Załącznik do Zarządzenia Nr 108/04 z dnia 16 czerwca 2004 r. Burmistrza Łęcznej w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Łęcznej zmieniony Zarządzeniem Nr 64/2006 z dnia 22 maja 2006 roku. REGULAMIN ORGANIZACYJNY URZĘDU MIEJSKIEGO W ŁĘCZNEJ SPIS TREŚCI: Rozdział I Rozdział II Rozdział III Rozdział IV Rozdział V Rozdział VI Rozdział VII Rozdział VIII Rozdział IX Rozdział X Rozdział XI Rozdział XII Postanowienia ogólne Zakres działania i zadania Urzędu Misja Urzędu Struktura organizacyjna Urzędu Zasady i tryb funkcjonowania Urzędu Zakresy zadań burmistrza, zastępcy burmistrza, sekretarza i skarbnika Podział zadań pomiędzy komórkami organizacyjnymi Zasady sporządzania oraz podpisywania pism, decyzji i umów Obieg dokumentów Podstawowe zasady postępowania przy opracowywaniu projektów aktów prawnych wydawanych przez Radę i Burmistrza Zasady oraz tryb przyjmowania, rozpatrywania, załatwiania skarg, wniosków, zapytań i interpelacji Postanowienia końcowe Załącznik Schemat organizacyjny Urzędu ROZDZIAŁ I Postanowienia ogólne 1 Urząd Miejski w Łęcznej jest jednostką organizacyjną, przy pomocy której Burmistrz wykonuje swoją pracę. Ilekroć w regulaminie jest mowa o : 2 1. Radzie - naleŝy przez to rozumieć Radę Miejską w Łęcznej, 2. Burmistrzu - naleŝy przez to rozumieć Burmistrza Łęcznej, 3. Zastępcy Burmistrza - naleŝy przez to rozumieć Zastępcę Burmistrza Łęcznej, 4. Sekretarza i Skarbnika - naleŝy przez to rozumieć Sekretarza i Skarbnika Miasta Łęczna, 5. Urzędzie - naleŝy przez to rozumieć Urząd Miejski w Łęcznej, 6. Regulaminie - naleŝy przez to rozumieć Regulamin Organizacyjny Urzędu Miejskiego w Łęcznej, 3 1. Urząd jest jednostką budŝetową Gminy Łęczna.
2. Urząd jest pracodawcą dla zatrudnionych w nim pracowników. 3. Urząd ma siedzibę w Łęcznej, Plac Kościuszki 5 oraz Plac Kościuszki 22 i 28. ROZDZIAŁ II Zakres działania i zadania Urzędu 4 1. Urząd stanowi aparat pomocniczy Burmistrza. 2. Do zakresu działania Urzędu naleŝy zapewnienie warunków naleŝytego wykonywania spoczywających na Gminie zadań, a w szczególności: 1) zadań własnych, 2) zadań zleconych, 3) zadań wykonywanych na podstawie porozumień z organami administracji rządowej. 4) zadań publicznych powierzonych gminie w drodze porozumienia międzygminnego, 5) zadań publicznych powierzonych gminie w drodze porozumienia komunalnego zawartego z powiatem, które nie zostały powierzone gminnym jednostkom organizacyjnym, związkom komunalnym lub przekazane innym podmiotom na podstawie umów. 5 1. Do zadań Urzędu naleŝy zapewnienie Burmistrzowi pomocy w wykonywaniu jego zadań i kompetencji. 2. W szczególności do zadań Urzędu naleŝy: 1) przygotowywanie materiałów niezbędnych do podejmowania uchwał Rady, wydawania zarządzeń i decyzji, postanowień i innych aktów z zakresu administracji publicznej oraz podejmowania innych czynności prawnych, 2) wykonywanie - na podstawie udzielonych upowaŝnień - czynności faktycznych wchodzących w zakres zadań Gminy, 3) zapewnienie przyjmowania, rozpatrywania oraz załatwiania skarg i wniosków, 4) przygotowywanie projektu budŝetu i wykonywanie budŝetu Gminy oraz innych aktów organów Gminy, 5) realizacja innych obowiązków i uprawnień wynikających z przepisów prawa oraz uchwał organów Gminy, 6) zapewnienie warunków organizacyjnych do odbywania sesji Rady Miejskiej, posiedzeń jej komisji, posiedzeń Burmistrza z kierownikami referatów i jednostek gminnych, 7) prowadzenie zbioru przepisów gminnych, dostępnego do powszechnego wglądu w siedzibie Urzędu, 8) wykonywanie prac kancelaryjnych zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa, a w szczególności: a) przyjmowanie, rozdział, przekazywanie i wysyłanie korespondencji, b) prowadzenie wewnętrznego obiegu akt, c) przechowywanie akt, d) przekazywanie akt do archiwów, 9) realizacja obowiązków i uprawnień słuŝących Urzędowi jako pracodawcy - zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa pracy.
ROZDZIAŁ III Misja Urzędu 6 1. Głównym celem działania Urzędu jest jak najlepsze realizowanie zasad samorządności lokalnej ukierunkowanej na rozwój Gminy. 2. Podstawową wartość dla Urzędu i jego pracowników stanowi dobro wspólnoty samorządowej osiągane z uwzględnieniem i poszanowaniem praw jednostki. 3. Urząd współpracuje z lokalnymi organizacjami społecznymi, pozarządowymi i gospodarczymi w interesie mieszkańców umoŝliwiając udział mieszkańców w zaspokajaniu potrzeb wspólnoty samorządowej. 4. Pracowników Urzędu cechuje identyfikacja z Gminą, dbałość o dobre imię Urzędu, jawność, otwartość i etyczne zasady działania, uprzejmość oraz wraŝliwość na problemy mieszkańców. 5. Urząd stosuje skuteczne metody komunikowania się z mieszkańcami. 6. Urząd realizuje zadania w sposób ekonomiczny, profesjonalny i skuteczny w trybie i terminach określonych przepisami prawa. 1. Kierownictwo Urzędu: - Burmistrz - Zastępca Burmistrza - Sekretarz - Skarbnik ROZDZIAŁ IV Struktura organizacyjna Urzędu 2. W Urzędzie funkcjonują referaty, wieloosobowe oraz samodzielne stanowiska pracy. 7 3. Strukturę organizacyjną Urzędu określa schemat organizacyjny stanowiący załącznik do Regulaminu. 4. W skład Urzędu wchodzą następujące komórki organizacyjne, które przy znakowaniu prowadzonych spraw i akt posługują się określonymi symbolami: 1) Referat Spraw Obywatelskich [SO] 2) Referat Inwestycji i Rozwoju Gminy [IRG] 3) Referat Planowania Przestrzennego i Gospodarowania Mieniem Gminnym [PGM] 4) Referat Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska [GKiOŚ] 5) Referat Organizacyjno - Administracyjny [OR] 6) Referat Finansowy [FN] 7) Referat Podatkowy[PD] 8) Urząd Stanu Cywilnego [USC] 9) Wieloosobowe stanowisko ds. audytu i kontroli wewnętrznej [KWA] 10) Biuro Rady Miejskiej [RM]
11) Radca Prawny Urzędu [RP] 12) Radca Prawny Rady [RPR] 13) Stanowisko ds. kadr i kultury [KK] 14) Stanowisko ds. wojskowych i OC [OC] 15) Pełnomocnik ds ochrony informacji niejawnych [IN] 16) StraŜ Miejska [SM] 5. Referatami kierują kierownicy na zasadzie jednoosobowego kierownictwa zapewniając właściwe ich funkcjonowanie. 8 1. O wielkości obsady etatowej poszczególnych stanowisk decyduje Burmistrz w zaleŝności od rzeczywistego obciąŝenia stanowisk zadaniami. 2. W szczególnych okolicznościach Burmistrz moŝe czasowo powierzyć realizację zadań danej komórki organizacyjnej innej komórce organizacyjnej Urzędu. 9 W określonych sytuacjach praca wykonywana w Urzędzie moŝe być świadczona na podstawie umowy cywilnoprawnej. Urząd działa w oparciu o następujące zasady: ROZDZIAŁ V Zasady i tryb funkcjonowania Urzędu 10 1) praworządności, 2) słuŝebności wobec społeczności lokalnej, 3) fachowości 4) racjonalnego gospodarowania mieniem publicznym, 5) jednoosobowego kierownictwa, 6) planowania pracy, 7) kontroli wewnętrznej, 8) podziału zadań pomiędzy kierownictwo Urzędu i poszczególne referaty, 9) wzajemnego współdziałania. 10) braku tolerancji dla korupcji 11) przejrzystości 11 Pracownicy Urzędu w wykonywaniu swoich obowiązków i zadań Urzędu działają na podstawie i w granicach prawa i obowiązani są do jego ścisłego przestrzegania. 12 Pracownicy Urzędu w wykonywaniu zadań Urzędu i swoich obowiązków są obowiązani słuŝyć Gminie i Państwu.
13 1. Gospodarowanie środkami rzeczowymi odbywa się w sposób racjonalny, celowy i oszczędny z uwzględnieniem zasady szczególnej staranności w zarządzaniu mieniem komunalnym. 2. Zakupy i inwestycje dokonywane są po wyborze najkorzystniejszej oferty zgodnie z przepisami dotyczącymi zamówień publicznych. 14 1. Jednoosobowe kierownictwo polega na jednolitości wydawania poleceń i słuŝbowego podporządkowania, podziału czynności na poszczególnych pracowników oraz ich indywidualnej odpowiedzialności za wykonanie powierzonych zadań. 2. Urzędem kieruje Burmistrz przy pomocy Zastępcy Burmistrza, Sekretarza i Skarbnika, którzy ponoszą odpowiedzialność przed Burmistrzem za realizację swoich zadań. 3. Kierownicy poszczególnych referatów kierują i zarządzają nimi w sposób zapewniający optymalną realizację zadań oraz ponoszą za to odpowiedzialność przed Burmistrzem. 4. Kierownicy poszczególnych referatów są bezpośrednio przełoŝonymi podległych im pracowników i sprawują nadzór nad nimi. 5. Spośród pracowników wchodzących w skład wieloosobowego stanowiska pracy Burmistrz moŝe wyznaczyć koordynatora. 6. Do wykonywania waŝnych, terminowych zadań Burmistrz zarządzeniem moŝe powołać zespoły spośród pracowników. W zespole Burmistrz wyznacza osobę koordynującą pracę zespołu. 15 1. Pracownicy są odpowiedzialni przed bezpośrednim przełoŝonym za wykonywanie powierzonych im zadań, a w szczególności: a) zgodność z prawem opracowanych projektów uchwał Rady i zarządzeń Burmistrza oraz decyzji, b) właściwe przyjmowanie i załatwianie interesantów, c) terminowe załatwianie spraw, d) dokładną znajomość przepisów prawnych w zakresie obowiązujących na danym stanowisku pracy. 2. Pracownicy są zobowiązani do przestrzegania zasad etycznych zawartych w Kodeksie Etycznym Pracowników Urzędu Miejskiego w Łęcznej wprowadzonym odrębnym zarządzeniem Burmistrza. 3. Pracownicy podlegają okresowym ocenom na zasadach określonych odrębnym zarządzeniem Burmistrza.
16 1. W Urzędzie działa kontrola wewnętrzna, której celem jest zapewnienie prawidłowości wykonywania zadań Urzędu przez poszczególne referaty i samodzielne stanowiska pracy oraz wykonywania obowiązków przez poszczególnych pracowników Urzędu. 2. Szczegółowe zasady kontroli wewnętrznej w Urzędzie określa odrębny Regulamin. 17 1. Referaty, wieloosobowe i samodzielne stanowiska pracy realizują zadania wynikające z przepisów prawa i Regulaminu w zakresie ich właściwości rzeczowej. 2. Komórki organizacyjne Urzędu są zobowiązane do współdziałania między sobą, w szczególności w zakresie wymiany informacji i wzajemnych konsultacji. 18 Zasady i tryb postępowania ze sprawami wniesionymi do Urzędu regulują Kodeks Postępowania Administracyjnego, Instrukcja Kancelaryjna oraz przepisy szczególne dotyczące prowadzenia określonych spraw. ROZDZIAŁ VI Zakresy zadań Burmistrza, Zastępcy Burmistrza, Sekretarza i Skarbnika 19 1. Burmistrz jest organem wykonawczym gminy a jednocześnie kierownikiem Urzędu i zwierzchnikiem słuŝbowym kierowników gminnych jednostek organizacyjnych. 2. Burmistrz kieruje Urzędem poprzez wydawanie zarządzeń, postanowień i innych decyzji kierowniczych oraz poleceń słuŝbowych. 3. Burmistrz moŝe powierzyć prowadzenie określonych spraw gminy w swoim imieniu Zastępcy Burmistrza lub Sekretarzowi. 4. Burmistrz moŝe upowaŝnić pracowników Urzędu do wydawania w jego imieniu decyzji w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej. 20 Do zakresu działania i kompetencji Burmistrza naleŝy sprawowanie funkcji organu administracji publicznej I instancji w sprawach naleŝących do jego kompetencji rozstrzyganych w formie decyzji indywidualnych oraz kierownika Urzędu, a w szczególności: 1) kierowanie bieŝącymi sprawami gminy i reprezentowanie jej na zewnątrz. 2) prowadzenie gospodarki finansowej gminy, 3) wydawanie przepisów porządkowych w sprawach nie cierpiących zwłoki w formie zarządzenia, 4) wydawanie decyzji w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej, 5) składanie oświadczeń woli w sprawach związanych z prowadzeniem bieŝącej działalności gminy,
6) ogłaszanie uchwał Rady Miejskiej, w tym uchwały budŝetowej i sprawozdania z wykonania budŝetu oraz przedkładanie uchwał Wojewodzie i regionalnej izbie obrachunkowej, 7) organizowanie wykonywania uchwał Rady Miejskiej, 8) przedkładanie na sesje Rady Miejskiej sprawozdań z wykonania uchwał, 9) reprezentowanie gminy w postępowaniu sądowym i administracyjnym, a takŝe przed Trybunałem Konstytucyjnym i organami administracji rządowej, 10) odpowiadanie za wykorzystanie mienia gminnego zgodnie z jego przeznaczeniem oraz składanie w tych sprawach wniosków i propozycji Radzie Miejskiej, 11) podejmowanie i inicjowanie działań w sprawach publicznych o znaczeniu lokalnym, które nie są zastrzeŝone na rzecz innych podmiotów, 12) koordynowanie działalności słuŝb uŝyteczności publicznej i jednostek komunalnych, 13) ustalanie regulaminu pracy Urzędu oraz innych aktów wewnętrznego zarządzania, 14) uczestniczenie w pracach związków i porozumień międzygminnych oraz wykonywanie zadań wynikających z tych porozumień, 15) załatwianie wniosków oraz interpelacji radnych, posłów i senatorów, 16) gospodarowanie funduszem płac i innymi funduszami Urzędu, 17) wykonywanie uprawnień zwierzchnika słuŝbowego w stosunku do pracowników Urzędu oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych, 18) ustalanie zakresów czynności i odpowiedzialności dla pracowników urzędu, 19) rozstrzyganie sporów kompetencyjnych między komórkami organizacyjnymi urzędu, 20) udzielanie upowaŝnień pracownikom urzędu do podejmowania decyzji w imieniu Burmistrza 21) przyjmowanie ustnych oświadczeń woli (testamenty allograficzne), 22) nadzorowanie realizacji zadań zleconych z zakresu administracji rządowej oraz przejętych w ramach porozumień, 23) wykonywanie innych zadań zastrzeŝonych do kompetencji Burmistrza przepisami prawa i uchwałami Rady Miejskiej, 21 1. Zastępca Burmistrza zastępuje Burmistrza podczas jego nieobecności. 2. Do zadań Zastępcy Burmistrza naleŝy prowadzenie powierzonych przez Burmistrza w jego imieniu określonych spraw gminy. 3. Zastępca Burmistrza prowadzi nadzór nad prawidłową realizacją zadań wykonywanych przez podległe komórki organizacyjne. 22 1. Sekretarz zapewnia warunki sprawnego funkcjonowania Urzędu. 2. Do zadań Sekretarza naleŝy w szczególności: 1) zapewnienie zgodności wydawanych decyzji i działań urzędu z obowiązującymi przepisami prawa, 2) organizacja pracy urzędu i koordynowanie działań podejmowanych przez poszczególne komórki organizacyjne, 3) opracowywanie projektów struktury organizacyjnej urzędu, 4) opracowywanie projektu statutu i regulaminów organów gminy, 5) nadzorowanie przestrzegania instrukcji kancelaryjnej,
6) organizowanie współdziałania z sołectwami i osiedlami oraz gminnymi jednostkami organizacyjnymi, 7) nadzorowanie przestrzegania zasady rzetelnego i terminowego załatwiania spraw obywateli, 8) zapewnienie skutecznego sposobu publikacji prawa miejscowego, obwieszczeń oraz wszelkich informacji o charakterze publicznym na terenie gminy, 9) inicjowanie i tworzenie warunków do podnoszenia kwalifikacji pracowników samorządowych, 10) promocja gminy, 11) wydawanie wszelkich wymaganych zaświadczeń i poświadczeń urzędowych, 12) przyjmowanie ustnych oświadczeń woli (testamenty allograficzne), 13) wykonywanie innych prac zleconych przez Burmistrza. 3. Sekretarz prowadzi nadzór nad prawidłową realizacją zadań wykonywanych przez podległe komórki organizacyjne. 23 1. Do zadań Skarbnika jako głównego księgowego budŝetu naleŝy: 1) nadzorowanie całokształtu prac w zakresie opracowywania projektu budŝetu Miasta, dokonywania zmian w budŝecie, 2) opracowywanie projektów budŝetu gminy Łęczna, 3) prowadzenie rachunkowości budŝetu gminy Łęczna, 4) nadzór na ewidencją wykonania budŝetu gminy Łęczna, 5) nadzór nad ewidencją i sprawozdawczością finansowo- budŝetową, 6) sporządzanie zbiorczych sprawozdań i informacji opisowych z realizacji budŝetu, 7) kontrasygnowanie czynności prawnych mogących spowodować powstanie zobowiązań pienięŝnych, 8) przygotowywanie projektów uchwał związanych z prowadzeniem gospodarki finansowej, 9) współpraca z bankami w zakresie obsługi rachunku podstawowego, lokat, negocjacji, kredytów itp. 10) prowadzenie ewidencji udzielanych przez Gminę poręczeń i gwarancji. 11) Kontrasygnowanie: a) umów i oświadczeń wymagających z mocy przepisów szczególnych jego kontrasygnaty, b) pism dotyczących uwag do kontrasygnowanych umów, w których wyraŝona jest czynność prawna powodująca powstanie zobowiązań finansowych, c) projektów zarządzeń przewidujących konieczność przeznaczenia środków pienięŝnych na wykonywanie zadań. 2. Skarbnik Miasta prowadzi nadzór nad prawidłową realizacją zadań wykonywanych przez podległe referaty. ROZDZIAŁ VII Podział zadań pomiędzy Referatami 24 Do wspólnych zadań komórek organizacyjnych Urzędu naleŝy między innymi: 1. opracowywanie wniosków do projektów programów gospodarczego rozwoju gminy oraz do załoŝeń i projektów planów zagospodarowania przestrzennego, a ponadto podejmowanie
działań w celu wykonania uchwalonych programów i planów, m. in. sprawy inwestycji i remontów, 2. opracowywanie wniosków do projektu budŝetu gminy wraz z niezbędnymi materiałami informacyjnymi oraz wniosków do planu finansowego dla zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych gminie ustawami w układzie zadań budŝetowych, 3. realizacja dochodów budŝetowych na zasadach i w terminach wynikających z obowiązujących przepisów, 4. dokonywanie wydatków budŝetowych w granicach kwot określonych w budŝecie zgodnie z planowanym ich przeznaczeniem, w sposób celowy i oszczędny, z uwzględnieniem ustawy o zamówieniach publicznych i ustawy o finansach publicznych 5. przygotowywanie i realizacja zadań własnych określonych w ustawie o samorządzie gminnym i ustawach szczególnych oraz w uchwałach Rady Miejskiej i decyzjach kierowniczych Burmistrza, a takŝe przygotowywanie i realizacja zadań zleconych ustawowo lub w drodze porozumienia z zakresu administracji rządowej oraz wynikających z porozumień zawartych z jednostkami samorządu terytorialnego, 6. sporządzanie okresowych sprawozdań z wykonania zadań budŝetowych przypisanych do realizacji komórkom, 7. prowadzenie ewidencji zaangaŝowania wydatków na poszczególne zadania budŝetowe, miesięczne przedkładanie informacji o zaangaŝowaniu, 8. prowadzenie ewidencji majątku będącego na stanie komórki organizacyjnej w postaci księgi inwentarzowej oraz prawidłowa gospodarka tym majątkiem, 9. opracowywanie projektów uchwał Rady Miejskiej w sprawach naleŝących do jej właściwości, w tym projektów przepisów gminnych, oraz przedkładanie ich Burmistrzowi celem przygotowania na sesje Rady, 10. opracowywanie projektów zarządzeń, okólników i innych decyzji kierowniczych Burmistrza, 11. prowadzenie postępowania administracyjnego w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej i opracowywanie projektów decyzji Burmistrza w tych sprawach lub wydawanie decyzji w imieniu Burmistrza na podstawie upowaŝnienia, 12. prowadzenie postępowania egzekucyjnego w administracji, 13. opracowywanie projektów odpowiedzi na interpelacje radnych oraz projektowanie sposobu załatwienia wniosków radnych i komisji Rady Miejskiej, 14. sprawowanie nadzoru nad jednostkami organizacyjnymi utworzonymi w celu wykonywania zadań gminy, 15. współdziałanie z organami i jednostkami państwowymi, samorządowymi, spółdzielczymi i społecznymi oraz ze związkami zawodowymi w sprawach gminy,
16. rozpatrywanie skarg i wniosków mieszkańców w trybie określonym w Kodeksie Postępowania Administracyjnego oraz przeciwdziałanie powstawaniu przyczyn skarg, 17. przygotowanie prawem przewidzianym sprawozdań, ocen, analiz i informacji o realizacji zadań na polecenie Burmistrza lub z własnej inicjatywy, 18. zapewnienie przestrzegania przepisów o ochronie informacji niejawnych i ochronie danych osobowych, 19. realizacja przepisów prawa o dostępie do informacji publicznej w tym przygotowywanie i zamieszczanie na bieŝąco informacji dotyczących zakresu ich działania w Biuletynie Informacji Publicznej i w gminnym serwisie internetowym, 20. wykonywanie zadań przekazanych do realizacji przez Burmistrza, Zastępcę Burmistrza lub Sekretarza. 25 Do zakresu zadań poszczególnych komórek organizacyjnych naleŝy: 1. Referat Spraw Obywatelskich 1) ewidencja ludności i dowody osobiste, 2) prowadzanie rejestru wyborców, 3) ewidencja działalności gospodarczej, 4) wydawanie, wygaszanie i cofanie zezwoleń na sprzedaŝ napojów alkoholowych, 5) współpraca z organizacjami pozarządowymi, prowadzenie procedur związanych z udzielaniem i rozliczaniem dotacji dla organizacji pozarządowych 6) wychowanie w trzeźwości i przeciwdziałanie alkoholizmowi, w tym obsługa Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych, 7) wydawanie decyzji i przyjmowanie zawiadomień odpowiednio w sprawach imprez masowych, zbiórek publicznych oraz zgromadzeń, 8) ochrona zdrowia oraz zwalczanie chorób zakaźnych i gruźlicy, 9) opieka społeczna, współpraca Miejskim Ośrodkiem Pomocy Społecznej, 10) współpraca z jednostkami ochotniczych straŝy poŝarnych, 11) sprawy repatriacji, 12) bezpieczeństwo publiczne. 13) sprawy upowszechniania kultury i kultury fizycznej, ochrony dóbr kultury, nadzór nad funkcjonowaniem gminnych instytucji kultury oraz świetlic wiejskich, 14) prowadzenie ewidencji pól biwakowych oraz innych niŝ obiekty hotelarskie obiektów, w których świadczone są usługi hotelarskie. 2. Referat Inwestycji i Rozwoju Gminy 1) prowadzenie zadań inwestycyjnych gminy, przygotowanie i nadzór nad realizacją inwestycji, opracowywanie wieloletnich planów inwestycyjnych gminy, 2) planowanie i prognozowanie społeczno-gospodarczego rozwoju gminy, 3) prowadzenie banku informacji o gminie, 4) koordynacja zamierzeń rozwojowych gminy, 5) przygotowywanie wniosków o dotacje ze środków pomocowych na realizowane inwestycje.
3. Referat Planowania Przestrzennego i Gospodarowania Mieniem Gminnym 1) gospodarka nieruchomościami, 2) inwentaryzacja mienia gminnego, 3) gospodarka gruntami stanowiącymi mienie gminne - tworzenie i gospodarowanie gminnym zasobem nieruchomości, prowadzenie spraw sprzedaŝy, oddawania gruntów w uŝytkowanie wieczyste, zarząd, uŝytkowanie, dzierŝawę, najem i uŝyczenie nieruchomości stanowiących własność gminy oraz ustalenie opłat z tego tytułu, przekształcanie prawa uŝytkowania wieczystego w prawo własności, 4) rozgraniczenie i podział nieruchomości, 5) scalenie i wymiany gruntów, 6) zagospodarowanie przestrzenne, 7) pracownicze ogródki działkowe, 8) numeracja porządkowa nieruchomości oraz nazewnictwo ulic i placów, 9) dodatki mieszkaniowe, 10) gospodarowanie mieszkaniowym zasobem gminy w tym remonty budynków komunalnych, analiza i ocena potrzeb mieszkaniowych i moŝliwości ich zaspokajania, sprzedaŝ lokali mieszkalnych, wydzierŝawianie lokali uŝytkowych, 4. Referat Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska 1) drogownictwo i transport drogowy, 2) pełnienie funkcji zarządcy dróg gminnych, współpraca z innymi zarządcami dróg przebiegających przez teren gminy, 3) nadzorowanie placów, urządzeń rekreacyjnych i sportowych będących własnością gminy, 4) zezwolenia na krajowy drogowy przewóz osób, 5) oświetlenie uliczne, 6) zaopatrzenie w energię cieplną, wodę oraz odprowadzaniem ścieków, 7) lokalny transport zbiorowy, 8) zbiórka i utylizacja odpadów komunalnych, 9) utrzymanie czystości i zieleni gminnej, 10) kanalizacja deszczowa, 11) nadzór nad wyłapywaniem bezdomnych psów 12) utrzymanie cmentarzy komunalnych i wojennych, 13) nadzór i koordynacja działalności gminnych jednostek organizacyjnych świadczących usługi komunalne, 14) organizowanie targowisk i nadzór nad ich działalnością 15) nadzór nad przestrzeganiem przepisów o ochronie środowiska, 16) sprawy usuwania drzew i krzewów, 17) gospodarka wodna i przeciwpowodziowa, 18) planowanie i realizacja Gminnego Funduszu Ochrony Środowiska, 19) edukacja ekologiczna, 20) ochrona przyrody, ochrona zwierząt, leśnictwo i łowiectwo, 21) rejestracja psów ras uznanych za agresywne. 22) grunty Agencji Własności Rolnej Skarbu Państwa 23) rolnictwo tj. nadzór nad produkcją roślinną i zwierzęcą, 24) wydawanie zaświadczeń o pracy w gospodarstwie rolnym, 25) przeprowadzanie spisów rolnych, 26) zagospodarowanie wspólnot gruntowych.
5. Referat Organizacyjno - Administracyjny 1) przygotowywanie projektów regulaminów oraz innych aktów prawnych umoŝliwiających prawidłowe funkcjonowanie Urzędu, 2) obsługa sekretarska Burmistrza i Zastępcy Burmistrza, 3) przyjmowanie skarg i wniosków obywateli na działalność Urzędu i gminnych jednostek organizacyjnych oraz koordynacja rozpatrywania skarg i wniosków, 4) prowadzenie kancelarii ogólnej i obsługa przepływu korespondencji, 5) wykonywanie w zleconym zakresie prac związanych z wyborami, referendum oraz przeprowadzaniem spisów, 6) utrzymanie budynków Urzędu, 7) zabezpieczenie mienia Urzędu, 8) obsługa gospodarcza, transportowa i telekomunikacyjna Urzędu, 9) obsługa informatyczna Urzędu, 10) sprawy obsługi współpracy Gminy z zagranicą, 11) prowadzenie akcji promocyjnej i reklamowej gminy, 12) organizacja przepływu informacji między samorządem gminnym a mediami, 13) promocja nowych form prowadzenia działalności gospodarczej, 14) opracowywanie i popularyzacja informacji o moŝliwościach i warunkach inwestowania w Łęcznej we współpracy z Referatem Inwestycji i Rozwoju Gminy, 15) opracowywanie i wydawanie wydawnictw informujących o działaniach organów gminy, 16) prowadzenie Biura Obsługi Interesanta, 17) prowadzenie rejestru skarg i wniosków, 18) prowadzenie rejestru aktów wewnętrznych, 19) prowadzenie rejestru wydawanych upowaŝnień i pełnomocnictw 6. Referat Finansowy 1) opracowywanie projektów budŝetu, układu wykonawczego budŝetu, harmonogramu realizacji budŝetu i planów finansowych Urzędu i funduszy, 2) ewidencja wykonania budŝetu gminy, 3) prowadzenie spraw związanych z rachunkowością, 4) prowadzenie księgowości Urzędu oraz budŝetu gminy, funduszy celowych i specjalnych, sum depozytowych oraz środków specjalnych, 5) sprawozdawczość finansowo-budŝetowa, 6) sprawozdawczość z realizacji budŝetu, 7) sprawy doraźnej kontroli finansowej jednostek organizacyjnych gminy i instytucji dotowanych, 8) sprawy ewidencji, księgowości i egzekucji dochodów z majątku gminy i świadczonych usług, Kierownik Referatu Finansowego pełni funkcję Zastępcy Skarbnika i jest głównym księgowym Urzędu Miejskiego. 7. Referat Podatkowy 1) prowadzenie ewidencji podatkowej, 2) wymiar, ewidencja, księgowość i egzekucja podatków i opłat lokalnych, 3) sprawozdawczość w zakresie zadań referatu, 4) prowadzenie spraw związanych z udzielaniem pomocy publicznej dla przedsiębiorców oraz jej nadzorowanie, 5) realizacja zadań organu podatkowego właściwego w sprawach opłaty skarbowej
6) sprawy zwrotu podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej 8. Urząd Stanu Cywilnego 1) rejestracja stanu cywilnego oraz przyjmowanie oświadczeń woli dotyczących, stanu cywilnego mieszkańców, 2) prowadzenie akt stanu cywilnego, 3) realizacja niektórych przepisów Kodeksu Postępowania Cywilnego oraz prowadzenie spraw wynikających z przepisów Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego,. 9. Wieloosobowe stanowisko ds. audytu i kontroli wewnętrznej 1) opracowywanie planów kontroli 2) kontrola finansowa jednostek budŝetowych, zakładów budŝetowych i instytucji kultury objętych budŝetem gminy Łęczna, 3) udzielanie instruktaŝu w trakcie prowadzonych kontroli. 4) opracowywanie projektów zawiadomień do Rzecznika Dyscypliny Finansów Publicznych przy Regionalnej Izbie Obrachunkowej w sprawach o naruszenie dyscypliny finansów publicznych w przypadkach stwierdzenia naruszenia dyscypliny finansów publicznych w kontrolowanych podmiotach. 5) opracowywanie projektów wniosków i zawiadomień do organów ścigania w przypadku, gdy wyniki kontroli uzasadniają podejrzenie popełnienia przestępstwa. 6) przeprowadzanie kontroli sprawdzających realizację zaleceń pokontrolnych. 7) opracowywanie projektu rocznego planu audytu wewnętrznego przy uwzględnieniu charakteru działalności poszczególnych komórek Urzędu oraz jednostek organizacyjnych gminy, 8) przeprowadzanie audytu wewnętrznego 9) przygotowywanie sprawozdań z wykonanych zadań audytowych 10) przygotowywanie zawiadomień do Burmistrza Łęcznej odnośnie ujawnienia naruszenia dyscypliny finansów publicznych. 11) opracowanie rocznych sprawozdań z przeprowadzonych zadań audytowych. 12) prowadzenie akt spraw audytowych oraz ich ewidencji 10. Biuro Rady Miejskiej 1) sprawy obsługi sekretarsko-biurowej Rady Miejskiej, Przewodniczącego oraz Wiceprzewodniczących Rady, Komisji Rady, radnych. prowadzenie archiwum Urzędu, 2) obsługa organizacyjna i kancelaryjna Rady, Przewodniczącego Rady, komisji Rady i radnych, w tym organizacyjne przygotowanie sesji Rady oraz posiedzeń komisji, 3) opracowywanie materiałów, w tym sporządzanie protokołów z obrad sesji Rady i posiedzeń komisji, 4) przekazywanie jednostkom organizacyjnym Gminy i komórkom organizacyjnym Urzędu uchwał Rady, interpelacji i wniosków zgłoszonych przez radnych, 5) nadzór nad terminowym udzielaniem odpowiedzi na interpelacje, wnioski i zapytania radnych, 6) prowadzenie rejestru uchwał Rady oraz rejestru interpelacji i wniosków zgłoszonych przez radnych, 7) przedkładanie uchwał Rady Wojewodzie i RIO, przesyłanie uchwał Rady stanowiących akty prawa miejscowego do publikacji w wojewódzkim dzienniku urzędowym, 8) ogłaszanie (plakatowanie) uchwał podjętych przez Radę, 9) prowadzenie zbioru uchwał Rady i udostępnianie ich do wglądu,
10) prowadzenie spraw związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem wyborów ławników do sądów powszechnych, 11) współpraca z jednostkami pomocniczymi gminy, 12) prowadzenie archiwum Urzędu, 13) koordynacja przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków wpływających do Rady Miejskiej. 11. Radca Prawny Urzędu świadczenie pomocy prawnej Burmistrzowi i Zastępcy Burmistrza, komórkom organizacyjnym Urzędu oraz jednostkom organizacyjnym gminy nie zatrudniającym radców prawnych z wyjątkiem jednostek oświatowych, zastępstwo procesowe przed sądami powszechnymi i Naczelnym Sądem Administracyjnym, 12. Radca Prawny Rady świadczenie pomocy prawnej dla Rady Miejskiej i jej komisji oraz jednostkom oświatowym gminy nie zatrudniającym radców prawnych 13. Stanowisko ds. kadr i kultury 1) realizacja przyjętych zasad polityki kadrowej, 2) prowadzenie spraw osobowych pracowników Urzędu, kierowników gminnych jednostek organizacyjnych 3) rejestrowanie umów zleceń, 4) skreślony, 5) sprawy BHP pracowników Urzędu, 14. Stanowisko ds. wojskowych i OC 1) sprawy powszechnego obowiązku obrony, 2) nakładanie świadczeń na rzecz obrony, 3) przygotowanie ludności do wykonywania zadań w ramach powszechnej samoobrony, 4) sprawy z zakresu obrony cywilnej na terenie gminy, 5) prowadzenie procedur związanych z udzielaniem i rozliczaniem dotacji dla Komendy Powiatowej Policji i Komendy Powiatowej Państwowej StraŜy PoŜarnej. 15. Pełnomocnik ds ochrony informacji niejawnych 1) organizowanie i zapewnianie ochrony informacji niejawnych w Urzędzie, 2) prowadzenie kancelarii tajnej, 3) prowadzenie kontroli dokumentów niejawnych i przestrzegania przepisów o ochronie informacji niejawnych, 4) opracowanie i aktualizacja planu ochrony informacji niejawnych, 5) prowadzenie zwykłych postępowań sprawdzających w stosunku do osób mających dostęp do informacji niejawnych oraz wydawanie poświadczeń bezpieczeństwa tym osobom, 6) nadzór nad zabezpieczeniem informacji niejawnych w systemach i sieci informatycznej Urzędu Miasta. 16. StraŜ Miejska StraŜ Miejska realizuje głównie zadania i wykonuje czynności określone w ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r. o straŝach gminnych ( Dz. U. Nr 123, poz. 779 z późn. zm.) oraz na
podstawie innych obowiązujących przepisów, a takŝe w oparciu o Regulamin StraŜy Miejskiej w Łęcznej uchwalony przez Radę Miejską 26 1. Kierownicy Referatów odpowiedzialni są za wykonywanie zadań określonych w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu. 2. Do podstawowych obowiązków kierowników komórek organizacyjnych Urzędu naleŝy: 1) Prawidłowe zorganizowanie pracy komórki, 2) Nadzorowanie i kontrolowanie pracy podległych pracowników, 3) Dokonywanie oceny pracy tych pracowników oraz występowanie z wnioskami osobowymi w ich sprawie ( wyróŝnianie, nagradzanie, awansowanie, karanie ). 27 Zakresy działania jednostek organizacyjnych gminy regulują ich statuty (regulaminy organizacyjne) nadane tym jednostkom w obowiązującym trybie. 28 1. Pracownicy Urzędu podporządkowani są bezpośrednio Kierownikom właściwych Referatów lub koordynatorom. 2. Pracownicy Urzędu odpowiadają przed Kierownikiem swojego Referatu za prawidłową realizację powierzonych zadań. 3. Do obowiązków pracownika naleŝy dbałość o wykonanie zadań publicznych gminy z uwzględnieniem interesu gminy i indywidualnych spraw obywateli. 4. Pracownik ma obowiązek wykonywać zadania sumiennie, sprawnie i bezstronnie, jest zobowiązany do zachowania tajemnicy państwowej i słuŝbowej oraz do przestrzegania przepisów prawa. 5. Pracownicy zobowiązani są do uprzejmej obsługi interesantów i dbałości o pozytywny wizerunek Urzędu. 6. Pracownicy winni na bieŝąco pogłębiać wiedzę fachową. 7. Zakresy obowiązków i odpowiedzialności poszczególnych pracowników Urzędu są ustalane przez Kierowników Referatów w porozumieniu z Sekretarzem i zatwierdzane przez Burmistrza. 8. Na okres nieobecności pracowników w pracy ich zastępców wyznaczają bezpośredni przełoŝeni. 9. Przy zmianach personalnych pracowników Urzędu obowiązuje protokolarne przekazywanie zakresów pracy i obowiązków. 10. Pracownicy winni posiadać ogólną wiedzę o głównych kierunkach działalności i rozwoju Gminy.
11. Pracownicy maja prawo zgłaszać swoje uwagi dotyczące funkcjonowania Urzędu oraz propozycji usprawniania pracy. ROZDZIAŁ VIII Zasady sporządzania oraz podpisywania pism, decyzji i umów 29 1. Projekty pism i decyzji przed przedłoŝeniem ich do podpisu Burmistrzowi, jego Zastępcy, Sekretarzowi lub Skarbnikowi muszą być parafowane przez pracownika przygotowującego ten dokument w dolnym lewym rogu na końcu tekstu pisma. 2. Na kaŝdym dokumencie wysyłanym na zewnątrz winna być umieszczona informacja o osobie prowadzącej sprawę oraz o numerze telefonu. 3. Pisma do podpisu przedkłada się Burmistrzowi lub Zastępcy Burmistrza według podziału merytorycznego zadań pomiędzy kierownictwo Urzędu. 4. Korespondencję wychodzącą z Urzędu podpisuje Burmistrz lub osoba pisemnie przez niego upowaŝniona. 5. Burmistrz podpisuje osobiście: 1) zarządzenia, regulaminy i okólniki wewnętrzne, 2) pisma związane z reprezentowaniem Gminy na zewnątrz 3) pisma zawierające oświadczenie woli w zakresie zarządu mieniem Gminy, 4) decyzje z zakresu administracji publicznej, do których wydawania w jego imieniu nie upowaŝnił pracowników Urzędu, 5) pełnomocnictwa i upowaŝnienia do działania w jego imieniu, w tym pisma wyznaczające osoby uprawnione do podejmowania czynności z zakresu prawa pracy wobec pracowników Urzędu, 6) pełnomocnictwa do reprezentowania Gminy przed sądami i organami administracji publicznej, 7) pisma zawierające oświadczenia woli Urzędu jako pracodawcy, 8) pisma i dokumenty kierowane do organów administracji rządowej, samorządowej, przedstawicielstw dyplomatycznych oraz pisma kierowane do organów i instytucji innych państw, 9) odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych oraz wnioski posłów i senatorów, 10) odpowiedzi na skargi, wnioski i listy, 6. Zastępca Burmistrza, Sekretarz i Skarbnik podpisują pisma odpowiednio do podziału kompetencji, nie zastrzeŝone do podpisu Burmistrza oraz w ramach udzielonych im upowaŝnień przez Burmistrza. 7. Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego i jego Zastępca podpisują pisma pozostające w zakresie ich działania. 8. Kierownicy Referatów podpisują: a. pisma związane z zakresem działania referatu, nie zastrzeŝone do podpisu Burmistrza, b. decyzje administracyjne oraz pisma w sprawach do załatwiania których zostali upowaŝnieni przez Burmistrza, c. pisma w sprawach dotyczących organizacji wewnętrznej referatów i zakresu zadań dla poszczególnych referatów lub stanowisk.
9. Kierownicy Referatów określają rodzaje pism, do podpisywania których są upowaŝnieni ich zastępcy lub inni pracownicy, 10. Faktury i rachunki przed przekazaniem do Referatu Finansowego winny być zatwierdzone przez Kierownika pod względem merytorycznym na podstawie umów, zleceń bądź innych dokumentów. 30 Burmistrz moŝe udzielić pracownikom upowaŝnienia do wydawania decyzji administracyjnych w jego imieniu. 31 1. W kaŝdej komórce organizacyjnej prowadzony jest rejestr umów. 2. Umowy oznacza się następująco: 1) symbol stanowiska, 2) kolejny numer umowy, 3) rok jej zawarcia ( np. OR/1/2002). 3. KaŜda strona umowy musi być parafowana przez osobę reprezentującą w umowie Gminę lub osobę odpowiedzialną za realizację umowy, a ostatnia strona - przez radcę prawnego. 4. KaŜda umowa, która wywołuje skutki finansowe dla swej skuteczności musi być zaakceptowana przez Skarbnika. 5. Burmistrz moŝe udzielić Zastępcy Burmistrza oraz innym pracownikom upowaŝnienia do zawierania umów. ROZDZIAŁ IX Obieg dokumentów 32 Zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych, w tym sposób przyjmowania i obieg korespondencji, wewnętrzny obieg akt, sposób załatwiania spraw, wysyłanie i doręczanie pism w sposób szczegółowy reguluje Instrukcja Kancelaryjna. 33 Obieg dokumentów finansowych reguluje Instrukcja kontroli finansowej i obiegu dokumentów finansowo- księgowych w Urzędzie Miejskim w Łęcznej. 34 W obiegu dokumentów naleŝy przestrzegać następujących zasad: 1. Akta przechodzą przez niezbędne punkty zatrzymania.
2. Poszczególne etapy wewnętrznego obiegu akt odbywają się w trybie ustalonym odrębnymi przepisami wewnętrznymi. 3. Sprawy pilne (telegramy, faxy, faktury, maile) przedkłada się niezwłocznie. 4. Pisma i akty prawne oznacza się pieczęciami według wzorów podanych w Instrukcji Kancelaryjnej. ROZDZIAŁ X Podstawowe zasady postępowania przy opracowywaniu projektów gminnych aktów prawnych i innych dokumentów 35 1. Projekty uchwał Rady oraz zarządzeń Burmistrza przygotowują pracownicy na polecenie Burmistrza, jego Zastępcy, Skarbnika, Sekretarza lub z własnej inicjatywy w przypadku, gdy obowiązek w tym zakresie wynika z obowiązujących przepisów prawnych lub faktycznych potrzeb. 2. Projekt aktu powinien odpowiadać zasadom techniki legislacyjnej. 3. Projekty dokumentów winny być zaakceptowane przez: a) Skarbnika -w przypadku, gdy wymagają jego kontrasygnaty, b) radcę prawnego - pod względem formalno-prawnym. 4. Po pozytywnym zaopiniowaniu przez radcę prawnego, projekt aktu prawnego przedkłada się Burmistrzowi, który po zaakceptowaniu projektu, kieruje go do Biura Rady celem przedłoŝenia pod obrady właściwym merytorycznie komisjom Rady. ROZDZIAŁ XI Zasady oraz tryb przyjmowania, rozpatrywania, załatwiania skarg, wniosków, zapytań i interpelacji 36 1. Przyjmowanie i koordynowanie rozpatrywania skarg i wniosków składanych do Urzędu powierza się Referatowi Organizacyjno-Administracyjnemu Urzędu, gdzie prowadzony jest rejestr skarg i wniosków. 2. Za przyjmowanie i koordynowanie rozpatrywania skarg i wniosków składanych do Rady Miejskiej odpowiada Biuro Rady Miejskiej, gdzie prowadzony jest rejestr skarg i wniosków składanych do Rady. 3. Skargi i wnioski rozpatrywane są w terminach określonych w Kodeksie Postępowania Administracyjnego, z uwzględnieniem spraw, które moŝna lub naleŝy załatwić w terminach krótszych. 4. Pracownicy Urzędu są zobowiązani do sprawnego i rzetelnego rozpatrywania skarg i wniosków, kierując się przepisami prawa oraz zasadami współŝycia społecznego.
5. Odpowiedzialność za terminowe i prawidłowe rozpatrywanie skarg i wniosków ponoszą kierownicy komórek organizacyjnych i pracownicy zgodnie z ustalonymi zakresami obowiązków. 6. ZłoŜone skargi nie mogą być załatwiane przez osoby, których skarga dotyczy. Mają one obowiązek udostępnienia wszystkich danych osobie sprawdzającej podstawy skargi. 7. Skargi i wnioski mogą być wnoszone pisemnie, telegraficznie lub za pomocą dalekopisu, telefaksu, poczty elektronicznej, a takŝe ustnie do protokołu. 37 Ogólne zasady postępowania ze sprawami wniesionymi przez obywateli określa Kodeks Postępowania Administracyjnego, Instrukcja Kancelaryjna oraz przepisy szczególne, dotyczące zwłaszcza organizacji, przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków obywateli. 38 1. Interpelacje i zapytania Radnych oraz wnioski komisji Rady kierowane do Burmistrza są rejestrowane przez Biuro Rady. 2. Burmistrz ustala właściwą osobę do udzielania odpowiedzi wraz ze wskazaniem terminu do jej załatwienia. 3. Przygotowaną odpowiedź przedkłada się do akceptacji i podpisu Burmistrza. ROZDZIAŁ XII Postanowienia końcowe 39 Załącznik Nr 1 do Regulaminu stanowi jego integralną część. 40 Zmiany do regulaminu następują w trybie wymaganym dla jego wprowadzenia.