Spotkanie informacyjne dla Beneficjentów 10 grudnia 2009 r. ROZLICZANIE PROJEKTÓW REALIZOWANYCH W RAMACH REGIONALNEGO PROGRAMU OPERACYJNEGO WOJEWÓDZTWA PODLASKIEGO NA LATA 2007-2013
Regulacje wynikające m. in. z umowy o dofinansowanie projektu Beneficjent składa wniosek o płatność nie rzadziej niż 1 raz na kwartał inieczęściej niż 1 raz w miesiącu bez względu na wysokość wydatków kwalifikowalnych poniesionych przez Beneficjenta w trakcie realizacji projektu. Wnioski pełniące wyłącznie funkcję sprawozdawczą powinny zostać złożone w nieprzekraczalnym terminie do 5-go dnia miesiąca następującego po zakończeniu kwartału kalendarzowego, tj. do 05.04, 05.07, 05.10, 05.01. Z obowiązku tego są zwolnieni Beneficjenci, którzy w danym kwartale złożyli już wniosek o płatność pośrednią (refundacja wydatków lub rozliczenie zaliczki). Brak wydatków po stronie Beneficjenta nie zwalnia go z obowiązku przedkładania wniosku o płatność z wypełnioną częścią dotyczącą przebiegu realizacji projektu. Wniosek o płatność końcową składany jest w terminie do 25 dni kalendarzowych od dnia zakończenia finansowego realizacji projektu.
Utworzenie poprawnego wniosku Beneficjenta o płatność jest możliwe jedynie po wczytaniu do aplikacji pliku startowego, przygotowanego przez Instytucję Zarządzającą na podstawie wniosku o dofinansowanie, stanowiącego załącznik nr 1 do aktualnej umowy o dofinansowanie projektu. W celu otrzymania pliku startowego Beneficjenci (którzy przekazali do IZ wnioski o dofinansowanie w formacie XML) proszeni są o przesłanie na adres gwp@wrotapodlasia.pl stosownej informacji zawierającej: nazwę Beneficjenta, tytuł realizowanego projektu, numer umowy o dofinansowanie oraz imię i nazwisko osoby wskazanej we wniosku o dofinansowanie i upoważnionej do kontaktów z IZ.
Regulacje wynikające z umowy o dofinansowanie projektu cd. Pierwszy wniosek o płatność może zostać złożony nie wcześniej niż po wniesieniu zabezpieczenia właściwej realizacji projektu. Do pierwszego wniosku o płatność zaliczkową należy dołączyć jedynie następujące załączniki: - oświadczenia o kwalifikowalności VAT, - oświadczenia o generowaniu dochodu, - harmonogramu składania wniosków o płatność, - oświadczenia o nie wykluczeniu z możliwości ubiegania się o dofinansowanie z Funduszy Strukturalnych, - oświadczenie o realizacji projektu zgodnie z prawem polskim i UE.
Wymagania formalne Wniosek Beneficjenta o płatność powinien zostać złożony do Kancelarii Instytucji Zarządzającej w wersji papierowej (1 egzemplarz) i elektronicznej w terminach określonych w umowie/decyzji. Ostatnia strona wniosku (pkt 23) musi zostać czytelnie podpisana lub parafowana i opatrzona imienną pieczęcią osoby upoważnionej. Wszystkie załączniki do wniosku powinny być podpisane/poświadczone za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną.
Wymagania formalne cd. Do wniosku o płatność należy dołączyć, zapisany na trwałym nośniku, tj. płycie CD lub DVD, wniosek w formie XML oraz dodatkowo pliki w formacie PDF. Jednym z najczęściej popełnianych błędów w tym zakresie jest dołączenie jedynie pliku w formacie PDF, brak zgodności sumy kontrolnej w wersji papierowej i elektronicznej oraz dostarczenie niezwalidowanej wersji wniosku (wydruk próbny). Aby zminimalizować ryzyko wystąpienia tego typu błędów należy wypełniony i zwalidowany wniosek w formacie XML zapisać na płycie CD/DVD i po jego otwarciu (z nośnika, a nie z dysku komputera) wygenerować wersję do druku.
Wymagania formalne cd. Dokumenty stanowiące załączniki do wniosku o płatność powinny być pogrupowane (do każdej z pozycji wykazanej w pkt. 11 wniosku o płatność) wnastępującej kolejności: faktura lub rachunek, wyciąg bankowy, protokół odbioru, umowa z wykonawcą/dostawcą, itp. i ułożone w kolejności zgodnej z listą dokumentów potwierdzających poniesione wydatki pkt 11 wniosku o płatność. Pierwsza strona każdego z w/w załączników powinna zostać oznaczona nr pozycji z pkt. 11 wniosku o płatność, a każdy z załączników powinien zostać trwale spięty.
Weryfikacja wniosku Beneficjenta o płatność przez IZ Instytucja Zarządzająca weryfikuje wnioski o płatność w kolejności ich wpływu do IZ, z zachowaniem zasady dwóch par oczu. W przypadku stwierdzenia błędów we wniosku złożonym przez Beneficjenta, IZ wysyła pismo informujące o nieprawidłowościach i wzywające do ich poprawy/uzupełnienia w terminie max. 7 dni od otrzymania zawiadomienia. Niezłożenie przez Beneficjenta żądanych wyjaśnień lub nieusunięcie przez niego braków formalno-rachunkowych oraz merytorycznych powoduje wstrzymanie procedury weryfikacji wniosku o płatność oraz wstrzymuje procedurę przekazania środków dofinansowania do czasu złożenia wymaganych wyjaśnień oraz złożenia korekty wniosku o płatność.
Weryfikacja wniosku Beneficjenta o płatność przez IZ cd. W przypadku stwierdzenia braków formalno-rachunkowych lub merytorycznych w złożonym wniosku o płatność Instytucja Zarządzająca może dokonać uzupełnienia lub poprawienia wniosku, o czym informuje Beneficjenta. Instytucja Zarządzająca nie może poprawiać lub uzupełniać załączonych do wniosku o płatność kserokopii dokumentów potwierdzających poniesione wydatki.
Weryfikacja wniosku Beneficjenta o płatność przez IZ cd. Przekazanie płatności następuje w terminie do 30 dni kalendarzowych od dnia zaakceptowania przez Instytucję Zarządzającą złożonego przez Beneficjenta wniosku o płatność, pod warunkiem dostępności środków na rachunku IZ. Wypłacona kwota dofinansowania może być pomniejszana o kwoty wydatków błędnie uznanych za kwalifikowane w ramach weryfikacji poprzednich wniosków o płatność składanych w ramach danego projektu.
Podstawowe części wniosku Beneficjenta o płatność podstawowe dane dotyczące projektu i Beneficjenta, dane dotyczące rodzaju i wysokości płatności, dane dotyczące poniesionych wydatków, uzyskany dochód w okresie objętym wnioskiem, korekty finansowe, dane dotyczące postępu finansowego i rzeczowego, dane dotyczące kontraktów z wykonawcami, planowany przebieg realizacji projektu, dane dotyczące wskaźników realizacji projektu, informacja na temat problemów w realizacji projektu, harmonogram wydatków, zgodność projektu z zasadami polityk wspólnotowych.
Wypełnianie wniosku Beneficjenta o płatność UWAGA: Od dnia 1 stycznia 2010 r. wszyscy Beneficjenci będą zobowiązani do składania wniosków o płatność sporządzonych z wykorzystaniem aplikacji Generator Wniosków o Płatność. Przed przystąpieniem do wypełniania wniosku o płatność należy sprawdzić czy zainstalowana wersja aplikacji GWP jest wersją najnowszą. Każdorazowe aneksowanie umowy o dofinansowanie pociąga za sobą konieczność uzyskania nowego pliku startowego.
Rozliczanie wydatków Rozliczeniu w ramach wniosku o płatność mogą podlegać tylko wydatki wykazane w dokumentach księgowych, które zostały faktycznie poniesione, tj. zgodne z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie, kwalifikowalne w rozumieniu Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach RPOWP, w pełni opłacone i zaksięgowane. Rozliczając wydatki Beneficjent nie może przekroczyć łącznej kwoty wydatków kwalifikowalnych wynikających z zatwierdzonego wniosku o dofinansowanie projektu. Beneficjenta obowiązują limity wydatków wskazane w odniesieniu do każdego zadania w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie projektu. W ramach każdego wniosku o płatność Beneficjent zobowiązany jest wykazać wydatki sfinansowane z wkładu własnego w wysokości określonej w umowie/decyzji o dofinansowanie. Zasadą jest, aby we wniosku o płatność na bieżąco rozliczać poniesione wydatki w danym okresie rozliczeniowym.
Data złożenia wniosku do IZ, data poniesienia ostatniego wydatku lub ostatni dzień okresu za jaki składany jest wniosek. Wniosek o pierwszą płatność zaliczkową punktu nie wypełnia się. W przypadku wniosku o płatność końcową data nie może być późniejsza niż dzień zakończenia finansowego Pola od 3 do 7 wypełniane są automatycznie na podstawie danych zawartych w pliku startowym (zgodnych z aktualną umową/decyzją) Samodzielnie należy wypełnić jedynie pola: z dnia dotyczące umowy oraz aneksu (jeśli został zawarty), kolejny numer aneksu (ostatni jego człon) oraz kwotę dofinansowania wynikającą z obowiązującej umowy. W ramach tej zakładki należy wybrać również poprzez zaznaczenie odpowiedniej opcji, czy projekt jest realizowany w oparciu o umowę czy decyzję.
Rodzaj płatności, którego dotyczy dany wniosek: Zaliczkowa pierwsza i kolejne transze zaliczki; Rozliczenie zaliczki rozliczenie zaliczki. Opcja zaznaczana także przy ubieganiu się równocześnie o kolejną transzę zaliczki;
Rodzaj płatności, którego dotyczy dany wniosek: Pośrednia przy refundacji poniesionych wydatków, kolejnej transzy zaliczki wraz z refundacją wydatków, a także przy jednoczesnym rozliczeniu uprzednio otrzymanych transz zaliczki; Końcowa zaznaczany zawsze przy ostatnim wniosku o płatność dotyczącym danego projektu; Nie dotyczy (funkcja sprawozdawcza) wniosek, który przekazuje informację o postępie rzeczowym realizacji projektu.
W przypadku wniosków składanych w systemie zaliczkowym: 10 = (9 x montaż) + wartość kolejnej transzy zaliczki. 8a - łączna kwota otrzymana tytułem wcześniej złożonych wniosków o płatność. W przypadku wniosku o pierwszą płatność należy podać wartość 0,00 ; 8b - kwota poniesionych wydatków objętych danym wnioskiem o płatność i związanych z realizowanym projektem (zarówno kwalifikowanych jak i niekwalifikowanych); 9 kwota wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem (równa wartości suma ogółem w PLN w kolumnie 9 tabeli z pkt 11; 10 - kwota wnioskowana = (poz.9) x (kwota dofinansowania wynikająca z umowy /całkowite wydatki kwalifikowalne objęte umową); dodatkowo należy wyodrębnić wartość zaliczki.
Dane zaczytywane automatycznie, jedynym polem, które należy wypełnić samodzielnie jest wskazanie ulicy/alei/placu w bloku Adres.
Dane o Nazwie banku i Numerze rachunku bankowego są zaczytywane automatycznie należy uzupełnić jedynie pole Posiadacz rachunku zgodnie z zapisami umowy/decyzji. Należy podać dane osoby/osób odpowiedzialnych za postęp finansowy i rzeczowy realizacji projektu wraz z aktualnymi danymi teleadresowymi.
Określenie miejsca przechowywania dokumentacji związanej z realizacją projektu powinno zawierać: aktualny adres, nazwę działu/działów, w którym przechowywana jest dokumentacja lub numery pomieszczeń. UWAGA: Data powinna być zgodna z tą podaną na dokumentach księgowych w adnotacji Ujęto we wniosku o płatność zdnia Pole Data należy wypełnić korzystając z kalendarza. Osobę/osoby upoważnione do podpisania wniosku o płatność należy wskazać w tabeli, dodając uprzednio odpowiednią liczbę wierszy poprzez kliknięcie znaku: +; błędne dane można usunąć poprzez kliknięcie znaku:.
Należy podać wszystkie daty zapłaty za dany wydatek. W przypadku, gdy na dokumencie występują nie tylko pozycje związane z projektem należy podać nr pozycji, które dotyczą projektu.
Jeżeli dany dokument księgowy dotyczy kilku kategorii budżetowych należy ująć go tylko raz (pod warunkiem takich samych stawek podatku VAT), przy czym z po kliknięciu na kolumnę 6 podać wszystkie odpowiadające danemu dokumentowi kategorie budżetowe wraz z określeniem rodzaju wydatku i kategorii interwencji. Wybór należy zatwierdzić kliknięciem na przycisk
Różnica między kwotą dokumentu brutto i kwotą dokumentu netto może wynikać jedynie z podatku VAT. W przypadku np. kosztów osobowych wynikających z umowy o pracę lub umów cywilno-prawnych kolumna 7 = kolumnie 8.
Należy wskazać dochód uzyskany w ramach realizowanego projektu od złożenia poprzedniego wniosku o płatność, rozumiany zgodnie z art. 55 rozporządzenia Rady WE nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylającego rozporządzenie (WE) nr 1260/1999 (Dz. Urz. WE L 210 z 31.07 2006) Wartość odsetek narosłych (od złożenia poprzedniego wniosku o płatność) od środków zaliczki zgromadzonych na rachunku bankowym Beneficjenta. Nie należy ich ujmować w części tabeli przeznaczonej na wykazanie uzyskanego dochodu.
Punkt wypełniany w przypadku wykrycia wydatków niekwalifikowalnych w poprzednich, zatwierdzonych wnioskach o płatność, w sposób pozwalający na identyfikację wydatku, którego korekta dotyczy. Gdy jest to możliwe należy podać również liczbę porządkową w zestawieniu (pkt. 11). Wyjaśnienie powodu zaistnienia korekty. Zgodnie z kol. 5 pkt. 11 wniosku, w którym rozliczono wydatek niekwalifikowalny. Źródło, z którego pierwotnie zostały sfinansowane wydatki podlegające korekcie.
Zakończono/zrealizowano, ogłoszono przetarg rozstrzygnięcie dnia, zakupiono dostawa dnia, itp. Zgodnie z obowiązującym wnioskiem o dofinansowanie / harmonogramem rzeczowo-finansowym. Wykazane zadania mogą zostać pogrupowane lub przedstawione jako poszczególne kategorie budżetowe.
Należy podać krótki opis działań podjętych w danym okresie rozliczeniowym. Opis powinien być zgodny z danymi wykazanymi w tabeli w pkt. 15.
Np. Umowa nr 123/2009 zawarta z Firmą ABC Sp. z o.o. Informacje powinny być zgodne z dołączoną dokumentacją przetargową. Należy podać art. Pzp, w ramach którego wybrano wykonawcę oraz jego nazwę, np. art. 67 zamówienie z wolnej ręki.
Należy zamieścić krótki opis sposobów promocji udziału Unii Europejskiej (oraz budżetu państwa, jeśli występuje) w finansowaniu projektu w okresie objętym wnioskiem o płatność. Np. Umieszczenie tablicy informacyjnej, tablicy pamiątkowej, zamieszczenie informacji na stronie internetowej firmy/instytucji, oznaczenie dokumentacji i korespondencji dotyczącej projektu, itp.
Należy podać krótki opis działań, które zostaną podjęte w okresie do złożenia kolejnego wniosku. Informacja powinna być zgodna z aktualnym harmonogramem rzeczowo-finansowym i powinna się pokrywać z pkt. 15A w kolejnym wniosku o płatność.
Dane zaczytywane automatycznie z wniosku o dofinansowanie. W przypadku wskaźników, tj. liczba projektów czy liczba doposażonych instytucji, osiągnięcie 100% realizacji wskaźnika może nastąpić dopiero w ostatnim wniosku o płatność.
Przede wszystkim dla wniosku o płatność końcową (w pozostałych przypadkach należy usunąć wszystkie wskaźniki rezultatu poprzez zaznaczenie kolejnych wierszy i kliknięcie na znak: ). Wyjątek stanowi sytuacja, gdy Beneficjent jeszcze w trakcie realizacji projektu osiągnął wartość docelową któregoś wskaźnika lub zrealizował częściowo wskaźnik dotyczący liczby utworzonych miejsc pracy.
Należy przedstawić w kilku zdaniach informację o ewentualnych problemach napotkanych w trakcie realizacji projektu w okresie objętym wnioskiem o płatność wraz z podaniem powodów odstąpienia przez Beneficjenta od realizacji określonych zadań, bądź wskazaniem przyczyn zewnętrznych, uniemożliwiających realizację konkretnych zadań. W przypadku wniosku o płatność końcową należy umieścić dodatkowo komentarz odnośnie zrealizowania wskaźników, wraz z podaniem przyczyn ewentualnego nieosiągnięcia założonego w projekcie poziomu wskaźników.
Należy podać informację o wydatkach kwalifikowalnych jakie Beneficjent planuje ponieść w kolejnych 4 kwartałach realizacji projektu. Jeżeli dany wniosek o płatność obejmuje okres np. do 15 stycznia, pierwszym wypełnianym kwartałem powinien być II kw. danego roku. Jeżeli projekt kończy się np. w III kw. danego roku, w kolejnych kwartałach należy wpisać 0,00.
Należy wskazać, czy realizowany projekt jest zgodny z zasadami polityk wspólnoty, w tym w szczególności dotyczących: równości szans, ochrony środowiska, społeczeństwa informacyjnego, konkurencji, zamówień publicznych, pomocy publicznej. W przypadku nieprzestrzegania polityk wspólnoty (tj. wyboru pola Nie ) należy opisać w kilku zdaniach, na czym polegały nieprawidłowości oraz wskazać podjęte działania naprawcze. W opisie należy uwzględnić również wyniki kontroli/audytów wskazujących na naruszenie zasad polityk wspólnotowych.
Załączniki będące wzorami opracowanymi przez IZ (załączniki nr: 5, 6, 8, 9, 11 i 12) wypełniane są automatycznie/uzupełniane w aplikacji. Możliwe do uzupełnienia są wyłącznie załączniki, przy których Beneficjent wskazał (pkt 22 wniosku) opcję Tak tylko te są również drukowane. Uzupełnienia wymagają jedynie załączniki nr: 6, 8 i 9, a załącznik nr 11 wymaga wskazania opcji Tak lub Nie.
Załącznik nr 6 Dotyczy wyłącznie Beneficjentów spełniających przesłanki art. 55 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11.07.2006 r. W przypadku pierwszego wniosku o płatność jako datę rozpoczynającą okres generowania dochodu należy podać datę podpisania umowy o dofinansowanie.
Poszczególne wiersze powinny sumować się do całkowitej kwoty dofinansowania określonej w aktualnej umowie o dofinansowanie projektu. Poszczególne wiersze powinny sumować się do 100% wartości dofinansowania.
Tabela stanowi załącznik wyłącznie do wniosku o płatność końcową. W przypadku nie występowania wydatków niekwalifikowalnych, w wierszu Suma ogółem należy wpisać 0,00/ Załącznik należy wypełnić zgodnie z zaleceniami dotyczącymi pkt. 11 oraz podać z jakiego źródła sfinansowano wykazane wydatki niekwalifikowalne, np. środki własne, kredyt, itp.
Niezbędne załączniki wymagane przy wniosku rozliczającym wydatki potwierdzone za zgodność z oryginałem przez osobę upoważnioną do reprezentowania Beneficjenta kopie: faktur lub innych dokumentów o równoważnej wartości dowodowej, dokumentów potwierdzających odbiór urządzeń lub wykonanie prac w przypadku, gdy obowiązek sporządzenia tych dokumentów wynika z przepisów prawa, protokołów odbioru urządzeń lub przyjęcia materiałów, z podaniem miejsca ich składowania/przechowywania w przypadku, gdy obowiązek sporządzenia tych dokumentów wynika z umowy z wykonawcą lub przepisów prawa, wyciągów bankowych z rachunku Beneficjenta potwierdzających poniesienie wydatków, innych dokumentów potwierdzających i uzasadniających prawidłową realizację Projektu (wyciąg z ewidencji śr. trwałych, sposób wyliczenia wskaźników rezultatu wniosek końcowy).
Opisywanie dokumentów księgowych i innych wymaganych załączników Pierwsza strona dokumentu Zgodnie z wymogiem Komisji Europejskiej na pierwszej stronie oryginału faktury powinna zostać umieszczona (przed jej skopiowaniem) adnotacja Projekt jest współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz ze środków budżetu państwa. Na pierwszej stronie faktury powinna zostać umieszczona również adnotacja Ujęto we wniosku o płatność z dnia. Zapis oraz ze środków budżetu państwa należy stosować tylko w sytuacji, gdy cześć dotacji pochodzi właśnie z tych środków. Druga strona dokumentu Każda faktura lub inny dowodów księgowy o równoważnej wartości dowodowej, potwierdzający dokonanie wydatków kwalifikowalnych powinien być opisany na odwrocie w taki sposób, aby wyraźnie widoczny był jego związek z projektem.
Opisywanie dokumentów księgowych i innych wymaganych załączników Powyższe dokumenty powinny zawierać w opisie następujące informacje: numer i nazwę projektu, nazwę Programu Operacyjnego oraz numer i nazwę działania, numer umowy i datę jej zawarcia, krótki opis wydatku wraz z podaniem nazwy kategorii budżetu wniosku o dofinansowanie, do której odnosi się dany wydatek (wraz z datą, czytelnym podpisem/parafą i pieczęcią imienną osoby upoważnionej); jeżeli tylko część z wydatków wskazanych na fakturze dotyczyć będzie realizowanego projektu, należy wskazać także ich pozycje na fakturze, sprawdzenie/zatwierdzenie pod względem formalnym, rachunkowym i merytorycznym (wraz z czytelnym podpisem/parafą i pieczęcią imienną osoby upoważnionej),
Opisywanie dokumentów księgowych i innych wymaganych załączników cd. dekretacja na konta (może znajdować się na pierwszej stronie dokumentu), dekretacja wg klasyfikacji budżetowej (w przypadku jst), zatwierdzenie kwoty do wypłaty (wraz z czytelnymi podpisami/parafami i pieczęciami imiennymi osób upoważnionych), zgodność z Ustawą Prawo zamówień publicznych wraz z podaniem artykułu, na mocy którego zamówienie zostało zrealizowane, także w przypadku, gdy dany zakup nie podlega pod zapisy przedmiotowej ustawy, np. art. 4 Pzp (wraz z czytelnym podpisem/parafą i pieczęcią imienną osoby upoważnionej), lub wskazanie podstawy zwolnienia podmiotowego, kategoria interwencji EFRR, kwota wydatków kwalifikowalnych z kwotowym wyszczególnieniem wartości dofinansowania z EFRR, kwota wydatków niekwalifikowalnych (jeśli dotycz).
Opisywanie dokumentów księgowych i innych wymaganych załączników W przypadku braku możliwości (zbyt mało miejsca) umieszczenia wszystkich wymaganych zapisów na drugiej stronie faktury, dopuszcza się możliwość umieszczenia w/w informacji na kartce papieru na stałe dołączonej do dokumentu księgowego z nagłówkiem: Załącznik do faktury nr z dnia.. W takim przypadku na fakturze powinna znaleźć się także informacja, że dany dokument posiada załącznik. UWAGA: Na wszystkich pozostałych dokumentach związanych z realizacją projektu powinien znaleźć się zapis: Dotyczy projektu [Podać nr i nazwę] realizowanego w ramach umowy [Podać nr] zawartej dnia. Wszystkie kopie dokumentów powinny być poświadczone za zgodność z oryginałem przez osobę do tego uprawnioną oraz opatrzone datą potwierdzenia. Prawidłowo potwierdzona za zgodność z oryginałem kopia to podpis na każdej stronie z zapisem potwierdzam za zgodność z oryginałem lub podpis na pierwszej stronie z zapisem potwierdzam za zgodność z oryginałem od strony do strony. dokument powinien mieć ponumerowane strony i być spięty, tak aby nie ulegało wątpliwości, co jest potwierdzane za zgodność z oryginałem.
Przykład opisu faktury Dotyczy projektu nr WND-RPPD.[xx].[xx].[xx]-[xxx]/0[x] pt. [Podać tytuł projektu]. Wydatek będzie podlegał rozliczeniu w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata 2007-2013 współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego na podstawie umowy nr UDA-RPPD.[xx].[xx].[xx]-[xxx]/0[x]-[xx] z dnia.. zawartej w ramach Osi Priorytetowej [Podać nr i nazwę Osi] Działanie [Podać nr i nazwę Działania] [podpis osoby upoważnionej] Zakup [Podać zakres rzeczowy wydatku i pozycję na fakturze, jeśli występują na niej także pozycje nie związane z realizacją projektu] został dokonany zgodnie z pozycją [Podać nr i nazwę pozycji z budżetu projektu] budżetu projektu, z czego: wydatki kwalifikowalne: [Podać kwotę] w tym dofinansowanie ze środków EFRR: [Podać kwotę], wydatki niekwalifikowalne: [Podać kwotę], pokryte ze środków [Podać źródło]. [podpis osoby upoważnionej]
Przykład opisu faktury cd. Wydatku dokonano zgodnie z zapisami ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz. U. 2007 nr 223, poz. 1655, z późn. zm.) w trybie [Podać tryb przetargowy] na mocy art. [Podać nr artykułu]. lub Skorzystano ze zwolnienia na podstawie [Podać podstawę prawną]. [podpis osoby upoważnionej] Sprawdzono pod względem formalnym [Data i podpis osoby upoważnionej] Sprawdzono pod względem merytorycznym [Data i podpis osoby upoważnionej] Sprawdzono pod względem rachunkowym [Data i podpis osoby upoważnionej] Zatwierdzono do wypłaty [Podać kwotę] Data i podpisy osób upoważnionych] Dekretacja na konta Dekretacja wg klasyfikacji budżetowej (dotyczy jst) [Dział] [Rozdział] [Paragraf] [Data i podpis osoby upoważnionej]
W przypadku faktury wystawionej w walucie obcej Beneficjent zobowiązany jest do umieszczenia na fakturze zapisu według jakiego kursu i jakiej instytucji finansującej dokonał przeliczenia i z jakiego dnia. Zgodnie z zasadą refundowania wydatków faktycznie poniesionych, do określenia kwoty podlegającej refundacji należy zastosować kurs z dnia, w którym Beneficjent zapłacił fakturę. Pod pojęciem faktycznego poniesienia wydatku należy rozumieć rozchód środków pieniężnych z kasy lub rachunku bankowego Beneficjenta. Podstawą rozliczenia tzw. faktury obcej jest, sporządzona na jej podstawie, faktura wewnętrzna, na której powinny znaleźć się stosowne opisy, i która powinna zostać wykazana w pkt. 11 wniosku (faktura obca nie powinna być wykazywana w pkt. 11). Ponadto, jeżeli faktura została wystawiona w języku obcym należy także dostarczyć jej tłumaczenie sporządzone przez tłumacza przysięgłego.
W przypadku rozliczania kosztów osobowych dotyczących osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, do wniosku należy dołączyć w szczególności kopie: umowy o pracę, zakresu czynności, karty czasu pracy, listy obecności, listy płac oraz kalkulację stawki godzinowej (w przypadku osób oddelegowanych z dotychczasowego stanowiska pracy). W przypadku rozliczania kosztów osobowych dotyczących osób zatrudnionych na podstawie umów cywilno-prawnych do wniosku należy dołączyć w szczególności kopie: umowy (zlecenia, o dzieło, itp.) oraz listy płac. Rozliczeniu mogą podlegać tylko wynagrodzenia opłacone w pełnej wysokości (brutto lub podwójne ubruttowienie)
Załącznik przeznaczony wyłącznie dla Beneficjentów nie prowadzących pełnej ewidencji księgowej Nazwa Beneficjenta: Nr umowy: Nr i tytuł projektu: WND-RPPD. Zestawienie wszystkich dokumentów księgowych dotyczących projektu (faktur i innych dokumentów o równoważnej wartości dowodowej) Lp. Rodzaj dowodu i jego nr identyfikacyjny Data dokonania operacji/data sporządzenia dowodu Strony dokonujące operacji gospodarczej Opis zdarzenia gospodarczego Kwota brutto Kwota wydatków kwalifikowalnych Pozycja, pod którą dokument został ujęty w ewidencji księgowej* Forma płatności wykazana na dowodzie zakupu Nr dowodu potwierdzające go dokonanie płatności oraz data dokonania zapłaty Uwagi 1 2 3 4 * Należy podać numer pozycji z zestawień sporządzanych przez Beneficjenta (np. do celów podatkowych). W przypadku braku takich ewidencji (brak obowiązku ich sporządzania wynikający z odrębnych przepisów prawa) należy podać pozycję zgodną z kolumną "Lp."
Przykładowy opis wyciągu bankowego BANK Wyciąg nr 1/09 nr rachunku xx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx data operacji opis operacji kwota operacji saldo 100 000,00 2009-01-20 2009-01-20 2009-01-22 nr i adr. rachunku 34 3456 3456 3456 3456 3456 3456 Zakup urządzenia A nr i adr. rachunku 23 2345 2345 2345 2345 2345 2345 Transport urządzenia A nr i adr. rachunku12 1234 1234 1234 1234 1234 1234 Montaż urządzenia A - 10 000,00 90 000,00 poz. 1-1 000,00 89 000,00 poz. 1-500,00 88 500,00 poz. 1
Przykładowy opis wyciągu bankowego cd. Wyciąg nr 1/09 BANK nr rachunku xx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx xxxx data operacji opis operacji kwota operacji saldo 100 000,00 2009-01-20 nr i adr. rachunku 34 3456 3456 3456 3456 3456 3456 Zakup urządzenia A Zakup urządzenia B - 11 000,00 89 000,00 poz. 1 10 000,00 poz. 2 1 000,00
Kontrole i nieprawidłowości Najczęściej popełniane błędy: dokonywanie płatności gotówką przy transakcjach powyżej 15 000 euro; brak informacji o związku z projektem na dokumentach załączanych do wniosku o płatność (innych niż faktury); brak wszystkich wymaganych załączników (opracowanych przez IZ); brak dowodów zapłaty w postaci wyciągów bankowych; błędne dane dotyczące Beneficjenta lub kosztów wykazanych na dokumentach księgowych (konieczność sporządzenia noty lub faktury korygującej); niepełna informacja o stosowanych środkach informacji i promocji projektu (dokumentacja, korespondencja); brak ujęcia w zestawieniu 11 faktur zaliczkowych i korygujących.
Kontrole i nieprawidłowości Wyniki kontroli projektów realizowanych przez przedsiębiorców w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Podlaskiego na lata 2007-20 31% 69% projekty zrealizowane poprawnie - zgodnie z warunkami umowy o dofinansowanie projekty, w których stwierdzono uchybienia i/lub nieprawidłowości oraz wydano zalecenia pokontrolne
Kontrole i nieprawidłowości formułowanie zaleceń pokontrolnych Nieprawidłowości w zakresie informacji i promocji Projektu Zalecono działania naprawcze Nieprawidłowości w zakresie ewidencji księgowej oraz opisie dokumentów księgowych Stwierdzenie uchybień i/lub nieprawidłowości Wydanie zaleceń pokontrolnych Nieprawidłowości w zakresie sprawozdawczości Ponoszenie wydatków poza okresem realizacji Projektu Dokonano zmniejszenia dofinansowania Finansowanie robót dodatkowych Błędne kwalifikowanie kosztów
Kontrole i nieprawidłowości Uchybienia w zakresie informacji i promocji Projektu nie realizowanie zobowiązań w zakresie promocji określonych we wniosku o dofinansowanie, brak oznakowania o współfinansowaniu zakupu ze środków Unii Europejskiej na zakupionym sprzęcie, brak informacji słownej o realizowanym programie i jego współfinansowaniu ze środków Unii Europejskiej na stronie internetowej Beneficjenta, brak tablicy pamiątkowej w miejscu realizacji projektu, tablica pamiątkowa niezgodna z wytycznymi Instytucji Zarządzającej RPOWP, brak informacji o źródłach finansowania projektu w umowach z wykonawcami.
Kontrole i nieprawidłowości Nieprawidłowości w zakresie wyodrębnionej ewidencji księgowej oraz opisie dokumentów księgowych dokonywanie korekt w opisach faktur/dowodów księgowych niezgodnie z art. 22 ustawy o rachunkowości (np. korektorowanie mazakiem białkującym, zaklejanie), na pierwszej stronie faktur brak informacji o źródłach finansowania Projektu oraz adnotacji ujęto we wniosku o płatność z dnia, brak wyodrębnionej ewidencji księgowej naruszenie 12 umowy o dofinansowanie, zawartej pomiędzy Instytucją Zarządzającą RPOWP a Beneficjentem, ujmowanie w ewidencji księgowej, wyodrębnionej na potrzeby Projektu, faktur nie związanych z Projektem.
Kontrole i nieprawidłowości Nieprawidłowości w zakresie sprawozdawczości wskaźniki produktu i rezultatu oraz poziom wydatkowania w ramach projektu, wykazany we wniosku Beneficjenta o płatność końcową niezgodne ze stanem faktycznym stwierdzonym podczas czynności kontrolnych na miejscu realizacji Projektu, brak dowodów wskazanych we wniosku o dofinansowanie jako źródło dostarczenia informacji, wykazywanie w sprawozdaniach danych nie wynikających z dokumentów źródłowych.
Kontrole i nieprawidłowości Nieprawidłowości skutkujące zmniejszeniem dofinansowania Projektu poniesienie wydatków poza okresem realizacji Projektu określonym umową o dofinansowanie, finansowanie robót dodatkowych przykład: Beneficjent zwraca się zprośbą o aneksowanie umowy, argumentując, że z uwagi na zmiany cen rynkowych trzy kategorie kosztów w Projekcie uległy zmniejszeniu, natomiast jedna zwiększeniu; de facto chodzi o przerzucenie oszczędności z ww. trzech kategorii do kategorii, która ulega zwiększeniu - kontrola stwierdza, że zwiększenie wartości jest wynikiem zwiększenia zakresu robót /roboty dodatkowe/, a nie jak deklarował Beneficjent zmianą ceny rynkowej), błędne kwalifikowanie kosztów przykład: zakwalifikowanie ceny trzyletniego ubezpieczenia od przypadkowych uszkodzeń do ceny nabycia środka trwałego i zakwalifikowanie jej do wydatków kwalifikowanych przeznaczonych na zakup tego środka.
Warunki otrzymania i rozliczenia zaliczki Warunkiem otrzymania zaliczki jest złożenie dodatkowego zabezpieczenia, poza wekslem wynikającym z podpisania umowy. Zabezpieczeniem może być poręczenie wg prawa cywilnego, cesja z praw ubezpieczeniowych, zastaw rejestrowy, itp. Zabezpieczenie musi odpowiadać kwocie wnioskowanej zaliczki i musi zostać ustanowione przynajmniej do czasu jej rozliczenia.
Warunki otrzymania i rozliczenia zaliczki cd. Instytucja Zarządzająca może odmówić udzielenia zaliczki lub zmniejszyć jej wysokość jeżeli uzna, że kwota wnioskowanej zaliczki jest zbyt duża w stosunku do wydatków zaplanowanych w harmonogramie rzeczowo-finansowym. Pierwsza transza w formie zaliczki może stanowić nie więcej niż 35% dofinansowania, jednakże nie więcej niż 1.000.000,00 PLN kwoty dofinansowania. Płatność końcowa musi wynosić co najmniej 5% ogólnej wartości dofinansowania określonego w umowie/ decyzji o dofinansowanie.
Warunki otrzymania i rozliczenia zaliczki cd. Wypłata kolejnej transzy zaliczki jest uzależniona od rozliczenia co najmniej 80% transzy poprzedniej. Kolejna transza zaliczki pomniejszana jest o nierozliczoną kwotę poprzedniej transzy oraz o odsetki narosłe od wcześniej przekazanej transzy. Rozliczenie co najmniej 80% transzy dotacji przekazanej w formie zaliczki powinno nastąpić niezwłocznie po wydatkowaniu płatności, jednak w terminie nie dłuższym niż 60 dni kalendarzowych od dnia jej otrzymania. W przypadku rozliczenia mniej niż 80% uprzednio otrzymanej transzy zaliczki lub niedopełnienia terminu wskazanego powyżej kolejne transze dotacji będą przekazane Beneficjentowi wyłącznie w formie refundacji.
Warunki otrzymania i rozliczenia zaliczki cd. Beneficjenci, którym w danym roku przekazane zostały transze w formie zaliczki, zobowiązani są do wydatkowania ich do 31 grudnia oraz zwrotu środków niewykorzystanych w terminie do 15 stycznia następnego roku. Zwrócone części zaliczek nie są ponownie wypłacane Beneficjentowi, a kolejne transze dofinansowania pochodzące ze środków dotacji rozwojowej są przekazywane w formie refundacji poniesionych przez Beneficjenta wydatków kwalifikowanych. Beneficjent rozliczając zaliczkę może jednocześnie wnioskować o refundację poniesionych wydatków kwalifikowalnych na realizację projektu. Dofinansowanie przekazywane jest w wysokości procentowego udziału w wydatkach kwalifikowalnych, celem zachowania poziomu dofinansowania określonego w umowie/decyzji o dofinansowanie.
DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ