UNIWERSYTET MIKOŁAJA KOPERNIKA BIURO PROGRAMÓW MIĘDZYNARODOWYCH ul. Gagarina 11, 87-100 Toruń tel./fax (0-56) 6114929 e-mail: ewader@umk.



Podobne dokumenty
ZASADY REALIZACJI GRANTÓW I BADAŃ ZAMAWIANYCH NA UNIWERSYTECIE ROLNICZYM IM. HUGONA KOŁŁĄTAJA W KRAKOWIE

INSTRUKCJA obiegu dokumentów związanych z przygotowaniem i realizacją projektów w ramach europejskich programów badawczych w Uniwersytecie Wrocławskim

7. Podstawą rozliczenia kosztów przejazdu prywatnym samochodem dla celów podróży krajowej lub zagranicznej są umowa o przejazd samochodem prywatnym

Zarządzenie nr 12/2008 Dyrektora ACK Cyfronet AGH z dnia 10 września 2008 roku

ZASADY PRZYGOTOWANIA I REALIZACJI PROJEKTÓW WSPÓŁFINANSOWANYCH Z FUNDUSZY EUROPEJSKICH

OBIEG DOKUMENTÓW. dla projektów realizowanych z udziałem środków Unii Europejskiej i innych środków zagranicznych

Rozliczenie finansowe działań w ramach Programu Fundusz Inicjatyw Obywatelskich Małopolska Lokalnie, edycja 2017 MŁODE ORGANIZACJE POZARZĄDOWE

Rektora Uniwersytetu Mikołaja Kopernika w Toruniu. z dnia 20 września 2013 r.

Instrukcja w sprawie określenia zasad delegowania i rozliczania kosztów podróży służbowych pracowników Uniwersytetu Rzeszowskiego

Dokumentacja załączana do Wniosku o płatność

PROCEDURA ZWIĄZANA Z WYJAZDAMI KRAJOWYMI I ZAGRANICZNYMI DOKTORANTÓW MIĘDZYNARODOWEGO STUDIUM DOKTORANCKIEGO INSTYTUTU FIZYKI JĄDROWEJ IM

INSTRUKCJA REALIZACJI I KONTROLI WYDATKÓW ORAZ OBIEGU DOKUMENTÓW FINANSOWO KSIĘGOWYCH W RAMACH PROJEKTÓW

Regulamin korzystania ze służbowych kart płatniczych w Państwowej Wyższej Szkole Zawodowej w Koninie. Rozdział 1 Postanowienia ogólne

Rozliczenie finansowe działań w ramach Programu Fundusz Inicjatyw Obywatelskich Małopolska Lokalnie, edycja 2017 GRUPY NIEFORMALNE Z PATRONEM

ZARZĄDZENIE Nr 15. Rektora Uniwersytetu Mikołaja Kopernika w Toruniu. z dnia 12 lutego 2019 r.

ZARZĄDZENIE Nr 144 /2006 Rektora Uniwersytetu Wrocławskiego z dnia 1 grudnia 2006 r.

INSTRUKCJA REALIZACJI I KONTROLI WYDATKÓW ORAZ OBIEGU DOKUMENTÓW FINANSOWO KSIĘGOWYCH W RAMACH PROJEKTÓW

Poz. 332 ZARZĄDZENIE NR 130 REKTORA UNIWERSYTETU WARSZAWSKIEGO. z dnia 12 grudnia 2018 r.

Program Leonardo da Vinci

REGULAMIN POSTĘPOWANIA

INSTRUKCJA REALIZACJI I KONTROLI WYDATKÓW ORAZ OBIEGU DOKUMENTÓW FINANSOWO KSIĘGOWYCH W RAMACH PROJEKTÓW

Zarządzenie nr 6 Rektora Uniwersytetu Łódzkiego z dnia r.

Zarządzenie Nr R-15/2009 Rektora Politechniki Lubelskiej w Lublinie z dnia 30 stycznia 2009 r.

Zasady rozliczania dotacji w ramach Instrumentu Finansowego LIFE + na podstawie dokumentów księgowych

Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego - 1 -

Zarządzenie nr 16 Rektora Uniwersytetu Jagiellońskiego z 9 lutego 2015 roku

ZARZĄDZENIE Nr 14/2007 Rektora Uniwersytetu Wrocławskiego z dnia 1 lutego 2007 r.

Zarządzenie nr 82 Rektora Uniwersytetu Jagiellońskiego z 2 grudnia 2010 roku

DOKUMENTY FINANSOWE W RAMACH MECHANIZMU FINANSOWEGO EUROPEJSKIEGO OBSZARU GOSPODARCZEGO ORAZ NORWESKIEGO MECHANIZMU FINANSOWEGO

OBIEG DOKUMENTÓW NA POLITECHNICE ŚLĄSKIEJ

ZARZĄDZENIE Nr 49/2012 REKTORA POLITECHNIKI RZESZOWSKIEJ im. IGNACEGO ŁUKASIEWICZA z dnia 29 października 2012 r.

Zarządzenie nr 11/17 Rektora Państwowej Wyższej Szkoły Zawodowej im. Witelona w Legnicy z dnia 03 kwietnia 2017 r.

Zarządzenie nr 156/2008 Rektora Uniwersytetu Przyrodniczego we Wrocławiu z dnia 22 grudnia 2008 r.

ZASADY ROZLICZANIA KOSZTÓW W PROJEKTACH

REGULAMIN ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI NAUKOWYMI W AKADEMII PEDAGOGIKI SPECJALNEJ IM. MARII GRZEGORZEWSKIEJ DZIAŁ I POSTANOWIENIA OGÓLNE

ZARZĄDZENIE Nr 57. Rektora Uniwersytetu Mikołaja Kopernika w Toruniu. z dnia 17 maja 2013 r.

Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych w projekcie Kadry dla Gospodarki

Zarządzenie Nr 23/2012 Rektora Uniwersytetu Wrocławskiego z dnia 28 marca 2012 r.

4 1. Pracownik ubiegający się o wydanie polecenia wyjazdu służbowego za granicę na wykonanie zadań określonych w 2, składa do Działu Nauki i Współprac

Zarządzenie nr 81 Rektora Akademii Sztuk Pięknych im. Jana Matejki w Krakowie z dnia 14 listopada 2017 r.

Kwalifikowalność wydatków jest sprawdzana zarówno na etapie oceny wniosku o dofinansowanie, weryfikacji wniosku o płatność, jak również na etapie

ZARZĄDZENIE Nr 81. Rektora Uniwersytetu Mikołaja Kopernika w Toruniu. z dnia 10 czerwca 2013 r.

STRUKTURA WEWNĘTRZNA

UCHWAŁA ZARZĄDU STOWARZYSZENIA POLITES. z dnia 2 stycznia 2014 r. w sprawie procedur finansowych obowiązujących w roku 2014

Przygotowanie budżetu projektu

Struktura umowy ERA_MOB-SW_2012

Określenie trybu postępowania na etapie aplikacji, podpisania umowy i realizacji projektów

Zarządzenie Nr R-24/2015 Rektora Politechniki Lubelskiej z dnia 10 kwietnia 2015 r.

Załącznik Nr 3 WZÓR. z wykonania zadania publicznego.... (tytuł zadania publicznego) w okresie od... do...

Zasady dokumentowania wydatków i opisywania dokumentów dowodowych

Zarządzenie nr 15/2018

INSTRUKCJA DOKONYWANIA ZAKUPÓW NA KATOLICKIM UNIWERSYTECIE LUBELSKIM JANA PAWŁA II

Zasady dokumentowania wydatków i opisywania dokumentów dowodowych

UNIWERSYTET ZIELONOGÓRSKI REGULAMIN ORGANIZACYJNY KURSÓW DOKSZTAŁCAJĄCYCH. Postanowienia ogólne

UNIWERSYTET MIKOŁAJA KOPERNIKA W TORUNIU. Rektora Uniwersytetu Mikołaja Kopernika w Toruniu. z dnia 29 października 2014 r.

POPOWO, dn. 22 listopada 2015 r.

I. Tryb powołania komisji konkursowej i jej zadania

Wypełnić dane w odpowiednich rubrykach zgodnie z aktualnym dokumentem rejestrowym.

RAPORT KOŃCOWY 1) z wykonania zadania w ramach PROGRAMU. wg umowy

ZAKŁADOWY PLAN KONT MIEJSKIEGO OŚRODKA POMOCY SPOŁECZNEJ w LUBANIU DLA PROJEKTÓW WSPÓŁFINANSOWANYCH Z EUROPEJSKIEGO FUNDUSZU SPOŁECZNEGO

Zarządzanie finansami Spotkanie wprowadzające 2019

Instrukcja rozliczania kosztów podróży służbowej

MINISTERSTWO EDUKACJI NARODOWEJ Biuro Wdrażania Europejskiego Funduszu Społecznego Warszawa,

ZARZĄDZENIE Nr 8/12/13 Rektora Politechniki Śląskiej z dnia 24 października 2012 roku

ZARZĄDZENIE NR 124/13 PREZYDENTA MIASTA ZDUŃSKA WOLA z dnia 1 marca 2013 r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji rozliczania kosztów podróży służbowej

Instrukcja obiegu i przechowywania dokumentów dla projektów współfinansowanych przez Unię Europejską

Zarządzenie Nr 2/2010 Rektora Uniwersytetu Kardynała Stefana Wyszyńskiego w Warszawie z dnia 6 stycznia 2010 r.

Polsko- -Ukraińska Rada Wymiany Młodzieży. Zarządzanie finansami. Spotkanie wprowadzające 2019 r.

Zasady otwierania rachunków bankowych i dysponowania środkami pożyczki z budżetu państwa

ZARZĄDZENIE Nr 56/2014 Rektora Uniwersytetu Wrocławskiego z dnia 9 maja 2014 r.

Kursy Intensywne Erasmusa IP 2011

Procedury dot. wyjazdów zagranicznych - studenci

Zarządzenie Rektora Politechniki Gdańskiej nr 32/2017 z 29 grudnia 2017 r.

Spotkanie informacyjne dla Koordynatorów zzakresu rozliczania przedsięwzięć

PLAN KONT DLA PROJEKTU WSPÓŁFINANSOWANEGO Z EUROPEJSKIEGO FUNDUSZU SPOŁECZNEGO W RAMACH PROGRAMU OPERACYJNEGO KAPITAŁ LUDZKI

Załącznik do Uchwały Senatu nr 7/2015 z dn Postanowienia wstępne

ZARZĄDZENIE Nr 34. Rektora Uniwersytetu Mikołaja Kopernika w Toruniu. z dnia 17 marca 2014 r.

REGULAMIN WYNAGRADZANIA PRACOWNIKÓW WARSZAWSKIEGO UNIWERSYTETU MEDYCZNEGO ZA PRACĘ PRZY REALIZACJI PROJEKTÓW

Staże i praktyki zagraniczne dla osób kształcących się i szkolących zawodowo

Zarządzanie finansami Spotkanie wprowadzające 2017

ZARZĄDZENIE NR 36/2013. Starosty Nowodworskiego z dnia 20 czerwca 2013 roku

Zarządzenie Nr 20/2006 Rektora Akademii Morskiej w Szczecinie z dnia r.

KOMUNIKAT KWESTORA NR 7 /2016

Zarządzenie Nr 30/2010/2011 Rektora Uniwersytetu Kazimierza Wielkiego z dnia 27 kwietnia 2011 roku

Zakres obowiązywania

INSTRUKCJA OPISU I OBIEGU DOKUMENTÓW FINANSOWO - KSIĘGOWYCH

REGULAMIN ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI NAUKOWYMI W UNIWERSYTECIE GDAŃSKIM

REGULAMIN PODRÓŻY SŁUŻBOWYCH ODBYWANYCH POZA GRANICE KRAJU

Zarządzanie finansami w projekcie Polsko-Ukraińska Rada Wymiany Młodzieży KONKURS 2016

RAPORT KOŃCOWY 1 z wykonania zadania w ramach programu Wolontariat dla dziedzictwa

DZIAŁ BADAŃ NAUKOWYCH (PN-1) ZASADY ZAWIERANIA I REALIZACJI UMÓW Z PRZEMYSŁEM

Zarządzanie finansami w projektach EFS 03 w ramach PO KL

INSTRUKTAŻ na 2013 rok

Regulamin przygotowywania wniosków i realizacji projektów finansowanych lub współfinansowanych ze środków krajowych lub zagranicznych 1

ZARZĄDZENIE Nr 295/2017 Prezydenta Miasta Bolesławiec. z dnia 5 października 2017 r.

Regulamin ubiegania się o finansowanie/dofinansowanie z programów Narodowego Centrum Badań i Rozwoju

Program Erasmus. Spotkanie informacyjne dla pracowników kwestur i działów finansowych uczelni

UMOWA FINANSOWA KONKURS 2018

Zarządzenie nr 22/2018

Uchwała nr 65/ Senatu Uniwersytetu Przyrodniczego w Lublinie. z dnia 26 kwietnia 2019 r.

Transkrypt:

UNIWERSYTET MIKOŁAJA KOPERNIKA BIURO PROGRAMÓW MIĘDZYNARODOWYCH ul. Gagarina 11, 87-100 Toruń tel./fax (0-56) 6114929 e-mail: ewader@umk.pl ABC KIEROWNIKA PROJEKTU MIĘDZYNARODOWEGO W związku z rosnącą liczbą projektów realizowanych w UMK w ramach różnych Programów Międzynarodowych (badawczych i edukacyjnych) oraz powtarzającymi się problemami z prawidłowym ich zarządzaniem i terminowym rozliczaniem, Kwestura i BPM proponują pisemne opracowanie podstawowych zasad postępowania w tym zakresie. Wiele problemów ma swoje źródło w braku informacji, inne wynikają z nieostrego podziału kompetencji pomiędzy kierownictwem projektu a jednostkami administracyjnymi, inne są wynikiem nieprecyzyjnych zakresów obowiązków osób zainteresowanych. Spodziewamy się, że broszurka będzie pomocna dla promotorów, kontraktorów, koordynatorów, kierowników i administratorów projektów. Mamy świadomość, że projekty są różnorodne, że nie da się uniknąć rozwiązywania spraw nietypowych w trybie interwencyjnym, chcemy jednak uprościć tryb postępowania w sprawach typowych, powtarzających się w większości projektów. Zagadnienia wymagające ustalonego trybu: I. Sprawy organizacyjne 1. Na etapie aplikacji konieczna jest konsultacja z rektorem i kwestorem, szczególnie w przypadkach, gdy wymagany jest wkład własny UMK do projektu. Należy zaproponować w jakiej formie i z jakich środków ten wkład będzie pokryty. 2. Umowę/contract/agreement z instytucją finansującą oraz pomiędzy partnerami podpisuje PROREKTOR ds. Badań Naukowych i Współpracy z Zagranicą jako prawny przedstawiciel Uczelni. Umowy podpisane na innym szczeblu nie są uważane jako prawnie wiążące. 3. Odpowiedzialność za merytoryczne, finansowe i terminowe prowadzenie projektu i jego rozliczenie zgodne z przepisami instytucji finansującej ponosi całkowicie i wyłącznie kierownik w UMK. 4. Kierownik projektu międzynarodowego powinien zorganizować sprawne zarządzanie administracyjno-finansowe projektem, np. poprzez zlecenie innej 1

osobie prowadzenia na bieżąco spraw rachunkowych w walucie obowiązującej wg kontraktu i uzgadniania wydatków z Kwesturą. 5. W przypadku wyjazdu służbowego (lub innej dłuższej nieobecności np. urlop, choroba), szczególnie w okresie zamykania roku rozliczeniowego lub końca projektu, kierownik wskazuje na piśmie inną osobę upoważnioną do podejmowania decyzji i podpisywania dokumentów dotyczących projektu na czas nieobecności. 6. Tryb rozliczania kosztów w 7. PR UE - w UMK przyjęto 60% narzuty. Obowiązuje podanie spójnych informacji na ten temat we wszystkich projektach realizowanych przez Uczelnię, gdyż jest ona centralnie rejestrowana w Komisji Europejskiej. W 7. PR UE nadano UMK numer PIC: 999836619. 7. Kopie aplikacji, kontraktu (po podpisaniu przez strony) oraz ewentualnie Przewodnika dla promotorów (Guidelines) należy przekazać do Biura Programów Międzynarodowych. 8. Jeżeli nie ma pełnej informacji w kontrakcie, należy dołączyć nazwisko i dane adresowe koordynatora całości projektu, a także osoby odpowiedzialnej za projekt w instytucji finansującej (np. odpowiednim DG Komisji Europejskiej). 9. Oprócz budżetu i planu zadań należy przedstawić podział środków na poszczególne działania w rozbiciu na udział poszczególnych partnerów projektu. Jeżeli kontrakt tego wymaga, konieczne jest sporządzenie umów pomiędzy partnerami konsorcjum, które podpisuje koordynator i które regulują wkład pracy, własny udział finansowy partnerów oraz inne kwestie jak np. prawa własności intelektualnej. 10. Daty okresu kontraktowego muszą być bezwzględnie przestrzegane. We wszystkich projektach wydatki poniesione poza datami projektu (wcześniej, przed obowiązywaniem kontraktu lub po jego wygaśnięciu) uznawane są za nieuprawnione. Za datę wydatku uważa się dzień wyksięgowania z rachunku, a nie dzień złożenia dyspozycji czy nawet data na zleceniu dyspozycji do kwestury. Należy zlecenia składać z odpowiednim wyprzedzeniem, szczególnie w okresie końca roku kalendarzowego i końca roku lub okresu kontraktowego. 11. Wszelkie zmiany zarówno w sferze merytorycznej jak i finansowej muszą być uzgadniane z koordynatorem projektu i zatwierdzone na piśmie przez przedstawiciela instytucji finansującej. 12. Kierownik projektu powinien zapewnić przechowywanie wszystkich dokumentów merytorycznych projektu, przez 5 lat od daty zatwierdzenia raportu 2

końcowego (lub dłużej, jeżeli tak wskazują zasady programu). W tym okresie instytucja finansująca ma prawo przeprowadzić audyt merytoryczny i/lub finansowy projektu. II. Zagadnienia finansowe 13. Jeżeli działania w ramach projektu rozpoczynają się przed wpływem środków finansowych lub instytucja finansująca przekazuje pewien odsetek środków (transzę), a resztę po zamknięciu i rozliczeniu projektu, wówczas zachodzi konieczność kredytowania działalności z innych środków. Należy tę sprawę ustalić z władzami Wydziału i Uczelni, zwracając uwagę na zabezpieczenie interesów UMK (np. finansowanie innych partnerów, straty w wyniku różnic kursowych). 14. Do celów każdego projektu prowadzony jest osobny rachunek bankowy. Otwarcie rachunku odbywa się na podstawie wniosku koordynatora do Kwestury. Należy podać rodzaj, nazwę i numer projektu, czasokres i wysokość spodziewanych środków oraz walutę w której konto ma być prowadzone. Prowadzenie rachunku w Banku Millennium jest odpłatne, tak więc należy sprawdzić czy koszty prowadzenia rachunku i koszty przelewów mogą obciążać budżet projektu. Jeżeli nie, to należy wskazać fundusz z jakiego mogą być pokrywane te opłaty. Należy też wyjaśnić czy sposób prowadzenia rachunku (np. pobieranie opłat z tyt. operacji finansowych, polityka kursowa itp.) odpowiadają regułom realizacji projektu. 15. Należy się upewnić, które pozycje budżetowe są limitowane, w jakim procencie i od jakiej podstawy, a także z których pozycji budżetowych środki mogą być przesuwane i na jakie cele oraz które mogą przechodzić na kolejny rok projektu w razie niewydania limitów. 16. Nie wszystkie programy pozwalają na opłacanie wynagrodzenia osób zatrudnionych na etacie w instytucji realizującej projekt. Należy się więc upewnić czy koszty osobowe są uprawnione. Jeżeli tak, to czy dozwolone jest opłacanie świadczeń społecznych i innych dodatków. Należy ustalić walutę w której zawierana jest umowa i wystawiany rachunek. 17. Wynagrodzenia dla osób fizycznych są realizowane przez Dział Płac na podstawie umów o dzieło bądź umów-zleceń na ogólnie obowiązujących 3

warunkach. Umowa o dzieło zawierana jest wtedy, gdy praca kończy się konkretnym produktem (podręcznik, artykuł itp.). W przypadku długotrwałej pracy na rzecz projektu zawierana jest umowa-zlecenie. Jeżeli wykonawca jest pracownikiem UMK, wtedy umowa zawierana jest z obowiązkiem ubezpieczenia społecznego. Jeżeli jest studentem lub pracuje w innej instytucji, to bez obowiązku ubezpieczenia.... Druki są zamieszczone na stronie http://www.umk.pl/pracownicy/umowy Dla projektów realizowanych w ramach 7. PR obowiązuje Regulamin wynagradzania pracowników Uniwersytetu Mikołaja Kopernika w Toruniu za pracę świadczoną w ramach realizacji projektów finansowanych ze źródeł zewnętrznych wprowadzony Zarządzeniem nr 154 Rektora UMK z dnia 31.12.2010 r. W przypadku gdy koszty osobowe są wkładem własnym do projektu, lub gdy pracownik przeznacza na prace w projekcie cześć godzin etatowych, należy prowadzić ewidencję czasu pracy. Wskazane jest aby z chwilą przystąpienia do pracy w projekcie za wynagrodzeniem pracownik otrzymywał nowy angaż lub aneks do umowy o pracę z wyszczególnieniem jaki procent etatu jest opłacany z budżetu UMK, a jaki z projektu. 18. Ze środków projektu pokrywany jest ZUS w części opłacanej przez pracodawcę. Fakt ten należy uwzględnić przy planowaniu budżetu na koszty osobowe. Oznacza to, iż realne koszty wynagrodzenia pracownika są wyższe niż wartość netto wpisana w umowie. 19. Wynagrodzenia dla instytucji, czyli osób prawnych (subcontracting) realizowane są na podstawie faktury wystawionej przez tę instytucję, o ile takie działanie jest przewidziane w kontrakcie. 20. Wyjazdy służbowe w ramach projektów realizowane są przez Dział Współpracy z Zagranicą. Z odpowiednim wyprzedzeniem przed wyjazdem należy złożyć podanie do Prorektora ds. Nauki i Współpracy z Zagranicą, drogą służbową, z opinią przełożonego, koordynatora projektu i dziekana. W podaniu należy podać cel i czas wyjazdu (dołączyć zaproszenie lub informację o konferencji) oraz źródło finansowania kosztów. Po pozytywnej decyzji Rektora, DWZ wykupuje bilety oraz przygotowuje zlecenie płatnicze na pobranie zaliczkowych diet pobytowych i hotelowych. Po powrocie należy rozliczyć wyjazd poprzez przedłożenie rachunku za zakwaterowanie. Rachunek musi być wystawiony na Uniwersytet Mikołaja Kopernika, z podaniem NIP-u UMK (PL 879-017-72-91), kogo dotyczy, dat pobytu, 4

liczby nocy itp. Świadczenia dodatkowe (np. śniadanie, rozmowy telefoniczne, mini bar) nie mogą być rozliczane. Merytoryczne sprawozdanie z wyjazdu składa się u koordynatora projektu. Bilety / karty pokładowe należy zachować do archiwum projektu. 21. Koszty zakupu aparatury w ramach niektórych programów są dozwolone, a w innych nie. Niektóre programy dopuszczają koszty amortyzacji aparatury przez czas trwania projektu i w stopniu jej używania dla celów projektu. Zakupy aparatury odbywają się na ogólnie przyjętych zasadach z uwzględnieniem ustawy o zamówieniach publicznych. 22. Należy zwrócić uwagę czy koszty podatku VAT mogą być opłacane z budżetu projektu. Jeżeli nie, to należy wskazać inne źródło finansowania. 23. Bank nalicza odsetki od depozytu środków. Należy sprawdzić, czy uzyskane w ten sposób dodatkowe wpływy mogą być przeznaczane na dobro projektu, czy też należy je zwrócić przy rozliczeniu. 24. Pełną dokumentację projektu (w tym rachunki, faktury, ewidencję stanu konta, korespondencję z koordynatorem i partnerami) należy przechowywać przez 5 lat (lub dłużej, jeżeli tak stanowią zasady programu) od daty zatwierdzenia raportu końcowego. W tym okresie instytucja finansująca ma prawo do kontroli, czyli tzw. Audytu. 25. Audyt jest wymagany w niektórych projektach, nie tylko po ich zakończeniu lecz również jako załącznik do sprawozdań rocznych. Koszty audytu należy uwzględnić w projekcie. O dokonanie audytu wnioskuje promotor projektu po uprzednim rozeznaniu ofert. Audytorem może być tylko biegły rewident po specjalnym przeszkoleniu. Lista osób uprawnionych jest dostępna na stronie internetowej Krajowego Punktu Kontaktowego. Odpłatność może być negocjowana oddzielnie dla każdej ekspertyzy. 26. W większości przypadków rachunki bankowe dla potrzeb projektów prowadzone są w Euro, natomiast płatności na terenie Polski dokonywane są w PLN. Jeżeli w projekcie są partnerzy lub podwykonawcy zagraniczni, wtedy zachodzić może również konieczność opłacania faktur w innych walutach. Wymaga to stosowania odpowiednich kursów. Politykę kursową należy uzgodnić z Kwesturą w momencie wpływu środków. 27. Faktury, noty i rachunki muszą być przedstawione w oryginale i muszą posiadać znamiona dokumentów finansowych pełną nazwę Uniwersytetu, adres 5

Gagarina 11 (nie adres jednostki), NIP UMK, datę wystawienia rachunku, kwotę, walutę, przedmiot transakcji, ilość/liczbę, kwotę netto, kwotę z VATem, kwotę słownie, czytelny podpis osoby wystawiającej, klauzulę zapłacono gotówką lub płatne przelewem, nazwę, adres i dane bankowe wystawcy. 28. Każdą fakturę należy opisać na odwrocie podać cel zakupu, z jakich środków płatne (podać jedno lub więcej źródeł, jeżeli projekt jest współfinansowany), kogo dotyczy. Podpisuje kierownik projektu. Środki trwałe należy wciągnąć do ewidencji danej jednostki i odnotować numer inwentarzowy. Ponadto trzeba opisać zgodność z ustawą o zamówieniach publicznych podpisuje osoba uprawniona w danej jednostce. 29. Przekazywanie środków do partnerów projektu może odbywać się na podstawie wniosku kierownika do Kwestury wraz z załączoną fakturą (jeżeli podwykonawcą jest osoba prawna) bądź wezwaniem do zapłaty (Request for money order) oraz umową w przypadku osoby fizycznej. Wszelkie dokumenty tego typu muszą być dołączone w oryginale i posiadać znamiona dokumentów finansowych wystawione na oficjalnym papierze z nagłówkiem instytucji, z oryginalną pieczątką i podpisem, tytułem płatności, datą, przedmiotem płatności oraz danymi rachunku, na który należność ma być przekazana. Dokumenty przesłane faksem bądź e-mailem nie są podstawą dla banku do wykonania operacji. 30. W budżecie większości projektów przewiduje się koszty pośrednie (general costs, overheads) na pokrycie innych nakładów, jakie poniosła instytucja z tytułu realizacji projektu (poza pozycjami wykazywanymi w budżecie). W większości przypadków jest to kwota procentowa od wydatków kwalifikowanych jako uprawnione lub od kosztów bezpośrednich. Należy zwrócić uwagę jaki będzie wymagany tryb rozliczenia tych kosztów (ryczałtowy czy wg kosztów rzeczywistych) oraz sposób ich ewidencjonowania. Koszty pośrednie naliczane być mogą jedynie od nakładów faktycznie poniesionych, a nie od planowanych w aplikacji projektu. Wymaga ustalenia z Kwesturą czy te koszty mają być przekazane na rachunek Uczelni czy Wydziału bądź Instytutu, ewentualnie w jakim podziale. 31. Rola Biura Programów Międzynarodowych polega na pomocy kierownikom w sferze administracyjnej, czy to na etapie przygotowywania aplikacji, czy też realizacji zaakceptowanego projektu, dostarczaniu niezbędnych załączników dot. statusu i kondycji Uczelni, opiniowaniu dokumentów i sprawdzaniu ich zgodności z kontraktem na życzenie Prorektora, a także wspomaganiu Kwestury, zwłaszcza pod 6

względem językowym (dokumentacja projektów jest najczęściej prowadzona w języku obcym/angielskim, natomiast Kwestura realizuje dokumenty wystawione w języku polskim (za wyjątkiem oryginalnych faktur). Wszelkie dokumenty od podmiotów zagranicznych, musza być zatwierdzone przez BPM przed ich przekazaniem do Kwestury. 32. Rolą Kwestury jest prawidłowe księgowanie i prowadzenie ewidencji wydatków w PLN zgodnie z zasadami obsługi kont właściwymi dla UMK. Zadaniem kierownika projektu międzynarodowego (lub osoby przez niego wyznaczonej) jest prowadzenie ewidencji wydatków w walucie grantu, zgodnie z wymogami kontraktu, w podziale na poszczególne zadania, zgodnie z limitami przewidzianymi w budżecie. 7