HCM Plany urlopowe instrukcja dla UMB str. 1

w Białymstoku Autor Krzysztof Klecha Wersja 1.1. HCM Plany urlopowe instrukcja dla UMB str. 1

Spis treści 1. Informacje ogólne... 3 1.1. Definicja pojęć.... 3 2. Działania krok po kroku... 3 2.1. Krok 1 Zadanie... 3 2.2. Krok 2 Edycja planu.... 4 2.3. Krok 2a Osoba nie podlegająca planowaniu... 4 2.4. Krok 2b Przerwanie planowania... 5 2.5. Krok 3 Zatwierdzanie planu... 5 2.6. Uwagi edycyjne... 5 2.7. Powstanie wniosków... 5 3. Opis szczegółowy... 5 3.1. Zadania... 6 3.2. Zadania związane z Urlopem... 7 3.2.1. Zatwierdzenie... 7 3.2.2. Skieruj do poprawy... 8 3.2.3. Odrzucenie wniosku... 8 4. Plany Urlopowe... 8 HCM Plany urlopowe instrukcja dla UMB str. 2

1. Informacje ogólne Na początku każdego roku akademickiego jest konieczność tworzenia Planów Urlopowych. Muszą one obejmować całość pracowników i pełen czas pracy. Poniżej zostały opisane odstępstwa od tej ogólnej reguły. 1.1. Definicja pojęć. SUGESTIA URLOPOWA prośba pracownika o przyznanie urlopu w określonych dniach. Jest wypełniana przez osobę, której dotyczy i nie mam możliwości przekazania tego uprawnienia. Nie jest ona obowiązkowa. Dla sugestii nie jest tworzone zadanie. Dni wprowadzone do sugestii nie są natychmiast przekazywane do planu PLAN URLOPOWY wprowadzenie dni, w których poszczególne osoby mają mieć wolne. Plan jest obowiązkowy. Do planu generowane jest zadanie. Edycja planu jest możliwa tylko z poziomu zadania. Plan jest dostępny do podglądu dla pracowników komórki po jego wprowadzeniu. Jednak tylko jedna osoba w komórce może dokonywać jego wprowadzenia. Plany urlopowe są tworzone komórkami jedna dla każdej z nich. Na liście pracowników w planie znajdują się wszyscy pracownicy komórki do niej przypisani na chwilę generowania planu, łącznie z kierownikiem danej jednostki. ZADANIE zobowiązanie pracownika do podjęcia określonych działań w portalu. W naszym przypadku jest wypełnienie planu. Zadanie może być skierowane do dowolnej liczby osób. W naszym przypadku w komórce prawo generowania planu mogą mieć trzy osoby. Każda z nich otrzyma zadanie. Pierwsza osoba, która podejmie zadanie będzie musiał wprowadzić plan urlopowy. Kliknięcie ikony edytuj spowoduje, że zadanie zostanie przydzielone do nas. PRZEKAZANIE ZADANIA jest możliwość przekazania zadania następnej osobie. W naszym przypadku po wypełnieniu planów przez jedną osobę, może dokończyć je druga. Takie przekazanie może wykonać dział Personalny. Przekazanie powinno odbywać się w wyjątkowych przypadkach, na przykład choroby wykonującego plany. WNIOSEK URLOPOWY efektem planów jest powstanie wniosków urlopowych. Szeregowi pracownicy nie muszą ich już składać. W przypadku Kierowników komórek wniosek musi zostać dodatkowo zatwierdzony przez przełożonego. Stąd też konieczność jego złożenia. 2. Działania krok po kroku 2.1. Krok 1 Zadanie W momencie wygenerowania planów każdy pracownik uprawniony do edycji planów urlopowych otrzymuje zadanie. Powstanie zadania dodatkowo generuje powiadomienie mailowe. Mail jest przesyłany na skrzynkę imienną. Na przykład jan.kowalski@umb.edu.pl. Portal nie prześle tej informacji na inne skrzynki, na przykład ogólną zakładu czy też w innych domenach (@wp.pl,@gmail.com,@onet.pl itp.). Otwarcie zadania powoduje przypisanie do osoby, która go otworzyła. Jeżeli więcej osób miało dostęp do zadania przestaną je widzieć. Otwarcie może nastąpić: Przez kliknięcie linku w mailu, (jeżeli taki był załączony). Otwarcie go na liście zadań widocznej po uruchomieniu portalu. HCM Plany urlopowe instrukcja dla UMB str. 3

Wybranie Menu\Pracownik\Zadania użytkownika Tu konieczne jest wskazanie zadania. Nawet, pomimo, że tak jak na obrazku powyżej jest jedno. Następnie klikamy ikonę edytuj. 2.2. Krok 2 Edycja planu. Po otwarciu planu widzimy go jak na obrazku poniżej. W dolnej części edytora znajduje się legenda opisująca stany poszczególnych komórek. Planujemy klikając myszką na przecięciu kolumn z datą i wierszy z pracownikami. Zaznaczać dni można również klikając pierwszy dzień obszaru, następnie strzałkami na klawiaturze zaznaczamy kolejne komórki. Ponowne zaznaczenie tej samej kratki likwiduje plan w danym dniu. Jeżeli pracownicy danej jednostki organizacyjnej składali sugestie, po wejściu w plan są zaznaczone na niebiesko. Jeżeli osoba planująca zgadza się z sugestią, za pomocą przycisku Akceptuj zatwierdza. Zatwierdzona sugestia jest równoznaczna z dniem zaplanowanym przez planującego. Nie ma możliwości cofnięcia całej akceptacji. Jeżeli nie zatwierdzamy któregoś z dni trzeba go kliknąć by ponownie przyjął kolor niebieski. 2.3. Krok 2a Osoba niepodlegająca planowaniu Jeżeli w komórce znajduje się osoba niepodlegająca wprowadzeniu planu należy odznaczyć przycisk plan w kolumnie obok nazwiska. Spowoduje to zmianę podświetlenia osoby z czerwonego na biały. Osoba taka będzie musiała składać wnioski urlopowe. W przypadku UMB nie podlegają planowaniu osoby pracujące w zmiennych rozkładach czasu pracy na przykład wszyscy portierzy. Podobnie jest w przypadku osób, które w bieżącym roku nie będą obecne w pracy, na przykład urlop bezpłatny lub matki na urlopie macierzyńskim/wychowawczym. W HCM Plany urlopowe instrukcja dla UMB str. 4

przypadku osób będących częściowo w pracy, na przykład wyżej wymienione matki wracającej w bieżącym roku z urlopu, konieczna jest konsultacja z działem kadr w sprawie planowania bądź nie planowania dla danej osoby. Ten krok jest opcjonalny. 2.4. Krok 2b Przerwanie planowania Jeżeli w czasie planowania wynikną działania nieprzewidziane może istnieć konieczność przerwania planowania. W wymienionych poniżej przypadkach należy wstrzymać się z planowaniem i zgłosić do działu Personalnego. Dalsze działania będą podyktowane decyzjami wymienionego działu. Sytuacjami takimi są: Niezgodna ze stanem faktycznym lista osób w komórce, dla której wygenerowano plan; Nieprawidłowa ilość dni w kolumnie do zaplanowania; Nieprawidłowe zdejmowanie ilości dni w kolumnie Pozostało. Zaznaczenie jednego dnia pomniejszy bilans o dwa dni. Taka sytuacja może mieć miejsce w przypadku osób zatrudnionych na niepełny etat bądź osób o zmienionej dobowej normie czasu pracy to jest pracujących np. 7 godzin dziennie. Ten krok jest opcjonalny. 2.5. Krok 3 Zatwierdzanie planu Po uzupełnieniu całości planu klikamy przycisk Zatwierdź w prawym górnym rogu. Zatwierdzenie planów jest możliwe, jeżeli wszyscy pracownicy mają wprowadzoną pełną ilość dni. Każdy pracownik powinien mieć jeden 14 dniowy urlop ciągiem. W przypadku spełnienia powyższych warunków przestaje być podświetlony na czerwono, w kolumnie Pozostało mamy 0 dni do zaplanowania. W przypadku UMB nigdy nie używamy przycisku Odrzuć. 2.6. Uwagi edycyjne W przypadku uzyskania w kolumnie Pozostało liczb mniejszych od zera, należy odznaczyć stosowną ilość dni.,tak by uzyskać w tej kolumnie zero. W przypadku uzyskania w kolumnie Pozostało zera, edytor nie pozwala na zaznaczanie dodatkowych dni. Jeżeli uprzednio nie oznaczyliśmy dni wolnych w czternastodniowym urlopie, należy odznaczyć jeden dzień pracujący tak by Pozostało wynosiło jeden. Zaznaczyć Soboty, niedziele i święta by uzyskać ciągłość. Ponownie zaznaczyć planowany dzień. Nie ma znaczenia, od którego miesiąca zaczynamy planowanie. Nie ma znaczenia czy najpierw planujemy urlop bieżący czy zaległy. 2.7. Powstanie wniosków Po zatwierdzeniu planów następuje automatyczne generowanie wniosków urlopowych. Pracownicy mają wnioski dostępne w Menu\Czas Pracy\Urlopy\Wnioski. Tam można sprawdzić ich poprawność. Wnioski są już zatwierdzone i przeniesione do programu kadrowego. Zmiana terminu urlopu możliwa jest przez wniosek o przesunięcie. W przypadku kierowników komórek konieczne jest zatwierdzenie wniosków przez przełożonego, w związku z tym muszą pomimo powstania planu ponownie je złożyć. 3. Opis szczegółowy Poniżej znajduje się opis poszczególnych edytorów jest on w dużej mierze powieleniem tego, co zostało napisane powyżej. Opis ten wykracza poza samo planowanie i obejmuje również przesunięcie urlopu. HCM Plany urlopowe instrukcja dla UMB str. 5

3.1. Zadania W zadaniach przełożonego lub osoby go zastępującej będą pojawiały się zadania związane z obsługą wniosków urlopowych i tworzeniem planów urlopowych. Zadania są widoczna natychmiast po wejściu do portalu. Rysunek zamieszczony poniżej przedstawia ekran po wejściu do portalu z dwoma zadaniami. O zadaniach informowany jest każdy, który takie zadanie otrzymał mailem. Maile są przesyłane na skrzynkę założoną w domenie uniwersytetu. Skrzynki takie mają w adresie @umb.edu.pl., Jeżeli ktoś nie korzysta z takiej skrzynki jest możliwość przekierowania widomości na inną. Takie zadanie może wykonać dział IT uniwersytetu. Poniżej przykładowy mail. Od: powiadomienia@noreply.simple.com.pl Wysłano: 4 września 2015 09:39:50 (UTC+01:00) Sarajewo, Skopie, Warszawa, Zagrzeb Do: Monika Czaplińska-Test Temat: Portal pracowniczy - Powiadomienie Rozpatrzono wniosek Twój wniosek z procesu: Urlopy wypoczynkowe został zatwierdzony. Numer: WUW/8002/2015 Szczegółowe informacje dostępne są pod adresem: Kliknij tu aby przejść do procesu. Wiadomość została wysłana automatycznie. Prosimy nie wysyłać odpowiedzi na ten adres. Portal pracowniczy ta wiadomość powinna trafić do: g.mech@umb.edu.pl Jak widać w wiadomości są zawarte linki do zadania. Kliknięcie zawartego linku otworzy portal i przeniesie nas jak najbliżej opcji pozwalającej podjąć działanie. Zadania przypisane danemu użytkownikowi portalu są dostępne również w opcji Menu\Pracownik\Zadania użytkownika W edytorze widocznym poniżej zadania są opisane dużo bardziej szczegółowo. HCM Plany urlopowe instrukcja dla UMB str. 6

By otworzyć zadanie wskazujemy je myszką i jednokrotnie klikamy. Wiersz sugestii powinien się zaznaczyć na niebiesko. Następnie klikamy przycisk edytuj. Otwarcie zadania powoduje, że zostaje do nas przypisane. Jeżeli inni użytkownicy mieli na liście swoich zadań identyczne przestaje ono być widoczne. 3.2. Zadania związane z Urlopem Po wejściu w zadanie związane z urlopem pojawia się nam ekran jak poniżej. Do wyboru mamy trzy opcje: Zatwierdź, Skieruj do poprawy, Odrzuć wniosek. 3.2.1. Zatwierdzenie Kliknięcie przycisku Zatwierdź oznacza wyrażenie zgody na wniosek złożony przez pracownika. Wniosek zostanie przekazany do ERP Personel gdzie Dział Spraw Pracowniczych będzie mógł poddać go ewentualnej obróbce. Dalsze działania z wnioskiem nie będą możliwe z poziomu portalu. Przełożony przed zatwierdzeniem ma możliwość zmiany zastępcy. W zakładce Zastępca podkreślonej na poniższym rysunku, mamy możliwość dokonania takiej zmiany. HCM Plany urlopowe instrukcja dla UMB str. 7

Przycisk wybierz rozwija listę pracowników danej komórki, spośród, których można wybrać właściwą osobę. 3.2.2. Skieruj do poprawy Kliknięcie przycisku Skieruj do poprawy oznacza, że przełożony nie wyraża zgody na wniosek podwładnego. W przypadku skierowania do poprawy konieczne jest wprowadzenie opisu. Zostanie on przekazany pracownikowi tak by wiedział, co ma poprawić. Warto zwrócić uwagę na wykrzyknik obok okna. Na rysunku został on oznaczony. Taki wykrzyknik obok okna w całym portalu oznacza, że okno musi być wypełnione. Wniosek skierowany do poprawy trafia do pracownika w celu jego poprawienia. Znajdzie się w zadaniach pracownika po ponownym zatwierdzeniu wniosku, po jego poprawieniu lub nie ponownie będzie w zadaniach przełożonego. 3.2.3. Odrzucenie wniosku Kliknięcie przycisku odrzuć wniosek oznacza całkowity brak zgody na urlop. Urlop taki kończy swoje procedowanie. Nie ma możliwości zmiany decyzji. Jeżeli był to błąd Pracownik musi ponownie złożyć wniosek. Podobnie jak przy skierowaniu do poprawy jest konieczność uzasadnienia decyzji, która zostanie przekazana pracownikowi. 4. Plany Urlopowe Decyzją władz uczelni na uniwersytecie wszystkie urlopy mają zostać zaplanowane. Planowaniu nie podlegają pracownicy pracujący w równoważnym systemie czasu pracy, np. portierzy. Każdy pracownik ma możliwość złożenia sugestii urlopowych. Sugestie są przekazywane do planu. Przełożony w ramach planu ma możliwość zatwierdzenia sugestii, wprowadzenia urlopu samodzielnie, przesunięcia sugestii. HCM Plany urlopowe instrukcja dla UMB str. 8

Powyżej widzimy przykładowy plan urlopowy. Po prawej stronie okna mamy pracowników. W górnej części poszczególne zakładki zawierają miesiące. W każdym miesiącu widoczne są kolumny dni. Ilość dni do zaplanowania i zaplanowanych również widoczna jest po prawej stronie. Urlop podzielony jest na B-bieżący i Z-zaległy. W przypadku UMB konieczne jest zaplanowanie całości urlopu. Pracownicy administracyjni nie planują czterech dni urlopu na żądanie. Koniecznie jest zaplanowanie zgodnie z zasadami całości urlopu. Na przecięciu wiersza pracownika i kolumny daty mamy pola, w których dokonujemy planowania urlopu. Planujemy klikając poszczególne pola myszką. Pola przybierają kolory: Zielony zaplanowany przez przełożonego; Niebieski sugestia pracownika niepotwierdzona przez przełożonego; Łososiowy sugestia zatwierdzona przez pracownika; Pomarańczowy zaplanowany dzień pokrywa się z dniem wolnym (UWAGA w obecnie działającej wersji działa tylko dla świąt); Biały/Pole puste dzień pracy; Po zaplanowaniu całości urlopu, nazwisko pracownika przestaje być podkreślane na czerwono. Dodatkowo każdy pracownik musi mieć 14 dni urlopu ciągłego. W tym celu należy zaznaczyć również soboty i niedziele. Na załączonym rysunku prawidłowo wypełniony jest : Anna Pracownik-Test. W celu wypełnienia można kliknąć Akceptuj w wierszu pracownika. Można także użyć przycisku Akceptuj urlopy sugerowane. Spowoduje to zaakceptowanie wszystkich sugestii pracowników. Można też indywidualnie klikać pola i planować dni. Dni zaplanowane przez kierownika Zielone są decydujące. Dni będące sugestią pracownika Niebieskie nie mają w takim przypadku znaczenia. Jeżeli zaakceptujemy sugestię ponowne kliknięcie dnia zaakceptowanego kolor Łososiowy wyklucza je z planu. W takim przypadku wracają one do puli dni do zaplanowania. UWAGA możliwe jest zaplanowanie większej ilości dni niż dostępna, wtedy w kolumnie Pozostało widzimy liczbę poniżej zera. Plan taki jest traktowany, jako nieprawidłowy. W górnej części okna mamy przyciski zatwierdź, odrzuć. Pierwszy powoduje zaakceptowanie planów i wygenerowanie wniosków. Odrzucenie planu powoduje rezygnację z jego uruchomienia. W przypadku UMB nie wolno odrzucać planów. HCM Plany urlopowe instrukcja dla UMB str. 9