Przedmiot zamówienia stanowi: 1) Opracowanie i wdrożenie zintegrowanego Systemu do obsługi finansowo-księgowej, kadrowo-płacowej oraz środków trwałych w Starostwie Powiatowym w Lublinie działającego w systemie Windows XP i Windows 7 (32 i 64-bit), opartego na platformie bazodanowej SQL działającej w architekturze klient-serwer. a) dostarczony System operacyjny serwera musi być systemem przeznaczonym dla serwerów, nie dopuszcza się systemu w wersji dla stacji roboczych. Zamawiający zapewni sprzęt serwerowy z uruchomionym środowiskiem wirtualnym, na którym Wykonawca utworzy maszynę wirtualną dysponującą zasobami systemowymi gwarantującymi płynne działanie systemu, a następnie zainstaluje i skonfiguruje dostarczony system operacyjny serwera i bazy danych. b) w cenie Systemu oferent zobowiązuje się do przeniesienia danych z programu finansowo-księgowego oraz płacowego użytkowanych aktualnie do nowych systemów w zakresie wskazanym przez zamawiającego, c) przeprowadzenie szkoleń dla użytkowników oraz administratora. 2) dostawę, instalację i konfigurację platformy bazodanowej SQL działającej w architekturze klient-serwer wraz z licencją, jeżeli warunki licencyjne systemu bazodanowego wymagają takowych oraz dedykowanego dla niej systemu operacyjnego serwera. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia Przedmiot zamówienia obejmuje, w szczególności: Etap I. a) wykonanie Systemu, b) udzielenie bezterminowych licencji oprogramowania aplikacyjnego na liczbę użytkowników określonych w tabeli nr 1, c) instalacja i konfiguracja Systemu w siedzibie Zamawiającego, d) uruchomienie systemu wraz z jego testowaniem, e) odbiór Systemu przez Zamawiającego. Tabela Nr 1 Lp. moduł/system Liczba użytkowników 1 Finanse księgowość w tym funkcjonalność kasa 13 2 Kadry płace 3 3 Środki trwałe 1 Etap II. a) przekazanie kodów źródłowych Systemu wraz z opisem systemu, b) przekazanie autorskich praw majątkowych i pokrewnych do Systemu, oprogramowania i dokumentacji, c) przeniesienie danych z obecnie użytkowanego oprogramowania, d) szkolenie personelu Zamawiającego z zakresu obsługi poszczególnych modułów Systemu, 1
e) świadczenie usług gwarancyjnych i serwisowych w zakresie przedmiotu zamówienia. Szkolenia użytkowników w grupach będą się odbywały wg harmonogramu określonego w tabeli nr 2. Tabela Nr 2 Lp. moduł/system 1 Finanse -księgowość 60 2 Kadry płace 50 3 Środki trwałe 10 Liczba godzin Liczby godzin podane w tabeli nr 2 są wartościami minimalnymi. Liczba godzin szkolenia nie może być większa niż 5 godzin dziennie na 1 moduł. 2. Okres wdrażania Systemu powinien być zgodny z punktem 7 specyfikacji istotnych warunków zamówienia. 3. Dostawę urządzeń niezbędnych do drukowania kodów kreskowych oraz przeprowadzania inwentaryzacji (drukarka i kolektory danych współpracujących z systemem). Przez okres jednego roku zapewni bezpłatny serwis na wypadek błędów i awarii programu wynikłych po końcowym zainstalowaniu systemu i przeniesieniu danych. 4. Wdrożenie Systemu informatycznego, którego opis wymaganych przez Zamawiającego funkcjonalności zawarty jest w tabeli nr 3. Oferowany system i bazy danych będą zainstalowane i skonfigurowane na serwerach i stacjach roboczych wskazanych przez Zamawiającego. Prace wdrożeniowe obejmują w szczególności: - instalację i konfigurację systemu, - prowadzenie uzgodnień merytorycznych i wprowadzanie ewentualnych zmian w konfiguracji systemu w celu dostosowania do indywidualnych wymagań Zamawiającego, - przeniesienie danych z programu finansowo-księgowego oraz płacowego użytkowanych aktualnie do nowych systemów w zakresie wskazanym przez Zamawiającego 5. Wykonawca udzieli Zamawiającemu rocznej gwarancji na oprogramowanie. Część III. Odpłatny serwis pogwarancyjny, obejmujący: 1) wykonywanie prac w siedzibie Zamawiającego lub za pomocą połączenia zdalnego w godzinach pracy Zamawiającego w ramach limitu 8 godzin na kwartał z przeznaczeniem na: - uporządkowanie oprogramowania i bazy danych oraz diagnozowanie i ich naprawa, - wykonywanie zmian w raportach i w dokumentach wg projektu Zamawiającego, - wykonywanie zmian w algorytmach, wykonywanie zmian konfiguracji, - udzielanie porad, wskazówek oraz konsultacji telefonicznych mających na celu rozwiązanie problemów eksploatacyjnych, 2
- usuwanie skutków awarii- czynności mające na celu przywrócenie eksploatacji systemu w sytuacji braku jego aktualnej kopii oraz wolnej od błędów kopii bazy danych. 2) przygotowanie jednego nowego raportu lub dokumentu w kwartale zgodnie z projektem Zamawiającego, 3) udostępnianie Zamawiającemu nowych wersji oprogramowania wynikających ze zmian w przepisach prawa dotyczących zagadnień kadrowo-płacowych oraz księgowych, 4) udostępnianie Zamawiającemu nowych wersji oprogramowania, wynikających z ewaluacji systemu (nowe funkcje, opcje), 5) gotowość do przyjazdów do stanowisk użytkowania systemów na zlecenia Zamawiającego w celu wsparcia w ciągu 4 dni od daty przekazania faksem zamówienia, liczonych w dni robocze. Serwis pogwarancyjny obejmujący gotowość do przyjazdów do stanowisk użytkowania systemów na zlecenia Zamawiającego w celu wsparcia w ciągu 4 dni od daty przekazania faksem zamówienia czas realizacji 4 dni od daty zawiadomienia. Tabela nr 4. Moduł /System Szczegółowy opis funkcjonalności, jakie musi spełniać przedmiot zamówienia: System jako całość System musi być: 1. Integralny w ramach poszczególnych jego modułów. 2. Integralny z systemem bankowym użytkowanym przez Zamawiającego. 3. Zgodny z obowiązującymi przepisami: - ustawy z dnia 29 września o rachunkowości (t. j. Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.), - rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128, poz. 861), - rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 20, poz. 103), - rozporządzenia rady Ministrów z dnia 10 grudnia 2010 r. w sprawie Klasyfikacji Środków trwałych (KŚT) (Dz. U. Nr 242, poz. 1622), - ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks Pracy ( t. j. Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 późn. zm.), - ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych) t. j. Dz. U. z 2010 r. Nr 51, poz. 307 z późn. zm.), - ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób 3
Moduł finansowo księgowy prawnych (t. j. Dz. U. z 2011 r. nr 74, poz. 307 z późn. zm.), - ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8 poz. 60 z późn. zm.), - ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych ( t. j. dz. U. z 2009 r. nr 205, poz. 1585 z późn. zm.), - ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (t. j. Dz. U. z 2008 r. Nr 164 poz. 1027 z późn. zm.), - ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t. j. Dz. U. z 2010 r. Nr 77 poz. 512 z późn. zm.). 4. Posiadać mechanizmy ochrony danych przed niepowołanym dostępem, nadawania uprawnień dla użytkowników do korzystania z określonych funkcji. 5. W całości spolonizowany, a więc posiadać polskie znaki. I. W zakresie ewidencji system musi mieć możliwość: 1. Prowadzenia księgi głównej (konta syntetyczne), ksiąg pomocniczych ( konta analityczne) i ewidencji pozabilansowej w zakresie budżetu jednostki samorządu terytorialnego oraz urzędu (jednostki budżetowej), 2. Budowy wydzielonych dzienników cząstkowych oraz sporządzenia zestawienia obrotów tych dzienników za dany okres sprawozdawczy lub inną możliwość wyodrębnienia ewidencji księgowej określonych rodzajowo zdarzeń w pełnym zakresie ewidencji ( tj. wynagrodzenia, środki trwałe, rozrachunki, koszty, przychody - w związku z realizacją projektów), 3. Określenia sposobu budowy kodów kont analitycznych, 4. Prowadzenia ewidencji dla celów budżetu zadaniowego, 5. Przenoszenia i aktualizacji bilansu otwarcia kont księgi głównej i kont pomocniczych na podstawie bilansu zamknięcia roku poprzedniego, 6. Wprowadzania dokumentów z ręcznym określeniem sposobu dekretacji, 7. Wprowadzania dokumentów z automatycznym określeniem sposobu dekretacji poprzez zdefiniowanie przez użytkownika schematy księgowania dokumentów dla określonych operacji gospodarczych, 8. Automatycznego przeksięgowania sald wybranych kont, 9. Wykorzystania dodatkowych słowników niestanowiących analityki kont przy dekretacji dokumentów (np. według źródeł finansowania działalności), 10. Rejestrowania dokumentów z możliwością przeglądania drukowania i poprawiania przed ostatecznym ich zatwierdzeniem 4
do dziennika obrotów, 11. Bieżącego sprawdzania poprawności wprowadzanych dokumentów kontrola poprawności wprowadzonych dekretów poprzez kontrolę bilansowania pozycji i zgodności kont przeciwstawnych, 12. Kopiowania wcześniej wprowadzonych dekretów, 13. Wyksięgowania dokumentu błędnie zaewidencjonowanego poprzez automatyczne utworzenie nowego dokumentu z wartościami ujemnymi. II. Wymagania w zakresie rozrachunków 1. System musi generować bieżącą informację o obrotach i stanie poszczególnych kont z możliwością uwzględnienia obrotów niezaksięgowanych. 2. Możliwość generowania zestawień zbiorczych jak i analitycznych rozliczeń z kontrahentem lub kontrahentami zawierających zapisy rozliczone, nierozliczone z wielu lub jednego konta księgowego z uwzględnieniem możliwości sortowania według różnych elementów zestawień. 3. Możliwość generowania struktur wiekowych należności i zobowiązań. 4. System musi mieć możliwość generowania wydruku dokumentu potwierdzenia sald z kontrahentem. 5. System musi naliczać odsetki i drukować noty odsetkowe dla wybranych należności (odsetki zarówno ustawowe jak i podatkowe). Odsetki powinien naliczać w stosunku do należności zapłaconych po terminie jak również w stosunku do należności niezapłaconych na dzień naliczania odsetek. 6. System powinien generować dokumenty umożliwiające windykację należności (upomnienia, wezwania do zapłaty oraz tytuły wykonawcze). 7. System powinien mieć możliwość zmiany terminu zapłaty. III. Wymagania w zakresie sprawozdawczości: 1. System powinien automatycznie tworzyć sprawozdania finansowe roczne: bilans, rachunek zysków i strat, zestawienie zmian w funduszu jednostki. 2. System powinien generować deklaracje oraz rejestry zakupu i sprzedaży podatku od towarów i usług oraz umożliwiać wprowadzanie ręcznych zapisów w rejestrach zakupu oraz sprzedaży. 3. Możliwość automatycznego sporządzania sprawozdań budżetowych wraz z ich eksportem do programu Besti@ i SJO Besti@ (m. in. Rb-27, Rb-28, Rb-z, Rb-n, Rb-50) IV. Wymagania w zakresie wydruków: 5
Moduł kadrowo -płacowy System powinien: 1. Generować wydruki kont księgi głównej zestawienie stanów kont oraz karty kontowe, zestawienie obrotów i sald księgi głównej, wydruk zestawienia obrotów i sald kont ksiąg pomocniczych oraz dziennik obrotów, 2. Umożliwiać dokonywanie analiz porównawczych zaangażowania, planu oraz wykonania wydatków w układzie obowiązującej klasyfikacji budżetowej. 3. Mieć możliwość generowania standardowego układu następujących dokumentów: Polecenie księgowania, Raport kasowy, Noty księgowe obciążeniowe, itp. 4. Mieć możliwość definiowania własnych raportów. 5. Umożliwiać zapis zestawień w formacie Excel, PDF, XML. 6. Umożliwiać sporządzanie dokumentów sprzedaży (faktur, rachunków, faktur korygujących, not korygujących oraz ich zestawienie za wskazany okres) oraz umożliwiać automatyczne tworzenie dekretów księgowych do tych dokumentów oraz rozliczanie ich za pomocą wpłat gotówkowych w kasie oraz poprzez wyciąg bankowy. V. Pozostałe wymagania: System powinien: 1. Mieć możliwość importu wyciągu bankowego do systemu finansowo-księgowego oraz automatyczne księgowanie wyciągów bankowych, 2. Umożliwiać identyfikację osoby wprowadzającej modyfikującej oraz zatwierdzającej dokument do dziennika obrotów, 3. Umożliwiać archiwizację i odtwarzanie danych (dysk twardy, dyskietka, cd-rom), 4. Mieć możliwość wyszukiwania dokumentów według wybranych kryteriów, takich jak np.: zakres dat, typ dokumentu, numer konta na wybranym poziomie analityki, kwoty, numery lub symbolu kontrahenta, nazwy kontrahenta, numer NIP kontrahenta, 5. Umożliwiać obsługę kasy - generowanie dokumentów KP - kasa przyjmie, KW - kasa wypłaci oraz raportów kasowych dla kilku stanowisk kasowych 6. Umożliwiać automatyczne tworzenie dekretów księgowych do operacji kasowych. 7. Umożliwiać eksport przelewów do systemu bankowego. 8. Umożliwiać administratorowi zamianę stawek do naliczania odsetek. I. Kartoteki osobowe: System powinien umożliwiać: 6
1. Prowadzenie kartotek personalnych pracowników zatrudnionych na umowę o pracę oraz pracowników obcych, z którymi zostały zawarte umowy cywilno- prawne (umowy zlecenia i o dzieło) uwzględniając zatrudnienie w poszczególnych komórkach organizacyjnych, 2. Przegląd zmian w kartotekach pracowniczych (zmiany kategorii zaszeregowania, zmiany stażu pracy, informacji dotyczącej wykształcenia, danych osobowych, szkolenia, 3. Prowadzenie ewidencji nieobecności w podziale na rodzaj absencji (urlopów wypoczynkowych, urlopów na żądanie, zwolnień lekarskich, delegacji, urlopów okolicznościowych, urlopów szkoleniowych, wolne za niedzielę, wolne za sobotę, czas wolny za nadgodziny, urlop macierzyński, urlop wychowawczy, urlop dodatkowy, urlop ojcowski i t.p.). System powinien automatycznie wyliczać przysługujący wymiar urlopu proporcjonalnie do okresu zatrudnienia oraz z uwzględnieniem urlopu wykorzystanego, urlop wykorzystany oraz zaległy, 4. Rozliczanie urlopu wypoczynkowego w godzinach (a dla pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy automatyczne wyliczenie urlopu proporcjonalnie do wymiaru urlopu), 5. Wprowadzanie urlopu o zwiększonym wymiarze automatyczne naliczanie urlopu dodatkowego (np. z tytułu niepełnosprawności), 6. Automatyczne przeliczanie stażu pracy. II. Wymagania dotyczące obliczeń wynagrodzeń: System powinien: 1. Umożliwiać parametryzowanie składników wynagrodzeń z uwzględnieniem podstawy ubezpieczeń społecznych, zdrowotnego oraz podatku dochodowego oraz algorytmu naliczenia (np. procentowy, kwotowy). 2. Umożliwiać definiowanie innych składników list płac (potrąceń), 3. Automatycznie rozliczać zwolnienia lekarskie ( asygnata zastępcza, wnioski Z-15, NP.-7). System ma mieć możliwość wprowadzani algorytmów obliczenia wynagrodzenia za czas nieobecności w pracy z powodu choroby oraz zasiłku chorobowego, 4. Naliczać wynagrodzenie za godziny nadliczbowe oraz dodatek za godziny nocne, 5. Posiadać możliwość sporządzania przelewów wynagrodzeń oraz innych należności w zależności od woli pracownika na rachunki bankowe lub do kasy. Jednocześnie system powinien umożliwiać sporządzanie przelewów z różnych kont bankowych pracodawcy. (Eksport przelewów do systemu bankowego użytkowanego przez zamawiającego). 6. Automatycznie wyliczać według odpowiednich algorytmów dodatkowe wynagrodzenia roczne, nagrody jubileuszowe, odprawy 7
emerytalne, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop, 7. Umożliwiać zaokrąglanie obliczanych składników do dowolnych kwot, w zależności od przepisów do pełnych złotówek, dziesiątek groszy lub groszy. 8. Automatycznie przeliczać podstawę do ubezpieczeń i ograniczyć naliczanie składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe w związku z przekroczeniem podstawy wynikającym z ustawy o ubezpieczeniu społecznym, 9. Umożliwiać rejestrację i prowadzenie rozliczeń wypłat z tytułu zawartych umów-zleceń oraz umów o dzieło oraz wypłat innych należności na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (np. wynagrodzenia członków komisji, diety radnych), 10. Umożliwiać rejestrację i rozliczanie spłat pożyczek z kasy zapomogowo-pożyczkowej i zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, III. System powinien umożliwiać sporządzanie następujących wydruków: 1. Zestawienia pracowników z podziałem na staż pracy, stanowisk, zatrudnienia w poszczególnych komórkach organizacyjnych, kategorii zaszeregowania, stawek wynagrodzenia zasadniczego, wynagrodzenia brutto i t.p. 2. Raportu stwierdzającego przebieg pracy zawodowej pracownika z wyliczeniem stażu pracy. 3. Zestawienia pracowników zatrudnionych na czas określony, nieokreślony. 4. Rejestrów osób uprawnionych do nagrody jubileuszowych w określonym przedziale czasowym. 5. Raportów osób uprawnionych do przejścia na emeryturę. 6. Kart zasiłkowych. 7. Kart ewidencji czasu pracy z podziałem miesięcznym (normatywny i faktyczny czas pracy) wraz z kwartalnym zestawieniem faktycznego czasu pracy pracowników. 8. Kart wynagrodzeń pracowników oraz wypłat innych należności. 9. Listy płac z podziałem na poszczególne komórki organizacyjne oraz zbiorczo. 10. List na wypłaty dodatkowe. 11. Możliwość konstruowania własnych szablonów wydruków. 12. Zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu dla pracowników i zleceniobiorców, Zaświadczeń ZUS Rp-7, Z_3. Oraz możliwość uzupełnienia tekstu zaświadczeń o treść indywidualną, która nie występuje we wzorze. 13. System powinien umożliwiać zapis zestawień w formacie Excel, 8
Moduł środki trwałe PDF, XML. 14. Sprawozdań GUS oraz deklaracji i informacji PFRON. 15. Deklaracji PIT-4R i PIT -8R do Urzędu Skarbowego. 16. Informacji podatkowych: PIT R, PIT- 11, PIT- 8C, PIT-40. 17. Umów o pracę. 18. Zmian warunków umowy o pracę (wynagrodzenia). 19. Świadectw pracy. IV. Pozostałe wymagania: 1. Import danych do systemu finansowo księgowego w zakresie naliczenia wynagrodzeń w koszty według ustalonego rozdzielnika kosztów łącznie z kosztami narzutów na wynagrodzenia - wydruk dokumentu PK- polecenia księgowania. 2. Możliwość przeglądania danych z lat ubiegłych. 3. Możliwość elektronicznej wymiany danych z programem ZUS - Płatnik, obsługę deklaracji i formularzy zgłoszeniowych ZUS. Moduł ma umożliwiać: 1. ewidencję środków trwałych w układzie klasyfikacji środków trwałych (KŚT) według GUS 2. Wyliczenie amortyzacji metodą liniową, degresywną lub jednorazową z uwzględnieniem stawek amortyzacyjnych wskazanych przez ustawę o podatku dochodowym od osób prawnych lub stawki indywidualnie modyfikowane przez użytkownika. 3. Prowadzenie ewidencji analitycznej: a) środków trwałych, b) wartości niematerialnych i prawnych, c) drobnego inwentarza (składniki majątkowe podlegające ewidencji ilościowej nieewidencjonowane w ewidencji bilansowej). 4. Tworzenie rejestrów środków trwałych w podziale na: a) lokalizację, b) użytkowników, c) źródło finansowania. 5. Wprowadzanie zmian w stanie środków trwałych z zastosowaniem następujących dokumentów: a) przyjęcie środka trwałego (OT) b) zmiana miejsca użytkowania (MT) c) przekazania/ przyjęcie środka trwałego (PT) d) likwidacja środka trwałego (LT) i inne wskazane przez zamawiającego. 6. Zmniejszenie i zwiększenie wartości środka trwałego. 7. Sporządzenie karty środka trwałego zawierającej historię 9
wszystkich operacji na środku trwałym. 8. Przeprowadzanie inwentaryzacji ( ma umożliwiać generowanie arkuszy spisowych w podziale na lokalizacje) z zastosowaniem czytnika kodów kreskowych. 9. Sporządzanie dokumentów dotyczących różnic inwentaryzacyjnych. 10. Generowanie sprawozdania o stanie i ruchu środków trwałych F03. 11. Automatyczny dekret księgowy do modułu finansowo-księgowego dokumentów wymienionych w pkt. 5 oraz naliczenie amortyzacji. 12. Drukowanie kodów kreskowych do oznakowania środków trwałych. 10