Wpływ informatyzacji na usprawnienie działania urzędów administracji publicznej w Polsce w 2010 r.

Wpływ informatyzacji na usprawnienie działania urzędów administracji publicznej w Polsce w 2010 r. Raport generalny z badań ilościowych dla Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji Październik 2010

Spis treści 1. Informacje o badaniu 3 2. Podsumowanie 6 3. Wyniki badania: 14 A. Dział A: ogólne informacje o urzędach 15 B. Dział B: wykorzystanie systemu elektronicznego zarządzania dokumentami w urzędzie 37 C. Dział C: wykorzystanie informacji przestrzennej i usług przestrzennych 40 D. Dział D: sprawy załatwiane w urzędzie 48 E. Dział E: wpływ wykorzystania technologii teleinformatycznych na pracę urzędu i świadczenie usług 57 F. Dział F: dobre praktyki urzędu 72 G. Dział G: wykorzystanie PIAPów 76 H. Dział I: infrastruktura teleinformatyczna w urzędzie 80 I. Dział II: wykorzystanie systemu elektronicznego zarządzania dokumentami w urzędzie 83 J. Dział III. Wykorzystanie platformy epuap 94 K. Dział IV. Wykorzystanie technologii teleinformatycznych przez pracowników urzędu 100 L. Dział V. Świadczenie elektronicznych usług publicznych 104 M. Dział VI. Biuletyn informacji publicznej (BIP) 114

1. Informacje o badaniu

Informacje o badaniu 4 Cele: Metoda badawcza: Głównym celem badania było zidentyfikowanie stanu informatyzacji i jej wpływu na usprawnienie działania urzędów w Polsce w 2010 roku. Zebrane informacje dotyczyły stanu informatyzacji w zakresie: stopnia komputeryzacji oraz wykorzystania Internetu przez urzędy zastosowanych rozwiązań technicznych dotyczących infrastruktury komputerowej użytkowanego oprogramowania przez urzędy usług realizowanych przez urzędy, a udostępnionych przez Internet. Badanie było 6. edycją i dotyczyło roku 2009 i 2010. CAWI (wspomagany komputerowo wywiad w sieci Internet) ankieta dostępna na stronach MSWiA do wypełnienia on-line lub w wersji papierowej i odesłania Termin realizacji: 1.09-4.10.2010

Informacje o badaniu 5 Próba badawcza: Respondent: Urzędy miejskie i gminne Urzędy powiatowe (starostwa powiatowe lub urzędy miasta na prawach powiatu) Urzędy wojewódzkie/ centralne (wojewódzkie, marszałkowskie, centralne, administracji niezespolonej, Żeglugi Śródlądowej, terenowej administracji rządowej i inne) Kierownicy urzędów (1.016 odesłanych ankiet response rate 40%) Informatycy (1.383 odesłanych ankiet response rate 54%) Rodzaj urzędu Kierownicy Informatycy Urzędy miejskie i gminne 811 1106 Urzędy powiatowe 167 233 Urzędy wojewódzkie/ centralne 38 44 TOTAL 1016 1383

2. Podsumowanie

Podsumowanie (1) Wykorzystanie systemu elektronicznego zarządzania dokumentami w urzędzie 7 Systemy elektronicznego zarządzania dokumentami są dość powszechnie wykorzystywane i posiada je prawie połowa z wszystkich badanych urzędów (48%). Można przewidywać, że liczba urzędów używających takich rozwiązań będzie wzrastać, ponieważ większość (92%) urzędów które obecnie nie wykorzystują systemu archiwizacji i zarządzania dokumentami, planuje to zrobić jak najszybciej (w tym, bądź w 2011 roku). Z systemu elektronicznego zarządzania dokumentami istotnie częściej korzystają urzędy z województw: dolnośląskiego, podlaskiego, pomorskiego, śląskiego. Nie istnieje spójna polityka wdrażania systemów zarządzania dokumentami przez urzędy, a systemy wykorzystywane przez różne urzędy w ograniczonym zakresie są w stanie się ze sobą komunikować. System zarządzania dokumentami zwykle nie jest częścią większego systemu informacyjnego obsługującego więcej niż jeden urząd, innego niż epuap. Istotnie częściej integracja systemów dotyczy urzędów zlokalizowanych Podlasiu i Śląsku. Dość częsta jest integracja systemu zarządzania dokumentami z platformą epuap, jednak praktyczne wykorzystanie wynikających z tego funkcjonalności w zasadzie nie istnieje. Jednak ogólnie o przydatności systemów elektronicznego zarządzania dokumentami w urzędzie może świadczyć fakt, że wśród urzędów, które deklarują poczucie osiągniętego sukcesu we wdrażaniu technologii teleinformatycznych, wdrożenie systemu zarządzania dokumentami jest wymieniane jako ważne osiągnięcie.

Podsumowanie (2) Wykorzystanie informacji przestrzennej i usług przestrzennych 8 Stosowanie systemów informacji przestrzennej nie jest normą dla wszystkich urzędów, jednak jest dość powszechne. Posiada je 44% wszystkich urzędów, w tym większość (89%) urzędów powiatowych. Dane przestrzenne są wykorzystywane przede wszystkim do ewidencjonowania gruntów i nieruchomości (90%), gospodarki nieruchomościami (82%), planowania przestrzennego (73%), planowania inwestycji (77%) oraz gromadzenia danych związanych z ochroną środowiska (61%). Część urzędów udostępnia dane z systemów GIS innym podmiotom (46%) i obywatelom (43%). Wśród przeszkód ograniczających wykorzystywanie danych GIS wymieniane były głównie braki odpowiednich procedur udostępniania danych przestrzennych (71%), nie wdrożony system informatyczny do ich obsługi i udostępniania (70%), brak standaryzacji posiadanych danych (65%) i wreszcie braki w samych danych GIS (65%). Znamienne jest, że przyczyny finansowe nie były wskazywane jako główna przeszkoda, z czego może wynikać wniosek, że urzędy mają możliwości finansowania projektów związanych z GIS, jednak nie realizują ich z powodów organizacyjnych.

Podsumowanie (3) Wpływ wykorzystania technologii teleinformatycznych na pracę urzędu i świadczenie usług 9 Wykorzystywane technologie wpływają na poprawę jakości wykonywanych usług, przyspieszanie załatwiania spraw (w 71% urzędów) i zwiększenie ich ilości (44%). Dzięki nowym technologiom uproszczonych zostało wiele procedur (52%), wzrosła satysfakcja klientów (54%). W opinii badanych dzięki technologii wzrasta też innowacyjność i zaangażowanie w pracę samych pracowników. Ale jednocześnie panuje opinia, że wykorzystywane technologie teleinformatyczne nie wpływają na zmniejszenie ilości pracy wykonywanej przez urzędników (54%), często też nie wpływają znacząco na obniżenie kosztów obsługi klienta i kosztów działania urzędu, nie zmniejsza się również ilość używanych dokumentów papierowych. Ogólnie wśród ankietowanych kierowników obserwowany jest znaczny poziom niewiedzy na temat wpływu technologii teleinformatycznych na pracę urzędu i świadczenie usług.

Podsumowanie (4) Dobre praktyki urzędu 10 Znacząca większość ankietowanych (71%) uważa, że nie ma żadnych osiągnięć, które można by rozpowszechnić w innych urzędach. Poczucie sukcesu w wykonaniu wdrożeń mają przede wszystkim ankietowani z urzędów stopnia wojewódzkiego i centralnego. Urzędy, które uważają, że odniosły sukces w stosowaniu dobrych i godnych naśladowania praktyk wskazują następujące obszary działania: rozwój usług online, elektroniczny obieg dokumentów, upraszczanie procedur. Istotnie częściej doświadczenia w tym zakresie deklarują urzędy ze Śląska. Wykorzystanie PIAPów Dostęp do Internetu przez PIAP nie jest wciąż zjawiskiem powszechnym 55% urzędów nie posiada żadnego PIAPu. Co czwarty urząd posiada tylko jeden PIAP. Na terenie powiatów PIAPy są dostępne też w bibliotekach (59%), rzadziej w szkołach (20%). Urzędy raczej słabo informują o lokalizacji publicznych punktów dostępu do Internetu (60% tego nie robi) i nie monitorują wykorzystania PIAPów przez obywateli.

Podsumowanie (5) Infrastruktura teleinformatyczna w urzędzie 11 Urzędy w większości są połączone z Internetem, w znacznej części przynajmniej jednym szerokopasmowym łączem stałym. W większości urzędów jest wykorzystywany intranet, a ilość wdrożonych intranetów wzrosła od 2008 r. o 10 punktów procentowych. Wykorzystanie platformy epuap Znaczna część urzędów (67%) posiada elektroniczną skrzynkę podawczą na platformie epuap, jednak w praktyce jest ona wykorzystywana w niewielkim stopniu (znikomy odsetek otrzymywanych lub wysyłanych dokumentów). Niemal połowa urzędów posiadających elektroniczną skrzynkę podawczą na platformie epuap świadczy też jakieś usługi w ramach tego systemu (48%). Istotnie częściej usługi elektroniczne na platformie epuap świadczą urzędy z województwa małopolskiego (70%). Urzędy rzadko świadczą usługi złożone na platformie epuap. Jedynie w 14% urzędów posiadających elektroniczną skrzynkę podawczą na platformie epuap oraz system elektronicznego zarządzania dokumentami systemy te są zintegrowane.

Podsumowanie (6) Wykorzystanie technologii teleinformatycznych przez pracowników urzędu 12 Większość pracowników urzędów pracuje z wykorzystaniem komputera. Powszechny jest dostęp do Internetu większość wykorzystywanych komputerów nie ma ograniczeń w dostępie do Internetu. Najmniejszą liczbę pracowników wykorzystujących w swojej pracy komputer lub komputer z dostępem do Internetu deklarują urzędy z województw lubelskiego i podlaskiego. Świadczenie elektronicznych usług publicznych Praktycznie wszystkie urzędy posiadają serwis www (98%), jednak najczęściej wyłącznie w polskiej wersji językowej (74%) i nie spełniający kryteriów dostępności sformułowanych przez Konsorcjum W3C. Podstawową funkcją serwisów internetowych jest dostarczanie informacji (99%) oraz udostępnianie formularzy. Coraz częściej posiadają funkcje interaktywne możliwość załatwiania spraw, zgłaszania wniosków i opinii, śledzenia postępów załatwianych spraw. Istotnie częściej takie możliwości oferują swoim klientom urzędy ze Śląska. Należy tu podkreślić, że pomimo istnienia aplikacji do załatwiania spraw urzędowych przez Internet, są one praktycznie niewykorzystywane tylko 1% urzędów zarejestrował sprawy załatwione w całości przez Internet. Często też urzędy nie dysponują wiedzą na ten temat. Serwisy internetowe stosunkowo rzadko oferują dostęp do danych przestrzennych.

Podsumowanie (7) Biuletyn informacji publicznej (BIP) 13 BIP urzędu jest najczęściej stworzony niezależnie od strony informacyjnej urzędu, hostowany u zewnętrznego dostawcy, a koszty jego utrzymania i rodzaj umowy różnią się w zależności od rodzaju urzędu. Urzędy najczęściej wykorzystują do budowy i aktualizacji biuletynu narzędzia, do których zakupiły licencję (40%), bądź użytkują je na zasadzie usługi (27%). Wykorzystanie narzędzi posiadających darmowe licencje open source jest dość rzadkie (8%) i zdarza się głównie w urzędach centralnych i wojewódzkich (30%).

3. Wyniki badania

A. Dział A: Ogólne informacje o urzędach

Ogólne informacje o urzędach A1. Czy Państwa Urząd jest urzędem: 16 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 16 17 79 78 Kierownicy, n=1016 Informatycy, n=1386 Miejskim Centralnym Marszałkowskim Wojewódzkim Starostwa powiatowego lub urzędem miasta na prawach powiatu Gminnym Większość urzędów które brały udział w badaniu to urzędy gminne (78% odpowiedzi wśród kierowników i 79% wśród informatyków) i starostwa powiatowego lub miasta na prawach powiatu (odpowiednio 16% i 17%).

Ogólne informacje o urzędach A2. Proszę podać średnią liczbę osób pracujących w Urzędzie w lipcu 2010 r. Podstawa: kierownicy, n=1016 17 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% Średnio 96,4 Średnio 53,9 Średnio 167,4 Średnio 713,7 17 7 12 16 17 48 16 18 92 15 31 38 25 ponad 100 osób 61-100 osób 41-60 osób 31-40 osób 21-30 osób 0-20 osób 10% 0% 12 15 total, n=1016 (średnia=96,4) Urząd miejski/ gminny, n=811 (średnia=53,9) Poziom zatrudnienia w badanych urzędach jest dość zróżnicowany. Największe są pod tym względem urzędy wojewódzkie i centralne, zatrudniające zazwyczaj znacznie powyżej 100 osób (92% wskazań, średnie zatrudnienie wynosi 964,4 osoby). Wśród urzędów miejskich/ gminnych widoczne jest natomiast zróżnicowanie od małych placówek 0-20 osób (12%) do dużych urzędów zatrudniających powyżej 100 pracowników (17%). Urzędy powiatowe mają w połowie (48%) wielkość zatrudnienia powyżej 100 pracowników, dość powszechna jest też wielkość 61-100 osób, jednak zdarzają się również urzędy mniejsze zatrudniające 41-60 osób (14%). Śląskie urzędy istotnie częściej (39%) niż ogół badanych urzędów zatrudniają ponad 100 osób. 14 urząd powiatowy, n=167 (średnia=167,4) 8 Urząd wojewódzki/ centralny, n=38 (średnia=713,7)

Ogólne informacje o urzędach A2. Proszę podać średnią liczbę osób pracujących w Urzędzie. (w 2010 roku na to pytanie odpowiadali wyłącznie kierownicy urzędów) 18 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 11 12 13 17 13 13 15 16 15 15 15 16 14 16 14 15 29 28 28 25 19 15 14 12 2006 (n=1949) 2007 (n=2112) 2008 (n=1802) 2010 (n=1016) ponad 100 osób 61-100 osób 41-60 osób 31-40 osób 21-30 osób 0-20 osób Wielkość zatrudnienia w urzędach nie uległa znacznym zmianom w ciągu ostatnich lat (od 2006 roku), jednak daje się zauważyć wzrost w obszarze placówek zatrudniających większą liczbę pracowników.

Ogólne informacje o urzędach A3. Proszę podać wartość budżetu Urzędu na rok 2010 w złotych Podstawa: kierownicy, n=1016 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Średnio 81.259.847 PLN 18 20 22 20 12 19 26 23 19 20 16 total, n=1016 Średnio 53.382.139 PLN Urząd miejski/ gminny, n=811 Średnio 185.994.897 PLN Większość urzędów wojewódzkich (61%) i znaczna część powiatowych (40%) dysponuje budżetami przekraczającymi 61 milionów złotych. W przypadku urzędów miejskich/ gminnych jest widoczne zróżnicowanie wielkości dostępnych środków budżetowych, co prawdopodobnie wiąże się z wielkością miasta/ gminy. Najniższym poziomem budżetu istotnie częściej dysponują urzędy z łódzkiego i opolskiego, natomiast najwyższym urzędy zlokalizowane na Śląsku. 40 26 8 9 Urząd powiatowy, n=167 Średnio 215.945.832 PLN 61 21 5 3 11 Urząd wojewódzki/ centralny, n=38 ponad 61.080.000 PLN 30.000.001-61.080.000 PLN 17.000.001-30.000.000 PLN 8.500.001-17.000.000 PLN 0-8.500.000 PLN 19

Ogólne informacje o urzędach A4.0. Proszę podać wartość części budżetu Urzędu na rok 2010 w złotych, który zaplanowano przeznaczyć na szeroko pojętą informatyzację (sprzęt, oprogramowanie, wdrożenia, szkolenia informatyczne) Podstawa: kierownicy, n=1016 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Średnio 595.155 PLN (1,72% całego budżetu) 13 20 9 12 23 8 17 9 14 26 7 15 18 13 13 8 9 2 7 8 total, n=1016 Średnio 381.035 PLN (1,60% całego budżetu) Urząd miejski/ gminny, n=811 Średnio 1.185.690 PLN (1,79% całego budżetu) 25 35 11 urząd powiatowy, n=167 Średnio 2.569.683 PLN (3,94% całego budżetu) 79 Urząd wojewódzki/ centralny, n=38 Najmniej (do 250 tys. złotych) na szeroko pojętą informatyzację zamierzają przeznaczyć urzędy z województwa podlaskiego i kujawsko-pomorskiego. Najwyższym budżetem na zakup sprzętu, oprogramowania, wdrożenia i szkolenia dysponują urzędy na Górnym i Dolnym Śląsku. 350.001 PLN i więcej 99.001-350.000 PLN 70.001-99.000 PLN 50.001-70.000 PLN 25.001-50.000 PLN 10.001-25.000 PLN 0-10.000 PLN 20

Ogólne informacje o urzędach A4a. Proszę podać wartość części budżetu Urzędu na rok 2010 w złotych, który zaplanowano przeznaczyć na sprzęt i wdrożenia zawiązane ze sprzętem. Podstawa: kierownicy, n=1016 21 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Średnio 188.577 PLN 6 6 6 9 16 8 34 8 20 21 12 21 19 Średnio 78.625 PLN 24 23 10 11 Średnio 513.223 PLN 30 14 2 3 Średnio 1.108.454 PLN 82 03 5 8 brak danych 70.001-111.000 PLN 69.001-70.000 PLN 30.001-69.000 PLN 15.001-30.000 PLN 6.001-15.000 PLN 1-6.000 PLN total, n=1016 Urząd miejski/ gminny, n=811 urząd powiatowy, n=167 Urząd wojewódzki/ centralny, n=38 Urzędy na Podlasiu istotnie częściej zamierzają przeznaczyć na sprzęt i wdrożenia kwotę z przedziału 1-15 tys. złotych. Natomiast urzędy w województwie opolskim istotnie częściej dysponują na ten cel budżetem mieszczącym się w przedziale 30-69 tys. złotych. Najwyższym budżetem na sprzęt i wdrożenia dysponują urzędy na Śląsku.

Ogólne informacje o urzędach A4b. Proszę podać wartość części budżetu Urzędu na rok 2010 w złotych, który zaplanowano przeznaczyć na oprogramowanie i wdrożenia związane z oprogramowaniem. Podstawa: kierownicy, n=1016 22 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Średnio 127.898 PLN 8 8 10 12 7 6 7 24 17 18 11 23 19 25 21 14 16 total, n=1016 Średnio 67.442 PLN Urząd miejski/ gminny, n=811 Średnio 227.005 PLN 23 74 15 3 8 13 3 4 8 Urząd powiatowy, n=167 Średnio 982.589 PLN 3 Urząd wojewódzki/ centralny, n=38 brak danych 70.001-111.000 PLN 69.001-70.000 PLN 30.001-69.000 PLN 15.001-30.000 PLN 6.001-15.000 PLN 1-6.000 PLN Urzędy na Podlasiu istotnie częściej zamierzają przeznaczyć na oprogramowanie i wdrożenia kwotę z przedziału 1-6 tys. złotych. Natomiast urzędy w województwie łódzkim istotnie częściej dysponują na ten cel budżetem mieszczącym się w przedziale 6-15 tys. złotych. Najwyższym budżetem na sprzęt i wdrożenia dysponują urzędy na Dolnym i Górnym Śląsku.

Ogólne informacje o urzędach 23 Plany budżetowe na zakupy i wdrożenie oprogramowania i ogólne wydatki na IT mają podobną strukturę, urzędy planują wydać podobne odsetki swojego budżetu na zakup sprzętu i oprogramowania, wyjątkiem są tu urzędy powiatowe, które określiły wydatki na sprzęt jako około dwukrotnie wyższe niż na oprogramowanie. Wielkość całego budżetu jest zróżnicowana. Urzędy wojewódzkie i centralne w 80% deklarują wydatkowanie na IT kwot powyżej 350.000 złotych. W większości określają poziom wydatków na sprzęt i oprogramowanie pomiędzy 70.000 a 111.000. W przypadku pozostałych urzędów panuje znaczne zróżnicowanie w strukturach planowanych budżetów, jednak wspólny jest niewielki udział wydatków na informatykę w ogólnym budżecie urzędu. Znaczna ilość urzędów (46%) nie planuje przeznaczyć na informatyzację więcej niż 50.000 złotych. W większości dotyczy to urzędów miejskich i gminnych, jednak również 22% urzędów powiatowych zadeklarował taki maksymalny poziom wydatków.

Ogólne informacje o urzędach A5. Kto zajmuje się obsługą informatyczną Urzędu?, Podstawa: kierownicy, n=1016 24 Wydzieleni pracownicy lub komórka organizacyjna w Urzędzie 47 53 57 78 część zadań realizują pracownicy/ komórka organiz. w Urzędzie, a część podmiot zewnętrzny Podmiot zewnętrzny na zlecenie Urzędu 1 5 12 10 20 34 32 47Urząd wojewódzki/ centralny, n=38 Urząd powiatowy, n=167 Urząd miejski/ gminny, n=811 total, n=1016 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 Obsługą informatyczną urzędów zajmują się przede wszystkim osoby w nich zatrudnione. Szczególnie wyróżniają się tutaj urzędy powiatowe, których prawie 80% posiada osoby bądź działy zajmujące się informatyką i realizujące całość zadań z zakresu obsługi informatycznej. W urzędach powiatowych rzadziej niż gdzie indziej część prac jest zlecanych podwykonawcom (w 20% placówek). Urzędy szczebla wojewódzkiego i centralnego dzielą prace pomiędzy urzędników a podmioty zewnętrzne, natomiast całkowity outsourcing usług najczęściej (12%) jest stosowany w urzędach miejskich i gminnych. W województwie warmińsko-mazurskim istotnie częściej (81%) niż wśród ogółu badanych urzędów, obsługą informatyczną urzędu zajmują się wydzieleni pracownicy lub komórka organizacyjna w urzędzie.

Ogólne informacje o urzędach A6a. Proszę podać średnią liczbę osób pracujących przy obsłudze informatycznej Urzędu w lipcu 2010 r. zajmujących się rozwojem systemów informatycznych P O D S T A W A :Tylko urzędy, w których obsługą informatyczną zajmują się wydzieleni pracownicy/ komórka organizacyjna, n=909 25 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Średnio 1,6 osoby Średnio 1,1 osoby Średnio 2,6 osoby Średnio 8,4 osoby 6 31 4 13 16 59 66 16 17 total, n=909 Urząd miejski/ gminny, n=708 15 9 28 38 53 17 11 10 11 Urząd powiatowy, n=165 8 Urząd wojewódzki/ centralny, n=36 4 osoby i więcej 3 osoby 2 osoby 1 osoba 0 osób Ilość osób zatrudnionych przy rozwoju systemów informatycznych zależy od szczebla urzędu. Ponad połowa (53%) urzędów wojewódzkich i centralnych zatrudnia 4 i więcej osób. W znacznej liczbie urzędów miejskich i gminnych (17%) nie jest zatrudniony nikt odpowiedzialny za rozwijanie systemów. Najczęstszą praktyką w urzędach powiatowych i miejskich/gminnych jest zatrudnianie 1-2 informatyków. W województwie podlaskim istotnie częściej (37%) niż wśród ogółu badanych urzędów, w lipcu 2010r. przy obsłudze informatycznej urzędu nie była zatrudniona żadna osoba.

Ogólne informacje o urzędach A6b. Proszę podać średnią liczbę osób pracujących przy obsłudze informatycznej Urzędu w lipcu 2010 r. zajmujących się operacjami i utrzymaniem systemów informatycznych, P O D S T A W A :Tylko urzędy, w których obsługą informatyczną zajmują się wydzieleni pracownicy/ komórka organizacyjna, n=909 26 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Średnio 1,9 osoby Średnio 1,3 osoby Średnio 2,5 osoby Średnio 10,3 osoby 7 6 17 66 4 2 14 76 9 4 5 2 3 total, n=909 Urząd miejski/ gminny, n=708 16 12 33 37 Urząd powiatowy, n=165 66 11 11 Urząd wojewódzki/ centralny, n=36 4 osoby i więcej 3 osoby 2 osoby 1 osoba 0 osób Obsługą systemów informatycznych, podobnie jak ich rozwojem zajmuje się najczęściej jedna lub dwie osoby w urzędach powiatowych i miejskich/ gminnych, a 4 i więcej w centralnych i wojewódzkich. W województwie śląskim istotnie częściej (20%) niż wśród ogółu badanych urzędów, w lipcu 2010r. operacjami i utrzymaniem systemów informatycznych było zatrudnione 4 lub więcej osób.

Ogólne informacje o urzędach A6c. Proszę podać średnią liczbę osób pracujących przy obsłudze informatycznej Urzędu w lipcu 2010 r. zajmujących się zarządzeniem komórką informatyczną lub zarządzaniem projektami P O D S T A W A :Tylko urzędy, w których obsługą informatyczną zajmują się wydzieleni pracownicy/ komórka organizacyjna, n=909 27 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Średnio 1,2 osoby Średnio 1 osoby Średnio 1,4 osoby Średnio 3,3 osoby 32 21 4 10 14 26 66 70 15 17 12 total, n=909 Urząd miejski/ gminny, n=708 Zarządzaniem działem informatyki i projektami zajmuje się najczęściej 1 osoba w urzędach powiatowych, miejskich i gminnych. W urzędach wojewódzkich i centralnych organizacja obsługi IT jest bardziej zróżnicowana aż w 17% urzędów zarządzaniem zajmują się nawet 4 osoby lub więcej. Natomiast w urzędach powiatowych w ponad połowie (55%) jest jeden manager, a w 30% 2 lub 3. W województwie podlaskim istotnie częściej (35%) niż wśród ogółu badanych urzędów, w lipcu 2010r. zarządzaniem komórką informatyczną lub zarządzaniem projektami nie zajmowała się żadna osoba. 55 Urząd powiatowy, n=165 17 22 28 28 6 Urząd wojewódzki/ centralny, n=36 4 osoby i więcej 3 osoby 2 osoby 1 osoba 0 osób

Ogólne informacje o urzędach A6d. Proszę podać średnią liczbę osób pracujących przy obsłudze informatycznej Urzędu w lipcu 2010 r. zajmujących się wsparciem użytkownika (help desk) P O D S T A W A :Tylko urzędy, w których obsługą informatyczną zajmują się wydzieleni pracownicy/ komórka organizacyjna, n=909 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Średnio 1,6 osoby Średnio 1,1 osoby Średnio 2,5 osoby Średnio 6,9 osoby 7 32 5 13 16 56 64 17 18 total, n=909 Urząd miejski/ gminny, n=708 15 11 30 32 61 14 14 3 12 8 Urząd powiatowy, n=165 Urząd wojewódzki/ centralny, n=36 4 osoby i więcej 3 osoby 2 osoby 1 osoba 0 osób 28 Podobnie jak w innych obszarach obsługi IT obsługą help desk w urzędach miejskich i powiatowych zajmują się 1-2 osoby, natomiast na szczeblu wojewódzkim i centralnym jest tych osób najczęściej 4 i więcej (61%). Spora ilość (18%) urzędów miejskich i gminnych nie zatrudnia nikogo do wsparcia użytkowników systemów informatycznych. W województwie podlaskim istotnie częściej (31%) niż wśród ogółu badanych urzędów, w lipcu 2010r. help deskiem nie zajmowała się żadna osoba. Natomiast w województwie śląskim stornie częściej (25%) help deskiem zajmowały się co najmniej 4 osoby.

Ogólne informacje o urzędach A6e. Proszę podać średnią liczbę osób pracujących przy obsłudze informatycznej Urzędu w lipcu 2010 r. zajmujących się aktualizacją i wprowadzaniem danych do BIP P O D S T A W A :Tylko urzędy, w których obsługą informatyczną zajmują się wydzieleni pracownicy/ komórka organizacyjna, n=909 29 Średnio 3,7 osoby Średnio 2,5 osoby Średnio 8,4 osoby Średnio 6,2 osoby 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% 17 13 7 19 54 total, n=909 6 18 60 3 2 4 Urząd miejski/ gminny, n=708 Obsługą Biuletynu Informacji Publicznej zajmuje się najczęściej 1 osoba (54% wskazań dla wszystkich urzędów). Częściej niż w innych typach urzędów większą liczbę osób do tego zadania zatrudniają urzędy powiatowe (4 osoby i więcej w 37% urzędów). W województwie śląskim istotnie częściej (45%) niż wśród ogółu badanych urzędów, w lipcu 2010r. aktualizacją i wprowadzaniem danych do BIP zajmowały się minimum 3 osoby. 37 7 23 30 Urząd powiatowy, n=165 20 20 14 34 11 Urząd wojewódzki/ centralny, n=36 4 osoby i więcej 3 osoby 2 osoby 1 osoba 0 osób

Ogólne informacje o urzędach A6f. Proszę podać średnią liczbę osób pracujących przy obsłudze informatycznej Urzędu w lipcu 2010 r. zajmujących się innymi obszarami P O D S T A W A :Tylko urzędy, w których obsługą informatyczną zajmują się wydzieleni pracownicy/ komórka organizacyjna, n=909 30 Średnio 1,4 osoby Średnio 0,9 osoby Średnio 3 osoby Średnio 3,2 osoby 100% 90% 80% 4 3 2 10 13 9 10 25 4 osoby i więcej 70% 60% 50% 49 54 24 6 8 11 3 osoby 2 osoby 1 osoba 40% 32 0 osób 30% 20% 10% 30 30 25 50 0% total, n=909 Urząd miejski/ gminny, n=708 Urząd powiatowy, n=165 Urząd wojewódzki/ centralny, n=36 Oprócz wymienionych wcześniej podstawowych obszarów działalności przy obsłudze informatycznej, ponad 30% procent urzędów zatrudnia pracowników do innych zadań w służbie IT. Ilość tych osób rośnie wraz ze szczeblem urzędu i w 25% urzędów wojewódzkich i centralnych wynosi 4 osoby lub więcej.

Ogólne informacje o urzędach A7. Czy w pierwszym półroczu 2010 r. w Państwa Urzędzie zostały przeprowadzone szkolenia informatyczne dla pracowników? Podstawa: kierownicy, n=1016 Urząd wojewódzki/ centralny, n=38 68 32 31 Urząd powiatowy, n=167 Urząd miejski/ gminny, n=811 36 47 64 53 Tak Nie total, n=1016 39 61 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% 2010 (n=1016) 39 61 2008 (n=1802) 2007 (n=2112) 27 27 73 73 Tak Nie 2006 (n=1949) 22 78 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Ponad połowa (61%) urzędów nie prowadzi szkoleń informatycznych dla pracowników najczęściej jest tak w urzędach miejskich/ gminnych. Natomiast częściej (68%) szkolenia organizują urzędy wojewódzkie i centralne. W województwie wielkopolskim istotnie częściej (54%) niż wśród ogółu badanych urzędów, w pierwszym półroczu 2010r. zostały przeprowadzone szkolenia informatyczne dla pracowników. Najrzadziej przeprowadzenie takich szkoleń deklarowali urzędnicy z Podlasia (13%). Natomiast w stosunku do lat poprzednich zauważany jest znaczący wzrost szkoleń informatycznych dla pracowników (w ciągu czterech lat prawie dwukrotnie).

Ogólne informacje o urzędach A8. Proszę podać liczbę osób pracujących w Urzędzie objętych szkoleniami informatycznymi w pierwszym półroczu 2010 r. P O D S T A W A :Tylko urzędy, w których w pierwszym półroczu 2010 r. były przeprowadzone szkolenia informatyczne dla pracowników, n=401 32 100% 90% 80% Średnio 28,7 osoby 8 22 Średnio 16,3 osoby 3 20 Średnio 42,1 osoby 19 Średnio 129,8 osoby 38 ponad 60 osób 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 18 19 20 21 31 35 35 15 13 18 8 12 15 27 21-60 osób 11-20 osób 6-10 osób 1-5 osób 0% total, n=401 Urząd miejski/ gminny, n=296 Urząd powiatowy, n=79 Urząd wojewódzki/ centralny, n=26 Ilość osób objętych szkoleniami informatycznymi jest zróżnicowana. Zależy z pewnością od wielkości urzędu w urzędach wojewódzkich i centralnych w 38% przeszkolono ponad 60 osób. Natomiast szkolenia dla 1-5 osób dotyczą najczęściej urzędów miejskich/ gminnych (35% wskazań w tej grupie), choć również taką liczbę wskazało 27% największych urzędów (wojewódzkich/ centralnych).

Ogólne informacje o urzędach A9. Czy obecnie Urząd wykorzystuje na informatyzację własnego urzędu środki z funduszy unijnych zaprogramowanych na lata 2007-2013? Podstawa: kierownicy, n=1016 33 Urząd wojewódzki/ centralny, n=38 58 42 Urząd powiatowy, n=167 49 51 Tak Urząd miejski/ gminny, n=811 35 65 Nie total, n=1016 38 62 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Korzystanie ze środków unijnych na informatyzację deklaruje 38% ankietowanych urzędów. Poziom korzystania z dotacji wzrasta wraz ze szczeblem urzędu. Z funduszy unijnych istotnie częściej korzystają urzędy z województw: lubelskiego (60% wskazań), śląskiego (61%) i świętokrzyskiego (71%). Natomiast najrzadziej ze środków unijnych deklarują urzędy z kujawsko-pomorskiego (20%) i wielkopolskiego (4%).

Ogólne informacje o urzędach A10. Czy Urząd posiada plan udostępnienia obywatelem usług przez Internet? Podstawa: kierownicy, n=1016 34 Urząd wojewódzki/ centralny, n=38 61 39 Urząd powiatowy, n=167 50 50 Tak Urząd miejski/ gminny, n=811 38 62 Nie total, n=1016 41 59 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Ponad połowa (59%) urzędów nie posiada planu udostępniania usług przez Internet. Udostępnienie usług przez Internet planują najczęściej urzędy wyższych szczebli oraz urzędy zlokalizowane w województwie śląskim (63%). Istotnie rzadziej posiadanie planu udostępniania usług przez Internet deklarują urzędnicy z Podlasia (22%).

Ogólne informacje o urzędach A11. Czy Urząd informuje klientów o możliwości korzystania z usług administracji publicznej przez Internet oraz promuje tę formę załatwiania spraw urzędowych? Podstawa: kierownicy, n=1016 35 Urząd wojewódzki/ centralny, n=38 58 42 Urząd powiatowy, n=167 72 28 Tak Urząd miejski/ gminny, n=811 60 40 Nie total, n=1016 62 38 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Większość urzędów promuje wykorzystywanie Internetu do załatwiania spraw. Wyróżniają się tu szczególnie urzędy powiatowe (72%).

Ogólne informacje o urzędach A12. Czy Urząd prowadzi działania na rzecz walki z wykluczeniem cyfrowym wśród osób starszych, bezrobotnych, niepełnosprawnych, zamieszkałych na słabo zaludnionych terenach i innych grup zagrożonych tym zjawiskiem? Podstawa: kierownicy, n=1016 36 nie prowadzi Projekty przeciwdziałania wykluczeniu cyfrowemu Lokalne wspieranie lub współpraca z dostawcami Internetu, budowa sieci Kursy, szkolenia Udostępnianie komputerów (też z Internetem) inne Punkty dostępu do Internetu Centrum kształcenia na odległość Bezpłatny dostęp do Internetu W planach Udogodnienia dla osób niepełnosprawnych Hot spoty 1 5 8 5 7 8 4 7 8 3 4 6 7 3 4 7 3 5 4 3 4 3 1 1 3 Większość urzędów (67%) nie prowadzi żadnych działań w zakresie walki z wykluczeniem cyfrowym. Najmniejszą aktywność w tej dziedzinie wykazują urzędy powiatowe oraz centralne i wojewódzkie. Regionalnie najniższy współczynnik walki z wykluczeniem cyfrowym dotyczy województwa łódzkiego (83%). Spośród prowadzonych działań najczęściej wymieniano niesprecyzowane bliżej projekty przeciwdziałania wykluczeniu cyfrowemu, udostępnianie Internetu oraz kursy i szkolenia. 11 11 13 0 10 20 30 40 50 60 70 80 66 67 71 72 Urząd wojewódzki/ centralny, n=38 Urząd powiatowy, n=167 Urząd miejski/ gminny, n=811 total, n=1016

B. Dział B. Wykorzystanie systemu elektronicznego zarządzania dokumentami w Urzędzie

Wykorzystanie systemu elektronicznego zarządzania dokumentami w Urzędzie B1. Czy Urząd korzysta z systemu elektronicznego zarządzania dokumentami? Podstawa: kierownicy, n=1016 Urząd wojewódzki/ centralny, n=38 61 39 38 Urząd powiatowy, n=167 Urząd miejski/ gminny, n=811 44 62 56 38 Tak Nie total, n=1016 48 52 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% B2. Czy są plany, by wprowadzić system elektronicznego zarządzania dokumentami w Urzędzie P O D S T A W A: Tylko urzędy, które nie korzystają z systemu elektronicznego zarządzania dokumentami, n=532 Urząd wojewódzki/ centralny, n=15 87 13 Urząd powiatowy, n=63 95 5 Tak Urząd miejski/ gminny, n=454 92 8 Nie total, n=532 92 8 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Około połowa urzędów (48%) wdrożyła system elektronicznego zarządzania dokumentami. System taki posiada ponad 60% urzędów wojewódzkich/ centralnych i urzędów powiatowych. Systemy takie rzadziej stosowane są w urzędach miejskich i gminnych. Z systemu elektronicznego zarządzania dokumentami istotnie częściej korzystają urzędy z województw: dolnośląskiego (67%), podlaskiego (67%), pomorskiego (75%), śląskiego (72%). Natomiast zdecydowanie rzadziej z takiego systemu korzystają urzędy w województwach: kujawsko-pomorskim (31%), mazowieckim (36%), świętokrzyskim (23%) i warmińsko-mazurskim (14%). Natomiast zdecydowana większość (92%) urzędów planuje wprowadzenie systemu elektronicznego zarządzania dokumentami.

Wykorzystanie systemu elektronicznego zarządzania dokumentami w Urzędzie B3. Kiedy Urząd planuje wprowadzanie systemu elektronicznego zarządzania dokumentami? P O D S T A W A: Tylko urzędy, które mają w planach wprowadzenie systemu elektronicznego zarządzania dokumentami, n=489 39 54 Później 30 34 34 W 2011 r. 46 57 57 57 0 Urząd wojewódzki/ centralny, n=13 Do końca 2010 r. 9 9 13 Urząd powiatowy, n=60 Urząd miejski/ gminny, n=416 total, n=489 0 10 20 30 40 50 60 Ponad połowa urzędów (57%) planuje wdrożenie systemu elektronicznego zarządzania dokumentami już w 2011, a 9 % nawet do końca 2010 roku. Wdrożenie systemu w bliżej nieokreślonej przyszłości po 2011 roku planuje 34% urzędów, najczęściej dotyczy to urzędów wojewódzkich i centralnych (54% wskazań w tej grupie) oraz urzędów zlokalizowanych w Wielkopolsce (54%).

C. Dział C. Wykorzystanie informacji przestrzennej i usług przestrzennych

Wykorzystanie informacji przestrzennej i usług przestrzennych C1. Czy Urząd korzysta z map numerycznych (cyfrowych) i dostępnych danych przestrzennych (danych GIS )? Podstawa: kierownicy, n=1016 41 Urząd wojewódzki/ centralny, n=38 53 47 Urząd powiatowy, n=167 89 11 Tak Urząd miejski/ gminny, n=811 34 66 Nie total, n=1016 44 56 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Wykorzystywanie GIS jest szczególnie powszechne w urzędach powiatowych wykorzystuje je aż 89% z nich. Znacznie niższe odsetki dotyczą pozostałych typów urzędów. Z map numerycznych i dostępnych danych przestrzennych istotnie częściej korzystają urzędy z województwa pomorskiego (68%).

Wykorzystanie informacji przestrzennej i usług przestrzennych C2. Do jakich celów wykorzystywane są dane przestrzenne? P O D S T A W A :Tylko urzędy, które korzystają z map numerycznych (cyfrowych) i dostępnych danych przestrzennych (danych GIS), n=444\ 42 Ewidencja gruntów i budynków Gospodarka nieruchomościami Planowanie przestrzenne Planowanie inwestycji Ochrona środowiska Konsultacje społeczne Promocja jednostki terytorialnej Turystyka Zarządzanie kryzysowe, obrona Inne 1 2 2 2 4 4 50 87 100 90 45 82 82 87 47 70 73 88 54 55 68 77 45 58 61 64 33 40 Urząd wojewódzki/ centralny, n=20 39 42 Urząd powiatowy, n=148 20 29 36 Urząd miejski/ gminny, n=276 31 20 22 28 total, n=444 24 30 Dane z systemu GIS wykorzystywane są przez większość urzędów (90% ogółu urzędów) do ewidencji gruntów i budynków, w gospodarce nieruchomościami (82%), planowaniu przestrzennych (73%) i inwestycji (68%). Wyżej wymienione cele dominują w urzędach powiatowych i miejskich/ gminnych. Urzędy wojewódzkie i centralne natomiast znacząco częściej niż inne urzędy wykorzystują również system GIS do zarządzania kryzysowego i obrony cywilnej (30% wskazań w tej grupie). 30 0 20 40 60 80 100 120

Wykorzystanie informacji przestrzennej i usług przestrzennych C3. Czy Urząd udostępnia dane przestrzenne innym podmiotom? P O D S T A W A :Tylko urzędy, które korzystają z map numerycznych (cyfrowych) i dostępnych danych przestrzennych (danych GIS), n=444\ 43 Urząd wojewódzki/ centralny, n=20 50 50 Urząd powiatowy, n=148 86 14 Tak Urząd miejski/ gminny, n=276 25 75 Nie total, n=444 46 54 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Urzędy powiatowe, które najczęściej wykorzystują mapy numeryczne i dane przestrzenne, w większości (85%) udostępniają je też innym podmiotom. Urzędy miejskie i gminne w najmniejszym stopniu udostępniają posiadane dane innym podmiotom. Robi to jedynie 25% z nich.

Wykorzystanie informacji przestrzennej i usług przestrzennych C4. Jakie dane przestrzenne podlegają udostępnieniu? P O D S T A W A :Tylko urzędy, które korzystają z map numerycznych (cyfrowych) i dostępnych danych przestrzennych (danych GIS) i udostępniają dane innym podmiotom, n=206 44 Dane ewidencji gruntów i budynków Ortofotomapa Mapa zasadnicza Plan zagospodarowania przestrzennego Inne 0 0 0 2 7 20 20 12 17 16 13 18 33 42 44 72 100 87 80 Urząd wojewódzki/ centralny, n=20 Urząd powiatowy, n=148 Urząd miejski/ gminny, n=148 total, n=444 80 0 20 40 60 80 100 120 Najczęściej udostępniane innym podmiotom są dane z ewidencji gruntów i budynków (87% wskazań dla wszystkich urzędów). Istotne, że wszystkie urzędy powiatowe, które mają takie dane, pozwalają na korzystanie z nich zewnętrznym podmiotom. Typ danych najczęściej udostępnianych innym podmiotom przez urzędy wojewódzkie i centralne to ortofotomapy i inne, niesprecyzowane typy danych (po 80%).

Wykorzystanie informacji przestrzennej i usług przestrzennych C5. Czy Urząd udostępnia dane przestrzenne obywatelom? P O D S T A W A :Tylko urzędy, które korzystają z map numerycznych (cyfrowych) i dostępnych danych przestrzennych (danych GIS), n=444\ 45 Urząd wojewódzki/ centralny, n=10 40 60 Urząd powiatowy, n=127 64 36 Tak Urząd miejski/ gminny, n=69 33 67 Nie total, n=206 43 57 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% W przypadku udostępniania danych przestrzennych obywatelom robi to niecała połowa urzędów (43%). Tutaj również najczęściej praktykują to urzędy powiatowe (64%), choć jest to niższy odsetek niż w przypadku danych udostępnianych innym podmiotom. Natomiast w przypadku urzędów miejskich i gminnych, pomimo że nadal udostępniają one dane najrzadziej w stosunku do innych typów urzędów (tylko 33%), odsetek wskazań jest i tak wyższy niż w przypadku podmiotów. Urzędy z Wielkopolski istotnie rzadziej (21%) niż ogół badanych urzędów, udostępniają dane przestrzenne innym podmiotom.

Wykorzystanie informacji przestrzennej i usług przestrzennych C6. Jakie dane przestrzenne podlegają udostępnieniu obywatelom? P O D S T A W A :Tylko urzędy, które korzystają z map numerycznych (cyfrowych) i dostępnych danych przestrzennych (danych GIS) i udostępniają dane obywatelom, n=193 46 Dane ewidencji gruntów i budynków Ortofotomapa Plan zagospodarowania przestrzennego Mapa zasadnicza Inne 0 0 25 23 11 18 14 19 43 32 39 35 31 35 66 75 80 88 88 99 Urząd wojewódzki/ centralny, n=8 Urząd powiatowy, n=94 Urząd miejski/ gminny, n=91 total, n=193 0 20 40 60 80 100 120 Podobnie jak w przypadku podmiotów, również obywatele najczęściej mają dostęp do danych ewidencji gruntów i budynków (praktycznie we wszystkich urzędach powiatowych, które takie dane mają). Natomiast urzędy centralne i wojewódzkie udostępniają obywatelom przede wszystkim dane w postaci ortofotomapy.

Wykorzystanie informacji przestrzennej i usług przestrzennych C7. Jakie są przeszkody/bariery w wykorzystaniu danych przestrzennych?, Podstawa: kierownicy, n=1016 47 Brak procedur udostępniania/wymiany danych przestrzennych Brak systemu informatycznego do obsługi danych przestrzennych Niewystarczająca standaryzacja danych Brak danych przestrzennych w formie numerycznej (cyfrowej) Brak funduszy Inne Żadne 3 1 2 6 5 7 9 11 16 14 53 55 71 47 46 70 37 61 67 65 38 47 65 71 Urząd wojewódzki/ centralny, n=38 Urząd powiatowy, n=167 Urząd miejski/ gminny, n=811 total, n=1016 75 75 0 10 20 30 40 50 60 70 80 Przeszkody w udostępnianiu danych przestrzennych mają charakter organizacyjny. Brakuje określonych procedur udostępniania takich danych (71%). Nie stworzono odpowiedniego systemu informatycznego do obsługi GIS (70%), istniejące dane są nieustandaryzowane (65%), bądź nie ma ich wcale (65%). Brak standaryzacji danych istotnie częściej dotyczy urzędów z województwa małopolskiego (81%), natomiast danych przestrzennych w formie cyfrowej istotnie częściej dotyczy województwa kujawsko-pomorskiego (81%). Natomiast, co ciekawe, brak funduszy jest w małym stopniu uznawany za przeszkodę.

D. Dział D. Sprawy załatwiane w Urzędzie (usługi Urzędu)

Sprawy załatwiane w Urzędzie D1 Proszę wskazać 10 najczęściej załatwianych spraw w Urzędzie w 2010 roku: Podstawa: kierownicy, n=1016. 49 ewidencja działalności gospodarczej/ zmiany wpisu do EDG 55 ewidencja ludności/ meldunek/ / wymeldowanie / udostępnianie danych 53 decyzje, informacje podatkowe/ w sprawie wymiaru podatku 50 dowody osobiste / wydawanie dowodów osobistych 47 decyzja o wycince drzew/ zezwolenie na wycinkę 45 zagospodarowanie przestrzenne 43 odpisy aktów stanu cywilnego (urodzeń, zgonu, małżeństwa) pozostałe zaświadczenia/ ogólnie zaświadczenia 26 27 total, n=1016 zwrot podatku akcyzowego na paliwo/ akcyza / zwrot akcyzy 23 0 10 20 30 40 50 60 Biorąc pod uwagę wszystkie badane urzędy, najczęściej załatwiane są sprawy związane z ewidencją działalności gospodarczej i ludności, dowodami osobistymi, meldunkiem, podatkami. Często wydawane są różnego rodzaju odpisy i zaświadczenia. Wysoką pozycję w rankingu zajęły również decyzje o wycince drzew.

Sprawy załatwiane w Urzędzie D1 Proszę wskazać 10 najczęściej załatwianych spraw w Urzędzie w 2010roku: Podstawa: kierownicy, n=1016. ogółem we wszystkich urzędach 50 ewidencja działalności gospodarczej/ zmiany wpisu do EDG ewidencja ludności/ meldunek/ / wymeldowanie / udostępnianie danych decyzje, informacje podatkowe/ w sprawie wymiaru podatku dowody osobiste / wydawanie dowodów osobistych decyzja o wycince drzew/ zezwolenie na wycinkę zagospodarowanie przestrzenne odpisy aktów stanu cywilnego (urodzeń, zgonu, małżeństwa) pozostałe zaświadczenia/ ogólnie zaświadczenia zwrot podatku akcyzowego na paliwo/ akcyza / zwrot akcyzy 33 27 30 26 29 23 66 55 63 53 59 50 56 47 52 45 47 43 Urząd miejski/ gminny, n=811 total, n=1016 0 10 20 30 40 50 60 70 Urzędów miejskich i gminnych jest najwięcej lista 10 najczęściej załatwianych spraw pokrywa się z rankingiem biorącym pod uwagę wszystkie rodzaje urzędów.

Sprawy załatwiane w Urzędzie D1 Proszę wskazać 10 najczęściej załatwianych spraw w Urzędzie w 2010 roku: Podstawa: kierownicy, n=1016. ogółem we wszystkich urzędach 51 rejestracja pojazdów / prawo jazdy 15 87 decyzje o pozwoleniu na budowę 12 65 ewidencja gruntów, nieruchomości/ zmiany w ewidencji gruntów i 20 59 zgłoszenie prac geodezyjnych 10 37 zgłoszenie robót budowlanych 6 34 zagospodarowanie przestrzenne 29 43 zasiłki rodzinne / opieka społeczna wydawanie kart wędkarskich budownictwo/ budownictwo drogowe 3 8 15 23 21 20 Urząd powiatowy, n=167 total, n=1016 0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100 W urzędach powiatowych najczęściej załatwianą sprawą jest rejestracja pojazdów i obsług praw jazdy (87%), kolejne sprawy to wydawanie pozwoleń na budowę (65%), ewidencja gruntów, zgłoszenia prac geodezyjnych (37%) i budowlanych (34%).

Sprawy załatwiane w Urzędzie D1 Proszę wskazać 10 najczęściej załatwianych spraw w Urzędzie w 2010 roku: Podstawa: kierownicy, n=1016. ogółem we wszystkich urzędach 52 paszporty 1 24 decyzje ogółem skargi i wnioski (oraz listy) zakresie ekonomiki i finansów zasiłki rodzinne / opieka społeczna 2 7 15 18 18 21 wojewódzki/centralny, n=38 total, n=1016 bd/ brak danych/ brak/ brak informacji 4 13 ewidencja ludności/ meldunek/ / wymeldowanie / udostępnianie danych 13 53 pozostałe zaświadczenia/ ogólnie zaświadczenia 8 26 decyzje, informacje podatkowe/ w sprawie wymiaru podatku 8 50 zagospodarowanie przestrzenne 8 43 0 10 20 30 40 50 60 Urzędy wojewódzkie i centralne zdaniem respondentów najczęściej zajmują się paszportami (24%) i ogólnie wydawanie różnych decyzji (24%). Najczęściej jednak kierownicy wskazywali na sprawy inne (84 %)

Sprawy załatwiane w Urzędzie D2. Proszę wskazać 5 najczęściej załatwianych spraw w Urzędzie, które załatwiane wielokrotnie przez tego samego interesanta w 2010 roku: Podstawa: kierownicy, n=1016 53 ewidencja działalności gospodarczej/ zmiany wpisu do EDG 26 ewidencja ludności/ meldunek/ / wymeldowanie / udostępnianie danych 16 decyzje, informacje podatkowe/ w sprawie wymiaru podatku 16 zwrot podatku akcyzowego na paliwo/ akcyza / zwrot akcyzy 11 decyzja o wycince drzew/ zezwolenie na wycinkę 10 pozostałe zaświadczenia/ ogólnie zaświadczenia 9 total, n=1016 deklaracje podatkowe 9 decyzja o warunkach zabudowy/ zagospodarowania terenu 9 0 5 10 15 20 25 30 Sprawy, które wielokrotnie są załatwiane przez tego samego interesanta ogólnie dla wszystkich urzędów są tożsame ze sprawami najczęściej załatwianymi w urzędach. Ilość spraw wskazywanych jako kilkakrotnie załatwiane przez tego samego interesanta była liczna i zróżnicowana. Zdecydowanie wyróżniały się jednak sprawy związane z ewidencją gospodarczą, ewidencją ludności i podatkami.

Sprawy załatwiane w Urzędzie D2. Proszę wskazać 5 najczęściej załatwianych spraw w Urzędzie, które załatwiane wielokrotnie przez tego samego interesanta w 2010 roku: Podstawa: kierownicy, n=1016 54 ewidencja działalności gospodarczej/ zmiany wpisu do EDG 26 31 decyzje, informacje podatkowe/ w sprawie wymiaru podatku ewidencja ludności/ meldunek/ / wymeldowanie / udostępnianie danych 16 16 18 19 zwrot podatku akcyzowego na paliwo/ akcyza / zwrot akcyzy 11 14 decyzja o wycince drzew/ zezwolenie na wycinkę deklaracje podatkowe decyzja o warunkach zabudowy/ zagospodarowania terenu pozostałe zaświadczenia/ ogólnie zaświadczenia 12 10 11 9 10 9 10 9 miejski/gminny, n=811 total, n=1016 0 5 10 15 20 25 30 35 Sprawy, które ten sam interesant załatwia w urzędzie miejskim/gminnym wielokrotnie to wpisy do ewidencji gospodarczej (31%), decyzje podatkowe (19%) i inne sprawy związane z podatkami i wydawaniem różnych zaświadczeń.

Sprawy załatwiane w Urzędzie D2. Proszę wskazać 5 najczęściej załatwianych spraw w Urzędzie, które załatwiane wielokrotnie przez tego samego interesanta w 2010 roku: Podstawa: kierownicy, n=1016 55 rejestracja pojazdów / prawo jazdy 8 49 decyzje o pozwoleniu na budowę 5 27 ewidencja gruntów, nieruchomości/ zmiany w ewidencji gruntów i 5 18 zgłoszenie prac geodezyjnych 2 14 zgłoszenie robót budowlanych 2 11 decyzja o warunkach zabudowy/ zagospodarowania terenu 8 9 ewidencja działalności gospodarczej/ zmiany wpisu do EDG ewidencja ludności/ meldunek/ / wymeldowanie / udostępnianie danych 5 7 16 powiatowy, n=167 26 total, n=1016 0 10 20 30 40 50 60 W urzędach powiatowych najczęściej wielokrotnie załatwia się rejestrację pojazdów (49%), pozwolenia na budowę (27%) i inne sprawy związane z budową i zagospodarowaniem terenu.

Sprawy załatwiane w Urzędzie D2. Proszę wskazać 5 najczęściej załatwianych spraw w Urzędzie, które załatwiane wielokrotnie przez tego samego interesanta w 2010 roku: Podstawa: kierownicy, n=1016 56 skargi i wnioski (oraz listy) zakresie ekonomiki i finansów 2 16 dzierżawy/ dzierżawa gruntów 1 8 rejestracja pojazdów / prawo jazdy 5 8 ewidencja gruntów, nieruchomości/ zmiany w ewidencji gruntów i ewidencja ludności/ meldunek/ / wymeldowanie / udostępnianie danych decyzje, informacje podatkowe/ w sprawie wymiaru podatku pozostałe zaświadczenia/ ogólnie zaświadczenia 5 5 5 5 5 wojewódzki, centralny, n=38 total, n=1016 16 16 9 paszporty 0 5 0 2 4 6 8 10 12 14 16 18 Ten sam interesant wielokrotnie zgłasza się do urzędów wojewódzkich i centralnych w sprawach skarg i wniosków w zakresie ekonomiki i finansów (16%), sprawach związanych z dzierżawą (8%).

E. Dział E. Wpływ wykorzystania technologii teleinformatycznych na pracę Urzędu i świadczenie usług

Wpływ wykorzystania technologii teleinformatycznych na pracę Urzędu E1a. Czy zastosowanie technologii teleinformatycznych w Państwa Urzędzie pozwoliło w ciągu ostatnich 3 lat na szybsze załatwianie spraw? Podstawa: kierownicy, n=1016 58 Urząd wojewódzki/ centralny, n=38 Urząd powiatowy, n=167 Urząd miejski/ gminny, n=811 total, n=1016 68 71 84 81 14 13 3 8 13 10 18 16 Tak Nie Nie wiem 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% E1b. Czy zastosowanie technologii teleinformatycznych w Państwa Urzędzie pozwoliło w ciągu ostatnich 3 lat na zmniejszenie liczby dokumentów w postaci papierowej? Podstawa: kierownicy, n=1016 Urząd wojewódzki/ centralny, n=38 58 34 8 Urząd powiatowy, n=167 Urząd miejski/ gminny, n=811 total, n=1016 20 23 31 72 69 58 11 8 8 Tak Nie Nie wiem 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

Wpływ wykorzystania technologii teleinformatycznych na pracę Urzędu E1c. Czy zastosowanie technologii teleinformatycznych w Państwa Urzędzie pozwoliło w ciągu ostatnich 3 lat na zwiększenie liczby załatwianych spraw? Podstawa: kierownicy, n=1016 59 Urząd wojewódzki/ centralny, n=38 Urząd powiatowy, n=167 Urząd miejski/ gminny, n=811 total, n=1016 42 47 44 51 41 34 39 34 18 15 17 16 Tak Nie Nie wiem 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% E1d. Czy zastosowanie technologii teleinformatycznych w Państwa Urzędzie pozwoliło w ciągu ostatnich 3 lat na zmniejszenie obciążenia pracą? Podstawa: kierownicy, n=1016 Urząd wojewódzki/ centralny, n=38 47 42 11 Urząd powiatowy, n=167 Urząd miejski/ gminny, n=811 total, n=1016 34 36 37 53 55 54 13 9 10 Tak Nie Nie wiem 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

Wpływ wykorzystania technologii teleinformatycznych na pracę Urzędu E1e. Czy zastosowanie technologii teleinformatycznych w Państwa Urzędzie pozwoliło w ciągu ostatnich 3 lat na wzrost zaangażowania pracowników? Podstawa: kierownicy, n=1016 60 Urząd wojewódzki/ centralny, n=38 Urząd powiatowy, n=167 Urząd miejski/ gminny, n=811 total, n=1016 58 49 53 52 16 20 21 21 26 31 26 27 Tak Nie Nie wiem 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% E1f. Czy zastosowanie technologii teleinformatycznych w Państwa Urzędzie pozwoliło w ciągu ostatnich 3 lat na zwiększenie innowacyjności pracowników? Podstawa: kierownicy, n=1016 Urząd wojewódzki/ centralny, n=38 92 3 5 Urząd powiatowy, n=167 Urząd miejski/ gminny, n=811 total, n=1016 69 70 70 12 12 12 19 18 18 Tak Nie Nie wiem 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

Wpływ wykorzystania technologii teleinformatycznych na pracę Urzędu E1g. Czy zastosowanie technologii teleinformatycznych w Państwa Urzędzie pozwoliło w ciągu ostatnich 3 lat na wprowadzenie innowacyjnych rozwiązań w organizacji pracy? Podstawa: kierownicy, n=1016 61 Urząd wojewódzki/ centralny, n=38 87 8 5 Urząd powiatowy, n=167 Urząd miejski/ gminny, n=811 total, n=1016 69 72 82 16 15 11 7 15 13 Tak Nie Nie wiem 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% E1h. Czy zastosowanie technologii teleinformatycznych w Państwa Urzędzie pozwoliło w ciągu ostatnich 3 lat na lepszą koordynację procesów? Podstawa: kierownicy, n=1016 Urząd wojewódzki/ centralny, n=38 84 3 13 Urząd powiatowy, n=167 Urząd miejski/ gminny, n=811 total, n=1016 68 71 81 14 13 8 18 16 10 Tak Nie Nie wiem 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%