V. PROCESY I PROCEDURY

PROJEKT CELOWY Nr 6T07 2004 C/6413 KRAJOWY SYSTEM ZARZĄDZANIA BUDOWLANYMI PRZEDSIĘWZIĘCIAMI INWESTYCYJNYMI FINANSOWANYMI Z UDZIAŁEM ŚRODKÓW PUBLICZNYCH I POMOCOWYCH UNII EUROPEJSKIEJ V. PROCESY I PROCEDURY 23

15. PROCESY ZARZĄDZANIA PRZEDSIĘWZIĘCIEM BUDOWLANYM 24

25 Procesy i procedury

15.1 Definicja i struktura procesów zarządzania w przedsięwzięciu budowlanym Pojęcie Proces jest zdefiniowane w p.3.4.1. normy ISO 9000:2000 jako zbiór działań wzajemnie powiązanych lub wzajemnie oddziałujących, które przekształcają wejścia w wyjścia. Wejścia poszczególnych działań są zazwyczaj wyjściami innych, poprzednio wykonanych działań. W celu zwiększenia wartości wyjść poszczególnych działań, działania te muszą być zaplanowane i realizowane w warunkach nadzorowanych, które jako minimum powinny obejmować stosowanie udokumentowanych procedur określających metody postępowania prowadzącego do uzyskania prawidłowego wyjścia określonego działania. Zbiór procedur systemu zarządzania KSBPI powinien być kompletny, to jest powinien obejmować poziom strategiczny i poziom operacyjny zarządzania, z uwzględnieniem technik i narzędzi specjalistycznych, wspomagających zarządzanie na obu wyróżnionych poziomach. Jednocześnie, zbiór procedur systemu zarządzania KSBPI nie powinien być zbyt liczny, ponieważ w przeciwnym przypadku utraci swoje walory praktyczne. Dla ograniczenia liczby procedur systemu zarządzania KSBPI przyjęto założenie, że przedmiotem poszczególnych procedur będą procesy, obejmujące zbiory działań związanych z rozwojem określonego produktu częściowego lub zbioru jednorodnych produktów częściowych. Struktura procedur powinna być tak dobrana, aby zostały przedstawione zasady i metody postępowania dla realizacji każdego z działań wchodzących w zakres danego procesu, z uwzględnieniem czynności i podczynności tworzących dane działanie. Dla realizacji tego założenia, wyróżniono następujące grupy procesów systemu zarządzania KSBPI: grupę procesów strategicznego zarządzania przedsięwzięciem, zawierających zbiory działań związanych z rozpoczynaniem, planowaniem i oceną rezultatów całego, grupę procesów operacyjnego zarządzania przedsięwzięciem, zawierających zbiory działań związanych z rozpoczynaniem, planowaniem, realizacją i kontrolą przebiegu powstawania produktów poszczególnych faz, grupę procesów wspomagających zarządzanie strategiczne i operacyjne dzięki stosowaniu określonych zasad i technik specjalistycznych dla potrzeb wytworzenia produktów poszczególnych faz. 26

15.2 Procesy Strategicznego Zarządzania Przedsięwzięciem Symbol procesu IP DP OP Nazwa procesu Inicjowanie Definiowanie Organizowanie Działania, tworzące proces Nazwa Kod w SWP Analiza potrzeb 1.10.100 Analiza możliwości 1.10.110 spełnienia potrzeb Ocena możliwości 1.10.120 spełnienia potrzeb i decyzja o opracowaniu Propozycji Opracowanie 1.10.130 Propozycji Opracowanie 1.10.160 wytycznych dla założeń Ustalenie sposobu 1.20.100 przygotowania założeń Opracowanie 1.20.150 Wstępnych Założeń Ustalenie formuły 1.20.160 realizacji Opracowanie 1.30.150 podstawowych założeń Aktualizacja założeń 2.10.170 Powołanie 1.10.150 Przewodniczącego Zarządu Utworzenie Zarządu 1.10.150 Powołanie Kierownika 1.10.180 Utworzenie Zespołu Kierującego Przedsięwzięciem Powołanie Nadzoru Inwestorskiego 1.10.190 3.10.100 27

PS SW DS Planowanie Strategiczne Studia Wykonalności Oceny i Decyzje Strategiczne Opracowanie wytycznych dla zarządzania Przedsięwzięciem Opracowanie planu zarządzania Przedsięwzięciem Aktualizacja planu zarządzania przedsięwzięciem Ocena celowości inwestycji budowlanej Wstępne studium wykonalności Studium wykonalności Uzyskanie zezwolenia na rozpoczęcie prac przygotowawczych Uzyskanie zezwolenia na przygotowanie do realizacji Uzyskanie zezwolenia na realizację Uzyskanie zezwolenia na zawarcie Umowy o prace projektowe (opcja) Uzyskanie zezwolenia na zawarcie Umowy o prace projektowe i wykonanie Robót (opcja) Uzyskanie zezwolenia na przygotowanie do Fazy Budowy Uzyskanie zezwolenia na zawarcie Umowy o wykonanie Robót (opcja) Uzyskanie zezwolenia na użytkowanie przedmiotu Ocena rezultatów 1.10.170 1.30.160 2.10.180 2.20.160 2.30.170 1.10.140 1.20.110 1.30.110 1.10.140 1.20.180 1.30.210 1.40.120 1.40.120 2.30.190 2.40.120 3.30.110 4.10.120 28

15.3 Procesy Operacyjnego Zarządzania Przedsięwzięciem Symbol procesu ZPP ZPR Nazwa procesu Działania, tworzące proces Nazwa Kod w SWP Opracowanie Planu Prac przygotowujących 1.20.170 Przedsięwzięcie do realizacji Oceny wyników prac Zarządzanie przygotowawczych w 1.30.170 Przygotowaniem ustalonych punktach do kontrolnych. realizacji Okresowe oceny stanu przygotowania 1.30.180 do realizacji Ocena końcowa i zatwierdzenie wyników przygotowania 1.30.200 do realizacji Opracowanie Planu 1.30.190 Fazy Projektowania Zgoda na przystąpienie do prac 2.10.100 projektowych Oceny rozwiązań 2.10.140 projektowych w 2.20.130 Zarządzanie ustalonych punktach 2.30.140 Projektowaniem kontroli Okresowe oceny stanu 2.10.150 i zaawansowania prac 2.20.140 projektowych. 2.30.150 Ocena końcowa i 2.10.160 zatwierdzenie wyników 2.20.150 prac projektowych 2.30.160 ZPR60.30 ZPR60.20 ZPR60.10 Przegląd końcowy Uzyskanie Projektu decyzji Wykonawczego Budowlanego Wstępnego o i i i zatwierdzenie Pozwoleniu na 2.20.170 budowę 29

ZRB ZMP Zarządzanie Realizacją Robót (Budowy) Opracowanie założeń 2.20.180 do Planu Fazy Budowy Opracowanie Planu Fazy Budowy 2.30.180 Zgoda na przystąpienie do 3.10.110 wykonywania Robót Przekazanie terenu budowy i dokumentacji 3.10.120 do wykonania robót Oceny wyników budowy w ustalonych 3.20.120 punktach kontrolnych. Okresowe oceny stanu i zaawansowania 3.20.130 realizacji budowy Uzyskanie pozwolenia 3.30.110 na użytkowanie Odbiór końcowy 3.30.120 Odbiór Ostateczny 4.10.110 ZRB80.10 ZRB80.20 Okres Odbiór gwarancji, Ostateczny Przekazanie eksploatacja w okresie gwarancji zrealizowanej 3.30.130 inwestycji użytkownikowi Przygotowanie do administracyjnego 3.30.140 zamknięcia Zamykanie Końcowe działania 3.30.150 administracyjne Opracowanie Planu działań w Fazie 3.30.160 Użytkowania Ocena końcowa 3.30.170 Kolaudacja 3.30.180 30

15.4 Procesy wspomagające zarządzanie strategiczne i operacyjne oraz narzędzia i techniki zarządzania Procesy wspomagające ZPZP Zarządzanie Zakresem ZPTP Zarządzanie Terminami Zasady i techniki zarządzania Zasady opracowania programu funkcjonalno użytkowego inwestycji Zasady weryfikacji zakresu Zasady kontroli Zmian zakresu Zasady identyfikacji i określania kolejności działań w przedsięwzięciu Zasady i techniki opracowania programu realizacji (technika harmonogramowania, techniki sieciowe) Techniki kontroli harmonogramu Odniesienia do działań w SWP 1.20.110 1.20.120 1.30.110 1.30.120 1.20.140 1.30.140 2.10.170 1.10.130 1.20.110 1.20.140 1.30.110 1.30.140 1.10.130 1.20.110 1.20.140 1.30.110 1.30.140 2.10.170 3.20.130 31

ZPKP Zarządzanie Kosztami Techniki planowania zasobów Podstawy i zasady szacowania nakładów inwestycyjnych w Fazie A: Przygotowanie oraz zasady sporządzania Zestawień nakładów inwestycyjnych Podstawy i zasady szacowania kosztów robót budowlanych w Fazie B: Projektowanie oraz zasady sporządzania Zbiorczych zestawień kosztów inwestycji i kosztorysu inwestorskiego Zasady budżetowania inwestycji Techniki kontroli kosztów 1.10.120 1.10.130 1.20.110 1.20.130 1.20.140 1.30.110 1.30.130 1.30.140 2.10.170 2.10.130 2.20.120 2.30.130 1.20.110 1.20.140 1.30.110 1.30.140 3.20.130 32

ZPJP Zarządzanie Jakością Zasady opracowania Specyfikacji wymagań programowych i technicznych inwestycji Fazie A: Przygotowanie Zasady opracowania Specyfikacji warunków technicznych wykonania i odbioru robót w Fazie B: Projektowanie Zasady formułowania wymagań dla uczestników, dotyczących sterowania jakością przydzielonych prac Zasady formułowania wymagań dla zespołu kierującego, dotyczących nadzorowania oraz przeprowadzania okresowych ocen stanu i zaawansowania 1.40.100 2.10.120 2.20.110 2.30.110 1.10.170 1.30.150 1.30.180 1.40.100 2.20.160 2.30.160 1.10.170 1.30.150 1.30.180 1.40.100 2.20.160 2.30.160 Zasady monitorowania punktów kontroli i przeprowadzania ocen zgodności produktów z ustalonymi wymaganiami 1.30.160 2.10.140 2.10.160 2.20.130 2.20.170 2.30.140 2.30.170 3.20.120 3.30.120 33

ZPL P Techniki planowania struktury organizacyjnej zespołu kierującego przedsięwzięciem oraz Zarządzanie Personelem tworzenia powiązań służbowych i funkcjonalnych Zasady pozyskiwania personelu zespołu 1.10.180 1.10.190 1.10.190 34

ZPKA Zarządzanie Komunikacją i Administrowanie Zasady planowania komunikacji pomiędzy uczestnikami Techniki dystrybucji informacji o danych wejściowych i o wynikach wykonanych działań Zasady sporządzania raportów z punktów kontroli oraz sprawozdań z ocen stanu i zaawansowania Zasady zarządzania dokumentacją (archiwizowanie) Zasady administracyjnego zamykania 1.10.170 1.20.160 1.30.150 1.30.180 2.10.180 2.20.180 2.20.160 2.30.160 1.10.170 1.20.160 1.30.150 1.30.180 2.10.180 2.20.180 2.20.160 2.30.160 1.20.160 1.30.160 1.30.170 1.30.180 1.30.190 2.10.140 2.10.150 2.10.160 2.20.130 2.20.140 2.30.140 2.30.150 2.30.160 2.30.170 3.20.120 3.20.130 3.30.120 1.30.150 1.30.180 2.30.160 3.30.160 35

ZPRP Zarządzanie Ryzykiem ZPZP Zarządzanie Zamówieniami Planowanie zarządzania ryzykiem Identyfikacja ryzyk Jakościowa analiza ryzyk Ilościowa analiza ryzyk Planowanie reakcji na ryzyko Monitorowanie i kontrola ryzyka Planowanie zamówień w przedsięwzięciu Przygotowanie postępowań dla pozyskania uczestników Przeprowadzanie postępowań dla pozyskania uczestników Uzyskanie zezwolenia na zawarcie umowy Zawarcie umowy 1.10.170 1.20.160 1.30.150 1.30.180 2.30.160 1.30.130 1.20.110 1.30.110 2.10.140 2.10.160 2.20.130 2.20.170 2.30.140 2.30.170 3.20.120 1.20.150 1.30.150 1.40.100 2.40.100 1.40.110 2.40.110 1.40.120 2.40.120 1.40.130 2.40.130 36

16. PROCEDURALNE UNORMOWANIA CZYNNOŚCI I DZIAŁAŃ WYODRĘBNIONYCH PROCESÓW ZARZĄDZANIA 37

16.1 Zasady wprowadzania proceduralnych unormowań wyodrębnionych Procesów zarządzania Każdemu procesowi zarządzania strategicznego i operacyjnego zostają przyporządkowane procedury ogólne, opisujące przebieg i zasady postępowania dla realizacji działań adekwatnych do danego procesu. W tabeli poniżej przedstawiono zestawienie przedmiotów i celów procesów i procedur zarządzania, wyodrębnionych w KSZBPI. Szczegółowe ustalenia, dotyczące procesów wspomagania zarządzania strategicznego i operacyjnego dzięki stosowaniu specjalistycznych technik zarządzania, są zawarte w procedurach wykonawczych. Każda procedura ogólna zawiera: określenie celu procedury, wykaz działań, przyporządkowanych do procesu będącego przedmiotem procedury i podział odpowiedzialności za realizację poszczególnych działań, schematy realizacji poszczególnych działań, z wykazaniem: o o o o dokumentów lub innych danych, stanowiących wejścia dla każdego z działań, kolejnych czynności i ewentualnie podczynności tworzących określone działanie oraz informacji, stanowiących składnik danych wejściowych dla tego działania i niezbędnych dla realizacji wyodrębnionych czynności, odwołań do procedur wykonawczych, wspomagających realizację procesu będącego przedmiotem procedury, dokumentów lub innych danych, stanowiących wyjścia dla każdej z podczynności, czynności względnie dla kompletnego działania, schematy dokumentów, stanowiących wyjścia dla każdej z podczynności, czynności względnie dla kompletnego działania. Każda procedura ogólna i wykonawcza jest opracowana według schematu: część ogólna: cel procedury, wykaz działań i podział odpowiedzialności, część szczegółowa: rozdziały ze schematami realizacji poszczególnych działań, podzielone na podrozdziały dla opisu czynności i ewentualnie podczynności. 38

Zarządz anie strategiczne Proces Procedura Przedmiot Cel Przedmiot Cel INICJO- WANIE DEFINIO- WANIE Działania związane z identyfikacją i analizą potrzeb, analizą i oceną możliwości spełnienia zidentyfikowanych potrzeb oraz z opracowaniem propozycji budowlanego Działania związane z ustalaniem i doprecyzowywaniem założeń, dotyczących celu, oczekiwanych rezultatów oraz metod i pozostałych warunków realizacji budowlanego Ustalenie danych niezbędnych dla podjęcia uzasadnionej decyzji o zezwoleniu na rozpoczęcie prac przygotowawczych, związanych z badaniem wykonalności i z definiowaniem Ustalenie danych niezbędnych dla : - podjęcia uzasadnionych decyzji o zezwoleniu na przygotowanie do realizacji i o zezwoleniu na realizację, - stworzenia poziomu odniesienia dla dokonywania ocen wyników w ustalonych punktach kontroli oraz okresowych ocen postępów Realizacja działań związanych z identyfikacją i analizą potrzeb, analizą i oceną możliwości spełnienia zidentyfikowanych potrzeb oraz z opracowaniem propozycji budowlanego Realizacja działań związanych z ustalaniem i doprecyzowywaniem założeń, dotyczących celu, oczekiwanych rezultatów oraz metod i pozostałych warunków realizacji budowlanego Zapewnienie, że: - potrzeby, którym ma służyć inwestycja budowlana, zostaną prawidłowo zidentyfikowane i udokumentowane, - opracowanie propozycji zostanie poprzedzone analizą i oceną innych, alternatywnych możliwości spełnienia zidentyfikowanych potrzeb, -Zapewnienie, propozycja że: - zakres i sposób opracowania założeń będzie dostosowany do charakteru, stopnia skomplikowania i wielkości inwes-tycji budowlanej, - założenia zostaną opracowane zgodnie z wytycznymi inwestora i z uwzględnieniem wyników badań wykonalności inwestycji, - założenia będą kompleksowo i jednoznacznie opi-sywać okoliczności podjęcia i wa-runki realizacji 39

PLANOWA- NIE STRATE- GICZNE ORGANI- ZOWANIE Działania związane z ustalaniem planu zarządzania przedsięwzięciem, przedstawiającym zakres i sposób postępowania dla uzyskania zgodności wyników z założeniami Działania związane z tworzeniem struktury organizacyjnej oraz z powoływaniem i organizowaniem pracy: - zespołu zarządzającego przed-sięwzięciem - zespołu kierującego przedsię-wzięciem, - zespołu inspektorów nadzoru - Komisji odbioru Ustalenie danych niezbędnych dla: - podjęcia uzasadnionej decyzji o zezwoleniu na realizację, - stosowania odpowiednich metod pomiaru i oceny parametrów produktu w ustalonych punktach kontroli, - stosowania odpowiednich metod nadzorowania kosztów, terminów i jakości oraz dokonywania okresowych ocen postępów. Ustalenie podziału obowiązków, zakresów odpowiedzialności i kompetencji oraz sposobu realizacji działań przez personel zarządzający i personel kierujący przedsięwzięciem Realizacja działań związanych z ustalaniem zakresu i sposobu postępowania dla uzyskania zgodności wyników z założeniami Realizacja działań związanych z powoływaniem i organizowaniem pracy: - zespołu zarządzającego przedsięwzięciem - zespołu kierującego przedsięwzięciem, - zespołu inspektorów nadzoru - Komisji odbioru końcowego i odbioru Zapewnienie, że plan zarządzania przedsięwzięciem : - będzie dostosowany do charakteru, stopnia skomplikowania i wielkości inwestycji budowlanej, - zostanie ustalony zgodnie z wytycz-nymi inwestora, - będzie opisywać zasady dokonywania ocen wyników i postępów w sposób umożliwiający ich zastosowanie dla efektywnego sterowania przebiegiem Zapewnienie, że: - poszczególnym stanowiskom w strukturze organizacyjnej przedsię-wzięcia zostaną przypisane jedno-znacznie określone zakresy obo-wiązków, odpowiedzialności i kompetencji, - na poszczególne stanowiska zostaną powołane osoby o odpowiednich kwalifikacjach, - praca poszczególnych zespołów i osób zostanie zaplanowana w spo-sób umożliwiający prawidłowe wykonywanie 40

końcowego i odbioru ostatecznego ostatecznego powierzonych obo- wiązków. STUDIA WYKONAL- NOŚCI DECYZJE STRATE- GICZNE Działania związane z rozpatrzeniem wariantowych sposobów postępowania dla osiągnięcia zakładanych celów i z wyborem najkorzystniejszego wariantu realizacji. Działania związane z uzyskiwaniem zezwoleń na rozpoczęcie prac przygotowawczych i przygotowanie do realizacji, zawieranie umów, przekazanie zrealizowanej inwestycji użytkownikowi oraz z oceną rezultatów zrealizowanego Ustalenie optymalnych warunków realizacji oraz przygotowanie danych dla ustalenia i doprecyzowania założeń Stworzenie formalnych podstaw dla uzyskania najistotniejszych decyzji dotyczących przebiegu Realizacja działań związanych z rozpatrzeniem wariantowych sposobów postępowania dla osiągnięcia zakładanych celów i z wyborem najkorzystniejszego wariantu realizacji. Realizacja działań związanych z zezwoleń na rozpoczęcie prac przygotowawczych i przygotowanie do realizacji, zawieranie umów, przekazanie zrealizowanej inwestycji użytkownikowi oraz z oceną rezultatów zrealizowanego Zapewnienie, że założenia zostaną ustalone na podstawie wyników kompleksowej i rzetelnej oceny wariantowych możliwości osiągnięcia zakładanego celu i rezultatu Zapewnienie, że najistotniejsze decyzje dotyczące przebiegu zostaną podjęte na rzetelnie uzasadnionych podstawach merytorycznych 41

Zarządzan ie operacyjne Proces Procedura Przedmiot Cel Przedmiot Cel 1 2 3 4 5 ZARZĄDZANIE PRZYGOTO- WANIEM PRZEDSIĘ- WZIĘCIA DO REALI- ZACJI Dział ania związane z planowaniem, kontrolowaniem i oceną zaawansowania prac przygotowujących przedsięwzięcie do realizacji Ustalenie i zastosowanie: - odpowiednich metod kontroli i oceny wyników prac przygotowawczych w ustalonych punktach kontroli, - odpowiednich metod nadzorowania postępów prac przygotowawczych. Rea lizacja działań związanych z planowaniem, kontrolowaniem i oceną zaawansowania prac przygotowujących przedsięwzięcie do realizacji Zapewnienie, że prace przygotowawcze: - będą dostosowane do charakteru, stopnia skomplikowania i wielkości inwestycji budowlanej, - zostaną zaplanowane zgodnie z wytycznymi inwestora, - będą kontrolowane i oceniane w sposób umożliwiający efektyw-ne sterowanie ich przebiegiem ZARZĄDZANIE PROJEKTO- WANIEM Działa nia związane z planowa-niem, kontrolowaniem i oceną zaawansowania prac projektowych zgodnie z ogólnymi zasadami, ustalonymi w planie zarządzania przedsięwzięciem Ustal enie i zastosowanie: - odpowiednich metod kontroli i oceny wyników prac projektowych w ustalonych punktach kontroli, - odpowiednich metod nadzorowania postę- Realizacja działań związanych z planowaniem, kontrolowaniem i oceną zaawansowania prac projektowych zgodnie z ogólnymi zasadami, ustalonymi w planie zarządzania przedsięwzięciem Zapewnienie, że prace projektowe: - zostaną zaplanowane zgodnie z wytycznymi inwestora, - będą kontrolowane i oceniane w sposób umożliwiający efektyw-ne sterowanie ich przebiegiem i doprowadzenie do zaprojektowania obiektu spełniającego wymagania ustalone w założeniach przedsię-wzięcia 42

pów prac projektowych. 1 2 3 4 5 ZARZĄDZAN IE REALIZACJĄ BUDOWY ZAMYKANIE PRZEDSIĘ- WZIĘCIA Dzi ałania związane z planowaniem, kontrolowaniem i oceną przebiegu procesu budowy zgodnie z ogólnymi zasadami, ustalonymi w planie zarządzania przedsięwzięciem Działania związane z przekazaniem zrealizowanej inwestycji użytkownikowi, z administracyjnym zamknięciem, z przygotowaniem eksploatacji inwestycji, z kolaudacją oraz z oceną przebiegu Ustal enie i zastosowanie: - odpowiednich metod kontroli i oceny wyników procesu budowy w ustalonych punktach kontroli, - odpowiednich metod nadzorowania postępów procesu budowy Zamknięcie wszystkich kwestii pomiędzy inwestorem, użytkownikiem inwestycji i pozostałymi uczestnikami oraz podsumowanie zebranych doświadczeń z realizacji Realizacja działań związanych z planowaniem, kontrolowaniem i oceną zaawansowania procesu budowy zgodnie z ogólnymi zasadami, ustalonymi w planie zarządzania przedsięwzięciem Realizacja działań związanych z przekazaniem zrealizowanej inwestycji użytkownikowi, administracyjnym zamknięciem, kolaudacją oraz z oceną przebiegu Zapewnienie, że przebieg procesu budowy: - zostanie zaplanowany zgodnie z wytycznymi inwestora, - będzie kontrolowany i oceniany w sposób umożliwiający efektyw-ne sterowanie jego przebiegiem i doprowadzenie do wybudowania obiektu spełniającego wymagania ustalone w założeniach przredsięwzięcia i w dokumentacji projektowej Zapewnienie, że: - zostaną rozwiązane wszystkie kwestie pomiędzy inwestorem, użytkownikiem inwestycji i pozostałymi uczestnikami, - użytkownik zostanie wyposażony we wszystkie informacje, umożli-wiające prawidłową eksploatację inwestycji, - zebrane doświadczenia zostaną wykorzystane w realizacji innych przedsięwzięć, 43

- zostaną zaplanowane działania niezbędne dla uzyskania planowanych rezultatów przedsięwzię-cia 44

45 Procesy i procedury