Podręcznik produktu GFI Podręcznik klienta
Informacje oraz zawartość niniejszego dokumentu zostały podane wyłącznie w celach informacyjnych i występują w niezmienionym stanie bez jakichkolwiek wyraźnych ani dorozumianych gwarancji, w szczególności, ale nie wyłącznie, gwarancji przydatności handlowej, gwarancji przydatności do szczególnego celu i gwarancji nienaruszenia prawa. Firma GFI Software nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek szkody, w tym wszelkie szkody wtórne mogące wyniknąć z zastosowania niniejszego dokumentu. Informacje zostały zaczerpnięte ze źródeł udostępnionych publicznie. Pomimo podjęcia wszelkich niezbędnych działań w celu zapewnienia rzetelności podanych danych, firma GFI nie gwarantuje ani nie ponosi odpowiedzialności za kompletność, dokładność, aktualność lub trafność informacji, za błędy w druku, nieaktualne informacje lub inne błędy. Firma GFI nie udziela żadnych wyraźnych ani dorozumianych gwarancji oraz nie ponosi odpowiedzialności prawnej za dokładność lub kompletność informacji zawartych w niniejszym dokumencie. W przypadku zauważenia błędów rzeczowych w niniejszym dokumencie prosimy o skontaktowanie się z naszą firmą. Wszelkie wątpliwości zostaną jak najszybciej zweryfikowane. Wszystkie zawarte w tym dokumencie nazwy produktów i firm mogą być znakami towarowymi odpowiednich właścicieli. Program GFI FaxMaker podlega prawom autorskim należącym do firmy GFI Software Development Ltd. - 1999-2014 GFI Software Development Ltd. Wszelkie prawa zastrzeżone. Wersja dokumentu: 2.1.3 Ostatnia aktualizacja (miesiąc/dzień/rok): 9/25/2014
Spis treści 1 Wprowadzenie 4 1.1 Informacje o podręczniku 4 2 Instalacja klienta programu GFI FaxMaker 5 2.1 Wymagania systemowe 5 2.2 Procedura instalacji 5 2.3 Instalacja nienadzorowana 8 3 Wysyłanie faksów za pomocą klienta programu GFI FaxMaker Online 9 3.1 Drukowanie zawartości w kliencie programu GFI FaxMaker 9 3.2 Wysyłaj faksy bezpośrednio za pomocą formularza faksu GFI FaxMaker 10 3.3 Redagowanie faksów w programie Microsoft Outlook 11 3.4 Redagowanie faksów za pomocą klienta poczty e-mail 12 3.5 Opcje wysyłania faksu 13 4 Odbieranie faksów 15 5 Podgląd faksów programu GFI FaxMaker 16 5.1 Zarządzanie faksami 17 5.2 Edytowanie faksów 17 6 Korzystanie z ekranu Formularz wiadomości faksowej programu GFI FaxMaker 19 6.1 Książka adresowa na ekranie Formularz wiadomości faksowej programu GFI FaxMaker 20 6.2 Łączenie z programem GFI FaxMaker Online 22 7 Indeks 25
1 Wprowadzenie Klient GFI FaxMaker jest aplikacją instalowaną na urządzeniach użytkowników, umożliwiającą wysyłanie faksów za pośrednictwem serwera GFI FaxMaker Online. Istnieje kilka metod wysyłania faksów w zależności od środowiska i aplikacji. 1.1 Informacje o podręczniku Podręcznik jest skierowany do użytkowników aplikacji klienckiej GFI FaxMaker. Zakłada się, że użytkownicy aplikacji mają podstawową wiedzę na temat wysyłania i odbierania wiadomości e-mail za pomocą klienta poczty e-mail, na przykład programu Microsoft Outlook. Serwer GFI FaxMaker Online musi zostać skonfigurowany i działać poprawnie przed użyciem klienta GFI FaxMaker. 1.1.1 Terminy i konwencje użyte w niniejszym podręczniku Table 1: Terminy i konwencje użyte w niniejszym podręczniku Termin > Instrukcje krok po kroku dotyczące rozmieszczenia funkcji. Tekst pogrubiony Kursywa Kod Elementy do wybrania jako węzły, opcje menu lub przyciski poleceń. Parametry i wartości, które należy zastąpić odpowiednią wartością, np. niestandardowymi ścieżkami czy nazwami plików. Określa tekst do wprowadzenia, na przykład polecenia i adresy. GFI FaxMaker 1 Wprowadzenie 4
2 Instalacja klienta programu GFI FaxMaker Ten rozdział zawiera informacje na temat instalacji klienta programu GFI FaxMaker na urządzeniach użytkowników. 2.1 Wymagania systemowe 5 2.2 Procedura instalacji 5 2.3 Instalacja nienadzorowana 8 2.1 Wymagania systemowe Systemy operacyjne obsługujące instalację klienta programu GFI FaxMaker. Windows 8 i 8.1 Windows 7 Windows Vista Windows XP Windows Small Business Server 2003 Windows Server 2008 wersja Standard lub Enterprise Windows Server 2003 wersja Standard lub Enterprise 2.2 Procedura instalacji Ważne uwagi 1. Sprawdź, czy komputer, na którym jest instalowany klient programu GFI FaxMaker, spełnia wymagania systemowe. 2. Upewnij się, że bieżący użytkownik jest zalogowany jako administrator lub za pośrednictwem konta z uprawnieniami administracyjnymi. 3. Zapisz pracę i zamknij wszystkie aplikacje uruchomione na komputerze. Instalacja 1. Uruchom plik instalacyjny na maszynie klienta. 2. Kliknij przycisk Dalej na ekranie powitalnym. GFI FaxMaker 2 Instalacja klienta programu GFI FaxMaker 5
Screenshot 1: Wybierz rodzaj serwera faksu 3. Wybierz program, który jest używany do wysyłania/odbierania faksów, i kliknij przycisk Dalej. Table 2: Instalacja klienta opcje formularza wiadomości Rodzaj serwera Serwer GFI FaxMaker GFI FaxMaker Online Wybierz tę opcję, jeśli do wysyłania i odbierania faksów oraz wiadomości SMS organizacja korzysta z lokalnego programu GFI FaxMaker. Aby dowiedzieć się więcej, odwiedź witrynę: http://www.gfi.com/fax-server-software/ Wybierz tę opcję, jeśli do wysyłania i odbierania faksów organizacja używa programu GFI FaxMaker Online. GFI FaxMaker Online rozwiązanie online do wysyłania i odbierania faksów. Aby dowiedzieć się więcej, odwiedź witrynę: https://www.gfi.com/products-and-solutions/email-and-messaging-solutions/gfi-faxmaker-online GFI FaxMaker 2 Instalacja klienta programu GFI FaxMaker 6
Screenshot 2: Adres e-mail i poświadczenia programu GFI FaxMaker Online 4. Wprowadź adres e-mail skonfigurowany w programie GFI FaxMaker Online przez administratora. Wprowadź również poświadczenia użytkownika programu GFI FaxMaker Online. Te dane zostały do Ciebie wysłane w wiadomości e-mail w chwili utworzenia konta programu GFI FaxMaker Online przez administratora. Nazwa użytkownika zwykle rozpoczyna się od liter MBX, po których następuje długa liczba. W razie wątpliwości kliknij przycisk Nie pamiętam poświadczeń, aby na skonfigurowany adres e-mail została wysłana wiadomość z nazwą użytkownika i łączem do opcji resetowania hasła. Jeśli poświadczenia nie zostały określone podczas instalacji, monit o wprowadzenie poświadczeń zostanie wyświetlony podczas pierwszego ładowania ekranu Formularz wiadomości faksowej programu GFI FaxMaker. Kliknij przycisk Dalej. 5. Kliknij przycisk Dalej, aby kontynuować instalację klienta programu GFI FaxMaker w domyślnym folderze, lub przycisk Przeglądaj w celu wybrania innej ścieżki instalacji. 6. Kliknij przycisk Dalej, aby rozpocząć instalację. UWAGA Jeśli zostanie wyświetlone ostrzeżenie dotyczące sterownika drukarki, wybierz opcję kontynuacji instalacji. 7. Po ukończeniu instalacji kliknij przycisk Zakończ. GFI FaxMaker 2 Instalacja klienta programu GFI FaxMaker 7
2.3 Instalacja nienadzorowana Klienta programu GFI FaxMaker można także zainstalować w sposób automatyczny. 1. Użyj narzędzia do kompresji (np. Winrar), aby wypakować plik instalacyjny klienta programu GFI FaxMaker. UWAGA Upewnij się, że została wypakowana odpowiednia wersja (32 lub 64-bitowa). 2. Na liście wypakowanych plików zaznacz faxclient.msi i przenieś go do urządzenia klienckiego. 3. Otwórz wiersz poleceń i zmień folder na zawierający plik faxclient.msi. 4. Wpisz następujące polecenie: msiexec /i /qb "faxclient.msi" oraz wymagane parametry: Table 3: Parametry nienadzorowanej instalacji w urządzeniu klienckim Działanie Wybierz rodzaj serwera faksu. Ustaw adres e-mail programu GFI FaxMaker Online Określ poświadczenia uwierzytelniania programu GFI FaxMaker Online Wybierz rodzaj serwera faksu, który jest używany w organizacji: ONLINE=1 - dodaj ten parametr, aby włączyć funkcję pracy klienta GFI FaxMaker z serwerem GFI FaxMaker Online (serwer online faksu). UWAGA: W przypadku podania parametru ONLINE=0 program GFI FaxMaker jest instalowany dla programu GFI FaxMaker (rozwiązanie lokalne). W takim wypadku nie będzie on zgodny z programem GFI FaxMaker Online. Wprowadź adres e-mail skonfigurowany przez administratora w portalu administratora programu GFI FaxMaker Online: ONLINEEMAIL=jan.kowalski@mojadomena.com Wprowadź szczegółowe dane konta skonfigurowane w portalu administratora programu GFI FaxMaker Online: ONLINEUSER=mojanazwaużytkownika nazwa użytkownika. Zwykle rozpoczyna się od liter MBX, po których następuje długa liczba. ONLINEPW=mojehaslo skonfigurowane hasło użytkownika. Na przykład: msiexec /i /qb "faxclient.msi" ONLINE=1 ONLINEEMAIL=jan.kowalski@mojadomena.com ONLINEUSER=mbx12345678 ONLINEPW=MojeHa55l0 GFI FaxMaker 2 Instalacja klienta programu GFI FaxMaker 8
3 Wysyłanie faksów za pomocą klienta programu GFI FaxMaker Online Faks można wysłać na trzy sposoby. Wybierz preferowaną metodę wysyłania faksu: Sterownik drukarki programu GFI FaxMaker 1. Zawartość programu GFI FaxMaker można wydrukować przy użyciu dowolnej wybranej drukarki. Wybierz kolejno polecenia Plik > Drukuj i wybierz opcję FAXmaker. 2. Klient programu GFI FaxMaker automatycznie skonwertuje zawartość na format faksu. 3. Aby określić adresata, temat i treść faksu, użyj ekranu Formularz wiadomości faksowej programu GFI FaxMaker. 4. Kliknij przycisk Wyślij, aby wysłać faks. Więcej informacji... Adres e-mail 1. Utwórz nową wiadomość e-mail. 2. Dodaj numer faksu adresata w polu Do w formularzu: numerfaksu@gfifax.com, na przykład 00112233445566@gfifax.com. 3. Dodaj temat. 4. Wprowadź treść wiadomości faksowej. Znajdzie się ona na stronie tytułowej faksu. 5. Załącz zawartość do faksu. 6. Kliknij przycisk Wyślij, aby wysłać faks. Więcej informacji... Formularz wiadomości faksowej programu GFI FaxMaker 1. Wybierz kolejno polecenia Start > Programy > Klient programu GFI FaxMaker > Formularz wiadomości faksowej programu GFI FaxMaker. 2. W polu Do wprowadź numer faksu adresata. Możesz również wybrać adresata z książki adresowej. 3. Dodaj temat faksu. 4. Wprowadź treść wiadomości faksowej. Znajdzie się ona na stronie tytułowej faksu. 5. Załącz zawartość do faksu. 6. Kliknij przycisk Wyślij, aby wysłać faks. Więcej informacji... 3.1 Drukowanie zawartości w kliencie programu GFI FaxMaker Po zainstalowaniu aplikacji Klient programu GFI FaxMaker do listy drukarek zostanie automatycznie dodany sterownik drukarki. Użytkownicy mogą za pomocą tego sterownika drukować zawartość za pośrednictwem faksu. Aby to zrobić: 1. Utwórz zawartość do przefaksowania w dowolnej aplikacji umożliwiającej drukowanie. Np. z programu Microsoft Word, pakietu oprogramowania księgowego, systemu zarządzania treścią lub systemu zarządzania relacjami z klientem. GFI FaxMaker 3 Wysyłanie faksów za pomocą klienta programu GFI FaxMaker Online 9
Screenshot 3: Drukowanie za pomocą sterownika drukarki FaxMaker 2. Wybierz zawartość do przefaksowania i wydrukuj ją za pomocą sterownika drukarki FaxMaker. Zawartość jest automatycznie konwertowana do formatu faksu (z rozszerzeniem *.fax) i dołączana na ekranie Formularz wiadomości faksowej programu GFI FaxMaker. Podaj adresatów i temat faksu oraz wpisz wiadomość, która pojawi się na stronie tytułowej faksu. 3.2 Wysyłaj faksy bezpośrednio za pomocą formularza faksu GFI FaxMaker Klient GFI FaxMaker zawiera formularz faksu, który umożliwia tworzenie faksów i ich treści. 1. Wybierz kolejno polecenia Start > Programy > Klient programu GFI FaxMaker > Formularz wiadomości faksowej programu GFI FaxMaker, aby otworzyć ekran Formularz wiadomości faksowej programu GFI FaxMaker. 2. Określ wszystkie parametry faksu, takie jak adresaci, temat czy załącznik. Listę funkcji dostępnych w formularzu faksugfi FaxMaker można znaleźć w niniejszym podręczniku. Więcej informacji: Korzystanie z ekranu Formularz wiadomości faksowej programu GFI FaxMaker (strona 19). 3. Kliknij przycisk Wyślij, aby przesłać faks. GFI FaxMaker 3 Wysyłanie faksów za pomocą klienta programu GFI FaxMaker Online 10
Screenshot 4: Redagowanie faksu na ekranie Formularz wiadomości faksowej programu GFI FaxMaker Ważna uwaga: Ta metoda transmisji umożliwia konwertowanie załączników na serwerze GFI FaxMaker Online. Można załączać tylko pliki obsługiwane przez serwer GFI FaxMaker Online. Więcej informacji: Opcje wysyłania faksu (strona 13). Z tego względu zaleca się konwertowanie zawartości do formatu faksu bezpośrednio z poziomu komputera użytkownika. Więcej informacji: Drukowanie zawartości w kliencie programu GFI FaxMaker (strona 9). 3.3 Redagowanie faksów w programie Microsoft Outlook Faksy można wysyłać bezpośrednio z programu Microsoft Outlook. Utwórz nową wiadomość e-mail i wprowadź szczegóły faksu, takie jak adresat, temat i załącznik. Więcej informacji: Opcje wysyłania faksu (strona 13). Kliknij przycisk Wyślij, aby przesłać faks. GFI FaxMaker 3 Wysyłanie faksów za pomocą klienta programu GFI FaxMaker Online 11
Screenshot 5: Wysyłanie faksów z programu Microsoft Outlook Ważna uwaga: Ta metoda transmisji umożliwia konwertowanie załączników na serwerze GFI FaxMaker Online. Można załączać tylko pliki obsługiwane przez serwer GFI FaxMaker Online. Więcej informacji: Opcje wysyłania faksu (strona 13). Z tego względu zaleca się konwertowanie zawartości do formatu faksu bezpośrednio z poziomu komputera użytkownika. Więcej informacji: Drukowanie zawartości w kliencie programu GFI FaxMaker (strona 9). 3.4 Redagowanie faksów za pomocą klienta poczty e-mail Faksy można wysyłać bezpośrednio z aplikacji klienckiej poczty e-mail. 1. Utwórz nową wiadomość e-mail. 2. Wprowadź odbiorcę faksu w polu To (Do), temat i załącz zawartość do faksu. Więcej informacji: Opcje wysyłania faksu (strona 13). 3. Kliknij przycisk Wyślij, aby przesłać faks. GFI FaxMaker 3 Wysyłanie faksów za pomocą klienta programu GFI FaxMaker Online 12
Ważna uwaga: Ta metoda transmisji umożliwia konwertowanie załączników na serwerze GFI FaxMaker Online. Można załączać tylko pliki obsługiwane przez serwer GFI FaxMaker Online. Więcej informacji: Opcje wysyłania faksu (strona 13). Z tego względu zaleca się konwertowanie zawartości do formatu faksu bezpośrednio z poziomu komputera użytkownika. Więcej informacji: Drukowanie zawartości w kliencie programu GFI FaxMaker (strona 9). 3.5 Opcje wysyłania faksu W przypadku wysyłania faksów za pomocą GFI FaxMaker Online, korzystając z jednej z dostępnych metod, skonfiguruj następujące parametry: Parametr Temat Treść wiadomości Załącznik Temat faksu będzie wyświetlany na pierwszej stronie, jeśli został skonfigurowany jako widoczny na serwerze GFI FaxMaker Online. Treść wiadomości jest wyświetlana na pierwszej stronie, jeśli została skonfigurowana jako widoczna na serwerzegfi FaxMaker Online. Załącz do pięciu plików w obsługiwanym formacie. GFI FaxMaker Online umożliwia dodanie zawartości załączników do faksu. Łączny rozmiar wszystkich załączników nie może przekroczyć 10 MB. Obsługiwane typy plików:.doc, DOCX - Microsoft Word.XLS, XLSX - Microsoft Excel.PPT, PPTX - Microsoft PowerPoint.TIF/TIFF - Tagged Image File Format.TXT - format tekstowy.html - hipertekstowy język znaczników.rtf - Rich Text Format.PDF - dokument Adobe Portable.JPG obrazy JPEG.VSD - rysunki programu Visio.GIF - plik graficzny z kompresją bezstratną UWAGA: W przypadku wysyłania faksów przy użyciu sterownika drukarki klienta GFI FaxMaker faksy są konwertowane do formatu faksu na urządzeniu użytkownika, a nie na serwerze GFI FaxMaker Online. Umożliwia to wysyłanie faksów w przypadku nieobsługiwanych typów plików. Więcej informacji: Drukowanie zawartości w kliencie programu GFI FaxMaker (strona 9). GFI FaxMaker 3 Wysyłanie faksów za pomocą klienta programu GFI FaxMaker Online 13
Parametr Odbiorca faksu W polu To (Do) wprowadź numer faksu odbiorcy. Numer faksu musi zawierać prefiks kodu kraju +, kod kraju i obszaru. Te wymagania obowiązują nawet, jeśli faksy są wysyłane lokalnie, np. w obrębie Stanów Zjednoczonych. W żadnej części numeru faksu nie należy używać łączników, spacji ani myślników. W przypadku wysyłania faksu przez klienta poczty elektronicznej, należy wprowadzić numer faksu w następującym formacie: numerfaksu@gfifax.com. Numerfaksu zastąp pełnym numerem faksu odbiorcy. Możesz wprowadzić do pięciu numerów faksu odbiorców, korzystając z tego samego formatu i oddzielając je średnikiem (;). Na przykład: +441273123456@gfifax.com; +420313414515@gfifax.com; Przykład 1: W przypadku wysłania faksu do Czech pod numer 313-414-515 użyj formatu +420313414515. Gdzie: + to prefiks kodu kraju, 420 to kod Czech, 313414515 to numer faksu. Przykład 2: W przypadku wysyłania faksu do Wielkiej Brytanii z kodem obszaru 01273 i numerem 123-456 należy użyć następującego formatu: +441273123456, gdzie: + to prefiks kodu kraju, 44 to kod Wielkiej Brytanii, 1273 to kod obszaru (w przypadku Wielkiej Brytanii prefiks 0 jest opuszczany, jeśli jest używany symbol + ), 123456 to numer faksu. Przykład 3: Wysyłanie faksu z miasta w Stanach Zjednoczonych na innym numer z tego samego miasta. Kod obszaru/miasta to 718, a numer faksu odbiorcy to 123-4567. W takim przypadku należy użyć formatu +17181234567, gdzie: + jest prefiksem kodu kraju (wymagany nawet, jeśli faks jest wysyłany do tego samego miasta), 1 to kod USA, 718 kod obszaru/kraju, 1234567 numer faksu odbiorcy. GFI FaxMaker 3 Wysyłanie faksów za pomocą klienta programu GFI FaxMaker Online 14
4 Odbieranie faksów Wszystkie faksy przychodzące są odbierane w skrzynce poczty jako wiadomości e-mail z tematem Nowa wiadomość faksowa od: <numer faksu>. Treść wiadomości e-mail zawiera informacje na temat faksu. Aby wyświetlić zawartość odebranego faksu, należy kliknąć dwukrotnie załącznik. GFI FaxMaker 4 Odbieranie faksów 15
5 Podgląd faksów programu GFI FaxMaker Podgląd faksów programu GFI FaxMaker umożliwia zarządzanie plikami faksów (z rozszerzeniem *.fax) oraz wyświetlanie, edytowanie, drukowanie i przechowywanie faksów. Podgląd faksów programu GFI FaxMaker można uruchomić, wybierając kolejno polecenia Start > Programy > Klient programu GFI FaxMaker > Podgląd programu GFI FaxMaker lub klikając dwukrotnie plik faksu (z rozszerzeniem *.fax). Screenshot 6: Faks wyświetlony na ekranie Podgląd faksów programu GFI FaxMaker Opcje ekranu Podgląd faksów programu GFI FaxMaker: 5.1 Zarządzanie faksami 17 5.2 Edytowanie faksów 17 GFI FaxMaker 5 Podgląd faksów programu GFI FaxMaker 16
5.1 Zarządzanie faksami W poniższej tabeli przedstawiono funkcje zarządzania faksami dostępne na ekranie Podgląd faksów programu GFI FaxMaker. Table 4: Zarządzanie faksami na ekranie Podgląd faksów programu GFI FaxMaker Funkcja Wyświetlanie faksów Zapisywanie faksów Drukowanie faksów Tworzenie faksów Powiększenie Nawigowanie między stronami Kliknij dwukrotnie plik faksu (z rozszerzeniem *.fax), aby wyświetlić faks na ekranie Podgląd faksów programu GFI FaxMaker. Wybierz kolejno polecenia Plik > Zapisz jako... Podaj lokalizację, nazwę i rozszerzenie pliku. Wybierz kolejno polecenia Plik > Drukuj i wybierz drukarkę. Skonfiguruj opcje wydruku, wybierając kolejno polecenia Plik > Ustawienia wydruku... Wybierz kolejno polecenia Plik > Nowy..., aby otworzyć nowy arkusz faksu. UWAGA: Zaleca się, aby faksy były tworzone w innym narzędziu i konwertowane do formatu faksu przez wydrukowanie zawartości za pomocą sterownika drukarki GFI FaxMaker. Więcej informacji: Drukowanie zawartości w kliencie programu GFI FaxMaker (strona 9). W menu Powiększenie wybierz poziom powiększenia wyświetlanej zawartości faksów. Na ekranie dostępny jest szereg opcji, na przykład powiększanie i pomniejszanie, dopasowywanie strony do szerokości lub wysokości okna lub powiększanie/pomniejszanie do określonej wartości procentowej lub wybranego współczynnika powiększenia. Jeśli faks zawiera wiele stron, można nawigować między nimi. Z menu Strona wybierz polecenie Następna strona lub Poprzednia strona, aby przejść odpowiednio do następnej lub poprzedniej strony. Kliknij kolejno polecenia Strona > Przejdź do strony, aby przejść do strony o wybranym numerze. Stronę do wyświetlenia można także wybrać na pasku narzędzi Strony. Paski narzędzi Wyświetlanie podglądu faksów Informacje o stronie Wszystkie strony można także wyświetlić w formie miniatur. Wybierz kolejno polecenia Widok > Widok miniatur. Kliknij dwukrotnie stronę do wyświetlenia. W menu Widok można wybrać paski narzędzi do wyświetlenia lub ukrycia. Paski narzędzi umożliwiają szybki dostęp do różnych funkcji. Po edycji faksu można wyświetlić jego podgląd w widoku czarno-białym używanym do przesyłania faksów. Wybierz kolejno polecenia Adnotacja > Podgląd czarno-biały. Aby zamknąć podgląd i kontynuować edytowanie faksu, wybierz kolejno polecenia Adnotacja > Pokaż. Wyświetl kolejno polecenia Widok > Informacje o obrazie..., aby załadować informacje o bieżącej stronie. 5.2 Edytowanie faksów W poniższej tabeli przedstawiono funkcje edycji faksów dostępne na ekranie Podgląd faksów programu GFI FaxMaker. Table 5: Edytowanie faksów na ekranie Podgląd faksów programu GFI FaxMaker Funkcja Obracanie stron Przejdź do menu Strona i wybierz odpowiednią opcję: Obróć w lewo obrót strony o 90 stopni przeciwnie do kierunku wskazówek zegara Obróć w prawo obrót strony o 90 stopni zgodnie z kierunkiem wskazówek zegara Usuwanie zawartości Ukrywanie zawartości Przerzuć obrót strony o 180 stopni Wybierz kolejno polecenia Adnotacja > Gumka i zaznacz obszar do wymazania. Funkcja ta umożliwia ukrywanie poufnych danych przed wysłaniem faksu. Wybierz kolejno polecenia Adnotacja > Wskaźnik wyboru i zaznacz obszar do ukrycia. Wybierz kolejno polecenia Edytuj > Zaczernij obszar, aby ukryć zaznaczony obszar. GFI FaxMaker 5 Podgląd faksów programu GFI FaxMaker 17
Funkcja Wstawianie kształtów Z poziomu paska narzędzi Adnotacje lub menu Adnotacja można wstawiać różne kształty: Prostokąt Okrąg Linie Można je wstawiać i wybierać ich rozmiar za pomocą myszy. Na pasku narzędzi stylu linii można ustawić grubość linii. Kształty i kolory Wstawianie tekstu Zmienianie rozmiaru kształtów Wyrównywanie zawartości Strzałki Na pasku narzędzi stylu linii można wybrać odpowiedni styl strzałki. Wybrany styl strzałki jest automatycznie dodawany podczas wstawiania nowego wiersza. Kształty można wybierać za pomocą narzędzia wyboru (Adnotacja > Narzędzie wyboru). Kolor do zastosowania można wybrać na pasku narzędzi kolorów/odcieni. UWAGA: Kolory zostają przekonwertowane na skalę szarości podczas zapisywania pliku faksu. Wybierz kolejno polecenia Adnotacja > Wpisywany tekst. Wstaw pole tekstowe i ustaw jego rozmiar za pomocą myszy. Wpisz tekst. Tekst można sformatować za pomocą paska narzędzi formatowania. Kształt do zmiany rozmiaru należy zaznaczyć za pomocą narzędzia wyboru (Adnotacja > Narzędzie wyboru). Zmień rozmiar kształtu za pomocą myszy. Zaznacz jeden lub więcej obiektów za pomocą narzędzia wyboru, a następnie za pomocą paska narzędzi wyrównania ustaw następujące właściwości położenia: Wyrównaj do lewej / prawej / góry / dołu / wyśrodkowania Wyrównuje dwa lub więcej kształtów do jednej strony lub do środka. Kształty są wyrównywane do kształtu, który został zaznaczony jako pierwszy. Przesuń na wierzch W przypadku występowania wielu kształtów w faksie można przenieść zaznaczony kształt nad pozostałe kształty. Wstawianie obrazów lub stempli Odwracanie kolorów Ulepszenia obrazu Wyróżnianie zawartości Przesuń na spód W przypadku występowania wielu kształtów w faksie można przenieść zaznaczony kształt pod pozostałe kształty. Wybierz kolejno polecenia Adnotacja > Stemple. Wybierz kształt do wstawienia i kliknij przycisk Akceptuj. Domyślnie w programie GFI FaxMaker dostępny jest zestaw najczęściej używanych kształtów. Kliknij przycisk Dodaj, aby dodać więcej obrazów do listy stempli. Obraz musi być dostępny w formacie *.bmp. Wybierz kolejno polecenia Strona > Odwróć, aby odwrócić wszystkie kolory faksu. Pliki faksu nie mogą zawierać kolorowej zawartości. Za pomocą opcji ulepszania obrazu można określić poziom zaciemnienia, z którym powinny zostać zapisane kolorowe kształty. Wybierz kolejno opcje Widok > Ulepszanie obrazu i zaznacz poziom jasności, w jakim ma zostać zapisany faks. Wybierz kolejno opcje Adnotacja > Wyróżnienie i wstaw wyróżniony prostokąt za pomocą myszy. GFI FaxMaker 5 Podgląd faksów programu GFI FaxMaker 18
6 Korzystanie z ekranu Formularz wiadomości faksowej programu GFI FaxMaker Na ekranie Formularz wiadomości faksowej programu GFI FaxMaker dostępny jest szereg opcji wysyłania faksów. Screenshot 7: Redagowanie faksu na ekranie Formularz wiadomości faksowej programu GFI FaxMaker Table 6: Opcje dostępne na ekranie Formularz wiadomości faksowej programu GFI FaxMaker Opcja Tworzenie nowej wiadomości faksowej Adresaci faksu Adresaci w polu DW Temat Wiadomość faksowa Załącznik podpis Wybierz kolejno polecenia Start > Programy > Klient programu GFI FaxMaker > Formularz wiadomości faksowej programu GFI FaxMaker. W polu tekstowym Do podaj numery faksów adresatów. Można także kliknąć opcję Do, aby wstawić adresatów z książki adresowej. Wprowadź numery adresatów faksu, którzy mają otrzymać kopię wiadomości. Można także kliknąć opcję DW, aby wstawić adresatów z książki adresowej. Podaj temat faksu w polu tekstowym Temat. Zostanie on wstawiony na stronie tytułowej faksu. Wpisz tekst wiadomości w polu tekstowym formularza. Zostanie on wstawiony na stronie tytułowej faksu. Kliknij przycisk Plik... lub wybierz kolejno polecenia Wstaw > Plik załącznika..., aby wybrać załącznik faksu. UWAGA: Ta metoda transmisji umożliwia konwertowanie faksów do formatu (*.fax) na serwerze GFI FaxMaker. Program GFI FaxMaker nie może konwertować faksów wysyłanych w formatach lub zawierających czcionki niezainstalowane na serwerze faksów. Z tego względu zaleca się konwertowanie zawartości do formatu faksu bezpośrednio z poziomu komputera użytkownika. Więcej informacji: Drukowanie zawartości w kliencie programu GFI FaxMaker (strona 9). Aby dołączać podpis do wszystkich faksów: 1. Kliknij przycisk Opcje. 2. Na karcie Format wybierz opcję Dołącz podpis. 3. Kliknij opcję Edytuj podpis..., aby wpisać lub zmodyfikować tekst podpisu. 4. Kliknij przycisk OK. 5. Zamknij i otwórz ponownie ekran Formularz wiadomości faksowej programu GFI FaxMaker. GFI FaxMaker 6 Korzystanie z ekranu Formularz wiadomości faksowej programu GFI FaxMaker 19
Opcja Strona tytułowa UWAGA: Niestandardową stronę tytułową można skonfigurować tylko wtedy, gdy klient programu GFI FaxMaker łączy się z programem GFI FaxMaker Online za pośrednictwem połączenia HTTPS. W trybie SMTP jest używana domyślna strona tytułowa skonfigurowana przez administratora programu GFI FaxMaker Online. Więcej informacji: Łączenie z programem GFI FaxMaker Online (strona 22). Stronę tytułową można dołączyć do wysyłanych faksów. 1. Kliknij przycisk Opcje. 2. Na karcie Format wybierz opcję Wyślij stronę tytułową. 3. Wybierz rodzaj strony tytułowej: Domyślna strona tytułowa: Aby użyć domyślnej strony tytułowej skonfigurowanej przez administratora, pozostaw puste pole Nazwa strony tytułowej. Niestandardowa strona tytułowa: Wybierz nazwę strony tytułowej, która ma być używana. 4. Kliknij przycisk OK. Po dodaniu zawartości i skonfigurowaniu ustawień kliknij przycisk Wyślij, aby przesłać faks. 6.1 Książka adresowa na ekranie Formularz wiadomości faksowej programu GFI FaxMaker Książka adresowa klienta GFI FaxMaker umożliwia zapisanie i zarządzenie listą odbiorców, szczegółowymi danymi i informacjami. WAŻNE Upewnij się, że wszystkie numery faksu w książce adresowej są zgodne z wymaganiami odnośnie do formatu liczb zapisywanych na serwerze GFI FaxMaker Online. Więcej informacji: Odbiorca faksu (strona 14). UWAGA W przypadku korzystania z programu Microsoft Outlook można używać kontaktów z książki adresowej tego programu oraz zarządzać nimi. Kliknij kolejno polecenia Wstaw > Adresaci z kontaktów programu Outlook..., aby otworzyć książkę adresową programu Microsoft Outlook. Załaduj książkę adresową programu GFI FaxMaker, wybierając kolejno polecenia Wstaw > Adresaci z książki adresowej programu FaxMaker... GFI FaxMaker 6 Korzystanie z ekranu Formularz wiadomości faksowej programu GFI FaxMaker 20
Screenshot 8: Książka adresowa programu GFI FaxMaker Książka adresowa programu GFI FaxMaker zawiera następujące elementy: Książki adresowe służą do przechowywania kontaktów i grup. Można utworzyć wiele książek adresowych. Grupy kontakty można poklasyfikować w grupach. Dzięki temu można wysyłać faksy do wszystkich kontaktów w danej w grupie. Adresaci kontakty z książki adresowej zawierające szczegóły pojedynczych odbiorców. Książki adresowe Table 7: Zarządzanie książkami adresowymi Funkcja Tworzenie nowej książki adresowej Usuwanie książek adresowych Eksportowanie książek adresowych 1. Na ekranie Książka adresowa programu GFI FaxMaker kliknij przycisk Opcje i wybierz pozycję Nowa książka adresowa. 2. Podaj nazwę w polu Nazwa książki adresowej. 3. Aby utworzyć udostępnioną książkę telefoniczną, wybierz pozycję Katalog globalny. 4. Kliknij przycisk OK. 1. Na ekranie Książka adresowa programu GFI FaxMaker wybierz książkę adresową do usunięcia. 2. Wybierz kolejno polecenia Opcje > Usuń książkę adresową. 3 Kliknij przycisk Tak, aby potwierdzić. Kontakty w książce adresowej można wyeksportować do pliku rozdzielanego przecinkami. 1. Wybierz rekordy do wyeksportowania. Aby zaznaczyć wielu adresatów, naciśnij i przytrzymaj klawisz Shift na klawiaturze. 2. Kliknij kolejno polecenia Opcje > Eksportuj do pliku ASCII. 3. Wybierz katalog i podaj nazwę pliku ASCII. 4. Kliknij przycisk Zapisz. GFI FaxMaker 6 Korzystanie z ekranu Formularz wiadomości faksowej programu GFI FaxMaker 21
Funkcja Importowanie książek adresowych Grupy Kontakty można importować z pliku rozdzielanego przecinkami z rozszerzeniem.txt. Każdy z rekordów powinien znajdować się w osobnych wierszach w następującym formacie: Imię, Nazwisko, Firma, Dział, Adres e-mail, Numer faksu, Numer telefonu UWAGA: Jeśli pole jest puste, należy pamiętać, aby wprowadzić cudzysłów (""), a następnie przecinek. 1. Na ekranie Książka adresowa GFI FaxMaker wybierz książkę adresową, w której mają zostać zapisane zaimportowane kontakty. 2. Kliknij kolejno polecenia Opcje > Importuj z pliku ASCII... 3. Wybierz plik do zaimportowania i kliknij przycisk Otwórz. Table 8: Zarządzanie grupami Funkcja Dodawanie grup Wyświetlanie kontaktów w grupach Usuwanie grup Wysyłanie faksu do grupy Adresaci Table 9: Zarządzanie adresatami Funkcja Dodawanie nowego adresata Edytowanie adresata Usuwanie adresata 1. Na ekranie Książka adresowa programu GFI FaxMaker wybierz adresatów, którzy mają zostać dodani do grupy. Aby zaznaczyć wielu adresatów, naciśnij i przytrzymaj klawisz Shift na klawiaturze. 2. Kliknij przycisk Opcje i wybierz opcję Dodaj do grupy... 3. Wybierz istniejącą grupę lub podaj nową nazwę grupy. 4. Kliknij przycisk OK. Na ekranie Książka adresowa programu GFI FaxMaker z listy rozwijanej Bieżąca grupa wybierz grupę kontaktów do wyświetlenia. W obszarze podglądu zostaną wyświetlone kontakty z tej grupy. Aby usunąć grupę oraz wszystkie jej kontakty: 1. Z listy rozwijanej Bieżąca grupa wybierz grupę do usunięcia. 2. Kliknij przycisk Usuń. 3. Kliknij przycisk Tak. Aby wysłać faks do wszystkich kontaktów należących do grupy: 1. Na ekranie Książka adresowa programu GFI FaxMaker wybierz grupę z listy rozwijanej Bieżąca grupa. 2. Kliknij przycisk OK. 3. Wszyscy członkowie grupy zostaną automatycznie dodani do listy odbiorców faksów. 1. Na ekranie Książka adresowa programu GFI FaxMaker wybierz książkę adresową i grupę, w której ma zostać utworzony nowy adresat. 2. Kliknij przycisk Dodaj. 3. Podaj szczegóły dotyczące adresata. 4. Kliknij przycisk OK. 1. Na ekranie Książka adresowa programu GFI FaxMaker wybierz użytkownika do edycji. 2. Kliknij przycisk Edytuj... 3. Zmień szczegóły adresata i kliknij przycisk OK. 1. Na ekranie Książka adresowa programu GFI FaxMaker wybierz użytkownika do usunięcia. 2. Kliknij przycisk Usuń. 3. Kliknij przycisk Tak. 6.2 Łączenie z programem GFI FaxMaker Online Klient programu GFI FaxMaker oferuje dwa różne sposoby łączenia i uwierzytelniania z programem GFI FaxMaker Online podczas wysyłania faksów: HTTPS i SMTP. GFI FaxMaker 6 Korzystanie z ekranu Formularz wiadomości faksowej programu GFI FaxMaker 22
W formularzu wiadomości faksowej programu GFI FaxMaker kliknij pozycję Opcje, a następnie skonfiguruj ustawienia połączenia. Wprowadź swój adres e-mail. Adres e-mail musi być taki sam jak adres e-mail skonfigurowany przez administratora w programie GFI FaxMaker Online. W razie wątpliwości skontaktuj się z administratorem programu GFI FaxMaker Online i poproś o sprawdzenie adresu e-mail bezpośrednio z konsoli administratora programu GFI FaxMaker Online. W polu Typ połączenia wybierz metodę połączenia: HTTPS (zalecane) E-mail (SMTP) Jest to zalecana metoda, w której połączenie jest nawiązywane za pomocą bezpiecznego protokołu internetowego. Wprowadź nazwę użytkownika i hasło do programu GFI FaxMaker Online. Te dane zostały do Ciebie wysłane w wiadomości e-mail w chwili utworzenia konta przez administratora. Nazwa użytkownika zwykle rozpoczyna się od liter MBX, po których następuje długa liczba. W razie wątpliwości kliknij przycisk Nie pamiętam poświadczeń, aby na adres e-mail skonfigurowany w polu Adres e-mail została wysłana wiadomość z nazwą użytkownika i instrukcjami resetowania hasła. Faksy są wysyłane do programu GFI FaxMaker Online za pośrednictwem protokołu SMTP (format poczty e-mail) przy użyciu serwera poczty. W przypadku używania opcji Serwer poczty programu GFI FaxMaker Online nie jest wymagana żadna dodatkowa konfiguracja. W przypadku używania opcji Niestandardowy serwer poczty wiadomości e-mail są przekazywane do programu GFI FaxMaker Online za pośrednictwem niestandardowego serwera poczty. Wpisz szczegółowe dane serwera poczty: Nazwa/adres IP serwera poczty: Nazwa FQDN lub adres IP serwera poczty. Port: Port SMTP, którego numer domyślny to 25, a w przypadku protokołu SSL 465. SSL: Zaznacz tę opcję, jeśli serwer poczty wymaga bezpiecznego połączenia. Wymagaj uwierzytelniania: Zaznacz tę opcję, jeśli serwer poczty wymaga uwierzytelniania. Wprowadź nazwę użytkownika jako adres e-mail oraz hasło. Wybierz opcję Bezpieczne uwierzytelnianie hasła, jeśli serwer poczty wyświetli takie żądanie. GFI FaxMaker 6 Korzystanie z ekranu Formularz wiadomości faksowej programu GFI FaxMaker 23
Screenshot 9: Łączenie z programem GFI FaxMaker Online za pośrednictwem protokołu HTTPS GFI FaxMaker 6 Korzystanie z ekranu Formularz wiadomości faksowej programu GFI FaxMaker 24
7 Indeks * *.fax 10, 16, 19 A adres e-mail 7-8, 23 D domyślna strona tytułowa 20 drukarki 7, 9, 13, 17 I Instalacja 5, 8 K książka adresowa 21 M Microsoft Outlook 4, 11, 20 P podpis 19 S SSL 23 U ukrywanie zawartości 17 uwierzytelnianie 23 W wymagania systemowe 5 Wyróżnianie zawartości 18 wysyłanie faksów 4, 13 Wyświetlanie podglądu faksów 17 GFI FaxMaker Indeks 25
STANY ZJEDNOCZONE, KANADA, AMERYKA ŚRODKOWA I POŁUDNIOWA 4309 Emperor Blvd, Suite 400, Durham, NC 27703, Stany Zjednoczone Telefon: +1 (888) 243-4329 Faks: +1 (919) 379-3402 ussales@gfi.com ZJEDNOCZONE KRÓLESTWO WIELKIEJ BRYTANII I IRLANDII PÓŁNOCNEJ Magna House, 18-32 London Road, Staines-upon-Thames, Middlesex, TW18 4BP, UK Telefon: +44 (0) 870 770 5370 Faks: +44 (0) 870 770 5377 sales@gfi.co.uk EUROPA, BLISKI WSCHÓD I AFRYKA GFI House, Territorials Street, Mriehel BKR 3000, Malta Telefon: +356 2205 2000 Faks: +356 2138 2419 sales@gfi.com AUSTRALIA I NOWA ZELANDIA 83 King William Road, Unley 5061, South Australia Telefon: +61 8 8273 3000 Faks: +61 8 8273 3099 sales@gfiap.com