Instrukcja Dostawcy Platformy Zakupowej Grupy CIECH S.A.

Instrukcja Dostawcy Platformy Zakupowej Grupy CIECH S.A. Wersja 1.0 Marta Mesjasz, Renata Jachnik

I. SPIS TREŚCI I. SPIS TREŚCI... 1 II. REJESTRACJA KONTA... 3 1. Krok 1 Zarejestruj się jako... 3 2. Krok 2 Dane kontaktowe... 3 3. Krok 3 Kategorie produktowe oferowanego asortymentu... 4 4. Krok 4 Oświadczenia... 4 5. Krok 5 Potwierdzenie rejestracji... 4 6. Krok 6 Mail po rejestracji... 5 III. LOGOWANIE... 5 1. Prawidłowe logowanie do aplikacji... 5 2. Problemy z logowaniem nieprawidłowy login lub hasło... 5 3. Używanie opcji Przypomnij hasło... 6 IV. SKŁADANIE OFERTY NA ZAPYTANIE OFERTOWE... 7 1. Krok 1 Zapytanie otwarte... 7 2. Krok 2 Dodanie zapytania... 7 3. Krok 3 Złożenie oferty... 8 V. NEGOCJACJE... 10 1. Krok 1 Otrzymanie informacji mailowej o negocjacjach... 10 2. Krok 2 Składanie oferty w negocjacjach... 10 VI. KORYGOWANIE OFERTY... 11 1. Krok 1 Otrzymanie informacji mailowej z prośbą o skorygowanie oferty... 11 2. Krok 2 Korygowanie oferty... 11 1 S t r o n a

VII. UDZIAŁ W AUKCJI ELEKTRONICZNEJ OTWARTEJ... 11 1. Krok 1 Aukcje otwarte... 11 2. Krok 2 Zgłaszanie chęci udziału... 12 3. Krok 3 Decyzja o dopuszczeniu do aukcji... 13 4. Krok 4 Lista aukcji... 13 5. Krok 5 Udział w aukcji... 14 VIII. UDZIAŁ W AUKCJI ELEKTRONICZNEJ ZAMKNIĘTEJ... 14 1. Krok 1 Otrzymanie zaproszenia do wzięcia udziału w aukcji... 14 2. Krok 2 Lista aukcji... 15 3. Krok 3 Udział w aukcji... 16 IX. AKTUALIZOWANIE DANYCH KONTAKTOWYCH... 16 1. Aktualizacja danych firmy... 16 1. Aktualizacja swoich danych kontaktowych... 17 2. Zmiana hasła... 17 X. KONTAKT Z ORGANIZATOREM POPRZEZ PLATFORMĘ... 18 1. Używanie opcji - Pytania/Odpowiedzi... 18 2. Rozmowa On- line... 19 XI. PRAKTYCZNE WSKAZÓWKI DOTYCZĄCE FUNKCJONOWANIE PLATFORMY. 21 1. Dodawanie załączników... 21 2. Przyczyny oraz rozwiązania ogólnego braku prawidłowej funkcjonalności:... 22 2 S t r o n a

II. Rejestracja konta Aby móc wziąć udział w postępowaniu zakupowym należy zarejestrować konto na Platformie Zakupowej. Dostęp do formularza rejestracji możliwy jest poprzez Portal dostawców na stronie: ciech.logintrade.net/rejestracja. Rejestracja składa się z kilku kroków: 1. Krok 1 Zarejestruj się jako Pierwszym krokiem jest określenie sposobu rejestracji konta. nowa firma tę opcję należy wybrać, jeśli firma oferenta nie była nigdy wcześniej rejestrowana w bazie dostawców danej firmy kupującej. nowa osoba kontaktowa jeśli firma oferenta posiada już co najmniej jedno konto w bazie danej firmy kupującej należy skorzystać z tej opcji. Jeśli podany NIP będzie zgodny, to wszystkie dane firmy zostaną przeniesione z uprzednio zarejestrowanych kont. 2. Krok 2 Dane kontaktowe W tym kroku należy uzupełnić pola z sekcji Dane kontaktowe odpowiednimi i prawdziwymi danymi. Należy pamiętać, że pola oznaczone gwiazdką * są obowiązkowe. 3 S t r o n a

3. Krok 3 Kategorie produktowe oferowanego asortymentu Kolejnym etapem jest zaznaczenie kategorii produktowych oferowanego przez firmę asortymentu. Możliwe jest wystąpienie trzech poziomów kategorii wiążące jest zaznaczenie checkboxem kategorii ostatniego poziomu. Dzięki przyciskom Zaznacz wszystkie i Odznacz wszystkie możliwe jest szybkie zaznaczenie wszystkich aktualnie widocznych kategorii ostatniego poziomu. 4. Krok 4 Oświadczenia Akceptacja oświadczeń jest wymagana, aby zarejestrować konto. 5. Krok 5 Potwierdzenie rejestracji Kliknięcie przycisku Zarejestruj się skutkuje sprawdzeniem poprawności wypełnienia formularza rejestracji i jeśli nie został wykryty błąd, to zostanie wyświetlony ekran potwierdzenia rejestracji i wysyłana wiadomość e-mail z dalszymi instrukcjami. Jeśli wykryty został błąd w formularzu rejestracji, np. niewypełnione pole obowiązkowe, system wskaże problematyczny element. Po poprawieniu błędu należy ponownie kliknąć przycisk Zarejestruj się. 4 S t r o n a

6. Krok 6 Mail po rejestracji Na wskazany podczas procesu rejestracji adres mailowy zostanie wysłana wiadomość, w której znajdować się będą dane do logowania. III. Logowanie 1. Prawidłowe logowanie do aplikacji Panel logowania dostępny jest pod adresem ciech.logintrade.net. Aby się zalogować, należy wpisać otrzymany drogą mailową login oraz hasło, a następnie kliknąć przycisk Zaloguj. Jeżeli wcześniej została dokonana rejestracja na platformie innego Kupca, należy posłużyć się hasłem, które zostało wysłane za pierwszym razem lub skorzystać z opcji Przypomnij hasło. 2. Problemy z logowaniem nieprawidłowy login lub hasło W przypadku, gdy pojawi się komunikat Login lub hasło jest niepoprawne należy sprawdzić poprawność wpisywanych danych. 5 S t r o n a

Przy wprowadzaniu hasła należy zwrócić uwagę na: rozróżnienie na wielkie oraz małe litery, dodatkowe znaki, np. spacja, mogące pojawić się przy kopiowaniu hasła, praktycznie identyczny wygląd znaków l (małe L) oraz I (wielkie i). Należy pamiętać, że loginem nie jest adres mailowy. 3. Używanie opcji Przypomnij hasło Aby użyć opcji Przypomnij hasło należy kliknąć w dostępną opcję na panelu logowania. Następnie pojawi się okno do wprowadzenia adresu mailowego. Należy wpisać adres, na który mamy zarejestrowane konto w systemie, a następnie kliknąć przycisk Wyślij. Po wysłaniu pojawi się komunikat Na wskazany adres e-mail został wysłany formularz zmiany hasła. 6 S t r o n a

W przypadku nie otrzymania wiadomości należy sprawdzić skrzynkę odbiorczą Spam, a jeśli tam również nie ma maila skontaktować się z Działem Helpdesk Logintrade pod nr tel. +48 71 787 35 34; +48 71 787-37-27; +48 71 787 37 57 lub e-mail: helpdesk@logintrade.net. IV. Składanie oferty na zapytanie ofertowe Aby złożyć ofertę na zapytanie ofertowe Użytkownik powinien zalogować się na stronie: ciech.logintrade.net. Dodanie zapytania składa się z kilku kroków: 1. Krok 1 Zapytanie otwarte Pierwszym krokiem po zalogowaniu jest przejście do zakładki Twoje aukcje i zapytania, a następnie Zapytania otwarte. 2. Krok 2 Dodanie zapytania Po kliknięciu w nazwę zapytania pojawia się okno z dodatkowymi opcjami. Należy wybrać opcję Dodaj do swoich zapytań, a następnie kliknąć w przycisk dalej. Zapytanie automatycznie przenosi się do zakładki Twoje zapytania. 7 S t r o n a

3. Krok 3 Złożenie oferty W zakładce Twoje zapytania, na liście zapytań, jeśli widzimy interesujące Nas zapytanie należy kliknąć w jego nazwę/tytuł. Pojawia się okno z opcjami, w którym wybieramy Szczegóły zapytania. 8 S t r o n a

Po przejściu w szczegóły zapytania pojawia się jego treść, wszystkie parametry podane przez Organizatora. U dołu strony znajduje się przycisk Złóż ofertę, który pozwala na przejście do kreatora oferty i uzupełnienie ceny, zaznaczenie kryteriów formalnych i opcjonalnie dodanie załączników do swojej oferty. Po uzupełnieniu kreatora należy użyć opcji Wyślij. Oferta zostanie automatycznie przesłana przez platformę do Kupca i zapisze się w zakładce Wysłane oferty. 9 S t r o n a

V. Negocjacje 1. Krok 1 Otrzymanie informacji mailowej o negocjacjach Informacje o prowadzonych negocjacjach w ramach zapytania ofertowego zostają wysłane mailowo. W wiadomości jest wskazane zapytanie ofertowe, którego dotyczą negocjacje. Aby zaktualizować ofertę należy zalogować się na aplikację ciech.logintrade.net. 2. Krok 2 Składanie oferty w negocjacjach Po zalogowaniu się należy wejść w Twoje aukcje i zapytania, a następnie w Wysłane oferty. Następnie należy wejść w szczegóły oferty, która podlega negocjacji. Na samym dole szczegółów oferty dostępny będzie przycisk Aktualizuj ofertę. Po terminie wskazanym przez organizatora na składanie ofert po negocjacjach opcja Aktualizuj ofertę zniknie. Po kliknięciu w Aktualizuj ofertę pojawi się Kreator oferty, gdzie należy zaktualizować swoją ofertę. Następnie, aby oferta została wysłana należy kliknąć w Aktualizuj. 10 S t r o n a

VI. Korygowanie oferty 1. Krok 1 Otrzymanie informacji mailowej z prośbą o skorygowanie oferty Prośba o korektę oferty w ramach zapytania ofertowego zostaje wysłane mailowo. W wiadomości jest wskazane zapytanie ofertowe, którego dotyczy. Aby zaktualizować ofertę należy zalogować się na aplikację ciech.logintrade.net. 2. Krok 2 Korygowanie oferty Po zalogowaniu się należy wejść w Twoje aukcje i zapytania, a następnie w Twoje zapytania. Następnie należy wejść w szczegóły zapytania. Na samym dole szczegółów zapytania dostępny będzie przycisk Koryguj ofertę. Po kliknięciu w Koryguj ofertę pojawi się Kreator oferty, gdzie należy skorygować wcześniej wysłaną ofertę. Następnie, aby oferta została wysłana należy kliknąć w Wyślij ofertę. VII. Udział w aukcji elektronicznej otwartej Aby wziąć udział w aukcji elektronicznej Użytkownik powinien zalogować się na stronie: ciech.logintrade.net. Zgłaszanie chęci udziału w otwartej aukcji elektronicznej odbywa się w kilku etapach. 1. Krok 1 Aukcje otwarte Pierwszym krokiem po zalogowaniu jest przejście do zakładki Twoje aukcje i zapytania, a następnie odnalezienie zakładki Aukcje otwarte. 11 S t r o n a

2. Krok 2 Zgłaszanie chęci udziału Po kliknięciu w nazwę aukcji pojawia się okno z opcjami. Należy wybrać opcję Dodaj do swoich aukcji, a następnie kliknąć w przycisk Dalej. Do Organizatora aukcji zostanie przesłana wiadomość o chęci udziału w aukcji. Zgłoszenie do aukcji będzie widoczne w zakładce Zgłoszenia do aukcji wraz z odpowiednim statusem zgłoszenia. 12 S t r o n a

3. Krok 3 Decyzja o dopuszczeniu do aukcji Organizator może podjąć decyzję względem zgłoszenia chęci udziału pozytywną lub negatywną. Jeśli Organizator zaakceptował zgłoszenie, do Użytkownika przesyłane jest zaproszenie do aukcji w formie e-mail, a sama aukcja pojawia się w aplikacji, w zakładce Twoje aukcje. Dodatkowo w mailu wraz z zaproszeniem do udziału w aukcji są wysyłane instrukcje do aukcji. Jeśli decyzja była negatywna, Użytkownik jest o tym informowany e-mailowo i nie może wziąć udziału w aukcji. 4. Krok 4 Lista aukcji Jeśli Organizator dopuścił użytkownika do aukcji, to ten odnajdzie ją w zakładce Twoje aukcje. Po kliknięciu w nazwę aukcji, w której Użytkownik chce wziąć udział ma on do dyspozycji następujące opcje: 13 S t r o n a

Szczegóły aukcji wyświetla kartę aukcji, na której dostępne są jej szczegóły oraz zasady Aukcja główna w tą opcję należy wejść w momencie rozpoczęcia się aukcji. Otwiera panel składania ofert na aukcji. Aukcja testowa umożliwia wzięcie udziału w aukcji o identycznych założeniach jak właściwa aukcja, z tą różnicą, że złożone oferty nie są wiążące. Na aukcji testowej konkurentem Użytkownika jest wirtualny Użytkownik, składający automatyczne oferty. Rozmowa on-line umożliwia kontakt z Organizatorem. Narzędzie działające na zasadzie komunikatora. 5. Krok 5 Udział w aukcji Aby wejść do aukcji elektronicznej i składać na niej oferty należy kliknąć w opcję Aukcja główna na menu otwieranym po kliknięciu w nazwę aukcji. Składanie ofert będzie możliwe po wystartowaniu aukcji, tzn. po przekroczeniu terminu jej rozpoczęcia. VIII. Udział w aukcji elektronicznej zamkniętej 1. Krok 1 Otrzymanie zaproszenia do wzięcia udziału w aukcji Aby Użytkownik mógł wziąć udział w aukcji zamkniętej musi otrzymać mailowe zaproszenie do wzięcia udziału w aukcji. W wiadomości wskazany jest adres mailowy na który zostało wysłane zaproszenie. Aukcja będzie widoczna tylko na koncie przypisanym do tego maila. Tylko osoba zaproszona będzie na swoim koncie widziała daną aukcję. Dodatkowo w mailu wraz z zaproszeniem do udziału w aukcji są wysyłane instrukcje do aukcji. 14 S t r o n a

2. Krok 2 Lista aukcji Wszystkie aukcje zamknięte są widoczne w zakładce Twoje aukcje. Po kliknięciu w nazwę aukcji, w której Użytkownik chce wziąć udział ma on do dyspozycji następujące opcje: Szczegóły aukcji wyświetla kartę aukcji, na której dostępne są jej szczegóły oraz zasady. Aukcja główna w tą opcję należy wejść w momencie rozpoczęcia się aukcji. Otwiera panel składania ofert na aukcji. Aukcja testowa umożliwia wzięcie udziału w aukcji o identycznych założeniach jak właściwa aukcja, z tą różnicą, że złożone oferty nie są wiążące. Na aukcji testowej konkurentem Użytkownika jest wirtualny Użytkownik, składający automatyczne oferty. Rozmowa on-line umożliwia kontakt z Organizatorem. Narzędzie działające na zasadzie komunikatora. 15 S t r o n a

3. Krok 3 Udział w aukcji Aby wejść do aukcji elektronicznej i składać na niej oferty należy kliknąć w opcję Aukcja główna na menu otwieranym po kliknięciu w nazwę aukcji. Składanie ofert będzie możliwe po wystartowaniu aukcji, tzn. po przekroczeniu terminu jej rozpoczęcia. Uwaga: Aby uniknąć wygaśnięcia sesji przeglądarki podczas aukcji, do Aukcji głównej należy wejść maksymalnie na 5 minut przed jej rozpoczęciem. IX. Aktualizowanie danych kontaktowych 1. Aktualizacja danych firmy Aby zaktualizować dane firmy, należy wejść w Ustawienia, a następnie Twoja firma. Następnie pojawią się dane firmy, każda osoba która jest zarejestrowana do firmy może je aktualizować. 16 S t r o n a

1. Aktualizacja swoich danych kontaktowych Aby zaktualizować swoje dane, należy wejść w Ustawienia, następnie w Twoje dane. Po wejściu pojawią się uzupełnione dane do konta. Można je aktualizować, uzupełniać. Wszystkie pola są edytowalne prócz adresu e-mail. Konto podlega weryfikacji poprzez e-mail. Zmienić go można jedynie poprzez kontakt z działem Helpdesk. Zmiany można dokonać tylko na adres, który nie jest jeszcze zarejestrowany w systemie. 2. Zmiana hasła Aby zmienić hasło, należy wejść w Ustawienia, a następnie Zmiana hasła. 17 S t r o n a

Po wejściu w Zmianę hasła pojawi się miejsce do wpisania aktualnego hasła oraz do wpisania nowego hasła. Następnie należy kliknąć przycisk Zapisz. X. Kontakt z Organizatorem poprzez Platformę 1. Używanie opcji - Pytania/Odpowiedzi Opcja ta umożliwia nam zadanie formalnego pytania bezpośrednio do Organizatora zapytania. Termin zadawania pytań jest ustalany przez Organizatora zapytania. Oznacza to, iż możemy z niej skorzystać wyłącznie do czasu zakończenia tego terminu, który nigdy nie przekracza terminu składania ofert. Aby zadać pytanie należy wejść w zakładkę Twoje Zapytania, następnie kliknąć tytuł zapytania, do którego zamierzamy zadać pytanie. W opcjach wybieramy Pytania/ Odpowiedzi. 18 S t r o n a

UWAGA: Opcja zadawania pytań Kupującemu nie obejmuje dodawania załączników. W zakładce Pytania do Kupującego wybieramy opcję Zadaj Pytanie, następnie uzupełniamy tytuł oraz treść pytania i wysyłamy do Organizatora, który zostanie poinformowany o otrzymaniu pytania w formie wiadomości e-mail. Informację o przesłaniu przez Kupca odpowiedzi na zadane pytanie, znajdziemy w sekcji Odpowiedzi w zakładce Twoje Zapytania. Odpowiedź zostanie oznaczona gwiazdką. Aby zobaczyć odpowiedź należy ponownie skorzystać z opcji Pytania/Odpowiedzi po kliknięciu w tytuł zapytania. 2. Rozmowa On- line Rozmowa on- line jest nieoficjalną formą, wykorzystywaną do kontaktu z Organizatorem zapytania po zakończeniu składania ofert oraz w sytuacji, gdy konieczne jest przesłanie załącznika. 19 S t r o n a

Aby rozpocząć rozmowę on-line należy kliknąć w tytuł zapytania/aukcji w zakładce Zapytania lub Twoje aukcje, a następnie wybrać opcję Rozmowa On- line. Twoje Aby rozpocząć rozmowę, należy wybrać opcję Nowy wątek. Po wypełnieniu tytułu wątku oraz treści wiadomości należy kliknąć Wyślij. Po rozpoczęciu wątku, rozmowa układa się w widok czatu. 20 S t r o n a

XI. PRAKTYCZNE WSKAZÓWKI DOTYCZĄCE FUNKCJONOWANIE PLATFORMY 1. Dodawanie załączników Jeżeli oferta dotyczy zapytania otwartego (widoczne w zakładce Zapytania otwarte ), w pierwszej kolejności należy przenieść Zapytania do zakładki Twoje zapytania poprzez opcję Dodaj do swoich zapytań (instrukcja- strona 2). Dalej należy postępować identycznie jak podczas składania oferty w zapytaniu zamkniętym (instrukcja- strona 9): w formularzu składania oferty, pod treścią wybieramy przycisk Wybierz Pliki. W przypadku, gdy przycisk do dodawania załączników ma nazwę Przeglądaj należy zaktualizować wtyczkę Adobe Flash Player (do pobrania w wyszukiwarce). 21 S t r o n a

Inne powody dotyczące braku możliwości załączenia pliku do oferty: więcej niż jedna karta z Logintrade w przeglądarce zbyt duży rozmiar pliku; załączniki do oferty w sumie nie powinny przekroczyć 50 Mb uszkodzona wtyczka- należy sprawdzić, czy problem występuje również na innej przeglądarce nieprawidłowy format pliku Prawidłowo dodany plik powinien załadować się w 100%.Brak ikony oznacza, iż plik nie został dodany prawidłowo. 2. Przyczyny oraz rozwiązania ogólnego braku prawidłowej funkcjonalności: Nie mogę się zalogować. Pojawia się informacja : Login lub hasło jest niepoprawne. Rozwiązanie: Należy upewnić się, iż wpisujemy login, nie całość adresu e-mail. Login i hasło pojawiają się w połowie, dane znikają po wprowadzeniu, nie mogę dodać załącznika (lub inne błędy). Rozwiązanie: Należy pamiętać o wylogowaniu za każdym razem, kiedy zamykamy kartę Logintrade innego Kupca. Należy zamknąć wszystkie karty Logintrade w przeglądarce, następnie wyczyścić historię przeglądania oraz pliki cookie w ustawieniach przeglądarki, po czym ponownie wejść na stronę w celu zalogowania. Dane nakładają się, widok strony nie jest prawidłowy, nie mogę się zalogować Rozwiązanie: Należy upewnić się, iż w przeglądarce jest otwarta tylko jedna karta z Logintrade. 22 S t r o n a