru.eu 35