Warszawa, dnia 15.10.2012 r. Rozeznanie rynku na realizację usług opracowania i udoskonalenia kluczowych dokumentów oraz opracowania rozwiązań w Urzędzie Miasta Zambrów POSTANOWIENIA OGÓLNE Niniejsze postępowanie nie podlega przepisom ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych. Postępowanie realizowane jest na podstawie obowiązującej zasady efektywnego zarządzania finansami określonej w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Przedmiotowe rozeznanie rynku ma na celu ustalenie (porównanie) cen obowiązujących na rynku dla danego przedmiotu zamówienia, tak aby wydatek był efektywny, racjonalny i nie zawyżony w porównaniu do stawek rynkowych. 1. Przedmiot rozeznania 1.1 W związku z realizacją przez Wyższą Szkołę Zarządzania i Prawa im. Heleny Chodkowskiej z siedzibą w Warszawie (zwaną dalej,,zamawiającym ) Projektu,,Urząd przyjazny mieszkańcom- doskonalenie procesów świadczenia usług i kompetencji pracowników Urzędu Miasta Zambrów dofinansowanego ze środków Unii Europejskiej, zapraszamy do złożenia oferty na realizację usługi doradczej polegającej na opracowaniu i udoskonaleniu kluczowych dokumentów oraz opracowaniu i wdrożeniu procedur zgodnie ze specyfikacją przedstawioną w pkt. 1.1.1-1.1.8 zapytania. Grupą docelową Projektu jest 49 pracowników zatrudnionych w Urzędzie Miasta Zambrów. Celem projektu jest poprawa jakości usług w Urzędzie Miasta Zambrów poprzez wdrożenie usprawnień organizacyjnych i podniesienie kompetencji merytorycznych i społecznych względem zdiagnozowanych luk kompetencyjnych pracowników Urzędu. Projekt zakłada realizację części doradczej w okresie od listopada 2012 roku do lipca 2013 roku, w zakresie: 1.1.1 opracowania lub aktualizacji kart usług oraz procedur ich świadczenia dotyczy również kart usług już obowiązujących (dotyczących kart/procedur świadczonych w następujących obszarach: sprawy budowlane, działalność gospodarcza, podział gruntów, sprzedaż nieruchomości komunalnych, dowody osobiste, prawa jazdy, ewidencja gruntów, sprawy meldunkowe) umożliwiając udostępnienie ich w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu Miasta Zambrów; 1.1.2 opracowania i wdrożenia procedur aktualizacji kart usług; 1.1.3 opracowania i wdrożenia procedury konsultacji społecznych procedura powinna uwzględniać materiały wypracowane podczas szkoleń z zakresu konsultacji społecznych oraz z zakresu moderowania spotkań z obywatelami; 1.1.4 opracowania i wdrożenia systemu badania i rozwoju kompetencji pracowników Urzędu - procedura powinna uwzględniać materiały wypracowane podczas szkoleń z zakresu przygotowania do wdrożenia systemu badania i rozwoju kompetencji pracowników; 1.1.5 opracowania i wdrożenia elektronicznego systemu obiegu dokumentów; Strona 1 z 9
1.1.6 opracowania i testowego wdrożenia zdalnej formy świadczenia usług - w okresie realizacji projektu będzie to co najmniej udostępnienie możliwości składania wniosków o rejestrację działalności gospodarczej; 1.1.7 opracowania i wdrożenia kodeksu etycznego - procedura powinna uwzględniać materiały wypracowane podczas szkolenia z zakresu Tworzenia kodeksu etycznego; 1.1.8 opracowania i wdrożenia systemu badania satysfakcji klientów Urzędu obejmujące przeprowadzenie badania ankietowego, oceniającego jakość obsługi i usług w Urzędzie; Strona 2 z 9
1.2 Opis przedmiotu zamówienia Projekt współfinansowany jest ze środków Unii Europejskiej Przedmiotem zamówienia jest modyfikacja lub opracowanie i wdrożenie następujących procedur w Urzędzie Miasta Zambrów: L.p. Przedmiot zamówienia KODY CPV ZGODNE ZE WSPÓLNYM SŁOWNIKIEM ZAMÓWIEŃ Planowany termin realizacji 1 Opracowanie lub aktualizacji kart usług oraz procedur ich świadczenia - dotyczy również kart usług już obowiązujących (dotyczących kart/procedur świadczonych w następujących obszarach: sprawy budowlane, działalność gospodarcza, podział gruntów, sprzedaż nieruchomości komunalnych, dowody osobiste, prawa jazdy, ewidencja gruntów, sprawy meldunkowe) umożliwiając udostępnienie ich w BIP Urzędu Miasta Zambrów; listopad 2012 maj 2013 2 Opracowanie i wdrożenie procedury aktualizacji kart usług 3 Opracowanie i wdrożenie procedury konsultacji społecznych 4 Opracowanie i wdrożenie systemu badania i rozwoju kompetencji pracowników urzędu zarządzania zasobami ludzkimi kod 79414000-9 5 Opracowanie i wdrożenie elektronicznego systemu obiegu dokumentów Strona 3 z 9
6 Opracowanie i testowe wdrożenie zdalnej formy świadczenia usług 7 Opracowanie i wdrożenie kodeksu etycznego 8 Opracowanie i wdrożenie systemu badania satysfakcji klientów urzędu obejmujące przeprowadzenie badania ankietowego, oceniającego jakość obsługi i usług w urzędzie Usługi ankietowania zadowolenia klientów kod 79342311-6 UWAGA: Zamawiający zastrzega, iż planowany termin realizacji poszczególnych elementów stanowiących przedmiot zamówienia może ulec zmianie. O aktualnym terminie przeprowadzenia usług będących przedmiotem Zamówienia bądź jego zmianie Wykonawca zostanie powiadomiony na 14 dni kalendarzowych przed terminem ustalonym na wykonanie konkretnej usługi. Strona 4 z 9
1.3 Wymagania odnośnie przedmiotu zamówienia: Miejsce Przygotowanie i przeprowadzenie usługi doradczej związane jest z wizytami ekspertów Wykonawcy w Zambrowie (miejscu realizacji projektu). Koszty związane z wizytami powinny zostać uwzględnione w cenie usługi. Terminy Terminy będą ustalane w uzgodnieniu pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą, w ramach przedziałów czasowych wskazanych w pkt 1.2. Sposób wykonania elementów zamówienia Procedury będące przedmiotem zamówienia muszą zawierać następujące elementy: a) opracowanie kart usług lub ich aktualizacji oraz procedur ich świadczenia (dotyczących kart/procedur w następujących obszarach: sprawy budowlane, działalność gospodarcza, podział gruntów, sprzedaż nieruchomości komunalnych, dowody osobiste, prawa jazdy, ewidencja gruntów i spraw meldunkowych) - umożliwiając udostępnienie ich w Biuletynie Informacji Publicznej/Biurze Obsługi Klienta. zaznajomienie się z obowiązującymi w Urzędzie kartami usług i procedur ich świadczenia, wykorzystanie istniejących kart usług i procedur ich świadczenia oraz weryfikacja poprawności istniejących kart usług i procedur ich świadczenia; przygotowanie 8 dokumentów (w formie papierowej oraz elektronicznej) zawierających opis zmodyfikowanych kart usług oraz procedur ich świadczenia wraz ze wskazaniem procedury umieszczania ich w Biuletynie Informacji Publicznej/Biurze Obsługi Klienta. b) opracowanie i wdrożenie procedury aktualizacji kart usług. dokonanie analizy kart usług obowiązujących w Urzędzie, przedstawienie propozycji aktualizacji kart usług wraz z uzasadnieniem potrzeby ich aktualizacji. Przedstawienie propozycji wprowadzenia karty nowej usługi (po konsultacjach z przedstawicielami Urzędu), Strona 5 z 9
dokonanie analizy której celem będzie ocena funkcjonowania procedury udostępniania kart usług przez Interesariuszy, przygotowanie i wdrożenie procedury aktualizacji kart usług przygotowanie 1 dokumentu w formie papierowej oraz elektronicznej. c) opracowanie i wdrożenie procedury konsultacji społecznych. Zakres zamówienia obejmuje opracowanie i wdrożenie procedury konsultacji społecznych w sprawach ważnych dla gminy- na podstawie materiałów wypracowanych podczas szkoleń. dokonanie analizy aktów normatywnych zewnętrznych i wewnętrznych obowiązujących w Urzędzie (np. uchwały Rady Miasta, zarządzenia Burmistrza) regulujących zasady przeprowadzania konsultacji społecznych przez samorząd Miasta Zambrów, opracowanie procedury przeprowadzania konsultacji społecznych zawierającej co najmniej zasady, formy i tryby prowadzenia konsultacji społecznych, w szczególności z wykorzystaniem narzędzi ICT, przygotowanie i wdrożenie procedury konsultacji społecznych - przygotowanie 1 dokumentu w formie papierowej oraz elektronicznej. Wykonawca zobowiązany jest do opisania konsultacji w co najmniej następujących formach, tj. spotkań zainteresowanych podmiotów z władzami miasta, badania opinii publicznej przy pomocy ankiet, wnoszenia uwag drogą pisemną i elektroniczną. Wraz z opracowaną procedurą przekazanie Zamawiającemu propozycji zmian w treści obowiązujących aktów prawnych wewnętrznych lub wprowadzenia nowych aktów prawnych w tym zakresie. d) Opracowanie i wdrożenie systemu badania i rozwoju kompetencji pracowników Urzędu- na podstawie materiałów wypracowanych podczas szkoleń. opracowanie modelu kompetencji w Urzędzie Miasta Zambrów opartego na aktualnych opisach stanowisk, aktualnych przepisach prawnych oraz polityce równości płci, który usprawni nabór nowych pracowników oraz umożliwi prowadzenie oceny okresowej pracowników i poprawi ścieżkę awansu pracowników dokonane w oparciu o wyniki badania luk kompetencyjnych i potrzeb rozwojowych (szkoleniowych), przygotowanie i wdrożenie systemu badania i rozwoju kompetencji pracowników Urzędu przygotowanie 1 dokumentu w formie papierowej oraz elektronicznej. Strona 6 z 9
e) Opracowanie i wdrożenie elektronicznego systemu obiegu dokumentów: opracowanie schematu obiegu dokumentów pomiędzy poszczególnymi komórkami, opracowanie aplikacji informatycznej, wdrożenie aplikacji informatycznej z wykorzystaniem wypracowanego schematu; przetestowanie aplikacji- wykorzystanie przez 1 miesiąc, wypracowanie koniecznych zmian w aplikacji, wdrożenie zmian w aplikacji, wdrożenie aplikacji. f) Opracowanie i wdrożenie zdalnej formy świadczenia usług- w okresie realizacji projektu będzie to co najmniej udostępnianie możliwości składania wniosków o rejestrację działalności gospodarczej (katalog Gospodarka i przedsiębiorczość ) g) Opracowanie i wdrożenie kodeksu etycznego- na podstawie materiałów wypracowanych podczas szkoleń. h) Opracowanie i wdrożenie systemu badania satysfakcji klientów Urzędu, obejmujące przeprowadzenie badania ankietowego, oceniającego jakość obsługi i usług w Urzędzie. sporządzenie raportu określającego obszary styku z klientem w Urzędzie, wraz z rekomendacjami dotyczącymi przeprowadzenia badań satysfakcji klienta z usług Urzędu i propozycjami zmian w treści obowiązujących aktów prawnych wewnętrznych lub wprowadzenia nowych aktów prawnych w tym zakresie, opracowanie wzoru ankiety oceniającej satysfakcję klienta, opracowanie procedury regulującej przeprowadzenia cyklicznego badania na podstawie opracowanej ankiety, wdrożenie systemu monitorowania poziomu satysfakcji klientów przygotowanie 1 dokumentu w formie papierowej oraz elektronicznej, przeprowadzenie badania ankietowego oceniającego jakość obsługi i usług w Urzędzie. Każda procedura której celem będzie opracowanie i wdrożenie dokumentów - zostanie przygotowana po konsultacji eksperta/ekspertów Wykonawcy z przedstawicielami Urzędu. W przypadku przygotowywania procedur dotyczących punktów: 3, 4, 7 zawartych w tabeli nr 1.2 Opis przedmiotu zamówienia, konsultacje zostaną rozpoczęte nie wcześniej niż po zakończeniu realizacji przedmiotowych szkoleń. Zamawiający przekaże po podpisaniu umowy niezbędne materiały szkoleniowe oraz ustalenia, które miały miejsce podczas szkoleń, przydatne dla opracowania części procedur. Strona 7 z 9
Wykonawca jest zobowiązany do przedstawienia propozycji wymiaru czasowego (w godzinach zegarowych), jaki zostanie przeznaczony na konsultacje na miejscu, dotyczące procedur wskazanych w punkcie 1.3 niniejszego zapytania. Kompleksowość usługi Przedmiotem zamówienia jest dostarczenie kompleksowej usługi obejmującej wszystkie elementy przedmiotu zamówienia. Zamawiający nie dopuszcza więc możliwości składania ofert częściowych na poszczególne elementy (pozycje) wskazane w pkt 1.2 Zapytania odrębnie. Zamawiający nie pokrywa kosztów ewentualnych dojazdów i noclegów osób fizycznych (ekspertów) świadczących usługę będącą przedmiotem zamówienie w imieniu Wykonawcy, ani też kosztów administracyjnych np. usługi ksero, tłumaczenia. 2. Informacje dotyczące warunków udziału w zamówieniu 2.1 Wymogi wobec Wykonawcy O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się oferenci (osoby fizyczne, osoby prawne, jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej), którzy spełniają następujące warunki: a) zaoferują przedmiot zamówienia zgodny z wymogami Zamawiającego określonymi w niniejszym dokumencie, b) posiadają uprawnienia do wykonywania określonej czynności lub działalności, jeśli ustawy nakładają taki obowiązek, c) posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie do wykonania zamówienia Wykonawca zobowiązany jest do podania w ofercie informacji o posiadania takiego doświadczenia w postaci opracowania procedur, wdrożenia systemów zarządzania lub jakości itp. w jednostkach administracji publicznej. UWAGA: Zamawiający nie dopuszcza do udziału w postępowaniu podmiotu nie posiadającego doświadczenia niezbędnego do realizacji zamówienia, Zamawiający zastrzega sobie prawo do wystąpienia do podmiotu, który złożył ofertę, o udokumentowanie wykazanego doświadczenia w postaci wglądu do referencji, umów itp. d) dysponują odpowiednią ilością czasu, niezbędną do rzetelnego wywiązania się z obowiązków opisanych w punktach 1.2 i 1.3 niniejszego zamówienia. Zamawiający dopuszcza możliwość późniejszego powierzenia przez Wykonawcę części zamówienia podwykonawcom. 3. Pozostałe warunki realizacji zamówienia Z Oferentem, którego oferta zostanie wybrana jako najkorzystniejsza, będzie podpisana umowa pomiędzy nim a Zamawiającym, w uzgodnionym przez strony terminie. Istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy obejmują: płatności za świadczone usługi dokonywane będą na podstawie poprawnie wystawionych faktur. płatności będą regulowane w terminie do 14 dni od dnia otrzymania przez Zamawiającego Strona 8 z 9
faktur. Oferent zobowiąże się do umożliwienia organom kontrolującym realizację Projektu, wglądu do dokumentów Oferenta związanych z realizacją zamówienia, w tym dokumentów finansowych. 4. Opis przygotowania oferty 4.1. Ofertę należy złożyć od dnia upublicznienia zapytania, jednak nie później niż do 25.10.2012 r. do godziny 16:00 decyduje data wpłynięcia oferty. Ofertę można dostarczyć: 1) listownie lub kurierem na adres Aleje Jerozolimskie 200, 04-486 Warszawa. 2) osobiście, w Recepcji Wyższej Szkoły Zarządzania i Prawa im. Heleny Chodkowskiej w Warszawie (I piętro), w dni powszednie od godziny 8.30 do 16:00. 3) przesyłając pocztą elektroniczną skan oferty na adres mail: michal.kolodziej@chodkowska.edu.pl 4.2 Ofertę wraz z wymaganymi załącznikami należy umieścić w zamkniętej kopercie opatrzonej danymi Wykonawcy oraz poniższym opisem: Oferta na realizację usług doradczych w Urzędzie Miasta Zambrów. Oferta przesłana pocztą elektroniczną w tytule wiadomości powinna zawierać ten zapis. 4.3 Oferta powinna zawierać: Wypełniony formularz oferty przygotowany zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania; pełnomocnictwo dla osoby, której prawo do reprezentacji nie wynika z dokumentów określonych w punkcie 4.4 (odpisu z właściwego rejestru lub zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej) w oryginale lub kopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez mocodawcę. 4.4 Oferta powinna być sporządzona w języku polskim, pod rygorem nieważności w formie pisemnej (na maszynie, komputerze lub czytelnym pismem ręcznym) oraz podpisana przez osobę upoważnioną do reprezentowania firmy. Podpis na ofercie musi być zgodny z zasadami reprezentacji wskazanymi we właściwym rejestrze lub ewidencji działalności gospodarczej. W przypadku podpisania oferty przez inną osobę należy załączyć pełnomocnictwo. Pełnomocnictwo to musi w swojej treści jednoznacznie umocowywać do podpisania oferty. 4.5 Zaleca się, aby oferta wraz ze wszystkimi załącznikami była trwale spięta, a wszystkie strony oferty i załączników ponumerowane i ułożone wg kolejności przedstawionej w formularzu oferty. 4.6 Dokumenty składające się na ofertę mogą być przedstawione w formie oryginału lub kserokopii potwierdzonej za zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną do składania oświadczeń w imieniu Wykonawcy. 4.7 Poprawki powinny być naniesione czytelnie oraz parafowane przez osobę podpisującą ofertę. 4.8 Każdy wykonawca może złożyć w niniejszym zapytaniu tylko 1 ofertę, zastrzeżenie to nie dotyczy Oferentów, którzy złożyli swoją ofertę pomiędzy 02.10.2012 r. a 11.10.2012 r. złożone przez nich oferty pozostają ważne, chyba że zostanie złożona przez nich druga oferta, wtedy przyjmuje się, iż obowiązująca (ważna) jest druga w kolejności chronologicznie złożona oferta. Oferty składane są w jednym egzemplarzu. 4.9 Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. 4.10 Brak odpowiedzi na ofertę nie stanowi podstawy do zawarcia umowy. Wszelkich informacji dotyczących przedmiotu zamówienia udziela p. Michał Kołodziej pod numerem tel. (22) 539 19 74 lub mailem michal.kolodziej@chodkowska.edu.pl Załącznik do zapytania ofertowego: Załącznik Nr 1: wzór Formularza Oferty, Strona 9 z 9