Rady i porady użytkowe Dział Eksploatacji CONTROLLING SYSTEMS sp. z o.o.
Rady i porady - źródło prezentacji: Najczęstsze problemy zgłaszane przez Klientów na etapie eksploatacji systemu Spostrzeżenia konsultantów podczas rozwiązywania problemów Co przed Państwem? Na co zwrócić uwagę podczas projektowania struktur budżetowych? Jak optymalnie definiować uprawnienia do struktur budżetowych? Jak ułatwić kontrolerowi proces modyfikacji struktur budżetowych? Jak tworzyć kostki OLAP, by zoptymalizować raportowanie? Co zrobić z wielkimi strukturami budżetowymi?
Na co zwrócić uwagę przy projektowaniu struktur budżetowych Układ wygodny do wprowadzania danych planowanych Skąd będą pobierane dane o wykonaniu poszczególnych budżetów Jakie uprawnienia będą mieli planiści (do całych struktur czy też do ich fragmentów) Sposób obserwacji danych przez użytkowników
Kryterium kto będzie wprowadzał dane planowane Kryterium to ma wpływ na sposób generowania skoroszytów do wprowadzania danych PORADA: Podział na osobne struktury budżetowe zawierające pozycje zależne i niezależne od osób planujących Zwrócenie uwagi na kolejność wymiarów, tak aby można było zautomatyzować proces tworzenia skoroszytów Podział dużych struktur budżetowych na mniejsze i łączenie ich w jednej kostce budżetowej na potrzeby tworzenia analiz
Kolejność wymiarów nie uwzględniająca osób planujących Problem: W jednym skoroszycie muszą się znaleźć elementy znajdujące się pod różnymi węzłami struktury -> wykluczenia nadmiarowych budżetów lub pracochłonne przeciąganie budżetów -> brak automatyzacji w przygotowaniu skoroszytów budżetowych
Wpływ kolejności wymiarów na łatwość generowania skoroszytów PORADA: Utworzyć nową strukturę ze zmienioną kolejnością wymiarów, tak aby można było przeciągać do skoroszytu całe podstruktury. Dodatkowa korzyść -> możliwość automatycznego generowania wielu skoroszytów
Wpływ struktury wymiarów na wygodę przeglądania danych bezpośrednio w strukturach budżetowych Stosowanie wymiarów o wielu poziomach zwiększa ilość zagłębienia w strukturze (od najwyższego poziomu do liścia) PORADA : Dodanie nowej hierarchii wymiaru (o mniejszej ilości poziomów) Korzyść: zmniejszenie ilości poziomów w strukturze
Kryterium pobierania danych o wykonaniu Tworzenie struktur zawierających wymiary występujące w tabelach faktów umożliwia utworzenie jednorodnego wzoru dla całej struktury budżetowej bez konieczności definiowania skomplikowanych warunków Where i Not where.
Kryterium pobierania danych o wykonaniu Co zrobić, jeśli brak wymiaru w Hurtowni Danych? PORADA: Rozbudowa HD dodanie brakujących wymiarów do tabeli wykonań (przykładowo dodanie wymiarów raportowych (np. pozycje rachunku, bilansu.) z wykorzystaniem plików mapujących. Dzięki temu zabiegowi tworzenie wzorów stanie się banalnie proste.
Nadawanie uprawnień do budżetów W module Administracja Uprawnienia do całych struktur zakładka Zależne od budżetów głównych Uprawnienia do fragmentów struktur zakładka Zależne od budżetów Bezpośrednio w skoroszytach Uwaga: Uprawnienia nadawane z poziomu skoroszytów są zawsze zapisywane w grupie uprawnień Zależne od budżetów. Nadawane są uprawnienia tylko do budżetów, miar, wersji i okresów budżetowych znajdujących się w skoroszycie. W skoroszytach typu Matrix, nadawanie uprawnień podczas definiowania skoroszytu powoduje, że użytkownik ma uprawnienia wyłącznie do liści bez węzłów zawierających agregacje.
Jak nie należy definiować uprawnień Nadanie uprawnień tylko do liści (skoroszyt Matrix) Nadanie uprawnień do całych struktur na zakładce Zależne od budżetów PORADA Rezygnacja z nadawania uprawnień podczas generowania skoroszytów powoduje, że tworzą się one zdecydowanie szybciej.
Prawidłowo zdefiniowane uprawnienia Nadanie uprawnień do całej podstruktury bezpośrednio w module Administracja PORADA Możliwość automatycznego nadawania uprawnień do nowych elementów dodanych do poddrzewa, wszystkich miar, wersji i nowych okresów budżetowych
Prawidłowo zdefiniowane uprawnienia Nadanie uprawnień do całych struktur budżetowych na zakładce Zależne od budżetów głównych PORADA Taki sposób definiowania przyśpiesza operacje wykonywane na budżetach poprzez pominięcie sprawdzania uprawnień do poszczególnych budżetów znajdujących się w strukturze
Dobre praktyki podczas tworzenia i edycji struktur budżetowych Wykorzystywanie funkcji Dodaj elementy wymiaru na podstawie tabel faktów w oparciu o: Tabele wykonań, w których występują powiązania między elementami wymiarów Tabele mapujące tworzone w zasilaniu lub w Modelowaniu OLAP (zasilane z Excela lub wypełniane napisaną procedurą) Wykorzystanie mechanizmu automatycznej edycji struktur, bazującego na wskazanej tabeli mapującej
Dobre praktyki podczas tworzenia i edycji struktur budżetowych PORADA Należy unikać: Ręcznego mapowania wymiarów w strukturach o dużej zmienności (np. projektów, zadań) Mapowania wszystkiego z wszystkim w celu zaoszczędzenia czasu podczas mapowania wymiarów, np. wszyscy Kontrahenci do każdego Oddziału lub wszystkie koszty rodzajowe do każdego MPK
Kostki OLAP Kostki OLAP dostępne w Eurece są tworzone: Mechanizmem zasilania podczas budowy i rozbudowy hurtowni danych Podczas tworzenia struktur budżetowych (pojedyncze kostki lub kilka struktur budżetowych w fizycznie jednej kostce) W zarządzaniu kostkami OLAP Poprzez grupowanie już utworzonych kostek w zbiorczej kostce funkcja Linked Object w Modelowaniu OLAP
Każda struktura budżetowa ma osobną kostkę budżetową ZALETY Łatwe zarządzanie uprawnieniami do kostek OGRANICZENIA Analizy przestawne źródłem danych jest tylko jedna kostka i użytkownik WWW nie utworzy analizy odwołującej się do danych z różnych kostek Analizy odwołujące się do kilku kostek możemy wykonać w module analiz Ad hoc
Jedna kostka zawiera kilka struktur budżetowych ZASTOSOWANIE: Struktury budżetowe tworzone wg kryterium osoby planującej i połączone w jednej kostce OLAP. Zaletą takiego rozwiązania są małe struktury i łatwość nadawania uprawnień do struktur budżetowych. Podczas tworzenia struktury wskazujemy kostkę, w ramach której ma być utworzona nowa kostka.
Jedna kostka zawiera kilka struktur budżetowych W budżetowaniu są widoczne osobne struktury budżetowe.
Kostka OLAP zawiera kilka struktur budżetowych Każda struktura budżetowa jest tworzona jako osobna grupa miar w kostce Podczas tworzenia kostki miarom należącym do różnych struktur, a mających te same nazwy, nadajemy aliasy
Jedna kostka zawiera kilka struktur budżetowych Zbiorcza kostka zawierająca kilka struktur budżetowych zawiera kilka grup miar i jest dostępna w: analizach przestawnych analizach ad-hoc w pulpitach ZALETY Użytkownik może wykonywać analizy, odwołujące się do danych z kilku struktur budżetowych, co jest szczególnie ważne dla użytkowników WWW
Łączenie kilku kostek w jedną zbiorczą kostkę funkcja Linked Object Gdzie tworzymy funkcja LINKED OBJECT w zarządzaniu kostkami OLAP KORZYŚĆ - użytkownicy uniezależniają się od administratorów IT i samodzielnie mogą łączyć różne kostki w jeden obiekt, który jest dostępny w analizach przestawnych, analizach wielowymiarowych (ad-hoc) oraz w Pulpitach
Kostka Linked Object dostępność pól w analizach
Łączenie kilku kostek w jedną zbiorczą kostkę funkcja Linked Object
Kostka Linked Object miara wyliczana
Łączenie kilku kostek w jedną zbiorczą kostkę funkcja Linked Object ZALETY Tą samą kostkę bazową można wykorzystać w różnych kostkach Linked Object, np. w osobnych kostkach łączymy kostki przychodowe kostki kosztowe Kostki kosztowe i przychodowe W kostkach Linked Object można tworzyć miary wyliczane poszerzające możliwości analityczne
Pomysły co zrobić jeśli struktury budżetowe zrobiły się zbyt duże i niewydajne Proponujemy: Wykonanie audytu istniejącego modelu budżetowego bo może warto przeprojektować model Odchudzenie struktur poprzez usunięcie zbędnych elementów (np. zamkniętych projektów) lub przeniesienie ich do innej struktury Usunięcie danych z poprzednich lat (z archiwizacją lub bez) Przejście na planowanie w kostkach OLAP (przebudowa modelu)
Dziękuję za uwagę