UMOWA nr UM/./2012 Zał. nr 6 do SIWZ Zawarta w dniu... r. pomiędzy: Miastem Kraśnik reprezentowanym przez Burmistrza Miasta Kraśnik Mirosława Włodarczyka w imieniu którego działa II Zastępca Burmistrza Zbigniew Dżugaj, zwanym w dalszej części umowy Zamawiającym jednej strony, a......... zwanym w dalszej części umowy Wykonawcą. Strony zawierają umowę w wyniku przeprowadzenia przetargu nieograniczonego zgodnie z ustawą z dnia 29.01.2004 r. Prawo Zamówień Publicznych (tekst jedn. z 2010 r. Dz. U. Nr 113, poz. 759 ze zm.). 1 1. Przedmiotem zamówienia jest zorganizowanie i przeprowadzenie stacjonarnego szkolenia dla pracowników Urzędu Miasta Kraśnik na temat Profesjonalna obsługa klienta zewnętrznego dla pracowników Urzędu Miasta. Szkolenia zostaną zorganizowane. Projekt jest finansowany w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego PO KL, Priorytet V. Dobre rządzenie, Działanie 5.2 Wzmocnienie potencjału administracji samorządowej, Podziałanie 5.2.1 Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej. 2. Szkolenie jest szkoleniem stacjonarnym w granicach administracyjnych miasta Kraśnik. 3. Szkolenie realizowane będzie w dwóch etapach (2 etapy po 2 dni, łącznie 4 dni szkoleniowe dla każdej z 2 grup) i obejmować będzie 20 uczestników (pracownicy Urzędu Miasta Kraśnik) - 2 grupy x 10 osób, przy czym Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmniejszenia liczby uczestników planowanych do objęcia szkoleniem o nie więcej niż 2 osoby w wyniku nieprzewidzianych zdarzeń losowych (np. choroba uczestnika szkolenia, sprawowanie opieki nad chorym członkiem rodziny, rozwiązanie stosunku pracy, itp.). 4. Szkolenie obejmować będzie łącznie 64 godzin lekcyjnych - 2 grupy x 32 h (godzina lekcyjna zajęć liczy 45 minut i 15 minut przerwy, przy czym długość przerw może być ustalana elastycznie). 5. Zajęcia przeprowadzone będą w dni robocze od poniedziałku do piątku w przedziale czasowym od 7.30 do 15.30, z zastrzeżeniem, że liczba godzin zajęć szkoleniowych w ciągu jednego dnia nie przekroczy 8 godzin zegarowych. 6. Wykonawca zapewni do prowadzenia zajęć osobę/osoby posiadające odpowiednią wiedzę i doświadczenie w realizacji szkoleń z zakresu obsługi klienta zewnętrznego. 7. Zakres szkolenia obejmuje co najmniej: zjawisko projekcji i jej wpływ na współpracę z klientem, typologia klientów Guta i Hamana, jak radzić sobie z silnymi emocjami klientów, Strona 1 z 6
skargi, pretensje i reklamacje, jak asertywnie odmawiać klientowi nierealnych próśb, roszczeń, oczekiwań z zachowaniem szacunku dla niego i dbałością o interesy UMK oraz własne emocje, jak asertywnie radzić sobie w sytuacjach przekraczania osobistych granic pracownika. 8. Cele szkolenia to przede wszystkim: podniesienie poziomu obsługi klienta zewnętrznego, zwiększenie poziomu satysfakcji zarówno urzędników, jak i klientów UMK, usprawnienie i przyspieszenia tempa wydawania decyzji administracyjnych w UMK, przygotowanie urzędników do oceny ich pracy przez klientów Urzędu, ujednolicenie standardów obsługi klienta zewnętrznego w UMK. 9. Wykonawca we własnym zakresie zorganizuje salę szkoleniową na terenie miasta Kraśnik. Zajęcia szkoleniowe mają być przeprowadzone w pomieszczeniu z odpowiednim oświetleniem oraz dostępem do światła dziennego (z możliwością zaciemnienia okien), ogrzewaniem i klimatyzacją, dostosowanym do prowadzenia zajęć szkoleniowych, zapewnionym zapleczem, posiadającym odpowiednie warunki sanitarne, bezpieczeństwa i higieny pracy, akustyczne i jakościowe, którego powierzchnia i pomoce dydaktyczne dostosowana jest do zakresu szkolenia oraz liczby uczestników szkolenia. 10. Wykonawca zapewnia uczestnikom szkolenia wyżywienie obejmujące obiad i 2 przerwy kawowe (w każdym z dni szkoleniowych). Posiłki będą podawane w innej sali niż sala wykładowa. Wykonawca zapewnia wydanie posiłku jednocześnie dla wszystkich uczestników danego szkolenia. Obiad składa się przynajmniej z: zupy (po min. 350 ml), dania głównego: ziemniaki zamiennie z ryżem (każde po min. 200g) + sztuka mięsa (min. 150 g bez sosu, z sosem min. 170 g) lub kotlet schabowy (min. 150 g) lub drób (min. 150 g) lub ryba (min. 150 g) + warzywa gotowane lub zestaw surówek z warzyw (min. 200 g), deser (ciasto, i owoc), napoje. Podane gramatury dot. produktów po obróbce cieplnej. Wszystkie składniki obiadów podawanych w poszczególnych dniach szkolenia powinny być różne. Obiad dla każdego uczestnika powinien być podany na ciepło na zastawie ceramicznej z kompletem sztućców metalowych i serwetek. Obiad może być dostarczony jako wyporcjowany lub porcjowanie może odbywać się w chwili podawania obiadu. W trakcie przerw kawowych Wykonawca zapewnia serwis kawowy składający się przynajmniej z: świeżoparzonej, gorącej kawy, gorącej wody, herbaty w torebkach jednorazowych, różnorodnych soków, wody mineralnej gazowanej i niegazowanej, 3 rodzajów ciastek, owoców. Wykonawca zapewnia serwis gastronomiczny (zastawa, przygotowanie i sprzątanie) w każdym dniu szkolenia. Strona 2 z 6
11. Wykonawca zobowiązany jest zapewnić wszystkim uczestnikom szkolenia: materiały szkoleniowe w formie papierowej - zgodne z tematyką szkolenia, w skład których wchodzą w szczególności: skrypty lub inne niezbędne pomoce naukowe, akty prawne, wzory dokumentów i formularzy z zakresu objętego tematem szkolenia przekazywane każdemu uczestnikowi na własność. Materiały szkoleniowe mają być przekazane uczestnikom szkolenia w momencie rozpoczęcia szkolenia, bądź na bieżąco zgodnie z realizowanym tematem zajęć. Materiały szkoleniowe, które uczestnik otrzyma na własność muszą być nowe, nieużywanie, adekwatne do treści szkolenia, z obowiązującym stanem prawnym oraz dobre jakościowo. Materiały szkoleniowe muszą spełniać Wytyczne Dotyczące Oznaczania Projektów w Ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (Wytyczne zostały zamieszczone na stronie internetowej Zamawiającego http://bip.krasnik.eu/index.php?id=39 jako załącznik do SIWZ), dostęp do pomieszczeń sanitarnych w budynku, w pobliżu pomieszczenia, w którym odbywać się będą zajęcia szkoleniowe (wc, umywalka z dostępem do ciepłej wody), niezbędny sprzęt, maszyny, narzędzia i urządzenia na czas trwania szkolenia, w tym projektor multimedialny, ekran oraz tablicę demonstracyjną flipchart z zapasem kartek, dokładny rozkład zajęć odpowiadający harmonogramowi szkolenia z podanymi tematami wynikającymi z programu szkolenia, który będzie wydany każdemu uczestnikowi w dniu rozpoczęcia szkolenia, 12. Wykonawca będzie prowadził dokumentację przebiegu szkolenia składającą się z: dziennika zajęć edukacyjnych zawierający listę obecności uwzględniającą podpisy uczestników szkolenia oraz wymiar godzin i tematy zajęć edukacyjnych, potwierdzenia wydania uczestnikom szkolenia materiałów dydaktycznych i posiłków oraz ankiet wypełnionych przez uczestników szkolenia służących do jego oceny. Ankiety zostaną przygotowane przez Wykonawcę. 13. Wykonawca jest bezpośrednio odpowiedzialny za przygotowanie, przeprowadzenie i obsługę szkolenia. 14. Wykonawca nie może pobierać żadnych opłat od uczestników szkolenia. 15. Wykonawca zobowiązany jest do niezwłocznego dostarczenia Zamawiającemu po zakończeniu szkolenia dokumentacji obejmującej: oryginały list obecności wraz z podpisami uczestników szkolenia, potwierdzenie wydania uczestnikom szkolenia materiałów dydaktycznych, posiłków oraz ankiety wypełnione przez uczestników szkolenia służące do jego oceny. 16. Opracowanie i wydruk zaświadczeń potwierdzających udział w cyklu szkoleń w ilości odpowiadającej liczbie uczestników zapewnia Zamawiający. Wykonawca odpowiada za podpisanie przez osoby prowadzące zaświadczeń oraz za przekazanie ich za potwierdzeniem odbioru każdemu uczestnikowi po zakończeniu udziału w cyklu szkoleń. 17. Zamawiający zastrzega sobie prawo kontrolowania przebiegu, sposobu prowadzenia oraz efektywności szkolenia i frekwencji uczestników, wglądu do prowadzonej dokumentacji. Strona 3 z 6
18. Termin wykonania zamówienia: do 22.06.2012 r., przy czym Zamawiający z co najmniej tygodniowym wyprzedzeniem przed planowanym terminem rozpoczęcia szkolenia poinformuje Wykonawcę o terminie jego rozpoczęcia i zakończenia. 2 Umowa zostaje zawarta do dnia 22.06.2012 roku. 3 Wykonawca zobowiązuje się świadczyć usługi według zasad określonych w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia. 4 1. Ustala się wynagrodzenie za wykonanie całego przedmiotu umowy w wysokości: wartość brutto zł (słownie zł....), w tym: a) cena za usługę zorganizowania, przeprowadzenia szkolenia wynosi (4 dni szkoleniowe podzielone na 2 etapy po 2 dni) dla 2 grup 10-osobowych)..zł brutto, b) cena za materiały szkoleniowe (20 kompletów) wynosi... zł brutto, c) cena za wynajem sal na szkolenia (8 dni szkoleniowych) wynosi... zł brutto, d) cena za catering (obiad i 2 przerwy kawowe przez 4 dni dla 20 osób) wynosi.. brutto, 2. Cena ustalona w ust. 1 wiąże strony przez cały okres trwania umowy i nie podlega waloryzacji ani żadnym zmianom. 5 Wykonawca zobowiązuje się do: 1) realizacji przedmiotu umowy zgodnie z prawem krajowym oraz przepisami i wytycznymi dotyczącymi realizacji projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013, z uwzględnieniem zasad promocji. 2) przekazywania na pisemny wniosek Zamawiającego wszelkich informacji będących w jego posiadaniu, niezbędnych do monitorowania prawidłowej realizacji umowy, 3) uzgodnienia z Zamawiającym w formie pisemnej ewentualnej zmiany składu kadry dydaktycznej, przy czym osoby zastępujące muszą spełniać warunki określone w SIWZ, 4) w przypadku przekazania przez Zamawiającego danych osobowych Wykonawca będzie postępował z nimi zgodnie z Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r., Nr 101, poz. 926 z późn. zm.). 6 1. Z realizacji przedmiotu umowy zostanie sporządzony protokół potwierdzający jej należyte wykonanie. Strona 4 z 6
2. Protokół, o którym mowa w ust. 1 zostanie podpisany przez upoważnionych przedstawicieli obu stron umowy. 7 1. Podstawą do wystawienia faktury za realizację przedmiotu umowy jest protokół, o którym mowa w 6, podpisany przez obie strony umowy. 2. Wykonawca wystawi fakturę, na której zostaną wyszczególnione pozycje z 4 ust. 1, lit. a-d z odpowiednimi stawkami VAT. 3. Wynagrodzenie, o którym mowa w 4, ust. 1, będzie płatne przelewem, w terminie 14 dni od daty wpływu do Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury VAT. 4. Płatność dokonywana będzie na rachunek bankowy Wykonawcy znajdujący się na fakturze. 5. Za dzień zapłaty uważa się dzień obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego. 6. Wynagrodzenie Wykonawcy jest finansowane ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego 8 Zamawiający zastrzega sobie prawo do kontroli w czasie trwania szkolenia. 9 1. Strony ustanawiają odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy w formie kar umownych, w następujących wypadkach i wysokościach: 1) jeżeli z winy Wykonawcy umowa nie zostanie zrealizowana w terminie, o którym mowa w 2 umowy, Zamawiający naliczy karę umowna w wysokości 0,10 % wartości wynagrodzenia brutto określonego w 4 ust. 1 umowy, za każdy dzień zwłoki, 2) za niedotrzymanie jednego z warunków umowy, Zamawiający może nałożyć na Wykonawcę karę umowną w wysokości do 20 % wartości brutto umowy, 3) z tytułu rozwiązania przez Zamawiającego niniejszej umowy z winy Wykonawcy w wysokości 40 % wynagrodzenia, o którym mowa w 4 ust.1 umowy. 2. Zamawiający zastrzegają sobie prawo dochodzenia odszkodowania uzupełniającego do wysokości rzeczywiście poniesionej szkody na zasadach ogólnych Kodeksu Cywilnego. 10 Zamawiający ma prawo rozwiązać umowę ze skutkiem natychmiastowym w przypadku naruszenia przez Wykonawcę postanowień umowy. 11 Wszelkie zmiany umowy wymagają dla swej ważności formy pisemnej. Strona 5 z 6
12 W sprawach nie uregulowanych niniejszą umową zastosowanie mieć będą przepisy Kodeksu cywilnego oraz ustawy Prawo zamówień publicznych. 13 Strony zobowiązują się do polubownego rozstrzygania wszelkich sporów, które mogą wynikać w związku wykonywaniem niniejszej umowy, a gdyby to nie przyniosło rezultatu, sądem właściwym będzie sąd miejsca siedziby Zamawiającego. 14 Integralną część umowy jest SIWZ i oferta Wykonawcy. 15 Niniejsza umowa została sporządzona w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, dwa dla Zamawiającego i jeden dla Wykonawcy. ZAMAWIAJĄCY WYKONAWCA Strona 6 z 6