Warszawa, dnia 28.02.2014 r. Pytania i odpowiedzi Dotyczy: postępowania na świadczenie usług ochrony fizycznej gmachu Teatru Wielkiego Opery Narodowej, oraz dwóch obiektów magazynowych w Ząbkach i w Warszawie, prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego (sprawa nr 4/A/2014). Zamawiający działając na podstawie art. 38 ust 1 i 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku - Prawo zamówień publicznych (tekst jednolity w DzU z 2013 r. poz. 907 z późn. zm) zwanej dalej "Ustawą", udziela poniżej informacji o pytaniach Wykonawcy odnoszących się do treści SIWZ dotyczącej w/w postępowania oraz odpowiedziach na nie. Pytanie nr 1: Czy Zamawiający dopuści zmianę ceny brutto w przypadku ustawowej zmiany podatku VAT i jednocześnie zmianę tej wartości w umowie? Zamawiający nie dopuści zmiany określonej w 13 pkt 1 ppkt 2) wzoru umowy stanowiącym załącznik nr 7 do SIWZ (dalej wzór umowy ) ceny brutto umowy w przypadku ustawowej zmiany stawki podatku VAT. Pytanie nr 2: Proszę o informację czy Zamawiający dopuszcza możliwość waloryzacji wynagrodzenia w kolejnych latach o kwoty wynikające z obiektywnych zmian w obowiązujących przepisach prawa związanych ze wzrostem najniższego wynagrodzenia lub wzrostem wskaźników wynagrodzenia, których nie można było przewidzieć przed podpisaniem umowy przedstawiając Zamawiającemu stosowne kalkulacje wraz z uzasadnieniem? Prosimy o wprowadzenie stosownego zapisu do treści umowy. Zamawiający nie dopuszcza możliwości waloryzacji wynagrodzenia w kolejnych latach. Zgodnie z zapisami wzoru umowy ceny są niezmienne. Pytanie nr 3: W przypadku zmiany powszechnie obowiązujących przepisów prawa skutkujących zwiększeniem obciążeń finansowych po stronie Wykonawcy, w szczególności związanych z kosztami zatrudniania pracowników Wykonawcy tj. zwiększenie kosztów zatrudnienia pracowników na podstawie umowy zlecenia w związku z ewentualną koniecznością odprowadzania składek do ZUS od umów cywilno prawnych do wielkości pełnego etatu, Strony w terminie 30 dni od daty wejścia w życie opisanych powyżej zmian w przepisach prawa dokona odpowiednich zmian w Umowie, w szczególności w zakresie wynagrodzenia należytego Wykonawcy, uwzględniających wzrost obciążeń po stronie Wykonawcy. Wnosimy o dodanie powyższej klauzuli do wzoru umowy. Zamawiający nie dokona zmiany treści wzoru umowy i nie doda powyższej klauzuli do w/w wzoru. Wykonawca powinien skalkulować cenę jednostkową brutto, która będzie obowiązywała przez cały czas trwania umowy wskazany w Rozdz. VII SIWZ
Pytanie nr 4: Czy w świetle przewidywanych zmian o zatrudnieniu tj. zwiększenie obciążeń Wykonawcy dot. składek od umów cywilno prawnych Zamawiający dopuszcza możliwość skrócenia okresu realizacji kontraktu do czasu wykorzystania maksymalnej ceny oferty, po udokumentowaniu szczegółowych składników wpływających na tą cenę po zmianach ustawowych? Zamawiający nie przewiduje takiej sytuacji. Czas trwania umowy określony jest w 11 ust. 1 i 2 wzoru umowy. Pytanie nr 5: W paragrafie 10 umowy Zamawiający wymaga przedstawienia oryginału polisy oraz dowodów zapłacenia składek. Proszę o informację czy Zamawiający dopuści, aby Wykonawca przedstawił kopię polisy poświadczoną za zgodność z oryginałem? Prośbę motywujemy tym, iż posiadamy tylko jeden archiwizowany oryginał polis, co znacznie utrudnia przekazywanie jej Zamawiającym. Zamawiający dopuszcza możliwość przedstawienia polisy potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez zakład ubezpieczeń, złożonej wraz z dowodem opłacenia składki na konto wystawcy polisy. Jako alternatywną formę Zamawiający potwierdza możliwość pisemnego potwierdzenia ważności ubezpieczenia przez zakład ubezpieczeń wystawionego w formie certyfikatu do wystawionej polisy, wraz z dowodem opłacenia składki na konto ubezpieczyciela. Pytanie nr 6: Proszę o potwierdzenie, iż Wykonawca może wykazać się na dzień złożenia oferty osobami posiadającymi licencję pracownika ochrony fizycznej odnosząc się do poniższego zapisu: Zgodnie z art. 39 ust. 1 ustawy z dnia 23 lipca 2013 r. o zmianie ustaw regulujących wykonywanie niektórych zawodów (Dz. U. z 2013 r. poz. 829), dane osób, które w dniu 31grudnia 2013 r. posiadały ważne licencje pracownika ochrony fizycznej lub zabezpieczenia technicznego, właściwy komendant wojewódzki Policji wpisuje na listy, o których mowa w art. 28 ust. 1 ustawy zmienianej w art. 9, w brzmieniu nadanym niniejszą ustawą, wydając w tym przedmiocie zaświadczenie. Do dnia 31 marca 2014 r. dokumentem potwierdzającym dokonanie wpisu na listy jest także ważna w dniu 31 grudnia 2013 r. licencja pracownika ochrony fizycznej lub zabezpieczenia technicznego. Zamawiający potwierdza, iż Wykonawca może wykazać się na dzień złożenia oferty osobami posiadającymi licencję pracownika ochrony fizycznej zgodnie z zapisem zawartym w powyższym pytaniu pod warunkiem, że ta osoba będzie miała co najmniej trzyletnie doświadczenie zawodowe pracy w charakterze pracownika ochrony fizycznej, tak jak to jest wskazane w Rozdz. VIII pkt 1 ppkt 3 lit. a SIWZ. Pytanie nr 7: Proszę o informację czy Wykonawcy ubiegający się o zamówienie w związku z usługą sprzątania powinni posiadać w dokumencie rejestrowym KRS wpisane jako przedmiot działalności sprzątania. Zamawiający nie wymaga wpisu usługi sprzątania w zakresie działalności Wykonawcy. Określenie przedmiotu działalności należy do Wykonawcy. Pytanie nr 8: Czy wystarczy, jeśli jeden członek konsorcjum w przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie będzie miał wpisane jako przedmiot działalności sprzątanie w KRS? W związku z odpowiedzią na pytanie nr 7 (powyżej), Zamawiający nie stawia takiego wymagania.
Pytanie nr 9: Proszę o podanie powierzchni podlegającej: - odśnieżaniu, posypywaniu środkami przeciwpoślizgowymi, koszeniu trawy. Zamawiający informuje, że nie wymaga odśnieżania ani posypywania środkami przeciwpoślizgowymi całego terenu magazynowego a jedynie następujących miejsc: chodników przylegających bezpośrednio do terenu magazynowego, bramy wjazdowej oraz przejazdu o szerokości min. 5 m. umożliwiającego swobodny wjazd samochodów po dekoracje. Natomiast w przypadku trawy powierzchnia jej koszenia zależna jest od warunków atmosferycznych w danym roku kalendarzowym i stale się zmienia. W związku z powyższym Zamawiający nie podaje dokładnej powierzchni podlegającej odśnieżaniu, posypywaniu środkami przeciwpoślizgowymi oraz koszeniu trawy. Zamawiający sugeruje zapoznanie się z miejscami świadczenia usług podczas wizji lokalnej. Pytanie nr 10: Proszę o informację czy do obowiązków Wykonawcy należy pryzmowanie i wywóz nagromadzonego śniegu oraz trawy? Zamawiający informuje, że do obowiązku Wykonawcy należy pryzmowanie śniegu oraz trawy w miejscu wskazanym przez Zamawiającego. Natomiast wywóz śniegu i trawy z pryzm należy do obowiązków Zamawiającego. Pytanie nr 11: Proszę o informację czy do odśnieżania, posypywaniu środkami przeciwpoślizgowymi, koszenie trawy Wykonawca ma zatrudnić osoby strikte przeznaczone do tych czynności czy też leży to w obowiązku pracownika ochrony? Zapis punktu II ustęp 4, 4 mówi, że pracownik Wykonawcy nie może opuścić swojego stanowiska do momentu przekazania tego stanowiska zmiennikowi. Zamawiający nie określi kto konkretnie ma wykonywać te czynności. Zamawiający wymaga, aby w ramach zamówienia były wykonane prace, o których mowa w pytaniu i aby stanowisko ochrony było obsadzone w sposób gwarantujący należytą realizację zamówienia. Pytanie nr 12: Czy Wykonawcy będzie przysługiwać dodatkowe wynagrodzenie za odśnieżanie, posypywanie środkami przeciwpoślizgowymi, koszenie trawy? Wykonawcy nie będzie przysługiwało dodatkowe wynagrodzenie za odśnieżanie, posypywanie środkami przeciwpoślizgowymi oraz koszenie trawy. Wynagrodzenie to należy wkalkulować w cenę oferty. Pytanie nr 13: Czy w przypadku dużych opadów śniegu Zamawiający zapewni Wykonawcy ciężki sprzęt do odśnieżania, czy też leży to w gestii Wykonawcy? Zamawiający nie zapewni Wykonawcy ciężkiego sprzętu do odśnieżania. Pytanie nr 14: Czy do obowiązków Wykonawcy będzie należało podlewanie trawy? Jeśli tak to czy Zamawiający zapewni dostęp do wody? Zamawiający informuje, że podlewanie trawy nie będzie należało do obowiązków Wykonawcy.
Pytanie nr 15: Czy Zamawiający zapewni dostęp do energii elektrycznej przy wykonywaniu prac porządkowych? Zamawiający zapewni Wykonawcy dostęp do energii elektrycznej przy wykonywaniu prac porządkowych. Pytanie nr 16: Czy media związane z pracami porządkowymi będą po kosztach Zamawiającego? Zamawiający informuje, że koszty mediów związanych z pracami porządkowymi zawarte są w zryczałtowanej opłacie miesięcznej w wysokości 200,00 zł netto, o której mowa w 3 pkt 3 wzoru umowy. Pytanie nr 17: Proszę o doprecyzowanie zapisu z pkt 4 s. 37 do SIWZ. a) Czy Zamawiający wymaga, aby w KRS był zapis dotyczący gospodarowania odpadami? b) Czy wystarczającym będzie, aby jeden członek konsorcjum posiadał KRS z wpisem dotyczącym gospodarowania odpadami? c) Czy wywóz śmieci może być rozliczony z Zamawiającym? Jeśli tak proszę o podanie kosztu miesięcznej opłaty? a) Zamawiający nie wymaga zapisu w KRS dotyczącego gospodarowania odpadami. Określenie przedmiotu działalności należy do Wykonawcy. b) W związku z odpowiedzią zawartą w pkt a), Zamawiający nie stawia takiego wymagania. c) Zamawiający informuje, że nie dopuszcza możliwości rozliczania opłat za wywóz śmieci pomiędzy Wykonawcą a Zamawiającym. Pytanie nr 18: Proszę o doprecyzowanie w jakim czasie ma dojechać grupa interwencyjna do obiektów Zamawiającego? Na str. 14 pkt 11 GI ma dojechać w czasie 15 min. dzień i 5 min. noc. Natomiast na str. 17 SIWZ pkt 8 GI ma dojechać w czasie nie dłuższym niż 15 min. dzień i 10 min. noc. Proszę o ujednolicenia zapisów i dopuszczenie dojazdu GI noc 10 minut. Zamawiający nie dokona zmiany zapisów dotyczących czasu dojazdu grupy interwencyjnej. Wskazane terminy dotyczą różnych obiektów: gmachu TW-ON i magazynów poza centrum Warszawy. Pytanie nr 19: Proszę o potwierdzenie, iż polisa OC na sumę gwarancyjną 10 mln zł (par. 10 ust. 2 umowy) i polisa obowiązkowego ubezpieczenia (określone w par. 10 ust. 1 umowy) ma pokrywać ubezpieczenie w ramach trwania całego okresu trwania kontraktu. Bezprzedmiotowym jest żądanie od Wykonawcy by ww. polisy, w rozumieniu ich obwiązywania, czyli daty zawarcia i zakończenia umów ubezpieczenia były jednakowe. Należy pamiętać, iż Wykonawcy zawierają umowy ubezpieczenia nie od stycznia do grudnia ale w różnych miesiącach, jednakże okres obowiązywania zawsze 12 miesięcy. Zamawiający wyjaśnia, że wymaga wylegitymowania się, przez Wykonawcę, że zawarł i opłacił określone w SIWZ polisy w każdym rocznym okresie realizacji zamówienia na ochronę fizyczną gmachu Teatru Wielkiego Opery Narodowej. Zamawiający ma świadomość że polisy zawierane są w różnych terminach a niekoniecznie w roku kalendarzowym od początku stycznia do końca grudnia, dlatego wymaga aby okres ubezpieczenia w każdej rocznej polisie Wykonawcy, cechował się ciągłością i pokrywał okres współpracy od początku do końca trzyletniego okresu realizacji zamówienia na ochronę fizyczną.
Pytanie nr 20: Na jakiej podstawie Zamawiający żąda by polisa określona w par. 10 ust. 2 zawierała klauzulę OC pracodawcy, obejmującą odpowiedzialność za szkody osobowe u pracowników Wykonawcy, zatrudnionych w ramach działalności gospodarczej. Podkreślić, należy iż definicja pracownika została ściśle określona w Kodeksie pracy. Pracownikiem w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy jest osoba zatrudniona podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę. Osoby prowadzące działalność gospodarczą są odrębnymi podmiotami. Czy jeżeli wykonawca złoży oświadczenie, iż w ramach przedmiotowej umowy nie będzie zatrudniał pracowników prowadzących działalność gospodarczą, Zamawiający odstąpi od posiadania przez Wykonawcę, klauzuli w umowie określonej w par. 10 ust. 5 pkt 1 (tylko w zakresie o którym mowa powyżej). Jeżeli wykonawca złoży oświadczenie, o którym mowa w pytaniu, że nie będzie zatrudniał osób prowadzących działalność gospodarczą, zamawiający odstąpi od rozszerzenia klauzuli OC o te osoby. Pytanie nr 21: Proszę o potwierdzenie, iż polisa nadwyżkowa (par. 10 ust. 2) to polisa w rozumieniu polisy podstawowej prowadzonej w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Zamawiający wyjaśnia, że polisa nadwyżkowa to polisa uzupełniająca ponad ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej obowiązkowej zgodnej z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 9 grudnia 2013 r. w sprawie obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej przedsiębiorcy wykonującego działalność gospodarczą w zakresie usług ochrony osób i mienia zawierająca wszystkie określone w SIWZ klauzule, zgodnie z paragrafem 10 ust. 2. i sumą gwarancyjną 10 000 000 zł., w zakresie odpowiedzialności cywilnej deliktowej, kontraktowej i produktowej. Pytanie nr 22: W rozdziale XVI pkt 1 Zamawiający podaje liczbę roboczogodzin w ilości 223 602, natomiast w zał. nr 1 opisu przedmiotu zamówienia w pkt I 170 034 rbg, a w pkt II ppkt 1 (str. 16 SIWZ) wynosi 53 568??? Proszę o wyjaśnienie rozbieżności, która liczba rbg jest prawidłowa? Zamawiający informuje, że ilości roboczogodzin są prawidłowe. Podana w rozdziale XVI SIWZ pkt 1 liczba roboczogodzin w ilości 223 602 jest sumą roboczogodzin przewidzianych na 36 cio miesięczny czas wykonywania umowy na wszystkich obiektach. Natomiast liczby z pkt I. 1 170 034 rbg oraz pkt II. 1 53 568 rbg, załącznika nr 1 do SIWZ opisu przedmiotu zamówienia dotyczą poszczególnych obiektów Zamawiającego gdzie ma być świadczona usługa ochrony fizycznej: oddzielnie gmachu TW-ON i oddzielnie magazynów a ich suma równa się 223 602 rbg. Pytanie nr 23: Zamawiający przewiduje zmianę umowy w przypadku istotnej zmiany warunków rynkowych w zakresie świadczenia usług, polegających na wprowadzeniu przez Wykonawcę niższych cen świadczenia usługi ( ), natomiast co w sytuacji kiedy nastąpi zmiana warunków rynkowych powodujących, że zaproponowana cena nie będzie zapewniała pokrycia kosztów Wykonawcy w związku ze świadczoną usługą. W związku z tym, iż każda umowa winna być zawarta z zachowaniem równości stron wnoszę o dodanie klauzuli: w przypadku istotnej zmiany warunków rynkowych w zakresie świadczenia usług, polegających na wprowadzeniu przez Wykonawcę wyższych cen świadczenia usług będących przedmiotem niniejszej umowy w stosunku do cen określonych niniejszą Umową w zakresie zwiększenia odpowiedniego wynagrodzenia Wykonawcy, o którym mowa w par. 7 ust. 2 5 wynikającego z uwzględnienia w jego obliczeniu większych cen jednostkowych (zmiana ustawy o ubezpieczeniach społecznych). Zamawiający nie wprowadzi klauzuli zawartej w pytaniu Wykonawcy (powyżej).
Pytanie nr 24: Zamawiający w rozdziale XXI ust. 3 pkt 2 przewiduje zmianę umowy w przypadku zmiany powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu zamówienia lub świadczenia stron, z wyjątkiem zwiększenia stawki podatku VAT. Proszę o określenie w takiej sytuacji jakie zmiany dotyczy ten zapis? Czy ten zapis będzie miał w ogóle zastosowanie, skoro wyłączona jest możliwość zmiany stawki podatku VAT? Zamawiający pozostawia otwarty katalog możliwych zmian z uwagi na zmianę powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację zamówienia lub świadczeń stron. Zmiany mogą dotyczyć różnych obszarów, nie tylko stawki podatku VAT, ale np. zasad świadczenia usług ochrony.