strona 1 ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT WSTĘPNYCH SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA (SIWZ) Postępowanie zakupowe pn. Usługi doradcze w zakresie PR prowadzone w trybie negocjacji na podstawie Procedury Zakupów PGE Polska Grupa Numer postępowania: GKP/PGE/0069/2016 Warszawa, lipiec 2016 roku
strona 2 1. ZAMAWIAJĄCY Zamawiający: PGE Polska Grupa (dalej: PGE S.A.) Adres siedziby: ul. Mysia 2, 00-496 Warszawa zarejestrowana w Sądzie Rejonowym dla m.st. Warszawy, KRS: Nr 0000059307 Kapitał zakładowy: 18.697.608.290 zł, NIP: 526-025-05-41, Regon: 006227638 Wszelka korespondencja powinna być kierowana na adres: PGE Polska Grupa Departament Zakupów ul. Mysia 2, 00-496 Warszawa e-mail: barbara.grabowska-stachura@gkpge.pl 2. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA, TERMIN WYKONANIA Przedmiotem Zamówienia jest świadczenie usług doradczych w zakresie Public Relations ( PR ). W ramach realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawca będzie świadczył następujące usługi: a) Usługi doradcze w zakresie relacji z interesariuszami zewnętrznymi w obszarze regulacyjnym i branżowym; b) Usługi doradcze w obszarze komunikacji kryzysowej. 2.1. Szczegółowy opis przedmiotu Zamówienia stanowi Załącznik nr 1 do SIWZ. 2.2. Umowa z Wykonawcą zostanie zawarta na okres 24 miesięcy. 3. TRYB POSTĘPOWANIA 3.1. Przedmiotowe postępowanie zakupowe prowadzone jest w trybie negocjacji w formule otwartej, z zachowaniem zasad określonych w niniejszym dokumencie. W zakresie nieuregulowanym w niniejszym dokumencie stosuje się postanowienia Procedury Zakupów Polska Grupa Energetyczna PGE S.A. z dnia 27.01.2016 r., zwanej dalej Procedurą Zakupów (Procedura Zakupów jest dostępna na stronie internetowej: http://www.gkpge.pl/bip/przetargi ). 3.2. Negocjacje w formule otwartej to tryb w którym w którym zaprasza się do udziału w Postępowaniu zakupowym i złożenia Ofert wstępnych Wykonawców publikując Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia (dalej SIWZ ) na stronie internetowej Zamawiającego. W odpowiedzi na zaproszenie Wykonawcy składają Oferty wstępne (zwane dalej również: Ofertami ). 3.3. Po analizie Ofert wstępnych Zamawiający zaprasza Wykonawców do negocjacji. Komisja przetargowa może rekomendować zaproszenie do negocjacji wyłącznie Wykonawców, których Oferty wstępne zostały najwyżej ocenione (prekwalifikacja). O zaproszeniu Wykonawców do negocjacji decydować będzie: ocena zaproponowanych w Ofercie wstępnej warunków cenowych, ocena doświadczenia Wykonawcy i zespołu dedykowanego do realizacji przedmiotu Zamówienia. Przedmiotem negocjacji będą warunki cenowe, uzupełnienie i doprecyzowanie przedmiotu Zamówienia oraz warunków realizacji umowy. 3.4. Zamawiający zaprasza do składania Ofert ostatecznych (zwanych dalej również Ofertami ) Wykonawców z którymi prowadził negocjacje. Komisja przetargowa może rekomendować zaproszenie do złożenia Ofert ostatecznych wyłącznie Wykonawców, którzy zostali najwyżej ocenieni na negocjacjach (prekwalifikacja). O zaproszeniu Wykonawców do złożenia Ofert ostatecznych decydować będzie ocena wykonania zadania przetargowego, które Wykonawcy otrzymają przed negocjacjami. 3.5. Zamawiający dokona oceny Ofert ostatecznych na podstawie kryteriów oceny określonych w SIWZ ostatecznej. 3.6. Zamawiający dokona wyboru Oferty ostatecznej, która uzyska najwyższą liczbę punktów.
strona 3 3.7. Zamawiający zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia dodatkowych negocjacji handlowych z Wykonawcami, których Oferty ostateczne uzyskają najwyższe oceny na podstawie kryteriów określonych w Specyfikacji. Wykonawca zobowiązany będzie do potwierdzenia wynegocjowanych warunków za pośrednictwem elektronicznych środków komunikacji lub w formie pisemnej. 3.8. Wszelkie koszty związane z przygotowaniem i dostarczeniem Oferty oraz udziałem Wykonawcy w negocjacjach ponosi Wykonawca. Zamawiający nie będzie odpowiedzialny za jakiekolwiek poniesione koszty, niezależnie od wyników postępowania zakupowego, a Wykonawca zrzeka się dochodzenia jakichkolwiek roszczeń z tego tytułu. 3.9. Zamawiający zawiadamia o wyniku postępowania Wykonawcę, którego Oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, a pozostałych Wykonawców informuje o zakończeniu postępowania. 3.10. Wybór Oferty najkorzystniejszej nie stanowi oświadczenia woli Zamawiającego i nie powoduje zawarcia Umowy oraz zaciągnięcia zobowiązania przez Zamawiającego, a jest jedynie zaproszeniem do kontynuowania czynności zmierzających do zawarcia Umowy z Wykonawcą. 3.11. Wykonawca, którego Oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza, w celu wykazania podstaw do braku wykluczenia z postępowania zakupowego, zobowiązany będzie złożyć aktualną informację z Krajowego Rejestru Karnego wystawioną nie wcześniej niż 6 miesięcy przed wszczęciem Postępowania zakupowego w zakresie przestępstw wymienionych poniżej albo oświadczenia w tym zakresie - wszystkich członków zarządu, wspólników spółek jawnych, partnerów, komplementariuszy lub osób prowadzących działalność gospodarczą. Złożenie ww. dokumentów będzie podstawą do podpisania umowy z Wykonawcą. Zakres przestępstw: a) przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, b) przestępstwo przeciwko prawom osób wykonujących pracę zarobkową, c) przestępstwo przeciwko środowisku, d) przestępstwo przekupstwa, e) przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych, f) przestępstwo skarbowe lub przestępstwo udziału w zorganizowanej grupie albo związku mających na celu popełnienie przestępstwa lub przestępstwa skarbowego. 3.12. Zamawiający nie wymaga wniesienia wadium. 3.13. Zamawiający nie wymaga wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania Umowy. 3.14. Zamawiający nie dopuszcza wykonywania przedmiotu Zamówienia przez podwykonawców, z wyjątkiem członków zespołu dedykowanego do realizacji Zamówienia, z którymi Wykonawca współpracuje na podstawie umów cywilnoprawnych. Wykonawca odpowiada za działania i zaniechania tych osób jak za swoje własne. 3.15. Zamawiający nie dopuszcza do udziału w postępowaniu Wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia (konsorcjum). 3.16. SIWZ nie stanowi oferty w rozumieniu art. 66 k.c., a stanowi jedynie zaproszenie do rokowań wybranych Wykonawców w rozumieniu art. 71 k.c. 3.17. W niniejszym postępowaniu zakupowym nie mają zastosowania art. 68 1, 68 2 i 69 kodeksu cywilnego. 3.18. W postępowaniu określonym w niniejszej Specyfikacji nie mają zastosowania przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych.
strona 4 4. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU I SPOSOB DOKONYWANIA OCENY ICH SPEŁNIENIA 4.1. W niniejszym postępowaniu mogą wziąć udział Wykonawcy, którzy spełniają następujące wymagania: 4.1.1. posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień, 4.1.2. posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonywania Zamówienia, tj.: 1) w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania Ofert wstępnych, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, Wykonawca wykonał z należytą starannością, co najmniej 5 umów z zakresu usług Public Relations, przy czym wartość każdej z umów wynosiła co najmniej 100 000 zł netto. Do Oferty należy dołączyć opis i zakres wykonanych działań. 2) w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania Ofert wstępnych, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, Wykonawca zarządzał komunikacją przynajmniej trzech sytuacji kryzysowych. Do Oferty należy dołączyć opis i zakres wykonanych działań. 3) dysponują na potrzeby realizacji Zamówienia zespołem co najmniej 4 osób, spełniających następujące wymagania: a) co najmniej 1 osoba pełniąca bieżący nadzór nad realizacją Zamówienia, posiada minimum 3-letnie doświadczenie w realizacji usług objętych przedmiotem Zamówienia, w tym co najmniej 1 rok doświadczenia zawodowego na stanowiskach kierowniczych związanych z komunikacją społeczną lub zarządzaniem komunikacją w sytuacji kryzysowej; b) co najmniej 1 osoba posiadająca minimum 2-letnie doświadczenie z zakresu komunikacji społecznej, w tym co najmniej 1 rok doświadczenia zawodowego związanego z zarządzaniem projektami komunikacyjnymi; c) co najmniej 2 osoby, z których każda posiada minimum 1 rok doświadczenia z zakresu komunikacji społecznej; 4.1.3. znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie Zamówienia, tj.: są ubezpieczeni od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej, obejmującej co najmniej działalność związaną z przedmiotem zamówienia na sumę ubezpieczenia nie mniejszą niż 500 000 zł (słownie: pięćset tysięcy złotych) na wszystkie i jeden wypadek ubezpieczeniowy, 4.1.4. nie wykonują zleceń powodujących konflikt interesów dla Zamawiającego oraz spełniają warunki do świadczenia usług objętych przedmiotem zamówienia w sposób bezstronny i rzetelny. 4.2. Na potwierdzenie spełniania warunków określonych w pkt. 4.1. SIWZ, Wykonawca zobowiązany jest złożyć wraz z Ofertą wstępną dokumenty wymienione w pkt. 5.2. SIWZ. 4.3. Zamawiający dokona oceny spełnienia przez Wykonawców warunków udziału w postępowaniu na podstawie załączonych do Oferty dokumentów i oświadczeń, według formuły spełnia / nie spełnia wymaganego warunku. Wykonawca nie spełniający choćby jednego warunku udziału w postępowaniu może zostać przez Zamawiającego wykluczony z postępowania, a jego oferta odrzucona. 5. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY WSTĘPNEJ 5.1. Wymagania odnośnie Ofert wstępnych: a) Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną Ofertę wstępną. b) Oferty wstępne muszą być opracowane zgodnie z wymaganiami opisanymi w Specyfikacji. c) Zamawiający nie dopuszcza możliwości złożenia ofert wariantowych. d) Zamawiający nie dopuszcza możliwości złożenia ofert częściowych. 5.2. W skład Oferty wstępnej muszą wchodzić następujące dokumenty i oświadczenia: a) Wypełniony i podpisany przez uprawnione do reprezentacji Wykonawcy osoby Formularz Oferty Wstępnej, którego wzór stanowi Załącznik nr 2 do SIWZ;
strona 5 b) Oświadczenie Wykonawcy o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, o których mowa w pkt 4.1 SIWZ na Formularzu Oferty Wstępnej, którego wzór stanowi Załącznik nr 2 do SIWZ; c) Aktualny odpis z właściwego rejestru przedsiębiorców, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, wystawiony nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania Ofert; d) Pełnomocnictwo do podpisania Oferty wstępnej, jeżeli uprawnienie do reprezentacji Wykonawcy nie wynika z dokumentów rejestrowych Wykonawcy; e) Wykaz osób dedykowanych do realizacji przedmiotu Zamówienia wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji i doświadczenia zawodowego, a także ich roli w niniejszym projekcie wraz z informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami na Formularzu - Wykaz osób dedykowanych do realizacji Zamówienia, którego wzór stanowi Załącznik nr 3 do SIWZ oraz CV każdej osoby dedykowanej do realizacji Zamówienia; f) Wykaz wykonanych umów, zgodnie z wymaganiami określonymi w pkt. 4.1.2. ppkt 1 i 2 SIWZ wraz z podaniem ich wartości, opisem i zakresem wykonanych działań na Formularzu Wykaz doświadczenia Wykonawcy, którego wzór stanowi Załącznik nr 4 do SIWZ wraz z dokumentami potwierdzającymi należyte wykonanie przedstawionych wyżej usług (np. referencje). 5.3. Ceny w Ofercie muszą zawierać wszystkie koszty i wydatki Wykonawcy związane z wykonaniem Zamówienia, w szczególności wynagrodzenie z tytułu przeniesienia autorskich praw majątkowych do wyników prac oraz wszelkie koszty związane z przejazdami i zakwaterowaniem pracowników Wykonawcy, itp. Ceny należy podać w złotych polskich. Oferowane ceny nie podlegają indeksacji w okresie realizacji Umowy. Ceny należy określać z dokładnością do 2 miejsc po przecinku. 5.4. Postać dokumentów i oświadczeń, dokumenty w języku obcym 5.4.1. Oferta oraz wszystkie dokumenty i oświadczenia dołączone do Oferty powinny zostać przedstawione w postaci elektronicznej (skan oryginału oferty podpisany przez osobę/osoby upoważnione do reprezentowania Wykonawcy, skany dokumentów i oświadczeń podpisanych przez osobę/osoby upoważnioną/upoważnione do reprezentowania Wykonawcy). 5.4.2. Dokumenty złożone w postaci elektronicznej jako kserokopie powinny (za wyjątkiem Oferty oraz oświadczenia Wykonawcy dotyczącego pkt 6.2.6.1. Procedury Zakupów, które powinny być złożone w postaci elektronicznej w oryginale) być opatrzone oznaczeniem ZA ZGODNOŚĆ Z ORYGINAŁEM i podpisane przez osobę/osoby uprawnioną/ uprawnione - podpis z imienną pieczęcią lub czytelny podpis zawierający imię i nazwisko; 5.4.3. Dokumenty złożone w języku obcym muszą posiadać dołączone tłumaczenie na język polski, przy czym nie wymagane jest tłumaczenie przez tłumacza przysięgłego. 5.5. Informacje pozostałe: 5.5.1. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem Oferty; 5.5.2. Ofertę należy złożyć w postaci elektronicznej (skan oryginału oferty podpisany przez osobę/osoby upoważnione do reprezentowania Wykonawcy) i przesłać na adresy: barbara.grabowska-stachura@gkpge.pl oraz elwira.dias@gkpge.pl. 5.5.3. Zamawiający wymaga, aby Oferta zawierała dokumenty określone w rozdziale 5 SIWZ. 5.5.4. Oferta musi być złożona w języku polskim. 5.5.5. W razie wątpliwości, Zamawiający może żądać od Wykonawcy dostarczenia oryginału oferty lub dokumentów i oświadczeń dołączonych do Oferty w formie papierowej.
strona 6 5.5.6. Wykonawca może wprowadzić zmiany w złożonej Ofercie lub ją wycofać, pod warunkiem, że uczyni to przed upływem terminu składania Ofert. Zarówno zmiana, jak i wycofanie Oferty wymagają zachowania postaci elektronicznej. 6. TERMIN I MIEJSCE SKŁADANIA OFERT WSTĘPNYCH 6.1. Ofertę wstępną należy złożyć w terminie do dnia 10 sierpnia 2016 r. do godz. 14:00 na adresy e-mail: barbara.grabowska-stachura@gkpge.pl oraz elwira.dias@gkpge.pl. 6.2. Termin składania Ofert ostatecznych zostanie podany w zaproszeniu do składania Ofert ostatecznych. 6.3. Termin związania Ofertą wstępną wynosi 90 dni, licząc od daty upływu terminu składania Ofert wstępnych. 6.4. Zamawiający może zwrócić się do Wykonawców o przedłużenie tego terminu. 7. KRYTERIA OCENY OFERT OSTATECZNYCH 7.4. Kryteria oceny Ofert ostatecznych zostaną podane w SIWZ ostatecznej. 7.5. Za Ofertę najkorzystniejszą zostanie uznana Oferta ostateczna, która uzyska najwyższą liczbę punktów. 8. SPOSÓB POROZUMIEWANIA SIĘ, WYJAŚNIANIE I MODYFIKACJA SIWZ 8.4. Wykonawcy porozumiewając się z Zamawiającym powinni wskazywać każdorazowo numer postępowania: GKP/PGE/0069/2016. 8.5. Wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Wykonawcy przekazują drogą elektroniczną. Korespondencję kierowaną do Zamawiającego drogą elektroniczną należy przesyłać na adres osoby wymienionej w punkcie 8.4. SIWZ. W przypadku komunikacji drogą elektroniczną, każda ze stron na żądanie drugiej niezwłocznie potwierdza fakt otrzymania wiadomości. 8.6. Wszelka korespondencja w formie pisemnej powinna być kierowana na adres: PGE Polska Grupa Departament Zakupów ul. Mysia 2 00-496 Warszawa Kancelaria Główna, czynna od pon.-pt. w godzinach od 8:00 do 16:00. 8.7. Osobami uprawnionymi do porozumiewania się z Wykonawcami są: Barbara Grabowska - Stachura, tel. +48 22 340 18 69, e-mail: barbara.grabowska-stachura@gkpge.pl Elwira Dias, tel. +48 22 340 18 88, e-mail: elwira.dias@gkpge.pl 8.8. Zamawiający może w każdym czasie przed upływem terminu składania Ofert wstępnych zmodyfikować treść SIWZ. Informację o modyfikacji SIWZ Zamawiający przekaże niezwłocznie wszystkim Wykonawcom i będzie ona dla Wykonawców wiążąca. 9. POSTANOWIENIA KOŃCOWE 9.4. Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej Oferty Zamawiający zawiadomi Wykonawcę, którego Oferta ostateczna została wybrana o terminie i miejscu zawarcia umowy. 9.5. Z Wykonawcą, którego Oferta ostateczna zostanie wybrana jako najkorzystniejsza zawarta zostanie umowa na warunkach określonych w niniejszym postępowaniu. Projekt umowy stanowi załącznik nr 5 do SIWZ. 9.6. Warunkiem podpisania Umowy z wybranym Wykonawcą jest uzyskanie zgód organów korporacyjnych Zamawiającego.
strona 7 9.7. W przypadku, gdy Wykonawca, którego Oferta ostateczna została wybrana przedstawił nieprawdziwe dane lub uchyla się od zawarcia umowy, Zamawiający może wybierać tę spośród pozostałych Ofert ostatecznych, która uzyskała najwyższą liczbę punktów. 9.8. Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia niniejszego postępowania zakupowego w każdym czasie, bez podania przyczyn. Zamawiający nie ponosi żadnej odpowiedzialności w przypadku wystąpienia powyższego zdarzenia. 9.9. Integralną część niniejszej SIWZ stanowią następujące załączniki: Załącznik nr 1 - Opis przedmiotu zamówienia Załącznik nr 2 - Wzór - Formularz Oferty wstępnej Załącznik nr 3 - Wzór - Formularz - Wykaz osób dedykowanych do realizacji Zamówienia Załącznik nr 4 Wzór - Formularz - Wykaz doświadczenia Wykonawcy Załącznik nr 5 - Projekt umowy