REPOZYTORIUM UNIWERSYTETU JAGIELLOŃSKIEGO DLA POCZĄTKUJĄCYCH. WSPÓŁPRACA BIBLIOTEKARZY I PRACOWNIKÓW NAUKOWYCH UCZELNI Mgr Monika Curyło
Bibliografia Publikacji Pracowników UJ BPP UJ jest zbiorem opisów bibliograficznych publikacji pracowników Uniwersytetu Jagiellońskiego. Zasoby Repozytorium Zbiór zawiera publikacje pełnotekstowe pracowników Uniwersytetu Jagiellońskiego.
Wśród wielu funkcji Repozytorium UJ wyróżnić należy: gromadzenie w jednym miejscu cyfrowego dorobku pracowników, monitorowanie zainteresowania środowiska akademickiego tym dorobkiem, poprawienie jego widoczności w sieci (co przekłada się na wzrost cytowalności autorów), promowanie prowadzonych na UJ badań naukowych, szersza wymiana wiedzy z sektorem gospodarczym, narzędzie do formalnego publikowania oryginalnych prac w wolnym dostępie, publikowanie czasopism wydawanych elektronicznie przez różne jednostki UJ, obecnie rozproszonych na różnych stronach www.
Baza Bibliografii Publikacji Pracowników UJ zawiera uporządkowany zbiór opisów bibliograficznych (metadanych) dotyczących publikacji pracowników UJ, zarówno drukowanych, jak i w postaci elektronicznej. Do bazy BPP UJ bezpośrednio wprowadzane są zarówno dane bibliograficzne dotyczące materiałów bieżących, jak i tych opublikowanych w latach ubiegłych. Mogą być one wprowadzane bezpośrednio przez autorów, przez bibliotekarzy z bibliotek wydziałowych i instytutowych UJ lub przez innych upoważnionych pracowników UJ.
Wprowadzanie nazwiska autora W elemencie metadanych dotyczącym publikacji, który zawiera informacje o autorze, oprócz imienia i nazwiska jest przechowywany identyfikator tej osoby z systemu referencyjnego (np. identyfikator z systemu SAP UJ)
Książka, monografia
Artykuł, rozdział w książce
Artykuł w czasopiśmie
Typy dokumentów
Baza Bibliografii Pracowników UJ Wprowadzanie danych do BBP trójstopniowe: 1. Bibliotekarz Biblioteka Jagiellońska (weryfikacja) 2. Bibliotekarz wydziałowy lub instytutowy (weryfikacja) 3. Pracownicy naukowo-dydaktyczni Biblioteka Jagiellońska: Oddział Zbiorów Cyfrowych: Sekcja Repozytorium Na poziomie wydziałów: Koordynator (zarządzanie bibliografią jednostki i koordynowanie współpracy)
Baza Bibliografii Pracowników UJ Bibliotekarz Biblioteka Jagiellońska (weryfikacja) Bibliotekarz wydziałowy lub instytutowy (weryfikacja) Pracownicy naukowo-dydaktyczni
Trzy ankiety, trzy badania Raport z badania ankietowego BAZA BIBLIOGRAFII PRACOWNIKÓW UJ - BADANIE OPINII Raport z badania ankietowego Repozytorium UJ - Ankieta dla bibliotekarzy z Wydziału Filologicznego Raport z badania ankietowego RUJ - koordynatorzy wydziałowi
Badanie opinii pracowników naukowo-dydaktycznych Wydziału Filologicznego 148 wypełnionych ankiet
Pracownicy naukowi wprowadzanie danych do RUJ
3. Wprowadzam opisy bibliograficzne do RUJ 4. Trudności przy wprowadzaniu danych do RUJ
Wprowadzanie danych - problemy
Problemy z wprowadzaniem opisu do RUJ wypowiedź własna Pracownika 1. W opisie niektóre pola zaznaczone są gwiazdkami, wiec logicznie te pola są obowiązkowe. Przy weryfikacji opisów z bibliotekarzem okazuje się, ze jednak powinniśmy również uzupełnić wiele innych pól, które nie są oznaczone gwiazdką. 2. Problemy wynikają głównie z tego, ze nie jest to czynność, która może stać się rutynowa, stąd zajmuje bardzo dużo czasu, który można by przeznaczyć na czytanie i pisanie albo działania związane z dydaktyka. Opis bibliograficzny powinien być dostarczany do wprowadzenia do RUJ bibliotekarzowi, który wykona te czynność rutynowo. Tak jest w bardzo wielu uczelniach polskich. Lub może być pobierany ze sprawozdań / arkuszy samooceny itp.- dane o publikacjach wciąż przekazujemy, w różnych wymaganych formatach, na końcu sami je mamy wprowadzać w dość trudnym trybie. Litości! U nas coraz więcej czynności o charakterze administracyjnym przekazywanych jest do samodzielnego wykonywania przez pracowników naukowo-dydaktycznych / naukowych, czasami mnoży się czynność czynności prowadzące do tego samego efektu 3. Nonsensem jest wymóg podawania tytułu po angielsku. Jeśli wprowadza się taki obowiązek to proszę zatrudnić bibliotekarza znającego na odpowiednim poziomie język angielski, który będzie te tytuły przekładał i wprowadzał. 4. Licencje: w zdecydowanej większości wypadków nie wiem, na jakiej licencji artykuł jest publikowany, wiec na wszelki wypadek zaznaczam, ze nie jest otwarta i nie załączam pliku - mimo ze prawie zawsze mam zgodę redaktora na publikacje w internecie i zamieszczam pełen tekst na innych stronach, jak Academia.edu czy Researchgate.net.
9. Współpraca pracowników naukowych i bibliotekarzy przy wprowadzaniu danych i ich weryfikacji na Wydziale Filologicznym przebiega
Proszę o wpisanie własnych uwag na temat funkcjonowania Repozytorium i Bazy Bibliografii na Wydziale Filologicznym UJ. Szczególnie proszę o uwagi na temat współpracy pracowników nauki i bibliotekarzy wydziałowych
Opinia Pracowników naukowo-dydaktycznych 1. Wprowadzanie danych o publikacjach jest zbyt skomplikowane i czasochłonne 2. Dane wprowadzone do RUJ nie są przydatne (40%) 3. Konieczność dostarczania egzemplarza publikacji jest kłopotliwa 4. Obowiązek podania tytułu w języku angielskim nie jest oczywisty 5. Współpraca pracowników naukowych i bibliotekarzy na Wydziale Filologicznym układa się bardzo dobrze lub dobrze.
Raport z badania ankietowego Repozytorium UJ - Ankieta dla bibliotekarzy z Wydziału Filologicznego W czasie weryfikacji opisów w Bazie Bibliografii najwięcej trudności sprawia mi: Autorzy proszą mnie o pomoc przy wpisywaniu danych do Bazy:
Komunikacja miedzy bibliotekarzami a pracownikami nauki na Wydziale Filologicznym
Proszę wskazać największą trudność w komunikacji z pracownikami Wydziału
Proszę o wpisanie własnych uwag na temat funkcjonowania Repozytorium i Bazy Bibliografii na Wydziale Filologicznym UJ. Szczególnie proszę o uwagi na temat współpracy pracowników nauki i bibliotekarzy wydziałowych Proces uzupełniania bazy RUJ z pewnością będzie (z roku na rok) usprawniany. Z pozycji bibliotekarza wydziałowego (czyli korektora 1. stopnia) mogę napisać, że problematyczna bywa dla mnie niekiedy konieczność pośredniczenia między pracownikami naukowymi a pracownikami BJ. Np. pojawiają się czasami kłopoty związane z kwalifikacja wydanego tekstu (typ i podtyp dokumentu), które muszą zostać skonsultowane z osobami ostatecznie zatwierdzającymi rekordy w RUJ i odbywają się za moim pośrednictwem. Dobrym rozwiązaniem jest z kolei uzupełnianie danych bezpośrednio przez pracowników naukowych. Po pierwsze dlatego, ze kwalifikacja tekstu przekłada się na jego późniejszą punktacje (i nie powinna być to jedynie kwestia interpretacji bibliotekarza, ale podwójnej weryfikacji (tak jak to obecnie przebiega): pracownik naukowy deklaruje konkretną kwalifikacje tekstu, a pracownik biblioteki weryfikuje te dane. Po drugie: autorzy tekstu podpisują umowy z wydawcami i maja bezpośredni dostęp do danych dotyczących (ewentualnego) wolnego dostępu do tekstu w Internecie.
Proszę o wpisanie własnych uwag na temat funkcjonowania Repozytorium i Bazy Bibliografii na Wydziale Filologicznym UJ. Szczególnie proszę o uwagi na temat współpracy pracowników nauki i bibliotekarzy wydziałowych Funkcjonowanie Repozytorium i Bazy Bibliografii oraz współprace z pracownikami nauki oceniam pozytywnie. Doskonałym pomysłem wpływającym na jakość i rzetelność danych jest zasada, ze rekordy do bazy wprowadzane są samodzielnie przez pracowników naukowych - to znacznie ułatwia ich weryfikacje, ale przede wszystkim daje pewność, ze dane będą poprawnie wypełnione (co ma szczególne znaczenie z uwagi na fakt, ze dane te potem przekładają się na ocenę pracy naukowej i punktacje pracowników). Odnoszę wrażenie, ze pracownicy nauki nie są jeszcze całkiem przekonani do wprowadzania swoich kolejnych publikacji do RUJ-a, uważają to za zbędny obowiązek, a szkoda, bo jest to najszybsza metoda promocji swojej pracy.
Opinia bibliotekarzy: 1. Wprowadzanie danych o publikacjach jest zbyt skomplikowane i czasochłonne 2. Konieczność oczekiwania na egzemplarz publikacji utrudnia i opóźnia pracę bibliotekarza 3. Nie wszyscy pracownicy nauki rozumieją w pełni potrzebę wprowadzania danych do RUJ Wypowiedź bibliotekarza: Repozytorium bardzo dodało wszystkim pracy - i bibliotekarze i pracownicy nauki są tu zgodni. System wprowadzania danych jest zdecydowanie zbyt skomplikowany - do RUJ wpisujemy dane których nie wpisujemy do rekordów w Virtui! Dla osób, które nie są bibliotekarzami może być to "czarna magia". Jeśli chodzi o kontakt pracowników w bibliotekarzami to myślę, ze jest to kwestia przyzwyczajenia i pewnych nawyków.
Raport z badania ankietowego RUJ - koordynatorzy wydziałowi - 12 wydziałów Na moim Wydziale opisy bibliograficzne do RUJ wprowadza:
Proszę wpisać ile czasu (procentowo) zajmuje weryfikacja opisów bibliograficznych w Bazie Bibliografii Pracowników w stosunku do pozostałych obowiązków w pracy bibliotecznej Ja jestem bibliotekarzem, który wprowadza opisy bibliograficzne a zarazem zostałam koordynatorem tych opisów, jeśli chodzi o procentowe zajecie czasu to powiem tak: w 2015 roku kiedy to musiałam wprowadzić w zasadzie 3 lata 2013, 2014 i 2015 zajmowało mi to bardzo wiele czasu, ale nie mogłam zaniedbać bieżących obowiązków, które musiałam wykonać w pracy i w zasadzie przez pół roku zabierałam prace RUJ do domu i pracowałam po nocach. W pracy poświęcałam temu 70 %.
W czasie weryfikacji opisów w Bazie Bibliografii najwięcej trudności sprawia mi: 1. Brak tytułu publikacji w języku angielskim 2. Brak egzemplarza publikacji 3. Niepełne dane, które wymagają czasochłonnego uzupełnienia.
Komunikacja między bibliotekarzami a pracownikami nauki na Wydziałach na minus 1. Dla około większości pracowników nauki wprowadzanie rekordów nie jest problemem, komunikacja jest sprawna, a współpraca na linii autor - biblioteka - BJ szybka i konkretna. Niestety jest też grupa, która traktuje RUJ jako "dopust boży" i element biurokratycznego nadzoru UJ, który przeszkadza w pracy 2. Komunikacja nie działa jak należy. Większość pracowników naukowych nie używa i nie sprawdza poczty służbowej. Nasze prośby mailowe o dosłanie tłumaczenia na język angielski pozostają bez odzewu, niektóre ponad rok. Nie pomaga też osobista rozmowa z pracownikiem, który bagatelizuje sprawę. Pracownicy są przekonani, i czasem to agresywnie werbalizują, że wprowadzanie opisów jest obowiązkiem bibliotekarza, a tymczasem zarządzenie Rektora nakłada ten obowiązek na pracownika naukowego. 3. Pracownicy naukowi traktują wpisywanie publikacji do Repozytorium UJ jako przykry i niepotrzebny obowiązek. Nie traktują bazy jako miejsca gromadzenia swojego całego dorobku naukowego. Uważają, że składane przez nich ankiety dorobku oceny są wystarczające. Powinny być przeprowadzone obowiązkowe szkolenia dla wszystkich pracowników z zakresu tworzenia rekordów oraz korzystania z Repozytorium i Bazy Bibliografii Pracowników UJ.
Komunikacja między bibliotekarzami a pracownikami nauki na Wydziałach na plus 1. Chociaż na moim wydziale to głównie autorzy wprowadzają opisy, to akurat w mojej katedrze, sam jako bibliotekarz je wprowadzam. Pasuje mi taki układ, gdyż mam pewność, że panuję nad całością i każdy tekst pracownika naukowego znajdzie się w repozytorium. Współpraca układa się między nami bardzo dobrze, sami pracownicy wiedzą, że mają interes w tym, by ich publikacje były w repozytorium, więc często przynoszą egzemplarze do mojej biblioteki. Inne sam znajduję (czy to są kupione książki, czy czasopisma). 2. Współpraca przebiega dość dobrze czasami zdarza się, że trzeba kilka razy ponawiać prośbę, ale ogólnie reakcja jest dość szybka. 3. Jeśli chodzi o naukowców na moim Wydziale współpraca przebiega pomyślnie. Na naszym wydziale miałam o tyle ułatwioną pracę, że od kilku lat nasi pracownicy wpisują swoje publikacje do naszej wydziałowej bazy, więc miałam to wszystko zebrane musiałam to tylko wszystko wpisywać, bo niestety nie dało się tego przekopiować z naszej bazy do bazy RUJ
Komunikacja między bibliotekarzami a pracownikami nauki na Wydziałach na plus 1. W większości pracownicy sprawnie odpowiadają na maile, w których zaznaczam jakie dane są potrzebne do uzupełnienia rekordu, wszyscy podkreślają nieprecyzyjne sformułowanie pól obowiązkowych, dotyczy to zwłaszcza wersji tytułu " nigdzie nie ma zaznaczone czerwoną gwiazdką że pole jest obowiązkowe, a więc nie trzeba ; abstrakty i słowa kluczowe tez bez gwiazdki itp... 2. Komunikacja jest coraz lepsza, autorzy chętnie współpracują przy uzupełnianiu brakujących danych. Przynoszą do wglądu egzemplarze, których biblioteka nie posiada. Widać poprawę kompletności kolejno tworzonych rekordów przez autorów. Największym problemem jest brak tytułu angielskiego oraz liczby arkuszy wydawniczych i wtedy dużo czasu zajmuje mi korespondencja mailowa z autorami rekordów.
Na koniec dwie uwagi bibliotekarzy (koordynatorów wydziałowych) I. Podejrzewam, iż nie wszyscy pracownicy naukowi mają świadomość wagi bibliografii i niejakiej szczegółowości opisu, sensowności poszczególnych danych bibliometrycznych gromadzonych w repozytorium; mam nadzieję, że z czasem ukształtuje się rodzaj uzusu, niejakiej oczywistości sprawozdawania, co stanie się wyłącznie w sytuacji, kiedy pracownicy sami będą wprowadzać informacje o swej twórczości - wprowadziłem już ok. 2700 rekordów i, proszę wierzyć, zabiera to niesłychanie dużo czasu, często z powodu niefrasobliwości czy nonszalancji sprawozdających. II. Brak świadomości wiedzy pośród pracowników w zakresie znaczenia dla Uczelni wagi Repozytorium. Wielu pracowników traktuje wprowadzanie danych do Repozytorium jako zło konieczne i robi to bez należytej staranności. Braki w opisach też są związane z brakiem - niewiedzą w zakresie zasad sporządzania opisów bibliograficznych.
Podsumowanie ankiet Opinia pracowników nauki 1. Wprowadzanie danych o publikacjach jest zbyt skomplikowane i czasochłonne 2. Dane wprowadzone do RUJ nie są przydatne (40%) 3. Konieczność dostarczania egzemplarza publikacji jest kłopotliwa 4. Obowiązek podania tytułu w języku angielskim nie jest oczywisty Opinia bibliotekarzy 1. Wprowadzanie danych o publikacjach jest zbyt skomplikowane i czasochłonne 2. Nie wszyscy pracownicy nauki rozumieją w pełni potrzebę wprowadzania danych do RUJ 3. Konieczność oczekiwania na egzemplarz publikacji utrudnia i opóźnia pracę bibliotekarza 4. Pracownicy podają dane niepełne np. brak tytułu w j. angielskim.