wzór umowy UMOWA Nr PRN-7AG/BX/2/2/7/./2014 zawarta w dniu... 2014 r. w Warszawie pomiędzy: Miastem Stołecznym Warszawa Dzielnicą Pragą Północ, z siedzibą w Warszawie, ul. Ks. I. Kłopotowskiego15, reprezentowanym przez:. 1. 2.. Zwanym dalej Zamawiającym Kontrasygnaty dokonuje.- a... reprezentowaną przez: 1. 2 zwanym dalej Wykonawcą, Strony zawierają umowę w trybie przetargu nieograniczonego, zgodnie z art.39 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (tj. Dz. U. z 2013r. poz.907 z póżn. zm.) o następującej treści: 1 1. Przedmiotem umowy jest świadczenie na rzecz Zamawiającego usług pocztowych polegających na przyjmowaniu przez Wykonawcę nadawanych przesyłek pocztowych oraz paczek pocztowych przemieszczaniu i doręczeniu ich do adresata na obszarze całego kraju oraz poza granicami RP, dokonywanie zwrotów do Zamawiającego przesyłek niedoręczonych do adresata a także usługi odbioru przesyłek z siedziby Zamawiającego. 2. Szczegółowy opis przedmiotu umowy stanowi załącznik nr 1 do umowy tj. opis przedmiotu zamówienia oraz załącznik nr 2 do umowy tj. formularz cenowy w którym Zamawiający zawarł szacunkowe zapotrzebowanie liczby przesyłek w skali 12 miesięcy. 3. Liczba poszczególnych przesyłek w skali 12 miesięcy zawarta w załączniku nr 2 do umowy może ulec zmianie polegającej na zmniejszeniu liczby jednego rodzaju przesyłek i zwiększeniu liczby innego rodzaju przesyłek tak aby całkowita wartość przedmiotu umowy zawarta w 4 ust. 5 nie została przekroczona. 4. Wykonawca oświadcza, iż czynności wymienione w umowie będą wykonywane zgodnie z powszechnie obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa, a w szczególności ustawa z dnia 23 listopada 2012r. Prawo pocztowe (Dz. U z 29 grudnia 2012r. poz.1529):
5. Ze względu na specyfikę przesyłek urzędowych art.76. 1 k.p.a /Dokumenty urzędowe sporządzone w przepisanej formie przez powołane do tego organy państwowe w ich zakresie działania stanowią dowód tego, co zostało w nich urzędowo stwierdzone/- Zamawiający wymaga przestrzegania przez Wykonawcę niżej wymienionych wymogów ustawowych w odniesieniu do dokumentów urzędowych w zakresie: 1)skutków nadania pisma(moc doręczenia), art. 57 5pkt 2 Kodeks postępowania administracyjnego /termin uważa się za zachowany, jeżeli przed jego upływem pismo zostało nadane w polskiej placówce pocztowej operatora wyznaczonego/, 2) art.165 2 Kodeks postępowania cywilnego. Oddanie pisma procesowego w polskiej placówce pocztowej operatora wyznaczonego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012r. Prawo pocztowe lub w placówce pocztowej operatora świadczącego pocztowe usługi powszechne w innym państwie członkowskim Unii Europejskiej jest równoznaczne z wniesieniem go do sądu. 3) art.12 6 pkt 2 Ordynacja podatkowa /Termin uważa się za zachowany, jeżeli przed jego upływem pismo zostało nadane w polskiej placówce pocztowej operatora wyznaczonego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012r. Prawo pocztowe albo złożone w polskim urzędzie konsularnym. 4) art. 198b ust. 2 -Prawa zamówień publicznych /złożenie skargi w placówce pocztowej operatora wyznaczonego jest równoznaczne z jej wniesieniem/ 6. Przesyłki nadawane przez Zamawiającego dostarczone będą przez Wykonawcę do każdego miejsca w kraju i zagranicą zgodnie z ustawą z dnia 23 listopada 2012r. Prawo pocztowe ( Dz. U z 2012r poz.1529), jeżeli międzynarodowe przepisy nie stanowią inaczej. 2 1. W ramach przedmiotu umowy do obowiązków Wykonawcy należy: a) doręczanie przesyłek z zachowaniem obowiązujących wskaźników terminowości w obrocie krajowym i zagranicznym, b) doręczanie przesyłek do siedziby Zamawiającego do godz.10.00 c) akceptacja książki nadawczej lub innego dokumentu w których wpisywane będą przesyłki rejestrowane wychodzące. d) odbieranie z miejsca wskazanego przez Zamawiającego przesyłek do wyekspediowania codziennie (poniedziałek-piątek) z kancelarii Urzędu znajdującej się w budynku Urzędu Dzielnicy Praga Północ m. st. Warszawa ul. Kłopotowskiego15 w godzinach od15.00 do 15.45, e) nadawanie odebranych przesyłek w danym dniu, f) zwracanie niezwłocznie do Zamawiającego potwierdzenia odbioru przesyłki adresata po jej doręczeniu. W przypadku nieobecności adresata Wykonawca zostawia zawiadomienie o próbie doręczenia( np. awizo) ze wskazaniem, gdzie i kiedy adresat może odebrać przesyłkę w terminie 7 dni, licząc od dnia następnego po dniu zostawienia zawiadomienia u adresata. Jeżeli adresat nie zgłosi się po odbiór przesyłki w wyżej wymienionym terminie, Wykonawca sporządzi powtórne zawiadomienie o możliwości jej odbioru w terminie kolejnych 7 dni. Po upływie terminu odbioru przesyłka niezwłocznie zwrócona będzie Zamawiającemu wraz z podaniem przyczyny niedoręczenia adresatowi, g) niezwłoczne zwracanie niedostarczonych przesyłek do kancelarii Urzędu.
2. Zamawiający może zgłosić Wykonawcy reklamację z tytułu niewykonania lub nierzetelnego wykonania usługi zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Administracji i Cyfryzacji z 26 listopada 2013r w sprawie reklamacji usługi pocztowej (Dz. U z 2013r poz.1468) do postępowania reklamacyjnego stosuje się przepisy tego rozporządzenia. 3. W przypadku korzystania przez Wykonawcę przy wykonywaniu przedmiotu zamówienia z usługi podwykonawców, Wykonawca odpowiedzialny jest wobec Zamawiającego za ich działanie i zaniechanie jak za działanie własne. 4.Strony postanawiają, że do skutecznego zawarcia przez Wykonawcę umowy z podwykonawcą niezbędna jest zgoda Zamawiającego. 5. W przypadku zastrzeżeń dotyczących odebranych przesyłek, Wykonawca bez zbędnej zwłoki wyjaśni je Zamawiającemu. 3 1. W ramach przedmiotu umowy Zamawiający zobowiązuje się do: 1)umieszczania na przesyłce listowej w sposób trwały i czytelny informacji identyfikacyjnych adresata wraz z jego adresem, ( tak jak w książce nadawczej) i nadawcę, określając jednocześnie rodzaj przesyłki, tj. zwykły, polecony, priorytet, zadekretowanej wartości lub ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Zobowiązuje się do umieszczenia na stronie adresowej każdej nadanej przesyłki w miejscu przeznaczonym na znak opłaty nadruku lub pieczątki oznaczającej potwierdzenie wniesienia opłaty za usługę, 2) przestrzegania międzynarodowych przepisów pocztowych dotyczących umieszczania na opakowaniu przesyłek wyłącznie informacji pocztowych niezbędnych do wyekspediowania przesyłek za granicę, 3) nadania przesyłek w stanie uporządkowanym, to jest: a) dla przesyłek rejestrowanych, wpisania każdej przesyłki do książki nadawczej lub innego dokumentu (prowadzonej w dwóch egzemplarzach), z których oryginał będzie przeznaczony dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych a kopia stanowić będzie dla Zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii przesyłek, b) dla przesyłek zwykłych zestawienie ilościowo-wartościowe przesyłek sporządzone dla celów rozliczeniowych (prowadzone w dwóch egzemplarzach ), z których oryginał będzie przeznaczony dla Wykonawcy w celach rozliczeniowych, a kopia stanowić będzie dla Zamawiającego potwierdzenie nadania danej partii przesyłek, 4) nadawania przesyłek listowych i paczek w stanie umożliwiającym Wykonawcy doręczenie bez ubytku lub uszkodzenia do miejsca zgodnie z adresem przeznaczenia, 5)sporządzenie zestawienia do usługi odbiór korespondencji z siedziby Zamawiającego. 4 1. Za okres rozliczeniowy strony ustalają jeden miesiąc kalendarzowy. 2. Rozliczenie z tytułu realizacji przedmiotu umowy Zamawiający będzie uiszczał w formie opłaty z dołu w terminie późniejszym niż dzień nadania przesyłek.
3.Podstawą do obliczenia opłat jest suma za nadane i zwrócone przesyłki pocztowe (ujęte w liście oddawczej) w okresie rozliczeniowym, stwierdzone co do ilości i wagi na podstawie dokumentów nadawczych (książek nadawczych) i oddawczych, zaś za przesyłki nie rejestrowane ilość przyjętych przesyłek stwierdzana będzie na podstawie zestawienia nadanych przesyłek sporządzonego przez Zamawiającego. 4. Do obliczenia należności jednostkowych za usługi będą stosowane ceny jednostkowe brutto za przesyłki pocztowe zamieszczone w formularzu cenowym zawartym w załączniku nr 2 do niniejszej umowy. 5.Maksymalne wynagrodzenie Wykonawcy z tytułu realizacji umowy wynosi zł brutto(słownie:..) łącznie z podatkiem VAT, zgodnie z ofertą Wykonawcy z dnia.r. 6. Kwota wymieniona w ust.5 nie rodzi po stronie Zamawiającego obowiązku udzielenia usługi w tej wartości i ilości. Wykonawcy nie przysługują z tego tytułu żadne roszczenia. Jednakże Zamawiający gwarantuje, iż minimalna kwota która zostanie wypłacona z tytułu realizacji umowy, wyniesie 60% ceny wynagrodzenia określonego w 4 ust.5 umowy. 7. Jeżeli w trakcie obowiązywania umowy nastąpi zmiana w przepisach ustawy o podatku od towarów i usług w zakresie stawki VAT dla usług pocztowych, Zamawiającego obowiązuje załącznik nr2 do umowy. 8. Zamawiający zastrzega, iż ceny wskazane przez Wykonawcę nie ulegną zmianie przez cały okres obowiązywania umowy. 5 1.Umowa obowiązuje od dnia 1 stycznia 2015r do 31 grudnia 2015r. lub do chwili wyczerpania kwoty brutto określonej w 4 ust.5 umowy, lecz nie dłużej niż do 31 grudnia 2015r. Obowiązek kontroli stanu tej kwoty leży po stronie Zamawiającego 2. Zamawiający dopuszcza zmianę postanowień niniejszej umowy, w zakresie o którym mowa w 4 ust.5 w odniesieniu do całkowitego wynagrodzenia przedmiotu umowy w sytuacji mniejszej lub większej ilości wysyłanych przesyłek niż oszacowano. W takiej sytuacji możliwe jest zmniejszenie lub zwiększenie wartości umowy określonej w 4 ust.5 pisemnym aneksem w wysokości do 15%. Rozliczenie nastąpi według cen jednostkowych określonych przez Wykonawcę w formularzu cenowym z dnia r. 3. Wszelkie zmiany do niniejszej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.. 6 Wykonawca i Zamawiający zobowiązują się do niezwłocznego powiadomienia na piśmie o zmianach dotyczących danych w dokumentach rejestracyjnych nazw i adresów, bez konieczności sporządzania aneksu do niniejszej umowy. 7 1. Wykonawca wystawiać będzie faktury VAT w terminie do 7 dni od zakończenia okresu rozliczeniowego.
2. Wynagrodzenie Wykonawcy będzie płatne z dołu za faktycznie wykonaną usługę przelewem na wskazane konto Wykonawcy na podstawie prawidłowo wystawionej faktury VAT w terminie do 21 dni od daty złożenia faktury. 3. Faktura będzie wystawiana na: Miasto Stołeczne Warszawa, Pl. Bankowy 3/5, 00-950 Warszawa, NIP 525-22-48-481; Płatnik, Odbiorca: Urząd Dzielnicy Praga Północ, ul. Ks. I. Kłopotowskiego 15, 03-708 Warszawa. 8 1.Z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania usługi pocztowej Zamawiającemu przysługuje odszkodowanie przewidziane w Ustawie Prawo pocztowe z dnia 23 listopada 2012 (Dz.U. z 29 grudnia 2012r., poz.1529). 2.W przypadku niewykonania usługi, Wykonawca niezależnie od należnego odszkodowania, zwraca w całości opłatę pobraną za wykonanie usługi. 3. W przypadku utraty, ubytku uszkodzenia przesyłki bądź niewykonania lub nienależytego wykonania przedmiotu zamówienia Wykonawca zapłaci Zamawiającemu należne odszkodowanie i inne roszczenia, zgodnie z ustawą z dnia 23 listopada 2012 (Dz.U. z 29 grudnia 2012r., poz.1529) Prawo Pocztowe. 9 1. Zamawiający zastrzega sobie prawo odstąpienia od umowy w razie wystąpienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy. 2. Odstąpienie od umowy w wypadku, o którym mowa w ust. 1, może nastąpić w terminie 7 dni od powzięcia wiadomości o powyższych okolicznościach. 3. W przypadku nienależytego wykonywania przez Wykonawcę przedmiotu umowy Zamawiający zastrzega sobie prawo rozwiązania umowy ze skutkiem natychmiastowym. 4. Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości 10% wartości brutto umowy określonej w 4 ust.5 w przypadku rozwiązania umowy z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy. 5.Każda ze stron w czasie trwania umowy może ją rozwiązać z zachowaniem 1 miesięcznego okresu wypowiedzenia na koniec miesiąca kalendarzowego 10 1.Ze strony Zamawiającego odpowiedzialnym za nadzór nad realizacją niniejszej umowy jest : - tel. kont. - tel. kont. 2. Ze strony Wykonawcy osobą odpowiedzialną za realizację niniejszej umowy jest: -.. tel. kont. 11 1. Zamawiający oświadcza, iż realizuje obowiązki Administratora danych osobowych określone w ustawie o ochronie danych osobowych, zwanej dalej Ustawą; 2. Wykonawca zapewnia przestrzeganie zasad przetwarzania i ochrony danych osobowych zgodnie z przepisami Ustawy;
3. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za ewentualne skutki działania niezgodnego z przepisami, o których mowa w ust. 2; 4. Wykonawca oświadcza, że systemy wykorzystywane w procesie przetwarzania danych osobowych spełniają wymogi rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakimi powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych, (jeżeli dane osobowe będą przetwarzane w systemach informatycznych Wykonawcy ); 5. Wykonawca zapewnia, że przetwarzane dane osobowe będą wykorzystane wyłącznie w celu realizacji umowy. 6. Zamawiający zobowiązuje Wykonawcę do natychmiastowego powiadomienia o stwierdzeniu próby lub faktu naruszenia poufności danych osobowych przetwarzanych w wyniku realizacji umowy. 7. Wykonawca zobowiązuje się umożliwić administratorowi przeprowadzenie kontroli procesu przetwarzania i ochrony danych osobowych. 8. Zamawiający zastrzega sobie możliwość rozwiązania umowy w przypadku stwierdzenia łamania przez Wykonawcę warunków bezpieczeństwa i ochrony danych osobowych przetwarzanych w wyniku realizacji umowy. 12 W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową zastosowanie mają przepisy ustawy Prawo pocztowe, Kodeksu Cywilnego, zaś spory wynikające z umowy rozpatrywane będą przez sąd właściwy dla siedziby Zamawiającego. 13 Umowę sporządzono w czterech jednobrzmiących egzemplarzach. Trzy egzemplarze dla Zamawiającego i jeden dla Wykonawcy. Załączniki: Nr1- opis przedmiotu zamówienia Nr2- formularz cenowy z dnia.r. Wykonawca Zamawiający