AUKCJE ELEKTRONICZNE ŹRÓDŁEM POTENCJALNYCH KORZYŚCI DLA POLSKIEJ ADMINISTRACJI

AUKCJE ELEKTRONICZNE ŹRÓDŁEM POTENCJALNYCH KORZYŚCI DLA POLSKIEJ ADMINISTRACJI Beata Szkodzin Wprowadzenie Powszechnie wiadomo, Ŝe wykorzystanie narzędzi informatycznych pozwala na znaczne obniŝenie kosztów w licznych obszarach Ŝycia gospodarczego. Obecnie wiele firm z sektora prywatnego z powodzeniem wykorzystuje elektroniczne platformy aukcyjne do organizacji i prowadzenia przetargów, dzięki czemu udaje im się uzyskać znacznie niŝsze ceny i koszty organizacyjne w porównaniu z tradycyjnym trybem realizacji. Niestety fakt ten ciągle wydaje się być niedoceniany przez instytucje publiczne. Mimo iŝ ustawa Prawo Zamówień Publicznych daje moŝliwość udzielenia zamówienia w trybie aukcji elektronicznej, to jednak wciąŝ podstawowym sposobem wykorzystania Internetu w obszarze zamówień publicznych jest co najwyŝej powiadamianie o przetargu właśnie za pośrednictwem tego medium. W artykule tym przedstawione zostaną korzyści, jakie moŝe przynieść administracji publicznej informatyzacja przetargów, ze szczególnym uwzględnieniem oszczędności, jakie uzyskały jednostki korzystające z aukcji elektronicznych. Istota aukcji elektronicznych Wedle nowego Prawa Zamówień Publicznych, które weszło w Ŝycie z dniem 2 marca 2004 r. aukcja elektroniczna jest trybem udzielania zamówienia, w którym oferenci, wykorzystując formularz na stronie internetowej, składają kolejne korzystniejsze oferty (postąpienia), podlegające automatycznej klasyfikacji w systemie informatycznym zamawiającego. Parametry takie jak jakość produktów nie mają w tym przypadku wpływu na wybór oferty a jedynym kryterium wybo-ru jest cena. Aukcja odbywa się w czasie rzeczywistym, co znacznie zwiększa przejrzystość i szybkość postępowania [Usta04]. Tryb aukcji elektronicznych moŝe być wykorzystany wyłącznie w przypadku zamówień, których przedmiotem są dostawy powszechnie dostępne, o ustalonych standardach jakościowych, a ich wartość w złotych polskich nie przekracza 556

REALIZACJA SYSTEMÓW WSPOMAGANIA ORGANIZACJI I ROZWIĄZANIA... równowartości 60.000 euro. Oznacza to, iŝ zmówienie moŝe być udzielone w trybie aukcji elektronicznej tylko wtedy, gdy jego przedmiotem są rzeczy, pro-dukty lub prawa o mało zróŝnicowanym poziomie jakości. Do takich dóbr nale-ŝą m.in. materiały biurowe, napoje, Ŝywność, dyskietki, tonery do drukarek itp. Aukcja zostaje otwarta w terminie określonym w ogłoszeniu o zamówieniu. Od chwili otwarcia do momentu zamknięcia aukcji wszelkie oświadczenia, wnioski i inne informacje mogą być przekazywane wyłącznie drogą elektroniczną. Dotyczy to zarówno wykonawców jak i zamawiającego. RównieŜ oferty moŝna składać tylko w formie elektronicznej, dodatkowo muszą one być opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą waŝnego certyfikatu. Oferty składane przez wykonawców podlegają automatycznej klasyfikacji na podstawie ceny. W trakcie trwania licytacji oferenci są na bieŝąco informowani o aktualnej pozycji swojej oferty oraz o cenach zaproponowanych przez innych oferentów, niemoŝliwa jest natomiast identyfikacja poszczególnych wykonawców aŝ do chwili zakończenia aukcji. Oferta złoŝona w czasie licytacji przestaje być wiąŝąca, gdy inny wykonawca złoŝy ofertę korzystniejszą. Wówczas przelicytowany oferent moŝe ponowić swoją ofertę proponując niŝszą cenę. Aukcja elektroniczna to jedyny w polskim ustawodawstwie tryb udzielania zamówień publicznych, w którym wykonawcy mogą poprawiać swoje oferty. W terminie określonym w ogłoszeniu o zamówieniu lub po upływie ustalonego okresu czasu aukcja zostaje zamknięta. Zamówienie udzielane jest wykonawcy, który przed zakończeniem aukcji zaoferował najniŝszą cenę. Bezpośrednio po zamknięciu aukcji zamawiający podaje nazwę i adres wykonawcy, którego ofertę wybrano. Przykłady zastosowań aukcji elektronicznych Początki wykorzystania aukcji elektronicznych w sektorze zamówień publicznych sięgają roku 1999, kiedy to Departament of General Services, Pensylwania USA, testując zewnętrzną platformę internetową, przeprowadził 3 aukcje odwrócone, w których oferenci licytowali swoje oferty proponując zamawiającemu coraz niŝsze ceny. Otrzymano wtedy oszczędności w wysokości od 7,7 do 9,7% wartości zamówienia. W ciągu kolejnych dwóch lat Departament of General Services przeprowadził jeszcze 35 aukcji elektronicznych, których przedmiotem był zakup dóbr niskoprzetworzonych. Średnie oszczędności cenowe wynosiły w tym wypadku około 4%. W czerwcu 2000 r. inny amerykański departament Departamnet of Defence, US Nave przeprowadził za pomocą platformy internetowej dwie aukcje pilotaŝowe, których przedmiotem były dobra wysoce specjalistyczne, a mianowicie części do nowoczesnych samolotów bojowych. Aukcje przyniosły bardzo dobre efekty oszczędności cenowe wahały się od 22 do 31,1%. 557

ROZDZIAŁ V Z kolei we wrześniu 2000 r. General Service Administration, USA, urząd centralny obsługujący urzędy federalne (do jego zadań naleŝy m.in. zaopatrywanie urzędów w materiały biurowe), postanowił sprawdzić, jakie oszczędności moŝna uzyskać dzięki agregacji zamówienia oraz zmniejszeniu obsługi administracyjnej. W ramach przeprowadzonej aukcji elektronicznej zakupiono dla urzędów sprzęt komputerowy. Oszczędności cenowe w tym przypadku wyniosły 22,4% wartości zamówienia, co przy wolumenie 7,6 mln USD dało całkiem pokaźną sumę [WiWi04]. Obecnie platformy elektronicznych zamówień publicznych z powodzeniem wykorzystywane są równieŝ w Europie. Przodują tutaj Dania i Wielka Brytania, w których istnieje po kilka platform obsługujących zarówno jednostki administracji centralnej jak i lokalnej. WdroŜony w Wielkiej Brytanii przez Rządowe Biuro ds. Handlu system umoŝliwiający udzielanie zamówień publicznych w drodze elektronicznej aukcji odwróconej, był jednym z pierwszych tego typu przedsięwzięć w Europie. Według oficjalnych informacji oszczędności wynikające z zastosowania platformy wahają się między 20 a 25%. Z kolei druga platforma portal zakupowy IDe- A:marketplace (http://www.idea.gov.uk/marketplace/), będący częścią załoŝonej w 1999 r. Agencji Doskonalenia i Rozwoju (IDeA), słuŝy lokalnym samorządom do realizowania zakupów związanych z ich codziennym funkcjonowaniem. Dzięki elektronicznym katalogom wchodzącym w skład platformy urzędy mogą zamawiać dobra o określonym standardzie po najniŝszych, wynegocjowanych na poziomie centralnym, cenach. Średnie oszczędności wynikające z zamawiania towarów i usług za pośrednictwem platformy wynoszą około 8% wartości zamówienia. Istotne jest równieŝ skrócenie czasu przeznaczanego na zakupy nawet o 70%. Korzystanie z platformy sprzyja równieŝ racjonalizacji wydawania pieniędzy publicznych zmniejsza się ryzyko, Ŝe skorumpowany urzędnik udzieli zamówienia firmie, która np. oferuje produkty o podobnej jakości co konkurenci jednak po duŝo wyŝszych cenach. Szacuje się, Ŝe obecnie około 25% wszystkich zakupów samorządów lokalnych realizowanych jest za pośrednictwem IDe- A:marketplace [Mark05a]. W marcu 2002 r. elektroniczną platformę zamówień publicznych uruchomiła równieŝ Rumunia. Dostęp do platformy posiada obecnie 947 urzędów administracji publicznej i 7.800 dostawców. W 2003 r. liczba przeprowadzonych za pośrednictwem portalu transakcji osiągnęła 100.000 a, zgodnie z szacunkami Rumuńskiego Ministerstwa Komunikacji Technologii Internetowych, uzyskane w ten sposób w 2003 r. oszczędności wyniosły 146,7 mln euro. Stanowi to 22% wartości wszystkich zakupionych w tym czasie dóbr i usług. W ciągu najbliŝszych trzech lat oszczędności mają osiągnąć poziom 750 mln euro [Mini04]. Gorzej jest natomiast w przypadku polskiej administracji publicznej, tutaj historia aukcji elektronicznych jest stosunkowo krótka. Jedną z pierwszych instytucji, które przeprowadziły przetarg w Internecie, był Urząd Miasta Opola. 558

REALIZACJA SYSTEMÓW WSPOMAGANIA ORGANIZACJI I ROZWIĄZANIA... W połowie grudnia 2003 r. urząd ten, wykorzystując platformę stworzoną przez Polską Wytwórnię Papierów Wartościowych, przeprowadził cztery pilotaŝowe aukcje elektroniczne. Przedmiotami przetargów były: zakup kopiarki cyfrowej, zakup zestawu komputerowego, usługa ochrony imprezy sylwestrowej oraz zakup środków czystości. Ceny wywoławcze ustalone były następująco: 10.000 zł, 5.000 zł, 17.000 zł oraz 120 zł. W wyniku odwróconej licytacji uzyskano następujące ceny końcowe: 5.500 zł, 4.150 zł, 6.000 zł oraz 80 zł. Oszczędności jakie w ten sposób uzyskano wyniosły więc odpowiednio: 45%, 17%, 65% i 33%. Trzy miesiące wcześniej urząd przeprowadził z powodzeniem jeszcze dwie inne aukcje. Przedmiotem pierwszej z nich był druk ulotek informacyjnych a drugiej zakup plotera A0. W pierwszym przypadku cena wywoławcza wynosiła 4.500 zł. Podczas licytacji cena spadła do 3.100 zł. W drugim przypadku cena wywoławcza została ustalona na poziomie 98.400 zł. W wyniku siedmiu postąpień cena ta spadła o ponad 7% do poziomu 91.200 zł. W aukcji wzięło udział dwóch oferentów [Brze05]. Oprócz Opola akcje elektroniczne przeprowadzono równieŝ m.in. w Warszawie, Szczecinie, Łodzi i Gdyni. Urząd Miasta Warszawy, w drodze przetargu internetowego, wybrał dostawcę materiałów biurowych oszczędzając w ten sposób 60.000 zł. Dzięki aukcji elektronicznej łódzki Urząd Miasta kupił farbę na odnowienie swojej siedziby za 4.800 zł, zamiast początkowo zakładanych 11.300 zł [Sapp05]. Z kolei w Szczecinie, wykorzystując platformę Marketplanet, miasto nabyło elektroniczną kopiarkę za 6.500 zł. Rok temu za identyczny sprzęt kupiony w drodze przetargu tradycyjnego zapłacono 10.000 zł, a więc o 35% więcej [Pińs04]. Urząd Miasta Gdyni równieŝ zdecydował się na wykorzystanie platformy stworzonej przez Otwarty Rynek Elektroniczny S.A. Przedmiotem zorganizowanego w lipcu 2004 r. przetargu był zakup ośmiu kopiarek cyfrowych. W licytacji wzięło udział pięciu oferentów. Aukcja trwała czterdzieści minut. Cena początkowa została ustalona na poziomie 31.000 zł. W wyniku licytacji uzyskano cenę o prawie 50% niŝszą [Mark05b]. Informatyzacja polskich urzędów Jak wynika z opracowanego przez ARC Rynek i Opinia raportu, system informatyczny do realizacji zamówień publicznych stosowany jest obecnie w 19,7% urzędów [Stop04]. W grupie pierwszej, zawierającej urzędy marszałkowskie, wojewódzkie i centralne, system do obsługi zamówień publicznych niemal nie funkcjonuje posiada go tylko 8,5% urzędów. NajniŜszy stopień informatyzacji odnotowano w urzędach centralnych, gdzie system informatyczny stosowany jest tylko w 4,3% przypadków. Nieco lepiej wypadły urzędy z grupy drugiej, obejmującej starostwa powiatowe i miasta na prawach powiatu oraz urzędy gminne. Tutaj juŝ 1/5 badanych deklaruje korzystanie z takiego systemu. 559

ROZDZIAŁ V Obecną sytuację zmienić ma powstający na zlecenie UZP program o nazwie System Zamówień Publicznych (SZP). UmoŜliwić ma on kilkuset tysiącom podmiotów publicznych m.in. prowadzenie aukcji internetowych oraz elektroniczną komunikację z UZP. Dzięki temu znacznemu obniŝeniu ulegną koszty zamówień publicznych. Zwiększy się równieŝ przejrzystość i szybkość całego postępowania. Wykonawcą systemu jest firma ComputerLand. Powstanie programu w całości sfinansowane zostało z funduszu PHARE. System działać będzie zarówno w systemie operacyjnym Windows jak i Linux a korzystanie z systemu ma być dla placówek publicznych nieobowiązkowe [Sali05]. W ramach dostępnych funkcjonalności zamawiający będą mieli m.in. moŝliwość prowadzenia postępowań, tworzenia dokumentów postępowania oraz komunikacji z wykonawcami i UZP. Program będzie miał wbudowane formaty najwaŝniejszych formularzy, dzięki czemu jednostki zamawiające będą mogły wypełnić dokumenty na ekranie monitora a następnie, drogą elektroniczną, wysłać je do UZP. Część funkcji dostępnych będzie równieŝ w trybie offline, dzięki czemu placówki nie mające dostępu do internetu będą mogły po wypełnieniu formularzy wydrukować je i wysłać do UZP pocztą tradycyjną. Jednym z elementów systemu ma być portal internetowy, który, oprócz moŝliwości prowadzenia odwróconych aukcji internetowych, zawierać będzie równieŝ katalog produktów i usług, z którego jednostki publiczne będą mogły zamawiać dostawy w oparciu o procedurę uproszczoną. Takie rozwiązanie pozwoli uniknąć podejrzeń o faworyzowanie przez osoby zamawiające określonych dostawców oraz o kupowanie produktów po zawyŝonych cenach. Jest to o tyle istotne, Ŝe obecnie ceny zakupu tych samych produktów i usług w róŝnych komórkach pionu administracji znacznie się róŝnią. Przykładowo cena długopisów standardowych moŝe się wahać między 0,80 a 10,17 zł za sztukę, przy czym ponad połowa zakupów jest realizowana za cenę powyŝej średniej (2,81 zł) [Mako05]. Podobnie jest w przypadku zakupu innych materiałów biurowych. W serwisie internetowym dostępne równieŝ będą Biuletyn Zamówień Publicznych i forum dyskusyjne. Prawo Zamówień Publicznych dopuszcza równieŝ udział w postępowaniu przetargowym trzeciej strony, jako podmiotu odpowiedzialnego za organizację i przeprowadzenie elektronicznego przetargu. Z moŝliwości tej korzystają firmy prywatne, m.in. Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych, będąca właścicielem Polskiej Platformy Przetargowej (http://www.ppp.pwpw.pl ) oraz Otwarty Rynek Elektroniczny S.A., operator platformy handlu elektronicznego Marketplanet (www.market-planet.pl). Firmy te mają juŝ doświadczenie w organizacji aukcji dla sektora prywatnego, teraz chcą je wykorzystać oferując swe usługi instytucjom publicznym. Jest o co walczyć szacuje się Ŝe w 2004 r. wartość rynku zamówień publicznych przekroczyła 70 mld zł [Wiel05]. Wynagrodzenie firmy pośredniczącej moŝe tutaj przybierać róŝne formy. MoŜe to być np. roczna opłata abonamentowa umoŝliwiająca nieograni- 560

REALIZACJA SYSTEMÓW WSPOMAGANIA ORGANIZACJI I ROZWIĄZANIA... czone korzysta-nie z platformy, ryczałt miesięczny z limitem zdarzeń, opłata abonamentowa za kaŝdego uŝytkownika czy teŝ opłata transakcyjna (za przesłany dokument, za aukcję lub pakiet aukcji, procent od wartości zamówienia, proc. od uzyskanych oszczędności). Z kaŝdym klientem negocjowane są indywidualne warunki finan-sowe. Podsumowanie Jak juŝ wcześniej podkreślano jedną z podstawowych korzyści, dla których warto wykorzystać rozwiązania informatyczne w sferze zamówień publicznych, jest znaczne obniŝenie cen zakupu (średnio o 10-30%). W trakcie licytacji oferenci widzą ceny jakie podali rywale i dzięki temu mogą na bieŝąco obniŝać swoją cenę aŝ do granicy opłacalności. Wyeliminowane zostają równieŝ koszty lobbingu (w tym równieŝ ewentualne łapówki), dzięki czemu cena, jaką moŝe zaproponować wykonawca, jest niŝsza (jak podają przedstawiciele firm, koszty lobbingu w tradycyjnych przetargach często sięgają nawet 10% wartości zamówienia [Kowa05]). Niezwykle istotna jest równieŝ wysoka przejrzystość postępowania przetargowego, a co za tym idzie równieŝ ułatwienie dostępu do informacji o zamówieniach publicznych i ograniczenie korupcji wynikające m.in. z braku moŝliwości kontaktu zamawiającego z oferentem oraz wyeliminowania komisji przetargowych. Ułatwiony jest takŝe udział w przetargach, zwłaszcza mniejszych firm, które na platformie elektronicznej mogą konkurować o zamówienia na równi z korporacjami. Dzięki jawności postępowania zwiększa się równieŝ rywalizacja pomiędzy oferentami co, jak juŝ wspomniano, prowadzi m.in. do spadku cen. Kolejna waŝna korzyść to skrócenie postępowania przetargowego. W przeciwieństwie do tradycyjnych przetargów, w których najpierw składane są wszystkie oferty w wersji papierowej a później następuje ich Ŝmudna weryfikacja i wybór najkorzystniejszej propozycji, w aukcjach elektronicznych klasyfikacja ofert odbywa się na bieŝąco, w miarę składania kolejnych postapień a zwycięzca znany jest od razu w momencie zamknięcia licytacji. Wyeliminowane zostają równieŝ czasochłonne negocjacje i spotkania z dostawcami. Ograniczone zostają takŝe koszty administracyjne, w tym przepływ dokumentów w formie papierowej. Mimo wielu korzyści, jakie niesie ze sobą wykorzystanie aukcji elektronicznych, istnieją równieŝ ograniczenia uniemoŝliwiające zastosowanie w niektórych sytuacjach tego trybu przetargowego. Podstawowe ograniczenie, o którym juŝ wcześniej wspomniano, to oczywiście wartość zamówienia, która nie moŝe przekraczać 60.000 euro. Drugi czynnik, niemniej istotny, to moŝliwość zastosowania przetargu elektronicznego tylko do zamówień sparametryzowanych, w których jedynym kryterium wyboru jest cena. Wyklucza to moŝliwość zastoso-wania w postępowaniu przetargowym niektórych typów aukcji np. aukcji 561

ROZDZIAŁ V wielo-parametrowej. ZałóŜmy np. Ŝe w przetargu biorą udział dwaj wykonawcy, oby-dwaj mają produkty mieszczące się w standardach jakościowych, jednak pierw-szy oferuje produkty nieco wyŝszej jakości a przez to nieco droŝsze, drugi nato-miast produkty trochę niŝszej jakości ale za to tańsze. W obecnym stanie rzeczy aukcję wygra oferent drugi, który moŝe zaoferować niŝszą cenę. Nie zawsze będzie to lepsze dla zamawiającego, zwłaszcza jeśli róŝnice w cenach będą nie-wielkie. Cena nie powinna więc być jednym kryterium wyboru, prawo powinno dopuszczać aukcje, w których na pozycję oferty wpływa klika parametrów (np. jakość produktów, długość okresu gwarancyjnego i serwisowego itp.), które po wstawieniu do odpowiedniej formuły dają dopiero wynik końcowy. Oczywiście jeŝeli zostały by wprowadzone aukcje wieloparametrowe, formuła według której będą klasyfikowane oferty, powinna być jawna i podana przez zamawiającego w ogłoszeniu o przetargu. Istotną kwestią jest takŝe niemoŝność anulowania oferty. Obecnie oferta pozostaje wiąŝąca do momentu, gdy inny wykonawca złoŝy korzystniejszą propozycję. Oferent, który np. wciskając przez przypadek nieodpowiedni klawisz, zaproponował cenę, która jest dla niego niekorzystna a jednocześnie jest ceną najniŝszą, nie ma moŝliwości wycofania swojej oferty. Problem ten równieŝ powinien znaleźć swoje odzwierciedlenie w uregulowaniach prawnych. NaleŜy ponadto zdać sobie sprawę z faktu, Ŝe nowe metody zamówień publicznych nie spowodują nagłego obniŝenia kosztów i nie usprawnią procesu przetargowego, jeśli zajmujący się nimi urzędnicy nie będą z nich korzystać. NaleŜy więc opracować plan szkoleń dla administracji publicznej, które nauczą urzędników jak korzystać ze specjalistycznego oprogramowania oraz uświadomią, jakie korzyści moŝe przynieść informatyzacja zamówień publicznych. WciąŜ bowiem poziom świadomości informatycznej w polskich urzędach jest bardzo niski. Literatura [Brze05] Brzeziński S.: E-przetargi w Opolu, Stop Korupcji, http://www.stopkorupcji.org/aktualnosci/a56.html, 1.02.2005 r. [Kowa05] Kowalski J.: Internetowe aukcje zamówień publicznych, Stop Korupcji, http://www.stopkorupcji.org/aktualnosci/a26.html, 1.02.2005 r. [Mako05] Makomski K.: e-zamówienia Publiczne luksus czy konieczność?, http://www.e-kongres.pl/ii_edycja/prezentacje/e- Zamowienia_Publiczne-luksus_czy_koniecznosc.ppt, 11.02.2005 [Mark05a] Marketplanet, http://www.market-planet.pl/index.asp?szablon =115020, 05.02.2005 562

REALIZACJA SYSTEMÓW WSPOMAGANIA ORGANIZACJI I ROZWIĄZANIA... [Mark05b] Marketplanet, http://www.market-planet.pl/index.asp?szablon= 1610&press_id=567, 05.02.2005 [Mini04] Ministerstwo Nauki i Informatyzacji: Plan działań na rzecz rozwoju elektronicznej administracji (egovernment) na lata 2005-2006, wrzesień 2004 [Pińs04] Piński A., Kto da mniej, Wprost, nr 1113, 28 marca 2004 [Sali05] Salik H.: Urząd Zamówień Publicznych się elektronizuje, http://serwisy.gazeta.pl/metroon/1,0,2339732.html, 10.02.2005 [Sapp05] SAP Polska, http://www.sap.com/poland/customers/successes/pwpw.pdf, 10.02.2005 [Stop04] Stopień informatyzacji urzędów w Polsce. Raport generalny z badań ilościowych, Ministerstwo Nauki i Informatyzacji, ARC Rynek i Opinia, Warszawa, wrzesień 2004 [Usta04] Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych, Dz.U. Nr 19, poz. 177 (z późniejszymi zmianami), [Wiel05] Wielgo M.: Rynek zamówień Publicznych w 2004 roku, Gazeta.pl, http://dom.gazeta.pl/dom/1,50848,2471056.html, 09.02.2005 [WiWi04] Wiśniewski P., Wicik G., Aukcja elektroniczna - przejrzystość, nowoczesność, oszczędność, Prawo zamówień publicznych, nr 1/2004 563