Pod redakcją Piotra Gromulskiego Podsumowania okresowe w Excelu na skróty
Redaktor Piotr Gromulski Wydawca Agata Kwaśniewska Opracowanie graficzne okładki Zbigniew Korzański Koordynator produkcji Michał Wołodźko Korekta Zespół ISBN 978-83-7572-500-1 Copyright by Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. Warszawa 2008 Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o. 03-918 Warszawa, ul. Łotewska 9a, tel. 0 22 518 29 29, faks 0 22 617 60 10 Skład i łamanie: INFO DATA CONSULTING Zbigniew Korzański 05-074 Halinów k.warszawy, ul. Fryderyka Chopina 5, tel. 0 22 648 96 50, e-mail: dtp@idc.pl Druk: MOMAG, Tomaszów Mazowiecki
Spis treści Wprowadzenie...5 CZĘŚĆ 1. PODSUMOWANIA NA SKRÓTY...9 1. Suma wstawiana za pomocą skrótu klawiaturowego...9 2. Suma na pasku stanu...10 3. Suma bez potrzeby ręcznego określania komórek źródłowych... 11 4. Błyskawiczne podsumowanie wszystkich kolumn i wierszy w tabeli...13 CZĘŚĆ 2. PODSUMOWANIA OKRESOWE...15 5. Wielowariantowy raport przestawny...15 6. Kreator sum warunkowych zamiast rozbudowanych formuł...20 7. Raport dziennych transakcji z wykorzystaniem sum częściowych...25 8. Dynamiczne podsumowania oparte na filtrowaniu...28 9. Szybki raport w obszarze listy...33 10. Podsumowanie okresowe za pomocą funkcji SUMA.JEŻELI...37 CZĘŚĆ 3. PODSUMOWANIA W JEDNEJ KOMÓRCE FORMUŁY TABLICOWE...39 11. Suma wartości spełniających kryterium...40 12. Jedna formuła zamiast kilku obliczeń cząstkowych...42 13. Suma wartości z co drugiego wiersza...43 Wiedza i Praktyka Ekspert Excela 3
Spis treści 14. Zliczanie wartości niepowtarzalnych w zestawieniu...46 15. Podsumowanie przy użyciu funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO...48 16. Sumowanie błędnie wprowadzonych liczb...51 17. Suma warunkowa z uwzględnieniem wielu warunków...53 CZĘŚĆ 4. PODSUMOWANIA DANYCH Z RÓŻNYCH ŹRÓDEŁ...56 18. Suma z wielu arkuszy...56 19. Podsumowanie danych z różnych plików...58 20. Raport zbiorczy utworzony za pomocą makra...62 21. Raport przestawny na podstawie danych z różnych arkuszy...66 CZĘŚĆ 5. NAJCZĘSTSZE PROBLEMY PRZY PODSUMOWANIACH...72 22. Błędna suma wartości czasu...72 23. Niepoprawna suma liczb z częściami dziesiętnymi...74 24. Sumowanie z wyłączeniem wartości...76 25. Suma trzech najgorszych wyników...78 26. Podsumowanie uwzględniające wstawiane wiersze...80 27. Podsumowanie według formatu komórki...82 4 Ekspert Excela Wiedza i Praktyka
Raporty podsumowujące teraz 2x szybciej! WPROWADZENIE Prawdopodobnie najczęściej wykonywanym obliczeniem w Excelu jest sumowanie. W zasadzie potrafi to każdy. Oczywiście dodanie do siebie kilku komórek w formule, czy zaznaczenie zakresu arkusza i uruchomienie autosumowania z paska narzędziowego to nie są wielkie wyzwania, o ile wykonujesz je jednorazowo. Gorzej jest w sytuacji, gdy takich działań masz do wykonania kilkadziesiąt lub kilkaset, ponieważ akurat potrzebujesz podsumować liczby spełniające kryterium. Innym razem będziesz chciał wykonać kompleksowy raport na podstawie dużej ilości danych. Czy do wykonania zadania użyjesz kilkudziesięciu formuł, które następnie będziesz ręcznie przenosił do arkusza wynikowego? Oczywiście, że nie. Excel daje Ci więcej możliwości i sposobów. Wykorzystanie go w 100% pozwala wykonać zadanie bezbłędnie i szybko! Oszczędność czasu to jedna z najważniejszych korzyści, którą uzyskasz w trakcie pracy z tym programem. To samo dotyczy przygotowywania raportów podsumowujących. Z pozoru proste zadanie, ze względu na dużą liczbę danych źródłowych, można wykonywać nawet kilka godzin. Jeżeli natomiast zastosujesz pewne triki i użyjesz odpowiednich formuł oraz narzędzi, pracę możesz skrócić nawet do kwadransa. Decyzja, co zrobić z zaoszczędzonym czasem, będzie już należała tylko do Ciebie. Wiedza i Praktyka Ekspert Excela 5
Raporty podsumowujące teraz 2x szybciej! Przygotowanie danych źródłowych to połowa sukcesu Przed przygotowaniem jakiegokolwiek raportu podsumowującego szczególną uwagę powinieneś zwrócić na dane źródłowe. Muszą one tworzyć listę, która ma następujące cechy: Posiada wiersz nagłówkowy z odpowiednio nazwanymi kolumnami. Stanowi spójny zakres komórek bez pustych wierszy i kolumn. Dane powinny tworzyć strukturę rekordów w bazie danych. (na przykład szczegóły każdego z zamówień złożonych przez tę samą firmę powinny być wprowadzone do 2 różnych wierszy, czyli stanowić 2 pozycje listy). Wartości na liście powinny być wprowadzone w odpowiednim formacie. (na przykład daty przeniesione do arkusza z innego programu bardzo często są w niepoprawnym formacie. Aby móc błyskawicznie tworzyć zestawienia okresowe, należy przekonwertować je na format używany w Excelu). Oczywiście niespełnienie któregoś z przedstawionych warunków nie spowoduje, że przygotowanie zestawienia podsumowującego będzie niemożliwe. Sporządzenie raportu może się jednak okazać znacznie trudniejsze i pracochłonne. Działanie wielu wbudowanych narzędzi Excela opiera się bowiem na rozpoznawaniu zakresów stanowiących listę. Jeśli Excel odpowiednio zakwalifikuje tabelę i zawarte w niej wartości, to raport powstanie dosłownie w kilka sekund. 6 Ekspert Excela Wiedza i Praktyka
Raporty podsumowujące teraz 2x szybciej! Wybierz odpowiednie narzędzie do sporządzenia raportu Dane źródłowe masz przygotowane. Zanim przystąpisz do wykonywania obliczeń, zastanów się, jakiego typu raportu oczekujesz, a także jakie będzie jego dalsze przeznaczenie. Oto kilka wskazówek, które mogą Ci się przydać: 1. Raporty, które będą Ci służyć jako podstawa do podejmowania decyzji, warto przygotowywać z wykorzystaniem narzędzi elastycznych. Umożliwią one szybką modyfikację założeń, a co za tym idzie otrzymanie nowego wariantu podsumowań. Sugerowane narzędzia: tabele przestawne, menedżer scenariuszy. 2. Raporty porównawcze, w których będą ze sobą konfrontowane podsumowania wartości z różnych źródeł, warto przygotowywać, opierając się na formułach. Możliwość otrzymania wyniku w jednej komórce i skonfrontowanie go z pozostałymi, pozwala na łatwe wykonywanie dalszych obliczeń formatowanie, a także budowanie na tej podstawie graficznych prezentacji (wykresów). Sugerowane narzędzia: formuły, formuły tablicowe. 3. Raporty poglądowe stanowiące całość, w których do poszczególnych zestawów wartości są dołączane obliczenia cząstkowe, warto przygotowywać z wykorzystaniem narzędzi dedykowanych grupowemu sumowaniu. Sugerowane narzędzia: sumy częściowe, tabele przestawne. Wiedza i Praktyka Ekspert Excela 7
Raporty podsumowujące teraz 2x szybciej! 4. Raporty warunkowe z obliczeniami polegającymi na wyszukiwaniu określonych wartości z długiej listy (kryteriów) i wykonywaniu obliczeń na odpowiadających im liczbach należy sporządzać za pomocą narzędzi, które można łatwo dostosowywać do specyfiki danych. Sugerowane narzędzia: formuły, tabele przestawne, kreator sum warunkowych. Proste triki duża oszczędność czasu W dalszej części publikacji poznasz triki i krótkie rozwiązania umożliwiające kompetentne przygotowanie raportów podsumowujących w jak najkrótszym czasie. Oczywiście nie będziemy pokazywać budowania kompletnego raportu od początku do końca, ponieważ jest to bezcelowe. Każdy raport jest inny i różne są wymagania poszczególnych użytkowników. Zapoznaj się zatem z najlepszymi sztuczkami i wskazówkami, które pozwolą szybko tworzyć złożone zestawienia podsumowujące. Przekonasz się, że operacje i działania, które do tej pory przeprowadzałeś ręcznie, możesz łatwo zautomatyzować i sprawić, aby to Excel większość pracy wykonywał za Ciebie. Do starych, żmudnych sposobów nie będziesz chciał wracać. 8 Ekspert Excela Wiedza i Praktyka