JAK PRZYGOTOWAĆ POPRAWNĄ PREZENTACJĘ MULTIMEDIALNĄ

Marta Ciesielka JAK PRZYGOTOWAĆ POPRAWNĄ PREZENTACJĘ MULTIMEDIALNĄ STRESZCZENIE W niniejszym artykule omówiono procedurę przygotowania prezentacji multimedialnej. Zwrócono szczególną uwagę na planowanie prezentacji, formatowanie slajdów, dobór przejść między slajdami i efektów animacyjnych oraz jej testowanie. Celem artykułu jest omówienie wytycznych do przygotowania poprawnej pod względem metodycznym prezentacji multimedialnej. SŁOWA KLUCZOWE: prezentacja multimedialna 1. WSTĘP W dzisiejszych czasach bardzo często stajemy przed koniecznością zaprezentowania naszej wiedzy, wyników pracy, czy poglądów. W dawnych czasach prezentacja opierała się głównie na wypowiedzi, którą uzupełniała notatka na tablicy. Z czasem prezentacje i wystąpienia zaczęto uzupełniać planszami, slajdami oraz informacjami przygotowanymi na foliach i przedstawianymi przy pomocy rzutników pisma. Obecnie niemal każde wystąpienie wspomagane jest uprzednio przygotowaną prezentacją multimedialną. Jako prezentacje multimedialne rozumie się technologie integrujące w sobie przetwarzanie tekstu, dźwięku, obrazu, grafiki, mowy i muzyki [1]. Najczęściej do wykonania tego typu prezentacji wykorzystuje się narzędzia z pakietów MS Office, Open Office, Flash itp. 2. ETAPY PRZYGOTOWANIA WYSTĄPIENIA Prawidłowe przygotowanie i przeprowadzenie wystąpienia powinno być poprzedzone szeregiem działań obejmujących: stworzenie wstępnej koncepcji wystąpienia, zebranie materiałów, przygotowanie planu wystąpienia, wykonanie materiałów pomocniczych, w tym między innymi prezentacji multimedialnej, dopasowanie i testowanie poszczególnych elementów składających się na wystąpienie (np. przemówienie, prezentacja, demonstracja, materiały uzupełniające), przeprowadzenie wystąpienia, dr inż. Marta Ciesielka, Akademia Górniczo Hutnicza, Wydział Inżynierii Metali i Informatyki Przemysłowej, Al. Mickiewicza 30, Kraków; mdrew@metal.agh.edu.pl 1

oraz odpowiedzi na pytania słuchaczy lub dyskusja, jeśli taką konwencja wystąpienia przewiduje. Przygotowując wystąpienie należy przemyśleć i uwzględnić szereg danych, między innymi: do kogo jest skierowane?, jaki jest jego cel?, jakie elementy obejmie wystąpienie?, ile czasu przeznaczono na nie? itp. Wstępne przygotowanie koncepcji wystąpienia, zebranie materiałów, a także przeprowadzenie wystąpienia są bardzo ważnymi etapami pracy i prawidłowe ich przeprowadzenie często przyczynia się do późniejszego sukcesu. W niniejszym artykule skupiono się wyłącznie na strategii przygotowania samej prezentacji multimedialnej, a pozostałe wymienione powyżej etapy pracy nad wystąpieniem, w tym również samo wystąpienie, będą tematem osobnego opracowania. 3. PRZYGOTOWANIE PREZENTACJI MULTIMEDIALNEJ Dopiero po rzetelnym przemyśleniu i przygotowaniu wystąpienia można przystąpić do tworzenia prezentacji multimedialnej. Pracę nad prezentacją można podzielić na następujące etapy: zaplanowanie prezentacji, dobór formatowania slajdów z uwzględnieniem możliwości oprogramowania, utworzenie slajdów, dobór przejść między slajdami i efektów animacyjnych, testowanie prezentacji. 3.1. Zaplanowanie prezentacji multimedialnej Przed przystąpieniem do wykonania prezentacji należy przemyśleć jej rolę w planowanym wystąpieniu, a więc czy będzie to prezentacja uzupełniająca i wspomagająca wystąpienie, czy też będzie jedynie pełniła funkcję streszczenia słownej wypowiedzi? W pierwszym przypadku koniecznym jest przygotowanie materiałów uzupełniających (np. zdjęcia, wykresy, mapy, filmy itp.) oraz uwzględnienie odpowiedniego odniesienia się prelegenta do nich. W przypadku, gdy prezentacja stanowi streszczenie wypowiedzi, należy odpowiednio przygotować hasła wskazujące słuchaczowi bieżący tok wypowiedzi i ułatwiające mu zrozumienie głównych idei wypowiedzi. Błędem jest umieszczanie na slajdach dużych ilości tekstu, co rozprasza słuchacza, trudno mu jednocześnie słuchać wystąpienia i zapoznawać się z tekstem. Wręcz niedopuszczalnym jest umieszczanie dosłownego tekstu wystąpienia wystąpienie nie powinno sprowadzać się jedynie do czytania tekstu ze slajdów. Wyjątek stanowią cytaty i odniesienia do ważnych tekstów źródłowych. Takie rozwiązanie pozwoli na lepsze zapoznanie się słuchacza z cytowanym tekstem. Planując prezentację należy dokonać wyboru jej rodzaju spośród: filmowej, pionowej lub interaktywnej. Prezentacja filmowa opiera się na przesuwaniu obrazów jak w filmie (zastosowanie automatycznych przejść czasowych), często jest stosowana w reklamie lub promocjach. Zastosowanie tego rodzaju prezentacji ogranicza rolę prelegenta do jej zapowiedzi i podsumowania. Drugim rodzajem prezentacji jest najczęściej wykorzystywana prezentacja pionowa. Kolejne slajdy następują po sobie, wprowadzając słuchaczy w coraz bardziej zaawansowane zagadnienia. Prezentacja jest prowadzona przez prelegenta, który omawia kolejne slajdy, a w razie niezrozumienia zagadnień ma możliwość cofnięcia prezentacji do poprzednich tematów. Natomiast prezentacja interaktywna stanowi najbardziej zaawansowany i rozbudowany rodzaj prezentacji. Skupia w sobie slajdy połączone licznymi hiperłączami, dającymi możliwość dowolnego przechodzenia prelegenta do poszczególnych części prezentacji. Ponadto umożliwia przyłączenie plików uzupełniających prezentację (np. filmy, strony www, dokumenty tekstowe, arkusze kalkulacyjne itp.), które prelegent może przedstawić. 2

Decyzja o roli, jaką ma pełnić prezentacja multimedialna, a także wybór jej rodzaju wyznacza dalszy sposób pracy nad jej przygotowaniem oraz koncepcją towarzyszącej jej wypowiedzi. 3.2. Formatowanie slajdów Przemyślenie koncepcji formatowania całości prezentacji przed etapem tworzenia slajdów, daje możliwość przygotowania wzorca slajdów, co często oszczędza przygotowującemu znacznej ilości mozolnej pracy poświęconej na formatowanie poszczególnych slajdów. Zastosowana kolorystyka i tło mają wspomagać prezentację, a nie dominować nad treścią, czy męczyć widza, powinny jednocześnie być zróżnicowane i dopełniające się. Zastosowanie zbyt wyrazistego, czy zbyt barwnego tła sprawi, że prezentacja będzie nieczytelna. Należy pamiętać, że kolor sam w sobie niesie już informację i tworzy pewien nastrój, dlatego dobór kolorów należy dokładnie przemyśleć [2]. Nie należy stosować zbyt dużych kontrastów (np. czerń i biel), ani zbyt jaskrawych kolorów, gdyż takie zestawienia męczą wzrok. Zastosowanie zbyt dużej ilości kolorów dekoncentruje, męczy, a czasami nawet irytuje, dlatego też należy ograniczyć się do 2 3 kolorów przewodnich oraz stosowania przemyślanych wyróżnień w innych kolorach np. kolor do tytułów, do tekstu, do wyróżnienia pozytywnego lub negatywnego, kolor uwaga, kolorystyka (jak i kształt) punktorów oraz spójna kolorystyka rysunków, wykresów, czy schematów. Kolejnym bardzo ważnym elementem formatowania jest dobór czcionki jej rodzaju (kroju) i wielkości. Zaleca się by stosować prostą i czytelną czcionkę, najlepiej Arial lub Times New Roman, jedynie tytuły, czy wyróżnienia można zapisywać w bardziej ozdobnych krojach, pamiętając o ich czytelności. Należy ograniczyć się do zastosowania 2 3 krojów czcionki dla całej prezentacji. Zastosowanie większej ilości krojów czcionek stwarza wrażenie bałaganu i przyczynia się do nieczytelności slajdów. Bardzo istotnym jest dobór wielkości czcionki. Nie należy stosować czcionek mniejszych niż 18 pkt, gdyż są trudne do odczytania. Zestaw wielkości czcionek, jaki proponuje się stosować: tytuły: 28 36 pkt. główne punkty: 20 30 pkt. podpunkty:18 24 pkt. Dokładny dobór wielkości czcionki jest kwestią indywidualną i zależy przede wszystkim od treści prezentowanych. Należy jednak pamiętać, że zarówno zbyt mała jak i zbyt duża czcionka użyta w prezentacji będzie powodowała nieczytelność tekstu i zmęczenie odbiorcy. Czasami niektórzy autorzy podają, różne zestawy wielkości czcionek w zależności od wielkości sali (ilości słuchaczy) nie wydaje się to celowe, gdyż odpowiednio dobrany sprzęt audiowizualny (parametry projektora i wielkość ekranu) do danej sali zapewnia poprawność przedstawienia przygotowanej prezentacji. Formatując slajdy można zastosować wyróżnienie formatowaniem poszczególnych części prezentacji, co pozwoli słuchaczom lepiej orientować się w jej postępie. Zastosowanie spójnego formatowania całości prezentacji daje wrażenie profesjonalizmu i stwarza komfort słuchania. 3.3. Tworzenie slajdów Tworząc slajdy należy brać pod uwagę, ogólny schemat prezentacji, który powinien obejmować trzy następujące po sobie elementy: wstęp, właściwą prezentację oraz podsumowanie. Część wstępna powinna obejmować slajd tytułowy zawierający tytuł wystąpienia, dane autora (imię, nazwisko, dane instytucji, jaką reprezentuje), może ponadto zawierać inne informacje okolicznościowe (np. nazwę seminarium / konferencji, nazwę przedmiotu lub datę przygotowania). Kolejny slajd powinien zawierać krótkie wprowadzenie do prezentacji lub precyzować jej cel. Dla obszernych prezentacji zaleca się w części wstępnej zamieścić plan 3

prezentacji, który przywoływany w trakcie wystąpienia, pozwoli słuchaczowi lepiej orientować się w jego toku. Głównymi zasadami komponowania slajdów jest ich czytelność i przejrzystość. Należy unikać natłoku informacji na pojedynczym slajdzie. Informacje powinny być dostarczane słuchaczowi małymi przystępnymi dla niego porcjami. Zbyt duża ilość informacji dostarczona na raz dezorientuje słuchacza musi on wybierać pomiędzy czytaniem, a słuchaniem prelegenta dlatego też konieczność stosowania zwięzłego tekstu. Tworząc slajdy należy zwracać uwagę na to by przedstawiane informacje wynikały z poprzednich slajdów, by ich kolejność był prawidłowa, a tam gdzie jest to potrzebne były przewidziane odpowiednie przejścia między slajdami. Każdy slajd powinien być podpisany (tytuł), wyjątek stanowią slajdy zawierające duże rysunki, wykresy, czy mapy, których zawartość powinien omówić prelegent. Tworząc slajdy należy unikać zarówno błędów ortograficznych jak i typograficznych (np. spacja przed przecinkiem czy kropką, stosowanie twardych spacji, pozostawianie na końcu linii jedno lub dwuliterowych słów itp.). Aby tekst był lepiej sformatowany proponuje się przeprowadzić dzielenie wyrazów, które jednak jest niedopuszczalne dla tekstu tytułów. Bardzo często do prezentacji wprowadzana jest grafika, która ją ubarwia, zachęca do słuchania, czy lepiej obrazuje omawiane zagadnienia. Warunkiem prawidłowego zastosowania grafiki jest poprawność wprowadzanych rysunków i ich opisów. Nieeleganckim jest stosowanie obcojęzycznych opisów schematów, czy rysunków w prezentacji głoszonej w języku polskim lub odwrotnie. Opis rysunków powinien być wykonany czytelnie i jednoznacznie. Osobnym zagadnieniem jest jakość prezentowanej grafiki, która często pozostawia wiele do życzenia zarówno pod względem estetycznym (zabrudzenia po skanowaniu) jak i technicznym (rysunki nieostre lub o zbyt niskiej rozdzielczości). Wprowadzając rysunki do prezentacji należy tak dobrać ich wielkość by były czytelne, a jednocześnie możliwe do objęcia przez słuchacza w jednym obszarze widzenia. Wielkość rysunków powinno się dobrać w edytorze graficznym, gdyż tam odpowiednio zmniejszony i zapisany rysunek nie będzie obciążał prezentacji bezzasadnie dużą objętością przyczyniając się tym samym do płynności jej przedstawienia. Często stosowanym w prezentacjach elementem graficznym są wykresy, przy wstawianiu, których należy zwrócić uwagę nie tylko na ich jakość, ale też na formatowanie. Należy odpowiednio dobrać typ wykresu do rodzaju przedstawianych danych oraz podpisać osie, serie ( seria 1 tylko w wyjątkowych przypadkach jest prawidłowym opisem) i pamiętać o jednostkach. Opisując wykresy należy stosować czytelną czcionkę i formatowanie oraz właściwie dobrać skale. Na jednym wykresie liniowym można przedstawiać 3 5 serii pamiętając o odpowiednim doborze zróżnicowanych kolorów, grubości i rodzajów poszczególnych linii. Jeżeli prezentuje się kilka wykresów dotyczących tych samych danych należy pamiętać o zachowaniu spójnej kolorystyki wykresów, kolejności serii, czy etykiet danych. Wprowadzając inne elementy takie jak: elementy animowane, filmy, pliki dźwiękowe należy mieć na uwadze celowość ich stosowania, jak również i to by nie powodowały niepotrzebnej dezorganizacji prezentacji, czy irytacji słuchaczy. Przed wprowadzeniem do prezentacji tego typu dodatkowych plików należy zadbać o ich prawidłowy format zgodny z wymaganiami programu prezentacyjnego. W części podsumowującej obowiązkowo należy zamieścić wnioski końcowe lub najważniejsze treści, które słuchacze powinni zapamiętać. Właściwie przygotowane podsumowanie pozwala słuchaczom usystematyzować nowopoznane wiadomości i daje gwarancję prawidłowego zrozumienia przez słuchaczy głównych idei prezentowanych w wystąpieniu. Na zakończenie prezentacji warto podać informacje uzupełniające obejmujące np. podziękowania, źródła informacji, czy dane kontaktowe. Należy pamiętać, że najistotniejszymi częściami prezentacji są wstęp i zakończenie. W czasie wstępu prelegent powinien zainteresować słuchacza wystąpieniem, dzięki czemu zechce wysłuchać całość. Natomiast ostatnie słowa prelegenta zwykle są najlepiej przez słuchaczy 4

zapamiętane i to one świadczą o jego jakości. Zupełnie inną sprawą, godną osobnego opracowania jest zagadnienie jak prezentować? 3.4. Dobór przejść między slajdami i efektów animacyjnych Po wykonaniu wstępnej prezentacji należy sprawdzić jej spójność. Po ustaleniu kolejności slajdów, należy wykonać konieczne (dodatkowe) połączenia między nimi (hiperłącza), wraz z uwzględnieniem ewentualnych powrotów. Dla bardziej skomplikowanych prezentacji celowym jest wykonanie menu, które będzie nadzorować przemieszczanie się po prezentacji. Można też przyłączyć do prezentacji wybrane dodatkowe programy, czy pliki, co zapobiegnie podczas wystapienia chaosowi związanemu z poszukiwaniem na dysku potrzebnych plików. Kolejnym ważnym etapem konstruowania prezentacji jest ustalenie przejść slajdów najlepiej jednego rodzaju, tak by zamykały prezentację w jedną spójną całość. Osobnym i trudnym do sformalizowania zagadnieniem jest stosowanie animacji i dźwięków zasadami, jakimi według autorki należy się kierować są: nie powodować chaosu i lepiej mniej niż zbyt dużo. Niewłaściwie wprowadzona animacja elementów prezentacji może znacznie utrudnić jej odbiór a nawet uniemożliwić prawidłowe referowanie (np. najazd znacznej ilości tekstu z lewej strony według liter, co całkowicie uniemożliwia czytanie tekstu). Kolejność zastosowanych animacji powinna być zgodna z kolejnością wprowadzanych treści. Należy również przemyśleć sposób inicjowania animacji (automatycznie, czy po kliknięciu myszą) w zależności od własnych preferencji, może to znacznie ułatwić lub utrudnić referowanie. Odpowiednio zastosowane elementy zarówno ruchome jak i dźwiękowe mogą przyczynić się do lepszej percepcji widza (np. dobrze dobrana muzyka), lecz nadużycie różnego rodzaju najazdów i stukotów denerwuje i zniechęca do odbioru wystąpienia. Niestety margines błędu w tym wypadku jest bardzo mały. Pozostawienie prezentacji bez różnego rodzaju ozdobników jak animacje i dźwięki może czynić ją niedoskonałą, ale pozostaje ona na pewno poprawna. 3.5. Testowanie prezentacji Ostatnim i bardzo ważnym, a często pomijanym, etapem przygotowania prezentacji jest jej testowanie. Celem tego etapu jest porównanie naszych zamierzeń z efektem finalnym. Należy zwrócić szczególną uwagę na: poprawną kolejność slajdów, spójność i poprawną kolejność wprowadzanych treści, poprawność działania hiperłączy, sposób wykonania i sformatowania slajdów, jakość i dobór elementów graficznych, zastosowanie przejść slajdów, dźwięków i animacji, oraz prawidłowość działania poszczególnych elementów przyłączonych. W razie znalezienia nieprawidłowości należy je skorygować i powtórnie przeprowadzić weryfikację. Ponadto należy sprawdzić, czy przygotowana ilość slajdów odpowiada prezentowanym treścią - czy pewne zagadnienia nie zostały pominięte lub czy ilość slajdów nie jest zbyt duża. Zbyt duża ilość slajdów spowoduje pośpiech i niemożność skupienia się słuchaczy na pojedynczym slajdzie i treściach, jakie zawiera. Przygotowaną prezentację należy jeszcze raz poddać weryfikacji pod względem przeznaczenia (kto jest odbiorcą?), jej celu oraz czasu przeznaczonego na prezentację. Na tym etapie należy wziąć pod uwagę warunki wystąpienia: jak będzie ustawiony projektor i komputer, kto będzie obsługiwał komputer, gdzie będzie stał prelegent oraz jak będzie oświetlona sala. Czasami na tym etapie koniecznym jest przewidzenie dodatkowego wyposażenia, takiego jak przedłużacze, wskaźnik laserowy, czy pilot do projektora. Koniecznym i najważniejszym etapem weryfikacji przygotowanej prezentacji jest kilkakrotne sprawdzenie jej zgodności z tekstem planowanego wystąpienia. Na tym etapie 5

najczęściej wychwytuje się różnej wielkości nieprawidłowości, które można z powodzeniem skorygować, a które bardzo często mogłyby być katastrofalne w skutkach. W końcowym etapie pracy nad prezentacją należy zwrócić szczególną uwagę na właściwy wybór nośnika, który jest w stanie odczytać komputer, na którym będzie prowadzona prezentacja. Rozsądnym wydaje się zastosowanie dwóch różnych rodzajów nośnika lub zaopatrzenie się we własny komputer przenośny. Należy pamiętać o skopiowaniu kompletnych plików wykorzystanych w prezentacji. Jeżeli zastosowano nietypowe sposoby formatowani i zachodzi podejrzenie niepoprawnego odczytania pliku podczas wystąpienia, można przygotować prezentację przenośną, pakując wraz z plikiem prezentacji wykorzystane czcionki i niezależną przeglądarkę prezentacji. W takim wypadku plik jest zdecydowanie większy i wolniej się otwiera, ale gwarantuje poprawność odtworzenia przygotowanego pokazu. Ostatni etap weryfikowania poprawności prezentacji, a tym samym i jej konstruowania ma miejsce tuż przed samym wystąpieniem. Należy ten etap zrealizować z całą starannością, a pominięcie go często kończy się kompletnym fiaskiem. W czasie poprzedzającym wystąpienie należy zadbać o wkopiowanie prezentacji na dysk komputera, na którym będzie prowadzona prezentacja (szybciej się odtwarza niż z nośnika) oraz sprawdzić poprawność jej działania. Jeśli tą operację wykonuje się dostatecznie wcześnie można jeszcze dokonać pewnych niewielkich korekt. Należy sprawdzić czy wszelkie dołączone pliki prawidłowo są odtwarzane. Czasami komputery przeznaczone do prezentacji nie mają zainstalowanych odpowiednich przeglądarek czy kodek ów należy to przewidzieć i zabezpieczyć potrzebne pliki do uzupełnienia instalacji. Ponieważ urządzenia często są zawodne zawsze należy przygotować plan rezerwowy na wypadek awarii: mieć przynajmniej dwie kopie prezentacji (dobrze zabezpieczone), filmy i inne pliki dołączone zastąpić zdjęciami, które na pewno zostaną odtworzone (gdyż nie wymagają specjalnych przeglądarek). Czasami prezentację można przygotować w pliku typu pdf, co nie jest aż tak atrakcyjne jak prezentacja PowerPoint ale bardziej niezawodne. Należy wreszcie tak przygotować notatki do referatu, by można było go wygłosić bez prezentacji multimedialnej, która może nie zostać odtworzona. 4. PODSUMOWANIE Na każdym kroku naszego życia otaczają nas różnego rodzaju media. Trudno sobie już wyobrazić jakiekolwiek wystąpienie publiczne bez wspomagania prezentacją multimedialną. Prezentacja taka doskonale może uzupełniać wystąpienie, ale tylko wtedy, gdy jest prawidłowo przygotowana. Niestety umiejętności informatyczne nie decydują wyłącznie o prawidłowości i skuteczności przygotowania prezentacji multimedialnej. Należy brać również pod uwagę względy psychologiczne i pedagogiczne, które zaprezentowano w niniejszym artykule. LITERATURA 1. Niewiadomski K. XVII Konferencja Informatyka w Szkole, Mielec 2001, s. 101-105 2. Znaczenie koloru w reklamie - http://art.webesteem.pl/2/kolor.php 3. Kuziak M. Jak mówić, rozmawiać, przemawiać?, ParkEdukacja, Bielsko-Biała 2006 6