8 Wprowadzenie do projektowania baz danych 2. Podstawy programu Microsoft Access Baza danych utworzona w programie Microsoft Access składa się z wielu obiektów róŝnych typów. MoŜna podzielić je na dwie grupy o róŝnym zastosowaniu. Pierwsza z nich związana jest ściśle z przetwarzanymi w bazie danymi, a obiekty do niej naleŝące słuŝą do przechowywania, wyszukiwania i prezentacji tych danych (tabele, kwerendy, formularze, raporty). Grupa druga to obiekty, których podstawową rolą jest organizacja elementów grupy pierwszej w system powiązanych ze sobą okien tworzących wyspecjalizowaną aplikację pracującą w środowisku MS Access (makra i moduły). W odróŝnieniu od innych popularnych systemów zarządzania bazami danych jak np. FoxPro, dbase, Paradox wszystkie wymienione powyŝej elementy są przechowywane w jednym wspólnym pliku o rozszerzeniu mdb. Zaletą takiego rozwiązania jest fakt zwartości utworzonego projektu (bazy budowane za pomocą innych programów mogą składać się nawet z kilkudziesięciu plików), wadą natomiast duŝy rozmiar pojedynczego pliku (maksymalnie do 4GB), a co za tym idzie problemy z przenoszeniem go między róŝnymi komputerami. Inną konsekwencją jest stosunkowo duŝa wraŝliwość na uszkodzenia. Utrata nawet niewielkiej części danych wskutek błędów zapisu lub awarii nośnika moŝe doprowadzić do nieodwracalnej straty wielu, a w skrajnym przypadku nawet wszystkich, elementów projektu. Pracując z programem Access naleŝy więc przestrzegać takich podstawowych zasad jak regularne wykonywanie kopii bezpieczeństwa, czy teŝ unikanie otwierania bazy zapisanej na dyskietce. To ostatnie jest częstym powodem utraty danych, gdyŝ w czasie pracy Access bardzo intensywnie korzysta z dysku, co w krótkim czasie prowadzi do nieodwracalnych uszkodzeń nośnika. Dyskietkę naleŝy traktować jedynie jako miejsce przechowania aktualnej wersji projektu, który przed rozpoczęciem pracy powinien być kopiowany do katalogu roboczego na twardym dysku. 2.1 Otwieranie bazy danych Po uruchomieniu Access-a pojawia się okienko umoŝliwiające wybór sposobu budowy nowego projektu (rys. 2.1). Dostępna jest opcja Otwórz istniejący plik umoŝliwiająca otwarcie zachowanego wcześniej projektu oraz są dwie opcje tworzące nową bazę: Pusta baza danych programu Access i Projekty, strony i kreatory baz danych programu Access. Wybór kreatora powoduje wygenerowanie bazy w oparciu o jeden z kilku szablonów przedstawiających typowe problemy. Wśród gotowych wzorców moŝna znaleźć między innymi Kartotekę serwisową, Księgowość, Zarządzanie kontaktami, itp. Utworzenie bazy w taki sposób jest bardzo proste i polega na wykonaniu kilku poleceń wyświetlanych przez kreator w formie kolejnych okien dialogowych. Tak uzyskana baza ma nieskomplikowaną strukturę i wykorzystuje jedynie w niewielkim stopniu moŝliwości programu Access. NaleŜy ją traktować raczej jako pewien szkielet projektu, przeznaczony do dalszej rozbudowy i adaptacji do
Podstawy programu Microsoft Access 9 indywidualnych potrzeb. Znacznie więcej moŝna osiągnąć projektując bazę samodzielnie od podstaw. Umiejętności te są niezbędne równieŝ w przypadku modyfikacji projektu wygenerowanego na podstawie gotowego szablonu. Opracowanie to skupia się głównie na prezentacji metod budowy projektów bez wykorzystania kreatorów. Sposób ten stawia przed uŝytkownikiem nieco wyŝsze wymagania, ale osiągane efekty końcowe są znacznie ciekawsze. Posługiwanie się kreatorem jest na tyle proste, Ŝe kaŝdy kto pozna podstawy działania programu Access będzie umiał wykorzystać go bez dalszych wyjaśnień. Rys. 2.1 Okno wyboru trybu tworzenia nowego projektu Po wybraniu opcji Pusta baza danych programu Access wyświetla się okno z pytaniem o nazwę pliku, w którym zostanie zapisany projekt (rys 2.2). Nazwą proponowaną przez program jest dbn.mdb, gdzie N jest kolejnym numerem pliku o takiej nazwie w bieŝącym katalogu. Nazwa domyślna powinna być zastąpiona przez nazwę opisującą działanie przyszłego projektu, co moŝe kiedyś ułatwić jego identyfikację i odszukanie. Okno obsługuje się w sposób typowy dla Windows [3], naleŝy jedynie wybrać odpowiedni folder w polu Zapisz w oraz wpisać nazwę w okienku Nazwa pliku. Podając nazwę moŝna pominąć rozszerzenie (razem z kropką), które zawsze będzie ustalone automatycznie na mdb. Opisane powyŝej operacje moŝna wykonać równieŝ w czasie działania programu. Nową bazę danych moŝna utworzyć za pomocą polecenia Nowy z menu Plik, lub wybierając odpowiedni przycisk z belki narzędziowej Baza danych (rys. 2.3). Pojawi się okno dialogowe, z dwoma zakładkami umoŝliwiające wybór sposobu tworzenia bazy (pusta baza danych element Baza danych z zakładki Ogólne lub gotowy szablon bazy z zakładki Bazy danych). Po zaakceptowaniu dokonanego wyboru przyciskiem OK wyświetli się opisane juŝ okno z pytaniem o nazwę pliku.
10 Wprowadzenie do projektowania baz danych Rys. 2.2 Okno wyboru nazwy nowego projektu Rys. 2.3 Przyciski z belki narzędziowej Baza danych: tworzenie nowej bazy, otwieranie istniejącego pliku MoŜliwe jest równieŝ odczytanie juŝ istniejącego pliku, po wybraniu opcji Otwórz z menu Plik lub naciśnięciu drugiego przycisku z belki narzędziowej Baza danych. Wyświetlone w wyniku tych operacji okno dialogowe Otwórz jest podobne do okna Nowy plik bazy danych i uzupełniono go jedynie o funkcje ułatwiające poszukiwanie pliku na dysku. Istotną z punktu widzenia uŝytkownika jest jedyne moŝliwość wyboru sposobu otwarcia pliku. Przycisk Otwórz umoŝliwia po rozwinięciu (rys. 2.4). otwieranie bazy w trybie z wyłącznością. Ten sposób otwarcia blokuje dostęp do bazy innym uŝytkownikom w czasie gdy jest ona otwarta. Ma to znaczenie głównie w przypadku pracy w sieci, gdzie istnieje moŝliwość wykorzystania bazy równocześnie na kilku stanowiskach. Rys. 2.4 Przyciski Otwórz z okna dialogowego Otwórz
Podstawy programu Microsoft Access 11 Po wykonaniu jednej z powyŝszych operacji w obszarze roboczym programu pojawi się okno Nazwa: Baza danych, gdzie Nazwa jest aktualną nazwą pliku projektu (rys 2.5). Okno to jest punktem centralnym całej bazy danych. Zawiera listę wszystkich obiektów wchodzących w jej skład i umoŝliwia wykonywanie operacji edycyjnych na tych obiektach. Rys. 2.5 Okno omawianej bazy danych Biblioteka 2.2 Okno Baza danych. Okno Baza danych słuŝy do przeglądania i edycji obiektów wchodzących w skład projektu. Jak wspomniano juŝ na wstępie tego rozdziału Access dzieli składniki bazy na kilka grup o róŝnym znaczeniu i zastosowaniu: Tabele - obiekty podstawowe, bez których baza danych nie moŝe istnieć. SłuŜą do przechowywania danych. Obiekty innych rodzajów korzystają z tabel i mogą być tworzone dopiero w dalszej kolejności. Tworzenie i modyfikacja tabel została opisana w rozdziale 3. Kwerendy - obiekty pozwalające na wyszukiwanie informacji zawartych w tabelach, ich automatyczną modyfikację lub uaktualnianie, wykonywanie obliczeń na podstawie danych zawartych w jednej lub wielu tabelach itp. Opis sposobu tworzenia tych obiektów i kilka przykładów ich wykorzystania znajduje się w rozdziale 4. Formularze - obiekty pozwalające na wyświetlanie i edycję danych zawartych w tabeli, lub będących wynikiem kwerendy.
12 Wprowadzenie do projektowania baz danych Formularze są oknami wzbogaconymi o charakterystyczne dla graficznych interfejsów uŝytkownika elementy sterujące jak pola wyboru, listy, przyciski itp. Obiekty te zostały opisane w rozdziale 5. Raporty - obiekty słuŝące do drukowania danych przechowywanych w tabelach, lub będących wynikiem działania kwerendy. UmoŜliwiają zorganizowanie danych w grupy, sortowanie i wykonywanie prostych obliczeń. Raporty moŝna wzbogacić o elementy graficzne pozwalające zwiększyć ich atrakcyjność i czytelność. Obiekty te nie zostały szczegółowo opisane w tym opracowaniu. Kilka informacji znalazło się w rozdziale 5. Makra - obiekty o istotnym znaczeniu w przypadku budowy kompletnego systemu bazy danych, tworzącego samodzielną aplikację. UmoŜliwiają na wprowadzenie elementów programowania, obsługę zdarzeń systemu Widows, uruchamianie kwerend, otwieranie tabel i formularzy oraz wiele innych operacji koniecznych przy budowie aplikacji. Makropoleceniom poświęcony został rozdział 6. Moduł - obiekt będący zbiorem procedur napisanych w języku Access Basic - wewnętrznym języku programowania Accessa. Stosowany do budowy zaawansowanych aplikacji w środowisku MS Access. Ze względu na obszerność temat ten nie został omówiony w tym opracowaniu. Więcej informacji na temat modułów i języka Access Basic znaleźć moŝna w literaturze uzupełniającej [1], [6]. KaŜdy rodzaj obiektu w oknie Baza danych reprezentowany jest przez odpowiedni przycisk. Z kaŝdym przyciskiem związana jest lista zawierająca nazwy obiektów danego typu. Na rys. 2.5 przedstawione zostało okno bazy danych Biblioteka z widoczną listą tabel. Na górze okna znajdują się przyciski umoŝliwiające dodawanie nowych lub oglądanie i edycję elementów juŝ istniejących. Zestaw tych przycisków zaleŝy od aktualnie wybranego typu obiektów bazy. MoŜliwe są następujące polecenia: Otwórz - ma róŝne zastosowania, w zaleŝności od rodzaju obiektu. W przypadku tabel powoduje otwarcie wybranej na liście tabeli w trybie do edycji (czyli przeglądania, modyfikacji i wstawiania) danych. W przypadku kwerend powoduje wykonanie wskazanej kwerendy i wyświetla jej wynik. W przypadku formularzy otwiera wskazany formularz, umoŝliwiając wykonywanie operacji zgodnych z jego przeznaczeniem. Projektuj - otwiera wskazany obiekt w trybie modyfikacji struktury (zmiana struktury tabeli, wyglądu formularza, modyfikacja działania kwerendy lub makrodefinicji itp.). Nowy - słuŝy do dodawania nowych obiektów. Po jego wciśnięciu pojawia się okno dialogowe umoŝliwiające wybór sposobu
Podstawy programu Microsoft Access 13 tworzenia danego obiektu: z pomocą kreatora, lub samodzielne. Szczegóły tego procesu są indywidualne dla poszczególnych elementów i zostały opisane w dalszych rozdziałach. Podgląd - występuje jedynie przy obiektach typu raport. Pokazuje gotowy raport w trybie podglądu wydruku, nie uruchamiając procedury drukowania. Uruchom - występuje jedynie przy obiektach typu makro i moduł. Powoduje wykonanie wskazanej na liście makrodefinicji lub modułu. Opisane powyŝej operacje uzupełniają opcje menu Plik, Edycja oraz menu podręczne, które umoŝliwiają czynności takie jak zmiana nazwy obiektu, import obiektu do innej bazy danych lub eksport do bazy aktualnie otwartej, wydruk dowolnego wskazanego na liście obiektu bazy danych itp. Operacje te są standardowe dla wielu innych aplikacji Windows, a ich opis bardzo przejrzysty i nie powinien sprawiać kłopotu uŝytkownikowi znającemu ogólne zasady pracy w Windows. 2.3 Ćwiczenia do samodzielnego wykonania Ćwiczenie 2.1. Zapoznaj się z obsługą standardowego okna dialogowego do otwierania/tworzenia pliku w środowisku Windows. Odszukaj przykładową bazę Biblioteka (plik biblioteka.mdb) i wczytaj ją do programu Microsoft Access. Wypróbuj działanie opcji Otwórz tylko do odczytu, dodając nowe obiekty do bazy otwartej z tym atrybutem.