WOJEWODA DOLNOŚLĄSKI Wrocław, dnia 29 września 2014 r. WYSTĄPIENIE POKONTROLNE

WOJEWODA DOLNOŚLĄSKI Wrocław, dnia 29 września 2014 r. NK-KE.431.18.2014.KL Pan Ludwik Stanisław Kaziów Burmistrz Gminy i Miasta Lwówek Śląski WYSTĄPIENIE POKONTROLNE W dniach 6 i 7 sierpnia 2014 r., na podstawie art. 6 ust. 4 pkt 3 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185 poz. 1092) oraz art. 28 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. Nr 31, poz. 206 ze zm.), a także na podstawie imiennych upoważnień Wojewody Dolnośląskiego z dnia 30 lipca 2014 r. nr: NK-KE.0030.40.2014.KL, NK- KE.0030.41.2014.KL, NK-KE.0030.42.2014.KL zespół kontrolny z Wydziału Nadzoru i Kontroli Dolnośląskiego Urzędu Wojewódzkiego we Wrocławiu w składzie: Katarzyna Lipke inspektor wojewódzki (przewodniczący zespołu kontrolnego), Iga Jaworska inspektor wojewódzki (członek zespołu kontrolnego), Marek Cynk starszy inspektor wojewódzki (członek zespołu kontrolnego) przeprowadził w Urzędzie Gminy i Miasta Lwówek Śląski, z siedzibą przy Al. Wojska Polskiego 25A, 59-600 Lwówek Śląski kontrolę problemową w trybie zwykłym w przedmiocie realizacji zadań z zakresu administracji rządowej polegających na: - prowadzeniu spraw dotyczących dowodów osobistych oraz ewidencji ludności na podstawie ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (tekst jedn. Dz. U. z 2006 r., Nr 139, poz. 993 z późn. zm., zwanej dalej u.e.l.d.o.), - rejestracji zdarzeń stanu cywilnego ma podstawie ustawy z dnia 29 września 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (tekst jedn. Dz. U. z 2011 r., Nr 212, poz. 1264 z późn. zm., zwanej dalej p.o.a.s.c.), - wydawaniu decyzji o zmianie imienia i/lub nazwiska na podstawie ustawy z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska (Dz. U. Nr 220, poz. 1414, zwanej dalej z.i.i.n.), - realizacji zadań z zakresu rejestracji i kwalifikacji wojskowej (Dz. U z 2012 r., poz. 461 ze zm.). Kontrola została zrealizowana zgodnie z zatwierdzonym przez Wojewodę Dolnośląskiego w dniu 24 czerwca 2014 r. okresowym planem kontroli na II półrocze 2014 r. nr NK-KE.430.7.2013.MJ. 1

Kontrolę przeprowadzono w zakresie przestrzegania przepisów: I. ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych oraz aktów wykonawczych do tej ustawy w zakresie ewidencji ludności, tj.: 1. wydawania przez organ gminy zaświadczeń z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych, 2. terminowości załatwiania spraw dotyczących wydawania zaświadczeń z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych, 3. udostępniania danych z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych, 4. wydawania decyzji administracyjnych na podstawie art. 15 ust. 2 lub art. 47 ust. 2 u.e.l.d.o., 5. terminowości prowadzenia postępowań na podstawie art. 15 ust. 2 lub art. 47 ust. 2 u.e.l.d.o., 6. odmowy wszczęcia postępowania administracyjnego w sprawach meldunkowych, 7. kompletności gminnego zbioru meldunkowego, 8. wykonywania czynności materialno technicznych w postaci przyjęcia i zarejestrowania zgłoszeń meldunkowych, II. ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych oraz aktów wykonawczych do tej ustawy w zakresie dowodów osobistych, tj.: 1. wydawania dowodów osobistych, 2. prowadzenia ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych w systemie teleinformatycznym, 3. aktualizowania ewidencji ludności w zakresie informacji dot. wydanych dowodów osobistych, III. ustawy z dnia 29 września 1986 r. Prawo o aktach stanu cywilnego i rozporządzeń wykonawczych w zakresie rejestracji zdarzeń stanu cywilnego, tj.: 1. sporządzanie aktów stanu cywilnego w trybie czynności materialno technicznych, 2. przechowywania ksiąg stanu cywilnego w archiwum USC, IV. ustawy z dnia z dnia 17 października 2008 r. o zmianie imienia i nazwiska w zakresie zmiany imienia i/lub nazwiska, tj.: 1. prowadzenia postępowań administracyjnych na podstawie ustawy o zmianie imienia i nazwiska, 2. terminowości wydawania decyzji w sprawie zmiany imienia i/lub nazwiska, 3. zawiadamiania o zmianie imienia i/lub nazwiska. V. ustawy z dnia 21 listopada 1967 r. o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej oraz rozporządzeń wykonawczych w zakresie rejestracji i kwalifikacji wojskowej, tj.: 1. sporządzania i prowadzenia rejestru osób objętych rejestracją na potrzeby założenia ewidencji wojskowej oraz prowadzenia kwalifikacji wojskowej, 2

2. realizacji obowiązków informacyjnych i sprawozdawczych dotyczących rejestracji, 3. terminowości wykonywania obowiązków dotyczących rejestracji, 4. wzywania do kwalifikacji wojskowej, 5. prowadzenia listy stawiennictwa i wykazu osób o nieuregulowanym stosunku do powszechnego obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej, 6. wydawania decyzji administracyjnych na podstawie art. 39 ust. 1 pkt 3, art. 127 ust. 1 lub art. 127 ust. 1a ustawy, 7. realizacji obowiązków informacyjnych dotyczących kwalifikacji wojskowej, 8. terminowości wykonywania obowiązków dotyczących kwalifikacji wojskowej. Okres objęty kontrolą: - od dnia 1 stycznia 2013 r. do dnia kontroli, Funkcję kierownika Urzędu sprawuje Pan Ludwik Stanisław Kaziów Burmistrz Gminy i Miasta Lwówek Śląski, który piastuje niniejsze stanowisko w całym okresie objętym kontrolą. Realizację przez Burmistrza Gminy i Miasta Lwówek Śląski zadań z zakresu administracji rządowej należy ocenić: I. negatywnie w zakresie ewidencji ludności II. pozytywnie w zakresie dowodów osobistych III. pozytywnie w zakresie rejestracji stanu cywilnego IV. pozytywnie w zakresie zmiany imienia i nazwiska V. pozytywnie z nieprawidłowościami w zakresie rejestracji i kwalifikacji wojskowej Pismem nr NK-KE.431.18.2014.KL z dnia 10 września 2014 r. przekazano projekt wystąpienia pokontrolnego, do którego Burmistrz Gminy i Miasta Lwówek Śląski w ustawowym terminie wniósł zastrzeżenia. Stanowisko wobec wniesionych zastrzeżeń zostało przekazano kierownikowi jednostki kontrolowanej. Wobec powyższego przekazuję niniejsze wystąpienie pokontrolne, zgodnie z dyspozycją art. 47 ustawy o kontroli w administracji rządowej. EWIDENCJA LUDNOŚCI Wydawanie przez organ gminy zaświadczeń z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych oraz terminowość załatwiania spraw z tego zakresu Kontroli poddano 15 spraw dotyczących wydawania zaświadczeń z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych (10 z 2013 r. oraz 5 z 2014 r.). Na tej podstawie ustalono, iż zaświadczenia zostały wydane w odpowiedzi na kompletne wnioski złożone w formie pisemnej. W toku czynności kontrolnych stwierdzono, iż organ sprawdzał obowiązek uiszczenia opłaty skarbowej do wniosków dołączone były potwierdzenia dokonania stosownej wpłaty. Na wydanych zaświadczeniach zostały umieszczone stosowne adnotacje, w przypadku uiszczenia opłaty, zgodnie z dyspozycją 4 ust. 3

1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 września 2007 r. w sprawie zapłaty opłaty skarbowej (Dz. U. Nr 187, poz. 1330) wskazano jej wysokość, natomiast w sytuacjach, w których wydanie zaświadczenia nie podlegało obowiązkowi uiszczenia opłaty skarbowej, na wydanych zaświadczeniach wskazywano stosowną podstawę prawną, zgodnie z 4 ust. 1 pkt 3 powyższego rozporządzenia. W toku czynności kontrolnych ustalono, iż w 10 sprawach organ wydał zaświadczenie w szerszym zakresie, niż wynikało to z wniosku (wszystkie sprawy z 2013 r.). W sprawach np. nr: ORSO.3.595.2013, ORSO.3.593.2013, ORSO.3.5345.591, ORSO.3.589.2013 mimo, iż wnioskodawcy żądali jedynie wskazania w zaświadczeniu adresu zameldowania na pobyt stały, organ wskazywał także numer PESEL, datę i miejsce urodzenia, imię ojca, a także serię i numer dowodu osobistego. Należy wskazać, iż powyższe postępowanie narusza art. 44g ust. 1 ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych, zwanej dalej u.e.l.d.o., który stanowi, iż organy prowadzące zbiory meldunkowe, zbiór PESEL oraz ewidencje wydanych i unieważnionych dowodów osobistych, na wniosek zainteresowanej osoby, złożony w formie pisemnej lub za pomocą środków komunikacji elektronicznej, są zobowiązane wydać zaświadczenie zawierające pełny odpis przetworzonych danych dotyczących tej osoby. Zaświadczenie jest przekazywane w formie odpowiadającej złożonemu wnioskowi. Jednak pomimo powyższych nieprawidłowości, w toku czynności kontrolnych ustalono, iż organ w 2014 r. we wszystkich kontrolowanych sprawach wydawał zaświadczenia zgodnie z żądaniem wnioskodawców. Z wyjaśnień pracownika wynika, iż zmiana sposobu postępowania spowodowana była zapoznaniem się przez pracowników urzędu z treścią wystąpień pokontrolnych Wojewody Dolnośląskiego z kontroli w tym zakresie przeprowadzonych w innych jednostkach. W związku z powyższym należy uznać nieprawidłową praktykę za nieaktualną i niewywierająca wpływu na realizację zadania w przyszłości. Stwierdzono, iż w sprawie nr SOOC.5345.3.580.2013 organ zamieścił w zaświadczeniu, oprócz innych wnioskowanych danych, również dane małżonki wnioskodawcy. W aktach sprawy brak pełnomocnictwa do uzyskania przez męża zaświadczenia o danych żony. Wobec powyższego należy wskazać, iż w przypadku żądania przez wnioskodawcę zawarcia w zaświadczeniu danych osób trzecich, należy przed wydaniem zaświadczenia uzyskać zgodę tych osób, np. poprzez dołączenie stosowanego pełnomocnictwa. Stwierdzono, iż zaświadczenia do dnia 7 kwietnia 2014 r. podpisywane były przez pracownika urzędu inspektora ds. ewidencji ludności Katarzynę Karpowicz, która nie posiadała stosownego upoważnienia. Natomiast od tego dnia (daty wydania stosownego upoważnienia przez organ) zaświadczenia podpisywane były przez tego pracownika z up. Burmistrza Gminy i Miasta Lwówek Śląski. Zgodnie z art. 217 3 Kpa zaświadczenie powinno być wydane bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie siedmiu dni. Na podstawie potwierdzeń odbioru zaświadczeń, które znajdowały się na wnioskach ustalono, iż wszystkie zaświadczenia zostały wydane terminowo, tj. w dniu złożenia wniosku. Wobec powyższego terminowość załatwiania spraw dotyczących wydawania zaświadczeń z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych należało ocenić pozytywnie. [Dowód: akta kontroli str.: 74-85 ] 4

Mając na uwadze przyjęte w programie kontroli zasady oceniania oraz przedstawione powyżej ustalenia, zagadnienie dotyczące wydawania przez organ gminy zaświadczeń z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych należy ocenić pozytywnie z nieprawidłowościami. Udostępnianie danych z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych Kontroli poddano 15 spraw (10 z 2013 r. oraz 5 z 2014 r.) z zakresu udostępniania danych z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych. Ustalono, iż co do zasady wszystkie dane zostały udostępnione na pisemne wnioski, złożone na właściwym formularzu, którego wzór został określony na podstawie dyspozycji 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 19 listopada 2008 r. w sprawie określenia wzorów wniosków o udostępnienie danych z ewidencji ludności, zbioru PESEL oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych (Dz. U. Nr 214, poz. 1353, z późn. zm.). Wyjątek stanowi sprawa nr ORSO.5345.1.132.2014, w której wniosek został złożony w formie zwykłego pisma. Jednak organ gminy zgodnie z dyspozycją art. 64 2 Kpa wezwał do uzupełnienia braków formalnych w postaci złożenia wniosku na odpowiednim formularzu, a także uiszczenia opłaty za udostępnienie danych osobowych, co należy ocenić pozytywnie. W toku czynności kontrolnych ustalono, iż organ udostępniał dane niezgodnie z zakresem żądania wnioskodawców. W czterech sprawach organ udostępnił daty zameldowania na pobyt stały mimo, iż wniesiono jedynie o wskazanie adresu zameldowania na pobyt stały. Ponadto w trzech sprawach udostępniono adres i okres zameldowania na ostatni pobyt czasowy, mimo iż wnioskodawca wniósł o udostępnienie aktualnego miejsca pobytu czasowego. Należy wskazać, iż w razie nieposiadania przez osobę, o której dane podmiot wnioskuje, np. adresu zameldowania na pobyt czasowy, to organ w odpowiedzi wskazuje brak takiego miejsca, a nie adres archiwalny. Ponadto ustalono, iż odpowiedzi na wnioski nie zawierały wizerunków twarzy, o które wnosili wnioskodawcy. W konsekwencji zwrócono się do pracownika Pani Katarzyny Karpowicz o wyjaśnienia, która wskazała, że do odpowiedzi na wnioski zawsze są załączane wizerunki twarzy, gdy wnosi o to wnioskodawca, natomiast w aktach nie znajduje to potwierdzenia, z uwagi na oszczędność tonerów. Powyższe wyjaśnienia zasługują na uwzględnianie. Należy jednak wskazać, że organ administracji publicznej powinien udzielać odpowiedzi na wniosek o udostępnienie danych w konkretnej sprawie, w zakresie zgodnym z żądaniem podmiotu wnioskującego i tylko w takim zakresie, w jakim wnioskodawca wykaże uprawnienia do ich otrzymania, a całość dokumentacji organu (w tym kompletna odpowiedź na wniosek) powinna mieć odzwierciedlenie w aktach sprawy ( 39 ust. 1 pkt 3 w związku z 60 ust. 4 załącznika nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67 z późn. zm.). Stwierdzono, iż w sprawach nr SOOC.5345.1.365.2013 oraz ORSO.5345.1.136.2014 wnoszący nie wykazali interesu prawnego w zakresie wnioskowanych danych, wskazując, że PESEL osoby zmarłej jest potrzebny do notariusza bądź do przeprowadzenia postępowania spadkowego w sądzie, nie wskazując przy tym przepisu prawa materialnego 5

uzasadniającego uzyskanie powyższych danych, ani dokumentów potwierdzających istnienie interesu prawnego w sprawie, jak również nie wskazał okoliczności uzasadniających zadanie (por. wyrok NSA z dnia 9 lutego 2011 r., sygn. akt II OSK 180/10). Należy wskazać, iż w przypadku osób fizycznych wnioskujących o udostępnienie danych osób zmarłych może mieć zastosowanie jedynie art. 44h ust. 2 pkt 1 u.e.l.d.o., który wprowadza wymóg posiadania interesu prawnego w uzyskaniu informacji (wyrok WSA w Gdańsku z dnia 24 września 2008, sygn. akt II SA/Gd 640/07). W sprawie nr ORSO.5345.1.136.2014 można domniemywać, iż dane niezbędne były wnioskodawcy w celu sporządzenia przez notariusza aktu poświadczenia dziedziczenia. W przypadku spadkobierców osoby zmarłej zainteresowanych sporządzeniem aktu poświadczenia dziedziczenia wystarczającym wydaje się wskazanie jako przepisu prawa materialnego uzasadniającego interes prawny w sprawie art. 95f 1 pkt 3 ustawy z dnia 14 lutego 1991 r. Prawo o notariacie (Dz. U. z 2014 r., poz. 164, z późn. zm.), który wskazuje, iż do sporządzenia aktu dziedziczenia jest niezbędny m.in. numer PESEL spadkodawcy. Przepisy powyższej ustawy nie precyzują jednak, kto powinien dostarczyć te dane, należy więc przyjąć, iż obowiązek ten ciąży na samych zainteresowanych. Wobec powyższego należy wskazać, iż w zakresie uzyskania numeru PESEL osoby zmarłej, będą uprawnione wszystkie osoby, które mogą wchodzić w rachubę jako spadkobiercy ustawowi i testamentowi, bowiem są zobowiązane być obecne podczas sporządzania aktu poświadczenia dziedziczenia obowiązek ten wynika z art. 95b powyższej ustawy. W przypadku wniosku spadkobiercy zameldowanego na terenie gminy, mając na względzie art. 77 4 Kpa, organ z urzędu może stwierdzić istnienie relacji ze zmarłym, a mając na względzie przepisy księgi IV tytułu II Kodeksu cywilnego zaliczyć wnioskodawcę do grona ewentualnych spadkobierców ustawowych. W przypadku wnioskodawcy niezameldowanego na terenie gminy, organ powinien zażądać dokumentu potwierdzającego istnienie powiązań rodzinnych, np. odpisu skróconego aktu urodzenia w przypadku dzieci, czy odpisu skróconego aktu małżeństwa w przypadku małżonka. Analogicznie organ powinien postąpić w przypadku dziedziczenia testamentowego przez osobę prawnie obcą ze zmarłym, gdzie powinien zażądać np. przedstawienia testamentu, w którym zainteresowana osoba jest wskazana jako spadkobierca. Należy jednak wskazać, iż w każdej sprawie organy są zobligowane w świetle art. 7, 77 i 80 Kpa do samodzielnej oceny zebranego materiału dowodowego i stwierdzenia, czy daje on podstawę do udostępnienia danych osobowych. W powyższych sprawach organ powinien zgodnie z art. 50 Kpa wezwać wnioskodawców do złożenia wyjaśnień w sprawie poprzez wskazanie przepisu prawa materialnego, przedstawienie stosownych dokumentów uzasadniających interes prawny bądź wskazanie okoliczności uzasadniających żądanie. Niestety, organ w powyższych sprawach nie podjął stosownych kroków, a udostępnił dane osobowe, czym naruszył art. 44h ust. 2 pkt 1 u.e.l.d.o. Ponadto należy wskazać, iż zgodnie z art. 44h ust. 10 u.e.l.d.o. osoby wnioskujące o udostępnienie niezbędnych danych w celu sporządzenia aktu poświadczenia dziedziczenia są zwolnione z opłaty wynikającej z art. 44h ust. 9 pkt 2 ustawy e.l.d.o. w związku z 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 19 listopada 2008 r. w sprawie wysokości opłat za udostępnienie danych ze zbiorów meldunkowych, ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych, zbioru PESEL, ogólnokrajowej ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych oraz sposobu wnoszenia tych opłat (Dz. U. Nr 207, poz. 1298). Jednakże warunkiem zastosowania tego przepisu, jest wskazanie we wniosku, iż wnioskowane dane 6

są niezbędne do sporządzenia aktu poświadczenia dziedziczenia przez notariusza przeznaczenie to nie może być dorozumiane. W omawianych powyżej przypadkach (sprawy nr SOOC.5345.1.365.2013 oraz nr ORSO.5345.1.136.2014) organ powinien albo wezwać do sprecyzowania żądania, jeżeli chciał zastosować zwolnienie z opłaty bądź wezwać do jej uiszczenia w trybie art. 64 2 Kpa. Brak powyższej opłaty stanowi bowiem brak formalny wniosku o udostępnienie danych osobowych. Należy wskazać, iż pozostałe wnioski składały podmioty wskazane w art. 44h ust. 1, które z powyższej opłaty są zwolnione. W sprawach nr SOOC.5345.1.347.2013 oraz nr ORSO.5345.1.132.2014 organ uznał się za niewłaściwy, w konsekwencji zgodnie z art. 65 1 Kpa przekazał wniosek według właściwości, jednocześnie zawiadamiając o tym wnoszącego podanie, co należy ocenić pozytywnie. W toku czynności kontrolnych stwierdzono, iż na wszystkich pismach stanowiących odpowiedzi na wnioski o udostępnienie danych osobowych stosowano oznaczenie aparatu pomocniczego (Urzędu Gminy i Miasta Lwówek Śląski), a nie organu (Burmistrza Gminy i Miasta Lwówek Śląski), co należy uznać za błędną praktykę. [Dowód: akta kontroli str.: 86-114 ] Mając na uwadze przedstawiony powyżej stan faktyczny i prawny oraz przyjęte w programie kontroli zasady oceniania, zagadnienie dotyczące udostępniania danych z ewidencji ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych oceniono negatywnie. Wydawanie decyzji administracyjnych na podstawie art. 15 ust. 2 i art. 47 ust. 2 u.e.l.d.o. oraz terminowość prowadzenia spraw w tym zakresie Postępowania administracyjne w sprawach meldunkowych prowadzone są przez: Panią Katarzynę Karpowicz inspektora ds. ewidencji ludności oraz Pana Macieja Grzyb Naczelnika Wydziału Organizacyjnego i Spraw Obywatelskich. Kontroli poddano 20 postepowań administracyjnych prowadzonych na podstawie art. 15 ust. 2 lub art. 47 ust. 2 u.e.l.d.o., tj.: - sprawy dotyczące zameldowania na pobyt czasowy trwający ponad 3 miesiące: ORSO.5343.2.1.2014 oraz ORSO.5343.2.2.2014 - sprawy dotyczące wymeldowania z miejsca pobytu stałego: ORSO.5343.1.7.2014, ORSO.5343.1.5.2014, ORSO.5343.1.3.2014, SOOC.5343.1.46.2013, SOOC.5343.1.44.2013, ORSO.5343.1.42.2013, SOOC.5343.1.40.2013, SOOC.5343.1.38.2013, SOOC.5343.1.36.2013, SOOC.5343.1.28.2013, SOOC.5343.1.34.2013, SOOC.5343.1.30.2013, SOOC.5343.1.32.2013, SOOC.5343.1.26.2013, SOOC.5343.1.24.2013, SOOC.5343.1.22.2013. SOOC.5343.1.20.2013 - sprawa dotycząca wymeldowania z pobytu czasowego trwającego ponad 3 miesiące: ORSO.5343.1.1.2014. Pośród kontrolowanych spraw 6 zakończono wydaniem decyzji o umorzeniu postępowań administracyjnych na podstawie art. 105 Kpa. Wydano 1 rozstrzygnięcie częściowe o anulowaniu czynności materialno-technicznej zameldowania w miejscu pobytu stałego oraz 14 decyzji o wymeldowaniu z miejsca pobytu. 7

W sprawach ORSO.5343.2.1.2014 oraz ORSO.5343.2.2.2014 wnioskodawca wniósł o zameldowanie siebie, małoletniej córki oraz żony (obywatelki Ukrainy) na pobyt czasowy argumentując, iż właściciel lokalu pomimo zgody na zamieszkanie nie chce zameldować wyżej wymienionych osób. Do wniosku został załączony tytuł prawny do lokalu umowa najmu nieruchomości. Brak natomiast (dołączonych do wniosku) wypełnionych i podpisanych formularzy meldunkowych. Organ gminy zawiadomił wnioskodawcę, jego żonę oraz właścicieli lokalu o wszczęciu postępowań, jednocześnie wzywając ich do złożenia wyjaśnień w sprawach. Zgodnie z art. 11 ust. 2 w związku z art. 12 ust. 1 u.e.l.d.o. osoba zgłaszająca (meldująca) przedstawia potwierdzenie pobytu w lokalu, dokonane przez właściciela lub inny podmiot dysponujący tytułem prawnym do lokalu oraz, do wglądu, dokument potwierdzający tytuł prawny do lokalu tego podmiotu. Potwierdzenia faktu pobytu osoby w lokalu dokonuje się na formularzu meldunkowym w formie czytelnego podpisu z oznaczeniem daty jego złożenia. Dokumentem potwierdzającym tytuł prawny do lokalu może być umowa cywilnoprawna, wypis z księgi wieczystej, decyzja administracyjna, orzeczenie sądu lub inny dokument poświadczający tytuł prawny do lokalu. Wobec faktu posiadania przez wnioskodawcę tytułu prawnego do lokalu (umowy najmu), niezasadnym było wszczęcie postępowania administracyjnego nr ORSO.5343.2.1.2014 (dot. wnioskodawcy i jego małoletniego dziecka), gdyż wnioskodawca mógł dopełnić obowiązku meldunkowego w formie czynności materialno technicznej. Należało zatem wydać postanowienie o odmowie wszczęcia postepowania administracyjnego na podstawie art. 61a 1 Kpa, uzasadniając jednocześnie powody działania organu. Natomiast w sprawie nr ORSO.5343.2.2.2014 organ gminy zawiadomił wnioskodawcę, jego żonę oraz właścicieli lokalu o wszczęciu postępowania, choć w aktach sprawy brak pełnomocnictwa do zameldowania żony przez męża. W tym miejscu wyjaśnić należy, iż z zgodnie z art. 9 ust. 3 u.e.l.d.o. zgłoszenia zameldowania można dopełnić przez pełnomocnika, legitymującego się pełnomocnictwem udzielonym w formie, o której mowa w art. 33 2 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego, przy czym zgodnie z art. 33 3 Kpa pełnomocnik dołącza do akt oryginał lub urzędowo poświadczony odpis pełnomocnictwa. Organ gminy nie wezwał wnioskodawcy do wykazania, iż posiada stosowne umocowanie do reprezentowania żony. Zamiast tego zawiadomił strony o wszczęciu postępowania. W sytuacji, gdy do organu gminy wpływa żądanie wszczęcia postepowania administracyjnego osoby niebędącej stroną, organ administracji publicznej zobowiązany jest wydać postanowienie o odmowie wszczęcia postępowania, na podstawie art. 61a 1 Kpa. Nieprawidłowym w opisanych powyżej sprawach jest zaniechanie wezwania wnioskodawcy do uzupełnienia brakujących dokumentów i wszczęcie postępowań administracyjnych. Mając jednak na uwadze, iż sprawy zostały zakończone poprzez wydanie decyzji administracyjnych na podstawie art. 105 Kpa postępowania oceniono pozytywnie z nieprawidłowościami. Podkreślić jednak należy, iż organ gminy umorzył postępowania nie ze względu na błędne ich wszczęcie, lecz z uwagi na fakt, iż osoby dokonały zameldowania w formie czynności materialno technicznych (fakt pobytu w lokalu potwierdził właściciel nieruchomości). W sprawie nr ORSO.5343.1.5.2014 organ gminy wydał decyzję o wymeldowaniu J.J. z miejsca pobytu stałego w lokalu opierając swoje rozstrzygnięcie jedynie na twierdzeniach stron oraz fakcie przebywania J.J. w Areszcie Śledczym. W tym miejscu zauważyć należy, iż we wniosku wskazano, iż J.J. od ponad roku nie przebywa pod wskazanym adresem, 8

natomiast podczas zeznań strony oświadczyły, iż J.J. nigdy nie mieszkał w ich nieruchomości. Zgodnie z art. 15 ust. 2 u.e.l.d.o. organ gminy wydaje na wniosek właściciela lub innego podmiotu dysponującego tytułem prawnym do lokalu lub z urzędu decyzję w sprawie wymeldowania osoby, która opuściła miejsce pobytu stałego lub czasowego trwającego ponad 3 miesiące i nie dopełniła obowiązku wymeldowania się. Z powyższego wynika, iż ww. przepis ma zastosowanie w sytuacji, gdy osoba zamieszkiwała w lokalu a następnie opuściła go bez dopełnienia obowiązku meldunkowego. Natomiast w sytuacji, gdy osoba zameldowana w lokalu w dacie zameldowania oraz w terminie późniejszym nie zamieszkała pod danym adresem, należy anulować czynność materialno techniczną. Podstawę prowadzenia postępowania w sprawie anulowania czynności materialno technicznej w postaci przyjęcia i zarejestrowania zgłoszenia zameldowania na pobyt stały jest art. 47 ust. 2 u.e.l.d.o. Zauważyć również należy, iż w sytuacji, gdy strona nie jest zorientowana w problematyce prawnej danego zagadnienia, tj. nie posiada wiedzy na temat różnic dot. wymeldowania oraz anulowania zameldowania organ prowadzący postepowanie, w myśl art. 9 Kpa, zobowiązany był do wyjaśnienia stronom wskazanych kwestii. Wobec powyższego w przedmiotowej sprawie organ gminy zobowiązany był wyjaśnić stronom różnice pomiędzy art. 15 ust. 2 a 47 ust. 2 u.e.l.d.o., następnie zebrać wyczerpujący materiał dowodowy i zakończyć sprawę poprzez dokonanie właściwej subsumpcji oraz wydanie stosowanego do ustaleń rozstrzygnięcia. Pomimo rozbieżnych informacji uzyskanych od stron oraz nieustalenia trwałego i dobrowolnego opuszczenia lokalu przez J.J. organ gminy wydał decyzję o wymeldowaniu z miejsca pobytu stałego. Analogiczna sytuacja dotycząca wszczęcia postępowania o wymeldowanie osoby z miejsca pobytu stałego, podczas gdy z dokumentów wynika, iż należało prowadzić postepowanie na podstawie art. 47 ust. 2 u.e.l.d.o. miała miejsce w sprawie nr SOOC.5343.1.28.2013. Powyższe należy ocenić negatywnie. W sprawie nr SOOC.5343.1.20.2013 wnioskodawca wniósł o wymeldowanie osoby dorosłej oraz jej małoletniej córki. Organ gminy zawiadomił strony o wszczęciu postępowania w sprawie wymeldowania ww. osób z miejsca pobytu stałego. W toku kontroli ustalono, iż osoba dorosła zamieszkiwała w miejscu pobytu stałego, jednak jej córka nigdy tam nie mieszkała (urodziła się po wyprowadzeniu się matki z lokalu). Ponadto ustalono, iż osoba zainteresowana posiada jeszcze jedno (młodsze) dziecko, które podobnie jak pierwsze nigdy nie zamieszkiwało w miejscu zameldowania na pobyt stały matki. Podczas składania wyjaśnień w sprawie wnioskodawca wniósł o anulowanie zameldowania drugiego dziecka zainteresowanej, nie zmienił jednak żądania co do pierwszego dziecka. W toku kontroli kierownik jednostki kontrolowanej wyjaśnił, że sprawa dotycząca młodszego dziecka została rozstrzygnięta w odrębnym postępowaniu administracyjnym. Sprawę nr SOOC.5343.1.20.2013 organ gminy zakończył poprzez wydanie dwóch decyzji o ww. numerze z dnia 10 lipca 2013 r. Jedna dotyczyła wymeldowania matki z miejsca pobytu stałego, natomiast druga dotyczyła anulowania zameldowania pierwszego dziecka zainteresowanej. O ile decyzja o anulowaniu zameldowania dziecka jest zgodna ze zgromadzonym materiałem dowodowym w sprawie, o tyle została ona wydana niezgodnie z żądaniem wnioskodawcy we wniosku o wszczęcie postępowania wniósł on o wymeldowanie, a w toku postepowania nie zmienił swojego żądania. Należało zatem wyjaśnić stronie wspomnianą kwestię i uzyskać od niej, w trybie art. 50 Kpa, zmianę żądania. Organ gminy zakończył sprawę wydając dwie decyzje częściowe, co nie zostało zaznaczone w wydanych rozstrzygnięciach. 9

W aktach sprawy nr ORSO.5343.1.3.2014 znajduje się wydruk z systemu elektronicznych ksiąg wieczystych, z których wynika, iż adres nieruchomości, która stanowi współwłasność 5 osób to: gmina: Lwówek Śląski, miejscowość: Płakowice. Natomiast wnioskodawczyni wniosła o wymeldowanie syna z adresu: Lwówek Śląski ul. Torowa 4. Organ gminy zawiadomił wnioskodawczynię o wszczęciu postepowania w sprawie wymeldowania syna z adresu: Lwówek Śląski ul. Torowa 4. W tej kwestii kierownik jednostki kontrolowanej wyjaśnił, iż wieś Płakowice została przyłączona do Lwówka Śląskiego. Dawny adres Płakowice 72 odpowiada aktualnemu adresowi: Lwówek Śląski, ul. Torowa 4. W sprawie wydano decyzję o umorzeniu postępowania, choć strona wniosła o wstrzymanie (zawieszenie) postępowania administracyjnego. W toku kontroli kierownik jednostki kontrolowanej wyjaśnił, że wnioskodawczyni złożyła wniosek o wstrzymanie, jednak z rozmowy wynikało, że chodzi jej o umorzenie postępowania. Wobec powyższego wyjaśnić należy, iż w sytuacji, gdy strona nie jest zorientowana w problematyce danego zagadnienia obowiązkiem organu jest wyjaśnić wnoszącemu podanie okoliczności faktyczne i prawne sprawy (art. 9 Kpa). W sytuacji, gdy strona wniosła osobiście i na piśmie podanie o wstrzymanie postępowania, choć z ustnych wyjaśnień wynikało, iż jej wolą było, aby postępowanie zostało umorzone, organ gminy zobowiązany był do utrwalenia w aktach sprawy tak istotnej okoliczności z punktu widzenia rozstrzygnięcia (tj. przyjęcia ustnych wyjaśnień do protokołu, sporządzonego zgodnie z art. 67 1 i 2 Kpa). W przedmiotowej sprawie wyjaśnienia wnoszącej podanie nie zostały w jakikolwiek sposób utrwalony w aktach przedmiotowej sprawy, tym samym naruszony został ww. przepis prawa oraz zasada pisemności wyrażona w art. 14 Kpa. Trudno przyjąć wyjaśnienia kierownika jednostki kontrolowanej, gdyż w uzasadnieniu decyzji nr ORSO.5343.1.3.2014 z dnia 12 marca 2014 r. organ wskazał, że strona wniosła o wstrzymanie wymeldowania i w dalszej części w związku z powyższym umarza się przedmiotowe postępowanie. W sprawie nr SOOC.5343.1.34.2013, wskutek okoliczności ujawnionych podczas prowadzenia odrębnego postępowania o wymeldowanie matki (sprawa nr SOOC.5343.1.30.2013) organ gminy wszczął z urzędu postępowanie w sprawie wymeldowania małoletniej córki z miejsca pobytu stałego. W toku postępowania ojciec dziecka wniósł o wstrzymanie wymeldowania ( ) dzieci, natomiast organ gminy wydał decyzję na podstawie art. 105 Kpa umarzającą przedmiotowe postepowanie. W tej kwestii kierownik jednostki kontrolowanej wyjaśnił, iż wprawdzie ojciec dziecka zwrócił się z prośbą o wstrzymanie wymeldowania dzieci, jednak na drugiej stronie pisma wskazał, że syn mieszka z nim i z dziadkami w miejscu stałego zameldowania. Właściciele lokalu w piśmie z dnia 29.07.2013 r. potwierdzili zamieszkanie Pauliny i Pawła Proszek. Dlatego wydano decyzję o umorzeniu postępowania w sprawie wymeldowania Pauliny i Pawła Proszek. Wobec powyższego wyjaśnić należy, iż w przedmiotowej sprawie (która dotyczy tylko Pauliny Proszek) rozstrzygnięcie zostało wydane co najmniej przedwcześnie. Zeznania świadków są sprzeczne. Matka dziecka twierdzi, że wyprowadziła się z miejsca pobytu stałego wraz z dziećmi. Ojciec dziecka w piśmie złożonym w Urzędzie Gminy i Miasta Lwówek Śląski w dniu 29 sierpnia 2013 r. (wniosku o wstrzymanie wymeldowania) potwierdził, że żona zabrała dzieci ze sobą, a aktualnie syn Paweł cały czas przebywa u właścicieli lokalu (jego rodziców). Z powyższego wynika zatem, iż Paulina, której postępowanie dotyczyło, przebywa u matki. Zwrócić uwagę również należy, iż wprawdzie właściciele lokalu w piśmie z dnia 29 10

lipca 2013 r. oświadczyli, iż dzieci od urodzenia zamieszkują z nimi w miejscu zameldowania na pobyt stały, choć w postępowaniu o wymeldowanie matki zeznali, że synowa wyprowadziła się z nieletnią córką (vide protokół przesłuchania Leokadii Proszek w dniu 23 lipca 2013 r.). O ile w przypadku wszczęcia postępowania z urzędu o wymeldowanie osoby, która faktycznie mieszka pod oznaczonym adresem pobytu stałego należałoby wydać decyzję na podstawie art. 105 Kpa, o tyle w przedmiotowej sprawie nie zostało ustalone, że małoletnia nie opuściła miejsca pobytu stałego, gdyż nie został wyczerpująco zebrany materiał dowodowy jednoznacznie ustalający stan faktyczny sprawy. Zauważyć również należy, iż ojciec dziecka nie wniósł o umorzenie postępowania, lecz o wstrzymanie wymeldowania, czyli o zawieszenie postępowania. Żądanie ojca należało zatem rozpatrywać na podstawie art. 97 1 pkt 4 Kpa. W sprawach, które zakończono wydaniem decyzji o umorzeniu postępowań w podstawie prawnej wskazano m. in. art. 105 Kpa. Wobec powyższego wyjaśnić należy, iż wspomniany przepis prawa zawiera 2 paragrafy. Pierwszy z nich stanowi, iż gdy postępowanie z jakiejkolwiek przyczyny stało się bezprzedmiotowe w całości albo w części, organ administracji publicznej wydaje decyzję o umorzeniu postępowania odpowiednio w całości albo w części. Natomiast zgodnie z drugim paragrafem - organ administracji publicznej może umorzyć postępowanie, jeżeli wystąpi o to strona, na której żądanie postępowanie zostało wszczęte, a nie sprzeciwiają się temu inne strony oraz gdy nie jest to sprzeczne z interesem społecznym. Powyższe przepisy mają zastosowanie w zależności od przesłanek, które zaistnieją w danej sytuacji. W podstawie prawnej decyzji umarzających postępowania należy zatem precyzyjnie wskazywać przepis, na podstawie którego działa organ gminy w konkretnej sytuacji. W wyniku kontroli stwierdzono, iż w sprawie nr ORSO.5343.1.1.2014 organ gminy naruszył art. 7 Kpa, gdyż nie przeprowadził postępowania dowodowego. Swoje rozstrzygnięcie o wymeldowaniu osób z miejsca zameldowania na pobyt czasowy trwający ponad 3 miesiące oparł jedynie na twierdzeniach strony wnioskującej. Analogiczna sytuacja miała miejsce w sprawach dotyczących wymeldowania z miejsca pobytu stałego nr: SOOC.5343.1.44.2013, SOOC.5343.1.40.2013. Powyższe stanowi naruszenie zasady wyrażonej w art. 7 Kpa, zgodnie z którym w toku postępowania organy administracji publicznej stoją na straży praworządności, z urzędu lub na wniosek stron podejmują wszelkie czynności niezbędne do dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego oraz do załatwienia sprawy, mając na względzie interes społeczny i słuszny interes obywateli. W następujących sprawach stwierdzono, iż postępowania zostały przeprowadzone bez udziału wszystkich stron postepowania (wszystkich współwłaścicieli lokalu): SOOC.5343.1.36.2013 (pominięto Rafała Gronieckiego), SOOC.5343.1.34.2013 (pominięto współwłaścicieli lokalu Proszek Mariana i Leokadię), SOOC.5343.1.44.2013 (pominięto Teresę Kosewicz). Nie skierowano do nich zawiadomień o wszczęciu postepowań (nie dot. SOOC.5343.1.44.2013), zawiadomień o możliwości zapoznania się ze zgromadzonym w sprawie materiałem dowodowym, a także rozstrzygnięć. Natomiast w sprawie nr SOOC.5343.1.28.2013 wprawdzie rozstrzygnięcie zostało skierowane do wszystkich stron postepowania, jednak o wszczęciu postepowania oraz o treści art. 10 Kpa zawiadomiono jedynie wnioskodawcę oraz osobę, która była wymeldowywana (tj. do dwóch z czterech stron postepowania). W tej kwestii kierownik jednostki kontrolowanej wyjaśnił, iż w sprawie nr 11

SOOC.5343.1.34.2013 błędem było pominięcie właścicieli lokalu przy podjęciu i zakończeniu postępowania administracyjnego. Zgodnie z art. 15 ust. 2 u.e.l.d.o. organ gminy wydaje na wniosek właściciela lub innego podmiotu dysponującego tytułem prawnym do lokalu lub z urzędu decyzję w sprawie wymeldowania osoby, która opuściła miejsce pobytu stałego lub czasowego trwającego ponad 3 miesiące i nie dopełniła obowiązku wymeldowania się. Stroną w postępowaniu o wymeldowanie w trybie administracyjnym będzie każdy właściciel mieszkania lub inna osoba, której przysługuje tytuł prawny do danej nieruchomości. Powyższe potwierdza także uchwała NSA z dnia 5 grudnia 2011 r. sygn. II OPS 1/11 z której wynika, że osoba dysponująca tytułem prawnym do lokalu jest stroną, w rozumieniu art. 28 Kpa, w postępowaniu administracyjnym o zameldowanie (wymeldowanie) w tym lokalu innej osoby, prowadzonym na podstawie art. 47 ust. 2 lub 15 ust. 2 u.e.l.d.o. Wobec powyższego stwierdzić należy, iż naruszony został art. 28 Kpa, który stanowi, iż stroną jest każdy, czyjego interesu prawnego lub obowiązku dotyczy postępowanie albo kto żąda czynności organu ze względu na swój interes prawny lub obowiązek. Organ prowadzący postępowanie ma obowiązek ustalenia wszystkich stron postępowania, na podstawie dołączonych do wniosku dokumentów, posiadanych rejestrów bądź wyjaśnień stron postępowania. Ponadto zgodnie z przepisem art. 61 4 Kpa organ zobowiązany jest zawiadomić o wszczęciu postępowania z urzędu lub na żądanie jednej ze stron wszystkie osoby będące stronami w sprawie. Powyższa czynność ma istotne znaczenie z uwagi na zasadę czynnego udziału strony w postępowaniu administracyjnym, określoną w art. 10 Kpa. Należy także przypomnieć, iż pominięcie strony w postępowaniu administracyjnym skutkować może jego wznowieniem na podstawie art. 145 1 pkt 4 Kpa. W sprawie nr SOOC.5343.40.2013 organ gminy przesłał stronom zawiadomienie o wszczęciu postępowania w sprawie wymeldowania z miejsca pobytu stałego. Przesyłka adresowana do osoby, której dotyczył meldunek została podjęta w dniu 11 września 2013 r. przez syna. Mimo tego organ gminy wystąpił do Krajowego Rejestru Karnego Ministerstwa Sprawiedliwości z wnioskiem o ustalenie, czy zainteresowany przebywa w areszcie lub zakładzie karnym. Po uzyskaniu odpowiedzi negatywnej organ gminy wystosował do sądu wniosek o ustanowienie kuratora dla osoby nieobecnej do reprezentowania jej w przedmiotowym postępowaniu. Wobec powyższego przypomnieć należy, iż art. 42 1 Kpa stanowi, iż pisma doręcza się osobom fizycznym w ich mieszkaniu lub miejscu pracy. W przypadku nieobecności adresata pismo doręcza się, za pokwitowaniem, dorosłemu domownikowi, sąsiadowi lub dozorcy domu, jeżeli osoby te podjęły się oddania pisma adresatowi (art. 43Kpa). Mając na uwadze, iż w przedmiotowej sprawie pismo adresowane do zainteresowanego odebrał syn, należało przyjąć, iż podjął się on przekazania przesyłki ojcu. Niezasadnym zatem było wystąpienie do sądu o ustanowienie kuratora, na podstawie art. 34 1 Kpa. W przypadku wątpliwości co do faktu przekazania przesyłki ojcu przez syna, należało wezwać go do złożenia wyjaśnień. W sprawie nr SOOC.5343.1.32.2013 organ gminy wydał postanowienie na podstawie art. 113 1 Kpa o sprostowaniu oczywistej omyłki w piśmie z dnia 31.07.2013 r. dotyczące błędnie wpisanego miejsca pobytu osób wymeldowywanych (zamiast adresu miejsca pobytu stałego wpisano adres miejsca pobytu czasowego). Przepis art. 113 1 Kpa stanowi, iż organ administracji publicznej może z urzędu lub na żądanie strony prostować w drodze 12

postanowienia błędy pisarskie i rachunkowe oraz inne oczywiste omyłki w wydanych przez ten organ decyzjach. Natomiast pismo z dnia 31 lipca 2013 r. nie jest decyzją, a jedynie zawiadomieniem stron o przysługujących im prawach, wynikających z art. 10 1 Kpa. Wydając wspomniane postanowienie, w wyniku błędnej subsumpcji, organ gminy naruszył art. 113 1 Kpa. Podsumowując, stwierdzić należy, iż nie wszystkie postępowania prowadzone były prawidłowo. Wprawdzie organ gminy zawiadamiał strony o wszczęciu postępowania administracyjnego, jednak nie zawsze prawidłowo ustalał wszystkie strony, a tym samym nie do wszystkich stron kierował zawiadomienia o możliwości zapoznania się ze zgromadzonym materiałem dowodowym przed wydaniem decyzji. Często materiał dowodowy nie był wystarczający do wydania rozstrzygnięcia, gdyż nie było możliwe na jego podstawie jednoznaczne ustalenie stanu faktycznego sprawy. Stwierdzono również, że w 7 przypadkach (na 20) sprawy prowadzone były nieterminowo i przewlekle, np.: w sprawie nr SOOC.5343.1.44.2013 - choć pismem z dnia 22 stycznia 2014 r. organ gminy zawiadomił strony o przedłużeniu terminu do czasu ustanowienia kuratora dla osoby nieobecnej, to dopiero w dniu 5 marca 2014 r. wystąpił do sądu ze stosownym wnioskiem. W sprawie nr SOOC.5343.1.42.2013 postepowanie wszczęte zostało w dniu 3 października 2013 r., 10 stycznia 2014 r. organ gminy wezwał stronę do złożenia wyjaśnień, a kolejna czynność w sprawie została dokonana dopiero w dniu 6 marca 2014 r. Natomiast w sytuacji, gdy strony zawiadomiono o niezałatwieniu sprawy w terminie ustawowym, np. w sprawie nr SOOC.5343.1.46.2013, wyznaczony termin nie został dotrzymany. W wyniku kontroli stwierdzono ponadto, iż organ prowadzący postepowania egzekwuje obowiązek uiszczania opłaty skarbowej za wydanie decyzji administracyjnej w aktach wszystkich spraw znajdują się potwierdzenia uiszczenia należnej opłaty skarbowej. [Dowód: akta kontroli str.: 115-283, 615-623, 633-634, 656, 664, 666-667] Biorąc pod uwagę powyższe ustalenia oraz przyjęte w programie kontroli zasady oceniania, wydawanie przez Burmistrza Gminy i Miasta Lwówek Śląski decyzji administracyjnych na podstawie art. 15 ust. 2 lub art. 47 ust. 2 u.e.l.d.o. oraz terminowość prowadzenia spraw w tym zakresie oceniono negatywnie. Odmowa wszczęcia postępowania administracyjnego w sprawach meldunkowych W piśmie nr ORSO.5341.1.28.2014 z dnia 28 lipca 2014 r. Sekretarz Gminy i Miasta Lwówek Śląski poinformował, iż w kontrolowanym okresie Burmistrz Gminy i Miasta Lwówek Śląski wydał 2 postanowienia o odmowie wszczęcia postępowania na podstawie art. 61a 1 Kpa. Wobec powyższego kontroli poddano sprawy nr: ORSO.5343.1.21.2014 oraz ORSO.5343.1.20.2014. W sprawie nr ORSO.5343.1.21.2014 wnioskodawca pismem z dnia 13 maja 2014 roku wniósł o wymeldowanie z lokalu dwóch osób. Pismem z dnia 20 maja 2014 r. organ gminy wezwał wnioskodawcę na podstawie art. 64 2 Kpa do wykazania, iż posiada on tytuł prawny do przedmiotowego lokalu. W aktach sprawy znajduje się notatka służbowa pracownika sporządzona na okoliczność rozmowy telefonicznej z wnioskodawcą, z której wynika, iż nie posiada on tytułu prawnego do lokalu mieszkalnego, z którego żądał wymeldowania osób. Wobec powyższego, w dniu 30 maja 2014 roku organ gminy wydał postanowienie nr 13

ORSO.5343.1.21.2014 o odmowie wszczęcia postępowania w sprawie wymeldowania osób wskazanych we wniosku. Następnie pismem nr ORSO.5343.1.21.2014 z dnia 30 maja 2014 r. organ gminy wszczął z urzędu postępowanie o wymeldowanie tych samych osób, co wskazane we wniosku z dnia 13 maja 2014 r. Do akt sprawy został załączony odpis zwykły księgi wieczystej, z której wynika, iż właścicielem przedmiotowego lokalu są: podmiot wnoszący pismo z dnia 13 maja br. wraz z jego żoną (m. in. której wymeldowania żądał) oraz jej siostra. Adresatem ww. odpisu był wnioskodawca pisma z dnia 13 maja 2014 r. Mimo tego organ gminy nie zawiadomił jego oraz trzeciej osoby, która również jest współwłaścicielem przedmiotowego lokalu o wszczęciu z urzędu postepowania. Wobec powyższego stwierdzić należy, iż organ gminy nieprawidłowo wydał postanowienie o odmowie wszczęcia postępowania na wniosek wnioskodawcy, gdyż wbrew twierdzeniom zawartym w notatce służbowej pracownika - w dniu złożenia wniosku posiadał on przymiot strony postępowania o wymeldowanie osób z przedmiotowego lokalu. Niezasadnym było wydanie postanowienia o odmowie wszczęcia postepowania, gdyż organ gminy nie udowodnił, że wnioskodawca nie jest właścicielem lokalu. W sytuacji, gdy organ wzywa podmiot wnioskujący do uzupełnienia braków formalnych, a wzywany nie zadośćuczyni wezwaniu, należy zastosować pouczenie będące podstawą żądania organu (art. 64 2 Kpa) pozostawić podanie bez rozpoznania. Jedynie w sytuacji, gdy organ ma pewność, że wniesione podanie nie pochodzi od strony może zastosować art. 61a 1 Kpa. W przeciwnym razie może dojść do sytuacji, w której organ administracji publicznej odmówi wszczęcia postępowania podmiotowi faktycznie będącemu stroną postępowania, lecz nieposiadającemu (w dniu otrzymania wezwania) dokumentów potwierdzających ten fakt, co miało miejsce w opisanej powyżej sprawie. Na marginesie zauważyć należy, iż choć organ gminy jest w posiadaniu dokumentu potwierdzającego, iż współwłaścicieli przedmiotowej nieruchomości jest trzech, to o wszczęciu z urzędu postepowania zawiadomiona została tylko jedna z nich. Postępowanie to w dniu kontroli było w toku. W sprawie nr ORSO.5343.1.20.2014 wnioskodawca wniósł o wymeldowanie osób zameldowanych w nieruchomości należących niegdyś do jego matki, która zmarła. Pismem z dnia 30 kwietnia 2014 r. wnioskodawca został wezwany do uzupełnienia braków formalnych podania poprzez wykazanie, iż posiada on tytuł prawny do lokalu swojej matki. W aktach sprawy brak dokumentu potwierdzającego, iż wezwany zadośćuczynił wezwaniu. W toku kontroli kierownik jednostki kontrolowanej wyjaśnił, że początkowo wnioskodawca (będąc osobiście w urzędzie) zobowiązał się do dostarczenia do wglądu tytułu prawnego oraz uiszczenia opłaty skarbowej. Jednak po pewnym czasie wrócił do urzędu i powiedział, że nie ma tytułu prawnego do lokalu, bo nie zostało przeprowadzone postępowanie spadkowe. Mając na uwadze, iż wnioskodawca nie zadośćuczynił wezwaniu nie wykazał, że posiada tytuł prawny do lokalu, to konsekwentnie należało pozostawić podanie bez rozpoznania, zgodnie z pouczeniem zawartym w wezwaniu z dnia 30 kwietnia 2014 r. [Dowód: akta kontroli str.: 285-317] Biorąc pod uwagę powyższe ustalenia oraz przyjęte w programie kontroli zasady oceniania, zagadnienie dotyczące prowadzenia spraw w zakresie odmowy wszczęcia postępowania w sprawach meldunkowych oceniono negatywnie. 14

Kompletność gminnego zbioru meldunkowego Zgodnie z art. 44a ust. 1 u.e.l.d.o. organ zobowiązany jest do prowadzenia ewidencji ludności w systemie teleinformatycznym w formie zbiorów meldunkowych jako zbioru m.in. danych byłych mieszkańców. Zakres danych gromadzonych w zbiorze byłych mieszkańców wskazuje art. 44a ust. 3 stanowiąc, iż w tym zbiorze oprócz danych wymaganych dla aktualnych mieszkańców określonych w art. 44a ust. 2, zbiór ten powinien zawierać również datę wymeldowania, datę zgonu, numer aktu zgonu i oznaczenie urzędu stanu cywilnego, który akt sporządził. Ponadto zgodnie z 11 rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 19 grudnia 2012 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbędnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludności i ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych (Dz. U. poz. 1475) wymeldowania osoby zmarłej dokonuje z urzędu właściwy organ gminy, na podstawie przesłanego przez kierownika urzędu stanu cywilnego odpisu skróconego aktu zgonu albo zawiadomienia o zgodnie osoby spoza terenu kraju. Obowiązek kierownika urzędu stanu cywilnego do niezwłocznego przekazywania danych dotyczących zmiany stanu cywilnego mieszkańców gminy właściwym organom, wynika z dyspozycji art. 14 ust. 1 u.e.l.d.o. W toku czynności kontrolnych zweryfikowano 15 zawiadomień o zgonach mieszkańców przekazanych w formie odpisu skróconego aktu zgonu. Stwierdzono, iż we wszystkich przypadkach organ poprawnie wprowadził informacje wskazane w art. 44a ust. 3 u.e.l.d.o. do gminnego zbioru meldunkowego. Zgodnie z art. 44a ust. 2 pkt 6 u.e.l.d.o. w zbiorze danych stałych mieszkańców należy przechowywać dane dotyczące ich aktualnego stanu cywilnego. W sytuacji śmierci jednego z małżonków następuje zmiana stanu cywilnego drugiego. W konsekwencji organ gminy jest zobowiązany aktualizować również informację o stanie cywilnym żyjącego małżonka, na podstawie przesłanego odpisu skróconego aktu zgonu przez właściwego kierownika urzędu stanu cywilnego, w trybie art. 14 ust. 1 u.e.l.d.o. Wśród kontrolowanych zawiadomień 3 dotyczyły osób, które w chwili śmierci pozostawały w związku małżeńskim. W wyniku kontroli stwierdzono, iż wszystkie zmiany z nich wynikające zostały wprowadzone poprawnie. [Dowód: akta kontroli str.: 318-319] Biorąc pod uwagę powyższe ustalenia oraz przyjęte w programie kontroli zasady oceniania, zagadnienie dotyczące kompletności gminnego zbioru meldunkowego oceniono pozytywnie. Wykonywanie czynności materialno technicznych w postaci przyjęcia i zarejestrowania zgłoszeń meldunkowych Kontroli poddano 30 formularzy meldunkowych przyjętych w kontrolowanym okresie (10 zgłoszeń pobytu stałego z 2013 r. oraz 5 z 2014 r., a także 10 zgłoszeń pobytu czasowego trwającego ponad 3 miesiące z 2013 r. oraz 5 z 2014 r.). Ustalono, iż wszystkie zgłoszenia meldunkowe zostały dokonane na właściwych formularzach, których wzór określają załączniki nr 1 i 2 do rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 19 grudnia 2012 r. w sprawie zgłaszania i przyjmowania danych niezbędnych do zameldowania i wymeldowania oraz prowadzenia ewidencji ludności i ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych 15

(Dz. U. poz. 1475). W toku czynności kontrolnych stwierdzono, iż w 7 przypadkach formularze nie zawierały wypełnionych wszystkich elementów wskazanych w art. 11 ust. 1 u.e.l.d.o. Zgodnie z art. 47 ust. 1 u.e.l.d.o. organ gminy prowadzący ewidencję ludności jest obowiązany na podstawie zgłoszenia dokonać zameldowania lub wymeldowania przez zarejestrowanie danych dotyczących osoby i miejsca jej pobytu, jak również innych zdarzeń objętych obowiązkiem meldunkowym. Jest to ogólna zasada, stanowiąca, że zameldowanie jest dokonywane w drodze czynności materialno-technicznej, polegającej na rejestracji danej osoby pod określonym adresem. Należy wskazać, iż jedynie kompletny wniosek złożony właściwemu organowi wywołuje skutki prawne i może spowodować dokonanie czynności materialnotechnicznej w postaci zameldowania przez właściwy organ. W kontrolowanych sprawach najczęściej brakowało takich elementów jak: określenia płci osoby dokonującej obowiązku meldunkowego, nazwiska rodowego oraz podpisu pod oświadczeniem o wymeldowaniu z dotychczasowego miejsca pobytu stałego. W związku z faktem, iż obowiązku meldunkowego dokonuje się poprzez osobiste stawiennictwo w siedzibie organu osoby zainteresowanej, jej pełnomocnika, przedstawiciela ustawowego bądź osobę sprawującą nad nią faktyczną opiekę w miejscu ich wspólnego pobytu oraz z faktem, iż zameldowanie jest czynnością materialnotechniczną wykonywaną w chwili zgłoszenia, bezwzględnym obowiązkiem pracownika organu jest dołożenie należytej staranności przy weryfikacji kompletności formularza. Ustalono, iż w większości przypadków obowiązek meldunkowy był wykonywany osobiście (29 spraw) bądź poprzez przedstawiciela ustawowego w przypadku osoby nieposiadającej pełnej zdolności do czynności prawnych, zgodnie z art. 9a u.e.l.d.o. Jednak w toku czynności kontrolnych stwierdzono, iż na druku zameldowania na pobyt stały Daniela Bałuta w miejscu przeznaczonym na podpis osoby dokonującej obowiązku meldunkowego widnieje adnotacja brak możliwości podpisu. Należy wskazać, iż zgodnie z art. 63 3 in fine Kpa, gdy podanie wnosi osoba, która nie może lub nie umie złożyć podpisu, podanie podpisuje za nią inna osoba przez nią upoważniona, czyniąc o tym wzmiankę obok podpisu. Co istotne, osoba niezdolna do wypełnienia formularza zgłoszenia pobytu oraz złożenia pod nim podpisu powinna ustnie, w sposób wyraźny i jednoznaczny przedstawić swoją wolę zameldowania organowi (por. wyrok NSA w Warszawie z dnia 27 maja 2009 r., sygn. akt II GSK 957/08) oraz ustnie w obecności organu upoważnić wskazaną przez siebie osobę do podpisania za nią formularza. Pomimo, iż Kpa milczy co do treści uczynionej wzmianki, wydaje się, że powinna ona zawierać nie tylko wskazanie osoby, za która podpis został złożony, zaznaczenie istniejącego upoważnienia, ale także określenie przyczyny braku podpisu wnoszącego podanie (patrz G. Łaszyca, Cz. Martysz, A. Matan, Kodeks postępowania administracyjnego. Komentarz. Tom I, Lex 2010). W omawianej sytuacji na formularzu meldunkowym brak podpisu upoważnionej osoby w zamian za osobę dokonującą czynności meldunkowej, co należy uznać za naruszenie art. 63 3 Kpa. Zgodnie z art. 11 ust. 2 u.e.l.d.o. osoba przedstawia do wglądu dokument potwierdzający tytuł prawny do lokalu podmiotu dokonującego potwierdzenia pobytu. Mimo, iż dokument ten należy przedstawić jedynie do wglądu, dobrą praktyką jest sporządzanie jego kopii bądź adnotacji na formularzu meldunkowym przez pracownika organu, bowiem z akt sprawy powinno wynikać, że taki dokument został okazany (por. wyrok SN z dnia 20 września 2002 r., sygn. akt III RN 139/01). Podczas czynności kontrolnych stwierdzono, iż na formularzach widnieją stosowne adnotacje, co należy ocenić pozytywnie. 16