. Zapytanie ofertowe do projektu Data dodania: 28.11.2014 / Autor: Mateusz Kania Kategoria: Zapytania ofertowe Gotówka na start, który współfinansowany jest ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, Program Operacyjny Kapitał Ludzki, Priorytet VI, Działanie 6.2, o numerze identyfikacyjnym WND- POKL.06.02.00-14-008/12, realizowanego w okresie od 01.05.2013 do 30.04.2015 roku. Niniejsze zapytanie ofertowe zostało udostępnione na stronie internetowej zlecającego (www.kswp.org.pl) oraz przesłane drogą elektroniczną do min. 3 firm, zgodnie z Zasadami Finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki z dnia 02.01.2013 roku. Zleceniodawca: Krajowe Stowarzyszenie Wspierania Przedsiębiorczości, ul. Staszica 2 A, 26-200 Końskie Wartość projektu: 5 873 030,00 PLN Kwota dotychczas przekazanych środków: 5 839 960,00 zł Procent dotychczas wydatkowanych środków: 52 % Data ogłoszenia oferty: 28.11.2014 roku Zapytanie oferty dotyczy: przeprowadzenie audytu zewnętrznego projektu oraz przygotowanie raportu Termin trwania zamówienia: planowany termin to styczeń - luty 2015 r. Miejsce przeprowadzenia audytu: siedziba zleceniodawcy, obszar realizacji projektu Termin i miejsce składania ofert: zapytanie ofertowe należy przesłać najpóźniej do 15.12.2014, w formie papierowej na adres Krajowe Stowarzyszenie Wspierania Przedsiębiorczości, ul. Staszica 3H, 26-500 Szydłowiec z dopiskiem na kopercie Odpowiedź na zapytanie ofertowe Projekt Gotówka na start Kryteria oceny oferty: o wyborze oferty decydować będą ilość zdobytych punktów za poszczególne kryteria. Dodatkowo, zamawiający dopuszcza również podjęcie negocjacji, tak aby oferta została wybrana w myśl zasady: najwyższa jakość za najniższą cenę. Zamawiający zastrzega sobie prawo do rezygnacji z wyboru oferty bez podania przyczyny. Warunki obowiązkowe: realizowane zamówienie musi spełniać wymagania znajdujące się w niniejszej ofercie - Zleceniodawca dopuszcza możliwość dokonania zmian, jednak tylko takich, które w żaden sposób nie przeszkodzą w spełnieniu minimalnych wymogów audytu. Aby oferent został dopuszczony do oceny, musi spełnić następujące wymagania formalne stawiane przez zlecającego: Oferta musi być odpowiedzią na niniejsze zapytanie Oferent musi dostarczyć podpisaną przez umocowane jako osoby decyzyjne w firmie ofertę w formie papierowej, na załączonym formularzu (Załącznik 1 oddzielny plik), najpóźniej do 15 grudnia 2014, w prawidłowo oznaczonej kopercie. Decyduje data dostarczenia do siedziby zlecającego. Oferent musi dostarczyć oświadczenie potwierdzające posiadanie odpowiednich umiejętności i
doświadczenia przez osoby, które będą bezpośrednio zaangażowane w realizację zlecenia. Oferent musi dostarczyć oświadczenie o spełnieniu warunków bezstronności i niezależności w stosunku do Krajowego Stowarzyszenia Wspierania Przedsiębiorczości. Oferent musi przedstawić wysokość obrotów w roku obrotowym poprzedzającym rok, w którym realizowany jest audyt zewnętrzny projektu Gotówka na start. Oferty, w których wysokość min. obrotów jest niższa niż trzykrotność ceny oferowanej za usługę przeprowadzenia audytu nie będą rozpatrywane. Wszystkie powyższe warunki muszą być spełnione łącznie. Tryb składania zapytań Oferent może złożyć zapytanie odnośnie oferty pocztą elektroniczną na adres michal_mika@kswp.org.pl oraz p_binkiewicz@kswp.org.pl, wpisując w temacie Zapytanie do zapytania ofertowego Projekt Gotówka na start Zlecający odpowie na zapytanie w ciągu 2 dni roboczych od otrzymania zapytania drogą elektroniczną. Informacje szczegółowe o zamówieniu: Wymagania w stosunku do audytora O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wykonawcy, którzy posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. Przez osoby posiadające odpowiednie umiejętności w ww. zakresie rozumie się: Osoby posiadające odpowiednie kwalifikacje zawodowe wydane przez organizację, która jest członkiem IFAC International Federation of Accountants osoby posiadające niezbędne kwalifikacje do przeprowadzenia audytu wewnętrznego zgodnie z art. 286, ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.). podmiot ubiegający się o przeprowadzenie audytu projektu ma obowiązek złożenia oświadczenia o spełnianiu warunków określonych w art. 22 w związku z art. 44 Prawa zamówień publicznych oraz wykazu osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu audytu wraz z oświadczeniem dotyczącym ich doświadczenia i posiadanych kwalifikacji. podmiot ubiegający się o przeprowadzenie audytu powinien spełniać warunek bezstronności i niezależności w stosunku do badanego Beneficjenta. Skład zespołu przeprowadzającego audyt zewnętrzny w projekcie powinien być co najmniej dwuosobowy, przy czym przynajmniej jedna osoba powinna posiadać uprawnienia wymienione powyżej. Minimalny zakres audytu Audyt powinien obejmować przede wszystkim analizę dokumentacji oraz stosowanych procedur kontroli wewnętrznej w odniesieniu do przekazywania i rozliczania otrzymanych środków, procedur akceptacji wydatków kwalifikowalnych w zakresie ich zasadności i odpowiedniego udokumentowania oraz sprawozdawania realizacji projektu ze szczególnym uwzględnieniem
realizacji przyjętych celów projektu i realizacji postanowień umowy o dofinansowanie projektu. Minimalny zakres audytu powinien obejmować: 1) sprawdzenie, czy Beneficjent realizuje projekt zgodnie z umową o dofinansowanie i obowiązującymi przepisami prawa (w szczególności w zakresie prawa zamówień publicznych oraz ochrony danych osobowych); 2) sprawdzenie, czy beneficjent wdrożył zalecenia przeprowadzonych kontroli oraz usunął nieprawidłowości, jeśli takie zostały wykryte; 3) sprawdzenie, czy beneficjent posiada ścieżkę audytu w zakresie finansowo-księgowym, 4) audyt poprawności księgowania wydatków poniesionych w ramach realizowanego projektu, oceny kwalifikowalności kosztów, sposobu ich dokumentowania i prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej; 5) sprawdzenie czy wydatki wykazane w dokumentach zostały rzeczywiście poniesione, 6) sprawdzenie wniosków beneficjentów o płatność z księgami rachunkowymi beneficjenta w części dotyczącej projektu; 7) sprawdzenie wiarygodności sprawozdań z realizacji projektu przekazywanych przez beneficjenta; 8) sprawdzenie sposobu promocji projektu; 9) sprawdzenie sposobu przechowywania i archiwizacji dokumentacji zgromadzonej w ramach realizowanego projektu. Podczas realizacji audytu powinna zostać zweryfikowana próbka ogółem poniesionych wydatków, pozwalająca wydać audytorowi wiążący raport w tym zakresie. W raporcie tym audytor powinien wskazać standardy, na podstawie których przeprowadzono audyt, a także próg istotności i poziom ufności. Kryteria wyboru oferty W niniejszym zapytaniu można otrzymać łącznie 100 pkt. ze wszystkich kategorii. Zlecający będzie oceniał oferty na podstawie poniższych kategorii. Cena (wyrażona w PLN, kwota brutto) Doświadczenie w zakresie przeprowadzania audytów. Ilość audytowanych projektów ze środków pomocowych Ilość audytów dot. badania prawidłowości wykorzystania dotacji ze środków budżetu państwa Co najmniej 5 lat działalności na rynku Włączenie do zespołu audytowego osoby biegłego rewidenta Dodatkowe kryteria Kryteria w ujęciu punktowy wraz z uzasadnieniem poszczególnych pozycji Kryterium Waga (w pkt.) Cena (wyrażona w PLN, kwota brutto) 50
Zlecający chcąc realizować zasady dotyczące wydatkowania pieniędzy pochodzących ze środków publicznych oraz zasadzie najwyższa jakość za najniższą cenę przypisuje tej kategorii równą ilość punktów co kategorii decydującej o jakości. Punkty za kryterium cena obliczone wg następującego wzoru: Cena najniższej oferty Cena badanej oferty X 50 = ilość punktów Doświadczenie w zakresie przeprowadzania audytów 45 Ilość audytowanych projektów ze środków pomocowych 15 Zlecający musi sprawdzić, że projekt realizowany jest prawidłowo, a środki finansowe wydatkowane w ramach projektu są wydatkami kwalifikowalnymi zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Zważywszy na wielkość projektu, zleceniodawca premiuje firmy, które posiadają doświadczenie w audytowaniu projektów ze środków pomocowych, badane na podstawie ilości zrealizowanych audytów. Firma, która zrealizowała największą ilość projektów otrzymuje 100% wszystkich punktów z tej kategorii, każda kolejna otrzymuje proporcjonalnie mniej punktów w zależności od ilości zrealizowanych projektów w stosunku do oferenta, który otrzymał maksymalną ilość. Przyznanie punktów odbywa się na podstawie weryfikacji przedstawionej oferty i zawartego w nim oświadczenia. Zlecającego zastrzega sobie prawo do wezwania oferenta do przestawienia stosownych dokumentów potwierdzających to kryterium. Ilość audytów dot. badania prawidłowości wykorzystania dotacji ze środków budżetu państwa 20 Zlecający musi sprawdzić, że projekt realizowany jest prawidłowo tzn. zgodnie z wnioskiem i umowa o dofinansowanie projektu, a także zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Firma, która zrealizowała największą ilość projektów otrzymuje 100% wszystkich punktów z tej kategorii, każda kolejna otrzymuje proporcjonalnie mniej punktów w zależności od ilości zrealizowanych projektów w stosunku do oferenta, który otrzymał maksymalną ilość. Przyznanie punktów odbywa się na podstawie weryfikacji przedstawionej oferty i zawartego w nim oświadczenia. Zlecającego zastrzega sobie prawo do wezwania oferenta do przestawienia stosownych dokumentów potwierdzających to kryterium. Co najmniej 5 lat działalności na rynku 10 Zlecający z uwagi na potrzebę uzyskania wysokiej jakości usługi, będzie premiował firmy, które posiadają już doświadczenie w działalności rynkowej w sferze przeprowadzania audytów. Firma otrzymuje punkty za dane kryterium jeżeli spełnia warunek: działa na rynku co najmniej 5 lat na dzień złożenia oferty. Przyznanie punktów odbywa się na podstawie weryfikacji przedstawionej oferty oraz na podstawie informacji uzyskanych na podstawie rejestru REGON/KRS. Zlecający wykorzysta do weryfikacji tego kryterium systemy CEIDG oraz bazy KRS. Dodatkowe kryteria Włączenie do zespołu audytowego osoby biegłego rewidenta 5
Zlecający, zgodnie z wytycznymi Instytucji Pośredniczącej drugiego stopnia odnośnie przeprowadzenia audytu w projektach PO KL, chce dodatkowo podnieść jakość przeprowadzonej kontroli wzbogacając zespół audytujący o umiejętności i doświadczenie biegłego rewidenta. Firma otrzymuje punkty za dane kryterium jeżeli spełnia warunek. Przyznanie punktów odbywa się na podstawie weryfikacji przedstawionej oferty. INFORMACJE DODATKOWE: Zamawiający, oświadcza i informuje, że niniejsze zapytanie ofertowe ma wyłącznie charakter sondażu rynku pod kątem wyboru najkorzystniejszej oferty. Złożenie ewentualnej oferty nie stwarza po stronie Oferenta roszczenia względem KSWP Końskie o zawarcie umowy i zastrzegamy sobie prawo wyboru oferty i zawarcia umowy z wybranym Oferentem. UNIEWAŻNIENIE POSTĘPOWANIA Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania, jeżeli: 1) W wyznaczonym czasie nie wpłynie żadna oferta; 2) Całkowita cena najniższej oferty będzie przekraczać kwotę, jaką przeznaczono na realizację ww. opisanego zamówienia. KONTAKT Osoby do kontaktu w sprawie zamówienia: Tel.: Piotr Binkiewicz 48 617 13 49, Michał Mika 41 343 17 80 E-mail: p_binkiewicz@kswp.org.pl ; michal_mika@kswp.org.pl Biuro projektu: ul. Staszica 3H, 26-500 Szydłowiec, czynne w dni robocze od poniedziałku do piątku w godz. 8.00 16.00 Elementy powiązane Gotówka na start Pliki do pobrania Formularz zgłoszenia oferty (Załącznik 1) Data dodania: 28.11.2014.