Najlepsze wykresy do prezentacji biznesowych

Redaktor prowadzący Rafał Janus Wydawca Monika Kijok Opracowanie graficzne okładki Piotr Fedorczyk Opracowanie graficzne Zbigniew Korzański Koordynator produkcji Mariusz Jezierski Korekta Zespół ISBN 978 83 269 3242-7 Nakład: 1000 egz. Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z.o.o. 03-918 Warszawa, ul. Łotewska 9a Tel. 22 518 29 29, faks 22 617 60 10, e-mail: pgromulski@wip.pl NIP: 526-19-92-256 Numer KRS: 0000098264 Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy, Sąd Gospodarczy XIII Wydział Gospodarczy Rejestrowy. Wysokość kapitału zakładowego: 200.000 zł Skład i łamanie: Triograf Dariusz Kołacz Miller Druk Sp. z o. o., 03-301 Warszawa, ul. Jagiellońska 82, tel.: 22 614 17 67 Copyright by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. Warszawa 2014 Najlepsze wykresy do prezentacji biznesowych wraz z przysługującym Czytelnikom innymi elementami dostępnymi w subskrypcji (e-letter, strona www i inne) chronione są prawem autorskim. Przedruk materiałów opublikowanych w publikacji Najlepsze wykresy do prezentacji biznesowych oraz w innych dostępnych elementach subskrypcji bez zgody wydawcy jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem się na źródło. Najlepsze wykresy do prezentacji biznesowych został przygotowany z zachowaniem najwyższej staranności i wykorzystaniem wysokich kwalifikacji, wiedzy i doświadczenia autorów oraz konsultantów. Zaproponowane w publikacji Najlepsze wykresy do prezentacji biznesowych oraz w innych dostępnych elementach subskrypcji wskazówki, porady i interpretacje nie mają charakteru porady prawnej. Ich zastosowanie w konkretnym przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Publikowane rozwiązania nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku z powyższym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych w publikacji Najlepsze wykresy do prezentacji biznesowych lub w innych dostępntych elementach subskrypcji wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przykładów. Wydawca nie odpowiada za treść zamieszczonej reklamy; ma prawo odmówić zamieszczenia reklamy, jeżeli jej treść lub forma są sprzeczne z linią programową bądź charakterem publikacji oraz interesem Wydawnictwa Wiedza i Praktyka. 2 Czerwiec 2007 Wiedza i Praktyka

SPIS TREŚCI Oznaczenie przedziału oczekiwanej wielkości sprzedaży Wielkość sprzedaży a wyznaczony plan... 6 Przdstawienie wahań sprzedaży na wykresie schodkowym Profesjonalna prezentacja wahań sprzedaży... 14 Wykresy dynamiczne zwizualizują nawet obszerne arkusze Wykres na podstawie wskazań filtra... 30 Wykres z konspektem arkusza... 32 Sprytna przeglądarka wykresów... 36 Wykres z szybką selekcją danych w kolumnach... 38 Przdstawienie wyników badań na wykresie bąbelkowym Szybka budowa wykresu bąbelkowego... 46 Dodawanie kolejnych serii danych... 48 Dopasowanie osi wykresu... 50 Nadanie odpowiednich nazw i etykiet... 51 Odczytanie wielkości bąbelków... 52 Wykres schodkowy czytelnie zwizualizuje udziały wartości Prezentacja liczby oddziałów firmy... 56 Modyfikacja układu tabeli źródłowej... 56 Wstawienie wykresu bazowego... 58 Modyfikacja wyglądu wykresu... 59 Test działania wykresu... 62 Znaczniki uwydatnią na wykresie wahania wartości Graficzna prezentacja liczby klientów... 64 Budowanie wykresów odnoszących się do dat i okresów Liczba transakcji w określone dni tygodnia... 72 Wizualizacja pracy w dni robocze i weekendy... 75 Uwzględnienie dni świątecznych w obliczeniach... 80 Wykresy kombinowane efektowna prezentacja stopnia realizacji celu Proste tworzenie nowej serii danych... 82 Zmiana typu wykresu dla serii danych... 84 Formatowanie wybranej serii danych... 85 Formatowanie etykiet... 88 Tworzenie kilku linii reprezentujących wielkości zadane... 90 Prezentacja graficzna miniwykresy pozwolą zwizualizować wyniki cząstkowe analiz Dane z każdej kolumny pokazane na miniwykresie... 94 Obszary dla miniwykresów... 95 Tworzenie miniwykresu bazowego... 96 Dostosowanie wyglądu i układu wykresu... 97 Utworzenie kolejnych miniwykresów... 99 Wiedza i Praktyka Najlepsze wykresy do prezentacji biznesowych 3

WSTĘP Excel jest znany przede wszystkim jako narzędzie do tworzenia arkuszy kalkulacyjnych. Tymczasem daje również szerokie możliwości w zakresie wizualizacji danych. Odpowiednie wykorzystanie formuł, kwerend i dodatkowych narzędzi sprawia w połączeniu z funkcjami budowania wykresów umożliwia przygotowanie precyzyjnych i doskonale wyglądających zestawień. Książka przedstawia praktyczne sposoby wykorzystania tej aplikacji do przygotowania różnorodnych wykresów przydatnych w kierowaniu przedsiębiorstwem. Przedstawia, m.in. wiele pomysłowych sposobów na stworzenie nieszablonych diagramów. Podczas lektury czytelnik zobaczy, jak radzić sobie z typowymi problemami związanymi z tworzeniem wykresów i zdobędzie praktyczną wiedzę przydatną w codziennej pracy z Excelem. Autor wyjaśnia m.in., kiedy mogą przydać się miniwykresy oraz jak poradzić sobie z czytelną prezentacją dużej ilości danych. Wykresy często służą do zaprezentowania rozkładu danych z jakiegoś zakresu: grupy produktów czy z wybranego okresu. W takich przypadkach istotną rolę pełni oś wykresu. Niestety, w Excelu tego elementu nie można swobodnie modyfikować (np. wyróżniać pewnych obszarów), ponieważ jest uzależniony od danych źródłowych. Czasami jednak zachodzi potrzeba dodania istotnej informacji pełniącej rolę pomocniczą. Książka wyjaśnia, jak rozwiązać ten problem. Książka wprowadza czytelnik również w zagadnienia związane z prezentacją informacji zebranych w ankietach czy innych badaniach rynku. Do przedstawienia takich danych idealnie nadają się wykresy bąbelkowe, dzięki którym można wizualizować zmienność trzech (a nawet czterech) danych jednocześnie. Do książki warto zajrzeć również, jeśli czytelnik potrzebuje profesjonalnej prezentacji, w której położony został nacisk na zakres zmian zachodzących w sprzedaży. Jeden z rozdziałów wyjaśnia, jak przygotować przydatny w takiej sytuacji wykres schodkowy. 4 Wiedza i Praktyka

Oznaczenie przedziału oczekiwanej Prezentacja graficzna czytelnie oznaczmy wielkości przedział oczekiwanej sprzedaży wielkości sprzedaży Wiele wykresów służy do zaprezentowania rozkładu danych w obrębie pewnej grupy, w okresie lub w czasie. W takich przypadkach istotną rolę pełni oś wykresu. Niestety, w Excelu tego elementu nie można swobodnie modyfikować (np. wyróżniać pewnych obszarów), ponieważ jest uzależniony od danych źródłowych. Czasami jednak zachodzi potrzeba dodania istotnej informacji pełniącej rolę pomocniczą. Spróbujmy umieścić ją w tle wykresu. Jak szybko tworzyć nowe serie danych na wykresie W jaki sposób dodać do wykresu oś pomocniczą Jak tworzyć niestandardowe elementy prezentacji Czytelnie oznaczmy na wykresie przedział oczekiwanej wielkości sprzedaży.

Oznaczenie oczekiwanej wielkości sprzedaży WIELKOŚĆ SPRZEDAŻY A WYZNACZONY PLAN Przyjmijmy, że planowana roczna sprzedaż 5 typów urządzeń oferowanych przez naszą firmę powinna się zawierać w przedziale od 40 do 60 sztuk. Przedział ten musi być wyraźnie zaznaczony na wykresie. Czytelną prezentację proponujemy wykonać za pomocą wykresu słupkowego. Dane źródłowe Roczna wielkość sprzedaży jest wprowadzona do zestawienia widocznego na rysunku 1. Rys. 1. Dane źródłowe do wykresu Rys. 2. Tabela pomocnicza do wykresu 6 Wiedza i Praktyka

Oznaczenie oczekiwanej wielkości sprzedaży Na wykresie ma być zaznaczony pewien obszar, a zatem potrzebna nam pomocnicza tabela określająca jego wielkość. Zgodnie z naszymi założeniami powinna wyglądać jak na rysunku 2. Podaliśmy wartości skrajne i szerokość. Gdy mamy już przygotowane dane źródłowe, możemy przystąpić do budowy wykresu. Kolejność tworzenia będzie niestandardowa, ponieważ najpierw powstanie prezentacja oparta na tabeli pomocniczej, a dopiero do niej dodamy właściwe dane źródłowe. Tworzenie wykresu W tym celu: 1. Zaznaczamy zakres komórek A9:C10 i z menu Wstaw wybieramy polecenie Wykres (w Excelu 2007/2010: uaktywniamy kartę Wstawianie). 2. W wyświetlonym oknie dialogowym zaznaczamy typ Słupkowy i podtyp Skumulowany słupkowy, a następnie wskazujemy Dalej (w Excelu 2007/2010: określamy typ wykresu na karcie Wstawianie). Rys. 3. Wykres na podstawie tabeli pomocniczej 3. W kolejnym oknie zaznaczamy opcje Kolumny i klikamy Zakończ (w Excelu 2007/2010: gdy wykres Wiedza i Praktyka Najlepsze wykresy do prezentacji biznesowych 7

Oznaczenie oczekiwanej wielkości sprzedaży pojawi się w arkuszu, zaznaczamy go, przechodzimy do karty Projektowanie i wskazujemy polecenie Przełącz wiersz/kolumnę). Dołączenie danych Do tego wykresu dodaj teraz dane źródłowe. Aby uniknąć modyfikowania jego ustawień i ręcznego tworzenia serii danych, proponujemy wykorzystać schowek systemowy. W tym celu: 1. Zaznaczamy zakres komórek A1:B6 i korzystamy z polecenia Kopiuj (skrót Ctrl + C). 2. Klikamy obszar wykresu i z menu Edycja wybieramy polecenie Wklej specjalnie (w Excelu 2007/2010: polecenie Wklej specjalnie pojawi się po rozwinięciu przycisku Wklej na karcie Narzędzia główne). 3. W wyświetlonym oknie dialogowym zaznaczamy odpowiednie opcje zgodnie z rysunkiem 4. Rys. 4. Tworzenie nowej serii danych przez wklejenie 4. Zatwierdzamy przez kliknięcie OK. 8 Wiedza i Praktyka

Oznaczenie oczekiwanej wielkości sprzedaży Nasz wykres powinien mieć wygląd zbliżony do przedstawionego na rysunku 5. Rys. 5. Aktualny wygląd wykresu Dalsza instrukcja tworzenia prezentacji jest inna dla Excela 2007/2010 i wcześniejszych wersji. W wersji Excela wcześniejszej niż 2007: 1. Klikamy dwukrotnie jedną z serii danych odnoszących się do sprzedaży. 2. W wyświetlonym oknie dialogowym zaznaczamy opcję Oś pomocnicza i zatwierdzamy OK. 3. Klikamy wykres prawym przyciskiem myszy i z menu podręcznego wybieramy polecenie Opcje wykresu. 4. W wyświetlonym oknie dialogowym przechodzimy do zakładki Oś i w sekcji Oś pomocnicza włącz Oś kategorii (X) i wyłącz Oś wartości (Y). 5. Zatwierdzamy przez kliknięcie OK. 6. Zaznaczamy legendę wykresu i wciskamy OK. 7. Prawym przyciskiem myszy klikamy słowo Przedział i wskazujemy polecenie Formatuj oś. Wiedza i Praktyka Najlepsze wykresy do prezentacji biznesowych 9

Oznaczenie oczekiwanej wielkości sprzedaży 8. W sekcji Etykiety znaczników osi zaznaczamy opcję Brak i zatwierdzamy OK. W Excelu 2007/2010: 1. Prawym przyciskiem myszy klikamy jedną z serii danych odnoszących się do sprzedaży i z wyświetlonego menu wybieramy Formatuj serię danych. 2. Zaznaczamy opcję Oś pomocnicza i klikamy Zamykamy. 3. Klikamy górną oś poziomą, aby ją zaznaczyć, i wciskamy na klawiaturze Delete. 4. W ten sam sposób usuwamy etykietę z lewej strony osi pionowej oraz legendę. Wykres powinien mieć zbliżony wygląd do przedstawionego na rysunku 6. Rys. 6. Odpowiednio ustawione elementy wykresu Następnym etapem będzie zaprojektowanie przedziału od 40 do 60. 10 Wiedza i Praktyka

Oznaczenie oczekiwanej wielkości sprzedaży W tym celu: 1. Naciskamy kwadrat znajdujący się pośrodku wykresu, aby go zaznaczyć, a następnie klikamy prawym przyciskiem myszy i z menu podręcznego wybieramy polecenie Formatuj punkt danych (w Excelu 2007/2010: Formatuj serię danych). 2. W wyświetlonym oknie dialogowym przechodzimy do zakładki Opcje i w polu Szerokość przerwy wpisujemy 1 (w Excelu 2007/2010: w polu Nakładanie serii ustawiamy 100%, a Szerokość przerwy na 1%.) Na koniec pozostało nam jeszcze sformatowanie poszczególnych obszarów wykresu, aby prezentacja nabrała większej przejrzystości. Końcowe formatowanie W tym celu: 1. Zaznaczamy prostokąt obejmujący przedział 40 60, klikamy prawym przyciskiem myszy i wybieramy polecenie formatowania. Rys. 7. Formatowanie serii danych w Excelu 2007 2. Przechodzimy do zakładki Desenie (w Excelu 2007/2010: Wypełnienie), wyłączamy obramowanie Wiedza i Praktyka Najlepsze wykresy do prezentacji biznesowych 11

Oznaczenie oczekiwanej wielkości sprzedaży (w Excelu 2007/2010: Kolor krawędzi) i nadajemy odpowiedni kolor tła. 3. W ten sam sposób formatujemy pozostałe elementy tła wykresu. Nadajemy im taki sam odcień, aby osiągnąć oczekiwany wygląd. Nasz wykres powinien wyglądać jak na rysunku 8. Przedział 40 60 jest wyraźnie zaznaczony. Rys. 8. Gotowy wykres Warto zapamiętać! Odpowiednie pozycjonowanie i formatowanie serii danych pozwala osiągnąć ciekawe efekty wizualne na wykresach. Korzystajmy ze schowka systemowego przy dodawaniu do wykresów nowych danych. Unikniemy ręcznego tworzenia serii w oknie ustawień wykresu. Aby szybko usunąć dany element wykresu, zaznaczamy go i wciskamy na klawiaturze Delete. 12 Wiedza i Praktyka

Przdstawienie wahań sprzedaży Przedstawienie wahań sprzedaży na wykresie schodkowym na wykresie schodkowym W ykres okresowych wahań sprzedaży to często budowana prezentacja, która zwykle powstaje na podstawie wykresów liniowych. Pozwala dość łatwo określić tendencję panującą w danym przedziale czasowym. Niestety słabą stroną tego typu wykresu jest to, że wielkość wahań (spadków i wzrostów) nie jest w wystarczający sposób wyróżniona. Jeśli potrzebujemy profesjonalnej prezentacji, w której położony został nacisk na zakres zmian zachodzących w sprzedaży, zastosujmy wykres schodkowy. Jak szybko dodawać do wykresu nowe dane W jaki sposób zmieniać kolejność serii danych na wykresie Jak wykorzystać słupki błędów do tworzenia niestandardowych elementów prezentacji a schodki w dół reprezentują spadki. Schodki Dane pobierane w górę ozna- za czają pomocą wzrosty zwykłych sprzedaży łączy nie uwzględniają dodawanych wierszy.

Przedstawienie wahań sprzedaży na wykresie schodkowym PROFESJONALNA PREZENTACJA WAHAŃ SPRZEDAŻY W bogatej ofercie wykresów Excela nie znajdziemy prezentacji schodkowej. Możemy ją jednak samodzielnie przygotować na podstawie standardowego wykresu kolumnowego. Najpierw konieczna będzie odpowiednia przebudowa tabeli z danymi źródłowymi, a później pozostanie nam dostosowanie elementów wykresu i wprowadzenie koniecznych modyfikacji w oknach właściwości. Aby sporządzić czytelny wykres schodkowy, powinniśmy wykonać następujące kroki: 1. Przygotować tabelę źródłową zawierającą wyznaczone wielkości następujących po sobie wzrostów i spadków sprzedaży. 2. Wartości wzrostów i spadków rozdzielić do osobnych kolumn tabeli źródłowej. 3. Na podstawie dwóch nowych kolumn z danymi zbudować wykres kolumnowy. 4. Rozbudować tabelę o dodatkowe obliczenia, które będą konieczne do rozszerzenia prezentacji o nowe elementy. 5. Zoptymalizować wygląd wykresu przez dostosowanie właściwości poszczególnych jego elementów oraz serii danych. Dane źródłowe W pierwszej kolejności przygotujmy tabelę źródłową. W kolumnie A powinny się znaleźć oznaczenia okresów, a w kolumnie B wielkości wzrostów oraz spadków sprzedaży. Pierwsza grupa wartości będzie reprezentowana przez liczby dodatnie, a druga przez ujemne. Przykładowe zestawienie wahań sprzedaży przedstawia rysunek 1. 14 Wiedza i Praktyka