Załącznik Nr 3 do zarządzenia nr 53/2016 Rektora PWSZ w Koninie JEDNOLITY RZECZOWY WYKZ KT 1
I SYMBOLE KLSYFIKCYJNE II III IV V HSŁO KLSYFIKCYJNE KTEGORI RCHIWLN W KOMÓR- CE MERYTO- RYCZNEJ W INNYCH KOMÓR- KCH 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 ZRZĄDZNIE UWGI 00 Organy PWSZ Dla każdego organu oddzielna teczka 000 Senat 0000 Posiedzenia Senatu Protokoły i pozostała dokumentacja 0001 Komisje senackie stałe Dla każdej komisji oddzielna teczka 00010 Komisja do spraw Kształcenia 00011 Komisja do spraw Rozwoju Uczelni 00012 Komisja odznaczeń i wyróżnień 00013 Komisja Finansowa i Budżetu 00014 Senacka Komisja do spraw Statutowych 0002 Komisje senackie doraźne Dla każdej komisji oddzielna teczka 001 Konwent 0010 Posiedzenia Konwentu jak w kl.0000 0011 Wspólne posiedzenia Konwentu i Senatu 0012 Komisje, zespoły stałe 0013 Komisje, zespoły doraźne 2
002 Rada Wydziału 0020 Posiedzenia Rady Wydziału - Skład, porządek obrad(posiedzenia),lista uczestników, wnioski uchwały, protokoły sprawozdania 0021 Komisje Wydziałowe 003 Rada Instytutu - 0030 Posiedzenia Wydziałowych jednostek organizacyjnych - jak. W kl. 0000 004 Rada Biblioteczna 0040 Posiedzenia Rady Bibliotecznej 005 Rada Wydawnicza 0050 Posiedzenia Rady Wydawniczej - jak. W kl. 0000-006 Komisje Rektorskie - 007 Inne komisje 0070 Komisja Socjalna Protokoły posiedzeń, regulaminy, preliminarze 008 Narady i odprawy pracowników Protokoły narad, ustalenia dotyczące realizacji zadań jednostek organizacyjnych 0080 Narady, konferencje nauczycieli akademickich BE5-0081 Narady kierownictwa PWSZ BE5-3
0082 Narady pracowników jednostek organizacyjnych PWSZ BE5-0083 Narady dyrektorów instytutów BE5-009 Wybory władz PWSZ 0090 Uczelniane komisje wyborcze 0091 Wydziałowe komisje wyborcze 0092 Wybory Samorządu Studenckiego 01 Organizacja - - 010 Przepisy prawne działalności PWSZ Przepisy i decyzje dotyczące działania PWSZ 0100 Podstawy prawne działania PWSZ 0101 Dokumentacja stanu prawnego obiektów uczelni 011 Wytyczne władz nadrzędnych 012 Organizacja uczelni Statuty, schematy i regulaminy organizacyjne, zakresy działania 0120 Powoływanie i likwidacja jednostek i komórek organizacyjnych uczelni Dla każdej jednostki i komórki organizacyjnej oddzielna teczka 013 Organizowanie biurowości 0130 Przepisy kancelaryjne i archiwalne Instrukcja kancelaryjna, rzeczowy wykaz akt, instrukcja o organizacji i zakresie działania archiwum szkoły 4
0131 Środki ewidencji i kontroli obiegu dokumentów Dzienniki korespondencji, pocztowe książki nadawcze, rejestry przesyłek poleconych i wartościowych, potwierdzenia odbioru 0132 Formularze i druki własne Opracowania wzorów 0133 Wzory odciskowe pieczęci i pieczątek Rejestr 0134 Dowody doręczeń i opłat pocztowych 014 rchiwum 0140 Ewidencja zasobu archiwum 01400 Wykaz spisów zdawczoodbiorczych 01401 Spisy zdawczo-odbiorcze dokumentacji przekazanej do archiwum 01402 Udostępnianie i wypożyczanie dokumentacji niearchiwalnej, protokoły zniszczeń 01403 Zgubienie lub utrata akt Protokoły zniszczeń 0141 Udostępnianie i wypożyczanie dokumentacji z archiwum 015 Sprawy organizacyjne i korespondencja bieżąca między komórkami organizacyjnymi Zezwolenia, karty udostępniania - 016 Sprawy obronne Planowanie operacyjne, reklamowanie od czynnej służby wojskowej żołnierzy rezerwy, ćwiczenia i treningi 5
017 Ochrona informacji niejawnych BE10 Postępowanie sprawdzające,szkolenie i kontrolne, protokoły zmiany i zniesienia klauzuli tajności, niszczenie dokumentów niejawnych bezpieczeństwo teleinformatyczne 018 Ochrona danych osobowych Dokumentacja ochrony danych osobowych, rejestr zbiorów danych, szkolenia, sprawozdania, kontrole 0180 Procedury ochrony danych osobowych kty prawne, instrukcje 0181 dministrator Bezpieczeństwa Informacji BE10 Zarejestrowanie i zmiany 0182 Szkolenia dla pracowników BE5 Plany szkoleń 0183 Sprawozdania Plany sprawozdań, sprawozdania 0184 Rejestr zbioru danych B10 0185 Ewidencja osób upoważnionych 02 kty normatywne, pomoc prawna B10 Upoważnienia, zmiany 020 Zbiór aktów normatywnych władz nadrzędnych B10 021 Zbiór aktów normatywnych własnych 0210 Zarządzenia Rektora Komplet podpisanych rozporządzeń, zarządzeń, okólników, wytycznych itp. Dla każdego rodzaju aktów normatywnych osobna teczka 0211 Wytyczne Rektora 6
0212 Okólniki Rektora 0213 Zarządzenia wewnętrzne Kanclerza BE50 0214 Zarządzenia Dziekana 0 022 Opinie prawne BE5 023 Sprawy cywilne B10 B2 024 Sprawy arbitrażowe B3 025 Sprawy karne 026 Sprawy o wykroczenia B3 027 Sprawy sądowoadministracyjne 03 Planowanie i sprawozdawczość. Statystyka 030 Plany B10 0300 Plany rozwoju Uczelni Wersja ostateczna 0301 Strategia rozwoju Uczelni Strategia na kolejne lata 0302 Plany rozwoju jednostek organizacyjnych 0303 Plany rozwoju innych komórek organizacyjnych 0304 Projekty planów BE5 0305 Plany rzeczowo - finansowe 031 Sprawozdania BE5 Sprawozdania ostateczne. Sprawozdania etapowe, jeżeli nie znalazły odzwierciedlenia w wersjach ostatecznych 0310 Sprawozdania z działalności Uczelni - 7
0311 Sprawozdania z działalności jednostek organizacyjnych 0312 Sprawozdania z działalności innych komórek organizacyjnych - - 0313 Sprawozdania finansowe 032 Statystyka 0320 Źródłowe materiały statystyczne 0321 Statystyczne opracowania cząstkowe 0322 Statystyczne opracowania końcowe 0323 Publikacje statystyczne Głównego Urzędu Statystycznego BE5 nkiety, karty i formularze statystyczne, sprawozdania. Okres przechowywania liczy się od daty opracowania końcowego, obejmującego całość danych źródłowych B2 Własne i zbiorcze 033 nalizy (kompleksowe i problemowe) 0330 Własne 0331 Jednostek podległych B10 0332 Zbiorcze 0333 Materiały pomocnicze (robocze) 034 nalizy wycinkowe 0340 Własne 8
0341 Jednostek podległych 0342 Zbiorcze 035 Meldunki i raporty sytuacyjne BE5 04 Informatyka 040 Projektowanie i koordynacja systemów i programów 0400 Organizacja projektowania i programowania Kierunki, tematyka (opracowania własne) 0401 Spis systemów i programów 0402 Ogólne schematy systemów i podsystemów 0403 Oceny systemów i programów 0404 Słownik terminów i pojęć 0405 Koordynacja systemów resortowych 041 Bank danych - 042 Wdrażanie i rozpowszechnianie systemów i programów 0420 Organizacja wdrażania - Własne ustalenia 0421 Eksploatacja systemów i wykorzystywanie opracowań - 043 Inne dokumenty Okres przechowywania uzależniony jest od przydatności tych materiałów do celów praktycznych 0430 Wydruki 9
05 Skargi i wnioski 050 Przepisy własne i ich interpretacje 051 Skargi i wnioski załatwiane bezpośrednio 052 Skargi i wnioski przekazane do załatwienia wg właściwości W razie masowości tego typu spraw do kat. kwalifikuje się przykładowo 5-10% B3 053 Rejestry skarg i wniosków - 06 Uroczystości, konferencje, wydawnictwa informacyjne 060 Konferencje, zjazdy, sympozja naukowe 0600 Organizowane lub współorganizowane przez PWSZ 0601 Udział w obcych konferencjach, zjazdach, sympozjach 061 Inauguracje, jubileusze, goście honorowi - - Programy, teksty odczytów, własne nagrania dźwiękowe itp. 062 dresy gratulacyjne - 063 Wydawnictwa informacyjne o PWSZ 0630 Własne opracowania monograficzne Kronika, opracowania problemowe 0631 Wydawnictwa okolicznościowe 0632 Prace bibliograficzne 0633 Rozpowszechnianie wydawnictw B2-10
064 Informacje własne dla prasy, radia, telewizji 065 Wycinki prasowe i zewnętrzne materiały informacyjne 07 Współpraca z krajowymi jednostkami organizacyjnymi 070 Współpraca z jednostkami rządowymi i politycznymi 0700 Sejm, Senat, Urząd Prezydenta Korespondencja merytoryczna, własne opracowania przygotowane dla tych organów - kat., pozostałe materiały - kat. 0701 Partie i organizacje polityczne jak przy kl. 0700 0702 Ministerstwa i urzędy centralne 0703 Organy władzy i administracji terenowej 0704 Organizacje społeczne i związkowe jak przy kl. 0700 jak przy kl. 0700 jak przy kl. 0700 071 Współpraca z innymi szkołami wyższymi 0710 Współpraca z wyższymi szkołami zawodowymi 0711 Umowy i porozumienia o współpracy ze Szkołami Wyższymi 0712 Umowy i porozumienia z zakładami pracy i innymi jednostkami organizacyjnymi 0713 Wielkopolski Konwent Rektorów Szkół Wyższych 0714 Konferencje Rektorów Publicznych Szkół Wyższych BE5 - BE5 - BE5 - Umowy, porozumienia w sprawie praktyk BE5 - BE5-11
072 Współpraca między jednostkami organizacyjnymi 0720 Współpraca z przedsiębiorstwami krajowymi i zagranicznymi 0721 Współpraca z innymi podmiotami gospodarczymi 0722 Umowy i porozumienia z zakładami pracy i innymi jednostkami organizacyjnymi BE5 BE5 BE5 073 Reprezentacja B2 Zaproszenia, życzenia, podziękowania i inna korespondencja kierownictwa jednostki organizacyjnej 074 Współpraca z Ośrodkiem Przetwarzania Informacji B2 075 Programy i projekty współfinansowanie ze środków zewnętrznych, w tym Unii Europejskiej 0750 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu programów i projektów finansowych ze środków zewnętrznych 0751 Wnioskowanie o udział w programach i projektach finansowanych ze środków zewnętrznych 0752 Realizacja programów i projektów finansowanych ze środków zewnętrznych 08 Współpraca z zagranicą 080 Ogólne zasady i programy współpracy BE20 BE20 BE20 12
081 Umowy i porozumienia, propozycje współpracy 0810 Z uczelniami oraz instytucjami naukowymi 0811 Z organizacjami międzynarodowymi programy współpracy europejskiej 0812 Z zagranicznymi organizacjami rozwoju i wspierania przedsiębiorczości 0813 Z zagranicznymi jednostkami organizacyjnymi 082 Współpraca z ambasadami, konsulatami oraz instytutami państw obcych w Polsce 0820 Współpraca naukowa 0821 Organizacja imprez kulturalnych 0822 Wizyty przedstawicieli 083 Wyjazdy zagraniczne pracowników PWSZ 0830 Decyzje resortu B2 Skierowania, porozumienia 0831 Wyjazdy w ramach wymiany międzynarodowej, stypendia Sprawy formalne 0832 Wyjazdy na kongresy, sympozja, zjazdy 0833 Wyprawy naukowo dydaktyczne 084 Przyjazdy cudzoziemców - pracowników nauki Własne referaty, opracowania, protokoły, sprawozdania - kat., pozostałe-kat. BE5 0840 Goście zagraniczni B10 Wizyty, projekty wizyt 13
0841 Stypendyści Dotyczy tylko formalności. Wszystkie sprawy cudzoziemców - pracowników nauki prowadzi się w odpowiednich klasach rzeczowych. 0842 Wykładowcy zatrudnieni w PWSZ 085 Studenci-wyjazdy zagraniczne i przyjazdy cudzoziemców 0850 Wyjazdy na studia zagraniczne 0851 Wyjazdy na praktyki, kursy zagraniczne 0852 Wyjazdy studenckich organizacji kulturalnych BE5 BE5 0853 Studenci cudzoziemcy BE5 jak w kl. 0841 0854 Studenci cudzoziemcy wizyty 0855 Udział studentów w zagranicznych programach kształcenia na odległość BE5 - BE5-086 Sprawozdania z działalności w dziedzinie współpracy z zagranicą 09 Kontrole 090 Zasady i tryb przeprowadzania kontroli 091 Kontrole zewnętrzne własnej jednostki Przepisy własne Protokoły,sprawozdania z kontroli, wnioski, zarządzenia i wystąpienia pokontrolne, sprawozdania z ich realizacji. Każda kontrola stanowi odrębną sprawę 14
0910 Oceny okresowe, wizytacje Państwowej Komisji kredytacyjnej 0911 Kontrole Państwowej Inspekcji Pracy 0912 Kontrole Najwyższej Izby Kontroli - - 092 Kontrole wewnętrzne 0920 Plany rewizji wewnętrznych BE5 0921 Rewizje ogólne jednostek i komórek organizacyjnych BE5 jak w kl. 091 0922 Kontrole finansowe BE5 jak w kl. 091 0923 Kontrole porządku kompleksowe - kat., jak w kl. 091 0924 Kontrole BHP BE5 jak w kl. 091 0925 Kontrole p. poż. 0926 Inne kontrole BE5 093 Książki kontroli - 094 udyt wewnętrzny 0940 Zasady i metodyka audytu wewnętrznego B10 - Zbiór aktów normatywnych i innych aktów prawnych, procedury itp. 0941 Plany audytu wewnętrznego - 0942 Sprawozdania z relacji audytu wewnętrznego B10-15
0943 udyt planowany i pozaplanowy dokumentacja z przeprowadzonego audytu B10 - Programy, plany, notatki, oświadczenia, notatki z czynności sprawdzających każde zadanie jako oddzielna sprawa. 0944 Inne informacje mogące mieć wpływ na przeprowadzenie audytu wewnętrznego i analizę ryzyka B10-095 Kontrola Zarządcza 0950 Ocena systemu Kontroli Zarządczej 0951 Funkcje systemu Kontroli Zarządczej 0952 System zarządzania ryzykiem Samoocena, wyniki kontroli zewnątrz i wewnątrz Podejmowane działania, raporty 0953 Rejestr procedur Kontroli Zarządczej 1 KDRY 10 Ogólne zasady pracy i płac 100 Gospodarka funduszem płac i etatami Zasady ogólne 101 Gospodarka funduszem płac nalizy, limity, zestawienia, wykazy ST 1010 Zestawienia i wykorzystanie etatów nauczyciele akademiccy 1011 Zestawienia i wykorzystanie etatów - pracownicy administracji i obsługi Przepisy, stawki wynagrodzeń - 16
102 Gospodarka funduszem płac Bezosobowy fundusz płac 103 nalityczne zestawienie wynagrodzeń i nagród Przepisy, stawki wynagrodzeń 1030 W jednostkach organizacyjnych 1031 Opracowania zbiorcze 104 Zasady zatrudniania i taryfikatory dla poszczególnych grup pracowniczych 1040 Nauczyciele akademiccy ( pracownicy naukowo dydaktyczni) 1041 Pracownicy administracji i obsługi ( inżynieryjnotechniczni, biblioteczni administracyjno-ekonomiczni, obsługi) 10410 Zaświadczenia pracownicy Uczelni 10411 Odpowiedzialność materialna pracowników 1042 Inni pracownicy ( sezonowi, zatrudnieni na pracach zleconych itp.) 1043 System wynagradzania pracowników nie będących nauczycielami akademickimi 1044 System wynagradzania nauczycieli akademickich - - - - - 17
10440 Wynagrodzenie z tytułu praw autorskich - Oświadczenia pracowników dot. praw autorskich, sprawy merytoryczne 11 Zatrudnienie 110 Etaty 1100 Wnioski o etaty, angażowanie i zwalnianie pracowników 1101 Funkcje kierownicze 11010 Funkcje kierownicze pracownicy dydaktyczni B2 kta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych ( kl. 120 ) - 11011 Funkcje kierownicze administracja uczelni - 1102 Wykaz etatów Zestawienie ilościowe, jakościowe i zbiorcze etatów własnych 111 Zarządzanie kadrami 1110 Planowanie i dobór pracowników administracja i nauczyciele Sposoby pozyskiwania kadry(podania o pracę, odpowiedzi itp.) 1111 Nauczyciele wymogi kadrowe 1112 Opiniowanie i ocenianie pracowników 1113 Motywowanie B3-112 Obciążenia dydaktyczne pracowników naukowodydaktycznych Procedura przeprowadzenia ocen, wniosków, odwołań. kta dotyczące konkretnych pracowników odkłada się do akt osobowych 18
1120 Karty obciążeń Karty zbiorcze 1121 Karty indywidualne B3 1122 Zwolnienia od pensum B3 113 Rotacja pracowników naukowo-dydaktycznych i administracyjnych 1130 Rozwiązywanie stosunku pracy z nauczycielami akademickimi 1131 Przemieszczenia pracowników - nauczyciele akademiccy 1132 Rozwiązywanie stosunku pracy z pracownikami nie będącymi nauczycielami akademickimi 1133 Przemieszczenia pracowników administracja i obsługa B3 B3 B3 B3 1134 Przeszeregowania, zmiany wynagrodzeń-nauczyciele i administracja - Wnioski, decyzje, odpowiedzi pisma i inne 114 Prace zlecone Umowy o prace zlecone z własnymi i obcymi pracownikami, ewidencja prac zleconych 1140 ze składką na ZUS 0 1141 bez składki na ZUS 115 Dodatki, funkcje 1150 Pracownicy dydaktyczni - 19
1151 Pracownicy nie będący nauczycielami akademickimi - 116 wanse, odznaczenia, nagrody, kary Pisma dotyczące konkretnych osób do teczki osobowej 1160 Nagrody 11600 Nauczyciele akademiccy B10 11601 dministracja i obsługa uczelni B10 1161 Odznaczenia państwowe Wnioski 11610 Nauczyciele akademiccy - 11611 dministracja i obsługa uczelni - 1162 Odznaczenia własne Wnioski. Rejestr 1163 Kary 1164 wanse 11640 Nauczyciele akademiccy - 11641 Pracownicy administracyjni i obsługi 1165 Nagrody jubileuszowe - 11650 Nauczyciele akademiccy - 11651 dministracja i obsługa uczelni - 117 Sprawy wojskowe pracowników 1170 Sprawy osobowe osób dopuszczonych do informacji niejawnych B10 20
1171 Ewidencja osób dopuszczonych do informacji niejawnych 118 Sprawy dyscyplinarne nauczycieli akademickich 1180 Powoływanie komisji dyscyplinarnych do spraw nauczycieli akademickich i rzeczników dyscyplinarnych 0 1181 Postępowanie wyjaśniające Postępowanie prowadzone przez rzecznika dyscyplinarnego 1182 Postępowanie dyscyplinarne BE5 Postępowanie prowadzone przez komisje dyscyplinarne dla każdego postępowania odrębna teczka 1183 Kary, upomnienia 12 Ewidencja osobowa 120 kta osobowe pracowników Dla każdego pracownika prowadzi się oddzielną teczkę zawierającą podanie o pracę, życiorys, ankiety, opinie, akty mianowania, umowę o pracę,jej zmianę,odpisy akt stanu cywilnego i z przebiegu pracy (awanse, odznaczenia), świadectwa nauki i podnoszenia kwalifikacji 1200 Nauczyciele akademiccy BE50 1201 Pracownicy nie będący nauczycielami akademickimi BE50 21
121 Pomoce ewidencyjne akt osobowych 0 - Skorowidze, kart personalne, wykazy imienne itp. 122 Legitymacje służbowe 1220 Legitymacje zniżkowe 1221 Legitymacje ubezpieczeniowe 123 Zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu 124 Upoważnienia i pełnomocnictwa 13 Bezpieczeństwo i higiena pracy 0 130 Przepisy i zarządzenia dotyczące BHP i p.poż. Własne 131 Środki ochronne 1310 Odzież ochronna i sprzęt ochrony osobistej 1311 Środki utrzymania czystości B3 132 Wypadki 1320 Wypadki przy pracy 1321 Wypadki w drodze do pracy B10 i z pracy 1322 Wypadki studentów B10 B3 Karty ewidencyjne 1323 naliza wypadków i chorób zawodowych 1324 Profilaktyka i badania okresowe 14 Szkolenie i doskonalenie zawodowe pracowników 140 Zasady i programy szkolenia 22
1400 Kursy i szkolenia dla nauczycieli akademickich 1401 Kursy i szkolenia dla pracowników nie będących nauczycielami akademickimi 141 Dobór szkolących i szkolonych 1410 Doktoraty, habilitacje, itp. - nauczyciele 1411 Konferencje, seminaria podyplomowe, kursy nauczyciele Wnioski, odpowiedzi, decyzje itp. Wnioski, odpowiedzi, decyzje itp. 1412 Doskonalenie, dokształcanie administracji i obsługi 142 Ewidencja szkolonych 0 Wnioski, odpowiedzi, decyzje itp. 143 Protokoły egzaminacyjne i świadectwa nauki 0 144 Staże zawodowe i praktyki Dotyczy pracowników nie będących nauczycielami akademickimi 145 Obsługa administracyjna kursów szkoleniowych 15 Metody pracy 150 Podstawowe zasady Ustalenia własne dotyczące normowania pracy, współzawodnictwa, wynalazczości itp. 151 Racjonalizacja i wynalazczość pracownicza 1510 Ewidencja wynalazków i wniosków 16 Dyscyplina pracy 23
160 Dowody obecności w pracy B2 Listy obecności, raporty obecności, karty zegarowe 161 bsencja B3 Dotyczy tylko zwolnień lekarskich. Urlopy okolicznościowe, usprawiedliwienia nieobecności kat. 162 Karty ewidencyjne 1620 Czas pracy B10 Okres przechowywania liczy się od daty zwolnienia pracownika 163 Urlopy Listy i karty urlopowe 1630 Urlopy kadry dydaktycznej 16300 Urlopy szkoleniowe - 16301 Dla poratowania zdrowia - 16302 Urlop bezpłatny - 1631 Urlopy pracowników nie będących nauczycielami 16310 Urlop szkolny - 16311 Urlop z tytułu opieki nad dzieckiem - 16312 Urlop okolicznościowy - 16313 Urlop bezpłatny - 164 Delegacje służbowe - 165 Zezwolenia na prace dodatkowe - 166 Usprawiedliwienia - zwolnienia B3-24
17 Sprawy socjalno-bytowe 170 Podstawowe zasady Własne ustalenia jednostki 171 Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych 1710 Dofinansowanie wypoczynku Wnioski, decyzje o przyznaniu 1711 Pomoc finansowo-rzeczowa 1712 Sprawy mieszkaniowe 1713 Pożyczki zwrotne i bezzwrotne 172 Dojazdy do pracy - 173 Wczasy pracownicze 1730 Własne ośrodki wczasowe B3 1731 Organizacja wczasów 1732 Przydział wczasów B2 174 Zaopatrzenie rzeczowe pracowników 175 Opieka zdrowotna B2 176 Opieka nad dziećmi B2 B3 Stołówki, bufety, deputaty, umundurowanie, posiłki regeneracyjne itp. 177 Opieka nad emerytami, rencistami i osobami niepełnosprawnymi 178 Imprezy kulturalne i okolicznościowe B2 Zakładowe domy kultury, świetlice, biblioteki, imprezy kulturalne, obchody 25
18 Ubezpieczenia osobowe 180 Przepisy ubezpieczeniowe Instrukcje i wyjaśnienia Zakładu Ubezpieczeń Społecznych i Państwowego Zakładu Ubezpieczeń i innych instytucji ubezpieczeniowych 181 Składki na ubezpieczenia społeczne 182 Dowody, uprawnienia do zasiłków 183 Emerytury, renty B10 1830 Ewidencja emerytów i B10 rencistów 1831 Wnioski o emerytury i renty B3 - Zasiłki pogrzebowe 1832 Zaświadczenia do celów emerytalno rentowych B10 1833 Odprawy emerytalne B3 1834 Naliczanie kapitału początkowego B10 184 Ubezpieczenia PZU B10 2 ŚRODKI RZECZOWE 20 Podstawowe zasady gospodarowania Przepisy własne 21 Typizacja i normalizacja 210 Zbiory norm 2100 Normy państwowe ( PN ) - Kategoria - w Polskim Komitecie Normalizacji Miar i Jakości 2101 Normy branżowe ( BN ) - 26
2102 Normy resortowe ( RN ) - 22 Inwestycje, remonty ( kapitalne ) 220 Ogólne zasady inwestycji i remontów Wytyczne własne, analizy potrzeb 221 Dokumentacja prawna i techniczna obiektów nowych i remontowanych 2210 Projekty budowy lub przebudowy budynków PWSZ 2211 Realizacja budowy lub przebudowy budynków 222 Wykonawstwo i odbiór inwestycji Dla każdego obiektu prowadzi się odrębną teczkę BE5 W przypadku remontów dotyczy remontów kapitalnych BE5 Również przetargi na wykonawstwo inwestycji, remontów 2220 Zlecenia na wykonanie dokumentacji 2221 Plany inwestycyjne i remontowe 2222 Zlecenia, umowy 2223 Ewidencja inwestycji i remontów 2224 Nadzór inwestycyjny 2225 Protokoły odbioru, rozliczenia 223 Remonty bieżące 2230 Wnioski o remonty B3 2231 Plany remontów B3 2232 Wykonanie remontów B3 27
23 dministracja nieruchomości 230 Nabywanie i zbywanie nieruchomości Dokumentacja prawna i techniczna 231 Przydział i najem lokali na potrzeby Uczelni Okres przechowywania liczy się od daty utraty lub wygaśnięcia umowy najmu 232 Eksploatacja nieruchomości Konserwacja, remonty bieżące, oświetlenie, ogrzewanie itp. 2320 Budynki dydaktyczne B2 2321 Domy studenta B2 2322 Stołówki, kluby B2 2323 Mieszkania służbowe B2 2324 Tereny otwarte B2 2325 Ośrodki wypoczynkowe B2 233 Najem nieruchomości i lokali innym osobom prawnym lub fizycznym Umowy najmu itp. Okres przechowywania liczy się od wygaśnięcia umowy najmu 2330 Wynajem pomieszczeń uczelni innym osobom prawnym 2331 Wynajem pomieszczeń uczelni innym osobom fizycznym 234 Najem i przydział miejsc w domu studenta 24 Sprzęt naukowo dydaktyczny, Wyposażenie pracowni B2 240 Zapotrzebowanie na sprzęt 28
241 Źródła zaopatrzenia B2 Dostawcy krajowi i zagraniczni, dostawy z własnej produkcji. Dotyczy również zamówień publicznych. 242 Zamówienia na sprzęt B2 243 Realizacja zamówień B2 Rejestr zakupów 244 Konserwacja i naprawy aparatury naukowej B2 25 Środki trwałe i nietrwałe 250 Zasady gospodarowania środkami trwałymi i nietrwałymi 251 Zaopatrzenie Zaopatrzenia, zamówienia 252 Magazynowanie i użytkowanie Kartoteki magazynowe 253 Rozdział środków trwałych i nietrwałych 254 Ewidencja majątku Zamówienia, przydziały odzieży roboczej, środków czystości itp. 2540 Księgi inwentarzowe - 255 Druki ścisłego zarachowania zamówienia - 26 Transport i łączność 260 Eksploatacja własnych środków transportu Karty eksploatacji 2600 Karty drogowe B3 261 Eksploatacja własnych środków transportu przez obce jednostki prawne i fizyczne B2 29
262 Gospodarka samochodowa 2620 Zaopatrzenie w części zamienne B2 2621 Zaopatrzenie w paliwo B2 2622 Magazynowanie i użytkowanie części zamiennych 2623 Magazynowanie i użytkowanie paliwa 263 Eksploatacja prywatnych środków transportu do celów służbowych B3 264 Eksploatacja środków łączności B3 Telefony, telefaksy, łącza internetowe itp. 27 Gospodarka energetyczna 270 Ogólne zasady gospodarki energetycznej Przepisy własne 28 Ochrona zakładu pracy ( mienia ) 280 Wytyczne władz uczelni dotyczące ochrony budynków i terenów PWSZ 281 Ochrona budynków i terenów PWSZ 2810 Książki wydawania kluczy B2-2811 Portierzy - rozliczenia godzin, książki dyżurów 282 Ochrona przeciwpożarowa, cywilna i inna B2-2820 Przepisy i zarządzenia jednostek nadrzędnych w sprawach ochrony przeciwpożarowej 30
2821 Zarządzenia władz PWSZ w sprawie ochrony przeciwpożarowej 2822 nalizy stanu ochrony przeciwpożarowej 29 Zamówienia publiczne 290 System zamówień publicznych 2900 Rejestr zamówień publicznych B10 2901 Dokumentacja zamówień publicznych Oferty, ogłoszenia, zapytania o cenę 2902 Przetargi 29020 Przetargi nioegraniczone B10 29021 Przetargi ograniczone B10 291 Negocjacje, zapytania o cenę 292 Zamówienia z wolnej ręki 3 EKONOMIK 30 Podstawowe zasady ekonomiczno-finansowe 300 Systemy ekonomicznofinansowe, plan kont 31 Finanse, księgowość 310 Obrót gotówkowy B6 - Plany, raporty kasowe, grzbiety książeczek czekowych, kopie asygnat grzbiety dowodów KW, KP 311 Rozliczenia z budżetem 3110 Finansowanie jednostek organizacyjnych PWSZ 3111 Finansowanie zadań zleconych 31
3112 Współpraca z bankami 3113 Finansowanie inwestycji 32 Księgowość finansowa 320 Dowody księgowe 3200 Dowody bankowe 3201 Dokument prosty - PK 3202 Raporty kas - RK B3 3203 Dowody zakupu 32030 FVZ faktura vat zakup 32031 FKZ faktura korekta zakup 32032 RZ- rachunek zakup 32033 RKZ- rachunek korekta zakup 3204 Dowody sprzedaży 32040 FVS faktura vat sprzedaż 32041 FKS faktura korekta sprzedaż 32042 FVSW faktura vat sprzedaż wewnętrzna 321 Dokumentacja księgowa - Księgi, rejestry, dzienniki, karty ilościowowartościowe 322 Rozliczenia - Z dostawcami, odbiorcami, pracownikami, instytucjami ubezpieczeniowymi, podatkowymi itp. 32
323 Windykacja należności - Dokumenty związane z udowodnieniem zadłużeń i należności 324 Uzgadnianie sald Korespondencja 325 Ewidencja syntetyczna Księgi lub kartoteki finansowe 326 Ewidencja analityczna 33 Rozliczenia płac 330 Dokumentacja płac 0 - Materiały źródłowe do obliczania wysokości płac, premii i potrąceń z płac (podatki, składki itp.) 331 Listy płac 0-332 Karty zbiorcze płac 0 - jak w kl. 330 333 Zasiłki losowe B20 - Dokumentacja i listy płac 334 Wypłaty dla studentów 3340 Dokumentacja i listy płac stypendiów 3341 Dokumentacja i listy płac nagród 3342 Dokumentacja i listy płac zasiłków B20 B20 B20 3343 Rozliczenie wypłat ekwiwalentu za praktyki B20 335 Zaświadczenia o zarobkach Kopie zaświadczeń lub ich rejestry 33
34 Kalkulacja kosztów 340 Ogólne zasady Własne wytyczne i ustalenia 35 Fundusze specjalne 350 Zasady gospodarowania funduszami Własne ustalenia 351 Fundusze specjalne Obejmuje fundusze rozwoju i rezerwy postępu technicznego, prac badawczych, zakładowy fundusz nagród, socjalny i mieszkaniowy itp. 3510 Fundusz prac badawczych 3511 Fundusz socjalny 3512 Fundusz nagród B10 3513 Inne fundusze specjalne 36 Inwentaryzacja 360 Ogólne zasady Własne wytyczne 361 Spisy z natury i protokoły inwentaryzacyjne, sprawozdania z przebiegu inwentaryzacji i różnice inwentaryzacyjne 362 Protokoły zmiany użytkowania 363 Protokoły likwidacji 364 Wycena i przecena B10 34
4 NUCZNIE 40 Założenia organizacyjnoprogramowe 400 Programy i plany ramowe 401 Programy i plany poszczególnych kierunków studiów 4010 Tworzenie kierunków, specjalności studiów 4011 Przyporządkowanie specjalności kształcenia do kierunków Dokumentacja dotycząca utworzenia nowego kierunku, specjalności 4012 Likwidacja specjalności, kierunków studiów 402 Programy i plany studiów indywidualnych 403 Regulamin studiów 404 Propozycje poszerzania oferty kształcenia Nowe kierunki i specjalności 405 Organizacja Studiów podyplomowych 406 Programy i plany studiów podyplomowych 41 Realizacja planów studiów i programów nauczania, tok studiów 410 Podstawowe zasady Studia podyplomowe inne formy 411 Rozkład zajęć dydaktycznych Rozkłady semestralne 4110 Studia stacjonarne 4111 Studia niestacjonarne 4112 Studia podyplomowe 35
4113 Pozostałe zajęcia 412 Organizacja roku akademickiego 413 Sesje egzaminacyjne 4130 Protokoły zbiorcze egzaminacyjne Indeksy, karty egzaminacyjne, prace egzaminacyjne do akt osobowych studenta 4131 Protokoły zbiorcze zaliczeniowe B10 4132 Egzaminy komisyjne 0 4133 Egzaminy warunkowe 0 4134 Przedłużenie sesji 0 4135 Sprawy organizacyjne - Fakultety 414 Praktyki, obozy studenckie 4140 Programy praktyk, obozów programowych, szkoleniowych i in. 4141 Praktyki specjalistyczne B3 Sprawy organizacyjne 4142 Praktyki pedagogiczne B3 jak w kl. 4141 4143 Obozy naukowe B3 jak w kl. 4141 4144 Obozy specjalistyczne B3 jak w kl. 4141 415 Egzaminy i Dyplomy 4150 Egzaminy dyplomowe 41500 Egzaminy licencjackie Dotyczy spraw organizacyjnych. Protokoły egzaminacyjne do akt osobowych. 36
41501 Egzaminy inżynierskie Dotyczy spraw organizacyjnych. Protokoły egzaminacyjne do akt osobowych. 4151 Księgi dyplomów 4152 Dyplomy z wyróżnieniem Dokumentacja, ewidencja 4153 Decyzje w sprawie stwierdzenia nieważności nadania tytułu zawodowego i wydania dyplomu 4154 Wznowienie postepowania w sprawie nadania tytułu zawodowego i wydania dyplomu 416 Studia eksternistyczne - realizacja programów 0 0 Sprawy organizacyjne 417 Świadectwa ukończenia 0 Wraz z rejestrem studiów podyplomowych 418 Studia i kursy otwarte 419 Kursy specjalne 4190 Świadectwa ukończenia kursów i kursów specjalnych 42 Studenci i absolwenci 0 Wraz z rejestrem 420 Rekrutacja 4200 Podstawowe zasady 4201 Limity przyjęć na studia 4202 Uczelniana Komisja Rekrutacyjna 4203 Specjalnościowe komisje rekrutacyjne 4204 Protokoły komisji rekrutacyjnych Składy osobowe Komisji. Odwołania kandydatów przyjętych odkłada się do akt studenta jak w kl.4202 Wersja ostateczna 37
4205 kta kandydatów nieprzyjętych na studia 4206 Listy rankingowe kandydatów na studia 4207 Indywidualna organizacja studiów B2 Dokumenty osobiste odsyła się do zainteresowanych. 0 Listy przyjętych, listy nieprzyjętych, zakwalifikowanych do przyjęcia, listy rezerwowe 421 Ewidencja studentów i absolwentów 4210 Teczki osobowe studentów 0 4211 lbum studentów 4212 Legitymacje, książeczki zdrowia 4213 Zaświadczenia w sprawach osobowych 42130 Zaświadczenia o przebiegu studiów do naliczania kapitału początkowego 0 Kopię odkłada się do akt studenta 42131 Inne zaświadczenia 42132 Rejestr zaświadczeń w sprawach osobowych studenta 4214 Urlopy studenckie 42140 Decyzja w sprawie urlopu 4215 Jakość kształcenia 42150 Monitorowanie karier zawodowych absolwentów 0 42151 Raporty analiz danych z ankiet 0 nkiety 422 Dyscyplina studiów 38
4220 Decyzje Dziekana w sprawach studenckich 4221 Decyzje Organu Odwoławczego w sprawach studenckich 0 Decyzję o skreśleniu, odwołanie postanowienia odkłada się do teczki akt osobowych studenta 0 4222 Umowy o warunkach odpłatności za studia i usługi edukacyjne 0 4223 Wznowienie studiów 0 4224 Przeniesienia studentów 0 Międzywydziałowe oraz międzyuczelniane. Wnioski, decyzje, korespondencja. 423 Sprawy bytowe studentów i pomoc materialna dla studentów 4230 Podstawowe zasady 4231 Sprawy mieszkaniowe, przydziały DS B3 4232 Pomoc materialna dla studentów 42320 Stypendia socjalne B10 Wnioski, decyzje 42321 Stypendia dla niepełnosprawnych B10 Wnioski, decyzje 42322 Zapomogi B2 Wnioski, decyzje 4233 Komisje Stypendialne 42330 Komisja Stypendialna Powoływanie komisji, protokoły, preliminarze posiedzeń 39
42331 Odwoławcza Komisja Stypendialna Powoływanie komisji, protokoły, preliminarze posiedzeń 4234 Stypendia Ministra 4235 Stypendia Rektora dla najlepszych studentów BE5 Wnioski o stypendium, decyzje, odwołania od decyzji 4236 Ubezpieczenia B10 424 Sprawy dyscyplinarne studentów 4240 Powoływanie komisji dyscyplinarnych dla studentów i rzecznika dyscyplinarnego BE10 4241 Postępowanie wyjaśniające BE10 Postępowanie prowadzone przez rzecznika dyscyplinarnego 4242 Postępowanie dyscyplinarne BE10 Postępowanie prowadzone przez komisję dyscyplinarną dla każdego postępowania odrębna teczka 4243 Postępowanie przed Odwoławczą Komisją Dyscyplinarną dla studentów 4244 Postępowanie przed sądem koleżeńskim Samorządu Studenckiego BE10 BE10 4245 Kary upomnienia BE10 425 Sprawy wojskowe studentów Ewidencja i kwalifikacja 426 Działalność wychowawcza szkoły 40
4260 Podstawowe zasady, programy 4261 Opiekunowie roku i grup studenckich 4262 Opiekunowie praktyk studenckich 43 Ochrona zdrowia 430 Podstawowe zasady opieki lekarskiej nad studentami Zarządzenia, wytyczne 44 Pozaprogramowe formy kształcenia 440 Konkursy i olimpiady 441 Kursy i szkolenia 4410 Programy kursów 4411 Programy szkoleń 4412 Dobór kadr i rozkład zajęć BE2 4413 Ewidencja uczestników kursów - świadectwa ukończenia 4414 Ewidencja uczestników szkoleń - świadectwa ukończenia 442 Organizacje studenckie Koła, kluby, sekcje itp. 0 4420 Studenckie koła naukowe 4421 Studenckie organizacje kulturalne 4422 Organizacje sportowe 4423 Organizacje artystyczne 4424 Posiedzenia Parlamentu Samorząd Studentów Protokoły posiedzeń, Uchwały 41
4425 Posiedzenia Zarządu Samorządu Studentów 4426 Samorząd Studencki Protokoły, Uchwały 44260 Opiekun Samorządu BE10 Bieżąca działalność Studenckiego 44261 Organizacja imprez BE10 44262 Reprezentacja B10 Udział w konferencjach 443 Rejestr uczelnianych organizacji studenckich 5 ŚRODKI NUCZNI 50 Promocja, Wydawnictwo PWSZ 500 Wytyczne władz nadrzędnych i władz Uczelni dotyczące polityki wydawniczej 501 Plany wydawnicze 5010 Zgłoszenia do planu B3 5011 Zbiorczy plan wydawniczy 5012 Zgłoszenia poza planem B3 502 Sprawozdania z działalności wydawniczej 503 Teki wydawnicze 504 Wykonanie poligraficzne B2 Sprawy technicznowydawcze, zlecenia, korekty 505 Rozpowszechnianie wydawnictw B2 506 Umowy 5060 Umowy z Wydawnictwem B25-5061 Umowy z Promocją B25-42
-41-5062 Umowy z autorami B25-5063 Umowy licencyjne z autorami B25-5064 Umowy z recenzentami B25-507 Materiały promocyjne Korespondencja i materiały promocyjne 508 Biuro promocji zawodowej 509 Zlecenia 51 Pomoce naukowe 510 Biblioteki 5100 Zasady gromadzenia, opracowania i udostępniania zbiorów 5101 Gromadzenie zbiorów 51010 Zakup wydawnictw na rynku krajowym 51011 Zakup wydawnictw na rynku zagranicznym 51012 Wymiana krajowa i zagraniczna B3 B3 B3 51013 Dary, depozyty itp. BE5 5102 Konserwacja zbiorów BE5 5103 Ewidencja zbiorów bibliotecznych - Inwentarze, katalogi 5104 Informacja biblioteczna BE5-5105 Udostępnianie 51050 Księga zapisów czytelników - 511 Nagrania filmowe i dźwiękowe 43
512 Inne pomoce naukowodydaktyczne 6 KDR NUKOWO DYDKTYCZN 60 Założenia organizacyjnoprogramowe 600 Rozwój naukowy kadry 6000 Doktoraty 6001 Habilitacje 61 Wykorzystanie kadry 610 Sprawozdania z wykonania zajęć dydaktycznych - 62 Jakość kształcenia 620 System zapewnienia jakości kształcenia w Uczelni 621 System zapewnienia jakości kształcenia na Wydziale 622 System zapewnienia jakości kształcenia na kierunku Komisje, zespoły, protokoły, ustalenia, narzędzia oceny jakości kształcenia Komisje, zespoły, protokoły, ustalenia, narzędzia oceny jakości kształcenia Komisje, zespoły, protokoły, ustalenia, narzędzia oceny jakości kształcenia. Dla każdego kierunku oddzielna teczka. 7 BDNI NUKOWE 70 Przepisy prawne dotyczące działalności naukowo - badawczej 700 Przepisy MEN, KBN itp. 44
71 Sprawozdania z działalności naukowo-badawczej 710 Sprawozdania roczne 711 Sprawozdania indywidualne 72 Organizacja badań naukowych 720 Formy pracy naukowobadawczej 73 Konferencje, zjazdy, sympozja naukowe 74 Prace naukowo-badawcze 740 Plany i programy, realizacja 8 WŁSNY FUNDUSZ STYPENDILNY 80 Regulaminy komisji Przepisy dotyczące Własnego Funduszu Stypendialnego, powoływanie komisji 800 Stypendia Własnego Funduszu Stypendialnego dla pracowników Uczelni 801 Stypendia Własnego Funduszu Stypendialnego dla studentów BE5 Wnioski i decyzje BE5 Wnioski i decyzje 802 Stypendia fundowane BE5 Wnioski i decyzje 45