REGULAMINY I INNE WEWNĄTRZZAKŁADOWE ŹRÓDŁA PRAWA

REGULAMINY I INNE WEWNĄTRZZAKŁADOWE ŹRÓDŁA PRAWA

Regulaminy i inne wewnątrzzakładowe źródła prawa pracy

Publikacja Regulaminy i inne wewnątrzzakładowe źródła prawa pracy to starannie wyselekcjonowane i zebrane informacje, wskazówki, porady, stanowiska urzędów oraz orzeczenia sądów. Wszystko w jednym miejscu, łatwo dostępne, kompleksowo omawiające tematykę regulacji obowiązujących w zakładzie pracy. Wydawca Agnieszka Konopacka-Kuramochi Redaktor prowadzący Anna Makarczuk Korekta Zespół Koordynator produkcji Magdalena Huta Opracowanie graficzne Piotr Fedorczyk Druk Drukarnia Mdruk Skład i łamanie Triograf Dariusz Kołacz ISBN 978-83-269-4842-8 Wiedza i Praktyka sp. z o.o. 03-918 Warszawa, ul. Łotewska 9a tel. 22 518 29 29, faks 22 617 60 10, e-mail: personel@wip.pl NIP: 526-19-92-256 Numer KRS: 0000098264 Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy XIII Wydział Gospodarczy Rejestrowy Wysokość kapitału zakładowego: 200.000 zł Copyright by Wiedza i Praktyka sp. z o.o. Warszawa 2016 Materiał został merytorycznie opracowany przez ekspertów m.in. z Państwowej Inspekcji Pracy oraz Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej. Publikacja Regulaminy i inne wewnątrzzakładowe źródła prawa pracy jest chroniona prawem autorskim. Przedruk materiałów w niej opublikowanych bez zgody wydawcy jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. Publikacja Regulaminy i inne wewnątrzzakładowe źródła prawa pracy została przygotowana z zachowaniem najwyższej staranności i wykorzystaniem wysokich kwalifikacji, wiedzy oraz doświadczenia jej twórców. Zaproponowane w niej wskazówki, porady i interpretacje dotyczą sytuacji typowych. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Opublikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym autorzy, konsultanci oraz redakcja nie mogą ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w publikacji Regulaminy i inne wewnątrzzakładowe źródła prawa pracy wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przypadków. Informacje o prenumeracie tel.: 22 518 29 29 e-mail: cok@wip.pl

Spis treści Rozdział 1. Jakie zapisy powinien zawierać regulamin pracy, jakie warto w nim umieścić, a jakich unikać... 6 Podstawowe dozwolone zapisy regulaminu pracy... 6 Mniej niż 20 pracowników zamiast informacji o warunkach zatrudnienia można wydać regulamin pracy... 13 Potwierdzenie zapoznania się pracownika z treścią regulaminu pracy... 15 Wzór: Potwierdzenie zapoznania się z treścią regulaminu pracy... 16 Wzór: Potwierdzenie otrzymania rozszerzonej informacji o warunkach zatrudnienia (z art. 29 3 Kodeksu pracy)... 18 Wzór: Potwierdzenie zapoznania z obwieszczeniem, o którym mowa w art. 150 Kodeksu pracy... 19 Wyjścia prywatne w godzinach pracy ustalenie zasad korzystania w regulaminie pracy... 24 Wzór: Przykładowy zapis w regulaminie pracy... 25 Wzór: Wniosek o zwolnienie na załatwienie spraw osobistych z propozycją terminu odpracowania... 26 Urlop na żądanie przyda się zapis w regulaminie i dowody udzielenia urlopu... 30 Wzór: Regulamin pracy fragment dotyczący urlopów na żądanie... 30 Wzór: Potwierdzenie zgłoszenia i udzielenia urlopu wypoczynkowego na żądanie... 31 Zasady korzystania ze sprzętu komputerowego przydatne zapisy... 41 Wzór: Fragment regulaminu pracy zasady korzystania ze służbowego sprzętu elektronicznego... 42 Wzór: Oświadczenie o zapoznaniu się z zasadami korzystania ze sprzętu elektronicznego... 43 Jak w regulaminie pracy uregulować refundację okularów... 61 Wzór: Zapis refundacji okularów (szkieł kontaktowych) korygujących wzrok w regulaminie pracy... 63 Jak bezbłędnie zapisać w regulaminie pracy zasady odpowiedzialności materialnej pracowników... 67 Wzór: Odpowiedzialność materialna pracowników zasady ogólne... 68 Wzór: Odpowiedzialność materialna za mienie powierzone pracownikowi z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się... 70 Wzór: Umowa o użytkowanie rzutnika stanowiącego własność pracodawcy... 71 3

Regulaminy i inne wewnątrzzakładowe źródła prawa pracy Rozdział 2. Kto musi, a kto może wydać regulamin wynagradzania i jak wprowadzać do niego zmiany... 73 Regulamin wynagradzania to nie powielenie przepisów... 73 Mały pracodawca też może wydać regulamin wynagradzania... 79 Niekorzystna zmiana regulaminu wynagradzania wymaga wypowiedzeń zmieniających... 81 Rezygnacja z ZFŚS lub obniżenie odpisu przykładowe aneksy do regulaminu wynagradzania... 82 Wzór: Rezygnacja z tworzenia ZFŚS przykładowy wzór aneksu do regulaminu wynagradzania... 83 Wzór: Fragment pisma do pracowników o rezygnacji z działalności socjalnej przez pracodawcę, u którego nie obowiązują przepisy wewnątrzzakładowe... 85 Wzór: Obniżenie wskaźnika odpisu na ZFŚS przykładowy wzór aneksu do regulaminu wynagradzania... 86 Zasady dotyczące rozliczania podróży służbowych można modyfikować np. w regulaminie wynagradzania... 87 Wzór: Regulamin wynagradzania rozdział dotyczący zasad rozliczania podróży służbowych (prywatny pracodawca)... 87 Wzór: Wniosek o zaliczkę... 101 Pracownik ma sam zapoznać się ze zmianami regulaminów... 104 Określenie prawa niektórych pracowników do dodatkowych składników wynagrodzenia... 107 Rozdział 3. Jakie kryteria premiowania warto wprowadzić i czy można zabezpieczyć się na wypadek problemów finansowych... 109 Premia regulaminowa sposób na efektywne wynagradzanie... 109 Wzór: Regulamin premiowania... 109 Rozdział 4. Kiedy warto wydać regulamin zabezpieczający poufne informacje pracodawcy... 126 Chcąc zabezpieczyć swoje poufne dane, pracodawca powinien wydać specjalny regulamin... 126 Wzór: Regulamin bezpieczeństwa informacji... 126 Przykład prawidłowego zapisu w regulaminie pracy... 128 4

Spis treści Wzór: Oświadczenie pracownika o zapoznaniu się z treścią Regulaminu bezpieczeństwa informacji oraz przyjęciu zobowiązania do jego przestrzegania... 132 Rozdział 5. Kontrola dostępu do pomieszczeń służbowych jak prowadzić ją zgodnie z prawem... 137 Ustalenie przejrzystych zasad korzystania z pomieszczeń służbowych może przynieść pracodawcy wiele korzyści... 137 Wzór: Procedura kontroli dostępu do pomieszczeń służbowych... 137 Wzór: Załącznik nr 1 do Procedury kontroli dostępu do pomieszczeń służbowych Oświadczenie pracownika o pobraniu karty magnetycznej... 140 Wzór: Oświadczenie pracownika o zapoznaniu się z treścią Procedury kontroli dostępu do pomieszczeń służbowych... 140 Rozdział 6. Procedury antymobbingowa i antydyskryminacyjna dlaczego warto, by pracodawca je wprowadził i stosował... 153 Przeciwdziałanie mobbingowi to obowiązek pracodawcy... 153 Wzór: Procedura przeciwdziałania mobbingowi... 153 Wzór: Załącznik nr 1 Zawiadomienie pracodawcy o przypadku mobbingu... 159 Procedura antydyskryminacyjna może uchronić przed wypłatą wysokich odszkodowań... 162 Wzór: Strategia przeciwdziałania dyskryminacji... 162 Wzór: Załącznik nr 1 Zawiadomienie pracodawcy o przypadku dyskryminacji... 165 Nie tylko szef może być mobberem, ale odpowiedzialność zawsze ponosi pracodawca... 174 5

Regulaminy i inne wewnątrzzakładowe źródła prawa pracy Rozdział 1. Jakie zapisy powinien zawierać regul amin pracy, jakie warto w nim umieścić, a jakich unikać Podstawowe dozwolone zapisy regulaminu pracy Jednym z najczęściej funkcjonujących aktów prawa wewnątrzzakładowego jest regulamin pracy. Sprawdźmy, co powinno się w nim znaleźć, a jakich zapisów należy unikać i czy ustalając regulamin, warto trzymać się zasady im więcej, tym lepiej. Obowiązek ustalenia regulaminu Regulamin pracy jest aktem wewnętrznym, który ustala: organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki stron stosunku pracy (art. 104 1 Kodeksu pracy). WAŻNE Według Państwowej Inspekcji Pracy nic nie stoi na przeszkodzie, aby regulamin pracy wydał także mniejszy pracodawca, czyli zatrudniający nie więcej niż 19 pracowników. W takim przypadku postanowienia regulaminu są obowiązujące dla stron stosunku pracy tym samym pracodawca nie musi np. podawać w dodatkowej informacji o warunkach zatrudnienia godzin pory nocnej, miejsca, terminu i czasu wypłaty wynagrodzenia, a także przyjętego sposobu potwierdzania przez pracowników przybycia do pracy i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności jeśli zostało to uregulowane w regulaminie pracy (zob. dalej: Mniej niż 20 pracowników zamiast informacji o warunkach zatrudnienia można wydać regulamin pracy, str. 13). Obowiązek wydania regulaminu spoczywa na każdym pracodawcy, zatrudniającym co najmniej 20 pracowników, którzy nie są objęci postanowieniami układu zbiorowego pracy (zakładowego lub ponadzakładowego). 6

Regulamin pracy Samodzielnie lub po uzgodnieniu ze związkami Tryb ustalania regulaminu pracy zależy od tego, czy u pracodawcy działają organizacje związkowe. Jeśli nie ma żadnych związków zawodowych pracodawca samodzielnie wydaje regulamin (nie ma obowiązku uzgadniania go lub konsultowania z radą pracowników lub przedstawicielami załogi). Jeśli natomiast w zakładzie działają organizacje związkowe (jedna lub więcej), pracodawca ma obowiązek uzgodnić z nimi treść regulaminu pracy. Dopiero jeśli okaże się to niemożliwe, pracodawca może samodzielnie wydać akt. Obowiązek uzgodnienia treści regulaminu ze związkami zawodowymi oznacza, że strony muszą dojść w tej kwestii do porozumienia. Jak podkreślił Sąd Najwyższy w uzasadnieniu do wyroku z 21 marca 2001 r. (sygn. akt I PKN 320/00, OSNP 2002/24/599): ustawodawca nie tylko przewiduje udział zakładowej organizacji związkowej w jego [regulaminu pracy przyp. red.] tworzeniu, ale wymaga uzgodnienia z nią jego treści, a więc przyznaje tej organizacji w procesie stanowienia regulaminu pracy kompetencje o charakterze stanowczym. Zdaniem SN Regulamin pracy wydany przez pracodawcę bez wymaganego uzgodnienia z zakładową organizacją związkową nie ma mocy wiążącej. Wyrok Sądu Najwyższego z 21 marca 2001 r., sygn. akt I PKN 320/00, OSNP 2002/24/599 2 tygodnie na wejście w życie Regulamin pracy wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy (czyli np. poprzez zamieszczenie w firmowym intranecie, wywieszenie na tablicy ogłoszeń lub rozesłanie do pracowników pocztą elektroniczną). UWAGA O ile w przypadku już zatrudnionych pracowników pracodawca musi jedynie podać regulamin pracy do ich wiadomości, to nowo przyjmowane do pracy osoby ma obowiązek z nim zapoznać (zob. dalej: Potwierdzenie zapoznania się pracownika z treścią regulaminu pracy, str. 15). 7