Zarządzenie wewnętrzne Nr OR.120.13.2015 Wójta Gminy Dubicze Cerkiewne z dnia 17 sierpnia 2015r. w sprawie wprowadzenia Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów w Urzędzie Gminy Dubicze Cerkiewne przy wykorzystaniu systemu SMARTDOC Na podstawie art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (z 2001r. Nr 142 poz. 1591 z późn. zm.), w związku z art. 14 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. Nr 64 poz. 565 z późn. zm.) Wójt Gminy Dubicze Cerkiewne zarządza, co następuje: 1 1. Z dniem 1 października 2015r. r. wprowadzam w Urzędzie Gminy Dubicze Cerkiewne System Elektronicznego Obiegu Dokumentów, którego instrukcję określa załącznik nr 1 do niniejszego Zarządzenia. 2. System Elektronicznego Obiegu Dokumentów działa równolegle do obiegu dokumentacji prowadzonego w systemie tradycyjnym, który jest podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw, wykonywania czynności kancelaryjnych oraz gromadzenia i tworzenia dokumentów w Urzędzie Gminy Dubicze Cerkiewne 2 W przypadku awarii systemu SmartDoc", upoważnia się Sekretarza Gminy do podjęcia decyzji w sprawie przywrócenia obiegu akt na nośniku papierowym zgodnie z zasadami obowiązującej instrukcji kancelaryjnej. Po ustaniu awarii należy: 1. Nanieść identyfikator i wykonać odwzorowanie cyfrowe wpływu na nośniku papierowym, 2. Odzwierciedlić w systemie informatycznym (EZD) przebieg załatwiania spraw. 3 Na Administratora Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów wyznaczam Pana Marcina Siemieniuk-Morawskiego. Zakres obowiązków Administratora określa załącznik nr 2 do niniejszego Zarządzenia. 4 Wykonanie zarządzenia powierzam pracownikom zatrudnionym w Urzędzie Gminy Dubicze Cerkiewne. 5 Nadzór nad wykonaniem zarządzenia powierzam Sekretarzowi Gminy Dubicze Cerkiewne. 6 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
Załącznik nr 1 do zarządzenia OR.120.13.2015 z dnia 17.08.2015r. Instrukcja Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów w Urzędzie Gminy Dubicze Cerkiewne I. PODSTAWOWE ZASADY SYSTEMU ELEKTRONICZNEGO OBIEGU DOKUMENTÓW (SEOD) 1. Elektroniczny Obieg Dokumentów w Urzędzie Gminy Dubicze Cerkiewne umożliwia składanie wniosków w wersji elektronicznej oraz śledzenie stanu załatwienia sprawy niezależnie od formy wniosku, w jakiej został złożony (elektroniczna, papierowa). 2. Każdy z pracowników pracujących w systemie ma indywidualny login do logowania i pracy w systemie. Hasło ustala się indywidualnie i zmienia się co 30 dni zgodnie z polityką bezpieczeństwa informacji w Urzędzie Gminy Dubicze Cerkiewne. 3. System Obiegu Dokumentów oparty jest o system SMARTDOC. 4. SMARTDOC to zintegrowany pakiet oprogramowania do zarządzania dokumentami, korespondencją, sprawami oraz poleceniami. System ten jest oparty o Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt (JRWA) i jest zgodny z instrukcją kancelaryjną. 5. W celu zachowania i należytego przechowywania wszystkich dokumentów odzwierciedlających przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw, podlegają one ewidencjonowaniu w systemie teleinformatycznym. 6. Wszyscy użytkownicy Systemu Obiegu Dokumentów zobowiązani są do niezwłocznego zgłaszania uwag, usterek i wszelkich trudności związanych z obsługą systemu do Administratora. II. OBIEG PISMA PAPIEROWEGO 1. Pracownik sekretariatu Urzędu Gminy Dubicze Cerkiewne dokonuje elektronicznej rejestracji korespondencji wpływającej do Urzędu Gminy drogą pocztową (listownie) oraz składanej osobiście przez interesantów. Obraz dokumentu zostaje wprowadzony do systemu obiegu dokumentów za pośrednictwem skanera i zapisywany jest na serwerze. Każdy kontakt rejestrowany jest w systemie i posiada indywidualny numer identyfikacyjny. Interesant na żądanie otrzymuje potwierdzenie odbioru z ID, dzięki któremu może sprawdzić stan sprawy za pomocą Internetu (Urzędowe Poświadczenie Odbioru). 2. Przesyłki na nośniku papierowym kancelaria rejestruje na podstawie: 1) danych zawartych w treści pisma, gdy istnieje możliwość otwarcia koperty i zapoznania się z treścią pisma, 2) danych na kopercie, gdy nie ma możliwości jej otwarcia. 3. Nie wykonuje się odwzorowania cyfrowego wpływów gdy: 1) rozmiar strony jest większy niż A4,
2) liczba stron jest większa niż 50, 3) treść jest nieczytelna, 4) postać lub forma pisma jest inna niż papierowa. 3. Pracownik sekretariatu Urzędu Gminy przedkłada korespondencję do dekretacji Wójtowi lub Sekretarzowi Gminy. Po zadekretowaniu korespondencji zostaje ona przekazana do odpowiednich pracowników w formie elektronicznej i papierów 4. Wyłączeniu z dekretacji podlegają przesyłki określone w załączniku Nr 3 zarządzenia stanowiącym wykaz dokumentów niepodlegających dekretacji 5. Pracownicy po dekretacji odbierają za pokwitowaniem korespondencję w formie papierowej. 6. Na swoich stanowiskach pracownicy Urzędu Gminy: 1) przyjmują korespondencję i potwierdzają jej wpływ w aplikacji SMARTDOC, 2) rejestrują sprawę zgodnie z Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt, 3) rozpatrują sprawę oraz sprawdzają, czy wniosek nie zawiera braków formalnych i ewentualnie wysyłają wezwanie do usunięcia braków, 4) przygotowują projekt odpowiedzi / decyzji / zaświadczenia, które przekazywane są do akceptacji 5) dołączają odpowiedź do danej sprawy w systemie obiegu dokumentów (np. w postaci pliku tekstowego), 6) dołączają pismo do teczki aktowej w systemie poprzez określenie symbolu hasła z JRWA (w przypadku nowej sprawy) lub też dołączenie jej do istniejącej sprawy (w przypadku pisma dotyczącego sprawy aktualnie rozpatrywanej), 7) pracownik sekretariatu Urzędu Gminy sporządza dzienne raporty poczty przychodzącej, które drukuje i ewidencjonuje. 1. Kierownicy referatów Urzędu Gminy: 1) mają w systemie bieżący wgląd w korespondencję zadekretowaną do pracowników swojego referatu, 2) akceptują projekty pism przesłane przez pracowników, 3) rozpatrują korespondencję zadekretowaną im merytorycznie do załatwienia zgodnie zasadami przyjętymi w ust.4, 4) sprawują stały nadzór nad o terminowym załatwianiem spraw w referacie. I. OBIEG PISMA ELEKTRONICZNEGO 1. Wnioski w sposób elektroniczny można składać za pośrednictwem Systemu Elektronicznej Komunikacji Administracji Publicznej w Województwie Podlaskim oraz na nośnikach elektronicznych.
2. Wniosek przesłany drogą elektroniczną zostaje przesłany do systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów i tu jest rejestrowany przez pracownika sekretariatu Gminy w Książce Podawczej. Wniosek złożony w sposób elektroniczny musi być podpisany bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu. 3.Bezpieczny podpis elektroniczny, weryfikowany przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu, stanowi dowód na to, że został on złożony przez osobę określoną w tym certyfikacie jako właściciel podpisu elektronicznego
Załącznik nr 2 do zarządzenia OR.120.13.2015 z dnia 17.08.2015r. Zakres obowiązków Administratora Systemu Elektronicznego Obiegu Dokumentów Do zadań administratora serwera systemu SEOD należy: - dbanie o należyte zabezpieczenie dostępu do serwera zarówno fizycznie (odpowiednie zabezpieczenie miejsca przechowywania serwera) jak i technicznie (odpowiednie zabezpieczenie dostępu do serwera poprzez sieć), - kontrola stanu technicznego serwera, - wykonywanie czynności konserwacyjnych bazy danych systemu SEOD zapewniających jego szybką i efektywną pracę, - wykonywanie regularnych kopii bezpieczeństwa danych przechowywanych w bazie danych jak również danych konfiguracyjnych serwera, - właściwe przechowywanie w/w kopii w celu ich jak najdłuższej przydatności w wypadku awarii. - odtwarzanie bazy danych systemu SEOD w razie awarii, - utrzymywanie kontaktu z serwisem dostawcy systemu oraz koordynacja działań serwisu i użytkowników w wypadku awarii, - nadawanie oraz odbieranie uprawnień użytkownikom systemu.
Załącznik nr 3 do zarządzenia OR.120.13.2015 z dnia 17.08.2015r. Symbol z Lp Rodzaj dokumentacji wykazu Uwagi akt 1 Łączne zobowiązania finansowe- umorzenie zaległości) F.3123.1 Walentyna Galimska 2 Udostępnianie informacji publicznych OR.1431 Mikołaj Ławrynowicz