Znak sprawy: 4/DNS/Z/2016 Nowy Sącz dnia 04.11.2016 r. W związku z realizacją projektu młodych z terenu województwa małopolskiego nr WND-POWR.01.02.02-12-289/15 realizowanego w ramach Osi Priorytetowej I, Działania 1.2 Wsparcie osób młodych pozostających bez pracy na regionalnym rynku pracy, Poddziałania 1.2.2 Wsparcie udzielane z Inicjatywy na rzecz zatrudnienia ludzi młodych Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego. Wnioskodawca składa zapytanie ofertowe na realizację zamówienia polegającego na świadczeniu usługi: w zakresie cateringu i serwisu kawowego dla UP w trakcie zajęć. I. Zamawiający Nazwa: DOLNOŚLĄSKI INKUBATOR PRZEDSIĘBIORCZOŚCI I ARBITRAŻU SP. Z O.O. Adres: ul. Ludwika Solskiego 4/7, 52-416 Wrocław NIP: 8971785605 REGON: 021992229 BIURO PROJEKTU: Adres: ul. Piotra Skargi 21/1, 33-300 Nowy Sącz Telefon: 725 530 466, 725 530 553 Adres Godziny otwarcia: 8.00-16.00 UWAGA! W korespondencji kierowanej do Zamawiającego należy posługiwać się znakiem sprawy. Zamawiający oświadcza, iż procedurę wyboru Wykonawcy przeprowadzi osobiście, bez udziału osób trzecich. II. Tryb udzielania zamówienie 1. Postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzone jest zgodne z regulaminem udzielania zamówień publicznych, na potrzeby realizacji projektu w ramach Inicjatywy na rzecz zatrudnienia ludzi młodych na podstawie umowy z Małopolskim Wojewódzkim Urzędem Pracy nr UDA-POWR.01.02.02-12-289/15-00 2. Zapytanie ofertowe zamieszczone jest na stronie internetowej: III. Opis przedmiotu zamówienia Przedmiotem postępowania jest usługa obejmującej zapewnienie ciepłych posiłków i serwisu kawowego na potrzeby przeprowadzenie warsztatów i szkolenia z pośrednikiem dla projektu Moja kariera w moich rękach aktywizacja zawodowa osób. Odbiorcami usługi są uczestnicy projektu, 150 osób młodych w wieku 15-29 lat w tym osoby niepełnosprawne, zamieszkałe na terenie województwa małopolskiego z powiatu: gorlickiego, limanowskiego, nowosądeckiego i tarnowskiego, bez pracy (osoby bezrobotne- niezarejestrowane w Urzędzie Pracy i bierne zawodowo), które nie uczestniczą w kształceniu formalny w trybie stacjonarnym i szkoleniu tzw. młodzież grupy NEET (Not Employed, Not Educated, Not Trained) zgodnie z definicją Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój (PO WER) 2014-2020 poddziałanie 1.2.2. Wspólny słownik zamówień (CPV): 55321000-6 Usługi przygotowywania posiłków, 55520000-1 Usługi dostarczania posiłków IV. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest realizacja usług cateringowych obejmujących zorganizowanie odpowiednio: obiadu wraz z przerwami kawowymi oraz przerw kawowych dla Uczestników/czek projektu, w tym: a) 600 osobodni, tj. serwis kawowy + obiad - dotyczy warsztatów z doradztwa zawodowego, psychologa łącznie 4 dni x 10 osób x 15 grup b) 300 osobodni, tj.. obiad - dot. szkolenia z pośrednikiem pracy 2 dni x 10 osób x15 grup. Usługa świadczona będzie w innej lokalizacji wskazanej przez zamawiającego, w miejscu odbywania się zajęć nie dalej niż do 5 kilometrów od Miasta Nowy Sącz. 1
Usługa cateringu obejmująca serwis kawowy i obiad: a) Zamawiający informuje, że usługa cateringowa obejmuje zorganizowanie, obiadu wraz z przerwami kawowymi w ilości nie większej niż 600 osobodni tj. maksymalnie dla 4 dni x 10 osób x 15 grup, oraz obiadu w ilości nie większej niż 300 osobodni tj. maksymalnie dla 2 dni x 10 osób x 15 grup przy czym, Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmniejszenia ilości osobodni szkoleniowych. b) Usługodawca będzie zobowiązany do dowiezienia obiadów wraz z przerwami kawowymi na miejsce realizacji szkoleń, wskazane przez Zamawiającego zgodnie z harmonogramem zajęć. c) Usługa cateringu obejmująca serwis kawowy z obiadem, która powinna spełniać następujące wymagania: I. Obiad powinien składać się z ciepłego dania np. porcji mięsa o gramaturze nie mniejszej niż 100 g, dodatków np. ziemniaki, ryż, kasza, makaron o gramaturze nie mniejszej niż 150 g lub porcji jarskiej o gramaturze nie mniejszej niż 300g oraz surówki o gramaturze nie mniejszej niż 100 g (minimalna gramatura 1 porcji wynosi 400 g), II. Obiad musi być wyporcjowany dla każdego uczestnika i podany na ciepło, z kompletem sztućców i serwetkami. III. dostarczane posiłki powinny być należytej jakości i być przydatne do spożycia zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie normami, IV. posiłki powinny być gorące i estetycznie podane, V. posiłki powinny być przygotowywane zgodnie z przepisami prawa w zakresie przechowywania i przygotowywania artykułów spożywczych (m. in. ustawy z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia - t. j. Dz. U. z 2015 r. poz. 594 z późn. zm.), VI. dodatkiem do obiadu powinien być napój 0,25 l 0,3 litra lub woda niegazowana, VII. w ramach przerwy kawowej dla Uczestników/-czek projektu, należy zapewnić termosy z gorącą wodą do przygotowania kawy lub herbaty lub czajnik elektryczny oraz następujące produkty: i. kawę rozpuszczalną oraz kawę naturalną, ii. herbatę, iii. mleko, iv. wodę mineralną gazowaną/niegazowaną 0,5 l na osobę, v. cukier, d) Obiady wraz z przerwami kawowymi będą dostarczane w uzgodnionym z zamawiającym w godz. od 08:00 do 20:00. e) Każda przerwa kawowa powinna być przygotowana w odpowiedniej ilości tak, aby Uczestnicy mogli korzystać przez cały dzień szkoleniowy. f) Zamawiający zobowiązuje się do telefonicznego informowania Usługodawcy o dokładnej ilości obiadów każdego dnia szkolenia, co najmniej 2 godziny przed planowanym wydaniem. V. Termin realizacji zamówienia: 1. Zamówienie realizowane będzie w okresie od dnia podpisania umowy do marca 2018 r. Zamawiający w konsultacji z uczestnikami ustali termin a szczegółowy harmonogram przedstawi Wykonawcy. 2. Zamawiający zaznacza, że powyższe terminy i ilość posiłków mogą ulec zmianie w związku z rekrutacją bądź nieobecnością UP. VI.INFORMACJE DODATKOWE DOTYCZĄCE PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA: 1. Świadczenia usługi będzie z wykorzystaniem świeżych produktów żywnościowych. 2. Posiłki przyrządzane będą w dniu świadczenia usług. 3. Przygotowywania potraw z surowców wysokiej jakości, świeżych, naturalnych, mało przetworzonych, z ograniczoną ilością substancji konserwujących, zagęszczających, barwiących lub sztucznie aromatyzowanych. Posiłki nie mogą być wykonywane z produktów typu instant, np. zupy w proszku i sosy w posiłku oraz produktów gotowych. W przypadku produktów przetworzonych, takich jak, np. kawa, herbata, ciastka kruche, soki, woda, cukier, mleko, itp. Usługodawca zobowiązuje się, że będą one posiadać datę przydatności do spożycia wygasającą nie wcześniej niż na 2 miesiące przed dniem wykonania usług. 4. Uwzględniania w ramach menu posiłku specjalnego, np. bezglutenowego/ wegetariańskiego w sytuacji udziału w zajęciach osób o szczególnych potrzebach. Zamawiający poinformuje Wykonawcę o takiej sytuacji w terminie minimum 3 dni przed planowanymi zajęciami., 5. Kontroli aktualnych badań sanitarno-epidemiologicznych pracowników mających kontakt z przygotowaniem, wydawaniem posiłków. 6. Zapewnienia obsługi kelnerskiej, rozumianej jako działanie osoby lub osób, odpowiedzialnych za rozmieszczenie potraw oraz uprzątnięcie każdorazowo pomieszczenia ze wszystkich po zakończeniu zajęć. 2
VII. Wymagania formalne dotyczące Wykonawcy: Do udziału w postępowaniu mogą przystąpić Wykonawcy spełniający łącznie następujące warunki (niespełnienie warunków spowoduje wykluczenie z postępowania): a) Wykonawcą może być wyłącznie podmiot prowadzący działalność gospodarczą w zakresie objętym przedmiotem zamówienia. b) Nie być powiązanym z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiazania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na: uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji; pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. SPOSÓB DOKONANIA OCENY SPEŁNIENIA WARUNKU: Wykonawca podpisując ofertę składa oświadczenie spełnienia tego warunku, pouczony o odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych oświadczeń. c) Znajdować się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej należyte wykonanie zamówienia: Posiadają aktualne ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia o wartości nie mniejszej niż kwota złożonej oferty. Wykonawca będzie zobowiązany do zapewnienia ubezpieczenia przez cały okres realizacji zamówienia. Weryfikacja spełnienia warunku: podstawę do oceny w/w warunku będzie oświadczenie Wykonawcy. d) Dysponują potencjałem i doświadczeniem gwarantującym wykonanie niniejszego zamówienia: Dysponują doświadczeniem w realizacji usług będących przedmiotem zamówienia. Weryfikacja spełnienia warunku: podstawę do oceny w/w warunku będzie oświadczenie Wykonawcy. VIII. SPOSÓB PRZYGOTOWANIA OFERTY I JEJ ZŁOŻENIA: 1. Oferta może zostać złożona osobiście w siedzibie Biura Projektu przy ul. Piotra Skargi 21/1, 33-300 Nowy Sącz, lub w siedzibie Beneficjenta DOLNOŚLĄSKI INKUBATOR PRZEDSIĘBIORCZOŚCI I ARBITRAŻU SP. Z O.O. ul. Ludwika Solskiego 4/7, 52-416 Wrocław, lub pocztą na wskazane jw. adresy. 2. Wykonawca ma obowiązek dołączenia do oferty: a. Formularza oferty (załącznik nr 1), b. Oświadczenia o braku powiązań, o których mowa w pkt. VII niniejszego zapytania ofertowego (załącznik nr 2), c. Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu (załącznik nr 3). 3. Złożenie przez oferenta fałszywych lub stwierdzających nieprawdę dokumentów lub nierzetelnych oświadczeń mających istotne znaczenie dla prowadzonego postępowania spowoduje wykluczenie oferenta z dalszego postępowania. 4. Treść oferty musi odpowiadać treści niniejszego zapytania ofertowego. 5. Zleceniobiorca może złożyć tylko jedną ofertę, przygotowaną w języku polskim, w formie pisemnej. 6. Wskazana przez Zleceniobiorcę cena jest stawką brutto i obejmuje wszystkie koszty związane z wynajmem sal. 7. W ofercie proszę podać cenę brutto za 1 godzinę wynajmu sali. 8. W toku badania i oceny ofert zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. 9. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania w wyniku złożenia ofert przekraczających budżet przeznaczony na zamówienie. 10. Poprawki w ofercie muszą być naniesione czytelnie oraz opatrzone podpisem osoby uprawnionej. IX. TERMIN I SPOSÓB SKŁADANIA OFERT: Pisemną ofertę należy przesłać lub złożyć w terminie do dnia 07.11.2016 r. do godz. 12.00 w siedzibie Biura Projektu przy ul. Piotra Skargi 21/1, 33-300 Nowy Sącz, lub pocztą wskazany adres w zamkniętej, nieprzezroczystej kopercie z dopiskiem: Oferta w postępowaniu dotyczącym usług cateringowych na potrzeby projektu Moja kariera w moich rękach Aktywizacja zawodowa osób, Znak sprawy 4/DNS/Z/2016. Dokumenty, które wpłyną do siedziby firmy po upływie tego terminu nie będą rozpatrywane. 3
X. SPOSÓB WERYFIKACJI POPRAWNOŚCI OFERT: Zamawiający odrzuci ofertę, jeżeli: a) będzie niezgodna z treścią zapytania ofertowego; b) jej złożenie stanowi czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji; c) będzie zawierała rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia, lub wykonawca nie udzieli wyjaśnień w przypadku wystąpienia podejrzenia rażąco niskiej ceny; d) zostanie złożona przez wykonawcę wykluczonego z udziału w zapytaniu ofertowym; e) będzie zawierać błędy w obliczeniu ceny a błędy te nie będą stanowić omyłki, którą można poprawić w sposób nie budzący wątpliwości; f) będzie nieważna na podstawie odrębnych przepisów. XI. Kryteria wyboru: 1. Konieczne jest spełnienie wszystkich kryteriów formalnych wymienionych w pkt. VII. 2. W celu wyboru wykonawców zostaną zastosowane następujące wagi punktowe: a) Cena 100% to całkowita cena brutto za 1 h wynajmu sal. Sposób wyliczenia poszczególnych elementów składowych oferty: a) cena (waga 100%) to całkowita cena brutto za 1 h prowadzenia zajęć: maksymalna możliwa ilość punktów do uzyskania: 100 pkt; oferta z najniższą ceną otrzyma największą wartość punktową tj. 100 pkt., pozostałe będą oceniane w stosunku do najkorzystniejszej oferty; punkty za kryterium cena zostaną obliczone wg następującego wzoru: 3. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą wartość punktową. 4. Zamawiający zastrzega sobie możliwość negocjacji zaoferowanej ceny, w przypadku, gdy założone w projekcie środki okażą się niewystarczające. XII. WSKAZANIE OSÓB UPRAWNIONYCH DO POROZUMIEWANIA SIĘ Z WYKONAWCAMI: Osobą ze strony zamawiającego upoważnioną do kontaktowania się z wykonawcami jest Koordynator Projektu - tel. 725-530-466, 725-530-553 lub e-mail biuro@aktywizacja-malopolska.pl XIII. INFORMACJA W SPRAWIE UMOWY Z WYBRANYM WYKONAWCĄ: 1. Z wybranym wykonawcą zostanie zawarta umowa na realizację usługi w okresie się od dnia zawarcia umowy do 31.03.2018. Wynagrodzenie wykonawcy będzie współfinansowane ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego. 2. Zamawiający przewiduje możliwość dokonywania istotnych zmian postanowień umowy w zakresie: a) Terminu realizacji umowy; b) Harmonogramu realizacji umowy; c) Ostatecznej liczby uczestników w ramach umowy; d) Zasad płatności (Zamawiający informuje, że termin płatności wynagrodzenia Wykonawcy uzależniony jest od terminu wpłynięcia na konto Zamawiającego środków przeznaczonych na pokrycie wydatków związanych realizacją projektu na etapie, w którym uczestniczył w nim Wykonawca i może ulegać opóźnieniom); e) Liczby godzin wynajmu sal. Wskazane powyżej istotne zmiany postanowień umowy zostaną wprowadzone do umowy pod warunkiem wystąpienia w toku realizacji Projektu okoliczności uzasadniających wprowadzenie zmian w celu należytej realizacji Projektu. Zmiany zostaną wprowadzone w drodze aneksu do umowy bądź zmiany załączników do umowy. 3. Zamawiający zaznacza, że powyższe terminy realizacji umowy mogą ulec zmianie. 4. Podpisanie umowy nastąpi nie wcześniej niż po powiadomieniu wszystkich wykonawców o wyborze najkorzystniejszej oferty. 5. Zamawiający informuje, iż w umowie będą zapisy: 4
a. Przewidujące karę umowną w wysokości 25% łącznego wynagrodzenia Wykonawcy w przypadku realizowania przez Wykonawcę umowy niezgodnie z harmonogramem. b. Przewidujące karę umowną w wysokości 25% łącznego wynagrodzenia Wykonawcy w przypadku nie wykonania przez Wykonawcę zlecenia w sposób zgodny z postanowieniami umowy oraz bez zachowania należytej staranności. c. Zastrzegające Zamawiającemu możliwość potracenia naliczonych kar umownych z wynagrodzenia Wykonawcy. d. Zastrzegające zamawiającemu możliwość dochodzenia od wykonawcy odszkodowania przenoszącego wysokość kar umownych, na zasadach ogólnych. XIV. INFORMACJE DODATKOWE: 1. Koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty ponosi Oferent. 2. Projekt realizowany jest w okresie od 01.05.2016 r. do 31.03.2018 r. 3. Zleceniodawca nie może udzielać zlecenia podmiotom powiązanym z nim osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy (oferenta) a Wykonawcą (oferentem), polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce, jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b) posiadaniu, co najmniej 10 % udziałów lub akcji; c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. 4. Zleceniobiorca składa ofertę w formie pisemnej pod rygorem nieważności. 5. Okres związania ofertą: 30 dni. 6. Brak odpowiedzi na złożoną ofertę nie stanowi zawarcia umowy. 7. Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę. 8. Po zakończeniu terminu składania ofert, zbierze się Komisja, która oceni oferty i wyłoni najkorzystniejszą ofertę. 9. Oferent, który zostanie wybrany w wyniku przeprowadzonego postępowania zostanie powiadomiony mailowo lub telefonicznie o wynikach postępowania oraz zostanie zaproszony do podpisania Umowy. Załączniki: Załącznik nr 1 Formularz ofertowy. Załącznik nr 2 Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych i osobowych. Załącznik nr 3 Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu 5