PROCEDURA ROZEZNANIA RYNKU NR 3/POWER/2016 na catering

Transkrypt

1 Lublin, dnia 2 listopada 2016 r. PROCEDURA ROZEZNANIA RYNKU NR 3/POWER/2016 na catering I Nazwa i adres Zamawiającego II Tryb wyboru oferty III Przedmiot IV opis przedmiotu V Szczegółowy opis przedmiotu SANNORT Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością ul. Ożarowska Sandomierz Biuro Projektu SANNORT Sp. z o.o. Oddział w Lublinie ul. Kalinowszczyzna Lublin tel biuro.lublin@sannort.pl Postępowanie jest prowadzone w trybie rozeznania rynku zgodnie z punktem 6.2 podpunktem 4. Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata Zamawiający jest podmiotem niezobowiązanym do stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych. CPV Usługi dostarczania posiłków Przedmiotem jest świadczenie usług dostarczania posiłków dla 50 uczestników projektu podczas odbywania przez nich wsparcia szkoleniowego grupowego zgodnie z harmonogramem wsparcia dostarczonym przez Zamawiającego i w miejscu wskazanym przez Zamawiającego (województwo lubelskie lub świętokrzyskie) w terminie od 2 listopada 2016 r. do 30 kwietnia 2017 r. w ilości: -560 osoba x dzień w 2016 r osoba x dzień w 2017 r. Łącznie 1080 osobodni (osoba x dzień szkoleniowy). Realizacja przedmiotu obejmuje zapewnienie cateringu w wymiarze: -560 osoba x dzień w 2016 r osoba x dzień w 2017 r. Łącznie 1080 osobodni (osoba x dzień szkoleniowy). Wymagania dotyczące organizacji cateringu: 1) Wykonawca zapewnia dwa pełnowartościowe posiłki w formie zupy i drugiego dania obiadowego. W przypadku zapotrzebowania (osoby z

2 niepełnosprawnościami, dieta, wegetarianizm, weganizm itp. - dania będą indywidualnie odpowiadać potrzebom zgłaszanym przez uczestników). Gramatura zupy: 350 ml/os., gramatura drugiego dania (mięso lub ryba/ danie główne jarskie) po wysmażeniu 140g-150g/os., surówka 150g; dodatki skrobiowe 250g. 2)Wykonawca zapewnia 2 przerwy kawowe w godzinach realizacji kursu zgodnie z ustalonym harmonogramem. Każda z przerw kawowych obejmuje: kawę z dodatkami (cukier, mleko lub śmietanka) min. 300ml/os., herbata z dodatkami (cukier, cytrynka) min. 300ml/os., woda mineralna 0,3l 1 szt./os., ciasteczka kruche 100g/os. lub słone przekąski typu paluszki/krakersy lub owoce. 3)Wykonawca zapewnia dowóz cateringu o ustalonej godzinie na miejsce realizacji kursów wskazane przez Zamawiającego. Koszt dowozu musi zostać uwzględniony w cenie oferty. 4)Wykonawca zapewnienia własne naczynia (termosy/podgrzewacze, filiżanki, talerzyki, szklanki/kubeczki, łyżeczki, cukiernice, talerze itp.) zgodnie z wymaganiami menu. Zamawiający dopuszcza możliwość użycia naczyń i sztućców plastikowych, odpowiednich do serwowanych dań/napojów. Ponadto składając ofertę Wykonawca zobowiązuje się do: 1)świadczenia usługi cateringowej z wykorzystaniem świeżych produktów żywnościowych 2) przyrządzania posiłków w dniu świadczenia usług cateringowych 3) przygotowywania posiłków na bazie produktów wysokiej jakości; ryby podawane w zestawach powinny być świeże i pozbawione ości - filetowane, dania i napoje gorące powinny posiadać odpowiednią temperaturę w momencie podania 4) przygotowywania potraw z surowców wysokiej jakości, świeżych, naturalnych, mało przetworzonych, z ograniczoną ilością substancji konserwujących, zagęszczających, barwiących lub sztucznie aromatyzowanych. Posiłki nie mogą być wykonywane z produktów typu instant, np. zupy w proszku i sosy w pudełku oraz produktów gotowych. W przypadku produktów przetworzonych, takich jak kawa, herbata, ciasteczka kruche, woda, cukier, śmietanka, itp. Oferent zobowiązuje się że będą one posiadać datę przydatności do spożycia wygasającą nie wcześniej niż na 1 miesiąc przed dniem wykonania usług 5) ustalania z Zamawiającym menu na poszczególne dni szkoleniowe, w szczególności, rodzajów zup i dań głównych w terminie min. 2 dni przed planowanym szkoleniem 6)uwzględniania w ramach menu posiłku specjalnego np. bezglutenowego/wegetariańskiego/wegańskiego w sytuacji udziału w spotkaniu osób o szczególnych potrzebach. Zamawiający poinformuje Wykonawcę o takiej sytuacji w terminie min. 2 dni przed planowanym terminem szkolenia 7)zapewnienia obsługi kelnerskiej, rozumianej jako działanie osoby lub

3 VI Warunki udziału w postępowaniu VII Informacje o wykluczeniu osób, odpowiedzialnych za rozmieszczenie potraw oraz sprzątanie w trakcie i po zakończeniu zajęć. 8) dostarczania posiłków na miejsce wskazane przez Zamawiającego najpóźniej 15 min. przed planowanym rozpoczęciem zajęć oraz 5 min. przez rozpoczęciem przerwy lunchowej 9) zapewnienia odpowiednich urządzeń grzewczych w tym przedłużaczy, kabli niezbędnych do ich podłączenia i do wykonania usługi 10) uprzątnięcia naczyń i sprzętu oraz wywiezienia śmieci pozostałych po posiłkach 30 minut po zakończeniu spotkania. W związku ze świadczeniem usług cateringu Wykonawca jest zobowiązany do: 1) używania wyłącznie produktów spełniających normy jakościowe produktów spożywczych, 2) przechowywania i przygotowywania artykułów spożywczych zgodnie z ustawą z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia (Dz. U nr 136 poz. 914 ze zm.), 3) dbania o to, by wszystkie posiłki były bezwzględnie świeże oraz charakteryzowały się wysoką jakością w odniesieniu do użytych składników, 4) kontroli aktualnych badań sanitarno-epidemiologicznych pracowników mających kontakt z przygotowaniem, wydawaniem i transportem posiłków, 5) zapewnienia transportu cateringu oraz podanie go zgodnie z wymaganiami sanitarnymi dotyczącymi żywności. Zamawiający zastrzega, iż nie będzie ponosił żadnej odpowiedzialności, jeżeli tylko część zestawów obiadowych i przerw kawowych będzie zrealizowana. Zamawiający pokryje koszty tylko za faktycznie sporządzone i dostarczone ilości zestawów obiadowych w trakcie realizacji. Zamawiający zastrzega, iż podana ilość zestawów obiadowych w trakcie trwania umowy jest ilością szacunkową. Jeżeli w trakcie wykonywania okaże się, że ilość zestawów obiadowych będzie mniejsza niż podana w zapytaniu ofertowym, Wykonawca nie będzie z tego tytułu rościł żadnych roszczeń w stosunku do Zamawiającego. O udzielenie mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy w ostatnich 3 latach wykonali co najmniej 5 usług dla grup co najmniej 10 osobowych. Warunek zostanie uznany za spełniony jeśli Wykonawca złoży oświadczenie potwierdzające spełnienie powyższego warunku. Zamawiający na każdym etapie postępowania i realizacji może zażądać od Wykonawcy przedłożenia dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu. Z udziału w postępowaniu wyłączone są osoby, które powiązane są z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym

4 VIII Oferty częściowe IX Termin wykonania X Przygotowanie i składania ofert XI Unieważnienie postępowania XII Kryteria wyboru oferty lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na: a. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, b. posiadaniu udziałów lub co najmniej 10% akcji, c. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, d. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. W związku z powyższym Wykonawca jest zobowiązany do popisania stosownego oświadczenia. Oferenci, którzy nie podpiszą ww. oświadczenia zostaną odrzuceni. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. Przedmiot będzie realizowany od dnia 9 listopada 2016 r. do 30 kwietnia 2017 r. w poszczególne dni wskazane przez Zamawiającego w szczegółowym harmonogramie. Ofertę należy złożyć na formularzach, których wzory stanowią załączniki do niniejszego zapytania ofertowego. Wszystkie wymagane załączniki musza być podpisane przez Wykonawcę. Oferta musi być wypełniona w sposób czytelny w języku polskim. Termin składania ofert upływa r. do godz Decyduje data wpływu. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane. Ofertę wraz z załącznikami należy przesłać pocztą /kurierem (w formie pisemnej) lub złożyć osobiście na adres SANNORT sp. z o.o. ul. Kalinowszczyzna 24 Lublin Ofertę prosimy umieścić w zamkniętym, nieprzejrzystym opakowaniu, w sposób gwarantujący poufność jej treści z dopiskiem oferta cenowa na catering. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania w każdym czasie bez podania przyczyny. Oferty zostaną ocenione na podstawie następujących kryteriów-100% CENA. Cena brutto za 1 osobodobę (przerwy kawowe+obiad x 1 dzień szkoleniowy x 1 osoba) cateringu- max. 100 pkt.

5 najniższa całkowita cena oferty brutto Liczba punktów = *100*100% całkowita cena oferty ocenianej brutto Określenie "cena" należy rozumieć jako koszt całkowity wszystkich składowych zapytania ofertowego. Oferta najkorzystniejsza otrzyma w tym kryterium 100 pkt. XIII Informacje dodatkowe Wszystkie otrzymane przez Zamawiającego oferty zostaną sklasyfikowane oraz ułożone w rankingu wg przyznanych punktów. Zamawiający zastrzega sobie możliwość prowadzenia dalszych negocjacji z wybranymi oferentami, także cenowych w przypadku złożenia oferty na cenę wyższą niż przewidziana w budżecie. Ocenie merytorycznej podlegają tylko oferty spełniające kryteria formalne. W przypadku braku załączonych do oferty Wykonawcy wymaganych niniejszym zapytaniem ofertowym dokumentów, Zamawiający ofertę odrzuca. Informacja o wyborze oferty zostanie zamieszczona na stronie internetowej projektu: 1.W ramach nie ma możliwości składania ofert wariantowych. 2. Zamawiający przewiduje karę umowną w wysokości 100% łącznego wynagrodzenia Wykonawcy - w przypadku gdy Wykonawca zrealizuje zlecenie w sposób niezgodny z postanowieniami umowy oraz bez zachowania należytej staranności w szczególności nieuwzględniania dodatkowych wymagań Zamawiającego zgłaszanych podczas zajęć dotyczących jakości świadczonej usługi. 3. Zamawiający zastrzega sobie możliwość potrącenia naliczonych kar umownych z wynagrodzenia Wykonawcy. 4. Zamawiający zastrzega sobie możliwość niezwłocznego odstąpienia od umowy przez Zamawiającego w przypadku naruszenia przez Wykonawcę warunków podpisanej umowy, w tym m.in. stwierdzenia przez Zamawiającego jakiegokolwiek uchybienia w zakresie jakości i terminowości świadczonych usług, a także uznania bądź kwestionowania przez Instytucję Pośredniczącą poszczególnych wydatków związanych z realizacją Projektu, w tym zadań, bądź ich części za niekwalifikowane z uwagi na uchybienia Wykonawcy w trakcie realizacji przedmiotu umowy. Lublin, dnia 2 listopada 2016 r. Katarzyna Mańka - Dyrektor Oddziału