Kwerendy funkcjonalne Hurtownia owoców Do tej pory zajmowali my si podstawowym rodzajem kwerend - kwerendami wybieraj cymi. Dzi ki nim mo emy wybiera dane, które nas w danym momencie interesuj. Z tabelami wirtualnymi uzyskanymi dzi ki dzia aniu kwerend funkcjonalnych mo emy w zasadzie pracowa tak samo, jak z rzeczywistymi tabelami, to znaczy edytowa pola, zmienia ich zawarto, usuwa pojedyncze rekordy. Dzi ki kwerendom funkcjonalnym mo emy pój zestawy danych, a nie tylko pojedyncze rekordy. o krok dalej - zmienia, wstawia i usuwa Access dysponuje mo liwo ci tworzenia nast puj cych kwerend funkcjonalnych: aktualizuj ca - s u y do uaktualniania grup wierszy; tworz ca tabele - s u y do tworzenia nowej tabeli; usuwaj ca - s u y do usuwania grupy wierszy z tabeli, a nawet wielu tabel; do czaj ca - s u y do do czania grupy wierszy do tabeli lub wielu tabel; sk adaj ca - s u y do przedstawiania w postaci jednej tabeli danych zgromadzonych w dwóch tabelach (jej tworzenie jest mo liwe jedynie w widoku SQL); przekazuj ca, definiuj ca dane - równie projektowane jedynie w widoku SQL - s u do zaawansowanych operacji na obiektach bazy Accessa lub SQL Server. Kwerenda aktualizuj ca Nietrudno zmieni jeden rekord bazy danych. Co jednak mamy zrobi, je eli zmiana ma dotyczy kilkudziesi ciu czy kilkuset rekordów? Mo emy zacisn z by i r cznie" aktualizowa rekordy. Taka operacja zabierze z pewno ci wiele czasu, ponadto atwo o pomy ki. Przypu my, e z pewnych wzgl dów postanowili my podwy szy ceny produktów ta szych ni 2 z o 10%. Mo emy teraz otworzy tabel tblprodukty i z kalkulatorem w r ku wprowadza nowe ceny. Access mo e tak czynno wykona za nas dzi ki jednej prostej kwerendzie aktualizuj cej dane. Przed zaprojektowaniem i uruchomieniem kwerendy warto jednak wykona dwa kroki. 1
Po pierwsze, przed zaprojektowaniem jakiejkolwiek kwerendy manipuluj cej danymi warto sporz dzi kopi zapasow tabeli, aby w razie k opotów móc odtworzy oryginalne dane. Po drugie - warto na pocz tek stworzy kwerend wybieraj c, korzystaj c z kryteriów, które maj spe nia rekordy przeznaczone do zmodyfikowania. Dzi ki temu mo emy sprawdzi, czy rzeczywi cie wybierane s rekordy przeznaczone do aktualizacji. Kwerend wybieraj c mo emy potem atwo zmieni w odpowiedni kwerend aktualizuj c. A zatem tworzymy kwerend wybieraj c. Oto jej projekt i tabela wynikowa: Zmiana projektu kwerendy wybieraj cej na aktualizuj c Projektowanie wybieramy przycisk Aktualizuj. jest prosta: w zak adce W momencie konwersji na siatce projektu znika wiersz Sortuj, w zamian za to ukazuje si wiersz Aktualizacja do, w którym wpisujemy formu zamiany. W naszym przypadku dla pola CenaJednostkowa nale y wpisa znan ju formu korzystaj c z funkcji konwersji danych: CCur([Produkty]![CenaJednostkowa]*1,1) Po wpisaniu formu y jeste my gotowi do aktualizacji danych w tabeli tblprodukty. Naciskamy przycisk Uruchom - wówczas Access wy wietli okno dialogowe potwierdzenia aktualizacji. Dzi ki kwerendzie wybieraj cej dowiedzieli my si, e hurtownia sprzedaje 2 produkty o cenie ni szej ni 2 z, a zatem kwerenda aktualizuj ca dzia a poprawnie. Po 2
ponownym otwarciu kwerendy w widoku Projekt okazuje si, e z projektu znikaj niepotrzebne pola, pozostaj tylko te zawieraj ce formu w wierszu zamiana na lub kryterium wyboru rekordów do aktualizacji. Kwerenda aktualizuj ca mo e uaktualnia dane nie tylko w pojedynczym polu tabeli. Mo emy aktualizowa dane dowolnej liczby pól, nawet wszystkich. Po ponownym otwarciu projektu kwerendy oka e si, e znikn y wszystkie pola nie poddawane aktualizacji, w naszym przypadku - pole NazwaProduktu. Kwerenda tworz ca tabele Czasami podczas pracy z baz okazuje si, e korzystamy stale z tej samej kwerendy, wybieraj cej niezmienne dane. W takiej sytuacji du o szybsze by oby korzystanie z tych danych z tabeli, a nie z kwerendy. Warto by oby utworzy tabel przechowuj c pewne zbiorcze dane, wykorzystywane w raportach, np. dotycz ce sprzeda y w poszczególnych miesi cach. Dzi ki temu raporty b d szybciej tworzone, a ponadto b dziemy mie zarchiwizowane wa ne dane. Przypu my, e pod koniec miesi ca chcemy utworzy tabel, w której zawarte s dane dotycz ce miesi cznego obrotu dla poszczególnych klientów. Podobnie jak w przypadku kwerendy aktualizuj cej, dobrze jest zacz odpowiedniej kwerendy wybieraj cej. prace od utworzenia Poszczególne pola zawieraj : nazwisko i imi klienta, obroty na klienta oraz dat zamówienia (jak widzimy, ostatnie pole zawiera parametr w wierszu Kryteria). Oto dane dla poszczególnych pól tej kwerendy: 1. Klient: [Nazwisko] & & [Imie] 2. Obroty na klienta: Ccur(Suma([tblSzczegolyZamowienia]![Ilosc] * [tblszczegolyzamowienia]![cenajednostkowa])) 3. Miesi c: Format([DataZamowienia];"mmmm/ rrrr") 3
Zastosowanie funkcji Format pozwala na wpisanie kryteriów dla daty na przyk ad w postaci: stycze 2008". Pole s u y do ustalenia warto ci kryterium, nie musi by pokazywane w wynikach. Kwerenda tworz ca tabele pozwala na korzystanie z parametrów, podobnie jak kwerenda wybieraj ca, dzi ki czemu b dziemy mogli utworzy tabel obrotów za okre lony miesi c. Mo na oczywi cie okre li te sta e kryterium, np. stycze 2008". Po sprawdzeniu, czy kwerenda rzeczywi cie zwraca po dane rekordy, mo emy przeprowadzi konwersj na kwerend tworz c tabele. Podobnie jak poprzednio, korzystamy z zak adki Projektowanie wybieramy przycisk Utwórz tabel. Po wybraniu polecenia uka e si okno dialogowe, w którym wpisujemy nazw nowotworzonej tabeli. Po uruchomieniu kwerendy, Access tworzy rekordy tabeli, po czym informuje nas, ile wierszy b dzie zawiera nowa tabela. Po utworzeniu nowej tabeli warto obejrze j w widoku Projekt, ewentualnie przeprojektowa, np. doda klucza podstawowy, indeksy itp. UWAGA: Po ponownym uruchomieniu kwerenda tworz ca tabele niestety nie pyta o nazw nowej tabeli, tylko po prostu usuwa wcze niej utworzon tabel i tworzy nast pn, o identycznej nazwie. Problem ten mo na omin. Nazw tabeli, któr tworzy kwerenda, mo na w dowolnej chwili zmieni - nale y otworzy kwerend w widoku Projekt, wybra polecenie W a ciwo ci, a nast pnie zmieni w a ciwo Tabela docelowa. Kwerenda do czaj ca Przed chwil utworzyli my now tabel, przechowuj c dane dotycz ce obrotów poszczególnych klientów w styczniu 2008. Je eli do tak stworzonej tabeli chcieliby my dopisywa dane, np. za luty 2008, marzec 2008, powinni my skorzysta z kwerendy do czaj cej, która wstawia aby co pewien czas nowe dane dotycz ce obrotu w kolejnych miesi cach. Aby zaprojektowa kwerend do czaj c najlepiej jest skorzysta z projektu kwerendy tworz cej tabele z poprzedniego podrozdzia u. Konwersja jest prosta - klikamy w zak adce Projektowanie na przycisk Do cz. Je eli w oknie dialogowym parametru kwerendy b dziemy wpisywa kryteria dla kolejnych miesi cy, tj. luty 2008, marzec 2008" itd., to po 4
uruchomieniu kwerendy otworzy si okno dialogowe. Potwierdzamy w nim do czenie kolejnych rekordów za miesi c luty do uprzednio utworzonej tabeli. By mo e warto by oby zmieni nazw tabeli na Obroty miesi czne klientów (prosz jednak pami ta o uwzgl dnieniu zmiany nazwy tabeli docelowej we w a ciwo ciach kwerendy). Przyk ady zastosowa kwerend funkcjonalnych G ównym zastosowaniem kwerend funkcjonalnych jest automatyczne archiwizowanie danych. Typowa sekwencja zdarze to projektowanie, a nast pnie wykonanie kwerendy tworz cej tabel (powstaje tabela z pocz tkowym zestawem zarchiwizowanych rekordów). Kolejne kroki to wykonywanie kwerendy do czaj cej odpowiednie dane do tabeli - archiwum, a nast pnie usuni cie danych z tabeli, z której je pobrano do archiwizacji (no bo przecie w tabeli ród owej nie s ju potrzebne!) za pomoc kwerendy usuwaj cej dane. Kolejnym zastosowaniem tego typu kwerend jest uaktualnianie i do czanie rekordów z danych importowanych. Przypu my, e co pewien okres czasu dostajemy dane dotycz ce sprzeda y od naszego wspó pracownika prowadz cego filie hurtowni w innym mie cie. Powiedzmy, e przes a on nam dane klientów filii, które powinny znale si w tabeli tblklienci. Najpro ciej b dzie zaprojektowa kwerend do czaj c, która automatycznie do czy dane wszystkich nowych klientów. Typowe problemy podczas stosowania kwerend funkcjonalnych B dy konwersji danych - pojawiaj si wtedy, gdy chcemy do czy dane do tabeli, a typ danych pola docelowego nie zgadza si z typem pola wstawianego (za konwersja na dany typ jest niemo liwa). Duplikowanie klucza podstawowego - b d pojawia si wtedy, gdy chcemy do czy rekordy do tabeli lub uaktualni istniej ce rekordy, a wynikiem jest zduplikowanie warto ci klucza podstawowego lub unikatowego indeksu. W tej sytuacji Access nie uaktualni ani te nie doda adnych rekordów. Naruszanie regu poprawno ci pola lub tabeli - je eli wstawiany rekord nie spe nia regu poprawno ci, wówczas Access nie uaktualni ani nie doda adnego rekordu. Np. je eli pole typu Liczba mo e zawiera liczby <200, niemo liwa b dzie aktualizacja ani do czenie rekordu, w którym omawiane pole zawiera liczb 201. 5
Zablokowanie rekordu - zdarza si podczas pracy w sieci, je eli z danego rekordu akurat kto inny korzysta. W tej sytuacji nie s mo liwe adne zmiany rekordu. Dopiero kiedy inny u ytkownik zwolni" dany rekord, operacje uaktualniania czy usuwania rekordu znowu b d mo liwe. 6