ERASMUS+, PIM, umowy bilateralne, CEMS MIM, FSS, programy podwójnego dyplomu, Freemover 2014/2015 Materiały informacyjne dotyczące procedur obowiązujących studentów SGH wyjeżdżających za granicę Dział Programów Międzynarodowych Szkoła Główna Handlowa w Warszawie Aktualizacja: 8 sierpnia 2014
Spis treści WSTĘP... 3 CO TO JEST ECTS?... 3 A TERAZ O TWOICH OBOWIĄZKACH... 5 OBOWIĄZKI PRZEDWYJAZDOWE... 6 KROK 1 REJESTRACJA (ERA, FSS, CEMS-ERA, CEMS, PPD-ERA, PPD, PIM&BIL, FREE)... 6 KROK 2 POTWIERDZENIE PRZYJĘCIA Z UCZELNI PARTNERSKIEJ Acceptance Letter (ERA, FSS, CEMS-ERA, CEMS, PPD-ERA, PPD, PIM&BIL, FREE)... 7 KROK 3 WNIOSEK-SKIEROWANIE NA WYJAZD ZA GRANICĘ (ERA, FSS, CEMS-ERA, CEMS, PPD-ERA, PPD, PIM&BIL, FREE)... 8 KROK 4 WYBÓR PRZEDMIOTÓW Learning Agreement (ERA, FSS, CEMS-ERA, CEMS, PPD-ERA, PPD, PIM&BIL, FREE)... 8 KROK 5 ZAŚWIADCZENIE Z SGH (ERA, CEMS-ERA, CEMS, PPD-ERA, PPD; PIM&BIL i FREE opcjonalnie)... 9 KROK 6 PODPISANIE UMOWY (ERA, PPD-ERA, CEMS-ERA i FSS)... 9 KROK 7 UBEZPIECZENIE (ERA, FSS, CEMS-ERA, CEMS, PPD-ERA, PPD, PIM&BIL, FREE)... 11 PIM&BIL, FREE (WYJEŻDŻAJĄCY POZA EUROPĘ) SZCZEPIENIA OCHRONNE... 11 KROK 8 KIEDY DOKONUJEMY PRZELEWU STYPENDIUM? (ERA, CEMS-ERA, PPD-ERA)... 12 OBOWIĄZKI PODCZAS POBYTU NA STYPENDIUM... 13 KROK 9 INFORMACJA O KONTAKCIE (ERA, FSS, CEMS-ERA, CEMS, PPD-ERA, PPD, PIM&BIL, FREE)... 13 KROK 10 ZMIANY DO FORMULARZA LEARNING AGREEMENT (ERA, FSS, CEMS-ERA, CEMS, PPD-ERA, PPD, PIM&BIL, FREE)... 13 KROK 11 ZAMIENNIKI DO PRZEDMIOTÓW... 14 KROK 12 LETTER OF CONFIRMATION (ERA, FSS, CEMS-ERA, PPD-ERA, PPD)... 15 PRZEDŁUŻENIE POBYTU NA STYPENDIUM... 16 PO POWROCIE ZE STYPENDIUM... 17 KROK 13 RAPORT OPISOWY (ERA, FSS, CEMS-ERA, CEMS, PPD-ERA, PPD, PIM&BIL, FREE)... 17 KROK 14 ANKIETA ERASMUS+ W MOBILITY TOOL (ERA, CEMS-ERA, PPD-ERA) LUB ANKIETA FSS... 18 KROK 15 ROZLICZENIE Z DPM (ERA, FSS, CEMS-ERA, CEMS, PPD-ERA, PPD, PIM&BIL, FREE)... 19 KROK 16 ROZLICZENIE Z DZIEKANATEM (ERA, FSS, CEMS-ERA, CEMS, PPD-ERA, PPD, PIM&BIL, FREE)... 20 DANE KONTAKTOWE... 21 Dział Programów Międzynarodowych... 21 Dziekanat Studium Licencjackiego... 22 Dziekanat Studium Magisterskiego... 22 ZAŁĄCZNIKI... 23 Załącznik 1: Wykaz dokumentów obowiązujących dla poszczególnych programów... 23 Załącznik 2: Czek-lista... 24 Załącznik 3: Karta Studenta ERASMUS+... 25 Załącznik 4: Jak zgłaszać zmiany do deklaracji Learning Agreement?... 27 Załącznik 5: Skala ocen ECTS wraz z odpowiednikami stosowanymi na SGH... 29 Załącznik 6: Warunki przyznania dofinansowania wyjazdów osób niepełnosprawnych. Rok akademicki 2014/15.... 30 Strona 2
WSTĘP Gratulacje! Jeżeli czytasz ten przewodnik, to oznacza, że zakwalifikowałaś/eś się na wyjazd zagraniczny w ramach programów wymiany, jako student CEMS, programu podwójnego dyplomu lub Freemover organizowanych przez SGH. Prosimy, przeczytaj go uważnie zanim zadasz nam pytania, gdyż zawiera on większość odpowiedzi na Twoje wątpliwości. Niniejszy przewodnik został podzielony na 3 części po to, abyś wiedział/a, jakie obowiązują Cię procedury na konkretnym etapie twojej przygody i ułatwiły Ci życie, a nam pracę. Jednocześnie pragniemy poinformować, że nieprzeczytanie tego informatora nie oznacza zwolnienia Cię ze znajomości zasad obowiązujących w trakcie programu, zwłaszcza w przypadku wyjazdu na program ERASMUS+. Warunki umowy finansowej, którą podpiszesz są tu dokładnie opisane, abyś mógł/mogła bez problemu tych warunków dotrzymać. Przy każdej z procedur w nawiasie znajdziesz informację, dla jakiego programu jest to czynność bezwzględnie obowiązująca. Ponadto na końcu informatora znajdziesz również tabelę porównawczą z zaznaczeniem obowiązujących dla danych programów dokumentami oraz listę, której możesz używać w celu zakreślania poszczególnych etapów. Zapamiętaj skróty: ERA+ ERASMUS+, CEMS-ERA+ CEMS z dofinansowaniem ERASMUS+, CEMS CEMS bez dofinansowania ERASMUS+, PPD-ERA+ Magisterskie Programy Podwójnego Dyplomu z dofinansowaniem ERASMUS+, PPD Magisterskie Programy Podwójnego Dyplomu bez dofinansowania ERASMUS+, PIM&BIL PIM i umowy bilateralne, FREE Freemover CO TO JEST ECTS? Uznanie okresu studiów odbywanych poza uczelnią macierzystą i dyplomów innych uczelni jest niezbędnym warunkiem stworzenia Europy bez granic" w sferze kształcenia i szkolenia, w której studenci i nauczyciele mogliby poruszać się bez żadnych ograniczeń. W tym właśnie celu został opracowany Europejski System Transferu Punktów Zaliczeniowych European Credit Transfer System (ECTS) 1. System ten zakłada, że okres studiów poza uczelnią macierzystą powinien zostać wliczony do toku studiów realizowanych we własnej uczelni. Europejski System Transferu (Przeliczania) Punktów Zaliczeniowych pomaga zmierzyć i porównać osiągnięcia studenta w nauce, a następnie przełożyć je na standardy obowiązujące w poszczególnych współpracujących uczelniach. Informacje o programie zajęć na danej uczelni, systemie zaliczeń, organizacji roku akademickiego, a także o przepisach administracyjnych obowiązujących w danej uczelni można znaleźć w pakiecie informacyjnym. Jest to publikacja wydawana w języku ojczystym jednym z języków Unii 1 W przypadku uczelni pozaeuropejskich stosują one z reguły punkty kredytowe, które są potem przeliczane na punkty ECTS stosowane w SGH. Więcej informacji nt. konkretnej uczelni można uzyska u p. Agaty Augustyniak. Strona 3
Europejskiej przez uczelnię uczestniczącą w programie ERASMUS+. Zawiera corocznie aktualizowane, adresowane do studentów i nauczycieli informacje na temat uczelni oraz pobytu w danym kraju, a także informacje na temat systemu ECTS obowiązującego w danej uczelni. W ciągu jednego semestru należy zdobyć 30 ECTS, a ciągu całego roku akademickiego 60 ECTS 2. Dopuszczalna liczba ECTS za przedmioty nie-merytoryczne (np. językowe czy sportowe) wynosi 10 ECTS na semestr przy deklaracji 20 ECTS z przedmiotów merytorycznych, czyli 1/3 ogólnej sumy punktów 3. Każdy student przed wyjazdem oprócz wniosku-skierowania na wyjazd za granicę musi złożyć Learning Agreement, który zawiera listę wybranych przedmiotów oraz odpowiadającą im liczbę punktów ECTS. Lista ta powinna zawierać przedmioty, których wartość wynosi minimum 30 ECTS na semestr, przy czym przynajmniej 2/3 z wybranych punktów musi obejmować przedmioty merytoryczne. Pozostałe punkty mogą stanowić lektoraty z języków obcych. Dopuszcza się możliwość akceptacji Learning Agreement (jeśli istnieją przeszkody wynikające z ograniczonego wyboru przedmiotów w uczelni partnerskiej, co zostanie przez nią potwierdzone) z niższą liczbą punktów ECTS, jednak nie niższą niż 25 ECTS na semestr, pod warunkiem spełniania przez studenta warunku nadwyżki punktowej z poprzednich semestrów. W tej sytuacji 20 ECTS musi być za przedmioty merytoryczne. W przypadku studentów wyjeżdżających na zasadzie Freemover muszą oni załączyć ponadto potwierdzenie przyjęcia na studia z uczelni zagranicznej. (Informator SGH Procedury i zasady związane z wyjazdami zagranicznymi na podstawie oddelegowania). System ECTS gwarantuje uznanie w uczelni macierzystej okresu studiów odbytych w innej uczelni na podstawie wcześniej sporządzonego porozumienia o programie zajęć (Learning Agreement). Określa ono program studiów, jaki student zamierza zrealizować poza własnym uniwersytetem oraz liczbę punktów ECTS, która ma być przyznana za ich zaliczenie. Porozumienie to jest zawarte pomiędzy uczelnią macierzystą, uczelnią przyjmującą oraz studentem. Drugim dokumentem niezbędnym do pełnego uznania okresu studiów poza własną uczelnią jest wykaz zaliczeń (Transcript of Records) sporządzony po zakończeniu okresu studiów. Odnotowuje się tu wszystkie przedmioty i zajęcia, w których student uczestniczył wraz z uzyskaną liczbą punktów (punkty ECTS), jak również wyniki w nauce, jakie student osiągnął, wyrażone zarówno w miejscowej skali ocen, jak i w skali ECTS (stopnie ECTS). Punkty ECTS odzwierciedlają pracę włożoną przez studenta w celu zaliczenia danego przedmiotu, oceny ECTS określają natomiast jakość tej pracy. Podpisaną kopię wykazu powinny otrzymać wszystkie strony, tj. uczelnia macierzysta, uczelnia przyjmująca oraz student. UWAGA! Aby zorientować się, jaki poziom reprezentuje dany student i/lub lepiej zorganizować jego pobyt, niektóre uczelnie mogą zażądać przedłożenia wykazu zajęć zaliczonych w uczelni macierzystej przed przyjazdem studenta. W tym celu należy poprosić swój Dziekanat o wydanie transkryptu w jęz. angielskim (Transcript of Records). 2 W przypadku studentów PPD zasady i liczbę ECTS, które student powinien uzyskać na uczelni zagranicznej są określone w planie studiów konkretnego programu (dostępne na stronie WWW danego PPD). 3 W momencie korekty deklaracji LA wymóg min. 20ECTS za punkty merytoryczne pozostaje niezmienny. Punkty ECTS za seminarium licencjackie lub magisterskie nie są wliczane do liczby ECTS, które student musi zdobyć za granicą. Strona 4
A TERAZ O TWOICH OBOWIĄZKACH Jeśli nie zapoznałeś się jeszcze z ofertą programową uczelni partnerskiej, na którą zostałeś zakwalifikowany to najwyższy czas to nadrobić. Na stronie internetowej uczelni zagranicznej 4 znajdują się informacje dotyczące zasad studiowania i zaliczania przedmiotów, kalendarz akademicki, adresy osób, z którymi będziesz się kontaktować, oferta dotycząca zakwaterowania na czas pobytu, linki do formularzy zgłoszeniowych bądź gotowych pakietów informacyjnych, w których znajdziesz praktyczne wskazówki przygotowane z myślą o wszystkich Incoming Students 5. Warto też zapoznać się z raportami studentów, którzy studiowali w tej konkretnej uczelni. Raporty te zamieszczone są na stronie internetowej DPM. Poniżej znajdziesz informacje o obowiązujących dokumentach i procedurach.uwaga! Niektóre dokumenty są zróżnicowane w zależności od poziomu studiów. Na końcu informatora znajdziesz również tzw. Check-list", na której można odhaczyć poszczególne etapy i dokumenty. Przypominamy, że przy każdej z procedur w nawiasie znajdziesz informację, dla jakiego programu jest to czynność bezwzględnie obowiązująca: ERA+ ERASMUS+, CEMS-ERA+ CEMS z dofinansowaniem ERASMUS+, CEMS CEMS bez dofinansowania ERASMUS+, PPD-ERA+ Programy Podwójnego Dyplomu z dofinansowaniem ERASMUS+, PPD Programy Podwójnego Dyplomu bez dofinansowania ERASMUS+, PIM&BIL PIM i umowy bilateralne, FREE Freemover. Studentów CEMS wyjeżdżających z dofinansowaniem ERASMUS+ obowiązują zasady takie same jak dla studentów ERASMUS+ (włącznie ze sprawami finansowymi); studenci bez dofinansowania są traktowani jak studenci wyjeżdżający na PIM i umowy bilateralne. Oprócz zasad obowiązujących ich w programie CEMS są również zobligowani do przestrzegania zasad odnoszących się do wszystkich studentów wyjeżdżających w celu odbycia studiów za granicą 6. Ponadto na końcu Informatora znajdziesz również tabelę porównawczą z zaznaczeniem obowiązujących dokumentów dla danych programów oraz tzw. czek-listę, której możesz używać w celu zakreślania poszczególnych etapów. 4 Informator opisuje procedury najczęściej stosowane przez uczelnie partnerskie, ale w każdej z uczelni mogą obowiązywać dodatkowe procedury. 5 Prosimy o bardzo dokładne zapoznanie się z informacjami dotyczącymi legalizacji pobytu za granicą, ponieważ w każdym kraju są inne (np. w Szwajcarii trzeba mieć udokumentowane posiadanie odpowiedniej ilości pieniędzy na każdy miesiąc pobytu) 6 Wszystkich studentów wyjeżdżających obowiązuje Zarządzenie Rektora nr 13 z dnia 11 kwietnia 2008 r. w sprawie określenia wzoru dokumentów i zasad kierowania za granicę pracowników, doktorantów i studentów SGH, w celach naukowych, dydaktycznych, szkoleniowych Strona 5
OBOWIĄZKI PRZEDWYJAZDOWE Podstawową stroną internetową, na której znajdują się wszystkie pliki i informacje jest strona procedur wyjazdowych obowiązujących w roku 2014/2015. Prosimy, abyś dodał/a sobie stronę procedur do stron ulubionych i na bieżąco starał/a się sprawdzać aktualizacje. Dziękujemy! UWAGA! Wszystkie dokumenty należy wypełniać elektronicznie i drukować dwustronnie, jeśli posiadają one więcej niż 1 stronę. Dzięki temu przyczynisz się do oszczędzenia miejsca w naszych segregatorach oraz ochrony środowiska. KROK 1 REJESTRACJA (ERA, FSS, CEMS-ERA, CEMS, PPD-ERA, PPD, PIM&BIL, FREE) Twoim pierwszym krokiem jest elektroniczne wypełnienie formularza rejestracyjnego (zał. 1) z aktualnym zdjęciem (może być skan) i danymi osobowymi dla potrzeb DPM (jest dostępny na stronie WWW z procedurami wyjazdowymi). Wypełniony formularz musisz w wyznaczonym terminie dostarczyć do DPM. REJESTRACJI NA UCZELNI PARTNERSKIEJ DOKONUJESZ SAM. Naszym zadaniem jest jedynie zgłoszenie uczelni zagranicznej Twojego nazwiska i podstawowych danych osobowych (tzw. nominacja). Na stronie WWW uczelni, do której zostałeś zakwalifikowany, należy poszukać formularza nazywanego najczęściej exchange students application form 78. To, w jaki sposób (pocztą, faksem, emailem czy online) i do kogo powinien być wysłany formularz powinno być również opisane w procedurze aplikacyjnej na stronie internetowej wybranej uczelni. Uczelnie partnerskie przesyłają dokumenty aplikacyjne do studentów w różny sposób: w korespondencji emailowej, drogą pocztową jako pakiety na ręce koordynatora lub bezpośrednio do studenta bądź informując o adresie internetowym, pod którym można znaleźć komplet informacji na temat rejestracji. Nie otrzymanie jednak takiej korespondencji nie zwalnia studenta z obowiązku skontaktowania się na własną rękę z koordynatorem programu wymiany bądź właściwym pracownikiem w uczelni przyjmującej (najczęściej jest to Incoming Students Officer). Jeśli chodzi o kwestie zakwaterowania to nierzadko uczelnie oferują pomoc w znalezieniu zakwaterowania 9. Wiele z nich posiada akademiki; te, które nie posiadają akademików proponują mieszkania do wynajęcia. Warto się tym zająć jak najszybciej z uwagi na ograniczoną liczbę miejsc zarówno w akademikach, jak i w mieszkaniach prywatnych proponowanych przez uczelnie zagraniczne. 7 Uczelnie coraz częściej mają swoje systemy online, przez które odbywa się rejestracja studentów. Jeśli wymogiem zarejestrowania jest nominacja przez uczelnię wysyłającą, to pracownik DPM tego dokona, ale resztę aplikacji student musi wypełnić sam. 8 Studenci PPD będą zgłaszani do uczelni osobno w oparciu o zasady określone przez uczelnię partnerską. 9 Prosimy pamiętać, że w przypadku uczelni w ramach ERASMUS+ zakwaterowanie NIE jest gwarantowane żadnymi umowami pomiędzy uczelniami i uczelnia wysyłająca nie ma żadnego wpływu na to, czy studentowi zostanie przyznany akademik. W przypadku umów PIM i bilateralnych niektóre umowy to określają; o szczegóły należy pytać osobę kontaktową w DPM. Strona 6
W formularzu zgłoszeniowym często należy podać dane dotyczące Twojej macierzystej uczelni. Nazwa Szkoły po angielsku to Warsaw School of Economics (SGH) 10 ; kod ERASMUS+ naszej Uczelni to PL WARSZAW03 (jedna spacja), dane kontaktowe pracowników SGH znajdziesz na końcu niniejszego Informatora. Wszystkie formularze i dokumenty należy wypełnić dokładnie i czytelnie. Leży to w Twoim interesie, od tego zależy m.in. sprawna organizacja Twojego pobytu za granicą! Zostaw sobie kopie lub skany wszystkich wypełnionych dokumentów. W miejscu, gdzie jest podpis koordynatora uczelnianego i jego dane kontaktowe prosimy wpisać dane, które są dostępne w końcowej części Informatora (koordynator nie jest w stanie wypełniać tego za każdego studenta). Nie używaj polskich liter wypełniając formularze online! 11 Na stronie uczelni partnerskiej polskie litery występują niestety w charakterze znaczków i następują przekłamania w Twoich danych osobowych. KROK 2 POTWIERDZENIE PRZYJĘCIA Z UCZELNI PARTNERSKIEJ Acceptance Letter (ERA, FSS, CEMS-ERA, CEMS, PPD-ERA, PPD, PIM&BIL, FREE) Dokument ten uczelnia przyjmującą powinna przesłać pod wskazany przez Ciebie w formularzu aplikacyjnym adres. Czasem jednak tego typu potwierdzenia uczelnie partnerskie przesyłają bezpośrednio do koordynatora danego programu na SGH, zwłaszcza, jeśli do danej uczelni przyjeżdża więcej niż jeden student z SGH. O to, czy Acceptance Letter został już przysłany należy pytać w DPM osobę odpowiedzialną za bezpośredni kontakt ze studentem mailowo lub telefonicznie, bądź sprawdzić osobiście w pok. 17 w bud. A w godzinach przyjęć studentów (informacje o godz. przyjęć osób kontaktowych w Danych kontaktowych ). PAMIĘTAJ!! W przypadku ERASMUS+ prawidłowy Acceptance Letter MUSI zawierać takie dane jak: imię i nazwisko studenta, nazwę uczelni partnerskiej, dokładny czas trwania semestru: od DD/MM/YYYY do DD/MM/YYYY, dokładny czas trwania pierwszej sesji egzaminacyjnej. Acceptance Letter niezawierający dokładnych dat trwania semestru/roku akademickiego nie będzie honorowany. Czas trwania semestru liczony jest od momentu rozpoczęcia zajęć do końca 1 sesji egzaminacyjnej. Student ma obowiązek wyegzekwowania od uczelni prawidłowo wypełnionego Acceptance Letter. Jest to niezbędne do obliczenia wysokości stypendium. 10 Skrót SGH obowiązuje zarówno w języku polskim jak i angielskim; PROSIMY NIE UŻYWAĆ WSE! 11 Czasami uczelnie wymagają jednak używania polskich liter, ale z reguły się tego nie robi. Strona 7
KROK 3 WNIOSEK-SKIEROWANIE NA WYJAZD ZA GRANICĘ (ERA, FSS, CEMS-ERA, CEMS, PPD-ERA, PPD, PIM&BIL, FREE) Aby pobyt na uczelni partnerskiej mógł być wliczony do Twojego dorobku studiów w SGH musisz złożyć wniosek o wyjazd za granicę, który należy pobrać ze strony internetowej. Wniosek trzeba wypełnić elektronicznie i złożyć w 2 egzemplarzach najpierw do DPM (pok. 17); instrukcja obrazkowa" jak właściwie wypełnić wniosek znajduje się na stronie procedur wyjazdowych. Bądź świadom tego, że w przypadku ERASMUS+, CEMS z ERASMUS+ (oraz PPD jeśli student będzie beneficjentem ERASMUS+) wniosek nie zostanie podpisany od ręki, ponieważ musi on zostać podpisany nie tylko przez pracownika Centrum, ale również przez dysponenta środków programu (tzn. przez koordynatora programu). Z reguły powinien on być podpisany następnego dnia, ale czasami z przyczyn niezależnych może to trwać nieco dłużej; będziemy się starać, żeby nie trwało to dłużej niż 3 dni robocze. W związku z tym prosimy, aby nie składać tych dokumentów na ostatnią chwilę w dniu deadline u na składanie w DPM dokumentów. W przypadku wyjazdów całorocznych student składa wniosek o wyjazd na cały rok załączając do niego Learning Agreement wypełniony tylko na semestr zimowy (z wyjątkiem PPD, w ramach którego studenci wypełniają Learning Agreement na każdy semestr przed swoim wyjazdem). UWAGA! Learning Agreement na semestr letni student jest zobowiązany dostarczyć jeszcze przed rozpoczęciem semestru letniego na uczelni partnerskiej 12. Nie można wypełniać jednego Learning Agreement na cały rok akademicki! PAMIĘTAJ! Warunkiem uzyskania zgody Dziekana SL lub SM na wyjazd celem zaliczenia semestru za granicą jest zaliczenie semestru poprzedniego. Student, który wyjedzie pomimo braku zaliczenia poprzedniego semestru może zostać zmuszony do wcześniejszego powrotu, a w przypadku ERASMUS+ i FSS również do zwrotu stypendium, jeśli zostało mu one wypłacone. KROK 4 WYBÓR PRZEDMIOTÓW Learning Agreement (ERA, FSS, CEMS- ERA, CEMS, PPD-ERA, PPD, PIM&BIL, FREE) Przed wyjazdem na stypendium, masz obowiązek dokonania wyboru przedmiotów z oferty uczelni przyjmującej, za pomocą formularza Learning Agreement LA. W dokumencie tym zgłaszasz nazwy przedmiotów, ich sygnatury (jeśli są znane) oraz liczbę punktów ECTS przyporządkowaną tym przedmiotom 13. Dokument ten stanowi trójstronną umowę wiążącą pomiędzy studentem, uczelnią macierzystą i uczelnią partnerską; jest gwarancją zaliczenia okresu studiów za granicą do toku studiów w uczelni macierzystej. 12 Nie jest możliwe składanie Learning Agreement na semestr letni [w przypadku rocznego pobytu na stypendium] w połowie tegoż semestru lub nawet pod koniec. Learning Agreement jest umową, którą należy podpisać przed, a nie po fakcie. 13 Pamiętaj, że LA nie zostanie podpisane, jeśli nie będą podane punkty ECTS. Strona 8
Formularz LA należy pobrać ze strony DPM i wydrukować dwustronnie 14 ; formularz powinien być sporządzony w 2 egzemplarzach. Ze strony uczelni macierzystej, formularz powinien zostać zaparafowany przez Koordynatora Programu ERASMUS+ lub uprawnionego pracownika DPM, lub kierownika programu podwójnego dyplomu, a następnie podpisany przez Dziekana lub Prodziekana właściwego studentowi Studium. Następnie jeden egzemplarz zostaje w Dziekanacie SL lub SM, drugi egzemplarz natomiast zabierasz ze sobą na uczelnię partnerską i przedkładasz do podpisu uprawnionym osobom w uczelni przyjmującej 15. W DPM składasz jeden egzemplarz wniosku o wyjazd oraz kopię LA podpisanego przez Dziekana. UWAGA! W związku z etapem przejściowym, związanym z wdrażaniem nowego wzoru Learning Agreement w uczelni, jesteś zobowiązany dostarczyć oprócz 2 kopii nowego LA również 1 kopię starego LA, który po podpisaniu przez DPM i Dziekanat zostanie w twojej teczce w Dziekanacie. Twoim obowiązkiem jest zgłoszenie przedmiotów mających wartość 30 ECTS na 1 semestr 16. Dopuszczalna liczba ECTS za przedmioty nie-merytoryczne (np. językowe lub sportowe) wynosi 10 punktów przy deklaracji 20 ECTS z przedmiotów merytorycznych. Pamiętaj, że w przypadku realizacji mniejszej liczby ECTS minimalna liczba ECTS za przedmioty merytoryczne pozostaje niezmieniona (tj. 20ECTS). Uczelnie z krajów pozaeuropejskich nie stosują skali ECTS, lecz swoją własną skalę punktową. Przed wybraniem przedmiotów, należy skontaktować się z osobą odpowiedzialną za PIM i umowy bilateralne, aby poznać przelicznik punktów danej uczelni na punkty ECTS. W learning Agreement nie należy wpisywać punktów innych, niż ECTS. Jeżeli wyjeżdżasz na cały rok akademicki twoim obowiązkiem jest złożenie Learning Agreement na każdy semestr osobno. KROK 5 ZAŚWIADCZENIE Z SGH (ERA, CEMS-ERA, CEMS, PPD-ERA, PPD; PIM&BIL i FREE opcjonalnie) W DPM możesz otrzymać imienne zaświadczenie o uczestnictwie w programie w języku polskim. Zaświadczenie to otrzymujesz w celu załatwienia formalności związanych z ubezpieczeniem w Narodowym Funduszu Zdrowia. Aby je dostać skontaktuj się w DPM z osobą odpowiedzialną za bezpośredni kontakt ze studentem (p. Agata Kowalik dla ERA+, FSS, CEMS-ERA+; PPD koordynator administracyjny konkretnego programu i p. Agata Augustyniak dla CEMS, PIM&BIL, FREE). KROK 6 PODPISANIE UMOWY (ERA, PPD-ERA, CEMS-ERA i FSS) Zanim wyjedziesz za granicę zobowiązany jesteś do podpisania i złożenia Umowy finansowej ERASMUS+ lub FSS. Umowa ta obliguje Cię do: odbycia studiów w deklarowanym okresie, 14 LA wydrukowane jednostronnie lub niekompletne będą powodem odrzucenia takiego druku. 15 Student MUSI mieć Learning Agreement ze sobą. Nie wolno zostawiać go w domu nawet, jeśli wiadomo, że będą zmiany do oryginalnej deklaracji. Brak LA i podpisów uczelni partnerskiej na tym dokumencie mogą doprowadzić do nieuzyskania zaliczenia okresu studiów za granicą, a co za tym idzie powtarzania semestru lub całego roku. 16 O sytuacjach wyjątkowych informowaliśmy powyżej. Strona 9
niezwłocznego powiadomienia uczelni macierzystej o wszelkich zmianach w programie studiów itp. dostarczenia Uczelni wszelkich zaświadczeń potwierdzających odbycie studiów i uzyskania zaliczeń, nieubieganie się o inne stypendia finansowane z funduszy Unii Europejskiej i EOG, wypełnienia ankiety: o ERASMUS+ po powrocie 17 o FSS przed i po wyjeździe wypełnienia raportu z pobytu zagranicznego. Formularz Umowy zostanie umieszczony na naszej stronie tuż przed rozpoczęciem terminu składania umów. Prosimy o nie ściąganie umowy dopóki beneficjenci nie otrzymają emaila z informacjami dotyczącymi spraw finansowych, a na stronie nie pojawi się wzór umowy z określeniem, że jest to wersja ostateczna. Umowę należy złożyć w dwóch (2) oryginalnych egzemplarzach (wydrukowanych dwustronnie i wypełnionych ręcznie. W Umowie nie należy wypełniać numeru umowy, dat rozpoczęcia i zakończenia stypendium, jak również kwoty przyznanego stypendium. W związku z przejściem na przelewy elektroniczne studenci będą proszeni o wypełnienie w systemie Rekrutacja [w wyznaczonym czasie; szczegóły zostaną przesłane w emailu] swoich danych bankowych. Dzięki temu będziemy mogli stworzyć bazę, z której będziemy mogli korzystać również w przypadku ewentualnych dopłat do stypendiów. Okres pobytu za granicą musi być określony w Acceptance Letter imiennym poświadczeniu wystawionym przez uczelnię przyjmującą. Przypominamy, że konto, na które nastąpi przelew stypendium, może być jedynie w polskim banku oraz, że właścicielem konta musi być stypendysta (nie jest możliwe przelanie stypendium na konto osoby trzeciej, np. rodziców). Uczulamy na sprawdzenie poprawności numeru konta, ponieważ w przypadku nieprawidłowego podania tego numeru kosztem ponownego przelewu zostanie obciążony student, a nie Uczelnia. W związku z faktem, iż stypendium programu ERASMUS+ jest wypłacane w euro sugerujemy założenie konta prowadzonego w tej walucie. W przypadku FSS dokonujemy przelewu stypendium w PLN, dlatego zalecamy posiadanie konta złotówkowego. Koszty przelewu pokrywa SGH, jednakże sugerujemy założenie konta w uczelnianej filii banku Pekao S.A. w celu zmniejszenia kosztów transferu. Prosimy zachować aktywny rachunek bankowy do ostatecznego rozliczenia z pobytu na stypendium 18 i nie likwidować go wcześniej. Umowy należy składać w określonym terminie do skrzyni pomiędzy pok. 13 i 14 w bud. A. Osobą odpowiedzialną za sprawy finansowe ERASMUS+ i FSS jest pani Małgorzata GUT-MOSTOWY (gutmosto@sgh.waw.pl). O dokładnych terminach składania umów przez studentów wyjeżdżających w semestrze zimowym i letnim DPM informuje studentów drogą emailową oraz przez umieszczenie informacji na stronie WWW. Informacje te znajdziesz również w niniejszym 17 Ankieta online programu ERASMUS+ stworzona w Mobility Tool jest obowiązkowa; link do ankiety zostanie automatycznie wysłany do beneficjenta po zakończeniu mobilności. Niewypełnienie ankiety będzie skutkowało brakiem rozliczenia semestru(ów). Dlatego wypełnij ankietę ERASMUS+ najpóźniej miesiąc po swoim powrocie. Ankieta jest dokumentem obowiązkowym warunkującym rozliczenie stypendium; jej obecność jest bardzo szczegółowo sprawdzana przez firmy audytujące uczelnie biorące udział w ERASMUS+, a ich brak może w znaczny sposób zaniżyć ocenę ogólną. 18 Przynajmniej do końca września 2015 r., tzn. do momentu zakończenia działań w projekcie ERASMUS+ 2014/2015. Strona 10
informatorze na końcu rozdziału poświęconego procedurom przed wyjazdem. Przed złożeniem umowy trzeba jednak spełnić niezbędne warunki (patrz: krok nr 8). KROK 7 UBEZPIECZENIE (ERA, FSS, CEMS-ERA, CEMS, PPD-ERA, PPD, PIM&BIL, FREE) Po otrzymaniu zaświadczenia w języku polskim powinieneś zaopatrzyć się w Europejską Kartę Ubezpieczenia Zdrowotnego (EKUZ) w przypadku wyjazdów na ERASMUS+, CEMS (do uczelni europejskich), PPD, FSS, Freemover do krajów europejskich 19. Kartę wystawia wojewódzki oddział Narodowego Funduszu Zdrowia (NFZ) właściwy dla miejsca zamieszkania studenta na jego wniosek. W tym celu musisz się udać do odpowiedniego oddziału NFZ. Nie zapomnij o zabraniu ze sobą otrzymanego od nas potwierdzenia wyjazdu w języku polskim. Formularz wniosku, jak również szczegółowe informacje na temat świadczeń i usług medycznych, oferowanych przez dany kraj w ramach EKUZ można znaleźć na stronie Narodowego Funduszu Zdrowia http://www.nfz.gov.pl. Konieczne jest również wykupienie ubezpieczenia od następstw nieszczęśliwych wypadków, które student wykupuje samodzielnie (nie jest potrzebne zaświadczenie). W przypadku wyjazdu do krajów pozaeuropejskich należy wykupić ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków i kosztów leczenia za granicą. W przypadku wszystkich wyjazdów student musi dostarczyć do DPM kopię takiego ubezpieczenia najpóźniej na 2 tygodnie przed wyjazdem. W przypadku programów dofinansowanych niezłożenie kopii ubezpieczenia będzie skutkowało opóźnieniem w wypłacie stypendium do momentu dostarczenia w/w dokumentu. UWAGA! W związku z przypadkami kradzieży, które zdarzyły się naszym studentom w latach poprzednich oraz problemami związanymi z uzyskaniem odszkodowania za utracone mienie, zachęcamy do wykupienia ubezpieczenia od kradzieży. PIM&BIL, FREE (WYJEŻDŻAJĄCY POZA EUROPĘ) SZCZEPIENIA OCHRONNE Wyjazdy do wielu krajów wiążą się ze zwiększonym ryzykiem zachorowania na choroby zakaźne. Szczepienia ochronne stanowią jeden z najbardziej skutecznych sposobów profilaktyki tych chorób. W związku z tym prosimy koniecznie sprawdzić, czy w kraju, do którego jedziecie obowiązują lub są zalecane szczepienia ochronne przeciwko chorobom tropikalnym. Szczegóły można znaleźć m.in. na stronie Wojewódzkiej Stacji Sanitarno-Epidemiologicznej w Warszawie: http://www.wsse.waw.pl/ 19 Zalecamy zaopatrzenie się w EKUZ, ponieważ często przy ubezpieczeniach w prywatnych towarzystwach ubezpieczeniowych należy najpierw pokryć koszty samemu, a dopiero potem składać podanie do ubezpieczyciela o zwrot kosztów. Może to być dość kłopotliwe, kosztowne i stresujące. W przypadku posiadania EKUZ takie sytuacje nie powinny się zdarzyć. Strona 11
DPM DZIEKANAT DPM KROK 8 KIEDY DOKONUJEMY PRZELEWU STYPENDIUM? (ERA, CEMS- ERA, PPD-ERA) Aby otrzymać środki stypendialne student ma obowiązek oprócz Umowy przedłożyć w DPM dokumenty, o których wspomnieliśmy już wcześniej. Każdy student składa Learning Agreement i wniosek o wyjazd jako komplet dokumentów w DPM, aby uzyskać podpis koordynatora programu, na który wyjeżdża. UWAGA! Learning Agreement (w 3 dwustronnie wydrukowanych egzemplarzach) oraz wniosek-skierowanie na wyjazd złożone oddzielnie nie będą rozpatrywane. Podpisane dokumenty przekazujesz do właściwego Dziekanatu PO ICH PODPISANIU Odbierasz z Dziekanatu jeden egzemplarz LA wraz zaakceptowanym przez Dziekana bądź Prodziekana wnioskiem o wyjazd. Składasz w DPM następujące dokumenty: - Podpisany przez Dziekana wniosku o wyjazd oryginał, - kserokopię podpisanego przez Dziekana Learning Agreement, - oryginał Acceptance Letter, - zobowiązanie Studenta skierowanego za granicę w celu odbycia tam części studiów, oraz - kserokopię ubezpieczenia zdrowotnego na okres pobytu na stypendium najpóźniej na 2 tygodnie przed wyjazdem (w przypadku przedłużenia pobytu student jest zobowiązany do przesłania kopii ubezpieczenia na ten przedłużony okres). Oryginał wniosku-skierowania, kopię Learning Agreement i oryginał Letter of Acceptance 20 przynosisz jednorazowo do pok. 17. UWAGA!!! DOKUMENTY SKŁADANE POJEDYNCZO, A NIE JAKO KOMPLET, NIE BĘDĄ PRZYJMOWANE! DEADLINE na złożenie tych dokumentów to: DOKUMENTY Wniosek skierowanie na wyjazd + Learning Agreement + Letter of Acceptance (wrzucane do brązowej skrzyni między pokojami 13 i 14 w bud.a) Dokumenty finansowe ERASMUS+/FSS (wrzucane do brązowej skrzyni między pokojami 13 i 14 w bud.a) semestr zimowy /rok akademicki DSL - do 2.07.2014 DSM - do 10.07.2014 24.07.2014-18.08.2014 semestr letni zaczynający się od stycznia 2013 semestr letni zaczynający się w późniejszym okresie Do 27.11.2014 Do 15.01.2015 Informacja zostanie podana w terminie późniejszym 20 Jeśli do momentu deadline u na składanie LA i wniosku nie będzie jeszcze Letter of Acceptance można go donieść później. Strona 12
OBOWIĄZKI PODCZAS POBYTU NA STYPENDIUM KROK 9 INFORMACJA O KONTAKCIE (ERA, FSS, CEMS-ERA, CEMS, PPD- ERA, PPD, PIM&BIL, FREE) Po przyjeździe do uczelni przyjmującej, studenci są proszeni o przesłanie, do osoby kontaktowej właściwej dla konkretnego programu, formularza kontaktowego (przykład znajdziesz na stronie WWW oraz w załącznikach) z danymi dotyczącymi kontaktu ze studentem podczas pobytu na stypendium. Prosimy pamiętać o wpisaniu zagranicznego adresu pocztowego oraz numeru telefonu komórkowego używanego za granicą! Ze względów bezpieczeństwa zalecamy również zgłoszenie swojego przyjazdu w ambasadzie lub konsulacie Polski lub kraju, z którego student pochodzi. Taka informacja ułatwi, w przypadku nieprzewidzianych okoliczności (np. katastrofy naturalne) odnalezienie studenta. Zachęcamy też do zapoznania się z bieżącą informacją dot. bezpieczeństwa w danym kraju korzystając z serwisu Ministerstwa Spraw Zagranicznych (http://www.msz.gov.pl/): Polak za granicą (dostępna również aplikacja mobilna) Ostrzeżenia dla podróżujących KROK 10 ZMIANY DO FORMULARZA LEARNING AGREEMENT (ERA, FSS, CEMS-ERA, CEMS, PPD-ERA, PPD, PIM&BIL, FREE) Ewentualne zmiany w wyborze przedmiotów zgłaszasz w specjalnym formularzu na adres e-mail swojego Dziekanatu: Studium Licencjackie ksmolin@sgh.waw.pl Studium Magisterskie wymianadsm@sgh.waw.pl nie później niż 1 miesiąc po rozpoczęciu zajęć na uczelni przyjmującej. Późniejsze zgłoszenia będą rozpatrywane tylko w sytuacjach, gdy opóźnienie nastąpi z winy uczelni przyjmującej (trzeba będzie dostarczyć takie poświadczenie z uczelni). UWAGA! Decyzją Dziekanów SL i SM (a w przypadku beneficjentów ERASMUS+ również Fundacji Rozwoju Systemu Edukacji 21 ) zgłoszenie zmian później niż miesiąc po rozpoczęciu zajęć nie będzie honorowane. Opóźnienie będzie uznawane jedynie w przypadkach, w których uczelnie potwierdzą emailowo, iż opóźnienie wystąpiło z winy uczelni przyjmującej, a nie studenta. 21 Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji pełni w Polsce rolę operatora programu ERASMUS+. Strona 13
WAŻNE BRAK ZGŁOSZENIA ZMIAN DO LEARNING AGREEMENT W TERMINIE I/LUB SAMOWOLNE DOKONANIE ZMIAN MOŻE GROZIĆ POWAŻNYMI KONSEKWENCJAMI ZE SKREŚLENIEM Z LISTY STUDENTÓW WŁĄCZNIE!!! Jeżeli zdarzy się sytuacja, iż zajęcia odbywają się w modułach i wystąpić może konieczność zmian po terminie 1 miesiąca student jest zobowiązany poinformować o tym uczelnię macierzystą i poprosić o wyjątkowe wyrażenie zgody na składanie zmian po wymaganym terminie. Brak takiego powiadomienia w terminie będzie skutkowało odrzuceniem zmian złożonych po terminie 22. PAMIĘTAJ Learning Agreement powinien zawierać przedmioty, których wartość wynosi minimum 30 ECTS na semestr, przy czym przynajmniej 2/3 z wybranych punktów musi obejmować przedmioty merytoryczne. Pozostałe punkty mogą stanowić inne przedmioty, np. lektoraty obcych językowe lub zajęcia sportowe. Dopuszcza się możliwość akceptacji Learning Agreement (jeśli istnieją przeszkody wynikające z ograniczonego wyboru przedmiotów w uczelni partnerskiej, co zostanie przez nią potwierdzone) z niższą liczbą punktów ECTS, jednak nie niższą niż 24 ECTS na semestr, pod warunkiem, że student ma nadwyżkę punktową z poprzednich semestrów. W takiej sytuacji liczba ECTS za przedmioty merytoryczne nie może być niższa niż 20ECTS. W przypadku studentów wyjeżdżających na zasadzie free-mover muszą oni załączyć ponadto potwierdzenie przyjęcia na studia z uczelni zagranicznej. (Informator SGH Procedury i zasady związane z wyjazdami zagranicznymi na podstawie oddelegowania) Zmiany zgłoszone w określonej formie (instrukcje i wzór dostępne są na stronie internetowej, a także są załącznikiem do niniejszego Informatora) są przesyłane przez studenta bezpośrednio do Dziekanatu SL lub SM. Po ich zaakceptowaniu pracownik Dziekanatu odsyła studentowi decyzję do wiadomości pracownika DPM. Dopiero po otrzymaniu pisemnej akceptacji zwrotnej (email z Dziekanatu, nie kopia od pracownika DPM) można wprowadzić zmiany do rubryki korygującej na swoim oryginalnym egzemplarzu LA (druga strona LA Changes to Original Learning Agreement). Następnie przekazujesz zmiany do podpisania właściwym osobom na uczelni przyjmującej. Dokument ten przechowujesz aż do powrotu na uczelnię macierzystą, gdzie składasz go wraz z załączoną kopią korespondencji mailowej dotyczącej zmian z akceptacją koordynatora programu z DPM i Dziekana SL lub SM. Jeśli liczba przedmiotów umieszczonych w formularzu korygującym jest większa niż ilość przeznaczonych okienek należy wydrukować dodatkową stronę arkusza korygującego. KROK 11 ZAMIENNIKI DO PRZEDMIOTÓW Niektóre przedmioty oferowane przez uczelnię zagraniczną mogą zostać zaliczone zamiennikami z oferty ogólnej SGH. Aby zamiennik został uznany przez właściwego Dziekana student ma obowiązek uzyskać potwierdzenie zgodności z odpowiednikiem w języku polskim na sylabusie danego przedmiotu, czyli: 22 Najlepszym rozwiązaniem jest zgłoszenie zmian do pierwszego modułu/bloku w terminie wymaganym z podaniem informacji, iż może wystąpić konieczność dokonania zmian w terminie późniejszym po ogłoszeniu harmonogramu kolejnego (kolejnych) modułu(ów) lub złożenie podania do Dziekana (bardziej zalecane) z prośbą o wyrażenie zgody na złożenie zmian z opóźnieniem. Strona 14
podczas pobytu zagranicznego zbierasz sylabusy przedmiotów realizowanych zagranicą. Wydruki z wirtualnych dziekanatów są akceptowane, ale należy takie wydruki i sylabusy potwierdzić w International Office. po powrocie zgłaszasz się z sylabusem po akceptację zgodności do wykładowcy danego odpowiednika na SGH, a w przypadku przedmiotu kierunkowego lub ścieżki do koordynatora danego przedmiotu lub opiekuna ścieżki. Zaakceptowane sylabusy powinny zostać złożone do Dziekanatu SL lub SM. Więcej informacji na temat zamienników udzielają Dziekanaty. W przypadku studentów Studium Licencjackiego formularz zamienników może zostać złożony razem z pozostałymi dokumentami PRZED wyjazdem (tzn. należy zdobyć sylabusy przedmiotów, które będziesz realizować za granicą; jeśli sylabusy nie będą dostępne na stronie uczelni, poproś o pomoc swoją osobę kontaktową na uczelni przyjmującej; dać je do zaakceptowania wykładowcy danego przedmiotu, koordynatora przedmiotu kierunkowego lub opiekuna ścieżki na SGH i złożyć do dziekanatu) lub PO powrocie z wyjazdu. W przypadku studentów Studium Magisterskiego formularz zamienników wraz z całą dokumentacją składa się po powrocie, ale uzgadniać zamienniki można już przed wyjazdem. Zamienniki, jeśli są znane przed wyjazdem, można wpisać również w tabeli B nowego Learning Agreement. PAMIĘTAJ! Nie każdy wykładowca honoruje sylabus bez potwierdzenia uczelni zagranicznej, dlatego sugerujemy zaopatrzyć się w potwierdzenie podpis bądź stempel z biura wymiany uczelni zagranicznej. KROK 12 LETTER OF CONFIRMATION (ERA, FSS, CEMS-ERA, PPD-ERA, PPD) Uczelnia partnerska ma obowiązek poświadczyć każdemu uczestnikowi wymiany jego pobyt na uczelni zagranicznej. Jest to szczególnie ważne w przypadku studentów, którzy otrzymują w trakcie swojego pobytu stypendia, dlatego przed wyjazdem z uczelni przyjmującej twoim obowiązkiem jest uzyskać podpis na Letter of Confirmation. Należy pamiętać, że daty na Letter of Confirmation powinny być takie same jak na Letter of Acceptance, a rozbieżność w długości pobytu może skutkować koniecznością zwrotu części stypendium. Dokument, który dołączasz do rozliczenia swojego wyjazdu, powinien zawierać dokładne daty (DD/MM/YYYY) rozpoczęcia i zakończenia okresu nauki w uczelni partnerskiej. PAMIĘTAJ! Letter of Confirmation to dokument potwierdzający faktyczny okres pobytu na uczelni zagranicznej, i daty wpisane w tym dokumencie powinny dokładnie pokrywać się z datami umieszczonymi w zawartej przed wyjazdem umowie na wypłatę środków finansowych. Jeśli wystąpi znaczna rozbieżność pomiędzy tymi dokumentami student może zostać zobowiązany do zwrotu stypendium. UWAGA! Każdy beneficjent programu ERASMUS+/FSS zobowiązany jest dostarczyć do DPM Letter of Confirmation najpóźniej do 15 lipca 2015 r. Strona 15
PRZEDŁUŻENIE POBYTU NA STYPENDIUM Istnieje możliwość przedłużenia swojego pobytu na stypendium, jednakże pod warunkiem spełnienia pewnych kryteriów i nie w każdym przypadku: W przypadku PIM i umów bilateralnych student ma maksymalnie 2 miesiące od momentu rozpoczęcia zajęć na zgłoszenie chęci przedłużenia pobytu na uczelni zagranicznej pod warunkiem, że uczelnia przyjmująca zgodzi się na takie przedłużenie bez konieczności utraty przez SGH miejsca w następnych latach (chodzi o bilans wymiany). W przypadku programu ERASMUS+ w r. a. 2014/15 nie będzie możliwości przedłużenia swojego pobytu. Student, który będzie chciał pozostać na semestr letni 2014/15 w uczelni partnerskiej może w niej zostać jedynie jako student Freemover pod warunkiem uzyskania na to zgody obu uczelni. Studenci wyjeżdżający jako Freemover muszą uzyskać zgodę uczelni przyjmującej na przedłużenie pobytu; okres na zdecydowanie się o przedłużeniu oraz przeprowadzenie całego procesu przedłużania to maksymalnie 2 miesiące od momentu rozpoczęcia zajęć na uczelni zagranicznej. Kolejnym warunkiem jest nie przedłużanie pobytu na następny rok akademicki, tzn. że student jadący na semestr letni danego roku akademickiego nie może przedłużyć pobytu na semestr zimowy następnego roku akademickiego 23. Oczywiście sama deklaracja nie wystarczy trzeba przedstawić zgodę na takie przedłużenie ze strony uczelni przyjmującej z informacją, że nie będzie konieczna utrata miejsca z następnych rekrutacji. Konieczna jest też zgoda od Dziekana na przedłużenie okresu studiów za granicą na kolejny semestr (najlepiej napisać podanie z taką prośbą). Po uzyskaniu zgody Dziekana na podaniu student będzie musiał przygotować wniosekskierowanie na wyjazd oraz Learning Agreement na kolejny semestr. Zgoda na przedłużenie ze strony SGH będzie oczywiście warunkowa, a warunkiem jest zaliczenie pierwszego semestru na wymianie. 23 Tylko studenci, którzy wyjeżdżają na semestr zimowy mogą ewentualnie przedłużyć swój pobyt za granicą. Strona 16
PO POWROCIE ZE STYPENDIUM KROK 13 RAPORT OPISOWY (ERA, FSS, CEMS-ERA, CEMS, PPD-ERA, PPD, PIM&BIL, FREE) Jednym z elementów rozliczenia Twojego pobytu na uczelni zagranicznej jest sporządzenie raportu opisowego. Twój raport to źródło informacji zarówno dla nas, jaki i Twoich kolegów przyszłych stypendystów. Dlatego prosimy o rzetelne i wyczerpujące opracowanie poszczególnych jego punktów. Co powinien zawierać RAPORT OPISOWY? 1. Adres emailowy, kierunek i ilość zakończonych semestrów studiów na SGH do momentu wyjazdu 2. Nazwa uczelni zagranicznej oraz termin przebywania na stypendium (proszę wpisać semestr (zimowy/letni) oraz daty pobytu), 3. Miejsce pobytu dojazd z Polski, opis miasta, usytuowanie Uniwersytetu. 4. Uniwersytet państwowy czy prywatny, ilość studentów, w tym studentów zagranicznych. 5. Kursy opis kursów, w których brałeś udział: forma prowadzenia zajęć, sposób zaliczenia egzamin czy zaliczenie? Jaka była możliwość konsultacji, jak radziłeś sobie z językiem? 6. Warunki studiowania dostęp do biblioteki, komputera, ksero 7. Warunki mieszkaniowe opis campusu, co trzeba ze sobą przywieźć z Polski? 8. Recepcja jak zostałeś przyjęty, kto się tobą opiekował, kontakt z International Student Office 9. Koszty utrzymania w jakim stopniu otrzymane stypendium zapewniało pokrycie kosztów utrzymania za granicą (dotyczy beneficjentów ERASMUS+), relacje cen, gdzie robić zakupy? 10. Życie studenckie rozrywki, sport 11. Sugestie dotyczące usprawnienia zarządzania systemem grantów wewnątrz Uczelni przez Narodową Agencję programu Erasmus+ lub FSS oraz przez Komisję Europejską. 12. Adaptacja kulturowa wrażenia z przystosowywania się do nowego kraju, kultury; czy przeżyłeś szok kulturowy? Czy w kontaktach z mieszkańcami było coś czego się nie spodziewałeś? Co może zrobić osoba jadąca na stypendium, żeby łatwiej przystosować się do nowego miejsca? 13. Ocena: Jako ostatni punkt raportu prosimy o ocenę Uniwersytetu w skali od 1 do 5 pod względem ogólnym i merytorycznym (akademickim). Raport należy napisać na 3-5 stron formatu A4 i przekazać do DPM w wersji elektronicznej plik WORD przesłany na adres outgoing@sgh.waw.pl lub bilateral@sgh.waw.pl (w Strona 17
zależności od programu, w którym uczestniczyłeś/aś). Jeżeli korzystasz z Office 2007 lub wyższego pamiętaj, aby zapisać plik jako Word 97-2003 lub jako PDF. PAMIĘTAJ! Raport opisowy zostanie umieszczony na stronie internetowej DPM. Studenci, którzy nie życzą sobie umieszczenia swoich danych osobowych w Internecie, proszeni są o ich usunięcie przed przesłaniem raportu na adres e-mailowy pracownika DPM. KROK 14 ANKIETA ERASMUS+ W MOBILITY TOOL (ERA, CEMS-ERA, PPD-ERA) LUB ANKIETA FSS Inną formą raportu jest wypełnienie w przypadku Beneficjentów ERASMUS+ ankiety na stronie Komisji Europejskiej na portalu Mobility Tool. Wypełnienie ankiety jest obowiązkowe dla każdego Beneficjenta programu i jest warunkiem uzyskania rozliczenia wyjazdu; jest ona częścią składową raportu końcowego za dany rok akademicki składanego przez Uczelnię do KE z działań w ramach programu 24. W momencie zakończenia przez studenta mobilności system Mobility Tool przesyła do Beneficjenta zindywidualizowany link do ankiety. W przypadku studentów korzystających z grantów w ramach Funduszu Stypendialnego i Szkoleniowego należy wypełnić dwie ankiety: ankietę ex-ante przed wyjazdem oraz ankietę ex-post, którą wypełnia się po powrocie z wyjazdu. Ankiety są obowiązkowe i są warunkiem rozliczenia wyjazdu; dostępne są one na stronie https://ankiety.frse.org.pl po użyciu loginu i hasła podanego beneficjentowi w momencie wysyłania umowy finansowej. PAMIĘTAJ! Zawsze możesz liczyć na naszą radę i pomoc. Mogą to potwierdzić byli uczestnicy programów wymiany. Musimy jednak mieć możliwość kontaktowania się z Tobą. Rzecz jasna najszybsza (i najtańsza) droga to poczta elektroniczna, choć weź pod uwagę, że czasem odpowiedź nie będzie natychmiastowa. Zadbaj o to, aby dowiedzieć się gdzie i w jaki sposób korzystać z poczty elektronicznej oraz upewnij się, że DPM dysponuje Twoim aktualnym adresem email. Ze względu na konieczność zweryfikowania tożsamości studenta, student powinien kontaktować się z uczelnią poprzez swój adres mailowy w domenie SGH. 24 Wypełnienie raportu oraz ankiety jest jednym z warunków, na które zgadzasz się w podpisanej umowie finansowej. Brak ankiety na serwerze Komisji Europejskiej może być podstawą do żądania zwrotu stypendium. Strona 18
KROK 15 ROZLICZENIE Z DPM (ERA, FSS, CEMS-ERA, CEMS, PPD-ERA, PPD, PIM&BIL, FREE) W celu rozliczenia pobytu na stypendium zagranicznym, zobowiązany jesteś dostarczyć do DPM, w terminie do 1 miesiąca po zakończeniu studiów w uczelni partnerskiej 25 następujące dokumenty: Transcript of Records (TOR) studenci przedstawiają oryginał Transcript of records z uczelni przyjmującej. Prosimy pamiętać, że niektóre uczelnie przesyłają TOR bezpośrednio do SGH w takim wypadku należy skontaktować się z DPM, aby dowiedzieć się, czy transkrypt już dotarł 26. Kopia zostaje w dokumentach studenta w DPM, oryginał zostanie przekazany do właściwego Dziekanatu. Learning Agreement ze wszystkimi wymaganymi podpisami. W przypadku zmian w rubryce korygującej, student przedkłada również zgodę uczelni macierzystej, czyli wydruk korespondencji emailowej z Dziekanatem oraz akceptacją Dziekana odpowiedniego Studium. Raport opisowy z pobytu na stypendium. Raport należy przekazać w wersji elektronicznej na adres outgoing@sgh.waw.pl lub bilateral@sgh.waw.pl w zależności od programu wymiany. Ankieta ERASMUS+ w Mobility Tool student również ma obowiązek po powrocie ze stypendium wypełnić ankietę w Mobility Tool (platforma Komisji Europejskiej). Drukowanie wypełnionej ankiety nie jest konieczne; DPM posiada dostęp do tych ankiet i jest w stanie zweryfikować, kto z beneficjentów Programu nie wypełnił jeszcze ankiety 27. Ankiety ex-ante i ex-post dla Funduszu Stypendialnego i Szkoleniowego obowiązkowe dla każdego beneficjenta Funduszu. Letter of Confirmation poświadczenie uczestniczenia w programie wymiany. Dokument ten jest imienny i zawiera dokładny czas pobytu studenta na stypendium, czyli czas trwania semestru: od DD/MM/YYYY do DD/MM/YYYY. Pamiętaj, że daty podane w Letter of Confirmation powinny być dokładnie takie same, jak na Acceptance Letter i w umowie. Studenci wyjeżdżający na PIM, umowy bilateralne, CEMS bez stypendium ERASMUS+ oraz Freemover nie są zobowiązani do dostarczania tego potwierdzenia Wypełniony formularz rozliczenia z Dziekanatem SL lub SM (formularz dostępny jest na naszej stronie). Formularz ten wraz z załącznikami dostarczany jest do właściwego Dziekanatu automatycznie przez DPM po zaakceptowaniu przez Koordynatora Wymiany SGH. 25 Nawet, jeśli postanawiasz nie wracać zaraz po zakończeniu wymiany do Polski jesteś zobowiązany rozliczyć się ze swojego pobytu na studiach najpóźniej miesiąc po zakończeniu studiów w uczelni partnerskiej. Wystarczy wysłać komplet dokumentów pocztą do osoby kontaktowej programu. 26 Zanim transkrypt dotrze do DPM lub do Ciebie możesz złożyć u nas wszystkie pozostałe dokumenty (w komplecie, a nie w częściach), abyśmy, kiedy tylko dostaniemy transkrypt od razu mogli przystąpić do rozliczenia stypendium. 27 Weryfikacja jest przeprowadzana w momencie rozliczania stypendium. Dokumenty rozliczeniowe nie zostaną podpisane dopóki student nie wypełni ankiety. Strona 19
Formularz zamienników przedmiotów (znajdziesz na naszej stronie) wraz z sylabusami przedmiotów składasz bezpośrednio we właściwym Dziekanacie. Dopiero po przekazaniu wszystkich opisanych powyżej dokumentów uzyskasz szybkie rozliczenie swojego wyjazdu. Brak któregokolwiek z wymienionych powyżej dokumentów może spowodować żądanie zwrotu wypłaconego stypendium. Prosimy o przynoszenie pakietu wszystkich dokumentów jednorazowo, dokumenty składane osobno nie będą przyjmowane. KROK 16 ROZLICZENIE Z DZIEKANATEM (ERA, FSS, CEMS-ERA, CEMS, PPD-ERA, PPD, PIM&BIL, FREE) Rozliczenie z właściwym dla studenta Dziekanatem następuje po przekazaniu przez DPM zaakceptowanego formularza rozliczeniowego, oryginału Learning Agreement i Transcript of Records. UWAGA: późne złożenie w Dziekanacie zaakceptowanych sylabusów przedmiotów może opóźnić zaliczenie semestru na SGH 28. PRZYPOMINAMY: Podczas przebywania na stypendium Programu ERASMUS+ lub innych programów wymiany organizowanych przez DPM studenci zachowują prawa należne studentom SGH (stypendia naukowe, socjalne, itd.). Szczegółów szukaj na stronie Samorządu Studentów SGH. Posiadanie absolutorium na SGH nie zwalnia studenta z obowiązku zaliczenia podczas pobytu na stypendium właściwej liczby punktów ECTS (minimum programowego). Nie jest możliwe otrzymanie urlopu dziekańskiego na okres stypendium. 28 W przypadku studentów SL wyjeżdżających na ostatnim semestrze może również opóźnić obronę pracy licencjackiej. Strona 20
DANE KONTAKTOWE Dział Programów Międzynarodowych Kierownik Działu Koordynator uczelniany programu ERASMUS+ Mgr Elżbieta FONBERG-STOKŁUSKA estokl@sgh.waw.pl pokój 11, Tel. +48.22.564.98.40 Zastępca Kierownika DPM Koordynator programu CEMS Program ERASMUS+ Koordynator administracyjny programów podwójnego dyplomu Mgr Grzegorz M. AUGUSTYNIAK august@sgh.waw.pl pokój 12, Tel. +48.22.546.98.42 Mgr Małgorzata CHROMY mchromy@sgh.waw.pl pokój 7, Tel. +48.22.564.98.41 Konsultacje M. Chromy i G. M. Augustyniaka dla studentów: Poniedziałki, wtorki i czwartki od 11.00 do 13.00 W środy i piątki studenci przyjmowani są jedynie po wcześniejszym umówieniu się telefonicznie bądź emailowo i uzyskaniu potwierdzenia o możliwości spotkania. Osoba kontaktowa dla studentów: ERASMUS+, CEMS ze stypendium ERASMUS+, FSS Mgr inż. Agata KOWALIK outgoing@sgh.waw.pl pokój 17, Tel. +48.22.564.98.44 Konsultacje dla studentów: Poniedziałki, wtorki i czwartki od 9.30 do 13.00; środy od 13.30 do 15.30 W piątki oraz w godzinach poza wyznaczonymi konsultacjami studenci przyjmowani są jedynie po wcześniejszym umówieniu się telefonicznie bądź emailowo i uzyskaniu potwierdzenia o możliwości spotkania. Osoba kontaktowa dla studentów: PIM, umowy bilateralne, Freemover, CEMS bez stypendium ERASMUS+ Mgr Agata AUGUSTYNIAK bilateral@sgh.waw.pl pokój 17, Tel. +48.22.564.97.60 Konsultacje dla studentów: Poniedziałki, wtorki i środy od 9.30 do 13.00 W środy i piątki studenci przyjmowani są jedynie po wcześniejszym umówieniu się telefonicznie bądź emailowo i uzyskaniu potwierdzenia o możliwości spotkania. Sprawy finansowe programu Małgorzata GUT-MOSTOWY ERASMUS+ gutmosto@sgh.waw.pl pokój 13, Tel. +48.22.564.97.61 Godziny przyjęć: Poniedziałki, wtorki i środy od 10.00 do 13.00 W środy i piątki studenci przyjmowani są jedynie po wcześniejszym umówieniu się telefonicznie bądź emailowo i uzyskaniu potwierdzenia o możliwości spotkania. WWW.SGH.WAW.PL/DPM Strona 21