13 czerwca 11 (nr 113) SIEDEM PYTAŃ DO Karoliny Brzozowskiej, konsultanta podatkowego w ECDDP Czy moŝna kontrolować podatnika po zamknięciu firmy 1. Czy u podatników, którzy zlikwidowali działalność gospodarczą, dopuszczalna jest kontrola podatkowa? Tak, organ podatkowy ma prawo przeprowadzić kontrolę podatkową u podatników równieŝ po zakończeniu przez nich prowadzenia działalności gospodarczej. MoŜliwość przeprowadzenia takiej kontroli uzasadniana jest w duŝym stopniu charakterem wymiaru podatku, który zazwyczaj przyjmuje formę samoobliczenia (podatek dochodowy, VAT). Podstawę kontroli podatkowej, co do zasady, stanowi art. 281 Ordynacji podatkowej. Zgodnie z jego treścią organ podatkowy moŝe przeprowadzić u podatnika, płatnika, inkasenta lub następcy prawnego kontrolę podatkową. Mając na uwadze przytoczoną normę prawną, podmiotem, u którego dokonywana jest kontrola podatkowa, jest więc kontrolowany, czyli osoba fizyczna lub osoba prawna podlegająca na mocy ustaw podatkowych obowiązkowi podatkowemu. W przypadku kontroli podatkowej prowadzonej w odniesieniu do zakończonej działalności gospodarczej, zakres kontroli będzie więc ograniczony okresem, w którym na kontrolowanym ciąŝył obowiązek podatkowy. 2. W jakim okresie od zamknięcia firmy podatnik moŝe spodziewać się wizyty urzędników skarbowych? NaleŜy zaznaczyć, Ŝe w przepisach Ordynacji podatkowej nie przewidziano wprost terminu, w którym moŝe zostać przeprowadzona kontrola podatkowa. Przyjmuje się, Ŝe zasadność przeprowadzenia kontroli ograniczona jest okresem przedawnienia zobowiązania podatkowego, a więc moŝe być dokonana w ciągu 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Przykładowo, jeŝeli podatnik złoŝył deklarację i miał obowiązek zapłacić podatek w 2010 r., natomiast w 2011 r. zaprzestał prowadzenia działalności gospodarczej, to w odniesieniu do okresu objętego deklaracją z 2010 r. organ podatkowy będzie mógł wszcząć kontrolę podatkową nawet jeszcze w 2015 r.
3. Wyznaczenie ostatecznego terminu przeprowadzenia przez organ podatkowy kontroli uzaleŝnione jest zatem od rodzaju podatku oraz daty, w której upłynął ostatni termin płatności podatku? Tak. NaleŜy w związku z tym zwrócić uwagę na róŝnice pomiędzy podatkiem dochodowym od osób fizycznych oraz podatkiem od towarów i usług. Odnośnie do pierwszego z nich, po zaprzestaniu prowadzenia działalności gospodarczej podmiot jest w dalszym ciągu podatnikiem PIT, aczkolwiek zmianie ulegają źródła osiąganych przez niego przychodów. Natomiast w VAT zakończenie działalności gospodarczej skutkuje niemoŝliwością bycia w dalszym ciągu podatnikiem tego podatku. W podatku dochodowym od osób fizycznych zeznanie podatkowe składane jest więc na ogólnych zasadach, natomiast w VAT osoby fizyczne oraz spółki osobowe ostatnią deklarację składają za okres obejmujący dzień rozwiązania spółki. PowyŜsze zagadnienie moŝna przedstawić na przykładzie: podatnik we wrześniu 2010 r. zakończył prowadzenie działalności gospodarczej, w tym samym miesiącu złoŝył równieŝ deklarację VAT sporządzoną po dokonaniu spisu z natury, obejmującą dzień zakończenia działalności. Ostatecznym terminem na przeprowadzenie kontroli podatkowej w zakresie VAT będzie więc 31 grudnia 2015 r. Natomiast na gruncie PIT podatnik zeznanie za 2010 r. składa do 30 kwietnia 2011 r., a więc kontrola podatkowa w zakresie tego podatku moŝe zostać wszczęta nawet do 31 grudnia 2016 r. 4. Jak długo po likwidacji firmy naleŝy przechowywać dokumenty podatkowe? Z uwagi na powyŝsze terminy dotyczące moŝliwości przeprowadzenia kontroli podatkowej na podobnej zasadzie został unormowany obowiązek przechowywania przez podatnika ksiąg podatkowych oraz innych dokumentów związanych z ich prowadzeniem. Zgodnie z art. 86 par. 1 Ordynacji podatkowej powinny być one przechowywane do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zatem równieŝ przez 5- letni okres liczony od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. NaleŜy równieŝ dodać, Ŝe naruszenie przez podatnika obowiązku przechowywania ksiąg podatkowych lub innych dokumentów, jak równieŝ przechowywanie niekompletnych dokumentów moŝe rodzić negatywne konsekwencje, np. w postaci oszacowania podstawy opodatkowania.
5. Jak w praktyce wygląda taka kontrola po zakończeniu działalności, gdy fizycznie nie ma juŝ przedsiębiorstwa? Analizując aspekty formalne przeprowadzania kontroli podatkowej, naleŝy przede wszystkim zaznaczyć fakt, Ŝe w Ordynacji podatkowej nie zostały unormowane szczególne procedury dotyczące przeprowadzania kontroli po zakończeniu prowadzenia działalności gospodarczej. NaleŜy jednak przyjąć, Ŝe brak szczególnych regulacji nie moŝe ograniczać praw i obowiązków kontrolowanego. W pierwszej kolejności naleŝy zwrócić uwagę, Ŝe kontrola podatkowa jest sprawowana, co do zasady, po uprzednim zawiadomieniu kontrolowanego. Powinno ono zawierać: oznaczenie organu, datę i miejsce wystawienia, oznaczenie kontrolowanego, wskazanie zakresu kontroli, pouczenie o prawie złoŝenia korekty deklaracji, podpis osoby upowaŝnionej do zawiadomienia. Ponadto pracownik, który został wyznaczony do przeprowadzenia kontroli, powinien posiadać imienne upowaŝnienie. W jego treści powinny znaleźć się: oznaczenie organu, data i miejsce wystawienia upowaŝnienia, wskazanie podstawy prawnej przeprowadzenia kontroli, dane kontrolującego, tj. imię i nazwisko oraz nr legitymacji słuŝbowej, oznaczenie kontrolowanego oraz zakresu kontroli. Na szczególną uwagę spośród wymienionych elementów upowaŝnienia zasługuje przede wszystkim wskazanie zakresu przedmiotu kontroli podatkowej. UpowaŜnienie powinno określać, jakiego rodzaju podatku oraz okresu będzie dotyczyć kontrola podatkowa. JeŜeli bowiem kontrola dotyczy VAT, to podatnik nie ma obowiązku udostępniania dokumentów związanych wyłącznie z podatkiem dochodowym. Nie ma on równieŝ obowiązku udostępniania dokumentów dotyczących innego okresu rozliczeniowego podatku niŝ określony w upowaŝnieniu. 6. Czy organy podatkowe muszą przestrzegać tych samych terminów prowadzenia kontroli co u przedsiębiorców czynnych? Przepisy Ordynacji podatkowej nie określają precyzyjnie sposobu moŝliwego okresu przeprowadzania kontroli podatkowej. Wydaje się, Ŝe nawet po zakończeniu działalności organy podatkowe powinny uwzględniać okresy kontroli określone w ustawie z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej. Terminy te są róŝne w zaleŝności od charakteru prowadzonej działalności. Przykładowo dla mikroprzedsiębiorcy nie moŝe on przekroczyć
12 dni roboczych w ciągu roku. Z uwagi na to, Ŝe przepisy Ordynacji podatkowej nie stanowią wprost o warunkach przeprowadzania kontroli podatkowej po zakończeniu prowadzenia działalności gospodarczej, naleŝy przyjąć, Ŝe odpowiednio powinny być stosowane normy ogólne regulujące kontrolę podatkową. NaleŜy jednak zaznaczyć, iŝ kontrola dokonywana będzie, co do zasady, w miejscu przechowywania ksiąg, z uwagi na to, Ŝe zazwyczaj nie ma juŝ siedziby spółki czy teŝ miejsca prowadzenia działalności gospodarczej. Aczkolwiek moŝe być ona równieŝ dokonana w siedzibie organu podatkowego. MoŜliwość przeprowadzenie kontroli w siedzibie organu istnieje, jeśli moŝe to usprawnić prowadzenie kontroli, jak równieŝ w przypadku rezygnacji kontrolowanego z obecności przy czynnościach kontrolnych. Dokonywanie kontroli w siedzibie organu wymaga jednak zgody kontrolowanego. W przypadku kontroli dokonywanej u podatnika będącego osobą fizyczną po zaprzestaniu wykonywania przez niego działalności gospodarczej z reguły dogodne będzie udzielenie zgody na wykonywanie kontroli w siedzibie organu. W takim przypadku dokumenty dotyczące przedmiotu kontroli naleŝy dostarczyć organowi. Warto w takim przypadku uzyskać od organu pisemne moŝliwie szczegółowe potwierdzenie złoŝenia tych dokumentów. 7. Z jakich uprawnień moŝe korzystać kontrolowany podatnik i jakie ciąŝą na nim obowiązki? Wśród podstawowych praw kontrolowanego podatnika naleŝy wymienić: minimalną uciąŝliwość przeprowadzania kontroli, która w przypadku prowadzenia działalności gospodarczej jest dokonywana w godzinach pracy podatnika. Natomiast po zaprzestaniu prowadzenia działalności powinna być dokonywana w sposób nieutrudniający podatnikowi codziennego funkcjonowania. W praktyce kontrola taka jest zazwyczaj przeprowadzana w godzinach pracy urzędu dokonującego kontroli. Czynności kontrolne mogą być wykonywane przez 8 godzin dziennie. Ponadto, zgodnie z art. 285 Ordynacji podatkowej, kontrolowany ma prawo być obecny przy czynnościach kontrolnych dokonywanych przez organ podatkowy. Kontrolowany moŝe jednak zrezygnować z obecności przy czynnościach kontrolnych. Rezygnacja wymaga co do zasady złoŝenia wobec organu pisemnego oświadczenia.
Natomiast podstawowym obowiązkiem podatnika, w ramach kontroli przeprowadzanej po zakończeniu działalności gospodarczej, jest udostępnienie kontrolującemu ksiąg podatkowych oraz pozostałych dokumentów. Kontrola podatkowa kończy się sporządzeniem i doręczeniem protokołu kontroli. JeŜeli organ podatkowy stwierdzi nieprawidłowości, moŝe zostać na skutek postępowania podatkowego wydana decyzja określająca wysokość zobowiązania podatkowego. Fot. Archiwum Karolina Brzozowska konsultant podatkowy w ECDDP